Interpretacja 0111-KDIB1-2.4010.430.2025.2.AW

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

25 sierpnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 22 sierpnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo 10 października 2025 r. – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(…) Sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest spółką kapitałową prowadzącą działalność gospodarczą nieprzerwanie od (…) lat. W związku z przypadającą w bieżącym roku rocznicą (…)-lecia działalności, Spółka planuje zorganizować w (…) 2025 r. uroczyste wydarzenie jubileuszowe. Wydarzenie to zostanie zorganizowane w formie jednorazowej, oficjalnej uroczystości. Uroczystość odbędzie się w siedzibie firmy – przewidziane jest zwiedzanie hali produkcyjnej wraz z cateringiem oraz w budynku konferencyjnym, będącym własnością firmy, gdzie będą zaproszeni wybrani goście spośród osób z zewnątrz i pracowników.

Na wydarzenie jubileuszowe zaproszeni zostaną:

- aktualni pracownicy spółki wraz z osobami towarzyszącymi,

- wybrani kontrahenci, klienci i partnerzy biznesowi,

- przedstawiciele lokalnych władz samorządowych,

- przedstawiciele mediów lokalnych i branżowych.

W odniesieniu do pracowników, Spółka będzie dysponować ich imienną listą wraz z liczbą osób im towarzyszących. Spółka będzie też dysponować całkowitą liczbą uczestników przedmiotowego wydarzenia.

Celem organizacji wydarzenia jest:

- podkreślenie długoletniej i stabilnej obecności Spółki na rynku,

- wzmocnienie pozytywnego wizerunku Spółki w oczach klientów i partnerów handlowych,

- integracja pracowników i budowanie poczucia przynależności do firmy,

- nawiązanie i umocnienie relacji z przedstawicielami otoczenia społeczno-gospodarczego,

- promocja marki oraz budowanie zaufania wśród uczestników wydarzenia.

Forma wydarzenia będzie odpowiadać standardom przyjętym w środowisku biznesowym. W ramach usługi kompleksowej organizacji wydarzenia jubileuszowego, Spółka zamierza skorzystać z oferty firmy eventowej, która zapewni/zorganizuje wszystkie elementy imprezy – m.in. usługi gastronomiczne, oprawę artystyczną, dekoracje oraz napoje, w tym również alkohol.

Firma eventowa wystawi jedną fakturę, obejmującą łącznie wszystkie elementy przedmiotowej usługi. Jednocześnie w dokumentacji rozliczeniowej będzie dostępne szczegółowe zestawienie (specyfikacja), zawierające listę alkoholi wraz z jednostkowymi cenami zakupu i łącznym kosztem alkoholu w ramach usługi. Całość wydatku zostanie sfinansowana ze środków obrotowych Spółki.

Pytania

1. Czy do kosztów uzyskania przychodów, w części nieobejmującej wydatków na alkohol, można zaliczyć wydatki na organizację imprezy jubileuszowej w takiej proporcji, w jakiej będzie pozostawać liczba uczestników, będących pracownikami Spółki wraz z osobami towarzyszącymi, do całkowitej liczby uczestników tego wydarzenia?

2. Czy, w przypadku otrzymania od firmy eventowej jednej faktury, obejmującej koszt kompleksowej organizacji wydarzenia jubileuszowego, ale z dołączoną szczegółową specyfikacją, wskazującą wartość zakupu alkoholu, Wnioskodawca będzie zobligowany do wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów jedynie część wydatku, odpowiadającą wartości alkoholu, natomiast pozostałą część wydatku będzie uprawniony ująć w kosztach uzyskania przychodu według klucza alokacji wskazanego w pyt. nr 1?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1.

Wnioskodawca będzie uprawniony zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na organizację imprezy jubileuszowej w takiej proporcji, w jakiej będzie pozostawać liczba uczestników, będących pracownikami Spółki wraz z osobami towarzyszącymi, do całkowitej liczby uczestników tego wydarzenia (z wyłączeniem wydatków na zakup alkoholu).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa o CIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1. Wydatki na organizację jubileuszu, w części dotyczącej pracowników oraz osób im towarzyszących, pozostają w związku z działalnością gospodarczą Spółki, gdyż służą integracji, zwiększeniu motywacji i lojalności pracowników, a w konsekwencji – poprawie jakości pracy, co finalnie przekłada się na osiągane przez Spółkę przychody.

W świetle utrwalonego stanowiska organów podatkowych i sądów administracyjnych wydatki na organizację spotkań integracyjnych i jubileuszowych, odbywających się z udziałem pracowników, mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów, jeśli:

- mają charakter integracyjny i motywacyjny,

- są odpowiednio udokumentowane,

- nie są nadmiernie wystawne ani reprezentacyjne.

W interesie Wnioskodawcy jest bowiem, aby pracownicy byli zmotywowani, ponieważ wówczas wykonują oni swoje obowiązki bardziej efektywnie i sumiennie. Docenianie w ten sposób zespołu, wpływa także na zmniejszenie ilości nieobecności w pracy oraz rotację pracowników. Organizowanie imprez bądź wręczanie upominków kreuje pozytywną atmosferę na linii Spółka – pracownik, co skutkować będzie motywacją pracowników do dalszego rozwoju oraz ich zaangażowaniem w pracę. Należy więc uznać, że będzie to przekładało się w sposób pośredni na osiągnięcie przez Wnioskodawcę przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie jego źródła. Zatem, wydatki na wspomniane powyżej spotkanie będą związane z realizacją celów Wnioskodawcy, który dzięki swoim pracownikom osiąga przychody z działalności gospodarczej (cel zarobkowy).

Należy więc uznać, że te wydatki spełniają warunki do zakwalifikowania ich do związanych z działalnością gospodarczą, ponieważ będą ponoszone w związku ze zorganizowaną działalnością zarobkową Spółki, która jest wykonywana w sposób ciągły i we własnym imieniu.

Obecność osób towarzyszących pracownikom nie wyłącza możliwości ujęcia tych wydatków w kosztach podatkowych, ponieważ świadczenie dla takich osób pozostaje w bezpośrednim związku z relacją pracownik – pracodawca (gdyby nie pracownik, osoby towarzyszące nie uczestniczyłyby w wydarzeniu).

Wydatki przypadające na kontrahentów, zleceniobiorców i osoby spoza firmy nie mogą natomiast zostać uznane za koszt uzyskania przychodów – stanowią bowiem wydatki na reprezentację w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Wobec tego konieczne jest wyodrębnienie tych kosztów.

Zdaniem Wnioskodawcy, będzie on uprawniony do zastosowania klucza alokacji tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, ustalonego według następującej proporcji: liczba uczestników będących pracownikami Spółki wraz z osobami towarzyszącymi w stosunku do całkowitej liczby uczestników tego wydarzenia. Zastosowanie takiej proporcji odzwierciedla rzeczywisty charakter wydatków oraz jest najbardziej racjonalne w sytuacji, gdy koszty są wspólne i niepodzielne na etapie fakturowania. Przedmiotowy klucz alokacji będzie miał zastosowanie tylko do tej części wydatku na organizację jubileuszu, która nie stanowi wydatku z tytułu zakupu alkoholu, gdyż ten rodzaj wydatków będzie w całości wyłączony z kosztów podatkowych.

Ad 2.

Wnioskodawca będzie zobligowany do wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów wartości alkoholu wykazanej w specyfikacji oraz uprawniony do uwzględniania w kosztach podatkowych pozostałej wartości faktury według klucza alokacji opisanego w stanowisku do pyt. nr 1.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na zakup napojów alkoholowych, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Przepis ten wprost obejmuje wszelkie wydatki na alkohol, niezależnie od celu jego nabycia czy okoliczności, w jakich jest on podawany.

W sytuacji, gdy organizator wydarzenia wystawia jedną fakturę obejmującą całość usługi eventowej (np. wynajem sali, catering, dekoracje, oprawa artystyczna, napoje, w tym alkohol), a podatnik dysponuje szczegółową specyfikacją kosztów, dopuszczalne i prawidłowe jest wyodrębnienie z tej faktury części odpowiadającej wartości alkoholu oraz jej całkowite wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów.

Posiadanie takiej specyfikacji pozwala na rzetelne ustalenie tej części wydatku, która – na mocy ustawy – nie może być zaliczona do kosztów podatkowych. Wyodrębnienie to jest zgodne z zasadą prawidłowego przyporządkowania kosztów oraz z utrwaloną praktyką organów podatkowych, zgodnie z którą podatnik ma obowiązek oddzielić wydatki stanowiące koszt uzyskania przychodów od wydatków, które takiego charakteru nie mają.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytania przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznaczają zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa zapytań). Zatem inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniami, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

Powyższe oznacza, że podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, iż nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ww. ustawy, oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poczynienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia przychodów). Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy.

Kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania, ustawodawca wyróżnia koszty podatkowe bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód) oraz inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Z przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wynika zatem, że by wydatki poczynione przez podatnika można uznać za koszt uzyskania przychodu, muszą być poniesione w sposób celowy. Podatnik więc, podejmując decyzję o dokonaniu wydatku, musi być przeświadczony o racjonalności, z punktu widzenia prowadzonej przez niego działalności, wydatkowania środków finansowych.

Jednocześnie zauważyć należy, że obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

W większości przypadków związek z przychodem nie nasuwa żadnych wątpliwości. Są jednak sytuacje, w których ów związek przyczynowy nie jest tak jednoznaczny. Wszystkie te sytuacje należy zatem rozwiązywać według zasad racjonalnego rozumowania, odrębnie w odniesieniu do każdego przypadku. Należy w tym miejscu podkreślić, że koszt uzyskania przychodów jest kosztem działalności gospodarczej, która ze swej istoty zmierza do osiągnięcia przychodów.

Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści, albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodów.

Należy zaznaczyć, że działalność gospodarcza podlega określonym regułom ekonomicznym i musi opierać się o zasadę racjonalności działań w dążeniu do realizacji postawionego celu.

Dokonując rozpoznania kosztowego charakteru określonego wydatku podatnik musi badać nie tylko to, czy wydatek ten został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT), ale i to czy nie jest on objęty wyłączeniem z art. 16 ust. 1 ww. ustawy, co definitywnie pozbawia go charakteru kosztu podatkowego, choćby nawet spełniał wprowadzone przez ustawodawcę w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kryteria normatywne.

Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Jednocześnie należy zauważyć, że w złożonej rzeczywistości życia gospodarczego istnieje obiektywna i zasadnicza trudność w precyzyjnym wyznaczeniu linii rozgraniczającej poszczególne przejawy aktywności gospodarczej, wykazywanej przez przedsiębiorców. Chodzi tu o ich podstawową działalność (produkcję, handel, usługi) i towarzyszące tej działalności przedsięwzięcia o charakterze marketingowym, promocyjnym, reklamowym, reprezentacyjnym – dotyczące sprzedaży towarów i usług oraz relacji z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami.

Kosztami podatkowymi mogą być co do zasady tzw. „koszty pracownicze”, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich szkoleń czy spotkań integracyjnych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody, czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 ustawy o CIT ma charakter zamknięty. Należy wskazać, że wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił m.in. – w pkt 28 tego przepisu – koszty reprezentacji.

Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy rozpatrywać zasadność ich poniesienia przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie wizerunku podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.

Należy zauważyć, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera legalnej definicji terminu „reprezentacja”. Próbę zdefiniowania tego pojęcia podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11. Sąd ten stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Ponadto Naczelny Sąd Administracyjny uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu reprezentacja. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że „reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy należy posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To, co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację, do takiej kategorii może nie zostać zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej. Każdy wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W innej sytuacji zbędne stają się rozważania dotyczące dalszej kwalifikacji konkretnego wydatku ze względu na dodatkowe kryteria wprowadzone w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (w tym wypadku wynikające z omawianego pkt 28).

Z uwagi na powyższe każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem kwalifikacji konkretnych wydatków jako kosztów reprezentacji, wymienionych w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Należy wskazać, że wymienienie w przepisach podatkowych, jako przykładowych kosztów reprezentacji, tj. wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Dla kwalifikacji określonych wydatków, jako wydatków na reprezentację, wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów, nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków, czy świadczenia usług gastronomicznych, tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań. Poniesione wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny spełniać wymogi zawarte w art. 15 ust. 1 ww. ustawy, czyli muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Odnosząc się z kolei do kwestii podatkowych związanych z wydatkami poniesionymi na reklamę, wskazać należy, że zgodnie z ugruntowanym poglądem przez reklamę rozumie się działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego. Może być ona realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych, zalet technicznych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Każda z tych form, jeżeli jest stosowana w określonych okolicznościach, spełnia funkcje reklamowe. Identyfikowana bowiem jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami lub usługami, zwiększając ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia. Jednocześnie zauważyć należy, że można rozróżnić reklamę towaru, usługi, reklamę marki, a także reklamę samej firmy (przedsiębiorcy).

Dokonując zatem oceny zakresu pojęciowego „reprezentacji” i „reklamy” wywieść z powyższego należy, że reprezentacja dotyczy działań zmierzających do kształtowania i rozpowszechniania wizerunku podatnika, jako podmiotu gospodarczego, natomiast reklama dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku nie samego podatnika, lecz jego produktów (towarów i usług). Podnosi się także, że reklama polega na przedstawianiu towarów i usług oraz nakłanianiu do ich nabycia w sposób bezpośredni, zaś reprezentacja pośrednio promuje podmiot gospodarczy poprzez stworzenie dobrego wizerunku firmy. Ocena charakteru wydatku (cel reprezentacyjny czy reklamowy) możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów wydatków i powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika, który prowadząc działalność gospodarczą może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji, jaką będzie spełniać w firmie.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy:

1. do kosztów uzyskania przychodów, w części nieobejmującej wydatków na alkohol, można zaliczyć wydatki na organizację imprezy jubileuszowej w takiej proporcji, w jakiej będzie pozostawać liczba uczestników, będących pracownikami Spółki wraz z osobami towarzyszącymi, do całkowitej liczby uczestników tego wydarzenia;

2. w przypadku otrzymania od firmy eventowej jednej faktury, obejmującej koszt kompleksowej organizacji wydarzenia jubileuszowego, ale z dołączoną szczegółową specyfikacją, wskazującą wartość zakupu alkoholu, Wnioskodawca będzie zobligowany do wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów jedynie część wydatku, odpowiadającą wartości alkoholu, natomiast pozostałą część wydatku będzie uprawniony ująć w kosztach uzyskania przychodu według klucza alokacji wskazanego w pyt. nr 1.

Na wydarzenie jubileuszowe zaproszeni zostaną:

- aktualni pracownicy Spółki wraz z osobami towarzyszącymi,

- wybrani kontrahenci, klienci i partnerzy biznesowi,

- przedstawiciele lokalnych władz samorządowych,

- przedstawiciele mediów lokalnych i branżowych.

W odniesieniu do pracowników, Spółka będzie dysponować ich imienną listą wraz z liczbą osób im towarzyszących. Spółka będzie też dysponować całkowitą liczbą uczestników przedmiotowego wydarzenia. Jednocześnie zamierzają Państwo wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów wydatki na zakup alkoholu.

Dokonując zatem oceny charakteru wydatków poniesionych przez Państwa w związku z organizacją wskazanego we wniosku wydarzenia jubileuszowego dla pracowników Spółki wraz z osobami towarzyszącymi stwierdzić należy, że biorąc pod uwagę przytoczone powyżej wyjaśnienia, wydatki te stanowić mogą koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Ww. wydatki związane są niewątpliwie z prowadzoną działalnością podatnika i mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody, czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Takie świadczenia na rzecz pracowników budują pozytywne relacje pomiędzy pracownikami i członkami zarządu Spółki, jako przedstawicielami pracodawcy, zwiększają zaangażowanie pracowników oraz wzmacniają ich lojalność wobec miejsca pracy, mają również działanie motywujące i wpływające na jakość, wydajność oraz efektywność pracy, co dalej przekładają się na wysokość uzyskanych przychodów.

Ponadto zaznaczyć należy, że – jak wskazali Państwo w opisie zdarzenia przyszłego – będą Państwo dysponować imienną listą pracowników wraz z liczbą osób im towarzyszących oraz całkowitą liczbą uczestników przedmiotowego wydarzenia. Oznacza to, że Spółka będzie mogła wyliczyć „osobokoszt” wydarzenia i wyodrębnić wydatki stanowiące koszty uzyskania przychodu dotyczące tej grupy uczestników wydarzenia (pracowników wraz z osobami towarzyszącymi), w odniesieniu do których wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów proporcjonalnie w stosunku do ogólnej liczby osób biorących udział w wydarzeniu.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania 1 – jest prawidłowe.

Jak wskazano powyżej, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT z kosztów uzyskania przychodów wyłączyć należy koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wnioskodawca będzie więc zobligowany do wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów wartości alkoholu wykazanej w specyfikacji otrzymanej faktury.

Odnośnie uprawnienia do uwzględnienia w kosztach podatkowych pozostałej wartości faktury podkreślić należy, że dotyczyć to będzie wyłącznie pracowników wraz z osobami towarzyszącymi w takiej liczbie, w jakiej będą oni obecni na wydarzeniu. Ponieważ będą Państwo dysponować ich imienną listą wraz z liczbą osób im towarzyszących oraz ogólną liczbą osób biorących udział w wydarzeniu będą Państwo uprawnieni do uwzględniania w kosztach podatkowych pozostałej wartości faktury dotyczącej pracowników wraz z osobami towarzyszącymi proporcjonalnie w stosunku do ogólnej liczby osób biorących udział w wydarzeniu jubileuszowym.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania 2 – jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.