Interpretacja 0111-KDIB1-1.4010.187.2026.2.SG

Interpretacja indywidualna - stanowisko nieprawidłowe

 

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest nieprawidłowe.

 

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

 

1 kwietnia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 15 maja 2026 r. (data wpływu w tym samym dniu).

 

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca (dalej również jako: „Spółka”) jest spółką kapitałową posiadającą siedzibę na terytorium Polski. Spółka podlega na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej opodatkowaniu podatkiem od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania (nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu). Zgodnie z aktualnym wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego, przeważający przedmiot działalności Spółki został sklasyfikowany pod kodem (…).

W ramach prowadzonej działalności Spółka dokonuje transakcji handlowych zarówno na rynku krajowym, jak i zagranicznym, w związku z czym regularnie realizuje rozliczenia w walutach obcych, w szczególności w euro (EUR).

W związku z prowadzoną działalnością operacyjną oraz koniecznością dokonywania rozliczeń z kontrahentami zagranicznymi, Spółka podjęła działania zmierzające do zakupu waluty EUR. Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonała w grudniu 2024 r. przelewu środków pieniężnych na rzecz podmiotu „A.” (dalej również jako: „kontrahent”) tytułem realizacji transakcji zakupu waluty EUR. Transakcja miała charakter gospodarczy, była uzasadniona potrzebami działalności Spółki oraz pozostawała w bezpośrednim związku z realizowanymi i planowanymi zobowiązaniami handlowymi Spółki wobec jej partnerów biznesowych. Przelew został zrealizowany z rachunku firmowego Spółki, a operacja została odpowiednio udokumentowana w ewidencji księgowej Spółki jako zdarzenie gospodarcze związane z prowadzoną działalnością.

Pomimo przekazania środków transakcja nie została zrealizowana, a środki nie zostały Spółce zwrócone. Kontrahent poinformował Spółkę o anulowaniu transakcji oraz zadeklarował zwrot otrzymanych środków pieniężnych. Pomimo składanych zapewnień zwrot środków nie nastąpił.

Na dzień 31 grudnia 2024 r. Spółka dokonała księgowego przeksięgowania zapłaconej kwoty z konta 139 „Środki pieniężne w drodze” na konto *240-04- „Rozrachunki podlegające windykacji”, co odzwierciedlało brak rozliczenia transakcji i konieczność podjęcia działań zmierzających do odzyskania środków. Na tym etapie Spółka zakwalifikowała sprawę do dalszego dochodzenia (windykacji).

Na początku stycznia 2025 r. Spółka skierowała do A. oficjalne wezwanie do zapłaty (wcześniejszy kontakt miał charakter telefoniczny i opierał się na zapewnieniach zwrotu środków ze strony A.). W końcówce stycznia 2025 r. Spółka otrzymała wiadomość od A., w której A. wskazał, że „przyjrzy się sprawie” i zadeklarował rozliczenie transakcji do 4 lutego 2025 r. (równolegle odbywał się kontakt telefoniczny). Pomimo tej deklaracji do rozliczenia transakcji nie doszło.

W lutym 2025 r. Spółka podjęła działania zabezpieczające polegające na wpisaniu A. do rejestru dłużników (KRD). Następnie przekazała sprawę do windykacji prowadzonej przez podmiot „Z.”.

W celu dochodzenia roszczenia na drodze sądowej Spółka w maju 2025 r. zawarła umowę z kancelarią/podmiotem „Q.” w zakresie obsługi prawnej sprawy. W czerwcu 2025 r. został złożony pozew w elektronicznym postępowaniu upominawczym. Postępowanie to zostało umorzone w październiku 2025 r. po wniesieniu sprzeciwu przez A. oraz po złożeniu przez A. deklaracji zwrotu całości środków, przy czym zwrot faktycznie nie nastąpił.

W konsekwencji, w grudniu 2025 r. Spółka złożyła pozew w sądzie powszechnym (postępowanie „tradycyjne”).

W uzupełnieniu wniosku z 15 maja 2026 r. wskazali Państwo ponadto, że w związku z transakcją zakupu waluty od kontrahenta - „podmiotu A.” - Spółka dochowała należytej staranności w celu uniknięcia zdarzenia opisanego we wniosku. Podjęte przez Spółkę działania były adekwatne do charakteru transakcji, a także dotychczasowego przebiegu współpracy z kontrahentem.

Pomocniczo Wnioskodawca wskazuje, że przy ocenie dochowania należytej staranności odwołuje się do kryteriów wynikających z dokumentu Ministerstwa Finansów z 2018 r. pt.: „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych”. Wnioskodawca ma świadomość, że dokument ten został opracowany przede wszystkim na potrzeby oceny rozliczeń VAT oraz transakcji towarowych, niemniej zawarte w nim kryteria formalne i transakcyjne stanowią użyteczny punkt odniesienia przy ocenie, czy podatnik racjonalnie zweryfikował kontrahenta oraz okoliczności transakcji.

Spółka podjęła działania zabezpieczające zarówno na etapie nawiązania współpracy z kontrahentem, jak i w toku jej kontynuowania. 

Na etapie rozpoczęcia współpracy Spółka dokonała formalnej weryfikacji kontrahenta. W szczególności Spółka zweryfikowała dane kontrahenta ujawnione w Krajowym Rejestrze Sądowym, fakt składania przez niego sprawozdań finansowych, wysokość kapitału zakładowego, stronę internetową kontrahenta, dane dostępne na tzw. białej liście podatników VAT, a także informacje dotyczące działalności nadzorowanej przez Komisję Nadzoru Finansowego, Krajowy Rejestr Długów oraz bazę Coface. Spółka zapoznała się również z materiałami przedstawionymi przez kontrahenta, w tym z referencjami, opiniami klientów, rekomendacjami podmiotów współpracujących z kontrahentem, informacjami dotyczącymi bezpieczeństwa transakcji, posiadanych licencji, nadzoru oraz działalności w ramach grupy kapitałowej.

Powyższe działania odpowiadają kryteriom formalnym wskazywanym w Metodyce MF, zgodnie z którymi dla oceny należytej staranności istotne jest m.in. sprawdzenie rejestracji kontrahenta w KRS, statusu podatnika VAT, wymaganych koncesji lub zezwoleń oraz umocowania osób działających w imieniu kontrahenta.

Spółka zweryfikowała również okoliczności transakcyjne, w tym te, które zgodnie z Metodyką MF mogą stanowić tzw. sygnały ostrzegawcze. W analizowanej sprawie takie okoliczności nie wystąpiły.

Po pierwsze, kontakt z kontrahentem nie miał charakteru anonimowego ani przypadkowego. Spółka kontaktowała się z osobami występującymi w imieniu kontrahenta w ramach utrwalonej relacji gospodarczej. Kontakt odbywał się w standardowy sposób, tj. telefonicznie oraz mailowo, a przedstawiciele kontrahenta byli dostępni, odpowiadali na korespondencję, oddzwaniali oraz sami inicjowali kontakt ze Spółką.

Nie wystąpiła sytuacja, w której osoba reprezentująca kontrahenta nie uwiarygadniałaby swojej tożsamości w taki sposób, że Spółka nie mogłaby ustalić, z kim faktycznie się kontaktuje. W szczególności kontakt nie odbywał się wyłącznie za pośrednictwem przypadkowego adresu e-mail niemożliwego do powiązania z działalnością gospodarczą kontrahenta, bez danych identyfikacyjnych kontrahenta ani wyłącznie za pomocą nieformalnego komunikatora internetowego.

Nie wystąpiła także okoliczność polegająca na braku możliwości osobistego spotkania z kontrahentem lub osobą go reprezentującą. Przeciwnie, w dniu 18 kwietnia 2023 r. ówczesny Prezes Zarządu Spółki uczestniczył w osobistym spotkaniu z prezesem i większościowym akcjonariuszem kontrahenta. Okoliczność ta dodatkowo potwierdzała realny charakter relacji gospodarczej oraz możliwość identyfikacji osób działających po stronie kontrahenta.

Spółka zweryfikowała wysokość kapitału zakładowego kontrahenta. W ocenie Spółki wysokość kapitału zakładowego „podmiotu A.” nie wskazywała na niewspółmierność w stosunku do charakteru dotychczasowej współpracy oraz wartości realizowanych transakcji. Tym samym nie wystąpiła okoliczność wskazywana w Metodyce MF jako potencjalnie ryzykowna, polegająca na tym, że kontrahent będący spółką kapitałową dysponuje kapitałem zakładowym rażąco niskim w stosunku do okoliczności transakcji.

Co więcej płatność została dokonana przelewem na polski rachunek bankowy. Nie była to płatność gotówkowa, płatność na rachunek zagraniczny, rachunek podmiotu trzeciego ani płatność podzielona na kilka rachunków w sposób mogący wzbudzać wątpliwości. Sposób dokonania płatności odpowiadał dotychczasowemu modelowi współpracy stron i nie odbiegał od standardów przyjętych w obrocie gospodarczym.

Ponadto transakcja była zgodna z profilem działalności kontrahenta i dotychczasowym modelem współpracy stron. Nie była to transakcja dotycząca działalności niepowiązanej z profilem kontrahenta ani transakcja nagle zaproponowana w nietypowych okolicznościach. Spółka nabywała od kontrahenta walutę w ramach dotychczasowej, powtarzalnej współpracy w zakresie wymiany walut.

Istotne znaczenie ma również fakt, że transakcja objęta wnioskiem nie była pierwszą transakcją realizowaną z kontrahentem. Współpraca została nawiązana w 2022 r., a pierwsza transakcja została przeprowadzona w dniu 16 grudnia 2022 r. Do dnia transakcji objętej niniejszym wnioskiem, tj. do dnia 10 grudnia 2024 r., Spółka zrealizowała z kontrahentem łącznie 15 transakcji wymiany walut. Część z tych transakcji dotyczyła kwot wyższych niż kwota objęta obecnym sporem.

W przypadku kontynuacji współpracy gospodarczej Metodyka MF wskazuje, że ocena należytej staranności powinna być dostosowana do już istniejącej relacji gospodarczej. W takim przypadku szczególne znaczenie ma to, czy nie nastąpiła nieuzasadniona ekonomicznie zmiana dotychczasowych zasad współpracy oraz czy nie wystąpiły okoliczności odbiegające od wcześniejszego przebiegu relacji stron.

W analizowanej sprawie takie okoliczności nie wystąpiły. Transakcja objęta wnioskiem była kolejną, kilkunastą transakcją realizowaną w ramach uprzednio nawiązanej i wielokrotnie wykonywanej współpracy. Warunki transakcji nie odbiegały od dotychczasowego modelu współpracy stron. Dotychczasowe transakcje zostały wykonane, a współpraca przebiegała prawidłowo i bez istotnych zastrzeżeń. 

Jedynie w dwóch przypadkach wystąpiły jedno- lub dwudniowe opóźnienia w realizacji transakcji po stronie kontrahenta, jednak transakcje te zostały ostatecznie wykonane. Opóźnienia te, oceniane na tle całokształtu współpracy i liczby wcześniejszych transakcji, nie dawały Spółce podstaw do przyjęcia, że kontrahent może w przyszłości nie wykonać swojego zobowiązania. Nie stanowiły one zatem sygnału ostrzegawczego uzasadniającego zakończenie współpracy lub wdrożenie nadzwyczajnych form zabezpieczenia.

Działania zabezpieczające podjęte przez Spółkę polegały zatem w szczególności na:

  - weryfikacji formalnej kontrahenta w KRS, w tym weryfikacji składania sprawozdań finansowych i wysokości kapitału zakładowego,

  - sprawdzeniu strony internetowej kontrahenta oraz publicznie dostępnych informacji o jego działalności,

  - weryfikacji danych kontrahenta na tzw. białej liście podatników VAT,

  - zapoznaniu się z materiałami przedstawionymi przez kontrahenta, w tym referencjami, rekomendacjami, informacjami o licencjach, nadzorze oraz bezpieczeństwie transakcji,

  - ocenie, że osoby kontaktujące się ze Spółką występują w imieniu kontrahenta i komunikują się w sposób właściwy dla profesjonalnej relacji gospodarczej,

  - utrzymywaniu bieżącego, dwustronnego kontaktu telefonicznego i mailowego z przedstawicielami kontrahenta,

  - odbyciu osobistego spotkania przedstawiciela Spółki z prezesem i większościowym akcjonariuszem kontrahenta,

  - realizowaniu płatności przelewem na polski rachunek bankowy, a nie gotówką, na rachunek zagraniczny ani na rachunek podmiotu trzeciego,

  - bieżącej ocenie rzetelności kontrahenta na podstawie faktycznego przebiegu kilkunastu wcześniejszych transakcji,

  - ocenie, że transakcja objęta wnioskiem nie odbiegała od dotychczasowych zasad współpracy i nie wykazywała cech nietypowych lub podejrzanych.

W związku z powyższym, Wnioskodawca dochował należytej staranności w celu uniknięcia opisanego we wniosku zdarzenia.

Wnioskodawca wskazuje, że przed dokonaniem transakcji objętej wnioskiem podjął czynności mające na celu weryfikację wiarygodności kontrahenta, adekwatne do charakteru i skali planowanej współpracy oraz do standardów przyjętych w obrocie gospodarczym.

Przelew, którego dotyczy wniosek, został dokonany na rzecz krajowego kontrahenta działającego w formie spółki akcyjnej w grudniu 2024 r. Nie była to jednak pierwsza transakcja realizowana z tym podmiotem. Pierwszy kontakt Wnioskodawcy z kontrahentem miał miejsce już w październiku 2022 r., a pierwsza transakcja została przeprowadzona w dniu 16 grudnia 2022 r.

Na etapie nawiązywania współpracy kontrahent przedstawił Wnioskodawcy informacje i dokumenty mające potwierdzać jego wiarygodność, w tym referencje, opinie zadowolonych klientów oraz rekomendacje opatrzone podpisami członków zarządu lub dyrektorów finansowych podmiotów współpracujących z kontrahentem. Wnioskodawca otrzymał również informacje dotyczące bezpieczeństwa zawieranych transakcji, a także materiały wskazujące m.in. na posiadane przez kontrahenta licencje, objęcie nadzorem Komisji Nadzoru Finansowego, notowanie na rynku NewConnect prowadzonym przez Giełdę Papierów Wartościowych oraz otrzymane wyróżnienia, w tym np. Diamenty Forbes 2020.

Przed rozpoczęciem współpracy Wnioskodawca zweryfikował dostępne publicznie informacje dotyczące kontrahenta. W szczególności sprawdzono dane kontrahenta ujawnione w Krajowym Rejestrze Sądowym, w tym fakt składania sprawozdań finansowych oraz wysokość kapitału zakładowego. Zweryfikowano również stronę internetową kontrahenta, informacje dostępne na tzw. białej liście podatników VAT, informacje dostępne w zakresie nadzoru Komisji Nadzoru Finansowego, Krajowy Rejestr Długów oraz w bazie Coface.

Weryfikacja ta została przeprowadzona w ramach standardowych czynności operacyjnych stosowanych przez Spółkę przy nawiązywaniu współpracy handlowej. Spółka nie sporządzała wówczas odrębnego protokołu ani nie archiwizowała wydruków potwierdzających każdą z wykonanych czynności, ponieważ czynności te miały charakter typowej weryfikacji biznesowej kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy.

Przez cały okres współpracy kontakt z kontrahentem pozostawał bardzo dobry. Przedstawiciele kontrahenta byli dostępni telefonicznie, sprawnie odpowiadali na wiadomości e-mail, oddzwaniali oraz sami inicjowali kontakt ze Spółką, przedstawiając propozycje dalszej współpracy. Dodatkowo, w dniu 18 kwietnia 2023 r. ówczesny Prezes Zarządu Spółki uczestniczył w spotkaniu z prezesem i większościowym akcjonariuszem kontrahenta, co dodatkowo potwierdzało realny charakter prowadzonej działalności oraz relacji gospodarczej pomiędzy stronami.

Transakcja objęta wnioskiem była zatem kolejną, kilkunastą transakcją realizowaną w ramach uprzednio nawiązanej i wielokrotnie wykonywanej współpracy gospodarczej. W momencie jej zawierania nie występowały okoliczności odbiegające od dotychczasowego przebiegu współpracy, które mogłyby uzasadniać powzięcie przez Spółkę podejrzeń co do rzetelności kontrahenta lub konieczność wdrożenia nadzwyczajnych środków weryfikacyjnych.

Wnioskodawca wskazuje, że transakcja będąca przedmiotem wniosku nie była rozpoczęciem współpracy z kontrahentem, a jej kontynuacją bowiem w tym samym zakresie transakcje były zawierane już wcześniej. Tak jak to zostało wcześniej wskazane kontrahent nie budził wątpliwości Wnioskodawcy, bowiem kontakt z jego przedstawicielami był sprawny i bezproblemowy, przelew waluty został dokonany na rachunek polski, poprzednie transakcje były dokonywane bez zastrzeżeń itp.

W Spółce funkcjonowały procedury kontrolne i nadzorcze adekwatne do skali prowadzonej działalności, struktury organizacyjnej Spółki oraz charakteru realizowanych transakcji. Procedury te nie zostały sformalizowane w postaci odrębnych pisemnych regulaminów lub instrukcji, jednak były stosowane w praktyce jako stałe zasady postępowania przy nawiązywaniu współpracy z kontrahentami oraz przy realizacji transakcji finansowych.

Brak odrębnych, rozbudowanych procedur pisemnych wynikał przede wszystkim ze skali działalności Spółki oraz jej niewielkiej struktury organizacyjnej. Spółka zatrudnia około 8-9 pracowników, w związku z czym nie funkcjonują w niej wielostopniowe i sformalizowane procedury charakterystyczne dla dużych organizacji. Jednocześnie w praktyce obowiązywały zasady zapewniające kontrolę nad doborem kontrahentów, sposobem realizacji transakcji oraz przepływem informacji do osób zarządzających.

Zgodnie ze stosowaną praktyką, przed rozpoczęciem współpracy z nowym kontrahentem dokonywana była jego podstawowa weryfikacja. Obejmowała ona w szczególności sprawdzenie danych rejestrowych kontrahenta, dostępnych publicznie informacji dotyczących jego działalności i wiarygodności, a także danych istotnych z punktu widzenia bezpieczeństwa transakcji. W przypadku kontrahenta będącego przedmiotem wniosku Spółka zweryfikowała m.in. dane ujawnione w Krajowym Rejestrze Sądowym, informacje dostępne na tzw. białej liście podatników VAT, informacje dostępne w rejestrach Komisji Nadzoru Finansowego, Krajowym Rejestrze Długów oraz w bazie Coface.

W ramach stosowanych zasad kontrolnych Spółka zwracała również uwagę na sposób komunikacji z kontrahentem. Preferowany był kontakt umożliwiający identyfikację osób działających po stronie kontrahenta, w szczególności kontakt mailowy i telefoniczny, a w razie potrzeby również kontakt osobisty. Pracownicy Spółki byli wyczuleni na okoliczności mogące budzić wątpliwości co do wiarygodności kontrahenta, takie jak anonimowy sposób kontaktu, posługiwanie się adresem e-mail niemożliwym do powiązania z działalnością kontrahenta, brak danych identyfikujących kontrahenta w korespondencji, kontakt wyłącznie przez komunikatory internetowe, brak możliwości kontaktu z osobami decyzyjnymi lub żądanie dokonania płatności w sposób odbiegający od standardów obrotu gospodarczego.

W Spółce stosowano również zasadę realizowania płatności przelewem bankowym na rachunki bankowe powiązane z kontrahentem. W analizowanej sprawie płatność została dokonana przelewem na polski rachunek bankowy. Nie była to płatność gotówkowa, płatność na rachunek zagraniczny ani płatność na rachunek podmiotu trzeciego.

W sytuacjach budzących wątpliwości pracownicy Spółki byli zobowiązani do podejmowania dodatkowych czynności sprawdzających oraz przekazywania informacji osobom decyzyjnym. Nadzór nad obszarem finansowym oraz podejmowaniem kluczowych decyzji operacyjnych i biznesowych sprawowany jest bezpośrednio przez Prezesa Zarządu. Taki model organizacyjny, przy niewielkiej strukturze Spółki, zapewnia bieżącą kontrolę nad istotnymi transakcjami oraz szybki przepływ informacji pomiędzy pracownikami a osobą zarządzającą.

W odniesieniu do transakcji objętej wnioskiem istotne znaczenie miało również to, że nie była to pierwsza transakcja realizowana z kontrahentem. Spółka pozostawała z nim w wielokrotnej relacji handlowej od 2022 r., a do dnia transakcji objętej wnioskiem zrealizowała z nim łącznie 15 transakcji wymiany walut. Dotychczasowa współpraca przebiegała prawidłowo i bez istotnych zastrzeżeń, a wcześniejsze transakcje były wykonywane. W konsekwencji, na moment realizacji transakcji objętej wnioskiem nie występowały okoliczności, które wskazywałyby na konieczność zastosowania nadzwyczajnych procedur kontrolnych lub dodatkowych zabezpieczeń ponad standardowo stosowane przez Spółkę praktyki.

Dodatkowo należy wskazać, że Spółka od ponad 5 lat poddawana jest corocznemu badaniu sprawozdań finansowych przez niezależnego biegłego rewidenta. Wyniki tych badań nie wykazywały istotnych nieprawidłowości w obszarze prowadzonej działalności finansowej i operacyjnej. Okoliczność ta potwierdza, że w Spółce funkcjonuje podstawowy system nadzoru nad obszarem finansowym, adekwatny do skali i charakteru prowadzonej działalności.

W ocenie Wnioskodawcy, opisane zasady postępowania, mimo że nie zostały ujęte w odrębnych pisemnych procedurach, stanowiły rzeczywiście funkcjonujący system kontroli i nadzoru nad zawieraniem oraz realizacją transakcji. System ten był dostosowany do wielkości Spółki, liczby pracowników, skali działalności oraz dotychczasowego charakteru relacji z kontrahentem. W analizowanej sprawie nie wystąpiły sygnały ostrzegawcze, które uzasadniałyby odstąpienie od transakcji albo zastosowanie nadzwyczajnych środków zabezpieczających.

Spółka dysponuje potwierdzeniem realizacji przelewu środków pieniężnych na rzecz kontrahenta (podmiotu „A.”) do którego doszło dnia 10 grudnia 2024 r. Przelew ten został zarejestrowany w systemie bankowym jako transakcja wykonana, a Spółka jest w posiadaniu wyciągu bankowego, który potwierdza obciążenie jej rachunku firmowego kwotą wynikającą z transakcji zakupu przedmiotowej waluty.

Kontrahent jest podmiotem krajowym.

Spółka nie jest podmiotem powiązanym z kontrahentem.

Do chwili obecnej w sprawie nie zapadło żadne rozstrzygnięcie sądowe. W grudniu 2025 roku został złożony pozew do sądu powszechnego, a postępowanie pozostaje w toku.

Wnioskodawca wskazuje, że do przedmiotowego przelewu doszło 10 grudnia 2024 r., a tydzień później, tj. 17 grudnia 2024 r. kontrahent przesłał Wnioskodawcy informację o anulowaniu transakcji i zwrocie wpłaconych pieniędzy, które ostatecznie nie wróciły na konto Spółki. Dnia 2 stycznia 2025 r. Wnioskodawca przesłał do podmiotu „A.” oficjalne wezwanie do zapłaty, w związku z czym dnia 31 maja (winno być: stycznia) 2025 r. kontrahent w odpowiedzi przekazał do Wnioskodawcy informację mailową, w której zobowiązał się do przeanalizowania przedmiotowej sprawy i rozliczenia transakcji do 4 lutego 2025 r. W tym okresie transakcja ta nie została jednak rozliczona, w związku z czym Wnioskodawca dopisał kontrahenta do listy Krajowego Rejestru Dłużników a także zgłosił tę transakcję do windykacji przez podmiot zewnętrzny. W czerwcu 2025 r. złożony został pozew w sądzie elektronicznym, który został umorzony ze względu na sprzeciw i deklarację kontrahenta o zwrocie całości środków pieniężnych na rzecz Wnioskodawcy. W grudniu 2025 r. w związku z brakiem zwrotu środków Wnioskodawca złożył pozew w sądzie powszechnym i zgodnie ze wskazaną powyżej informacją postępowanie w tym zakresie pozostaje w toku.

Niezależnie od powyższego Wnioskodawca rozważa także podjęcie działań mających na celu skierowanie sprawy na drogę postępowania karnego.

Wnioskodawca wskazuje jednak, że przepisy ustawy o CIT nie przewidują zamkniętego katalogu dokumentów, których posiadanie warunkowałoby możliwość wykazania straty w środkach pieniężnych. W szczególności z przepisów podatkowych nie wynika, aby uprawdopodobnienie i udokumentowanie takiej straty było możliwe wyłącznie po zakończeniu postępowania cywilnego prawomocnym wyrokiem, nakazem zapłaty albo innym orzeczeniem sądu.

Powyższe znajduje potwierdzenie w orzecznictwie sądów administracyjnych. W wyroku z 6 lipca 2022 r., sygn. akt I SA/Łd 284/22, WSA w Łodzi wskazał, że brak jest podstaw do przyjęcia, iż jedynym dowodem potwierdzającym zaistnienie straty może być określony dokument pochodzący od organów ścigania. Wyrok ten został zaskarżony przez organ podatkowy, jednak NSA wyrokiem z 22 maja 2025 r. (sygn. II FSK 1124/22) oddalił skargę kasacyjną organu.

Jak wskazał WSA w Łodzi:

„Zdaniem Sądu, organ nie ma racji co do tego, że zaistnienie straty nie zostało uprawdopodobnione. Jak wynika bowiem z opisu stanu faktycznego i jego uzupełnienia, skoro strona skarżąca dysponuje potwierdzeniem przelewu na rachunek oszusta, dowodem zgłoszenia sprawy do organów ścigania, dowodem ujęcia straty w księgach, a także dowodem wypłaty jej odszkodowania wobec zakończenia postępowania przed ubezpieczycielem, który uznał brak możliwości odzyskania środków pieniężnych od oszusta, to trudno uznać, że zaistnienie straty jest wątpliwe oraz że nie została ona należycie udokumentowana. Stwierdzić przy tym należy, że brak konkretnego przepisu wskazującego, że jedynym dowodem uprawdopodabniającym zaistnienie straty jest postanowienie o umorzeniu postępowania przed organami ścigania z powodu nie wykrycia sprawcy przestępstwa. W ocenie Sądu okoliczności wskazane we wniosku i jego uzupełnieniu są wystarczające do uprawdopodobnienia i udokumentowania poniesienia straty.

Zdaniem Sądu, rację ma strona skarżąca podnosząc, że interpretacja indywidualna została wydana w oparciu o wymóg dokumentacyjny, który w żaden sposób nie jest wskazany w przepisach prawa, tj. w szczególności w updop czy przepisach wykonawczych wydanych na podstawie tej ustawy”.

W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, prawomocne rozstrzygnięcie powództwa cywilnego może stanowić jeden z dowodów potwierdzających powstanie, wysokość lub definitywny charakter straty, jednak nie jest jedynym dopuszczalnym środkiem dowodowym. Ocena powinna być dokonywana na podstawie całokształtu okoliczności sprawy oraz zgromadzonej dokumentacji, w tym w szczególności potwierdzeń przelewów, korespondencji z kontrahentem, dokumentów potwierdzających niedojście transakcji do skutku, wezwań do zapłaty, dokumentów z postępowania cywilnego oraz innych działań podjętych przez Spółkę w celu odzyskania środków.

Pytanie

Czy w przedstawionym stanie faktycznym (winno być: zdarzeniu przyszłym) Spółka jest uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, straty w środkach pieniężnych powstałej wskutek niewywiązania się kontrahenta „A.” z obowiązku zwrotu środków pieniężnych przekazanych na poczet transakcji zakupu waluty w sytuacji, w której posiada dowody dokumentujące poniesienie straty oraz dochowała należytej staranności, podejmując działania zmierzające do odzyskania środków?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym stanie faktycznym (winno być: zdarzeniu przyszłym) Spółka jest uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie m.in. art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554, dalej: „ustawa o CIT”), straty w środkach pieniężnych powstałej wskutek niewywiązania się kontrahenta „A.” z obowiązku zwrotu środków pieniężnych przekazanych na poczet transakcji zakupu waluty w sytuacji, w której posiada dowody dokumentujące poniesienie straty oraz dochowała należytej staranności, podejmując działania zmierzające do odzyskania środków.

Wnioskodawca uważa, że istnieje możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów straty powstałej w wyniku oszustwa (utraty środków pieniężnych), o ile strata ma charakter definitywny, pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą (w tym z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), a podatnik dochował należytej staranności, zgromadzenie dowodów dokumentujących zdarzenie oraz podjęcie racjonalnych działań zmierzających do odzyskania środków.

Zgodnie z m.in. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w m.in. 16 ust. 1 ustawy o CIT. W katalogu kosztów negatywnych nie wyszczególniono strat w środkach obrotowych, w związku z czym co do zasady mogą one zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

  - został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

  - jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

  - pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

  - poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

  - został właściwie udokumentowany,

  - nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z m.in. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku.

Zauważyć należy, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a) „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b) „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

c) „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

W ocenie Wnioskodawcy, przekazanie środków na poczet transakcji zakupu waluty EUR było czynnością pozostającą w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółki i służyło realizacji bieżących rozliczeń gospodarczych (zakup waluty na potrzeby płatności/rozliczeń), tj. było elementem standardowego obrotu gospodarczego.

Zdaniem Wnioskodawcy, aby można było uznać stratę w kosztach uzyskania przychodu wystarczające jest posiadanie dowodów dokumentujących poniesienie straty, a także dochowanie należytej staranności.

W ocenie Wnioskodawcy, podejmował i podejmuje on systematyczne i racjonalne działania zmierzające do odzyskania środków. Działania te mają charakter systematyczny, racjonalny oraz adekwatny do okoliczności sprawy i obejmują w szczególności kierowanie do kontrahenta wezwań do zapłaty, podjęcie czynności windykacyjnych, dokonanie wpisu wierzytelności do właściwego rejestru dłużników, a także wszczęcie postępowania sądowego przeciwko kontrahentowi celem dochodzenia zwrotu należności, tym samym w ocenie Wnioskodawcy uprawniony jest do zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Co więcej Spółka działała w ramach normalnego ryzyka gospodarczego, przy zachowaniu standardów należytej staranności właściwych dla profesjonalnego uczestnika obrotu. Po stwierdzeniu braku rozliczenia transakcji Spółka niezwłocznie podjęła działania windykacyjne i prawne, eskalując sprawę od kontaktu i wezwania do zapłaty, przez działania zabezpieczające (wpis do rejestru dłużników), po skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego.

Prawidłowość stanowiska Wnioskodawcy potwierdza wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 22 maja 2025 r., sygn. akt II FSK 1124/22:

„Kosztami podatkowymi mogą być wydatki zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanym przychodem oraz koszty związane z całokształtem działalności podatnika, pod warunkiem istnienia i wykazania związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Każdorazowy wydatek podatnika powinien jednak podlegać indywidualnej analizie w celu oceny istnienia wspomnianego związku. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy cytowana ustawa wyraźnie wskazuje przynależność danego wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza taką możliwość.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera szczegółowych regulacji dotyczących zaliczania do kosztów uzyskania przychodów materiałów, towarów, surowców czy też wartości pieniężnych utraconych w wyniku kradzieży czy wyłudzenia. Straty środków pieniężnych powstałe w wyniku kradzieży czy wyłudzenia nie zostały wymienione w katalogu wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, określonym w m.in. 16 ust. 1 updop. Wśród kosztów wymienionych w tzw. negatywnym katalogu kosztów, ujętym w m.in. 16 ust. 1 updop, nie wyszczególniono strat w środkach obrotowych. Oznacza to, że co do zasady straty te, jako związane z prowadzoną działalnością, mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. Zaliczenie strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinno być jednak każdorazowo oceniane w aspekcie:

- całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności,

- okoliczności, które spowodowały powstanie straty,

- udokumentowania straty,

- podjętych przez podatnika działań zabezpieczających.

Możliwość zaliczenia tego rodzaju strat do kosztów uzyskania przychodów powinna być uzależniona m.in. od tego, czy przy zachowaniu należytej staranności racjonalnie działający podmiot gospodarczy (podatnik) mógłby zapobiec tym stratom w normalnych warunkach działalności gospodarczej, (…).

(…)

W związku z brakiem w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych definicji zarówno straty, jak i środków obrotowych, należy posiłkować się w tym zakresie wykładnią językową. Strata w języku potocznym oznacza ubytek, poniesioną szkodę, to co się przestało posiadać. Na ogół stratą jest zniszczenie, uszkodzenie, utracenie towarów lub maszyn i urządzeń w wyniku pożaru, powodzi lub kradzieży, czyli jest ona następstwem zdarzeń losowych i nie wynika z celowego działania podatnika. Przyjmuje się zatem, że dla celów podatkowych tylko stratę powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych (nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot) można uznać za zdarzenie, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Należy podkreślić, że jedynie straty w środkach obrotowych powstałe w trakcie normalnego, racjonalnego działania podatnika, ze szczególnym uwzględnieniem dochowania należytej staranności w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu. Każdy przypadek straty w środkach obrotowych, należy rozpatrywać zatem indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności faktycznych towarzyszących sprawie i oceniać pod kątem całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika. Natomiast jednym z warunków uznania straty w środkach obrotowych za koszt uzyskania przychodów jest właściwe udokumentowanie straty”.

Również w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie z 11 kwietnia 2025 r., sygn. akt I SA/Lu 743/24 wyjaśniono:

„Odnosząc się do właściwego udokumentowania poniesionych wydatków, co w niniejszej sprawie jest kwestią przesądzającą, podkreślić trzeba, iż to podatnik winien posiadać takie dowody, które w sposób obiektywny wykażą fakt poniesienia wydatku i związek z przychodem, a więc wskażą na wiarygodność operacji gospodarczych ujętych w księgach podatkowych. Zatem kosztem uzyskania przychodu może być tylko wydatek faktycznie poniesiony, a udowodnienie jego poniesienia spoczywa na podatniku. Wydatki faktycznie poniesione to takie, które wynikają z rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, mających odzwierciedlenie w prawidłowych i rzetelnych dowodach źródłowych. Powyższe oznacza, że liczą się rzeczywiste działania gospodarcze, a nie same jej przejawy uwidocznione w dokumentach, takich jak faktura”.

Jednocześnie Spółka wskazuje, że w przypadku ewentualnego odzyskania w przyszłości całości lub części utraconych środków, odpowiednia kwota zostanie rozpoznana w jako przychód podatkowy.

Mając na uwadze powyższe przepisy oraz przywołane orzecznictwo, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w przedstawionym stanie faktycznym jest uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów straty z tytułu utraty środków pieniężnych, ponieważ strata ta pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, a Spółka podjęła działania zmierzające do jej odzyskania, posiada dokumenty potwierdzające poniesienie straty oraz dochowała należytej staranności.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które Państwo przedstawili we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa zapytania). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554, dalej: „ustawa o CIT”),

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie, w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

- wydatek został poniesiony przez podatnika,

- jest definitywny (rzeczywisty), a więc bezzwrotny,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym.

Jednocześnie należy przy tym zauważyć, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika lub podległych pracowników działających − co do zasady − na rzecz i w interesie przedsiębiorstwa.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą, zawarty został w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zostaną ex lege uznane za koszty uzyskania przychodów.

Wśród kosztów wymienionych w tzw. negatywnym katalogu kosztów, ujętym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie wyszczególniono strat w środkach obrotowych. Oznacza to, że co do zasady, straty te, jako związane z prowadzoną działalnością, mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Zaliczenie strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinno być jednak każdorazowo oceniane w aspekcie:

- całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności,

- okoliczności, które spowodowały powstanie straty,

- udokumentowania straty,

- podjętych przez podatnika działań zabezpieczających.

W związku z brakiem w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych definicji zarówno straty, jak również środków obrotowych, należy znaczenie to postrzegać w świetle wykładni językowej. Strata w języku potocznym oznacza ubytek, poniesioną szkodę, to co się przestało posiadać. Na ogół stratą jest zniszczenie, uszkodzenie, utracenie towarów lub maszyn i urządzeń w wyniku pożaru, powodzi lub kradzieży, czyli jest ona następstwem zdarzeń losowych i nie wynika z celowego działania podatnika.

Przyjmuje się, że dla celów podatkowych tylko stratę powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot można uznać za zdarzenie, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Należy podkreślić, że jedynie straty w środkach obrotowych powstałe w trakcie normalnego, racjonalnego działania podatnika, ze szczególnym uwzględnieniem dochowania należytej staranności w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu. Każdy przypadek straty w środkach obrotowych, należy rozpatrywać indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności faktycznych towarzyszących sprawie i oceniać pod kątem całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika.

Jednym z warunków uznania straty w środkach obrotowych za koszt uzyskania przychodów jest stwierdzenie, iż strata powstała pomimo dochowania przez podatnika należytej staranności.

Ponadto, istotnym warunkiem uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów jest jego definitywność, czyli rzeczywiste i bezzwrotne poniesienie przez podatnika.

Zaznaczyć należy, że tylko takie okoliczności mogą być uzasadnione dla zaliczenia powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

W odniesieniu do środków obrotowych oznacza to, że za stratę w tych środkach można uznać wyłącznie skutki takiego nagłego i nieprzewidywalnego zdarzenia, które spowodowało definitywny, tj. trwały i bezzwrotny uszczerbek w majątku podatnika, tj. utratę (bądź zmniejszenie wartości) składników majątku (środków obrotowych) będących w jego posiadaniu lub stanowiących jego własność.

Ponadto, aby zaliczyć poniesioną stratę do kosztów uzyskania przychodów, niezbędne jest spełnienie warunku formalnego, tj. właściwe udokumentowanie poniesionego kosztu. Właściwym dokumentem na okoliczność powstałej straty jest protokół dotyczący straty, który powinien określać rodzaj szkody materialnej, jej ilość, wartość, przyczynę jej powstania, podpisy osób uprawnionych oraz datę. Zaistnienie szkody powinno być uprawdopodobnione przez właściwe organy, np. Policję, Prokuraturę czy Sąd.

Należy także podkreślić, że to na podatniku spoczywa szczególny obowiązek zachowania należytej staranności, aby strata w ogóle nie powstała. Nie może być też ona skutkiem działań lub zaniedbań podatnika.

Należy przyjąć, że dla celów podatkowych tylko wydatek będący wynikiem przestępczej działalności, powstały na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot gospodarczy, można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Istotnym warunkiem jest, aby wydatek będący wynikiem przestępczej działalności nie powstał z winy podatnika, jako wynik jego niedbalstwa lub naruszenia przepisów. Jakiekolwiek zawinienie ze strony podatnika poprzez niezachowanie staranności wymaganej w danych warunkach, niedopełnienie obowiązków ciążących na podatniku w celu uniknięcia szkody, uniemożliwia przyjęcie, że powstała szkoda stanowi wydatek o charakterze losowym.

W sytuacji, gdy wydatek, będący wynikiem działalności przestępczej, powstał na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia dla starannie działającego przedsiębiorcy, niezawiniona przez niego strata może stanowić koszt uzyskania przychodów. Koniecznym jest jednak, aby był to wydatek rzeczywisty, który musi być również prawidłowo udokumentowany.

Definitywność straty oznacza, iż ma ona charakter nieodwracalny i dany podmiot posiada pewność, iż nie odzyska środków obrotowych, które składają się na stratę. Możliwość kwalifikacji straty w rachunku podatkowym uzależniona jest zatem od wykazania, że doszło do ostatecznego, pewnego uszczuplenia majątku podatnika, tak, że nie zostanie on mu zwrócony pod jakąkolwiek postacią. W tym właśnie kontekście należy upatrywać spełnienia kolejnej przesłanki dotyczącej właściwego dokumentowania.

Z uwagi na specyfikę kosztów wynikających z utraty środków obrotowych wskutek niewywiązania się kontrahenta ze zobowiązania, każdy przypadek straty w środkach obrotowych należy rozpatrywać indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności faktycznych, towarzyszących sprawie oraz całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika w kontekście stosowanych środków bezpieczeństwa i dochowania należytej staranności.

Reasumując, zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów straty:

- powstałe wyłącznie z winy podatnika,

- wynikające z zaniedbań lub nieprzestrzegania przepisów prawa,

- nieudokumentowane.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy Spółka jest uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, straty w środkach pieniężnych powstałej wskutek niewywiązania się kontrahenta „A.” z obowiązku zwrotu środków pieniężnych przekazanych na poczet transakcji zakupu waluty w sytuacji, w której posiada dowody dokumentujące poniesienie straty oraz dochowała należytej staranności, podejmując działania zmierzające do odzyskania środków.

Z opisu sprawy wynika m.in., że w związku z prowadzoną działalnością operacyjną oraz koniecznością dokonywania rozliczeń z kontrahentami zagranicznymi, Spółka podjęła działania zmierzające do zakupu waluty EUR. Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonała w grudniu 2024 r. przelewu środków pieniężnych na rzecz podmiotu „A.” (dalej również jako: „kontrahent”) tytułem realizacji transakcji zakupu waluty EUR. Transakcja miała charakter gospodarczy, była uzasadniona potrzebami działalności Spółki oraz pozostawała w bezpośrednim związku z realizowanymi i planowanymi zobowiązaniami handlowymi Spółki wobec jej partnerów biznesowych. Przelew został zrealizowany z rachunku firmowego Spółki, a operacja została odpowiednio udokumentowana w ewidencji księgowej Spółki jako zdarzenie gospodarcze związane z prowadzoną działalnością. Pomimo przekazania środków transakcja nie została zrealizowana, a środki nie zostały Spółce zwrócone. Kontrahent poinformował Spółkę o anulowaniu transakcji oraz zadeklarował zwrot otrzymanych środków pieniężnych. Pomimo składanych zapewnień zwrot środków nie nastąpił. Na dzień 31 grudnia 2024 r. Spółka dokonała księgowego przeksięgowania zapłaconej kwoty z konta 139 „Środki pieniężne w drodze” na konto *240-04- „Rozrachunki podlegające windykacji”, co odzwierciedlało brak rozliczenia transakcji i konieczność podjęcia działań zmierzających do odzyskania środków. Na tym etapie Spółka zakwalifikowała sprawę do dalszego dochodzenia (windykacji). Na początku stycznia 2025 r. Spółka skierowała do A. oficjalne wezwanie do zapłaty (wcześniejszy kontakt miał charakter telefoniczny i opierał się na zapewnieniach zwrotu środków ze strony A.). W końcówce stycznia 2025 r. Spółka otrzymała wiadomość od A., w której A. wskazał, że „przyjrzy się sprawie” i zadeklarował rozliczenie transakcji do 4 lutego 2025 r. (równolegle odbywał się kontakt telefoniczny). Pomimo tej deklaracji do rozliczenia transakcji nie doszło. W lutym 2025 r. Spółka podjęła działania zabezpieczające polegające na wpisaniu A. do rejestru dłużników (KRD). Następnie przekazała sprawę do windykacji prowadzonej przez podmiot „Z.”. W celu dochodzenia roszczenia na drodze sądowej Spółka w maju 2025 r. zawarła umowę z kancelarią/podmiotem „Q.” w zakresie obsługi prawnej sprawy. W czerwcu 2025 r. został złożony pozew w elektronicznym postępowaniu upominawczym. Postępowanie to zostało umorzone w październiku 2025 r. po wniesieniu sprzeciwu przez A. oraz po złożeniu przez A. deklaracji zwrotu całości środków, przy czym zwrot faktycznie nie nastąpił. W związku z transakcją zakupu waluty od kontrahenta - „podmiotu A.” - Spółka dochowała należytej staranności w celu uniknięcia zdarzenia opisanego we wniosku. Podjęte przez Spółkę działania były adekwatne do charakteru transakcji, a także dotychczasowego przebiegu współpracy z kontrahentem. W konsekwencji, w grudniu 2025 r. Spółka złożyła pozew w sądzie powszechnym. Do chwili obecnej w sprawie nie zapadło żadne rozstrzygnięcie sądowe.

Przyjąć należy, że w przypadku straty w środkach pieniężnych, wynikającej z niewywiązania się kontrahenta „A.” ze zobowiązania poprzez anulowanie transakcji zakupu waluty i brak zwrotu przekazanych na ten poczet środków, do jej udokumentowania dla celów podatkowych niewystarczające jest samo dochowanie należytej staranności oraz podjęcie działań zmierzających do odzyskania środków, lecz również uzyskanie rozstrzygnięcia kończącego postępowanie sądowe. Samo bowiem wytoczenie powództwa lub skierowanie sprawy na drogę sądową oznacza jedynie, że postępowanie rozpoczyna swój bieg i jego ostateczny wynik nie jest jeszcze znany. Na tym etapie rozpoczyna się dopiero weryfikacja okoliczności sprawy, w tym badanie staranności podjętych działań przez samą Spółkę. W trakcie toczącego się postępowania sądowego nie można także w sposób pewny uznać, że do zwrotu straty nie dojdzie i będzie ona definitywna.

W konsekwencji, na etapie toczącego się postępowania sądowego, zaliczenie straty w rachunek kosztów uzyskania przychodów jest przedwczesne. Samo rozpoczęcie postępowania przed sądem powszechnym nie potwierdza bowiem w sposób ostateczny okoliczności zaistnienia zdarzenia, ani nie dokumentuje samej straty w ujęciu podatkowym. Skoro Spółka złożyła pozew, a sprawa jest w toku, w świetle prawa los tych pieniędzy nie jest jeszcze przesądzony. Z punktu widzenia prawa podatkowego istnieje realna, prawna szansa, że sąd zasądzi zwrot, a dłużnik (podmiot A.) - pod wpływem wyroku lub w toku dalszych czynności - odda te środki. Dopóki ta szansa istnieje, utrata środków ma charakter wyłącznie potencjalny, a nie ostateczny.

Fakt ten uniemożliwia uznanie powstałej straty za koszt uzyskania przychodów na obecnym etapie. Dopiero w momencie formalnego zakończenia postępowania sądowego i uzyskania ostatecznego rozstrzygnięcia wymiaru sprawiedliwości, będą Państwo mogli w sposób pewny wskazać, że strata nie powstała w wyniku zaniedbań lub nieprzestrzegania przepisów prawa przez Spółkę (co potwierdzi dopełnienie należytej staranności) oraz że ma ona charakter nieodwracalny. Wówczas będą Państwo również dysponować dokumentem kończącym wskazane postępowanie, który spełnia warunki właściwego i definitywnego udokumentowania straty dla celów podatkowych.

Oczywiście organ interpretacyjny w niniejszym postępowaniu nie stwierdza, iż posiadanie wskazanego powyżej rozstrzygnięcia oznacza, iż dokument ten będzie spełniał cechę kompletności czy też zupełności, pozwalającą na kwalifikowanie strat w rachunku podatkowym, bo to leży w gestii organów prowadzących podatkowe postępowanie dowodowe.

Opis sprawy wskazuje, że postępowanie sądowe pozostaje w toku. W związku z tym warunek definitywności i właściwego dokumentowania nie został spełniony. Dopiero spełnienie tego warunku oraz ustalenie w ramach postępowania sądowego okoliczności wykluczających zaniedbanie lub nieprzestrzegania przepisów prawa po stronie Państwa Spółki daje podstawę do zastosowania przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, co na obecnym etapie jawi się jako przedwczesne.

Tym samym Państwa stanowisko, zgodnie z którym Spółka jest uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie m.in. art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, straty w środkach pieniężnych powstałej wskutek niewywiązania się kontrahenta „A.” z obowiązku zwrotu środków pieniężnych przekazanych na poczet transakcji zakupu waluty w sytuacji, w której posiada dowody dokumentujące poniesienie straty oraz dochowała należytej staranności, podejmując działania zmierzające do odzyskania środków jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się natomiast do powołanych przez Państwa wyroków sądowych należy zauważyć, że wyroki sądów administracyjnych wydawane są w indywidualnych sprawach w odzwierciedleniu do konkretnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych i nie mają charakteru wiążącej wykładni prawa podatkowego. Powołane wyroki nie są źródłem prawa i nie mogą stanowić podstawy prawnej działań organów administracji. Organ podatkowy nie ma obowiązku dokonywania oceny innych interpretacji i wyroków, przywołanych przez zainteresowanego dla wzmocnienia prezentowanego przez niego argumentacji (por. wyrok NSA z 8 listopada 2017 r. sygn. akt II FSK 2248/15, wyrok NSA z 1 marca 2013 r., II FSK 2980/12). Poza tym należy zauważyć, że powołane przez Państwa wyroki zostały wydane w odmiennych stanach faktycznych/zdarzeniach przyszłych od przedstawionego w niniejszej sprawie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

  - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

  - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

  - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm., dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

   - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

   - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.