Interpretacja 0111-KDIB1-1.4010.395.2025.2.AW

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 lipca 2025 roku wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

Uzupełnili go Państwo pismem z 2 września 2025 r. – w odpowiedzi na wezwanie organu.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Polsce, prowadzącą działalność gospodarczą m.in. w zakresie świadczenia usług medycznych (gabinet stomatologiczny). Na potrzeby prowadzonej działalności dokonuje zakupu różnych produktów zużywanych w trakcie świadczenia usług, w tym jednorazowych materiałów i narzędzi stomatologicznych.

Zakupy te dokonywane są poprzez platformę internetową pośredniczącą w sprzedaży produktów pomiędzy chińskimi sprzedawcami i polskimi nabywcami.

Zarówno od chińskich sprzedawców, jak i od platformy pośredniczącej w zakupach, Wnioskodawca nie otrzymuje faktur dokumentujących dokonywane zakupy. Faktury takie nie są dostarczane ani w przesyłce zawierającej zakupiony produkt, ani też nie są przesyłane lub udostępniane elektronicznie. Brak możliwości uzyskania faktury nie jest przejściowy (tymczasowy), lecz trwały.

Po zalogowaniu na platformie internetowej Wnioskodawca ma możliwość wyświetlenia i pobrania (w formie pliku graficznego) tzw. paragonu zawierającego następujące informacje:

- identyfikator zamówienia (tj. unikalny numer nadany złożonemu zamówieniu),

- czas zamówienia (tj. data złożenia zamówienia),

- łączna cena (z wyszczególnieniem zniżek i opłat za wysyłkę oraz z adnotacją „VAT wliczony w cenę”),

- adres wysyłki (tj. adres podany przez Wnioskodawcę, na który wysyłany jest zakupiony produkt),

- metoda płatności, zapłacona kwota i data zapłaty,

- szczegóły dotyczące produktu (tj. nazwę produktu, cenę jednostkową, ilość, oznaczenie handlowe sprzedawcy).

Wnioskodawca ma również możliwość wyświetlenia okna z informacjami biznesowymi sprzedawcy, zawierającego następujące dane:

- nazwa firmy,

- numer VAT,

- numer rejestracyjny licencji biznesowej,

- adres,

- przedstawiciel prawny (imię i nazwisko),

- zakres działalności.

Zapłata za produkt dokonywana jest bezgotówkowo w momencie składania zamówienia, za pomocą jednej z metod udostępnionych przez platformę pośredniczącą. Wnioskodawca posiada dowód zapłaty za kupiony produkt w postaci potwierdzenia przelewu, potwierdzenia wykonania operacji kartą lub wyciągu z rachunku bankowego.

Na dokumentach tych widoczne są m.in. następujące dane:

- numer rachunku bankowego Wnioskodawcy,

- nazwa i adres posiadacza rachunku bankowego,

- kwota płatności,

- data dokonania płatności,

- oznaczenie platformy internetowej pośredniczącej w zakupie,

- numer referencyjny.

Po otrzymaniu zakupionego produktu, w oparciu o wyżej opisane dokumenty (wydruk tzw. paragonu, wydruk informacji biznesowych sprzedawcy, potwierdzenie płatności) Wnioskodawca za zgodą kierownika jednostki sporządza księgowy dowód zastępczy zawierający następujące informacje:

- data wystawienia,

- numer dokumentu,

- kwota operacji,

- nazwa, adres i NIP kontrahenta.

Na podstawie takiego dowodu zastępczego, do którego dołączone są ww. dokumenty, Wnioskodawca dokonuje zapisów w księgach rachunkowych, ujmując dokonany zakup jako koszt. W zależności od rodzaju produktu i jego przeznaczenia w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, jest to koszt bezpośredni (bezpośrednio związany z przychodami) lub pośredni (inny niż bezpośrednio związany z przychodami).

Ponadto, w uzupełnieniu wniosku z 1 września 2025 r. wskazali Państwo, że operacje gospodarcze dotyczące zakupu produktów od chińskich sprzedawców są zakupami opodatkowanymi podatkiem VAT. Podatek jest rozliczany przez sprzedawców lub platformę pośredniczącą.

Dodatkowo wskazali Państwo dane indentyfikacyjne podmiotu zagranicznego, od którego już teraz dokonujecie Państwo zakupów w sposób zaprezentowany w opisie zdarzenia przyszłego, i prawdopodobnie będą Państwo dokonywać ich w przyszłości.

Pytanie

Czy koszty zakupu produktów od chińskich sprzedawców, dokonywane poprzez pośredniczącą platformę internetową, ujmowane w księgach rachunkowych na podstawie dokumentów przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Państwa stanowisko w sprawie

Wnioskodawca uważa, że koszty zakupu produktów od chińskich sprzedawców, dokonywane poprzez pośredniczącą platformę internetową, ujmowane w księgach rachunkowych na podstawie dokumentów przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 278 ze zm., zwanej dalej „u.p.d.o.p.”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie reguluje wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów.

Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p.

Zgodnie z tym przepisem, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 120 ze zm., zwana dalej: „u.o.r.”).

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ww. ustawy, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Według art. 20 ust. 2 u.o.r., podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

W myśl art. 20 ust. 3 u.o.r., podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Zgodnie z art. 20 ust. 4 u.o.r., w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Według art. 20 ust. 5 u.o.r., przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1-5 u.o.r.:

1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 1a.

1a Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

2. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

3. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

4. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.

5. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.

Na podstawie art. 22 ust. 1-4 u.o.r.:

1. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.

3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

4. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem.

Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów, podatnik ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Należy przy tym zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 111 ze zm.), zwanej dalej „u.o.p.”, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Zgodnie z art. 181 ww. ustawy, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty.

Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy.

Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Wnioskodawcę dowody potwierdzające poniesione przez nią wydatki stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku CIT. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

W opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca wyjaśnił, że jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Polsce, prowadzącą działalność gospodarczą m.in. w zakresie świadczenia usług medycznych (gabinet stomatologiczny). Na potrzeby prowadzonej działalności dokonuje zakupu różnych produktów zużywanych w trakcie świadczenia usług, w tym jednorazowych materiałów i narzędzi stomatologicznych. Zakupy te dokonywane są poprzez platformę internetową pośredniczącą w sprzedaży produktów pomiędzy chińskimi sprzedawcami i polskimi nabywcami. Zarówno od chińskich sprzedawców, jak i od platformy pośredniczącej w zakupach, Wnioskodawca nie otrzymuje faktur dokumentujących dokonywane zakupy. Faktury takie nie są dostarczane ani w przesyłce zawierającej zakupiony produkt, ani też nie są przesyłane lub udostępniane elektronicznie. Brak możliwości uzyskania faktury nie jest przejściowy (tymczasowy), lecz trwały.

Po zalogowaniu na platformie internetowej Wnioskodawca ma możliwość wyświetlenia i pobrania (w formie pliku graficznego) tzw. paragonu zawierającego następujące informacje:

- identyfikator zamówienia (tj. unikalny numer nadany złożonemu zamówieniu),

- czas zamówienia (tj. data złożenia zamówienia),

- łączna cena (z wyszczególnieniem zniżek i opłat za wysyłkę oraz z adnotacją „VAT wliczony w cenę”),

- adres wysyłki (tj. adres podany przez Wnioskodawcę, na który wysyłany jest zakupiony produkt),

- metoda płatności, zapłacona kwota i data zapłaty,

- szczegóły dotyczące produktu (tj. nazwa produktu, cena jednostkowa, ilość, oznaczenie handlowe sprzedawcy).

Wnioskodawca ma również możliwość wyświetlenia okna z informacjami biznesowymi sprzedawcy, zawierającego następujące dane:

- nazwa firmy,

- numer VAT,

- numer rejestracyjny licencji biznesowej,

- adres,

- przedstawiciel prawny (imię i nazwisko),

- zakres działalności.

Zapłata za produkt dokonywana jest bezgotówkowo w momencie składania zamówienia, za pomocą jednej z metod udostępnionych przez platformę pośredniczącą (np. Google Pay). Wnioskodawca posiada dowód zapłaty za kupiony produkt w postaci potwierdzenia przelewu, potwierdzenia wykonania operacji kartą lub wyciągu z rachunku bankowego.

Na dokumentach tych widoczne są m.in. następujące dane:

- numer rachunku bankowego Wnioskodawcy,

- nazwa i adres posiadacza rachunku bankowego,

- kwota płatności,

- data dokonania płatności,

- oznaczenie platformy internetowej pośredniczącej w zakupie,

- numer referencyjny.

Po otrzymaniu zakupionego produktu, w oparciu o wyżej opisane dokumenty (wydruk tzw. paragonu, wydruk informacji biznesowych sprzedawcy, potwierdzenie płatności) Wnioskodawca za zgodą kierownika jednostki sporządza księgowy dowód zastępczy zawierający następujące informacje:

- data wystawienia,

- numer dokumentu,

- kwota operacji,

- nazwa, adres i NIP kontrahenta.

Na podstawie takiego dowodu zastępczego, do którego dołączone są ww. dokumenty, Wnioskodawca dokonuje zapisów w księgach rachunkowych, ujmując dokonany zakup jako koszt. W zależności od rodzaju produktu i jego przeznaczenia w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, jest to koszt bezpośredni (bezpośrednio związany z przychodami) lub pośredni (inny niż bezpośrednio związany z przychodami).

Biorąc pod uwagę wskazane wyżej przepisy prawa i stosowany przez Wnioskodawcę sposób dokumentowania wydatków, Wnioskodawca uważa, że ponoszone przez niego wydatki na zakup produktów od chińskich dostawców są właściwie udokumentowane w świetle przepisów u.p.d.o.p. i u.o.r.

Pomimo braku możliwości uzyskania faktur dokumentujących te wydatki, posiadane przez Wnioskodawcę dokumenty łącznie zawierają wszystkie dane wymagane przepisami ww. ustaw i w rzetelny sposób potwierdzają poniesienie przez Wnioskodawcę kosztu związanego z zakupem produktów na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Uwzględniając przepisy art. 180 § 1 i art. 181 u.o.p., Wnioskodawca może się posłużyć posiadanymi przez siebie dokumentami do wykazania związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu, a organ podatkowy jest zobowiązany do uwzględnienia tych dokumentów (niebędących fakturami) przy dokonywaniu oceny występowania związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami Wnioskodawcy. W związku z powyższym, Wnioskodawca uważa, że poniesione przez niego koszty zakupu produktów od chińskich sprzedawców, udokumentowane w sposób zaprezentowany w opisie zdarzenia przyszłego, stanowią dla niego koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie transakcji z podmiotem wymienionymi w uzupełnieniu wniosku, dla którego dane w zakresie realizacji wymiany informacji podatkowych z innymi państwami zostały przez Państwa wskazane.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 278 ze zm., dalej: „ustawy o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy koszty zakupu produktów od chińskich sprzedawców, dokonywane poprzez pośredniczącą platformę internetową, ujmowane w księgach rachunkowych na podstawie dokumentów przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez Wnioskodawcę.

Powyższy przepis w żadnym miejscu nie odnosi się do kwestii sposobu dokumentowania wydatków w związku z zaliczaniem ich do kosztów uzyskania przychodów.

W tym zakresie art. 9 ust. 1 ustawy o CIT stanowi:

Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Powyższy przepis wskazuje, że wydatki, które stanowić mają koszty uzyskania przychodów spełniać powinny wymogi, jakie stawia dowodom księgowym ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych wskazują art. 20, art. 21 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości.

Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.):

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

W myśl art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości:

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Według art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości:

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

7) (uchylony)

Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Polsce, prowadzącą działalność gospodarczą m.in. w zakresie świadczenia usług medycznych (gabinet stomatologiczny). Na potrzeby prowadzonej działalności dokonuje zakupu różnych produktów zużywanych w trakcie świadczenia usług, w tym jednorazowych materiałów i narzędzi stomatologicznych.

Zakupy te dokonywane są poprzez platformę internetową pośredniczącą w sprzedaży produktów pomiędzy chińskimi sprzedawcami i polskimi nabywcami.

Zarówno od chińskich sprzedawców, jak i od platformy pośredniczącej w zakupach, Wnioskodawca nie otrzymuje faktur dokumentujących dokonywane zakupy. Faktury takie nie są dostarczane ani w przesyłce zawierającej zakupiony produkt, ani też nie są przesyłane lub udostępniane elektronicznie. Brak możliwości uzyskania faktury nie jest przejściowy (tymczasowy), lecz trwały.

Po zalogowaniu na platformie internetowej Wnioskodawca ma możliwość wyświetlenia i pobrania (w formie pliku graficznego) tzw. paragonu zawierającego następujące informacje:

- identyfikator zamówienia (tj. unikalny numer nadany złożonemu zamówieniu),

- czas zamówienia (tj. data złożenia zamówienia),

- łączna cena (z wyszczególnieniem zniżek i opłat za wysyłkę oraz z adnotacją „VAT wliczony w cenę”),

- adres wysyłki (tj. adres podany przez Wnioskodawcę, na który wysyłany jest zakupiony produkt),

- metoda płatności, zapłacona kwota i data zapłaty,

- szczegóły dotyczące produktu (tj. nazwa produktu, cena jednostkowa, ilość, oznaczenie handlowe sprzedawcy).

Wnioskodawca ma również możliwość wyświetlenia okna z informacjami biznesowymi sprzedawcy, zawierającego następujące dane:

- nazwa firmy,

- numer VAT,

- numer rejestracyjny licencji biznesowej,

- adres,

- przedstawiciel prawny (imię i nazwisko),

- zakres działalności.

Zapłata za produkt dokonywana jest bezgotówkowo w momencie składania zamówienia, za pomocą jednej z metod udostępnionych przez platformę pośredniczącą. Wnioskodawca posiada dowód zapłaty za kupiony produkt w postaci potwierdzenia przelewu, potwierdzenia wykonania operacji kartą lub wyciągu z rachunku bankowego.

Na dokumentach tych widoczne są m.in. następujące dane:

- numer rachunku bankowego Wnioskodawcy,

- nazwa i adres posiadacza rachunku bankowego,

- kwota płatności,

- data dokonania płatności,

- oznaczenie platformy internetowej pośredniczącej w zakupie,

- numer referencyjny.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Opisane przez Państwa dowody potwierdzają poniesione wydatki, oraz jak Państwo wskazujecie we wniosku, stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych.

W opinii Organu, art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości wprost wyklucza możliwość dokumentowania księgowym dowodem zastępczym operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług. Niemniej jednak, w sytuacji, gdy pozostałe dokumenty jakimi dysponuje Wnioskodawca, w świetle ustawy o rachunkowości mogą stanowić podstawę do ujęcia ww. wydatków w księgach rachunkowych, to taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych.

Zatem, mając na uwadze opis sprawy, należy stwierdzić, że wydatki dotyczące zakupu produktów od chińskich sprzedawców, dokonywane poprzez pośredniczącą platformę internetową, ujmowane w księgach rachunkowych na podstawie dokumentów przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego (udokumentowane w sposób wymagany przepisami o rachunkowości) mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawcy przy spełnieniu pozostałych warunków wynikających z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Zatem, Państwa stanowisko, że koszty zakupu produktów od chińskich sprzedawców, dokonywane poprzez pośredniczącą platformę internetową, ujmowane w księgach rachunkowych na podstawie dokumentów przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowo należy zauważyć, że ostateczna ocena, czy wydatki zostały prawidłowo udokumentowane, leży w kompetencjach organów podatkowych właściwych dla Wnioskodawcy w danej sprawie w toku odpowiedniego postępowania, w którym znajdzie zastosowanie powołany wyżej art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej. Organ wydający interpretację indywidualną nie może natomiast dokonać takiej oceny, albowiem postępowanie o wydanie interpretacji indywidualnej wyklucza analizę materiału dowodowego w sprawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.