Interpretacja 0111-KDIB1-1.4010.29.2026.1.SG

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

21 stycznia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 22 stycznia 2026 r.

Treść wniosku jest następująca.

Opis stanu faktycznego

a.  Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, polskim rezydentem podatkowym. Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT, zarejestrowanym również na potrzeby rozliczeń w Unii Europejskiej.

b.  Wnioskodawca należy do (…) zajmującej się głównie produkcją i sprzedażą różnego rodzaju sprzętów, (…). Wnioskodawca zajmuje się dystrybucją rozwiązań (…). W swojej ofercie Wnioskodawca posiada m.in. (…).

c.   Wnioskodawca zajmuje się także dystrybucją oprogramowań z zakresu zarządzania i archiwizacji dokumentów, wspierających procesy biznesowe i pełni rolę integratora tych systemów. W związku z tym, że Wnioskodawca nie zajmuje się produkcją systemów informatycznych, nabywa je od podmiotów trzecich, (…).

d.  Wnioskodawca jako sprzedający zawarł (…) r. z osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą (dalej: „Kontrahent I”) jako zamawiającym umowę sprzedaży urządzeń będących elementem ww. działalności Wnioskodawcy (dalej: „Umowa I”). Na mocy Umowy I, Wnioskodawca zobowiązał się do dostarczenia Kontrahentowi I urządzeń, których parametry i ilość wskazane zostały w załączniku do Umowy I (dalej: „Urządzenia X”). Dostawa Urządzeń X miała nastąpić w terminie 21 dni od podpisania umowy. Wynagrodzenie za dostarczenie przez Wnioskodawcę urządzeń zostało ustalone na kwotę (…) zł.

e.  (…) r. w celu wykonania Umowy I z Kontrahentem I, Wnioskodawca zawarł jako zamawiający ze spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Polsce (dalej: „Kontrahent II”) jako sprzedającym, umowę kupna Urządzeń X, do których dostarczenia Wnioskodawca zobowiązał się na mocy Umowy I (dalej: „Umowa A”). Kontrahent II zobowiązał się do dostarczenia Wnioskodawcy Urządzeń X, których parametry oraz ilość zostały wskazane w załączniku do umowy. Dostawa Urządzeń X miała nastąpić w terminie 14 dni od podpisania umowy. Wynagrodzenie Kontrahenta II za dostawę Urządzeń X zostało ustalone na kwotę (…) zł.

f.    Wnioskodawca jako wierzyciel (…) r. zawarł z Kontrahentem II umowę poręczenia, na mocy której Kontrahent II zabezpieczył roszczenie Wnioskodawcy od Kontrahenta I o zapłatę ceny (…) zł za sprzedaż na rzecz Kontrahenta I Urządzeń X przez Wnioskodawcę poprzez poręczenie za niego zapłaty wskazanej ceny (dalej: „Umowa Poręczenia I”).

(…) r. Wnioskodawca zapłacił na rzecz Kontrahenta II kwotę (…) zł tytułem faktury pro-forma za urządzenia, czego dowodem jest również posiadane potwierdzenie przelewu bankowego.

g.  Następnie, (…) r. Kontrahent I jako zamawiający zawarł z Wnioskodawcą jako sprzedającym drugą umowę sprzedaży (dalej: „Umowa II”), na mocy której Wnioskodawca za wynagrodzeniem w kwocie (…) zł zobowiązał się do dostarczenia określonych urządzeń (dalej: „Urządzenia Y”). Dostawa Urządzeń Y miała nastąpić w ciągu 21 dni od podpisania umowy.

h.  (…) r. w celu wykonania Umowy II, Wnioskodawca jako zamawiający zawarł z Kontrahentem II, jako sprzedającym umowę sprzedaży (dalej: „Umowa B”). W umowie tej Kontrahent II zobowiązał się do dostarczenia Wnioskodawcy Urządzeń Y. Dostawa miała nastąpić w terminie 14 dni od podpisania umowy. Wynagrodzenie z tytułu tej umowy zostało określone na kwotę (…) zł.

i.    Ponadto, (…) r. analogicznie jak wcześniej, Wnioskodawca zawarł także z Kontrahentem II umowę poręczenia, na mocy której zabezpieczył roszczenie Wnioskodawcy od Kontrahenta I o zapłatę (…) zł za sprzedaż na rzecz Kontrahenta I Urządzeń Y przez Wnioskodawcę (dalej: „Umowa Poręczenia II”).

(…) r. Wnioskodawca zapłacił na rzecz Kontrahenta II kwotę (…) zł tytułem faktury pro-forma za urządzenia, na dowód czego posiada on także potwierdzenie przelewu bankowego.

j.    Cena, którą Wnioskodawca zapłacił w zamian za dostarczenie Urządzeń X oraz Urządzeń Y przez Kontrahenta II została uiszczona ze środków pochodzących z majątku Wnioskodawcy.

k.   Wnioskodawca przeprowadzał wcześniej (tj. przed zawarciem umów, o których mowa w punktach powyżej) transakcje z Kontrahentem II i współpraca ta przebiegała pomyślnie.

l.    Wnioskodawca szczegółowo zweryfikował Kontrahenta I i II, zgodnie z pisemną procedurą obowiązującą w organizacji Wnioskodawcy (dalej: „Procedura”). Procedura została przyjęta przez Wnioskodawcę i przestrzegana od (…) r., a jej celem jest określenie zasad weryfikacji kontrahenta oraz ustalenie warunków zabezpieczenia transakcji handlowych w wypadku operacji realizowanych przez dział sprzedaży bezpośredniej jak i pośredniej Wnioskodawcy. Dla swojej skuteczności Procedura została podzielona na poszczególne, wskazane poniżej etapy i każdy z nich został przeprowadzony przez Wnioskodawcę w ramach weryfikacji Kontrahenta II:

Etap I – weryfikacja kredytowa

Oznacza weryfikację formalną kontrahenta w zewnętrznych wywiadowniach gospodarczych (np. Krajowym Rejestrze Dłużników), ogólnie dostępnych bazach rejestrowych, bazach GUS oraz na stronach internetowych. Wnioskodawca weryfikuje również dokumenty finansowe potencjalnych klientów, jak również prosi o przedstawienie aktualnych zaświadczeń z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu z podatkami oraz z ZUS o niezaleganiu ze składkami. W przypadku podmiotów funkcjonujących na rynku krócej niż rok, Wnioskodawca wprowadza dodatkowe działania w celu zabezpieczenia się przed nieuczciwym kontrahentem.

Co istotne, weryfikacja jest ważna przez okres 3 miesięcy. W celu dokonania transakcji po upływie tego czasu, Wnioskodawca wprowadził zasadę ponownej weryfikacji.

Procedura ta ma na celu dysponowanie rzetelną i aktualną informacją i jak najszerszą wiedzą na temat działalności kontrahenta, która umożliwi właściwą ocenę ryzyka transakcji przeprowadzanych z danym podmiotem oraz zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń.

Etap II – Spełnienie warunków bezpieczeństwa w transakcjach handlowych

Wnioskodawca dla poszczególnych rodzajów transakcji (np. umowy najmu, sprzedaż towaru, usługi licencyjne) przewidział warunki, które muszą być spełnione, aby doszło do jej przeprowadzenia. W szczególności dotyczy to konieczności zawarcia umowy na piśmie, weryfikacji treści umowy przez odpowiedni dział Wnioskodawcy (w tym pod kątem terminów płatności, wartości transakcji, kompletności etc.), podpisów pod umową, ewentualnej konieczności zawarcia dodatkowych, przewidzianych w Procedurze zabezpieczeń.

W przypadku Umowy A i Umowy B spełnione zostały warunki bezpieczeństwa przewidziane dla tego rodzaju transakcji, zgodnie z wytycznymi wskazanymi w Procedurze.

Etap III – ustanowienie dodatkowych zabezpieczeń, ustalenie terminów płatności

Wnioskodawca posiada rozbudowaną procedurę przyznawania limitów kredytowych dla swoich kontrahentów, ale również odgórnie ustalone terminy płatności w zależności od statusu/ przyporządkowania klienta do danej kategorii (m.in. uwzględniając wartość i rodzaj transakcji). Dodatkowo, na wypadek wątpliwości co do uczciwości kontrahenta lub jego wypłacalności, ale też w przypadku kontrahentów, z którymi Wnioskodawca wcześniej nie współpracował, Wnioskodawca wprowadził procedurę dodatkowych zabezpieczeń (w tym m.in. przedpłata, weksel, kaucja, umowa poręczenia etc.).

Wnioskodawca dla dochowania należytej staranności, zawarł Umowę Poręczenia I i Umowę Poręczenia II.

Pozostałe elementy Procedury

Wnioskodawca wprowadził również zasady weryfikacji terminu płatności i utrzymania w limicie kredytowym danego klienta, jak i zasady archiwizacji dokumentacji związanej z transakcją.

Procedura przewiduje konkretne działy w strukturze odpowiedzialne za poszczególne etapy weryfikacji kontrahenta oraz monitorowania przebiegu transakcji i współpracy z kontrahentem.

m. Dodatkowo, Wnioskodawca wprowadził Procedurę Należytej Staranności, której celem jest identyfikacja na wczesnym etapie okoliczności, zachowań lub warunków transakcji, które są nietypowe i mogą budzić obawy co do ich wiarygodności lub/i zgodności z prawem (dalej: „Procedura Należytej Staranności”).

n.  Procedura Należytej Staranności przewiduje m.in. weryfikację kontrahenta oraz transakcji z nim zawieranych m.in jako czynnego podatnika VAT, zbieranie referencji od innych klientów, wymaganie przedłożenia dodatkowych dokumentów. Procedura Należytej Staranności została wprowadzona u Wnioskodawcy w maju (…) r. i została zastosowana również w odniesieniu do Kontrahenta II.

o.  W ramach wskazanych Procedury oraz Procedury Należytej Staranności przeprowadzonych wobec Kontrahenta I oraz Kontrahenta II, Wnioskodawca otrzymał m.in. podpisane dane finansowe (bilans oraz rachunek zysków i strat za ostatni dostępny rok podatkowy) a także szczegółowe raporty gospodarcze dotyczące Kontrahenta I oraz Kontrahenta II.

p.  Na podstawie otrzymanych danych, na dokonanie zamówienia została wyrażona zgoda uprawnionych do tego wewnętrznych organów Wnioskodawcy zgodnie z obowiązującymi procedurami.

q.  Przed podpisaniem umów zawartych z Kontrahentem II, jego zachowanie nie wzbudziło wątpliwości Wnioskodawcy, a współpraca przebiegała w sposób prawidłowy. W związku z powyższym, Wnioskodawca pomimo zachowania należytej staranności oraz ostrożności nie był świadomy, że ma do czynienia z nieuczciwym kontrahentem.

r.   Pomimo zawartych umów i zapłaty ceny za Urządzenia X oraz Urządzenia Y, Wnioskodawca nie otrzymał urządzeń, które Kontrahent II obowiązany był dostarczyć.

s.   W okresie od grudnia (…) r. do lutego (…) r. Kontrahent II dokonał na rzecz Wnioskodawcy wpłat na łączną kwotę (…) zł, na poczet zobowiązań Kontrahenta I wobec Wnioskodawcy wynikających z lit. d i g powyżej), za które to zobowiązania Kontrahent II poręczył (lit. f oraz i powyżej).

t.    W związku z zawartymi przez Wnioskodawcę z Kontrahentem I, jak i Kontrahentem II umowami, o których mowa powyżej, została podjęta decyzja o podpisaniu porozumienia (dalej: „Porozumienie”).

Porozumienie zostało zawarte (…) r., a stronami Porozumienia był Wnioskodawca oraz Kontrahent II. Porozumienie stanowiło całkowite i zupełne porozumienie pomiędzy stronami w odniesieniu do spraw wynikających z Umowy I, Umowy II, Umowy A, Umowy B, Umowy Poręczenia I oraz Umowy Poręczenia II. Na mocy zawartego Porozumienia strony potwierdziły, iż łączna kwota do zapłaty przez Kontrahenta II na rzecz Wnioskodawcy wynosi (…) zł. Kwota ta uwzględniała dokonaną przez Kontrahenta wypłatę na rzecz Wnioskodawcy w wysokości (…) zł.

u.  W wyniku Porozumienia Kontrahent II zobowiązał się do spłaty powyżej wskazanego zadłużenia w ratach. W przypadku uchybienia któremukolwiek z terminów do zapłaty raty cała kwota podlegająca zapłacie stawała się wymagalna. Pierwsza rata w wysokości (…) zł miała zostać uiszczona na rzecz Wnioskodawcy do (…) r. Kontrahent II nie wywiązał się z obowiązku zapłaty pierwszej raty, w związku z tym cała kwota, tj. (…) zł, stała się wymagalna (…) r.

v.   Wnioskodawca (…) r. wniósł do Sądu Okręgowego (…) pozew o solidarne zasądzenie od Kontrahenta I oraz Kontrahenta II kwoty (…) zł wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych. Kontrahent I oraz Kontrahent II w odpowiedzi na pozew wnieśli o oddalenie powództwa oraz zasądzenie od Wnioskodawcy zwrotu kosztów procesu.

w. Sąd Okręgowy w stosunku do Kontrahenta I oddalił powództwo w całości, natomiast od Kontrahenta II początkowo zasądził zapłatę na rzecz Wnioskodawcy kwoty (…) zł wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie od (…) r. Następnie Sąd Okręgowy zmienił ww. wyrok i rozstrzygnął jedynie na niekorzyść Wnioskodawcy o kwestii poręczenia (Umów Poręczeń zawartych z Kontrahentem II), ze względów formalnych. Zmieniony wyrok jest prawomocny. W związku ze zmianą wyroku Wnioskodawca nie może dochodzić na drodze sądowej roszczenia od Kontrahenta I z tytułu Umowy I i Umowy II (minął termin na wniesienie zwyczajnych środków zaskarżenia).

x.   Dodatkowo, w trakcie postępowania sądowego na jaw wyszło, że Kontrahent II nie posiada majątku, z którego mogłaby zostać przeprowadzona egzekucja, a co za tym idzie nie ma majątku, z którego mogłoby dojść do zaspokojenia roszczenia Wnioskodawcy. Ponadto, członek zarządu Kontrahenta II zgodnie ze złożonym oświadczeniem, także nie posiada żadnego majątku. Tym samym szanse na skuteczną egzekucję należności i tak byłyby bardzo niskie.

y.   Przed złożeniem wniosku Wnioskodawca upewnił się co do wszystkich posiadanych przez siebie dowodów zachowania należytej staranności w relacji z Kontrahentem I i II i uwzględnił te dowody w stanie faktycznym.

Pytanie

Czy Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwoty zapłacone na rzecz Kontrahenta II, w związku z zakończeniem postępowania sądowego oraz brakiem dalszych możliwości dochodzenia roszczeń na drodze sądowej, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, w wysokości wskazanej w lit. u stanu faktycznego?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, może on zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwoty zapłacone na rzecz Kontrahenta II, w związku z zakończeniem postępowania sądowego oraz brakiem dalszych możliwości dochodzenia roszczeń na drodze sądowej, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”), w wysokości wskazanej w lit. u stanu faktycznego.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy:

a.  Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów w wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

b.  Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą zostać spełnione następujące warunki:

i.    został poniesiony przez podatnika;

ii.   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;

iii.  pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalności gospodarczą;

iv. poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;

v.   został właściwie udokumentowany;

vi. nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

c. Na konieczność spełnienia wskazanych w lit. b warunków zwrócił uwagę m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: „Dyrektor KIS”) w interpretacji z 12 marca 2025 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.82.2025.1.BS.

d. Cena, którą Wnioskodawca zapłacił w zamian za dostarczenie Urządzeń X oraz Urządzeń Y przez Kontrahenta II została uiszczona ze środków pochodzących z majątku Wnioskodawcy. Urządzenia, które miały zostać dostarczone w zamian za wypłacone wynagrodzenie miały umożliwić Wnioskodawcy wywiązanie się ze zobowiązań, wynikających z Umowy I oraz Umowy II zawartych z Kontrahentem. Jak zostało wskazane w opisie stanu faktycznego, przeważającą działalnością Wnioskodawcy jest sprzedaż maszyn i urządzeń biurowych. Wydatek poniesiony na zakup urządzeń w celu ich późniejszego dostarczenia do Kontrahenta II niewątpliwie należy uznać za poniesiony przez podatnika wydatek pozostający w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

e.  Jak wskazano w opisie stanu faktycznego, Sąd Okręgowy w stosunku do Kontrahenta I oddalił powództwo w całości, natomiast w sprawie poręczeń zawartych Kontrahentem II rozstrzygnął na niekorzyść Wnioskodawcy po zmianie wyroku. Zmieniony wyrok jest prawomocny a Wnioskodawca nie może dochodzić na drodze sądowej roszczenia od Kontrahenta I z tytułu Umowy I oraz Umowy II (minął termin na wniesienie zwyczajnych środków zaskarżenia). Wnioskodawca zakłada więc, że nie otrzyma ww. kwoty, w szczególności z uwagi na brak majątku, z którego mogłoby dojść do zaspokojenia roszczenia Wnioskodawcy. W takiej sytuacji nie dojdzie do zwrotu poniesionego przez Wnioskodawcę wydatku na zakup Urządzeń X oraz Urządzeń Y w żadnej formie, a co za tym idzie zasadne jest stwierdzenie, że wydatek ma charakter definitywny.

f. Działalność Wnioskodawcy polega na dostarczaniu klientom rozwiązań i produktów z zakresu przetwarzania obrazu i informacji. W celu wykonywania prowadzonej działalności Wnioskodawca zajmuje się dystrybucją urządzeń biurowych oraz dystrybucją systemów cyfrowych. Za działania te Wnioskodawca uzyskuje od klientów wynagrodzenie, który stanowi dla niego przychód. Jak zostało wskazane powyżej, wydatek w postaci zapłaty ceny za urządzenia został poniesiony w celu realizacji zobowiązań wynikających z Umowy I oraz Umowy II. Za zrealizowanie zobowiązań wynikających z powyższych umów Wnioskodawca otrzymałby wynagrodzenie, które stanowiłoby dla niego przychód z działalności. Innymi słowy, działalność dystrybucyjna, którą prowadzi Wnioskodawca, jest nierozerwalnie związana z zakupem produktów/urządzeń od innych podmiotów, a następnie ich sprzedażą do konsumenta. Tym samym, wydatek poniesiony na zakup Urządzeń X oraz Urządzeń Y został poniesiony w celu uzyskania przychodów przez Wnioskodawcę, w związku prowadzoną przez niego działalnością.

g. Biorąc pod uwagę, że strata (w kontekście zmniejszenia majątku) nie posiada własnej definicji w ustawie o CIT, zgodnie z zasadą stosowania wykładni literalnej należy odnieść się do słownika języka polskiego PWN. Zgodnie z definicją tam zawartą, strata oznacza „to, co się przestało posiadać” a także „fakt, że się przestało coś posiadać”. W przedsiębiorstwie natomiast oznacza „wielkość, o którą uległy zmniejszeniu własne fundusze”. W języku potocznym strata oznacza ubytek, poniesioną szkodę, to co się przestało posiadać. Zatem zarówno w znaczeniu słownikowym, jak i potocznym, dokonana zapłata ceny za Urządzenia X oraz Urządzenia Y, które nie zostały dostarczone będzie stanowić stratę w rozumieniu przyjmowanym na potrzeby prawa podatkowego.

h. Dodatkowo, pomocny we właściwej interpretacji pojęcia straty może być art. 3 ust. 1 pkt 31 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm. dalej: „UoR”), zgodnie z którym poprzez koszty i straty należy rozumieć uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzą do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli.

i. W odniesieniu do warunku wskazanego w lit. b pkt (v), tj. należytego udokumentowania, wskazać należy, że Wnioskodawca dokonał zapłaty ceny na podstawie otrzymanych od Kontrahenta II faktur pro-forma. Ponadto, wszelkie zawarte przez Wnioskodawcę umowy z Kontrahentem I oraz Kontrahentem II w przedmiotowym zakresie zostały udokumentowane w formie pisemnej. Dodatkowo, na potwierdzenie właściwego udokumentowania wydatków przez Wnioskodawcę, wskazać należy, że posiada on potwierdzenia zrealizowanych na rzecz Kontrahenta II płatności w postaci przelewów bankowych.

j. W tym miejscu wskazać należy, że ustawa o CIT nie reguluje wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów.

k. Zgodnie jednak z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

l. Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa o rachunkowości.

m. Zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

n. Według art. 20 ust. 2 UoR, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, które można podzielić na:

(i)  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

(ii) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

(iii)         wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

o. Zgodnie natomiast z art. 21 UoR, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

(i)  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

(ii) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

(iii)      opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

(iv)      datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

(v)podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

(vi)      stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

p. W myśl art. 22 ust. 1 UoR dowody księgowe muszą być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, które dokumentują. Oznacza to, że za koszty uzyskania przychodu mogą być uznane tylko takie wydatki, które wynikają z rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, mających odzwierciedlenie w prawidłowych i rzetelnych dowodach źródłowych.

q. Jak wskazuje Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 lipca 2015 r., sygn. akt II FSK 2983/13:

„(…) sam fakt dostarczenia towaru, wykonania usługi, czy też dokonania zapłaty nie jest wystarczający, aby wydatek związany z tą czynnością można było zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności. Transakcje w sposób nie budzący wątpliwości muszą identyfikować ich strony, a dane wyszczególnione na fakturach, a w szczególności podmiot i przedmiot transakcji nie mogą budzić wątpliwości. Tylko takie faktury stanowią dowód księgowy uprawniający do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków nimi udokumentowanych.”

Jednocześnie w tym samym wyroku możemy przeczytać, że:

„Naczelny Sąd Administracyjny nie kwestionuje możliwości dowodzenia faktu poniesienia określonych kosztów innymi niż faktura dowodami. Organy podatkowe muszą jednak dysponować takimi dowodami, aby móc zweryfikować te wydatki z uwzględnieniem art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.”.

r. Dodatkowo, jak wskazuje Dyrektor KIS w interpretacji z 7 listopada 2024 r., Znak: 0111-KDIB1-3.4010.511.2024.4.DW:

„Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.”.

Jak również wskazał organ w powyższej interpretacji:

„(…) jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Spółkę dowody potwierdzają poniesione przez nią wydatki stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku CIT. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.”.

s. Wskazane przez Wnioskodawcę potwierdzenia przelewów będą wypełniać definicję dowodu księgowego w rozumieniu UoR. Oznacza to, że na potrzeby podatku dochodowego od osób prawnych, będą stanowić one dowód księgowy właściwy do udokumentowania wydatku stanowiącego koszt uzyskania przychodów. W związku z powyższym, dokonany przez Wnioskodawcę wydatek należy uznać za właściwie udokumentowany.

t. Poniesiony przez podatnika wydatek w postaci zapłaty ceny za Urządzenia X oraz Urządzenia Y, których ostatecznie nie otrzymał, nie znajduje się także w katalogu wskazanym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, tj. wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów. Tym samym, wydatek poniesiony na zapłatę ceny za Urządzenia X oraz Urządzenia Y, które w wyniku oszustwa nie zostały dostarczone spełnia wszelkie przesłanki wskazane w lit. b. W związku ze spełnieniem przez wyżej wskazany wydatek definicji kosztu uzyskania przychodu wskazanego w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, w ocenie Wnioskodawcy możliwe będzie jego rozliczenie jako kosztu uzyskania przychodu.

u. W interpretacji indywidualnej z 23 stycznia 2025 r., Znak: 0113-KDIPT2-1.4011.830.2024.2.MAP, dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu straty powstałej w związku z wyłudzeniem środków pieniężnych na zamówiony towar przez zagranicznego kontrahenta, który nigdy nie dotarł do firmy, Dyrektor KIS wskazał, że: „Dla celów podatkowych tylko stratę powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot można uznać za zdarzenie, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Każdy przypadek straty w środkach obrotowych, należy rozpatrywać indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności faktycznych towarzyszących sprawie i oceniać pod kątem całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika.”.

v. Jak wskazuje Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 13 maja 2016 r., sygn. akt II FSK 880/14:

„Strata nieobjęta żadnym z wyłączeń z art. 16 u.p.d.o.p., jako element ryzyka związanego z działalnością prowadzoną przez podatnika, może być traktowana jako koszt uzyskania przychodów, o ile analiza okoliczności powstania straty, a także całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika i działań podjętych przez niego w celu zabezpieczenia się przed powstawaniem strat, prowadzi do wniosku, że strata była zdarzeniem losowym, powstała w trakcie normalnego i racjonalnego działania podatnika, była niezależna od jego woli, niezawiniona przez podatnika, nie wynikała z braku dochowania przez niego należytej staranności. Strat tych nie można a priori traktować jako należących do kategorii kosztów uzyskania przychodów albo niemieszczących się w tym pojęciu. Każdorazowo strata zaistniała po stronie podatnika powinna podlegać indywidualnie ocenie dla potrzeb jej kwalifikacji podatkowej.”.

w. W sytuacji będącej przedmiotem niniejszego wniosku mamy niewątpliwe do czynienia ze stratą, której uniknięcie pomimo zachowania należytej staranności przez Wnioskodawcę nie było możliwe. Wnioskodawca nie mógł przewidzieć nieuczciwych intencji Kontrahenta II i tym samym uniknąć poniesienia straty w wysokości zapłaconej ceny za Urządzenia X oraz Urządzenia Y.

x. Wnioskodawca w trakcie zawierania Umowy I oraz Umowy II z Kontrahentem I oraz Umowy A oraz Umowy B z Kontrahentem II, a także Umowy Poręczenia I oraz Umowy Poręczenia II, dochował należytej staranności w kwestii weryfikacji tych podmiotów. Wnioskodawca działał zgodnie z Procedurą i Procedurą Należytej Staranności, przechodząc przez wszystkie etapy tych procedur oraz dokonując dodatkowego zabezpieczenia w postaci zawarcia ww. umów poręczenia. Pomimo dochowania należytej staranności Wnioskodawca nie był w stanie zapobiec nieuczciwemu postępowaniu.

y. Jak wskazano w stanie faktycznym, przed podpisaniem umów zawartych z Kontrahentem II, jego zachowanie nie wzbudziło wątpliwości Wnioskodawcy, a współpraca przebiegała w sposób prawidłowy. W związku z powyższym, Wnioskodawca pomimo zachowania należytej staranności oraz ostrożności nie był świadomy, że ma do czynienia z nieuczciwym kontrahentem a zachowanie wszelkich przewidzianych procedur przez Wnioskodawcę świadczy także o fakcie, że strata powstała niezależnie od jego woli oraz nie była przez Wnioskodawcę zawiniona. Biorąc pod uwagę zachowanie ww. procedur nie można także twierdzić, że strata wynikła z niedbalstwa Wnioskodawcy czy też w wyniku braku nadzoru nad pracownikami. Do straty nie doszło także w wyniku niedochowania przepisów prawa.

z. Z wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 22 grudnia 2015 r., sygn. akt II FSK 2496/13 można wnioskować, że zasadniczo strata w środkach obrotowych może być kosztem uzyskania przychodu, pod warunkiem, że jest ona niezawiniona, a przedsiębiorca dołożył wszelkich starań, aby jej uniknąć. Takimi staraniami w przypadku Wnioskodawcy jest między innymi zawarcie Porozumienia z Kontrahentem II oraz stosowanie Procedury i Procedury Należytej Staranności.

aa. Zarówno przywołane powyżej orzecznictwo jak i interpretacja Dyrektora KIS z 23 stycznia 2025 r., Znak: 0113-KDIPT2-1.4011.830.2024.2.MAP wskazują, że zaliczenie strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinno być jednak każdorazowo oceniane w aspekcie podjętych przez podatnika działań zabezpieczających. W tym zakresie, w ocenie Wnioskodawcy, podjęcie działań mających na celu ugodowe rozwiązanie sprawy należy rozpatrywać w kategorii takich właśnie działań. Wnioskodawca dążąc do polubownego załatwienia sprawy poprzez zawarcie Porozumienia, dołożył bowiem wszelkich starań do odzyskania wypłaconej kwoty bądź zminimalizowania strat. Brak zawarcia Porozumienia mógłby wiązać się z koniecznością zaangażowania kolejnych środków na obsługę prawną oraz jednocześnie zmniejszyć prawdopodobieństwo odzyskania wypłaconych kwot. W związku z powyższym, działania Wnioskodawcy w tym zakresie należy uznać za uzasadnione.

bb. Dyrektor KIS w interpretacji podatkowej z 21 marca 2023 r., Znak: 0114-KDIP2-2.4010.14.2023.2.KW stwierdził, że: „Określając należytą staranność należy mieć na uwadze staranność ogólnie wymaganą w stosunkach danego rodzaju, chodzi tu o pewien wzorzec zachowania w zakresie zaangażowania i dbałości w wykonaniu pewnych czynności. Ocena należytej staranności w zakresie prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej musi tym bardziej uwzględniać zawodowy charakter tej działalności. W tym przypadku zawodowy charakter działalności określa obiektywny wzorzec wymaganej staranności. W sytuacji, gdy wydatek będący wynikiem działalności przestępczej powstał na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia dla starannie działającego przedsiębiorcy (Wnioskodawcy), niezawiniona przez Spółkę Strata może stanowić koszt uzyskania przychodów na gruncie ustawy o CIT.”. Przy rodzaju działalności jaką prowadzi Wnioskodawca nie sposób uniknąć zawierania kontraktów ze stałymi bądź nowymi kontrahentami. Jednak przed podpisaniem umowy Wnioskodawca każdorazowo zachowuje należytą staranność i ostrożność m.in. poprzez podjęcie kroków wskazanych powyżej. Ponadto, nie pozostawia wątpliwości, że Kontrahent II dopuścił się wobec Wnioskodawcy nieuczciwych praktyk, które miały doprowadzić i finalnie doprowadziły do sytuacji, w której Wnioskodawca uiścił cenę za towary, których nigdy nie otrzymał.

cc. Możliwość zaliczenia wydatku poniesionego na nieotrzymany towar do kosztów uzyskania przychodów znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych, między innymi z 24 października 2023 r., Znak: 0115-KDIT3.4011.560.2023.3.AD oraz z 11 stycznia 2019 r., Znak: 0113-KDIPT2-1.4011.552.2018.2.DJD.

dd. Wnioskodawca pragnie również wskazać, że dla oceny stanowiska Wnioskodawcy dokonywanej przez Dyrektora KIS nie powinien mieć decydującego znaczenia wyrok Sądu Okręgowego, zważywszy na fakt, że został wydany już po poniesieniu wydatku i jego księgowym zakwalifikowaniu. Organ powinien ocenić dochowanie należytej staranności przede wszystkim wg okoliczności znanych Wnioskodawcy na dzień poniesienia wydatku. Zdaniem Wnioskodawcy, analiza organu powinna uwzględniać zdarzenia na gruncie prawa podatkowego, tj. organ powinien ocenić, czy Wnioskodawca dochował należytej staranności w weryfikacji kontrahenta jako podatnik i nie był w stanie przewidzieć takiego obrotu spraw i takiej oceny organ powinien dokonać z perspektywy realiów obrotu gospodarczego i działania jak „rozsądny” podatnik, a nie z perspektywy zmiany wyroku sądu.

ee. Z perspektywy podatkowej, omawiany wydatek został poniesiony przez Wnioskodawcę, tj. w ostatecznym rozrachunku to Wnioskodawca pokrył ten wydatek ze swoich zasobów majątkowych, a wydatek ten ma definitywny (rzeczywisty) charakter, tj. wartość poniesionego wydatku nie została Wnioskodawcy zwrócona i w związku z brakiem możliwości dochodzenia zobowiązania na drodze sądowej, nie sposób twierdzić, że wydatek ten zostanie kiedykolwiek zwrócony. Orzeczenie Sądu Okręgowego (nawet na niekorzyść Wnioskodawcy) nie umniejsza racjonalności poniesionych w przedmiotowym stanie faktycznym wydatków niewątpliwie związanych z wykonywaną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą oraz działań zabezpieczających, które Wnioskodawca podjął celem zminimalizowania strat.

ff. Podsumowując, strata, którą osiągnął Wnioskodawca spełnia wszelkie kryteria uznania jej za koszt uzyskania przychodu. W szczególności została ona właściwie udokumentowana poprzez potwierdzenia przelewów bankowych, stanowiące dowody księgowe w rozumieniu UoR, oraz faktury pro-forma. Strata spełnia również kryterium definitywności - prawomocny wyrok Sądu Okręgowego „zamknął” Wnioskodawcy ścieżkę do odzyskania należności. Strata, czyli wydatek przeznaczony na zakup Urządzeń X oraz Urządzeń Y został poniesiony w celu uzyskania przychodów przez Wnioskodawcę, w związku prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Jednocześnie strata nie znajduje się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych, zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Miała ona charakter zdarzenia losowego i powstała w trakcie normalnego i racjonalnego działania Wnioskodawcy, który jednocześnie podjął wszelkie działania, aby jej uniknąć, tj. między innymi stosował Procedurę i Procedurę Należytej Staranności oraz zawarł z Kontrahentem II Porozumienie, którego celem było odzyskanie utraconej kwoty w polubowny sposób.

gg. Reasumując, zdaniem Wnioskodawcy, cenę zapłaconą za niedostarczone Urządzenia X oraz Urządzenia Y, w wyniku zakończenia postępowania sądowego oraz braku możliwości dochodzenia roszczeń na drodze sądowej, będzie mógł on zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, na zasadach ogólnych przewidzianych w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie, w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

‒    wydatek został poniesiony przez podatnika,

‒    jest definitywny (rzeczywisty), a więc bezzwrotny,

‒    pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

‒    poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

‒    został właściwie udokumentowany,

‒    nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym.

Jednocześnie należy przy tym zauważyć, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika lub podległych pracowników działających − co do zasady − na rzecz i w interesie przedsiębiorstwa.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą, zawarty został w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zostaną ex lege uznane za koszty uzyskania przychodów.

Wśród kosztów wymienionych w tzw. negatywnym katalogu kosztów, ujętym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie wyszczególniono strat w środkach obrotowych poniesionych przez przedsiębiorcę na skutek niedostarczenia przez kontrahenta urządzeń, za które zapłacono. Oznacza to, że – co do zasady − straty te, jako związane z prowadzoną działalnością, mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. Zaliczenie strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinno być jednak każdorazowo oceniane w aspekcie:

‒    całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności,

‒    okoliczności, które spowodowały powstanie straty,

‒    udokumentowania straty,

‒    podjętych przez podatnika działań zabezpieczających.

W związku z brakiem w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych definicji zarówno „straty”, jak również „środków obrotowych”, należy znaczenie to postrzegać w świetle wykładni językowej. Strata w języku potocznym oznacza ubytek, poniesioną szkodę, to co się przestało posiadać. Na ogół stratą jest zniszczenie, uszkodzenie, utracenie towarów lub maszyn i urządzeń w wyniku pożaru, powodzi lub kradzieży, czyli jest ona następstwem zdarzeń losowych i nie wynika z celowego działania podatnika.

Przyjmuje się, że dla celów podatkowych tylko stratę powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot można uznać za zdarzenie, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Każdy przypadek straty w środkach obrotowych, należy rozpatrywać indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności faktycznych towarzyszących sprawie i oceniać pod kątem całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika.

Jednym z warunków uznania straty w środkach obrotowych za koszt uzyskania przychodów jest stwierdzenie, że strata powstała pomimo dochowania przez podatnika należytej staranności.

Ponadto, istotnym warunkiem uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów jest jego definitywność, czyli rzeczywiste i bezzwrotne poniesienie przez podatnika. W odniesieniu do środków obrotowych oznacza to, że za stratę w tych środkach można uznać wyłącznie skutki takiego nagłego i nieprzewidywalnego zdarzenia, które spowodowało definitywny, tj. trwały i bezzwrotny uszczerbek w majątku podatnika, tj. utratę (bądź zmniejszenie wartości) składników majątku (środków obrotowych) będących w jego posiadaniu lub stanowiących jego własność.

Aby zaliczyć poniesioną stratę do kosztów uzyskania przychodów, niezbędne jest spełnienie warunku formalnego, tj. właściwe udokumentowanie poniesionego kosztu. Właściwym dokumentem na okoliczność powstałej straty jest protokół dotyczący straty, który powinien określać rodzaj szkody materialnej, jej ilość, wartość, przyczynę jej powstania, podpisy osób uprawnionych oraz datę. Zaistnienie szkody powinno być uprawdopodobnione przez właściwe organy, np. policję (umorzenie dochodzenia), sąd (wyrok na korzyść poszkodowanego zasądzający należną od dłużnika kwotę), czy instytucję ubezpieczeniową (wypłata odszkodowania),

Należy także podkreślić, że to na podatniku spoczywa szczególny obowiązek zachowania należytej staranności, aby strata w ogóle nie powstała. Nie może być też ona skutkiem działań lub zaniedbań podatnika.

Należy przyjąć, że dla celów podatkowych tylko wydatek będący wynikiem przestępczej działalności, powstały na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot gospodarczy, można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Istotnym warunkiem jest, aby wydatek będący wynikiem przestępczej działalności nie powstał z winy podatnika, jako wynik jego niedbalstwa lub naruszenia przepisów. Jakiekolwiek zawinienie ze strony podatnika poprzez niezachowanie staranności wymaganej w danych warunkach, niedopełnienie obowiązków ciążących na podatniku w celu uniknięcia szkody, uniemożliwia przyjęcie, że powstała szkoda stanowi wydatek o charakterze losowym.

W sytuacji, gdy wydatek będący wynikiem działalności przestępczej powstał na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia dla starannie działającego przedsiębiorcy, niezawiniona przez niego strata może stanowić koszt uzyskania przychodów. Koniecznym jest jednak, aby był to wydatek rzeczywisty, który musi być również prawidłowo udokumentowany.

Definitywność straty oznacza, że ma ona charakter nieodwracalny i dany podmiot posiada pewność, że nie odzyska środków obrotowych, które składają się na stratę.

Możliwość kwalifikacji straty w rachunku podatkowym uzależniona jest zatem od wykazania, że doszło do ostatecznego, pewnego uszczuplenia majątku podatnika − tak, że nie zostanie on mu zwrócony pod jakąkolwiek postacią.

Z uwagi na specyfikę kosztów wynikających z relacji gospodarczych z kontrahentami, którzy nie wywiązują się ze swoich zobowiązań handlowych, każdy przypadek strat w środkach obrotowych poniesionych przez przedsiębiorcę na skutek niedostarczenia przez kontrahenta urządzeń, za które zapłacono, należy rozpatrywać indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności faktycznych, towarzyszących sprawie oraz całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika w kontekście stosowanych środków bezpieczeństwa i dochowania należytej staranności.

Podsumowując, zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów straty:

‒    powstałe wyłącznie z winy podatnika,

‒    wynikające z zaniedbań lub nieprzestrzegania przepisów prawa,

‒    nieudokumentowane.

Z opisu sprawy wynika m.in., że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (…) r. zawarli Państwo z Kontrahentem I umowę sprzedaży urządzeń na kwotę (…) zł (dalej: „Umowa I”). Dostawa Urządzeń X miała nastąpić w terminie 21 dni od podpisania umowy.

(…) r., w celu wykonania Umowy I z Kontrahentem I, zawarli Państwo z Kontrahentem II umowę kupna Urządzeń X za wynagrodzeniem (…) zł (dalej: „Umowa A”). Dostawa Urządzeń X miała nastąpić w terminie 14 dni od podpisania umowy.

Ponadto, jako wierzyciel zawarli Państwo (…) r. z Kontrahentem II umowę poręczenia, na mocy której Kontrahent II zabezpieczył Państwa roszczenie od Kontrahenta I o zapłatę ceny (…) zł za sprzedaż na rzecz Kontrahenta I Urządzeń X przez Państwa poprzez poręczenie za niego zapłaty wskazanej ceny (dalej: „Umowa Poręczenia I”).

(…) r. zapłacili Państwo na rzecz Kontrahenta II kwotę (…) zł tytułem faktury pro-forma za urządzenia, czego dowodem jest również posiadane potwierdzenie przelewu bankowego.

Następnie, (…) r. Kontrahent I zawarł z Państwem drugą umowę sprzedaży (dalej: „Umowa II”), na mocy której za wynagrodzeniem w kwocie (…) zł zobowiązali się Państwo do dostarczenia urządzeń (dalej: „Urządzenia Y”). Dostawa Urządzeń Y miała nastąpić w ciągu 21 dni od podpisania umowy.

(…) r. w celu wykonania Umowy II, zawarli Państwo z Kontrahentem II, umowę sprzedaży urządzeń Y na kwotę (…) zł (dalej: „Umowa B”). Dostawa miała nastąpić w terminie 14 dni od podpisania umowy.

Ponadto, (…) r. zawarli Państwo z Kontrahentem II umowę poręczenia, która zabezpieczała Państwa roszczenie od Kontrahenta I o zapłatę (…) zł za sprzedaż na rzecz Kontrahenta I Urządzeń Y przez Państwa (dalej: „Umowa Poręczenia II”).

(…) r. zapłacili Państwo na rzecz Kontrahenta II kwotę (…) zł tytułem faktury pro-forma za urządzenia, na dowód czego posiada on także potwierdzenie przelewu bankowego.

Cena, którą Państwo zapłacił w zamian za dostarczenie Urządzeń X oraz Urządzeń Y przez Kontrahenta II, została uiszczona ze środków pochodzących z majątku Spółki.

Wskazali Państwo, że wcześniej, tzn. przed zawarciem ww. umów, przeprowadzali Państwo transakcje z Kontrahentem II i współpraca ta przebiegała pomyślnie. Kontrahent został wcześniej zweryfikowany w oparciu o obowiązujące w Spółce procedury bezpieczeństwa i należytej staranności. Na podstawie otrzymanych danych, na dokonanie zamówienia została wyrażona zgoda uprawnionych do tego wewnętrznych organów Spółki zgodnie z obowiązującymi procedurami.

Pomimo zawartych umów i zapłaty ceny za Urządzenia X oraz Urządzenia Y, nie otrzymali Państwo urządzeń, które Kontrahent II obowiązany był dostarczyć.

W okresie od grudnia (…) r. do lutego (…) r. Kontrahent II dokonał na Państwa rzecz wpłat na łączną kwotę (…) zł, na poczet zobowiązań Kontrahenta I wobec Spółki wynikających z Umowy I i Umowy II, za które to zobowiązania Kontrahent II poręczył.

W związku z zawartymi z Kontrahentem I, jak i Kontrahentem II umowami, została podjęta decyzja o podpisaniu porozumienia (dalej: „Porozumienie”). Porozumienie zostało zawarte (…) r., a stronami Porozumienia byli Państwo oraz Kontrahent II. Porozumienie stanowiło całkowite i zupełne porozumienie pomiędzy stronami w odniesieniu do spraw wynikających z Umowy I, Umowy II, Umowy A, Umowy B, Umowy Poręczenia I oraz Umowy Poręczenia II. Na mocy zawartego Porozumienia strony potwierdziły, że łączna kwota do zapłaty przez Kontrahenta II na rzecz Państwa wynosi (…) zł. Kwota ta uwzględniała dokonaną przez Kontrahenta wypłatę na rzecz Spółki w wysokości (…) zł. W wyniku Porozumienia Kontrahent II zobowiązał się do spłaty powyżej wskazanego zadłużenia w ratach. W przypadku uchybienia któremukolwiek z terminów do zapłaty raty cała kwota podlegająca zapłacie stawała się wymagalna. Pierwsza rata w wysokości (…) zł miała zostać uiszczona na rzecz Wnioskodawcy do (…) r. Kontrahent II nie wywiązał się z obowiązku zapłaty pierwszej raty, w związku z tym cała kwota, tj. (…) zł, stała się wymagalna (…) r.

(…) r. wnieśli Państwo do Sądu Okręgowego w (...) pozew o solidarne zasądzenie od Kontrahenta I oraz Kontrahenta II kwoty (…) zł wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych. Kontrahent I oraz Kontrahent II w odpowiedzi na pozew wnieśli o oddalenie powództwa oraz zasądzenie od Wnioskodawcy zwrotu kosztów procesu. Sąd Okręgowy w stosunku do Kontrahenta I oddalił powództwo w całości, natomiast od Kontrahenta II początkowo zasądził zapłatę na rzecz Wnioskodawcy kwoty (…) zł wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie od (…) r. Następnie Sąd Okręgowy zmienił ww. wyrok i rozstrzygnął jedynie na Państwa niekorzyść o kwestii poręczenia (Umów Poręczeń zawartych z Kontrahentem II), ze względów formalnych. Zmieniony wyrok jest prawomocny. W związku ze zmianą wyroku nie mogą Państwo dochodzić na drodze sądowej roszczenia od Kontrahenta I z tytułu Umowy I i Umowy II (minął termin na wniesienie zwyczajnych środków zaskarżenia).

Państwa wątpliwości budzi kwestia możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kwot zapłaconych na rzecz Kontrahenta II w wysokości ustalonej na podstawie zawartego (…) r. Porozumienia pomiędzy stronami, tj. w wysokości wskazanej w lit. u stanu faktycznego.

W opisanej przez Państwa sprawie należy stwierdzić, że relacje gospodarcze z kontrahentem, który nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań handlowych nie może być uznane za zdarzenie losowe, niezależne od dochowania należytej staranności w zapobieganiu powstania straty. Prowadząc działalność gospodarczą ponoszą Państwo ryzyko z nią związane. Podkreślić równocześnie należy, że uczestniczące w obrocie gospodarczym podmioty prowadzące działalność gospodarczą na własne ryzyko, nie mogą wynikających z niego konsekwencji „przerzucać” na Skarb Państwa.

Niedostarczenie przez Kontrahenta II urządzeń, za które Państwo zapłacili, nie uprawnia do zaliczenia straty z tego tytułu w wysokości ustalonej na podstawie zawartego (…) r. Porozumienia pomiędzy stronami, tj. w wysokości wskazanej w lit. u stanu faktycznego, do kosztów uzyskania przychodów. Nie było to jednorazowe, nieprzewidywalne zdarzenie losowe, tj. np. kradzież, ale ciąg zdarzeń w oparciu o mechanizmy biznesowe opracowane w ramach Państwa struktur na potrzeby realizowanych zamówień i dostaw. Wskazali Państwo, że przeprowadzali Państwo wcześniej, tj. przed zawarciem umów, o których mowa we wniosku, transakcje z Kontrahentem II i współpraca ta przebiegała pomyślnie. Pozostawali Państwo zatem w relacjach gospodarczych z Kontrahentem II jako zweryfikowanym i wiarygodnym partnerem biznesowym.

Ponadto, fakt zawarcia (…) r. Porozumienia i zapłata przez Kontrahenta II kwot należnych tytułem udzielonego Poręczenia zobowiązań Kontrahenta I wobec Państwa świadczy o tym, że będąc w relacjach gospodarczych dążyli Państwo do polubownego załatwienia sprawy.

Co istotne, w wyniku tego Porozumienia ustalona została łączna kwota (…) zł do zapłaty przez Kontrahenta II na Państwa rzecz, którą chcą Państwo zaliczyć do kosztów podatkowych.

Ustalona kwota, choć odpowiada sumarycznie poniesionym przez Państwa wydatkom na Urządzenia X i Urządzenia Y pomniejszone o kwotę poręczeń, de facto stanowi dobrowolne porozumienie ugodowe, w wyniku którego chcieli Państwo polubownie sfinalizować kwestie finansowe w ramach łączących Państwa z Kontrahentem I i Kontrahentem II umów.

Nie mogę przy tym uznać za podstawę do dochodzenia spornej kwoty niekorzystnego dla Państwa wyroku Sądu Okręgowego, który w tej kwestii nie orzekł o długu od Kontrahenta II. W niniejszej sprawie spełnienie warunku, jakim jest uprawdopodobnienie nieściągalności wierzytelności nie nastąpiło w momencie ogłoszenia wyroku w sprawie, ponieważ − jak wynika z Państwa wyjaśnień − Sąd rozstrzygnął na Państwa niekorzyść w zmianie wyroku.

W takich okolicznościach sprawy nie można uznać, że strata w wysokości określonej na podstawie zawartego (…) r. Porozumienia, poniesiona przez Państwa na skutek niedostarczenia przez Kontrahenta II Urządzeń X i Urządzeń Y, za które Państwo zapłacili, jest następstwem zdarzeń losowych i nie wynika z celowego działania podatnika.

Na uwagę zasługuje przy tym dokonanie przez Państwa płatności na rzecz Kontrahenta II:

‒    (…) r. na kwotę (…) zł tytułem faktury pro-forma za urządzenia oraz

‒    (…) r. na kwotę (…) zł tytułem faktury pro-forma za urządzenia.

Faktura proforma jest bowiem rodzajem dokumentu stosowanym przy prezentowaniu oferty handlowej, która jest częścią takiej oferty i określa kwotę do zapłaty za przyszłą usługę lub dostawę zakupionego towaru. Fakturę proforma wystawia się jedynie w celu informacyjnym. Na jej podstawie możliwe jest zapoznanie się z warunkami sprzedaży, takimi jak między innymi: specyfikacje produktów i inne istotne warunki związane z daną transakcją.

Proforma nie jest jednak dokumentem księgowym, który zobowiązuje do zapłaty i w związku z tym nie wywołuje skutków podatkowych w postaci właściwego udokumentowania wydatku.

Dokonanie przelewu na kwotę blisko (…) mln zł jedynie na podstawie faktur proforma, bez fizycznego dysponowania towarem, stanowi przejaw braku należytej staranności w zabezpieczeniu źródła przychodów.

Co istotne, mimo niedostarczenia towaru w ustalonym w umowie z Kontrahentem II terminie 14 dni od dnia zawarcia Umowy I (tj. (…) r.) na Urządzenia X, który upłynął (…) r. Wnioskodawca zawarł w dniu (…) r. z tym samym kontrahentem drugą umowę (Umowa II) na zakup Urządzeń Y, na kwotę dwukrotnie wyższą niż kwota z Umowy I.

Należy mieć przy tym na uwadze, że kosztem podatkowym może być tylko strata, która jest zdarzeniem losowym i niezależnym od podatnika. Tutaj strata wynika z dobrowolnej decyzji o przekazaniu środków bez odpowiedniego zabezpieczenia prawnego (brak faktur VAT, brak fizycznego odbioru towaru, w szczególności towaru objętego Umową I). Ponadto sam fakt wypływu środków z konta Wnioskodawcy nie jest tożsamy z poniesieniem kosztu uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy podatkowej, jeżeli nie towarzyszy mu rzetelny dowód zakupu (faktura VAT) lub dokument potwierdzający fizyczne przejęcie towaru do dyspozycji podatnika.

Podsumowując, w analizowanej sprawie nie ma możliwości zaliczenia przez Państwa do kosztów uzyskania przychodów strat w środkach obrotowych poniesionych przez Państwa na skutek niedostarczenia przez Kontrahenta II Urządzeń X i Urządzeń Y, za które Państwo zapłacili tytułem faktur pro-forma, nawet jeśli dysponują Państwo dowodem w postaci potwierdzeń przelewu bankowego. Nie mogę bowiem uznać, że poniesione przez Państwa wydatki zostały właściwie udokumentowane. Ponadto, kwotę należną od Kontrahenta II ustalili Państwo w zawartym (…) r. Porozumieniu, a Sąd rozpatrując sprawę nie orzekł o długu od Kontrahenta II i wydał niekorzystny dla Państwa wyrok, co jednoznacznie nie uprawdopodabnia zaistnienia szkody, która mogłaby być rozliczona przez Państwa w kosztach podatkowych. Czym innym jest bowiem strata w majątku prowadzącego działalność gospodarczą podmiotu, a czym innym możliwość uznania przekazanych wpłat jako kosztów podatkowych na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, które spełniać muszą warunki wskazane w tym przepisie.

Co zostało wykazane powyżej, opisane przez Państwa straty w środkach obrotowych poniesionych przez Państwa na skutek niedostarczenia przez Kontrahenta II Urządzeń X i Urządzeń Y, za które Państwo zapłacili, a których nie mogą Państwo dochodzić od Kontrahenta II, w kwocie ustalonej na podstawie zawartego Porozumienia, nie spełniają przesłanek uprawdopodabnia zaistnienia szkody, ani prawidłowego jej udokumentowania.

W związku z tym należy stwierdzić, że nie mogą Państwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwot zapłaconych na rzecz Kontrahenta II, w związku z zakończeniem postępowania sądowego oraz brakiem dalszych możliwości dochodzenia roszczeń na drodze sądowej, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, w wysokości wskazanej w lit. u stanu faktycznego.

Państwa stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kwot zapłaconych na rzecz Kontrahenta II, który nie dostarczył kupionych Urządzeń X i Urządzeń Y, należy uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Wskazać należy, że powołane we wniosku interpretacje indywidualne oraz orzeczenia sądowe zostały wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosujecie się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm., dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.