Interpretacja 0111-KDIB1-1.4010.30.2026.2.KM

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 stycznia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Uzupełnili go Państwo w dniach 19, 24 i 25 lutego 2026 r. (pismo z 19 lutego 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

X Sp. z o.o. prowadzi działalność gospodarczą w zakresie (…).

Dodatkowo od pewnego czasu próbuje (…). Na chwilę obecną (…).

W ramach działalności gospodarczej przedstawiciele spółki odbywają podróże zagraniczne, których celem jest:

- (…).

Podróże te mają charakter nieregularny i odbywają się kilka razy w roku, w zależności od bieżących potrzeb biznesowych. Koszty takich podróży obejmują głównie:

- bilety lotnicze,

- bilety autobusowe,

- noclegi niezbędne podczas podróży.

Wszystkie powyższe koszty, są dokumentowane fakturami wystawionymi na spółkę lub stanowią wydatki służbowe reprezentanta firmy.

W przyszłości spółka chciałaby korzystać z usług osób zewnętrznych w (…) i rozliczać ich koszty podróży.

Kilka tygodni temu Wnioskodawca składał wniosek jednak nie zdążył przesłać odpowiedzi na zadane pytania. W celu lepszego zrozumienia sytuacji Wnioskodawca dołącza je tutaj:

1. Kim są przedstawiciele Państwa Spółki odbywający podróże służbowe, o których mowa we wniosku? Czy są to pracownicy Państwa Spółki, współpracownicy, członkowie zarządu czy inne osoby (jakie?) i jaki stosunek prawny łączy ich z Państwa Spółką (np. umowa o pracę, umowa zlecenie, powołanie, kontrakt menadżerski, itp.)?

Odp.: W chwili obecnej są to tylko członkowie Zarządu. Wnioskodawca rozważa możliwość korzystania z usług osób spoza spółki (na umowie zlecenie, kontrakcie, umowie o praktykach zawodowych).

2. Do jakich państw odbywają się/będą odbywać się podróże służbowe i od czego będzie zależał wybór danego państwa oraz miejsca podróży służbowej?

Odp.: (…). W przyszłości (…). Wybór Państwa będzie zależeć od aktualnej sytuacji na rynku pracy w danym kraju oraz nawiązanych kontaktów, np. jeśli uda się nawiązać kontakty online w (…), Wnioskodawca chciałby tam się wybrać. Na chwilę obecną Wnioskodawca ma kontakty w (…).

3. Czy obecnie współpracują Państwo z zagranicznymi firmami w zakresie (…)?

Odp.: Wnioskodawca współpracuje z (…). Wnioskodawca realizował także zlecenia poszukiwania pracowników w (…). Dodatkowo Wnioskodawca współpracuje z (…) w zakresie (…).

4. Czy w ramach zagranicznych podróży służbowych będą Państwo pozyskiwać klientów lub realizować kontrakty zagraniczne? Czy mają już Państwo zawarte jakieś kontrakty (jeżeli tak to proszę wskazać jakie)?

Odp.: Wnioskodawca chciałby się skupić na poszukiwaniach klientów z (…) oraz (…). Obecnie Wnioskodawca ma (…).

5. Czy w czasie podróży służbowych będą odbywać się spotkania z przedstawicielami firm działających na lokalnym rynku pracy? Jeżeli tak, to jaki charakter będą miały te spotkania? W jaki sposób będzie to udokumentowane?

Odp.: Tak. Spotkania będą miały (…). Spotkania będą udokumentowane w formie emailowego potwierdzenia.

6. W jaki sposób, podczas zagranicznych podróży służbowych, przedstawiciele Spółki będą (…), aby dokonywać (…)?

Odp.: (…).

7. Ile będą trwały zagraniczne podróże służbowe i od jakich czynników będzie zależał wybór terminu i długość podróży służbowych?

Odp.: Wybór terminów będzie zależeć od możliwości znalezienia ekonomicznych środków transportu w roku oraz od dyspozycyjności Członków Zarządu. Długość podróży będzie zależeć od szybkości nawiązania kontaktów, średnio kilka tygodni podczas, których przedstawiciele będą pracować zdalnie.

8. Czy zagraniczne podróże służbowe będą połączone z wypoczynkiem oraz atrakcjami, np. Turystycznymi?

Odp.: Przedstawiciele będą korzystać z możliwości wypoczynkowych oraz atrakcji turystycznych, jednak ich koszty będą pokrywane ze środków prywatnych. Jednym (winno być: jedynym) kosztem jaki będzie ponosić spółka są koszty transportu oraz sporadycznie koszty noclegów.

9. W jaki sposób będą dokumentowane wydatki służbowe reprezentanta firmy w zakresie opisanych zagranicznych podróży służbowych?

Odp.: Bilety lotnicze, bilety autobusowe, rachunki za noclegi.

10. Kim będą osoby zewnętrzne, przyjmujące zlecenie (osoby fizyczne, spółki powiązane, członkowie rodziny itp.)?

Odp.: Osoby fizyczne znające lokalny język.

11. W jaki sposób (…) w różnych regionach świata przełoży się na osiągnięcie przychodów ze źródła przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów Państwa Spółki (proszę o konkretne wskazanie)?

Odp.: Będzie to element (…) co wpłynie na pozytywne postrzeganie Wnioskodawcy przez potencjalnych klientów (…). Wnioskodawca chciałby także znaleźć klientów (…). Wnioskodawca zamierza (…).

12. Do kogo będą skierowane treści merytoryczne (…) wytworzone podczas (czy też na skutek) odbytych podróży zagranicznych?

Odp.: Osoby decyzyjne w (…).

13. Czy poniesione wydatki z tytułu opisanych we wniosku zagranicznych podróży służbowych nie zostaną Państwu w jakikolwiek sposób zwrócone?

Odp.: Wnioskodawca liczy, że dzięki tym działaniom będzie mógł rozszerzyć działalność projektową co przełoży się na nowe kontrakty.

14. Jakie jeszcze inne koszty (oprócz wskazanych we wniosku jako główne, tj. bilety lotnicze, bilety autobusowe, noclegi) będą obejmować opisane przez Państwa zagraniczne podróże służbowe?

Odp.: Sporadyczne koszty usług lokalnych konsultantów (Wnioskodawca nie planuje, aby były to częste zlecenia).

15. Jaki będzie związek poniesionych przez Państwa wydatków na ww. podróże służbowe z powstaniem przychodów ze źródła przychodów Państwa Spółki lub z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów Państwa Spółki (proszę dokładnie opisać ten związek przyczynowo-skutkowy)?

Odp.: Przedstawiciel spółki udaje się w podróż do np. (…). Tworzy materiały pisemne związane z (…). Materiały zostają opublikowane w mediach społecznościowych tak, aby jak najwięcej osób z (…) mogło się z nimi zapoznać. Wokół spółki i jej przedstawicieli budowany jest obraz spółki (…). Potencjalni klienci będą zwracać się z zapytaniami o możliwość nawiązania współpracy. Dodatkowo Wnioskodawca będzie wykonywać działania (…). Wnioskodawca liczy, że zbudowana marka przełoży się na wzrost zamówień w (…). Dodatkowo Wnioskodawca liczy na nawiązanie współpracy z zagranicznymi firmami.

W uzupełnieniu wniosku z 19 lutego 2026 r. w odpowiedzi na pytania z wezwania, wskazali Państwo, że:

1. Czy członkowie zarządu, którzy będą odbywać zagraniczne podróże służbowe, o których mowa we wniosku są zatrudnieni w Spółce na umowę o pracę lub inną (jaką), czy też sprawują tą funkcję na podstawie powołania?

ODP.: Nie są zatrudnieni. Pełnią funkcję na podstawie powołania.

2. Czy członkowie zarządu biorący udział w zagranicznych podróżach służbowych są jednocześnie udziałowcami Spółki?

ODP.: Tak.

3. We wniosku w odpowiedzi na pytanie Nr 14 dotyczące wskazania innych kosztów (oprócz wskazanych we wniosku jako główne, tj. bilety lotnicze, bilety autobusowe, noclegi), które będą obejmować opisane przez Państwa zagraniczne podróże służbowe wskazali Państwo, że sporadyczne koszty usług lokalnych konsultantów (Wnioskodawca nie planuje, aby były to częste zlecenia). Jakie to będą usługi?

ODP.: Koszty (…).

4. Czy poniesione przez Państwa wydatki z tytułu opisanych we wniosku zagranicznych podróży służbowych nie zostaną Państwu w jakikolwiek sposób zwrócone?

ODP.: Nie.

5. Czy osoby zewnętrzne, o których mowa we wniosku, tj. osoby przyjmujące zlecenie będące osobami fizycznymi znającymi lokalny język będą rezydentami podatkowymi w Polsce?

ODP.: Mogą być rezydentami podatkowymi w Polsce lub lokalnymi rezydentami innych krajów. Spółka nie ma w tym momencie konkretnie wybranych osób.

Pytanie

Czy opisane powyżej wydatki związane z podróżami służbowymi (reprezentantów spółki oraz osób przyjmujących zlecenie) ponoszone sporadycznie i udokumentowane fakturami mogą zostać zaliczone przez spółkę do kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jako wydatki ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem spółki, wydatki związane z podróżami służbowymi stanowią koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ponieważ pozostają w bezpośrednim związku z działalnością gospodarczą spółki.

Podróże wynikają z konkretnych potrzeb biznesowych:

- (…).

W związku z powyższym istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy ponoszeniem tych kosztów, a generowaniem przychodów oraz zabezpieczeniem źródła przychodów spółki.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które Państwo przedstawili we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Właściwa i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:

- przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu) oraz

- potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a. „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b. „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

c. „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Podatnik, oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik, uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Zgodnie z utrwalonym poglądem judykatury: „Warunkiem uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest łączne spełnienie następujących warunków: faktycznego (rzeczywistego) poniesienia wydatku przez podatnika, istnienie związku z prowadzoną przez podatnika działalnością oraz poniesienie go w celu uzyskania przychodu, jego zwiększenia bądź zachowania źródła przychodu. Nie każdy zatem wydatek, nawet związany z prowadzoną działalnością gospodarczą jest kosztem podatkowym, zmniejszającym podstawę opodatkowania, ale tylko taki, który realizuje cel wskazany w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Cel ten musi być widoczny, a ponoszone koszty winny go realizować bądź co na najmniej zakładać realnie możliwość jego osiągnięcia” (por. wyrok NSA z 2 sierpnia 2012 roku, sygn. akt II FSK 41/11, uchwała NSA z 24 stycznia 2011 r., sygn. akt II FPS 6/10, oraz uchwała z 12 grudnia 2011 roku, sygn. akt II FPS 2/11). Poza tym, „przy ustaleniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek – poza wyraźnie wskazanymi w ustawie – wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego lub pośredniego związku z przychodem i racjonalnością działania dla osiągnięcia tego przychodu. Sytuacje, w których ów związek przyczynowy nie jest jednoznaczny, należy rozwiązywać według zasad racjonalnego rozumowania, odrębnie w odniesieniu do każdego przypadku” (por. wyrok NSA z 9 września 2011 roku, sygn. akt II FSK 1118/10). Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego kosztu (por. wyrok NSA z 1 marca 2016 roku, sygn. akt II FSK 4009/13).

Przedstawione przez Państwa wątpliwości obejmują m.in. kwestię związaną z zaliczeniem wydatków związanych z podróżami służbowymi (osób przyjmujących zlecenie) ponoszonych sporadycznie i udokumentowanych fakturami do kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, jako wydatki ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła.

Zauważyć należy, że z wniosku i jego uzupełnienia wynika, że Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie (…). Dodatkowo od pewnego czasu próbuje (…). Na chwilę obecną (…).

W ramach działalności gospodarczej przedstawiciele spółki odbywają podróże zagraniczne, których celem jest:

- (…).

Podróże te mają charakter nieregularny i odbywają się kilka razy w roku, w zależności od bieżących potrzeb biznesowych. Koszty takich podróży obejmują głównie:

- bilety lotnicze,

- bilety autobusowe,

- noclegi niezbędne podczas podróży.

Wszystkie powyższe koszty, są dokumentowane fakturami wystawionymi na spółkę lub stanowią wydatki służbowe reprezentanta firmy i nie zostaną Spółce w jakikolwiek zwrócone.

Wybór terminów podróży służbowych będzie zależeć od możliwości znalezienia ekonomicznych środków transportu w roku oraz od dyspozycyjności Członków Zarządu. Długość podróży będzie zależeć od szybkości nawiązania kontaktów, średnio kilka tygodni podczas, których przedstawiciele będą pracować zdalnie.

W czasie podróży służbowych będą odbywać się spotkania z przedstawicielami firm działających na lokalnym rynku pracy. Spotkania będą miały (…). Spotkania będą udokumentowane w formie emailowego potwierdzenia.

Przedstawiciele będą korzystać z możliwości wypoczynkowych oraz atrakcji turystycznych, jednak ich koszty będą pokrywane ze środków prywatnych. Jedynym kosztem jaki będzie ponosić spółka są koszty transportu oraz sporadycznie koszty noclegów. Koszty zagranicznych podróży będą również obejmować sporadycznie koszty usług lokalnych konsultantów przez które Spółka rozumie (…).

Wskazali Państwo na następujący związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkami na podróże służbowe, a powstaniem przychodów ze źródła przychodów Spółki lub z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów Spółki – przedstawiciel spółki udaje się w podróż do np. (…). Tworzy materiały pisemne związane z (…). Materiały zostają opublikowane w mediach społecznościowych tak, aby jak najwięcej osób z (…). Potencjalni klienci będą zwracać się z zapytaniami o możliwość nawiązania współpracy. Dodatkowo Spółka będzie wykonywać działania (…). Spółka liczy, że zbudowana marka przełoży się na wzrost zamówień w (…). Dodatkowo Spółka liczy na nawiązanie współpracy z zagranicznymi firmami.

Spółka rozważa możliwość korzystania z usług osób spoza spółki (na umowie zlecenie, kontrakcie, umowie o praktykach zawodowych) – tj. osób fizycznych znających lokalny język. Ww. osoby mogą być rezydentami podatkowymi w Polsce lub lokalnymi rezydentami innych krajów. Spółka nie ma w tym momencie konkretnie wybranych osób.

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego stwierdzić zatem należy, że ww. wydatki ponoszone na rzecz osób przyjmujących zlecenie będą spełniały wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT przesłanki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu. Przedstawiony przez Państwa we wniosku i jego uzupełnieniu opis sprawy pozwala na uznanie, że istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy ww. wydatkami, a osiągnięciem przez Spółkę przychodów i zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła.

Dokonując natomiast oceny możliwości zaliczenia wydatków poniesionych na rzecz członków zarządu (będących jednocześnie udziałowcami Spółki), którzy pełnią funkcję na podstawie powołania, zasadnym jest odwołanie się do artykułu 16 ust. 1 ustawy o CIT, w którym ustawodawca wymienił wydatki uznane za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

I tak zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38 i 38a ww. ustawy za koszty uzyskania przychodów nie uważa się:

38) wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz wspólników lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego;

38a) wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych oraz spółki, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 1, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Przepisy podatkowe nie definiują pojęcia „jednostronne świadczenie”. Z orzecznictwa sądowego wynika, że są to świadczenia dokonywane przez jedną ze stron na rzecz drugiej, bez jakiejkolwiek ekwiwalentności świadczenia tej drugiej strony (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 17 lutego 2004 r., sygn. akt I SA/Łd 45/2003). W wyroku z 28 lipca 2005 r., sygn. akt FSK 1720/04 Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził: „jednostronne świadczenie spółki na rzecz jej udziałowca w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych to takie, któremu nie odpowiada wzajemne świadczenie udziałowca na rzecz spółki”.

Jako jednostronne świadczenia uważane są więc sytuacje, gdy spółka kapitałowa wykonuje świadczenie na rzecz swojego wspólnika, nie otrzymując w zamian żadnych świadczeń wzajemnych, czyli tylko jedna ze stron jest uprawniona, a druga tylko zobowiązana.

Wobec powyższego stwierdzić należy, że art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT nie znajdzie więc zastosowania w analizowanym przypadku, ponieważ występuje tu obustronne świadczenie (wzajemne): świadczenie na rzecz Członków Zarządu (udziałowców Spółki) dotyczy wykonywanych przez nich na rzecz Spółki określonych czynności.

Nie ma w niniejszej sprawie zastosowania również art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT, ponieważ zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością pełni funkcję wykonawczą i nie jest organem stanowiącym, lecz organem zarządzającym Spółką. W ten sposób ustawodawca nie wyłącza możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków ponoszonych na rzecz organu wykonawczego innych niż wynagrodzenie.

Mając powyższe na względzie, stwierdzić należy że wydatki związane z podróżami służbowymi (reprezentantów spółki – członków zarządu będących jednocześnie udziałowcami Spółki) ponoszone sporadycznie i udokumentowane fakturami mogą zostać zaliczone przez spółkę do kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, pod warunkiem, że z zawartych umów/uchwał, bądź z postanowień/regulaminów/statutu Spółki, wynika konieczność poniesienia ww. wydatków na rzecz członków zarządu. Ponadto, wydatki te nie zostały wyłączone z kosztów na podstawie art. 16 ustawy o CIT.

Należy przy tym podkreślić, że ciężar co do prawidłowego udokumentowania ww. wydatków, jak i wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem tych wydatków, a uzyskaniem przychodu spoczywa na Spółce, bowiem musi wykazać, że poniosła koszt zasadny z punktu widzenia prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.

Mając powyższe na względzie, Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 146 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.