Interpretacja 0111-KDIB1-1.4010.649.2025.1.AND

Interpretacja indywidualna - stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

10 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. Sp. z o.o. (dalej: „Spółka”, „Wnioskodawca”) prowadzi działalność gospodarczą na terenie Polski w zakresie (…). Spółka (…). Spółka jest podatnikiem podatku od osób prawnych.

W związku z funkcjonowaniem w strukturach międzynarodowej grupy kapitałowej, po stronie Spółki regularnie występuje konieczność odbywania zagranicznych delegacji.

 

Formalną podstawą delegacji jest polecenie wyjazdu służbowego, które sporządzane jest na dedykowanym formularzu. W poleceniu określa się:

- dane delegowanego pracownika (imię, nazwisko i stanowisko służbowe),

- parametry podróży służbowej (miejsca i daty rozpoczęcia i zakończenia wyjazdu, cel delegacji),

- środek transportu wykorzystywany w podróży,

- wystąpienia przez pracownika o zaliczkę na koszty podróży oraz potwierdzenia jej wypłaty,

- akceptacji polecenia przez osobę uprawnioną,

- ewidencjonowania danych księgowych związanych z wypłatą (m.in. numer dowodu księgowego, konta Wn/Ma, dział/rozdział paragraf).

 

Struktura formularza obejmuje miejsca na podpisy delegowanego, wysyłającego oraz osób sprawdzających pod względem formalnym i rachunkowym.

 

Na drugiej stronie formularza znajduje się rachunek kosztów podróży, w którym pracownik wykazuje poniesione wydatki związane z delegacją. Zawiera:

- tabelę przejazdów (miejsce wyjazdu i przyjazdu, daty, godziny, rodzaj środka lokomocji),

- zestawienie kosztów obejmujące:

- koszty przejazdów,

- ryczałty za dojazdy,

- diety,

- noclegi (wg rachunków lub ryczałt),

- inne wydatki wraz z załączonymi dowodami,

- sekcję potwierdzenia merytorycznego oraz formalnego i rachunkowego,

- zatwierdzenie kwoty do wypłaty,

- oświadczenie pracownika o otrzymaniu zaliczki oraz zobowiązanie do jej rozliczenia w określonym terminie,

- potwierdzenie odbioru środków,

- pola dotyczące liczby załączonych dowodów księgowych.

Po zakończeniu podróży delegowany pracownik przedkłada dokument do działu księgowości, gdzie następuje jego rozliczenie.

Obecnie, w celu zaliczenia w koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z delegacją zagraniczną, Spółka stosuje średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Przez dzień rozliczenia podróży służbowej Spółka rozumie datę złożenia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży.

W celu usprawnienia procesu rozliczania podróży służbowych, Spółka, wzorując się na rozwiązaniach stosowanych w zagranicznych placówkach, planuje wdrożyć nowe narzędzie służące do ewidencji i rozliczania kosztów takich wyjazdów (dalej: „Narzędzie”).

Narzędzie to cechuje się jednak ograniczeniem, polegającym na tym, że dieta za każdy dzień zagranicznej podróży służbowej jest przeliczana według kursu waluty z dnia poprzedzającego dany dzień delegacji i tak Spółka kalkulowałaby koszt delegacji dla celów rozliczenia kosztów podatkowych. Odpowiednio, Spółka będzie ujmować dla celów księgowych koszty diety zagranicznej podróży służbowej - każdego dnia delegacji. W rezultacie, wartość diety w złotówkach będzie się różnić dla poszczególnych dni tej samej podróży od wartości z dnia jej rozliczenia (dokumentu rozliczenia).

Pytanie

Czy w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych dopuszczalne jest, aby Spółka korzystając z Narzędzia w ramach rozliczania zagranicznych podróży służbowych, przeliczała dietę za każdy dzień delegacji według kursu waluty z dnia poprzedzającego ten dzień podróży, a nie zbiorczo według kursu na dzień poprzedzający dzień jej rozliczenia?

Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy, dopuszczalne jest, aby Spółka, korzystając z Narzędzia w ramach rozliczania zagranicznych podróży służbowych, przeliczała dietę za każdy dzień delegacji według kursu waluty z dnia poprzedzającego ten dzień podróży, a nie zbiorczo według kursu na dzień poprzedzający dzień jej rozliczenia.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa CIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT. W dalszej części art. 15 ust. 1 wskazano, że koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Również zgodnie z art. 30 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), dla celów rachunkowych transakcje wyrażone w walucie obcej ujmuje się na dzień ich przeprowadzenia i przelicza na złote polskie według średniego kursu ogłoszonego dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień.

Na gruncie ustawy podatkowej, koszty podróży służbowych mają charakter kosztów innych niż bezpośrednio związanych z przychodami (tzw. koszty pośrednie). Zgodnie z art. 15 ust. 4d ustawy CIT, koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia.

W ocenie Wnioskodawcy, sposób przeliczania diet, który jest zastosowany w Narzędziu, czyli według kursu waluty z dnia poprzedzającego każdy poszczególny dzień delegacji, jest zgodny z art. 15 ust. 1 ustawy CIT ze względu na to, że dieta wyliczona przez system dla każdego dnia podróży, w ocenie Wnioskodawcy, może być uznana za odrębny dowód księgowy. W takim przypadku, prawidłowym kursem walutowym jest kurs z dnia poprzedzającego moment powstania danego dowodu, co pozostaje w zgodzie z zasadą rzetelnego i wiernego odzwierciedlenia operacji gospodarczych oraz praktyką stosowaną przy rozliczaniu kosztów wyrażonych w walutach obcych.

Przeliczanie diet w sposób odzwierciedlający kurs właściwy dla każdego pojedynczego dokumentu księgowego zapewnia prawidłowe ustalenie kosztu uzyskania przychodu oraz spełnia wymogi art. 15 ust. 1 ustawy CIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie wskazać należy, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych traktuje wyłącznie o kursie obowiązującym do przeliczania kosztów uzyskania przychodów poniesionych w walucie obcej. Ustawa ta w żadnym miejscu nie odnosi się do możliwości oceny prawidłowości kursów stosowanych przez podatników w swoich systemach księgowych. Z perspektywy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ważny jest kurs do przeliczenia kosztów podatkowych, a nie ocena mechanizmów księgowych. Zatem, interpretowanie w zakresie poprawności mechanizmów księgowych, w tym poprawności użytych kursów do przeliczenia waluty obcej na PLN, prowadzących do wyliczenia zwrotu dla pracownika kosztów diety w czasie podróży służbowej wykracza poza ramy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i organ w formie interpretacji nie może potwierdzić prawidłowości przeliczania z waluty obcej na PLN wydatków z tytułu diety w związku z zagraniczną podróżą służbową pracownika przez wdrażany system księgowo-rozliczeniowy. W związku z tym interpretacja nie rozstrzyga kwestii czy dieta wyliczona przez system dla każdego dnia podróży, może być uznana za odrębny dowód księgowy, a rozstrzyga jedynie kwestię prawidłowego zastosowania kursu obowiązującego do przeliczania kosztów uzyskania przychodów poniesionych w walucie obcej.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”),

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych kosztów niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu ze źródła przychodów bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Kosztami uzyskania przychodów są racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 powołanej ustawy.

 

Kosztem uzyskania przychodów będzie koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika;

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

- poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;

- został właściwie udokumentowany;

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 15 ust. 4e ustawy o CIT,

W świetle art. 15 ust. 4g ww. ustawy,

Wymieniony artykuł 16 ust. 1 pkt 57 cytowanej ustawy odnosi się do zagadnienia świadczeń pracowniczych. Z całą pewnością należą do nich świadczenia związane z podróżą służbową pracownika.

W przypadku rozliczenia diet z tytułu podróży zagranicznych istotny jest również art. 15a ust. 7 ustawy o CIT, zgodnie z którym:

Z wniosku wynika m.in., że w związku z funkcjonowaniem Państwa Spółki w strukturach międzynarodowej grupy kapitałowej, po stronie Spółki regularnie występuje konieczność odbywania zagranicznych delegacji. Formalną podstawą delegacji jest polecenie wyjazdu służbowego, które sporządzane jest na dedykowanym formularzu. Po zakończeniu podróży delegowany pracownik przedkłada dokument do działu księgowości, gdzie następuje jego rozliczenie.

W celu usprawnienia procesu rozliczania podróży służbowych, Spółka, wzorując się na rozwiązaniach stosowanych w zagranicznych placówkach, planuje wdrożyć nowe narzędzie służące do ewidencji i rozliczania kosztów takich wyjazdów (dalej: „Narzędzie”).

Narzędzie to cechuje się jednak ograniczeniem, polegającym na tym, że dieta za każdy dzień zagranicznej podróży służbowej jest przeliczana według kursu waluty z dnia poprzedzającego dany dzień delegacji. W związku z tym, Państwa Spółka zamierza w taki sposób kalkulować koszt delegacji dla celów rozliczenia kosztów podatkowych, tzn. Spółka będzie ujmować dla celów księgowych koszty diety zagranicznej podróży służbowej - każdego dnia delegacji. W rezultacie, wartość diety w złotówkach będzie się różnić dla poszczególnych dni tej samej podróży od wartości z dnia jej rozliczenia (dokumentu rozliczenia).

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii ustalenia czy w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT dopuszczalne jest, aby Spółka, korzystając z Narzędzia w ramach rozliczania zagranicznych podróży służbowych, przeliczała dietę za każdy dzień delegacji według kursu waluty z dnia poprzedzającego ten dzień podróży, a nie zbiorczo według kursu na dzień poprzedzający dzień jej rozliczenia.

Odnosząc się do powyższego, wskazać należy, że zgodnie z generalną zasadą określoną w cytowanym wyżej art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Od powyższej zasady przeliczania kosztów uzyskania przychodów ustawodawca nie przewiduje żadnych odstępstw. Aby zatem prawidłowo wykazać w ewidencji koszt uzyskania przychodu, należy w pierwszej kolejności określić dzień poniesienia kosztu, a następnie zastosować właściwy kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski.

Na potrzeby przeliczania kosztu w walucie obcej, jak również do ustalenia różnic kursowych, za koszt poniesiony uważa się, zgodnie z powołanym wcześniej art. 15a ust. 7 ustawy o CIT, koszt wynikający z otrzymanej faktury albo innego dokumentu w przypadku braku faktury. W sprawie będącej przedmiotem interpretacji dokumentem tym będzie rozliczenie delegacji. Dokument ten stanowi bowiem podstawę do ujęcia w kosztach uzyskania przychodu przysługujących pracownikowi diet.

Tym samym, w celu przeliczenia wyrażonych w walucie obcej diet związanych z delegacją zagraniczną, stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Przy czym, przez dzień rozliczenia podróży służbowej należy rozumieć datę złożenia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży.

Z powyższego wynika, że zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami, Państwa Spółka do przeliczenia kosztów z tytułu diety w związku z zagraniczną podróżą służbową - w celu zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów - winna stosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień ich poniesienia (co do zasady jest to dzień złożenia przez pracownika raportu wydatków za podróż służbową). W konsekwencji, zgodnie z generalną zasadą zawartą w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, stanowiącą, że koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, do wyceny kosztów diety z tytułu podróży służbowej udokumentowanych w rozliczeniu delegacji należy zastosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień przedstawienia przez pracownika rozliczenia delegacji.

Zatem, Państwa Spółka powinna ująć wydatki związane z dietą w kosztach na podstawie dokumentu rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia ww. kosztów jest kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

W związku z powyższym, Państwa stanowisko, zgodnie z którym dopuszczalne jest, aby Spółka, korzystając z Narzędzia w ramach rozliczania zagranicznych podróży służbowych, przeliczała dietę za każdy dzień delegacji według kursu waluty z dnia poprzedzającego ten dzień podróży, a nie zbiorczo według kursu na dzień poprzedzający dzień jej rozliczenia jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

  - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

  - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

  - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

  - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

  - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.