Interpretacja 0111-KDIB1-1.4010.249.2026.1.BS

Interpretacja indywidualna

– stanowisko nieprawidłowe

 

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest nieprawidłowe.

 

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

 

4 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej w podatku dochodowym od osób prawnych.

 

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka prowadzi działalność w zakresie architektury luksusowych wnętrz, w której kluczowe znaczenie mają dokładność, precyzja, estetyka, design, dbałość o detale oraz profesjonalny wizerunek.

Klientami spółki są często osoby z segmentu premium, dla których wysoka jakość, dokładność, ale i styl oraz spójność wizualna stanowią naturalny element współpracy. Wielu z nich korzysta z luksusowych akcesoriów, w tym zegarków o wartości znacznie przekraczającej 35 tys. zł.

Spółka planuje nabyć w 2026 roku zegarek mechaniczny (automatyczny) o wartości ok. 35 tys. zł brutto w zależności od aktualnej oferty, wyposażony m.in. w funkcję chronografu do precyzyjnego odmierzania czasu.

Zegarek ma być wykorzystywany przez Prezesa Zarządu tylko do celów firmowych podczas spotkań z klientami, spotkań branżowych, wizyt na budowach oraz podczas nadzorowania prac wykonawczych.

Celem jest przede wszystkim zakup zegarka jako niezbędnego narzędzia pracy do uzyskania przychodu.

Dodatkowo uzyskany odbiór wizerunkowy jest tylko nieuniknionym i wynikowym efektem powstałym z posiadania zegarka. W przypadku Prezesa Zarządu tak istotny element jak zegarek musi być odpowiednio dobrany dla spójnego wizerunku firmy, nie może to być element zaniżający, ośmieszający lub niszczący wizerunek firmy.

Zakup nie ma charakteru prywatnego.

Aktualnie Prezes Zarządu ustala czas na telefonie, co jest nieodpowiednie, nieefektywne, ryzykowne, a czasem niemożliwe. Spółka zawiera również z klientami umowy o zachowaniu poufności (NDA). Podczas spotkań objętych poufnością Prezes Zarządu nie może korzystać z telefonu ani innych urządzeń elektronicznych. Zegarek mechaniczny umożliwia dyskretne kontrolowanie czasu oraz odmierzanie czasu trwania spotkań w sposób zgodny z zasadami bezpieczeństwa informacji.

Prezes Zarządu regularnie nadzoruje także prace na budowach. W takich warunkach konieczne jest zachowanie wolnych rąk oraz pełnej swobody ruchów. Korzystanie z telefonu w celu sprawdzania czasu może być niewygodne, a nawet niebezpieczne. Zegarek na nadgarstku pozwala na bezpieczne, natychmiastowe i bezkontaktowe kontrolowanie czasu, co wspiera przestrzeganie zasad BHP oraz zwiększa efektywność pracy.

 

Uzasadnienie:

 

 1. Funkcjonalność związana z działalnością.

Zegarek wyposażony w chronograf umożliwia precyzyjne odmierzanie czasu spotkań, konsultacji oraz dodatkowych prac wykonywanych na budowie, których koszt jest wyliczany na podstawie czasu. Dodatkowo każdy element wizerunku wpływa na odbiór profesjonalizmu i kompetencji. Jest to narzędzie istotnie wspierające organizację pracy Prezesa Zarządu oraz kontrolę czasu poświęcanego na poszczególne etapy projektu.

 2. Zgodność z umowami o zachowaniu poufności (NDA).

Podczas spotkań objętych poufnością Prezes Zarządu nie może korzystać z telefonu ani innych urządzeń elektrycznych. Zegarek mechaniczny umożliwia kontrolowanie czasu bez użycia urządzeń elektronicznych, co jest zgodne z zasadami bezpieczeństwa informacji.

 3. Poprawa efektywności pracy dzięki wolnym rękom i jednoczesnej kontroli czasu.

Prezes Zarządu często wykonuje czynności wymagające użycia obu rąk – zarówno podczas nadzorowania prac budowlanych, jak i podczas prezentacji projektów czy pracy z dokumentacją. Zegarek umożliwia jednoczesne wykonywanie obowiązków i kontrolowanie czasu bez konieczności przerywania czynności, odkładania narzędzi czy sięgania po telefon. Taka forma kontroli czasu zwiększa płynność pracy, skraca przestoje i poprawia efektywność wykonywanych zadań.

 4. Aspekt bezpieczeństwa na budowie.

Podczas nadzorowania prac budowlanych konieczne jest zachowanie wolnych rąk oraz pełnej swobody ruchów. Sięganie po telefon w celu sprawdzenia czasu może stwarzać zagrożenie. Zegarek na nadgarstku pozwala na kontrolowanie czasu z zachowaniem wolnych rąk, co jest istotne dla bezpieczeństwa i ergonomii pracy.

 5. Kulturalne i nierażące kontrolowanie czasu podczas spotkań.

Zerknięcie na zegarek jest formą bardziej elegancką i akceptowalną niż korzystanie z telefonu, które może być odebrane jako brak zaangażowania lub brak szacunku. W kontaktach biznesowych ma to istotne znaczenie.

 6. Profesjonalny i spójny wizerunek spółki.

W branży architektury wnętrz estetyka, styl i dbałość o detale są kluczowe. Zegarek mechaniczny o wysokiej jakości wykonania dodatkowo wzmacnia profesjonalny wizerunek Prezesa Zarządu, który reprezentuje spółkę w kontaktach z klientami premium. Zegarek jest jednak głownie i przede wszystkim niezbędnym narzędziem pracy. Spółka aktywnie prezentuje swoją działalność w Internecie, w szczególności w mediach społecznościowych, gdzie publikowane są zdjęcia i filmy przedstawiające projekty, proces pracy oraz Prezesa Zarządu jako reprezentanta marki. W materiałach marketingowych widoczne są detale ubioru, które wpływają na odbiór profesjonalizmu i estetyki spółki. Zegarek stanowi element designu i dobrego gustu, co ma znaczenie w budowaniu spójnego wizerunku firmy i nie może być nieodpowiednio dobrany. Nieodpowiedni dobór zegarka może mieć kluczowe znaczenie przy pozyskaniu klienta, a więc i uzyskania przychodu.

 7. Uzasadnienie wartości zegarka (ok. 35 tys. zł).

Przede wszystkim jakość zegarka świadczy o jego precyzji i niezawodności. Zegarek mechaniczny z automatycznym naciągiem odpowiedniej klasy gwarantuje dokładną i bezawaryjną pracę również w trudnych warunkach jak np. na budowie. Ze względu na swoją budowę bez baterii czy akumulatora zapewnia ciągłą pracę bez ryzyka nieoczekiwanego zatrzymania poprzez np. wyładowanie się. Nie wymaga straty czasu na ciągłe doładowywania czy cykliczną wymianę baterii. Zegarek na tym poziomie jest profesjonalnym narzędziem odpowiednio dobranym do stawianych oczekiwań. Posiada odpowiednie odporne wykończenie z nierysującym się szkłem, odpowiednie parametry wodoszczelności oraz dokładności.

W segmencie klientów premium poziom estetyczny i wizerunkowy przedstawiciela spółki ma realny wpływ na decyzje biznesowe. Zbyt tani, niskiej jakości zegarek może zostać odebrany jako brak spójności z oczekiwanym standardem, co może prowadzić do utraty zaufania lub nawet rezygnacji ze współpracy. Zegarek w cenie ok 35 tys. zł odpowiada poziomowi estetycznemu i jakościowemu, jakiego oczekują klienci premium, i jest adekwatny do charakteru prowadzonej działalności oraz segmentu rynku, na którym działa spółka.

 8. Relacje z klientami premium.

Klienci premium zwracają uwagę na detale, styl oraz spójność wizualną osób, z którymi współpracują. Tacy klienci sami korzystają z wysokiej klasy akcesoriów, w tym zegarków luksusowych. Odpowiednio dobrany zegarek poza przede wszystkim funkcjonalności wzmacnia dodatkowo wizerunek profesjonalizmu i buduje relacje oparte na zaufaniu.

 9. Znaczenie marketingowe w social mediach.

W materiałach foto- i wideo publikowanych w mediach społecznościowych widoczne są detale ubioru Prezesa Zarządu. Zegarek jako element designu może wzmocnić lub osłabić przekaz marketingowy oraz budowanie rozpoznawalności spółki w zależności od doboru zegarka.

10. Zakup na fakturę VAT.

Zegarek zostanie zakupiony na fakturę VAT wystawioną na spółkę, co potwierdzi jego związek z działalnością gospodarczą oraz umożliwi prawidłowe ujęcie wydatku w ewidencji księgowej.

11. Związek wydatku z przychodem.

Zegarek będzie wykorzystywany wyłącznie w ramach obowiązków służbowych Prezesa Zarządu – przede wszystkim jako narzędzie pracy oraz dodatkowo jako element budujący profesjonalny wizerunek spółki, co wpływa na pozyskiwanie klientów i utrzymywanie relacji biznesowych. Zegarek nie będzie wykorzystywany do celów prywatnych.

Pytanie

Czy w opisanym stanie faktycznym (winno być: „zdarzeniu przyszłym”) zakup zegarka mechanicznego (automatycznego) o wartości ok. 35 tys. zł brutto, udokumentowany fakturą VAT wystawioną na spółkę, może zostać uznany za koszt uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Państwa stanowisko w sprawie

 1. Funkcjonalność związana z działalnością.

Zegarek wyposażony w chronograf umożliwia precyzyjne odmierzanie czasu spotkań, konsultacji oraz dodatkowych prac wykonywanych na budowie, których koszt jest wyliczany na podstawie czasu. Dodatkowo każdy element wizerunku wpływa na odbiór profesjonalizmu i kompetencji. Jest to narzędzie istotnie wspierające organizację pracy Prezesa Zarządu oraz kontrolę czasu poświęcanego na poszczególne etapy projektu.

 2. Zgodność z umowami o zachowaniu poufności (NDA).

Podczas spotkań objętych poufnością Prezes Zarządu nie może korzystać z telefonu ani innych urządzeń elektrycznych. Zegarek mechaniczny umożliwia kontrolowanie czasu bez użycia urządzeń elektronicznych, co jest zgodne z zasadami bezpieczeństwa informacji.

 3. Poprawa efektywności pracy dzięki wolnym rękom i jednoczesnej kontroli czasu.

Prezes Zarządu często wykonuje czynności wymagające użycia obu rąk – zarówno podczas nadzorowania prac budowlanych, jak i podczas prezentacji projektów czy pracy z dokumentacją. Zegarek umożliwia jednoczesne wykonywanie obowiązków i kontrolowanie czasu bez konieczności przerywania czynności, odkładania narzędzi czy sięgania po telefon. Taka forma kontroli czasu zwiększa płynność pracy, skraca przestoje i poprawia efektywność wykonywanych zadań.

 4. Aspekt bezpieczeństwa na budowie.

Podczas nadzorowania prac budowlanych konieczne jest zachowanie wolnych rąk oraz pełnej swobody ruchów. Sięganie po telefon w celu sprawdzenia czasu może stwarzać zagrożenie. Zegarek na nadgarstku pozwala na kontrolowanie czasu z zachowaniem wolnych rąk, co jest istotne dla bezpieczeństwa i ergonomii pracy.

 5. Kulturalne i nierażące kontrolowanie czasu podczas spotkań.

Zerknięcie na zegarek jest formą bardziej elegancką i akceptowalną niż korzystanie z telefonu, które może być odebrane jako brak zaangażowania lub brak szacunku. W kontaktach biznesowych ma to istotne znaczenie.

 6. Profesjonalny i spójny wizerunek spółki.

W branży architektury wnętrz estetyka, styl i dbałość o detale są kluczowe. Zegarek mechaniczny o wysokiej jakości wykonania dodatkowo wzmacnia profesjonalny wizerunek Prezesa Zarządu, który reprezentuje spółkę w kontaktach z klientami premium. Zegarek jest jednak głownie i przede wszystkim niezbędnym narzędziem pracy. Spółka aktywnie prezentuje swoją działalność w Internecie, w szczególności w mediach społecznościowych, gdzie publikowane są zdjęcia i filmy przedstawiające projekty, proces pracy oraz Prezesa Zarządu jako reprezentanta marki. W materiałach marketingowych widoczne są detale ubioru, które wpływają na odbiór profesjonalizmu i estetyki spółki. Zegarek stanowi element designu i dobrego gustu, co ma znaczenie w budowaniu spójnego wizerunku firmy i nie może być nieodpowiednio dobrany. Nieodpowiedni dobór zegarka może mieć kluczowe znaczenie przy pozyskaniu klienta, a więc i uzyskania przychodu.

 7. Uzasadnienie wartości zegarka (ok. 35 tys. zł).

Przede wszystkim jakość zegarka świadczy o jego precyzji i niezawodności. Zegarek mechaniczny z automatycznym naciągiem odpowiedniej klasy gwarantuje dokładną i bezawaryjną pracę również w trudnych warunkach jak np. na budowie. Ze względu na swoją budowę bez baterii czy akumulatora zapewnia ciągłą pracę bez ryzyka nieoczekiwanego zatrzymania poprzez np. wyładowanie się. Nie wymaga straty czasu na ciągłe doładowywania czy cykliczną wymianę baterii. Zegarek na tym poziomie jest profesjonalnym narzędziem odpowiednio dobranym do stawianych oczekiwań. Posiada odpowiednie odporne wykończenie z nierysującym się szkłem, odpowiednie parametry wodoszczelności oraz dokładności.

W segmencie klientów premium poziom estetyczny i wizerunkowy przedstawiciela spółki ma realny wpływ na decyzje biznesowe. Zbyt tani, niskiej jakości zegarek może zostać odebrany jako brak spójności z oczekiwanym standardem, co może prowadzić do utraty zaufania lub nawet rezygnacji ze współpracy. Zegarek w cenie ok 35 tys. zł odpowiada poziomowi estetycznemu i jakościowemu, jakiego oczekują klienci premium, i jest adekwatny do charakteru prowadzonej działalności oraz segmentu rynku, na którym działa spółka.

 8. Relacje z klientami premium.

Klienci premium zwracają uwagę na detale, styl oraz spójność wizualną osób, z którymi współpracują. Tacy klienci sami korzystają z wysokiej klasy akcesoriów, w tym zegarków luksusowych. Odpowiednio dobrany zegarek poza przede wszystkim funkcjonalności wzmacnia dodatkowo wizerunek profesjonalizmu i buduje relacje oparte na zaufaniu.

 9. Znaczenie marketingowe w social mediach.

W materiałach foto- i wideo publikowanych w mediach społecznościowych widoczne są detale ubioru Prezesa Zarządu. Zegarek jako element designu może wzmocnić lub osłabić przekaz marketingowy oraz budowanie rozpoznawalności spółki w zależności od doboru zegarka.

               10. Zakup na fakturę VAT.

Zegarek zostanie zakupiony na fakturę VAT wystawioną na spółkę, co potwierdzi jego związek z działalnością gospodarczą oraz umożliwi prawidłowe ujęcie wydatku w ewidencji księgowej.

               11. Związek wydatku z przychodem.

Zegarek będzie wykorzystywany wyłącznie w ramach obowiązków służbowych Prezesa Zarządu – przede wszystkim jako narzędzie pracy oraz dodatkowo jako element budujący profesjonalny wizerunek spółki, co wpływa na pozyskiwanie klientów i utrzymywanie relacji biznesowych. Zegarek nie będzie wykorzystywany do celów prywatnych.

Własne stanowisko:

Zdaniem Wnioskodawcy, zakup zegarka spełnia przesłanki uznania go za koszt uzyskania przychodów, ponieważ jest przede wszystkim racjonalnie i obiektywnie związany z prowadzoną działalnością firmy, wpływa na jej organizację, przebieg oraz tylko dodatkowo wpływa na wizerunek. Umożliwia realizację obowiązków służbowych w warunkach poufności, zwiększa bezpieczeństwo pracy na budowie, poprawia efektywność wykonywanych zadań oraz dodatkowo odpowiada standardom oczekiwanym przez klientów premium, co przyczynia się do osiągania przychodów.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554, dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

  - został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

  - jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

  - pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

  - poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

  - został właściwie udokumentowany,

  - nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych
w stosownych przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty uzyskania przychodów pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (pozostające w związku pośrednim) – jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Przywołana regulacja art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wskazuje, że definicja kosztów uzyskania przychodów – dla celów podatku dochodowego – składa się z dwóch podstawowych elementów, które łącznie tworzą swego rodzaju normatywną klauzulę generalną.

Pierwszy z tych elementów określić można mianem przesłanki pozytywnej, zakładającej spełnienie łączne dwóch warunków, tj.:

- konieczność faktycznego (co do zasady) poniesienia wydatku oraz

- poniesienie wydatku musi nastąpić w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Drugi z tych elementów stanowi przesłankę negatywną, zgodnie z którą ponoszonego wydatku nie ujęto w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.  Art. 16 ust. 1 ustawy o CIT zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy bowiem badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu). Tak więc dany podmiot gospodarczy ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków po wyłączeniu tych, których możliwość odliczenia jest wprost ograniczona

w ustawie, zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami, pod warunkiem, że ich poniesienie ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Podkreślić należy, że klasyfikacja kosztów do wyżej wymienionych rodzajów kosztów uzyskania przychodu powinna odbywać się za każdym razem w oparciu o indywidualne cechy działalności podatnika, w ramach której wydatki te są ponoszone.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii ustalenia, czy zakup zegarka mechanicznego (automatycznego) o wartości ok. 35 tys. zł brutto, udokumentowany fakturą VAT wystawioną na spółkę, może zostać uznany za koszt uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Mając na uwadze powyższe, na wstępie należy rozważyć, czy koszty ponoszone przez Spółkę w analizowanej sprawie realizują cele wskazane w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu) oraz potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu, względnie zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Obowiązkiem podatnika jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu. Drugi z elementów uznania za koszt uzyskania przychodu ww. ustawy stanowi przesłankę negatywną, zgodnie z którą, ponoszony wydatek nie może być ujęty w zawartym w art. 16 ust. 1 katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.

Podsumowując, wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu zaistnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił – w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT – wydatki na reprezentację. Zgodnie z tym przepisem:

Mimo, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu „reprezentacja”, to, zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą, uznaje się, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, dobrego obrazu jego firmy i działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Zatem reprezentacja jest to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów albo osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika, czyli działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie „reprezentacji” nie obejmuje więc tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników/ współpracowników/partnerów.

Reprezentacja dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku podatnika jako podmiotu gospodarczego, natomiast reklama dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku nie samego podatnika, lecz jego produktów (towarów i usług). Podnosi się także, że reklama polega na przedstawianiu towarów i usług oraz nakłanianiu do ich nabycia w sposób bezpośredni, zaś reprezentacja pośrednio promuje podmiot gospodarczy poprzez stworzenie dobrego wizerunku firmy (J. Marciniuk, Podatek dochodowy od osób prawnych, rok 2007, Komentarz, Wyd. C.H. Beck, Warszawa 2007, teza 438 do art. 16, s. 568).

Z kolei reklama to działania podmiotu gospodarczego kształtującego popyt na dane towary, usługi lub markę, poprzez poszerzenie wiedzy o nich, zachwalanie, mające na celu skłonienie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego przedmiotu gospodarczego.

Pojęcie „reklamy” należy rozumieć jako wszelkie celowe działania podatnika mające na celu rozpowszechnienie wiedzy o oferowanych przez niego produktach lub usługach, działania, których celem jest kształtowanie popytu, poprzez poszerzenie wiedzy przyszłych nabywców o towarach bądź usługach, ich cechach i przeznaczeniu, w celu zachęcenia do nabywania towarów, bądź usług od tego właśnie a nie innego podmiotu gospodarczego (B. Brzeziński, M. Kalinowski, Podatek dochodowy od osób prawnych, Komentarz, Warszawa 1997, s. 159; zob. też wyrok NSA z dnia 10 listopada 1999 r., sygn. akt I SA/Lu 1030/98, Lex nr 46935).

Istotne zatem jest rozróżnienie między nakładami ukierunkowanymi na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (reprezentacja), a wydatkami mającymi na celu zachęcanie potencjalnych klientów do nawiązania bądź utrzymania kontaktów z przedsiębiorcą oraz nabywania towarów lub usług danej firmy (reklama). Ocena charakteru wydatku możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika. Ocena ta powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika, który prowadząc działalność gospodarczą może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji, jaką będzie spełniać w firmie.

Jednocześnie należy podkreślić, że nie każdy wydatek, choćby jego poniesienie – z punktu widzenia podatnika – posiadało racjonalne i ekonomiczne uzasadnienie, może stanowić koszt uzyskania przychodów w działalności gospodarczej. Prowadząc działalność gospodarczą podatnik ponosi szereg wydatków, zarówno takich, których poniesienie w sposób bezpośredni związane jest z działaniami firmy (np. zakup towarów i usług mających na celu zabezpieczenie podstawowej działalności), jak również i takich, których cechy – po przedstawieniu odpowiedniej argumentacji – uzasadniałyby ich związek z potencjalnym uzyskaniem przychodów, utrzymaniem źródła przychodów, bądź jego zabezpieczeniem.

Zauważyć należy, że aby wydatki mogły stanowić koszt uzyskania przychodu prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej, muszą być poniesione wyłącznie na potrzeby wykonywanej działalności gospodarczej i nie mogą być wyłączone z kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 16 ustawy o CIT.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika m.in., że zegarek ma być wykorzystywany przez Prezesa Zarządu tylko do celów firmowych podczas spotkań z klientami, spotkań branżowych, wizyt na budowach oraz podczas nadzorowania prac wykonawczych. Zakup zegarka ma stanowić niezbędne narzędzie pracy do uzyskania przychodu. W przypadku Prezesa Zarządu tak istotny element jak zegarek musi być odpowiednio dobrany dla spójnego wizerunku firmy, nie może to być element zaniżający, ośmieszający lub niszczący wizerunek firmy. W branży architektury wnętrz estetyka, styl i dbałość o detale są kluczowe. Zegarek mechaniczny o wysokiej jakości wykonania dodatkowo wzmacnia profesjonalny wizerunek Prezesa Zarządu, który reprezentuje spółkę w kontaktach z klientami premium. Zegarek jest jednak głownie i przede wszystkim niezbędnym narzędziem pracy. Spółka aktywnie prezentuje swoją działalność w Internecie, w szczególności w mediach społecznościowych, gdzie publikowane są zdjęcia i filmy przedstawiające projekty, proces pracy oraz Prezesa Zarządu jako reprezentanta marki. W materiałach marketingowych widoczne są detale ubioru, które wpływają na odbiór profesjonalizmu i estetyki spółki. Zegarek stanowi element designu i dobrego gustu, co ma znaczenie w budowaniu spójnego wizerunku firmy i nie może być nieodpowiednio dobrany. Nieodpowiedni dobór zegarka może mieć kluczowe znaczenie przy pozyskaniu klienta, a więc i uzyskania przychodu.

Mając na uwadze powyższe stwierdzić należy, że co prawda istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem na zakup zegarka z osiągniętymi przychodami z prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej, niemniej jednak wydatek ten będzie stanowił wydatek o charakterze reprezentacyjnym, który na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT podlega wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów. Bowiem wydatek na zakup zegarka w dominującym stopniu stanowi wydatek na stworzenie pozytywnego wizerunku Prezesa Zarządu, a tym samym Państwa Spółki. Zatem w przedmiotowej sprawie należy uznać, że zakup luksusowego zegarka będzie dokonany przede wszystkim w celu reprezentacji, a tym samym jako wydatek wymieniony w katalogu art. 16 – wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów – nie może stanowić kosztu podatkowego.

Zatem Państwa stanowisko należało uznać za nieprawidłowe.

 

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

  - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

  - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

  - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

   - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

   - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

 

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

 

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622).