Interpretacja 0111-KDIB1-1.4010.352.2025.2.MF

Interpretacja indywidualna
- stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest nieprawidłowe w zakresie pytania Nr 1 i Nr 2 oraz prawidłowe w zakresie pytania Nr 3.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

2 lipca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 25 czerwca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej.

Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 19 lipca 2025 r. (data wpływu do Organu 22 lipca 2023 r. oraz 23 lipca 2025 r.)

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka zamierza kupować urządzenia do (…) na stronie (…) jest to oficjalny sklep firmy P sp. z o.o. NIP (…). Podczas zamówienia towaru sprzedawca nie udostępnia na stronie sklepu możliwości zaznaczenia faktury lub paragonu z numerem NIP do zamówienia. Po kontakcie na czacie Spółka uzyskała informacje, że nie ma możliwości wystawienia faktury lub paragonu z NIP. Po kolejnym kontakcie mailowym w trakcie którego chcieliśmy uzyskać informacje dotyczące możliwości dokonywania zakupów potwierdzonych paragonem z numerem NIP bądź fakturą sprzedaży, Spółka uzyskała informację, że sklep online nie wystawia faktury ani paragonu z NIP do sprzedawanych urządzeń, ponieważ wprowadzony regulamin sprzedaży zezwala jedynie na sprzedaż do osób prywatnych. Brak możliwości otrzymania faktury lub paragonu z NIP dotyczy nie tylko (…) ale wszystkich produktów również (…) i pozostałych akcesoriów. Spółka chciałaby jednak nabywać urządzenia do (…) poprzez wspomnianą wyżej stronę ze względu na korzystne ceny zakupu, organizowane akcje promocyjne dostępne tylko na stronie sklepu internetowego. Takie działanie utrudnia poprawne rozliczenie dokumentu zakupowego i zasady wolnego handlu.

Spółka chciałaby dokonywać zakupów we wskazanym wyżej sklepie internetowym, zapłata za zakupy będzie następowała z rachunku bankowego Spółki poprzez blik lub z rachunków osobistych pracowników pracujących zdalnie. Pracownicy mieliby wypłacane przez Spółkę zaliczki na poczet dokonywanych zakupów.

Zakupione urządzenia byłyby dalej sprzedawane w hurcie kontrahentom Spółki.

W uzupełnieniu wniosku ujętym w piśmie z 19 lipca 2025 r. wskazali Państwo, iż:

1. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT i nabywa towary w celu dalszej odsprzedaży. Sprzedaż jest realizowana głównie jako wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

2. Spółce przysługiwałoby obniżenie lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług w związku z zakupem towarów handlowych, o którym mowa we wniosku gdyby zakupy były udokumentowane zakupem na podstawie faktur wystawionych zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług. Zakupy na podstawie paragonu bez numeru NIP nabywcy nie będą dawały możliwości odliczenia podatku VAT naliczonego.

Pytanie

1. Czy paragon bez numeru NIP w wartości netto, za który zostanie zapłacone z rachunku Spółki przy użyciu kodu blik, a następnie na jego podstawie zostanie dokonane przyjęcie zewnętrzne towaru do magazynu może zostać uznany za dowód księgowy zakupu i stanowić koszt zakupu towarów handlowych oraz stanowić zewnętrzny obcy dowód księgowy w myśl art. 20 ust. 2 pkt 1 i art. 21 ustawy o rachunkowości?

2. Czy paragon bez numeru NIP w wartości netto, za który zostanie zapłacone z rachunku bankowego pracownika Spółki przy użyciu kodu blik, na który to rachunek zostanie wpłacona otrzymana zaliczka na zakup towarów, a następnie na jego podstawie zostanie dokonane przyjęcie zewnętrzne towaru do magazynu może zostać uznany za dowód księgowy zakupu i stanowić koszt zakupu towarów handlowych oraz stanowić zewnętrzny obcy dowód księgowy w myśl art. 20 ust. 2 pkt 1 i art. 21 ustawy o rachunkowości?

3. Czy kosztem zakupu towaru dla Spółki będzie wartość netto z paragonu bez NIP, a VAT wskazany na paragonie powinien zostać uznany za koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodu w związku z tym, że brak jest możliwości odliczenia naliczonego podatku VAT?

Państwa stanowisko w sprawie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku z 19 lipca 2025 r.)

1. Paragon bez numeru NIP nabywcy, za który zostało zapłacone przy użyciu kodu blik z rachunku firmowego Spółki i towar zostanie przyjęty do magazynu Spółki, będzie uznany za zewnętrzny obcy dowód księgowy i będzie stanowił dowód księgowy oraz będzie stanowił koszt zakupu towaru (art. 20 ust. 2 pkt 1 i art. 21 ustawy o rachunkowości).

2. Paragon bez numeru NIP nabywcy i zakup towaru wprowadzony do magazynu będzie stanowił zewnętrzny obcy dowód księgowy i będzie uznany za dowód księgowy oraz będzie stanowił koszt zakupu towaru pomimo, że został opłacony z rachunku bankowego pracownika Spółki.

3. Naliczony na paragonie podatek VAT nie będzie stanowił kosztu uzyskania przychodu sprzedawanego towaru. Będzie musiał zostać uznany za koszty niestanowiące uzyskania w związku z tym, że brak jest możliwości odliczenia naliczonego podatku VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe w zakresie pytania Nr 1 i Nr 2 oraz prawidłowe w zakresie pytania Nr 3.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek
z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu, podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, każdy wydatek celowo poniesiony z zamiarem uzyskania przychodu, poza wyraźnie wskazanymi w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, powinien być uznany za koszt uzyskania przychodów.

Powołany art. 15 ust. 1 ustawy należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym:

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm., dalej: „UoR”).

Zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR:

Natomiast stosownie do art. 20 ust. 2 UoR:

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Z przepisów tej ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych - w myśl art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości - są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 tej ustawy).

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Stosownie do art. 21 ust. 1 UoR:

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zgodnie z art. 21 ust. 1a UoR:

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Zgodnie z art. 21 ust. 1a UoR można zaniechać zamieszczania na dowodzie wymaganych danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6. Dokument taki powinien być opisany (przez uprawnioną osobę) poprzez umieszczenie na nim danych i podpisu osoby, która dokonała opłat oraz opisu operacji gospodarczej, przy zastosowaniu ogólnie ustalonych, przez Spółkę zasad. Zaznaczyć należy, że potwierdzenie dokonania wydatku powinno znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym, tj. dokumentującym poniesiony wydatek, jego cel i związek z funkcjonowaniem podmiotu.

Przywołane przepisy art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne - to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.):

Zgodnie z art. 181 ww. ustawy:

W tym miejscu należy zwrócić uwagę, że postępowanie w sprawie wydawania interpretacji indywidualnych jest postępowaniem szczególnym, odrębnym i w tym sensie ograniczonym np. w stosunku do postępowania podatkowego i kontrolnego, że nie może obejmować postępowania dowodowego.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem.

W opisie sprawy wskazali Państwo, że podczas zamówienia towaru sprzedawca nie udostępnia na stronie sklepu możliwości zaznaczenia faktury lub paragonu z numerem NIP do zamówienia. Po kontakcie na czacie Państwa Spółka uzyskała informacje, że nie ma możliwości wystawienie faktury lub paragonu z NIP. Po kolejnym kontakcie mailowym w trakcie którego chcieliście Państwo uzyskać informacje dotyczące możliwości dokonywania zakupów potwierdzonych paragonem z numerem NIP bądź fakturą sprzedaży, uzyskaliście Państwo informację, że sklep online nie wystawia faktury ani paragonu z NIP do sprzedawanych urządzeń, ponieważ wprowadzony regulamin sprzedaży zezwala jedynie na sprzedaż do osób prywatnych. Brak możliwości otrzymania faktury lub paragonu z NIP dotyczy nie tylko (…), ale wszystkich produktów również (…) i pozostałych akcesoriów. Państwa Spółka chciałaby jednak nabywać urządzenia do (…) poprzez wspomnianą wyżej stronę ze względu na korzystne ceny zakupu, organizowane akcje promocyjne dostępne tylko na stronie sklepu internetowego. Takie działanie utrudnia poprawne rozliczenie dokumentu zakupowego i zasady wolnego handlu. Państwa Spółka chciałaby dokonywać zakupów we wskazanym wyżej sklepie internetowym, zapłata za zakupy będzie następowała z rachunku bankowego Państwa Spółki poprzez blik lub z rachunków osobistych pracowników pracujących zdalnie. Pracownicy mieliby wypłacane przez Państwa Spółkę zaliczki na poczet dokonywanych zakupów. Zakupione urządzenia byłyby dalej sprzedawane w hurcie kontrahentom Państwa Spółki.

Ponadto z uzupełnienia wniosku wynika, że jesteście Państwo czynnym podatnikiem podatku VAT i nabywacie towary w celu dalszej odsprzedaży. Sprzedaż jest realizowana głównie jako wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Państwa Spółce przysługiwałoby obniżenie lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług w związku z zakupem towarów handlowych, o którym mowa we wniosku gdyby zakupy były udokumentowane zakupem na podstawie faktur wystawionych zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług. Zakupy na podstawie paragonu bez numeru NIP nabywcy nie będą dawały możliwości odliczenia podatku VAT naliczonego.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia:

- czy paragon bez numeru NIP w wartości netto, za który zostanie zapłacone z rachunku Spółki przy użyciu kodu blik, a następnie na jego podstawie zostanie dokonane przyjęcie zewnętrzne towaru do magazynu może zostać uznany za dowód księgowy zakupu i stanowić koszt zakupu towarów handlowych oraz stanowić zewnętrzny obcy dowód księgowy w myśl art. 20 ust. 2 pkt 1 i art. 21 ustawy o rachunkowości;

- czy paragon bez numeru NIP w wartości netto, za który zostanie zapłacone z rachunku bankowego pracownika Spółki przy użyciu kodu blik, na który to rachunek zostanie wpłacona otrzymana zaliczka na zakup towarów, a następnie na jego podstawie zostanie dokonane przyjęcie zewnętrzne towaru do magazynu może zostać uznany za dowód księgowy zakupu i stanowić koszt zakupu towarów handlowych oraz stanowić zewnętrzny obcy dowód księgowy w myśl art. 20 ust. 2 pkt 1 i art. 21 ustawy o rachunkowości;

- czy kosztem zakupu towaru dla Spółki będzie wartość netto z paragonu bez NIP, a VAT wskazany na paragonie powinien zostać uznany za koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodu w związku z tym, że brak jest możliwości odliczenia naliczonego podatku VAT.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, stwierdzić należy, że z uwagi na fakt, że zgodnie z regulaminem kontrahenta - klientem jego mogą być tylko osoby prywatne, to tym samym Spółka jako osoba prawna nie może być stroną transakcji między kontrahentem. Skoro nie może być stroną transakcji to nie można uznać, że paragon bez numeru NIP jest dowodem księgowym dokumentującym zawarcie transakcji między Spółką, a kontrahentem dotyczącym zakupu towaru handlowego. Bez znaczenie w tym zakresie pozostaje fakt, że zapłata zostanie dokonana z konta Spółki albo z konta pracownika, bowiem transakcja zakupu towarów nie może zostać dokonana przez Spółkę. Ponadto paragony fiskalne bez numeru NIP ze swej specyfiki są dowodami dokumentującymi sprzedaż na rzecz osób fizycznych a nie na rzecz osób prawnych, a więc nie mogą stanowić dowodu księgowego dokumentującego zakup towarów, o których mowa we wniosku przez Państwa Spółkę.

W konsekwencji skoro paragony bez nr NIP nie są dowodem księgowym potwierdzającym zawarcie transakcji przez Państwa Spółkę, to wydatek poniesiony przez Spółkę na zakup towarów handlowych nie jest właściwie udokumentowany i nie może zostać ujęty jako koszt uzyskania przychodu.

Zatem przedstawione przez Państwa stanowisko w zakresie pytania Nr 1 i Nr 2 uznano za nieprawidłowe.

Odnosząc się natomiast do oceny Państwa stanowiska do pytania Nr 3, zauważyć należy, że skoro jak wskazano w uzasadnieniu do pytania Nr 1 i 2, że paragony bez nr NIP nie są dowodem księgowym potwierdzającym zawarcie transakcji przez Państwa Spółkę, wydatek poniesiony przez Spółkę na zakup towarów handlowych nie jest właściwie udokumentowany i nie może zostać ujęty jako koszt uzyskania przychodu, to tym samym naliczony na paragonie VAT nie będzie stanowił kosztu uzyskania przychodu sprzedawanego towaru.

Zatem zgodzić się należy z Państwa stanowiskiem, że naliczony na paragonie podatek VAT nie będzie stanowił kosztu uzyskania przychodu sprzedawanego towaru, jednakże z innych względów niż wskazane przez Państwa Spółkę.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania Nr 3, należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Do wniosku dołączono dokumenty źródłowe. Należy jednak zauważyć, że Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, nie przeprowadza postępowania dowodowego w związku z czym nie jest obowiązany, ani uprawniony do jego oceny; jest związany wyłącznie opisem zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę we wniosku i jego stanowiskiem.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności, będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).

Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.