Interpretacja 0111-KDIB1-1.4010.394.2025.2.KM

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie pytania Nr 1 jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

25 lipca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący podatku dochodowego od osób prawnych m.in. w zakresie ustalenia, czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzone w toku inwentaryzacji niedobory (straty) mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Uzupełnili go Państwo częściowo pismem z 26 sierpnia 2025 r. (wpływ tego samego dnia) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca jest polskim rezydentem podatkowym, posiada nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz jest czynnym podatnikiem VAT.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą sklasyfikowaną jako (…). W ramach tej działalności prowadzi (…), w których odbywa się również sprzedaż detaliczna (…).

Z uwagi na skalę i charakter prowadzonej działalności, w toku przeprowadzanych inwentaryzacji ujawniane są różnice inwentaryzacyjne w postaci niedoborów. Występują one najczęściej w wyniku niezawinionych działań, takich jak pomyłki przy wprowadzaniu towarów do magazynów, pomyłki przy wydawaniu towarów oraz kradzieże klientów oraz naturalnych ubytków związanych z właściwościami przechowywanego towaru (np. przeterminowanie, uszkodzenie).

Wnioskodawca naturalnie podejmuje działania zabezpieczające, takie jak: systemy antykradzieżowe, monitoring, kontrola stanów magazynowych, procedury wewnętrzne dla pracowników.

Niedobory mają charakter zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot.

Czasami w wyniku błędów przy wprowadzaniu towarów ewidencji magazynowej niektóre towary występują w ilości większej niż wynikałoby to z ewidencji.

Dokumentami potwierdzającymi różnice remanentowe są protokoły komisji inwentaryzacyjnej.

W uzupełnieniu wniosku z 26 sierpnia 2025 r. wskazali Państwo m.in., że:

Niedobory nie są wynikiem zawinionych działań Spółki.

Spółka dokonała (winno być: dochowała) należytej staranności w zabezpieczeniu majątku przed powstaniem niedoborów. Wnioskodawca podejmuje działania zabezpieczające, takie jak: wprowadzenie systemów antykradzieżowych, monitoringu, kontroli stanów magazynowych oraz procedur wewnętrznych dla pracowników.

Pytanie Nr 1 ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku z 26 sierpnia 2025 r.

Czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzone w toku inwentaryzacji niedobory (straty) mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Państwa stanowisko w sprawie do pytania Nr 1 ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku z 26 sierpnia 2025 r.

W ocenie Wnioskodawcy, ujawnione w toku inwentaryzacji niedobory (straty) mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych, o ile mają charakter niezawiniony oraz są właściwie udokumentowane.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278, dalej: „u.p.d.o.p.”), kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, jak również w celu zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Wynika z tego, że aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy, musi spełniać ogólną przesłankę celowości – tj. pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz przychodami z niej osiąganymi. Istotne jest przy tym, że nie jest konieczne, by poniesienie konkretnego kosztu przekładało się bezpośrednio na uzyskanie ściśle określonego przychodu – wystarczający jest związek pośredni, o ile dany koszt służy całokształtowi działalności podatnika.

W świetle utrwalonej linii interpretacyjnej oraz orzeczniczej, do kosztów uzyskania przychodów mogą być zaliczane także straty w środkach obrotowych – w tym niedobory towarowe – pod warunkiem, że:

- mają charakter niezawiniony,

- są udokumentowane w sposób niebudzący wątpliwości,

- wynikają z normalnego ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością,

- powstały pomimo zachowania należytej staranności przez podatnika.

Należy podkreślić, że u.p.d.o.p. nie zawiera przepisów ograniczających możliwość zaliczania strat towarowych do kosztów podatkowych, z wyjątkiem strat wyraźnie wskazanych w art. 16 ust. 1 pkt 47 (dotyczących wyrobów akcyzowych). W pozostałym zakresie brak jest podstaw do wykluczania strat w środkach obrotowych jako kosztów podatkowych.

W orzecznictwie, m.in. w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 28 listopada 2013 r. (sygn. akt II FSK 106/12), wskazuje się, że straty – mimo że same w sobie nie stanowią działania w celu uzyskania przychodu – są naturalnym, często nieuniknionym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. W związku z tym uzasadnione jest traktowanie ich jako kosztów, o ile spełnione są kryteria racjonalności, niezawinionego charakteru oraz należytej dokumentacji.

Wnioskodawca pragnie podkreślić, że w prowadzonej działalności wdrożone są procedury minimalizujące ryzyko powstawania strat – m.in. systemy monitoringu, zabezpieczenia towarów, kontrole stanów magazynowych, procedury wewnętrzne – a mimo to, w ramach normalnej działalności dochodzi do niedoborów. Ich źródłem są m.in. kradzieże zewnętrzne, błędy ludzkie czy ubytki naturalne.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, opisane niedobory spełniają przesłanki pozwalające uznać je za koszty uzyskania przychodów na gruncie art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., o ile ich wystąpienie zostanie odpowiednio udokumentowane i nie wynika z zawinionego działania podmiotu lub jego pracowników. Stanowisko to znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 15 listopada 2016 r., Znak: 0461-ITPB3.4510.552.2016.1.MJ oraz w interpretacji indywidualnej z dnia 19 grudnia 2022 r., Znak: 0111-KDIB1-2.4010.717.2022.2.DP.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie pytania Nr 1 jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

O możliwości zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych decydują przepisy art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy:

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT), pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem, to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania przychodów bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów,

- został właściwie udokumentowany.

Zauważyć należy, że zdefiniowanie celu osiągnięcia przychodu nie może być traktowane jedynie w kategoriach formalnych, ponieważ ww. ustawa w przywołanym art. 15 ust. 1 ustawy o CIT nie wymaga wykazania, że konkretny przychód jest skutkiem poniesienia określonego kosztu. Jako koszty uzyskania przychodów mogą być rozpatrywane zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami. Te pierwsze dają się powiązać z konkretnie określonym przychodem, jaki osiągnął podatnik, natomiast te drugie wiążą się z całokształtem działalności prowadzonej przez podatnika i ogólnie określonymi przychodami osiąganymi z tytułu prowadzenia tej działalności.

Wśród kosztów wymienionych w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty podatkowe, nie wyszczególniono niedoborów inwentaryzacyjnych. Niemniej każdy przypadek oraz każde tego rodzaju zdarzenie należy rozpatrywać i oceniać indywidualnie, jako konkretny przypadek z uwzględnieniem okoliczności faktycznych badanej sprawy. Dlatego też zaliczenie niedoborów inwentaryzacyjnych do kosztów uzyskania przychodów powinno być każdorazowo oceniane w aspekcie:

1. całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności,

2. okoliczności, które spowodowały powstanie tych nadwyżek lub niedoboru,

3. ich udokumentowania,

4. podjętych przez podatnika działań zabezpieczających.

Jednocześnie wśród wymienionych w tzw. „negatywnym katalogu” kosztów ujętym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie wyszczególniono strat w środkach obrotowych. Jedynie w art. 16 ust. 1 pkt 47 ustawodawca zastrzegł, że:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku nieobjętych zwolnieniem od podatku akcyzowego ubytków wyrobów akcyzowych oraz podatku akcyzowego od tych ubytków.

Brak wyłączenia strat w środkach obrotowych z kosztów podatkowych oznacza, że – co do zasady – straty te, jako związane z prowadzoną działalnością, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

Podkreślenia wymaga przy tym fakt, że strata powinna być zdarzeniem losowym, niezależnym od woli podatnika powstałym zarówno w wyniku działań sił przyrody, jak i działań innego człowieka, powodującym ubytek i szkodę pod warunkiem, że podatnik nie przyczynia się w jakiś sposób do powstania tej szkody lub nie ułatwia jej powstania. Jakiekolwiek zawinienie ze strony podatnika poprzez niezachowanie staranności wymaganej w danych warunkach, niedopełnienie obowiązków ciążących na podatniku w celu uniknięcia szkody, uniemożliwia przyjęcie, że powstała szkoda stanowi stratę o charakterze losowym.

Dla celów podatkowych przyjmuje się, że tylko stratę powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot można uznać za zdarzenie, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

Należy też podkreślić, że jedynie straty w środkach obrotowych powstałe w trakcie normalnego, racjonalnego działania podatnika, ze szczególnym uwzględnieniem dochowania należytej staranności w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu. Każdy przypadek straty w środkach obrotowych, należy rozpatrywać indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności faktycznych towarzyszących sprawie i oceniać pod kątem całokształtu prowadzonej działalności.

Kosztem uzyskania przychodów mogą być tylko niedobory inwentaryzacyjne, w tej części, w jakiej zostały uznane za niezawinione i są normalnym, chociaż niezamierzonym następstwem działania w prowadzonej działalności gospodarczej, a ich wystąpienie, pomimo dołożenia należytej staranności, było nieuniknione. Podkreślić należy, że okoliczności powstania oraz przyczyny muszą zostać wyczerpująco udokumentowane. Natomiast, nie jest możliwe uznanie niedoborów za koszty uzyskania przychodów, jeżeli istniały przesłanki świadczące o braku odpowiednich zabezpieczeń. Nie stanowią bowiem kosztu uzyskania przychodów niedobory inwentaryzacyjne będące wynikiem braku staranności bądź nieracjonalnego działania podatnika, nawet jeśli mieszczą się w normach ustalonych przez daną jednostkę gospodarczą.

Jednoznaczne przesądzenie o charakterze tych kosztów wymagałoby jednak przeprowadzenia postępowania dowodowego. Organ nie jest jednakże uprawniony do dokonania takich ustaleń w ramach postępowania w przedmiocie wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej. Organ interpretacyjny jest bowiem związany z przedstawionym przez Państwa opisem stanu faktycznego i nie przeprowadza postępowania dowodowego.

Możliwość uznania strat w środkach obrotowych za koszty uzyskania przychodów wymaga także odpowiedniego ich udokumentowania w sposób nie budzący wątpliwości. W ustawie o CIT brak jest postanowień odnoszących się szczegółowo do sposobu dokumentowania zdarzeń, w wyniku których powstały straty w środkach obrotowych.

Należy jednak zwrócić uwagę na przepis art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym:

Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Przepis ten nawiązuje w swej treści do ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). Wprawdzie przepisy ustawy o rachunkowości nie wymieniają wprost dokumentacji niezbędnej do udokumentowania strat powstałych w środkach obrotowych (towarach handlowych), ale stanowią w art. 27, że:

1. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

2. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Państwa wątpliwości objęte pytaniem Nr 1 dotyczą kwestii ustalenia, czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzone w toku inwentaryzacji niedobory (straty) mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Odnosząc się do przedstawionych wątpliwości, zauważyć należy, że jak wskazują Państwo we wniosku, w ramach działalności Spółka prowadzi (…), w których odbywa się również sprzedaż detaliczna (…). Z uwagi na skalę i charakter prowadzonej działalności, w toku przeprowadzanych inwentaryzacji ujawniane są różnice inwentaryzacyjne w postaci niedoborów. Występują one najczęściej w wyniku niezawinionych działań, takich jak pomyłki przy wprowadzaniu towarów do magazynów, pomyłki przy wydawaniu towarów oraz kradzieże klientów oraz naturalnych ubytków związanych z właściwościami przechowywanego towaru (np. przeterminowanie, uszkodzenie). Wnioskodawca naturalnie podejmuje działania zabezpieczające, takie jak: systemy antykradzieżowe, monitoring, kontrola stanów magazynowych, procedury wewnętrzne dla pracowników. Niedobory mają charakter zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot. Czasami w wyniku błędów przy wprowadzaniu towarów ewidencji magazynowej niektóre towary występują w ilości większej niż wynikałoby to z ewidencji. Dokumentami potwierdzającymi różnice remanentowe są protokoły komisji inwentaryzacyjnej.

Ponadto, w uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, że niedobory nie są wynikiem zawinionych działań Spółki. Spółka dochowała należytej staranności w zabezpieczeniu majątku przed powstaniem niedoborów. Wnioskodawca podejmuje działania zabezpieczające, takie jak: wprowadzenie systemów antykradzieżowych, monitoringu, kontroli stanów magazynowych oraz procedur wewnętrznych dla pracowników.

Biorąc pod uwagę powyższe, stwierdzić należy, że ujawnione w trakcie inwentaryzacji niedobory (straty) Spółka może zaliczyć, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, do kosztów uzyskania przychodów, ale jedynie w tej wysokości, w jakiej niedobory (straty) uznane zostały za niezawinione i są normalnym, choć niezamierzonym następstwem prowadzonej działalności, a ich wystąpienie pomimo dołożenia należytej staranności było nieuniknione.

Zatem, Państwa stanowisko wskazujące, że ujawnione w toku inwentaryzacji niedobory (straty) mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych, o ile mają charakter niezawiniony oraz są właściwie udokumentowane – jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Wskazać należy, że w zakresie pytania Nr 2 wydane zostanie/zostało odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Odnosząc się do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych należy stwierdzić, iż zostały one wydane w indywidualnych sprawach podmiotów, które o ich wydanie wystąpiły, zatem nie są one wiążące dla organu wydającego przedmiotową interpretację.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.