Interpretacja 0111-KDIB1-1.4010.76.2026.1.SH

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

9 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 3 lutego 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczący podatku dochodowego od osób prawnych. Uzupełnili go Państwo pismem z 3 marca 2026 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

A. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, posiadającą siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: „podatek CIT”) oraz podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „podatek VAT”), podlegającą w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Wnioskodawca jest Spółką (…).

Wnioskodawca zatrudnia pracowników m.in. na umowę o pracę (dalej: „Pracownicy”). Pracownicy w związku z wykonywanymi zadaniami służbowymi ponoszą szereg wydatków, takich jak wydatki związane m.in.: z podróżami służbowymi, utrzymaniem pojazdów służbowych, organizacją spotkań (np. spotkań z kontrahentami/potencjalnymi kontrahentami, spotkań zespołowych itp. dalej: „Wydatki”). Katalog nie ma charakteru zamkniętego, gdyż Pracownicy mogą ponosić także inne Wydatki związane z wykonywaniem zadań służbowych i podróżami służbowymi na rzecz Wnioskodawcy.

Pracownicy w celu udokumentowania Wydatków pozyskiwali do tej pory faktury wystawione na Spółkę. Ze względu na wejście w życie przepisów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), Spółka wdrożyła do rozliczeń ww. Wydatków nowy system C. B. System ten jest dedykowany do automatyzacji i zarządzania wydatkami na zadania służbowe i podróże służbowe Pracowników. System B. jest przystosowany do współpracy z KSeF i umożliwia spełnienie wymogów archiwizacji elektronicznej z zachowaniem autentyczności i integralności oraz czytelności przechowywanych dokumentów (faktur).

Po wdrożeniu systemu B., Spółka zrezygnowała z przechowywania oryginałów papierowych faktur. Dokumenty te będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w systemie B. (skan, zdjęcie). Jest to jedyne repozytorium danych dotyczące Wydatków.

Pracownik ponoszący Wydatki pozyskuje obecnie fakturę imienną na siebie, a nie na Spółkę. Jako nabywca na fakturze widnieje Pracownik Wnioskodawcy, który faktycznie ponosi Wydatek w imieniu i na rzecz Spółki, natomiast Spółka dokonuje następnie jego rozliczenia i zwrotu zgodnie z przyjętymi zasadami.

Faktury imiennie wystawione na Pracownika dotyczą różnych Wydatków ściśle związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych przez Pracownika. Przykładowo, faktury za zakup paliwa wykorzystywanego do realizacji obowiązków służbowych (np. dojazd na spotkanie z kontrahentem), faktury za opłaty parkingowe ponoszone podczas odbywania podróży służbowej lub wykonywania innych zadań służbowych, faktury za usługi gastronomiczne związane ze spotkaniami pracownika z kontrahentami (np. lunch biznesowy) itp.

Wydatki, wynikające z faktur, będące przedmiotem niniejszego wniosku, ponoszone są przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i w związku z tym stanowią koszty uzyskania przychodu. W sytuacji, gdyby poniesiony Wydatek mieścił się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 16 ustawy o CIT, Spółka nie zalicza takiego Wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Spółka nie dokonuje obniżenia kwoty podatku należnego o wartość podatku naliczonego, wynikającą z faktury dokumentującej ten Wydatek.

 

System B. umożliwia:

- elektroniczne wprowadzanie danych o wydatkach przez Pracowników,

- załączanie elektronicznych kopii dokumentów (skanów, zdjęć faktur),

- zatwierdzanie Wydatków przez przełożonego w systemie elektronicznym,

- przypisanie wydatku do odpowiedniego centrum kosztowego.

Autentyczność pochodzenia dokumentów spełniona jest przez fakt, iż faktury przechowywane w formie elektronicznej są wiernym odzwierciedleniem oryginalnych dokumentów, niezależnie od ich pierwotnej postaci, czy formatu otrzymania (np. plik PDF, XML). Integralność treści jest zapewniona poprzez brak możliwości zmiany danych, które zawiera dokument. Czytelność dokumentów zapewniona jest poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu. Ponadto, zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów jest weryfikowane poprzez wewnętrzne systemy kontroli biznesowej.

W ramach systemu B. dla celów powyżej opisanej archiwizacji, Spółka jest zabezpieczona przed ryzykiem utraty dokumentów i informacji przechowywanych w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku awarii systemu. System B. zapewnia natychmiastowy dostęp do dowodów księgowych za dany okres rozliczeniowy. W przypadku ewentualnej kontroli podatkowej, celno-skarbowej bądź czynności sprawdzających, Spółka jest i będzie w stanie niezwłocznie przedstawić odpowiednie dowody organom podatkowym za wybrany okres rozliczeniowy, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wnioskodawca zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami.

 

Kontrola i weryfikacja autentyczności pochodzenia tych faktur, integralności treści i czytelności tych faktur jest następująca:

1. Pracownik wnioskujący o zwrot poniesionego Wydatku, po wprowadzeniu kosztu do Systemu B., musi dołączyć cyfrowy obraz dowodu księgowego (skan, zdjęcie zrobione przy użyciu telefonu komórkowego, tabletu itp.). Cyfrowy obraz dowodu księgowego Wydatków jest dostępny w nieedytowalnej wersji elektronicznej w Systemie B.

2. Obowiązkiem Pracownika jest dołożenie wszelkich starań, aby przedkładane obrazy dokumentów były czytelne i zgodne z wystawionymi przez dostawcę oryginałami.

3. Przełożony Pracownika dokonuje weryfikacji oraz akceptacji Wydatków w Systemie B., na podstawie dołączonych przez Pracownika cyfrowych kopii dowodów księgowych. Weryfikacja dokonywana przez przełożonego na celu potwierdzenie, że dana usługa/ wydarzenie/podróż służbowa miała miejsce i jest związana z prowadzoną przez Spółkę działalnością (w szczególności w zakresie miejsca, czasu, uczestników i charakteru wydarzenia, kosztu, dostawcy itp.). Przełożony również weryfikuje wpisany Wydatek z załączonym obrazem. Po zatwierdzeniu przez Przełożonego Wydatek jest automatycznie księgowany w Systemie.

Otrzymane faktury w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

 

Wnioskodawca umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej:

  - poza terytorium kraju, dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy (o VAT - przypis organu),

  - na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy (o VAT - przypis organu).

Okres archiwizacji dokumentów zapewniany przez system B. gwarantuje, że dowody księgowe będą każdorazowo przechowywane co najmniej do chwili upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Pytanie

Czy w opisanym stanie faktycznym, Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, Wydatków (w kwocie brutto), zwróconych Pracownikom, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków i podróży służbowych, które Wnioskodawca księguje, w oparciu o faktury w formie elektronicznej (bez oryginałów papierowych), wystawione imiennie na Pracownika?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym stanie faktycznym, Wnioskodawca ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa CIT”), Wydatków (w kwocie brutto) zwróconych Pracownikom, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków i podróży służbowych, które Wnioskodawca księguje w systemie C. B., w oparciu o faktury wyłącznie w formie elektronicznej (bez oryginałów papierowych), wystawione imiennie na Pracownika.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

Decydujące dla zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

 

W świetle powyższego, aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

1) został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

2) jest definitywny (rzeczywisty),

3) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

4) został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła,

5) został właściwie udokumentowany,

6) nie został wymieniony w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

Zatem, jak wynika z powyższego, co do zasady wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Wnioskodawca wskazuje, iż co do zasady, kosztami podatkowymi są między innymi tzw. koszty pracownicze, jeżeli spełniają wskazane kryteria, określone w powyższym przepisie. Powszechnie uznaje się, że koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, jak również mogą obejmować inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników.

W ocenie Spółki, zwrócone Pracownikom Wydatki ponoszone w związku z wykonywanymi zadaniami służbowymi jak wydatki związane m.in.: z podróżami służbowymi, utrzymaniem pojazdów służbowych, organizacją spotkań (np. spotkań z kontrahentami/potencjalnymi kontrahentami, spotkań zespołowych itp.) spełniają powyższe warunki.

W związku ze zwrotem, przedmiotowe Wydatki ponoszone są efektywnie ze środków Spółki, zatem stanowią one wydatek rzeczywiście poniesiony przez podatnika, który dodatkowo nie zostanie mu w żaden sposób zwrócony, a zatem jest definitywny (czasami są to wydatki częściowo zwracane).Wydatki te mają ścisły związek z wykonywanymi przez Pracowników obowiązkami i podróżami służbowymi wynikającymi ze stosunku pracy, co świadczy o tym, że pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą oraz zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia ich źródła.

Odnosząc się natomiast do kwestii udokumentowania ponoszonych przez Pracowników Wydatków, Wnioskodawca wskazuje, iż przepisy ustawy o CIT nie zawierają przepisów regulujących zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Niemniej, istotną wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, ustawodawca zawarł w art. 9 ust. 1 ustawy CIT, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Odrębne przepisy, o których mowa w tym przepisie, zawarte są w ustawie o rachunkowości. Ustawa ta reguluje zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Zatem, w świetle powyższych przepisów ustawy o rachunkowości, dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych, które dokumentują, nie zawierające błędów oraz kompletne, tj. zawierające wykazane w przepisach elementy.

Co istotne, dowód księgowy wykorzystywany dla celów wprowadzenia danego kosztu do ksiąg rachunkowych, właściwy jest również dla celów podatkowych. Mając to na uwadze, w ocenie Wnioskodawcy, wydatki ponoszone przez Pracowników, które dokumentowane będą dokumentami źródłowymi wystawionymi na dane imienne danego Pracownika spełniają warunki wskazane w ustawie o rachunkowości, a tym samym Spółce przysługuje prawo do rozpoznania kosztu uzyskania przychodu (art. 15 ust. 1 ustawy CIT), z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego wskazać trzeba na ustawę o podatku od towarów i usług (dalej: „ustawa o VAT”), która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, „Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (...)”.

 

Artykuł 112a ustawy o VAT wskazuje natomiast, iż :

 1. Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

   - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

 2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

 3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

 4. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

 

Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT:

  1. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

  2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

  3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

 4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

 5. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

 1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

 2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

 3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Zgodnie natomiast z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

 

Dla stwierdzenia, iż w ramach procedury elektronicznego przechowywania dokumentów, o której mowa w niniejszym wniosku, dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane zgodnie z przepisami ustawy o VAT, konieczne jest łączne spełnienie następujących warunków:

 1) dokumentacja przechowywana będzie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. co najmniej do czasu upływu 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;

 2) dokumentacja przechowywana będzie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie;

 3) zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów (w szczególności faktur) od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania;

 4) w przypadku podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, faktury przechowywane będą na terytorium kraju. Spełnienie przedmiotowego warunku nie jest wymagane w przypadku faktur przechowywanych poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur;

 5) zapewniony zostanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych elektronicznie, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zdaniem Wnioskodawcy, również na gruncie ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie dokumentów otrzymanych od Pracowników wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej). Spółka spełnia bowiem wskazane powyżej warunki wynikające z art. 112, art. 112a oraz w art. 106m ustawy o VAT.

Odnosząc powyższe na grunt przedstawionego stanu faktycznego, w ocenie Wnioskodawcy, zdjęcie/skan otrzymanych przez Pracowników papierowych faktur wystawionych na Pracownika i wprowadzenie ich do systemu B. spełnia wymogi dokumentu księgowego. Natomiast fakt, iż przechowywane są w formie elektronicznej nie wpływa na prawo do uznania udokumentowanych w tej formie Wydatków jako kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT. Tym samym, zwracane Pracownikom Wydatki spełniają przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz udokumentowane są w sposób wymagany przepisami.

 

Analogiczne stanowisko prezentuje Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, w szczególności w interpretacjach indywidualnych:

- z 16 stycznia 2026 r., Znak: 0114-KDIP2-2.4010.570.2025.3.IN,

- z 30 maja 2025 r., Znak: 0111-KDIB1-1.4010.213.2025.1.BS,

- z 4 lipca 2023 r., Znak: 0114-KDIP2-1.4010.179.2021.12.S.KW,

- z 24 marca 2023 r., Znak: 0111-KDIB1-3.4010.217.2021.10.MBD,

- z 30 grudnia 2022 r., Znak: 0111-KDIB1-1.4010.45.2021.10.MF,

- z 12 maja 2020 r., Znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG.

Ponadto, w odpowiedzi na interpelację poselską nr 21954 w sprawie rozliczania w kosztach uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dokumentami przechowywanymi w formie elektronicznej Ministerstwo Finansów wskazało m.in.: „W konsekwencji, zarchiwizowane dokumenty, przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów, (tj. po zeskanowaniu ich papierowych oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu papierowej wersji dokumentu) mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów. Dokumentowanie wydatków za pomocą skanów dokumentów papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej można zatem uznać za dopuszczalne na potrzeby ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych”.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Wnioskodawcę we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, tutejszy Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Wnioskodawcy. Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nie objęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

 

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

   - został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

   - jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

   - pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

   - poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

   - został właściwie udokumentowany,

   - nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii ustalenia, czy w opisanym stanie faktycznym, Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, Wydatków (w kwocie brutto), zwróconych Pracownikom, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków i podróży służbowych, które Wnioskodawca księguje, w oparciu o faktury w formie elektronicznej (bez oryginałów papierowych), wystawione imiennie na Pracownika.

Z opisu sprawy wynika m.in., że Wnioskodawca zatrudnia pracowników na umowę o pracę (Pracownicy). Pracownicy w związku z wykonywanymi zadaniami służbowymi ponoszą szereg wydatków, takich jak wydatki związane m.in.: z podróżami służbowymi, utrzymaniem pojazdów służbowych, organizacją spotkań (np. spotkań z kontrahentami/potencjalnymi kontrahentami, spotkań zespołowych itp.). Katalog nie ma charakteru zamkniętego, gdyż Pracownicy mogą ponosić także inne Wydatki związane z wykonywaniem zdań służbowych i podróżami służbowymi na rzecz Wnioskodawcy. Pracownicy w celu udokumentowania Wydatków pozyskiwali do tej pory faktury wystawione na Spółkę. Ze względu na wejście w życie przepisów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), Spółka wdrożyła do rozliczeń ww. Wydatków nowy system C. B. System ten jest dedykowany do automatyzacji i zarządzania wydatkami na zadania służbowe i podróże służbowe Pracowników. System B. jest przystosowany do współpracy z KSeF i umożliwia spełnienie wymogów archiwizacji elektronicznej z zachowaniem autentyczności i integralności oraz czytelności przechowywanych dokumentów (faktur).

Po wdrożeniu systemu B., Spółka zrezygnowała z przechowywania oryginałów papierowych faktur. Dokumenty te będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w systemie B. (skan, zdjęcie). Jest to jedyne repozytorium danych dotyczące Wydatków.

Pracownik ponoszący Wydatki pozyskuje obecnie fakturę imienną na siebie, a nie na Spółkę. Jako nabywca na fakturze widnieje Pracownik Wnioskodawcy, który faktycznie ponosi Wydatek w imieniu i na rzecz Spółki, natomiast Spółka dokonuje następnie jego rozliczenia i zwrotu zgodnie z przyjętymi zasadami.

Odnosząc się do powyższych wątpliwości, w pierwszej kolejności wskazać należy, na kwestię prawidłowości dokumentowania ponoszonych przez Pracowników Wydatków. Przepisy ustawy o CIT nie zawierają przepisów regulujących zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Niemniej, istotną wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, ustawodawca zawarł w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym:

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 pkt 1 powyższej ustawy wynika, że:

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

 

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

   - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

 

Jak wynika z wniosku spełniają Państwo wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów, tj.:

   - Autentyczność pochodzenia dokumentów spełniona jest przez fakt, iż faktury przechowywane w formie elektronicznej są wiernym odzwierciedleniem oryginalnych dokumentów, niezależnie od ich pierwotnej postaci, czy formatu otrzymania (np. plik PDF, XML). Integralność treści jest zapewniona poprzez brak możliwości zmiany danych, które zawiera dokument. Czytelność dokumentów zapewniona jest poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu. Ponadto, zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów jest weryfikowane poprzez wewnętrzne systemy kontroli biznesowej. W ramach systemu B. dla celów powyżej opisanej archiwizacji, Spółka jest zabezpieczona przed ryzykiem utraty dokumentów i informacji przechowywanych w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku awarii systemu. System B. zapewnia natychmiastowy dostęp do dowodów księgowych za dany okres rozliczeniowy ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych. Wnioskodawca zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami oraz kontrolę i weryfikację autentyczności pochodzenia tych faktur, integralności treści i czytelności tych faktur (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT),

   - faktury będą przechowywane w formie elektronicznej na serwerach Spółki posiadającej siedzibę na terytorium Polski (art. 112a ust. 2 ustawy o VAT),

   - Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celnoskarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na zadanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej:

   - poza terytorium kraju, dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy,   

   - na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy.

Dowód księgowy, który jest właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, jest również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Tym samym zdjęcie/skan otrzymanych przez Pracowników papierowych faktur wystawionych na Pracownika i wprowadzenie ich do systemu B. spełnia wymogi dokumentu księgowego.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

Spółka prawidłowo przechowuje otrzymane w formie papierowej faktury wyłącznie w formie elektronicznej (bez oryginałów papierowych) przy jednoczesnym zachowaniu pełnej mocy dowodowej tych dokumentów dla celów podatkowych.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Państwa dowody potwierdzające poniesione przez Państwa wydatki stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Ponadto, w odpowiedzi na interpelację poselską nr 21954 w sprawie rozliczania w kosztach uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dokumentami przechowywanymi w formie elektronicznej Ministerstwo Finansów wskazało m.in.: „W konsekwencji, zarchiwizowane dokumenty, przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów (tj. po zeskanowaniu ich papierowych oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu papierowej wersji dokumentu) mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów. Dokumentowanie wydatków za pomocą skanów dokumentów papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej można zatem uznać za dopuszczalne na potrzeby ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.”

Tym samym, odnosząc się do Państwa wątpliwości w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zwróconych pracownikom, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków i podróży służbowych wskazać, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Jednakże wydatek ten, nie może również znajdować się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 16 ustawy o CIT.

Jak wynika z opisu sprawy, Pracownicy w celu udokumentowania Wydatków pozyskiwali do tej pory faktury wystawione na Spółkę. Ze względu na wejście w życie przepisów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), Spółka wdrożyła do rozliczeń ww. Wydatków nowy system C. B. System ten jest dedykowany do automatyzacji i zarządzania wydatkami na zadania służbowe i podróże służbowe Pracowników. System B. jest przystosowany do współpracy z KSeF i umożliwia spełnienie wymogów archiwizacji elektronicznej z zachowaniem autentyczności i integralności oraz czytelności przechowywanych dokumentów (faktur).

Po wdrożeniu systemu B., Spółka zrezygnowała z przechowywania oryginałów papierowych faktur. Dokumenty te będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w systemie B. (skan, zdjęcie). Jest to jedyne repozytorium danych dotyczące Wydatków.

Pracownik ponoszący Wydatki pozyskuje obecnie fakturę imienną na siebie, a nie na Spółkę. Jako nabywca na fakturze widnieje Pracownik Wnioskodawcy, który faktycznie ponosi Wydatek w imieniu i na rzecz Spółki, natomiast Spółka dokonuje następnie jego rozliczenia i zwrotu zgodnie z przyjętymi zasadami.

Faktury imiennie wystawione na Pracownika dotyczą różnych Wydatków ściśle związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych przez Pracownika. Przykładowo, faktury za zakup paliwa wykorzystywanego do realizacji obowiązków służbowych (np. dojazd na spotkanie z kontrahentem), faktury za opłaty parkingowe ponoszone podczas odbywania podróży służbowej lub wykonywania innych zadań służbowych, faktury za usługi gastronomiczne związane ze spotkaniami pracownika z kontrahentami (np. lunch biznesowy) itp.

Wydatki, wynikające z faktur, będące przedmiotem niniejszego wniosku, ponoszone będą przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i w związku z tym stanowią koszty uzyskania przychodu. W sytuacji, gdyby poniesiony Wydatek mieścił się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 16 ustawy o CIT, Spółka nie zalicza takiego Wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Spółka nie będzie dokonywać obniżenia kwoty podatku należnego o wartość podatku naliczonego, wynikającą z faktury dokumentującej ten wydatek.

 

Jednocześnie wskazać należy na treść art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT, zgodnie z którym:

Zatem w świetle powołanych wyżej przepisów stwierdzić należy, że w przypadku gdy podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług, a naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, podatnik będzie uprawniony zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwotę naliczonego podatku od towarów i usług, który nie podlega odliczeniu od kwoty podatku należnego podatnika.

Podsumowując, naliczony podatek od towarów i usług niepodlegający odliczeniu od kwoty podatku należnego, może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, o ile dotyczy wydatków, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Wobec powyższego należy stwierdzić, że Spółce przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków w kwocie brutto zwróconych pracownikom, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków i podróży służbowych, które Spółka księguje w oparciu o faktury w formie elektronicznej, wystawione imiennie na pracownika. Wydatki poniesione przez Spółkę, spełniają przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i są udokumentowane w sposób wymagany przepisami o rachunkowości.

Tym samym Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dniu wydania pierwotnej interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych należy stwierdzić, że zostały wydane w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego przedmiotową interpretację. Powołane interpretacje nie stanowią źródła prawa, wiążą strony w konkretnej indywidualnej sprawie, więc zawartych w nich stanowisk organów podatkowych nie można wprost przenosić na grunt innej sprawy. Każdą sprawę organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

  - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

  - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

  - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

  - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

  - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.