Interpretacja 0111-KDIB1-2.4010.554.2025.4.BD

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

27 października 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 21 października 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Uzupełnili go Państwo pismem z 5 grudnia 2025 r. – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A Sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest osobą prawną mającą siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej i podlega w Polsce opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych (dalej: CIT) od całości swoich dochodów bez względu na miejsce ich osiągania (nieograniczony obowiązek podatkowy), jest również czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT).

Spółka należy do międzynarodowej grupy B (dalej: Grupa B) prowadzącej działalność w obszarze (…). Grupa B zaopatruje w (…).

Grupa B działa na zasadzie synergii, łącząc wiedzę i zasoby poszczególnych jednostek - przedsiębiorstw wchodzących w jej skład, aby móc działać kompleksowo w całym łańcuchu (…).

Wnioskodawca jest spółką celową umieszczoną w strukturze Grupy B, która zajmuje się obsługą (…). Spółka zajmuje się również (…).

W związku z dokonywanymi dostawami usług, po stronie Spółki zachodzi obowiązek zaewidencjonowania transakcji dla potrzeb VAT i CIT oraz wystawienia i przesłania nabywcy towarów lub usług świadczonych przez Spółkę faktur potwierdzających dokonane transakcje. Również z tytułu nabywanych towarów i usług Spółka otrzymuje od swoich dostawców szereg faktur w formie papierowej oraz elektronicznej. Faktury te są podstawą do odliczenia VAT oraz rozpoznania kosztów uzyskania przychodów.

Zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami służą wyłącznie czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT. Spółka otrzymuje faktury zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, w każdym przypadku dokonując ich archiwizacji, z tym, że faktury w formie elektronicznej są celem archiwizacji dodatkowo drukowane.

Rozliczaniem i archiwizacją faktur zajmuje się na zlecenie Spółki profesjonalny usługodawca, przy czym faktury za okres do końca czerwca 2025 roku przechowywane są w zewnętrznym archiwum prowadzonym przez profesjonalnego usługodawcę, natomiast faktury za okres od lipca 2025 roku włącznie przechowywane są w biurze Wnioskodawcy. Z racji tego, że faktury dotyczą często środków trwałych, są wówczas przechowywane przez okres przekraczający pięć lat podatkowych.

Kierując się chęcią obniżenia kosztów działalności, zapewnienia większego bezpieczeństwa archiwizowanym dokumentom, chęcią podjęcia bardziej proekologicznych zachowań również w zakresie działań administracyjnych Spółki oraz biorąc pod uwagę spodziewane wejście w życie regulacji o Krajowym Systemie e-Faktur, Spółka chciałaby dokonywać archiwizacji faktur jedynie w formie scyfryzowanej.

Spółka zamierza zrezygnować zatem z przechowywania faktur w formie papierowej dokonując ich zniszczenia po wcześniejszym zeskanowaniu lub innym utrwaleniu w nieedytowalnej formie elektronicznej. Faktury papierowe będą niszczone dopiero po dokonaniu pełnej kontroli poprawności dokumentu, zapewnieniu autentyczności pochodzenia i integralności ich treści oraz zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku.

Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli faktur od momentu ich otrzymania (faktury zakupowe) lub wystawienia (faktury sprzedażowe) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków/sprzedaży dokumentowanych tymi fakturami potwierdzającymi zakup lub sprzedaż towarów i usług.

Kontrola i weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów będzie polegać na weryfikacji poprawności danych przez osobę, której koszt dotyczy, osobę przyjmującą dokumenty w księgowości, osobę księgującą i osobę kontrolującą poprawność rozliczeń danych kosztów.

Pliki elektroniczne zawierające skany faktur będą przez Spółkę przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe udostępnienie, ale bez możliwości edycji. Zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur. Również otrzymywane faktury w formie elektronicznej nie będą przez Spółkę drukowane, ale będą podlegały archiwizacji w formie elektronicznej.

Zgodnie z opisanym powyżej sposobem postępowania Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu dokumentów kosztowych od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - w odniesieniu do dokumentów zakupowych, które są przedmiotem złożonego wniosku. Zaznaczyć należy przy tym, iż opisany sposób postępowania zakłada, iż dokumenty w oryginalnej papierowej postaci będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Spółka wskazuje jednocześnie, iż opisany powyżej sposób działania obejmujący zniszczenie faktur po wcześniejszym zeskanowaniu lub innym utrwaleniu w nieedytowalnej formie elektronicznej będzie przez nią stosowany zarówno wobec faktur wystawianych/otrzymywanych w przyszłości, jak również wystawionych/otrzymanych dotychczas faktur dotyczących nieprzedawnionych okresów.

W związku z zamiarem archiwizowania faktur wyłącznie w formie elektronicznej po dokonaniu zniszczenia ich formy papierowej po stronie Spółki pojawiły się jednak wątpliwości co do zgodności takiego przechowywania dokumentów z przepisami ustawy CIT i ustawy VAT, w szczególności w zakresie możliwości zachowania prawa do obniżania VAT należnego o VAT naliczony wynikający z faktur zakupowych oraz w zakresie możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodów w zakresie CIT.

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, że:

1)  Spółka potwierdza możliwość udostępnienia faktur naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług;

2)  Spółka planuje przechowywać faktury w formie elektronicznej również poza terytorium Polski. W takim przypadku, faktury te będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur;

3)  Zakupione przez Spółkę towary i usługi udokumentowane fakturami nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.);

4)  Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, polityka rachunkowości Spółki zostanie zaktualizowana i uzupełniona o informacje dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych w formie elektronicznej, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Pytanie

Czy na podstawie faktur przechowywanych jedynie w formie elektronicznej Spółka zachowa prawo do odliczania kosztów uzyskania przychodów za zakupy związane z prowadzoną działalnością gospodarczą zgodnie z art. 15 ustawy CIT? (pytanie oznaczone we wniosku nr 3)

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie faktur zakupowych jedynie w formie elektronicznej, po uprzednim ich zeskanowaniu (lub innej formie ich scyfryzowania) i zniszczeniu faktur w formie papierowej, nie pozbawi Spółki działającej w oparciu o faktury elektroniczne prawa do obniżania przychodów o koszty ich uzyskania, co oznacza możliwość zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, w tym dokonywania odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy.

Zdaniem Wnioskodawcy, z obowiązujących przepisów ustawy CIT nie wynika obowiązek archiwizowania dokumentów zakupowych w formie papierowej; przepisy nie wskazują jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania takich dokumentów, ani nie formułują zakazu ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT w związku z art. 9 ust. 1 tejże ustawy: z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT, koszty poniesione przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania lub zabezpieczenia ich źródła stanowią dla podatnika koszty uzyskania przychodów. Aby skorzystać z prawa do ich odliczenia od przychodów, podatnik musi posiadać dokumenty potwierdzające poniesienie takich kosztów, przy czym nie ma znaczenia forma przechowywanych dokumentów, a ich treść, autentyczność i dokumentowanie rzeczywistych czynności gospodarczych.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy CIT, podatnicy obowiązani są do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, tj. przepisami UoR, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (...).

Zgodnie zaś z art. 20 ust. 5 UoR, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Przepisy UoR pozwalają zatem (poza wyjątkami dotyczącymi dokumentów enumeratywnie w UoR wskazanych) na przechowywanie dowodów źródłowych w formie elektronicznej, jeżeli ich treść będzie mogła zostać przechowana w trwałej oraz niezmienionej postaci na informatycznych nośnikach danych, w porównaniu z papierowym oryginałem.

Zdaniem Wnioskodawcy oznacza to, że dowody poniesienia kosztów przechowywane w formie elektronicznej mogą stanowić podstawę ich uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów UoR.

Zdaniem Spółki, digitalizacja faktur, a następnie zniszczenie ich papierowych egzemplarzy, nie spowoduje przez Spółkę utraty prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów udokumentowanych tymi dokumentami zakupowymi, a dokumenty takie są uznawane za dowody księgowe dla celów rachunkowych, powinny być również uznane za dowody dla celów podatkowych.

Ponadto, zgodnie z art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (dalej: OP), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem, zaś katalog dowodów wskazany w art. 181 OP ma charakter otwarty. W szczególności dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty.

Na podstawie powyższego Spółka uważa, że za dowód należy także uznać kopie dokumentów przechowywane w formie elektronicznej, jeżeli dokumentują one fakt zaistnienia określonych zdarzeń gospodarczych. W tym kontekście, w ocenie Spółki, jeśli posiadany przez nią dowód księgowy w postaci dokumentu zakupowego jest wystarczający do zaewidencjonowania kosztu w księgach rachunkowych, będzie on także wystarczający dla celów podatku dochodowego od osób prawnych, zatem wydatek tak udokumentowany będzie mógł stanowić koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy CIT.

Zdaniem Wnioskodawcy, archiwizacja faktur w sposób elektroniczny daje pewność ich bezpiecznego przechowywania większą niż ma to miejsce w przypadku faktur papierowych, które mogą zostać w łatwy sposób zniszczone. Jest to zdaniem Spółki istotne zwłaszcza przy fakturach zakupowych środków trwałych, które ze względu na zachowanie prawa do odpisów amortyzacyjnych (zgodnie z art. 16a-16 m ustawy CIT) powinny być przechowywane przez okres przekraczający zazwyczaj 5 lat podatkowych.

Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko znajduje potwierdzenie w aktualnych indywidualnych interpretacjach podatkowych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, np. 27 marca 2025 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.51.2025.3.PK czy interpretacja z dnia 5 sierpnia 2025 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.255.2025.2.AG.

Zgodnie z powyższym, Spółka uważa, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej, przy zachowaniu pewności co do ich autentyczności i źródła pochodzenia, nie spowoduje utraty przez Spółkę prawa do obniżania przychodów o koszty poniesione przez Spółkę w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa zapytania). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-    wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-    jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-    pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-    poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-    został właściwie udokumentowany,

-    nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w stosownych przepisach ustawy o CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy bowiem badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu).

Obowiązkiem podatników jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy na podstawie faktur przechowywanych jedynie w formie elektronicznej Spółka zachowa prawo do odliczania kosztów uzyskania przychodów za zakupy związane z prowadzoną działalnością gospodarczą zgodnie z art. 15 ustawy CIT.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o CIT nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) zawiera przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów zawartych w księgach w tym zapisów dotyczących wydatków. Przepisami tymi są art. 20 ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości.

Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Według art. 20 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości:

4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości:

1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

7) (uchylony)

1a. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

2. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

3. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

4. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.

5. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.

Na podstawie art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości:

1. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.

3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

4. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Na mocy art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Natomiast stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości:

Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1-4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno -skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, że w związku z dokonywanymi dostawami usług, po stronie Spółki zachodzi obowiązek zaewidencjonowania transakcji dla potrzeb CIT oraz wystawienia i przesłania nabywcy towarów lub usług świadczonych przez Spółkę faktur potwierdzających dokonane transakcje. Również z tytułu nabywanych towarów i usług Spółka otrzymuje od swoich dostawców szereg faktur. Spółka otrzymuje faktury zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, w każdym przypadku dokonując ich archiwizacji z tym, że faktury w formie elektronicznej są celem archiwizacji dodatkowo drukowane.

Spółka zamierza zrezygnować z przechowywania faktur w formie papierowej dokonując ich zniszczenia po wcześniejszym zeskanowaniu lub innym utrwaleniu w nieedytowalnej formie elektronicznej. Faktury papierowe będą niszczone dopiero po dokonaniu pełnej kontroli poprawności dokumentu, zapewnieniu autentyczności pochodzenia i integralności ich treści oraz zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku.

Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli faktur od momentu ich otrzymania lub wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków/sprzedaży dokumentowanych tymi fakturami potwierdzającymi zakup lub sprzedaż towarów i usług.

Ponadto, w uzupełnieniu wniosku Spółka potwierdziła możliwość udostępnienia faktur naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług.

Powyższe dotyczy również przypadku, w którym Spółka planuje przechowywać faktury w formie elektronicznej poza terytorium Polski. W takim przypadku Spółka udostępni właściwym organom dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

Ponadto Wnioskodawca przyjął politykę rachunkowości, która zostanie zaktualizowana i uzupełniona o informacje dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych w formie elektronicznej, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

W tym miejscu należy wskazać na regulacje art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) z których wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych.

Z opisu sprawy wynika, że spełniają Państwo wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Należy przy tym zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.):

Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Zgodnie z art. 181 ww. ustawy:

Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Państwa dowody potwierdzają poniesione przez Państwa wydatki i stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Takie stanowisko potwierdza również odpowiedź na interpelację poselską nr 21954 w sprawie rozliczania w kosztach uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dokumentami przechowywanymi w formie elektronicznej Ministerstwo Finansów wskazało m.in.: „W konsekwencji, zarchiwizowane dokumenty, przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów (tj. po zeskanowaniu ich papierowych oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu papierowej wersji dokumentu) mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów. Dokumentowanie wydatków za pomocą skanów dokumentów papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej można zatem uznać za dopuszczalne na potrzeby ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych”.

Zatem w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków na zakupy związane z prowadzoną działalnością gospodarczą spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT warunki uznania ich za koszt uzyskania przychodu, w przypadku których dokumenty księgowe poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Archiwizowanie i przechowywanie dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków, które będą przechowywane w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, a także umożliwienie dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Fakt rezygnacji Spółki z przechowywania dokumentów dotyczących poniesionych wydatków nie implikuje niemożliwości zaliczenia dokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

W konsekwencji w przedmiotowej sprawie spełnione zostały opisane powyżej wymagania, zatem Państwa stanowisko należy uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

W zakresie podatku od towarów i usług zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

-  Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-  w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-  w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.