Interpretacja 0111-KDIB1-2.4010.272.2026.1.EWJ

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

25 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 20 maja 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka X Spółka z o.o., (dalej jako: Spółka lub Wnioskodawca) posiada siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w podatku dochodowym od osób prawnych.

Głównym przedmiotem działalności Spółki jest (…). W celu ujednolicenia standardów reprezentacji oraz zintensyfikowania działań reklamowych, Spółka wdrożyła sformalizowane zasady dotyczące wykorzystywania ubrań służbowych.

Zgodnie z postanowieniami wewnętrznego regulaminu, wprowadzonego na mocy Zarządzenia nr (…), w Spółce ustanowiono obowiązek noszenia wizytowych ubrań służbowych przez ściśle zdefiniowaną grupę osób, do której należą Członkowie Zarządu, Dyrektorzy, Kierownicy oraz pracownicy Działu Handlu. Należy przy tym zaznaczyć, że osoby wchodzące w skład Zarządu wykonują swoje obowiązki na podstawie umów o pracę tzn. są pracownikami Spółki.

Regulamin wewnętrzny precyzuje, że wskazany personel jest zobowiązany do występowania w stroju służbowym w okolicznościach bezpośrednio związanych z reprezentowaniem marki w otoczeniu biznesowym, a w szczególności podczas oficjalnych spotkań z dostawcami i odbiorcami, konferencji, targów branżowych, sympozjów oraz podróży służbowych. Wykorzystanie odzieży ma na celu nie tylko zapewnienie eleganckiej prezencji, ale przede wszystkim trwałe kojarzenie marki Wnioskodawcy z wysoką jakością świadczonych usług, co w ocenie Wnioskodawcy stanowi niezbędny element strategii marketingowej służącej zabezpieczeniu i zwiększeniu przychodów.

W skład nabywanej odzieży wchodzą garnitury, marynarki, kostiumy, płaszcze, koszule, bluzki oraz akcesoria takie jak krawaty i apaszki, które zgodnie z wymogami Zarządzenia muszą posiadać trwałe i widoczne oznaczenie znakiem towarowym lub nazwą firmy. Logo lub nazwa Spółki, naniesione czcionką zgodną z identyfikacją wizualną przedsiębiorstwa, są umieszczane w sposób rzucający się w oczy (np. na klapach marynarek, w obrębie części piersiowej koszul lub na mankietach koszul), co nadaje ubraniom charakter reklamowy i pozbawia je przymiotu odzieży osobistej.

Zasady wynikające z regulaminu wewnętrznego jednoznacznie określają status własnościowy i zasady eksploatacji odzieży, stanowiąc, że wszystkie elementy stroju pozostają wyłączną własnością Spółki, a ich zakup finansowany jest w całości ze środków obrotowych Wnioskodawcy. Pracownicy są zobowiązani do zwrotu ubrań w przypadku rozwiązania stosunku pracy. Zużyta odzież wizytowa podlega zwrotowi na rzecz Spółki. Warto przy tym zaznaczyć, iż na mocy postanowień Zarządzenia, za służbowe ubrania wizytowe nie może zostać uznana prywatna odzież pracownika, i to bez względu na jakiekolwiek modyfikacje, jakie mogłyby zostać w niej poczynione w celu jej ewentualnego dostosowania do wymogów firmowych. Ponadto, zgodnie z zapisami regulaminu, obowiązuje zakaz używania ubrań służbowych do celów prywatnych, a naruszenie powyższych norm skutkuje powstaniem odpowiedzialności majątkowej osoby korzystającej względem Spółki.

W celu utrzymania nienagannego wyglądu reprezentantów firmy, co jest kluczowe dla budowania zaufania w środowisku biznesowym, Spółka na podstawie przepisów wewnętrznych pokrywa również pełne koszty konserwacji i odświeżania przedmiotowej odzieży.

Częstotliwość zakupów jest podyktowana intensywnością eksploatacji ubrań, które ze względu na codzienny charakter pracy osób zaangażowanych w procesy handlowe i zarządcze, mogą podlegać wymianie nawet kilka razy w roku. Wnioskodawca podkreśla, że powyższe wydatki są racjonalnie uzasadnione i nakierowane na realizację celów gospodarczych Spółki poprzez profesjonalną promocję marki.

Pytanie

Czy wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę na zakup oraz bieżącą konserwację wizytowych ubrań służbowych dla Członków Zarządu, Dyrektorów, Kierowników oraz pracowników Działu Handlu, które zgodnie z regulacjami wewnętrznymi są trwale i widocznie oznaczone znakiem towarowym Spółki lub samą nazwą Spółki naniesioną czcionką zgodną z identyfikacją wizualną przedsiębiorstwa, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Państwa stanowisko w sprawie

Wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę na zakup oraz bieżącą konserwację wizytowych ubrań służbowych dla Członków Zarządu, Dyrektorów, Kierowników oraz pracowników Działu Handlu, które zgodnie z regulacjami wewnętrznymi są trwale i widocznie oznaczone znakiem towarowym Spółki lub samą nazwą Spółki naniesioną czcionką zgodną z identyfikacją wizualną przedsiębiorstwa, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy:

Zgodnie z treścią art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: u.p.d.o.p.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

W tym sensie aby wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu:

-     Musi być poniesiony przez podatnika oraz w faktyczny sposób obciążać go ekonomicznie.

-     Musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła.

-     Musi pozostawać w związku z wykonywaną przez podatnika działalnością gospodarczą.

-     Wydatek nie został wykluczony z KUP w art. 16 u.p.d.o.p.

-     Wydatek został właściwie udokumentowany.

Przepis ten statuuje generalną zasadę, wedle której podatnik ma prawo odliczyć od podstawy opodatkowania wszelkie wydatki, o ile wykaże ich racjonalność oraz związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością gospodarczą. Istotą kosztu podatkowego jest zatem obiektywna możliwość przyczynienia się wydatku do generowania przychodów lub zabezpieczenia ich źródła, co musi być oceniane przez pryzmat celu jego poniesienia. W procesie kwalifikacji wydatków do kosztów podatkowych niezbędne jest łączne spełnienie szeregu przesłanek, w tym w szczególności warunku, aby wydatek został poniesiony definitywnie z zasobów majątkowych podatnika, był właściwie udokumentowany oraz nie widniał w katalogu wyłączeń zawartym w art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p.

Prawidłowa kwalifikacja wydatku jako kosztu uzyskania przychodu wymaga wykazania, że jest on racjonalny i gospodarczo uzasadniony z punktu widzenia prowadzonej działalności. Jak wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 16 października 2012 r. (sygn. akt II FSK 430/11), Zwrot „w celu” oznacza, że nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo - skutkowym. Poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów. Wydatek należy oceniać mając na uwadze racjonalność określonego działania dla osiągnięcia przychodu. Poniesienie wydatku musi zatem być powiązane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, ukierunkowaną na uzyskanie przychodów; wydatek powinien, przynajmniej potencjalnie, wpływać na wielkość uzyskiwanych lub spodziewanych przychodów z tej działalności. Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi więc uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego wydatku.

Wnioskodawca, będący polskim rezydentem podatkowym prowadzącym działalność w sektorze(…).

W świetle praktyki interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, aby wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy, musi on zostać poniesiony przez podatnika definitywnie z jego własnych zasobów majątkowych, pozostawać w związku z działalnością gospodarczą, zostać właściwie udokumentowany oraz nie może znajdować się w katalogu negatywnym z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Decyzja o celowości i potrzebie poniesienia danego kosztu należy przy tym do autonomii podatnika prowadzącego działalność (..), co potwierdza interpretacja indywidualna z 21 lutego 2019 r. (0113-KDIPT2-1.4011.41.2019.1.RK).

Kluczowym elementem analizy w przedmiotowej sprawie jest rozgraniczenie wydatków na reklamę od wydatków na reprezentację, przy czym te drugie są wyłączone z kosztów podatkowych na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. Przepis ten stanowi, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Organy podatkowe przyjmują, że reprezentacja to działania zmierzające do wywołania jak najlepszego wrażenia poprzez okazałość i wytworność, natomiast reklama to „działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego”, co może być realizowane m.in. „poprzez rozpowszechnianie logo firmy”.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że ubiór wizytowy opatrzony trwałym i widocznym logo Spółki lub nazwą Spółki naniesioną czcionką zgodną z identyfikacją wizualną przedsiębiorstwa, traci charakter osobisty i staje się instrumentem reklamy wizualnej. Jak wskazano w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 grudnia 2024 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.586.2024.3.KW), stroje z logo firmy jednoznacznie kojarzone są z firmą i wyróżniają pracowników firmy spośród innych osób. Zakupiona przez Wnioskodawcę tak oznaczona odzież, jako pozbawiona waloru osobistego, nie będzie nadawała się do wykorzystania w innym miejscu niż w pracy (...) a stanowi swoiste dodatkowe narzędzie do osiągnięcia przez Spółkę przychodu w przyszłości i zabezpieczenia przychodu osiąganego obecnie. Tożsamy pogląd wyrażono w interpretacji z dnia 28 października 2024 r. (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.493.2024.1.AG), uznając, że wydatki na zakup garniturów dla pracowników, opatrzonych logo firmy, spełniają funkcję reklamową.

Przenosząc powyższe na grunt przedstawionego stanu faktycznego, należy podkreślić, że omawiana odzież wizytowa (garnitury, marynarki, płaszcze) posiada trwałe i rzucające się w oczy oznaczenia znakiem towarowym lub samą nazwą Spółki naniesioną czcionką zgodną z identyfikacją wizualną przedsiębiorstwa w widocznych miejscach, takich jak klapy marynarek, obręb części piersiowej koszul lub na mankietach koszul.

Zgodnie z wewnętrznymi regulacjami, odzież ta jest wyłączną własnością Spółki, jej używanie do celów prywatnych jest zabronione, a pracownicy - w tym Członkowie Zarządu zatrudnieni na podstawie umów o pracę - są zobowiązani do jej zwrotu po ustaniu stosunku pracy. Taki reżim prawny i techniczny sposób oznakowania powoduje, że wydatki na zakup i konserwację tych strojów nie służą okazałości czy wytworności w rozumieniu wyłączenia kosztów reprezentacji w ślad za art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p., lecz stanowią racjonalny koszt reklamy firmy, mający na celu budowanie profesjonalnego wizerunku i rozpoznawalności marki Wnioskodawcy w relacjach biznesowych.

Dodatkowo, Spółka jako podmiot profesjonalny pokrywa pełne koszty konserwacji i odświeżania odzieży, co jest warunkiem niezbędnym dla zachowania nienagannego wyglądu reprezentantów podczas oficjalnych spotkań i targów. Uwzględniając realia rynkowe należy ocenić, że schludny i oznakowany strój personelu jest standardem budującym zaufanie i rozpoznawalność marki, co bezpośrednio przekłada się na zabezpieczenie źródła przychodów w sektorze w którym działa Wnioskodawca. Omawiana odzież służy wyłącznie identyfikacji firmy i nie cechuje się nadmierną wytwornością wykraczającą poza standardy branżowe, stąd poniesione na nią wydatki nie stanowią kosztów reprezentacji, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p.

Podsumowując, wydatki poniesione przez Wnioskodawcę spełniają przesłanki art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. i jednocześnie nie podlegają wyłączeniu z art. 16 ust. 1 pkt 28 tejże ustawy. Realizują one bowiem cel przychodowy poprzez profesjonalną prezentację marki w trakcie spotkań z kontrahentami i na targach branżowych, co w pełni uzasadnia ich zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w licznych rozstrzygnięciach organu interpretacyjnego, wydanych w zbliżonych stanach faktycznych, w tym np. w interpretacjach indywidualnych z 28 października 2024 r. (0111-KDIB2-1.4010.493.2024.1.AG) oraz z 20 grudnia 2024 r. (0114-KDIP2-2.4010.586.2024.3.KW).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa zapytania). Zatem inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554 dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

 ·          został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

 ·          jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

 ·          pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

 ·          poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

 ·          został właściwie udokumentowany,

 ·          nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym, należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu. Jednocześnie, wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Z opisu sprawy wynika, że zgodnie z postanowieniami wewnętrznego regulaminu, wprowadzonego na mocy Zarządzenia nr (…) , w Spółce ustanowiono obowiązek noszenia wizytowych ubrań służbowych przez pracowników Spółki tj. Członków Zarządu, Dyrektorów, Kierowników oraz pracowników Działu Handlu.

Regulamin wewnętrzny precyzuje, że wskazany personel jest zobowiązany do występowania w stroju służbowym w okolicznościach bezpośrednio związanych z reprezentowaniem marki w otoczeniu biznesowym, a w szczególności podczas oficjalnych spotkań z dostawcami i odbiorcami, konferencji, targów branżowych, sympozjów oraz podróży służbowych.

Jak Państwo wskazali wykorzystanie odzieży ma na celu nie tylko zapewnienie eleganckiej prezencji, ale przede wszystkim trwałe kojarzenie Państwa marki z wysoką jakością świadczonych usług, co w Państwa ocenie stanowi niezbędny element strategii marketingowej służącej zabezpieczeniu i zwiększeniu przychodów.

W skład nabywanej odzieży wchodzą garnitury, marynarki, kostiumy, płaszcze, koszule, bluzki oraz akcesoria takie jak krawaty i apaszki, które zgodnie z wymogami Zarządzenia muszą posiadać trwałe i widoczne oznaczenie znakiem towarowym lub nazwą firmy. Logo lub nazwa Spółki, naniesione czcionką zgodną z identyfikacją wizualną przedsiębiorstwa, są umieszczane w sposób rzucający się w oczy (np. na klapach marynarek, w obrębie części piersiowej koszul lub na mankietach koszul), co nadaje ubraniom charakter reklamowy i pozbawia je przymiotu odzieży osobistej.

W celu utrzymania nienagannego wyglądu reprezentantów firmy, co jest kluczowe dla budowania zaufania w środowisku biznesowym, Spółka na podstawie przepisów wewnętrznych pokrywa również pełne koszty konserwacji i odświeżania przedmiotowej odzieży.

Ponadto wskazali Państwo, że:

-     wszystkie elementy stroju pozostają wyłączną własnością Spółki, a ich zakup finansowany jest w całości ze środków obrotowych Wnioskodawcy.

-     w przypadku rozwiązania stosunku pracy Pracownicy są zobowiązani do zwrotu ubrań. Natomiast zużyta odzież wizytowa podlega zwrotowi na rzecz Spółki.

-     na mocy postanowień Zarządzenia, za służbowe ubrania wizytowe nie może zostać uznana prywatna odzież pracownika, i to bez względu na jakiekolwiek modyfikacje, jakie mogłyby zostać w niej poczynione w celu jej ewentualnego dostosowania do wymogów firmowych.

-     zgodnie z zapisami regulaminu, obowiązuje zakaz używania ubrań służbowych do celów prywatnych, a naruszenie powyższych norm skutkuje powstaniem odpowiedzialności majątkowej osoby korzystającej względem Spółki.

Państwa wątpliwość dotyczy ustalenia czy ponoszone przez Państwa wydatki na zakup oraz bieżącą konserwację wizytowych ubrań służbowych dla Członków Zarządu, Dyrektorów, Kierowników oraz pracowników Działu Handlu, które zgodnie z regulacjami wewnętrznymi są trwale i widocznie oznaczone znakiem towarowym Spółki lub samą nazwą Spółki naniesioną czcionką zgodną z identyfikacją wizualną przedsiębiorstwa, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych

Jak wynika z powyższego, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 updop), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu.

Ocena prawna danego wydatku wymaga uwzględnienia unormowań art. 16 ust. 1 updop.

Stosownie do regulacji zawartej w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

W niniejszej sprawie rozstrzygnięcia wymaga kwestia, czy wydatki poniesione na zakup oraz bieżącą konserwację wizytowych ubrań służbowych opatrzonych logo Spółki stanowi dla Państwa wydatki związane z reklamą czy też wydatki związane z reprezentacją i w związku z tym czy można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji pojęć: „reprezentacja” czy „reklama”. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie odsyła również do innych przepisów prawa w tym zakresie. Brak ustawowej definicji tych pojęć nie uprawnia jednak do dowolnego określenia zakresu znaczeniowego wskazanych terminów.

Reprezentację należy rozumieć jako występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością i wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy. Są to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów.

Pod pojęciem reklamy należy rozumieć działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego. Może być ona realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych lub konsumpcyjnych, zalet technicznych, estetycznych lub zdrowotnych, rozwiązań nowoczesnych czy modnych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Można wobec tego wyróżnić reklamę towaru, usługi, a także reklamę firmy (przedsiębiorstwa). Zgodnie z ugruntowanym poglądem, koszty reklamy zalicza się do kategorii wydatków mających na celu osiągnięcie przychodów.

Okolicznościami nie bez znaczenia dla kwalifikacji prawnej przedmiotowych kosztów zakupu eleganckiej odzieży będą również jakość i cena jednostkowa odzieży wydawanej pracownikom. O ile bowiem koszt zakupu eleganckich strojów o standardowej jakości, wykorzystywanych przez pracowników firmy podczas uczestnictwa w konferencjach, targach branżowych oraz naradach, może stanowić racjonalnie uzasadniony wydatek reklamowy, o tyle koszt nabycia ekskluzywnej odzieży, której wykorzystywanie wiąże się z okazałością, wytwornością w reprezentowaniu Spółki w celu wywołania jak najlepszego wrażenia na Jej partnerach w oficjalnych kontaktach handlowych będzie stanowił wydatek na reprezentację, wyłączony z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy należy posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej.

Każdy wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W innej sytuacji zbędne stają się rozważania dotyczące dalszej kwalifikacji konkretnego wydatku ze względu na dodatkowe kryteria wprowadzone w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (w tym wypadku wynikające z omawianego pkt 28).

Od reprezentacji należy odróżnić działania mające charakter reklamy, czy też promocji.

Reklama firmy, bądź oferowanych przez nią usług może być prowadzona również poprzez określone prezentowanie logo danego przedsiębiorcy. Za logo uznać należy znak handlowy o charakterze graficznym, używany przez daną firmę do identyfikowania marki swojego produktu lub oferowanych usług oraz odróżniania ich od innych (por. J. Thomas Russell, W. Ronald Lane, Reklama według Ottona Kleppnera; Wydawnictwo FELBERG SJA, 2000 r., s. 621). Logo może obejmować zarówno nazwę przedsiębiorcy, jej skrót jak też nazwę konkretnego produktu lub usługi. Każda z tych form, jeżeli jest stosowana w określonych okolicznościach spełnia funkcje reklamowe. Identyfikowana jest bowiem z daną firmą oraz oferowanymi przez nią towarami lub usługami, zwiększając ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia.

Stroje z logo firmy jednoznacznie kojarzone są z firmą i wyróżniają pracowników firmy spośród innych osób.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości należy wskazać, że wydatki ponoszone są na rzecz Państwa pracowników –Członków Zarządu, Dyrektorów, Kierowników oraz pracowników Działu Handlu. Pracodawca może bowiem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko te wydatki na rzecz pracowników, które pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i z uzyskiwanymi przez niego przychodami, a jednocześnie wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy należy stwierdzić, że wydatki które poniosą Państwo na zakup odzież służbowej, oznaczonej znakiem towarowym Spółki lub samą nazwą Spółki naniesioną czcionką zgodną z identyfikacją wizualną przedsiębiorstwa, będą mogły być uznane za wydatki reklamowe. Odzież ta kojarzy się bowiem z firmą poprzez oznaczenie jej logo Spółki. Taki strój wyróżnia pracowników firmy spośród innych osób i jest formą promocji służącą pozyskaniu innych klientów. Tak oznaczona odzież, jako pozbawiona waloru osobistego, nie będzie nadawała się do wykorzystania w innym miejscu niż w pracy w firmie prowadzonej przez Państwa. Odzież oznaczona logo firmy stanowi swoiste dodatkowe narzędzie do osiągnięcia przez Państwa przychodu w przyszłości i zabezpieczenie przychodu osiąganego.

Odnosząc się natomiast do wydatków poniesionych na bieżącą konserwację wizytowych ubrań wskazać należy, że jeżeli Wnioskodawca ponosi wydatki na konserwację tych ubrań, których używa do wykonywania zadań związanych z działalnością gospodarczą wydatki te również będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Zatem, wydatki na zakup i bieżącą konserwacje oznaczonych logo spółki, w widocznym miejscu ubrań służbowych będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Co istotne należy pamiętać o obowiązku należytego udokumentowania poniesionych wydatków oraz racjonalności ich poniesienia.

Tym samym Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego. Natomiast organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje się wydanymi rozstrzygnięciami, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Natomiast odnosząc się do przywołanego przez Państwa wyroku należy zaznaczyć, że orzeczenia sądowe są wiążące jedynie w sprawach, w których zapadły. Organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosujecie się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.