Interpretacja 0111-KDIB1-2.4010.85.2026.2.EWJ

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych, jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

27 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie m.in. podatku dochodowego od osób prawnych.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest spółką kapitałową mającą siedzibę na terytorium Polski. Spółka podlega obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka jest zarejestrowana w Polsce jako czynny podatnik VAT. Głównym przedmiotem działalności gospodarczej Wnioskodawcy jest (…).

Ze względu na zakres prowadzonej przez siebie działalności, Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi od podatników zarejestrowanych w Polsce jako czynni podatnicy VAT (dalej: „Dostawcy”).

Wnioskodawca otrzymuje od Dostawców faktury dokumentujące dostarczone towary lub wykonane usługi (dalej: ,,Faktury Zakupowe”).

W przypadkach objętych niniejszym wnioskiem, nabywane przez Spółkę od Dostawców towary i usługi:

-        nie podlegają zwolnieniu z VAT,

-        są wykorzystywane przez Spółkę do czynności opodatkowanych VAT,

-        zarówno w odniesieniu do tych towarów i usług, jak i dokumentujących je Faktur Zakupowych nie zachodzą negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, określone w art. 88 Ustawy VAT,

-        nabywane są celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

-        nie są wydatkami wymienionymi w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej również: „KSeF”), co do zasady od 1 lutego 2026 r. podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF. Przy czym w odniesieniu do niektórych podatników ustawodawca przewidział odroczenie tego obowiązku do 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r., w zależności od wartości sprzedaży tego podatnika na gruncie Ustawy VAT.

W efekcie, pomimo wejścia w życie KSeF, Wnioskodawca dalej może otrzymywać od swoich kontrahentów Faktury Zakupowe wystawione po 31 stycznia 2026 r. w postaci:

-        papierowej lub

-        elektronicznej, będące fakturami elektronicznymi, o których mowa w art. 2 pkt 32 Ustawy VAT, tj. fakturami wystawionymi i otrzymanymi w dowolnym formacie elektronicznym inne niż faktury ustrukturyzowane (np. w formacie pdf lub jpg).

Otrzymane przez Wnioskodawcę w tej postaci Faktury Zakupowe nie będą spełniały definicji faktury ustrukturyzowanej określonej w art. 2 pkt 32a Ustawy VAT.

W niektórych przypadkach może to wynikać z faktu, że dany Dostawca będzie korzystać z odroczenia obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych do 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. Natomiast może się zdarzyć, że Faktury Zakupowe w innej formie niż faktura ustrukturyzowana będą wystawiać na rzecz Spółki także Dostawcy zobowiązani już do wystawiania faktur w KSeF. Innymi słowy, Wnioskodawca nie może wykluczyć, że pomimo obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF, niektórzy Dostawcy nie będą stosować się do tego nakazu. Może to wynikać m.in. z braku wiedzy, awarii systemu, mylnego zastosowania przewidzianego zwolnienia z obowiązku korzystania z KSeF, czy też niegotowości technologicznej uniemożliwiającej wystawienie faktury ustrukturyzowanej lub innych przyczyn.

Ze względu na to, że dane dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych podatników nie są publiczne dostępne, w odniesieniu do Faktur Zakupowych wystawionych po 31 stycznia 2026 r. Wnioskodawca nie będzie w stanie w każdym przypadku określić, czy dany Dostawca jest zobligowany już wystawiać Faktury Zakupowe w ramach KSeF, czy też może korzystać jeszcze z przewidzianego odroczenia tego obowiązku do 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. Tym samym, Wnioskodawca nie będzie mógł stwierdzić, czy otrzymana w postaci papierowej lub elektronicznej Faktura Zakupowa prawidłowo została wystawiona przez Dostawcę w tej formie, czy też powinna była być wystawiona i dostarczona Spółce przy użyciu KSeF, w formie faktury ustrukturyzowanej, o której mowa w art. 2 pkt 32a ustawy VAT.

Spółka nie może przy tym wykluczyć, że Faktury Zakupowe, które zostaną wystawione pierwotnie przez Dostawców w formie papierowej lub elektronicznej pomimo istniejącego na moment ich wystawienia obowiązku wystawienia ich w KSeF, będą w przyszłości wystawiane i dostarczane Spółce przez Dostawców ponownie w postaci faktury ustrukturyzowanej, przy użyciu KSeF.

Faktury Zakupowe poza tym, że będą mogły być wystawione wbrew obowiązkowi poza KSeF będą dokumentowały rzeczywiste transakcje gospodarcze oraz będą spełniały wymogi dla faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej, tj. będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów na gruncie Ustawy VAT.

Spółka jest zobligowana do rozliczenia zobowiązania podatkowego w VAT w okresach miesięcznych oraz do comiesięcznego składania struktury JPK_VAT z deklaracją, regulowanej przez art. 99 ust. 13b oraz 109 ust. 14 Ustawy VAT oraz przez przepisy Rozporządzenia JPK_VAT (dalej: „JPK_V7M”).

Końcowo Wnioskodawca wskazuje, że zaistniały stan faktyczny i zdarzenie przyszłe opisane we Wniosku nie obejmuje transakcji, zespołu transakcji lub innych zdarzeń o charakterze transgranicznym, o których mowa w art. 14b § 3a Ordynacji podatkowej.

Pytanie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (oznaczone we wniosku nr 3)

Czy w opisanym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do ujęcia w kosztach uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 Ustawy CIT wydatków wynikających z Faktur Zakupowych wystawionych na jego rzecz także w sytuacji, kiedy pomimo wejścia w życie przepisów o obowiązkowym KSeF takie faktury zostaną wystawione przez Dostawców w innej formie niż faktura ustrukturyzowana, tj. bez użycia KSeF i zostaną dostarczone Wnioskodawcy poza KSeF (niezależnie od tego, czy po stronie Dostawców istniał obowiązek wystawienia i dostarczenia tych faktur za pośrednictwem KSeF)?

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (oznaczone we wniosku nr 3)

W ocenie Wnioskodawcy, w opisanym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do ujęcia w kosztach uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 Ustawy CIT wydatków wynikających z Faktur Zakupowych wystawionych na jego rzecz także w sytuacji, kiedy pomimo wejścia w życie przepisów o obowiązkowym KSeF takie faktury zostaną wystawione przez Dostawców w innej formie niż faktura ustrukturyzowana, tj. bez użycia KSeF i zostaną dostarczone Wnioskodawcy poza KSeF (niezależnie od tego, czy po stronie Dostawców istniał obowiązek wystawienia i dostarczenia tych faktur za pośrednictwem KSeF).

Zgodnie z art. 7 ust. 1 Ustawy CIT, przedmiotem opodatkowania podatkiem dochodowym jest dochód stanowiący sumę dochodu osiągniętego z zysków kapitałowych oraz dochodu osiągniętego z innych źródeł przychodów. W przypadkach, o których mowa w art. 21, art. 22 i art. 24b, przedmiotem opodatkowania jest przychód.

W myśl art. 7 ust. 2 Ustawy CIT, dochodem ze źródła przychodów, z zastrzeżeniem art. 11c, art. 11i, art. 24a, art. 24b, art. 24ca, art. 24d i art. 24f, jest nadwyżka sumy przychodów uzyskanych z tego źródła przychodów nad kosztami ich uzyskania, osiągnięta w roku podatkowym. Jeżeli koszty uzyskania przychodów przekraczają sumę przychodów, różnica jest stratą ze źródła przychodów.

Jak stanowi art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze Ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Na potrzeby zdefiniowania kosztów uzyskania przychodów ustawodawca sformułował definicję o charakterze ogólnym wskazując przesłanki jakie wydatek ma spełniać, aby zostać uznany za koszt uzyskania przychodów na gruncie Ustawy CIT. Ze względu na tak sformułowaną definicję legalną każdy wydatek powinien podlegać indywidualnej ocenie (a casu ad casum). Z powyższej zasady wyłączone zostały wydatki wymienione w zamkniętym katalogu ujętym w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.

Z bogatego i utrwalonego dorobku judykatury [Przykładowo wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego, dalej: NSA z dnia 30 lipca 2025 r., sygn. akt II FSK 1430/22, wyrok NSA z dnia 18 marca 2025 r., sygn. akt II FSK 806/22] wynika, że wydatek może zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodów, jeżeli:

-        został poniesiony przez podatnika, tj. został on pokryty z zasobów majątkowych podatnika;

-        ma charakter definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;

-        ma związek z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą (choćby pośredni);

-        został poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tj. między wydatkiem, a osiągnięciem przychodu istnieje związek przyczynowo - skutkowy potwierdzający, że poniesienie wydatku ma wpływ lub przynajmniej może mieć wpływ na powstanie, zwiększenie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów;

-        nie został enumeratywnie wymieniony w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 Ustawy CIT).

Przenosząc powyższe rozważania na grunt opisanego wyżej zaistniałego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca wskazuje, że Faktury Zakupowe otrzymane od Dostawców dokumentują lub będą dokumentować wydatki, które spełniają lub będą spełniać przesłanki uznania tych wydatków za koszty uzyskania przychodów. Ewentualne wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 Ustawy CIT - czy to ze względu na niespełnienie przesłanek wynikających z ww. przepisu, czy też wskazane w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT - nie są przedmiotem wątpliwości Spółki.

Na gruncie Ustawy CIT na potrzeby określenia wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m podatnicy zobowiązani są do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami (art. 9 ust. 1 Ustawy CIT).

Zasadniczym aktem prawnym określającym zasady prowadzenia ewidencji rachunkowej jest ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.; dalej: „UoR”). Jak wynika z art. 20 ust. 2 UoR podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody źródłowe (dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej), spośród których wyróżnia się m.in. dowody zewnętrzne obce, tj. otrzymane od kontrahentów (art. 20 ust. 2 pkt 1 UoR). Zasadniczym dowodem zewnętrznym obcym są faktury.

Zgodnie z art. 15 ust. 4e Ustawy CIT, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f-4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Stwierdzić należy, że tak przepisy Ustawy CIT, jak i przepisy UoR posługują się pojęciem „faktury”, jednak w żadnej mierze go nie definiują. Powyższe świadczy zatem, że: po pierwsze, na gruncie Ustawy CIT przyjąć należy znaczenie tego pojęcia, jakie zostało mu nadane w Ustawie VAT, a po drugie, że przepisy Ustawy CIT nie wyróżniają kategorii faktury ustrukturyzowanej poprzestając na ogólnym pojęciu „faktury”.

W konsekwencji, gdy w Ustawie CIT mowa jest o „fakturze” należy przez to rozumieć zarówno faktury wystawione w KSeF, jak i poza KSeF. Skoro podstawą ewidencji CIT jest ewidencja rachunkowa oraz momentem ujęcia kosztów uzyskania przychodów jest dzień, w którym zaksięgowano fakturę, to podstawę do ujęcia wydatków w kosztach uzyskania przychodów mogą stanowić faktury wystawione przez Dostawców w innej formie niż faktura ustrukturyzowana, tj. bez użycia KSeF i dostarczone Wnioskodawcy poza KSeF (niezależnie od tego, czy po stronie Dostawców istniał obowiązek wystawienia i dostarczenia tych faktur za pośrednictwem KSeF).

Co równie istotne, ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598 ze zm.), na mocy której od 1 lutego 2026 r. wszedł w życie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez KSeF, nie wprowadziła zmian w przepisach Ustawy CIT, które ograniczałyby zaliczanie wydatków do kosztów uzyskania przychodów oraz innych przepisów szczególnych odnoszących się do faktur ustrukturyzowanych (w drodze przykładu: na wzór art. 15d Ustawy CIT). Wraz z wejściem w życie KSeF nie został również rozszerzony katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 Ustawy CIT). Można zatem stwierdzić, że mimo wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF, w zakresie CIT, faktura - niezależnie od tego czy została wystawiona w KSeF - stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie kosztu, który może być uznany za koszt uzyskania przychodów, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów, sama faktura zaś powinna dokumentować rzeczywiste zdarzenia gospodarcze i zawierać wszystkie niezbędne elementy.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 3 znajduje potwierdzenie m.in. w następujących interpretacjach indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

-        interpretacja indywidualna z 9 stycznia 2026 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.561.2025.2.AS w której stwierdzono:

„Podsumowując, w związku z tym, że:

-        wprowadzenie KSeF nie spowodowało/nie spowoduje zmian w ustawie o CIT,

-        jak wynika z opisanej przez Państwa sprawy faktury zakupowe wystawione przez Dostawców i udostępnione Państwu poza KSeF będą spełniały wymogi dla faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej, tj. będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów oraz

-        wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu - na gruncie ustawy o CIT - zostaną spełnione,

to będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (lub zwiększenia odpowiednio wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie, w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową), które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur ”.

-        interpretacja indywidualna z 16 stycznia 2026 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.597.2025.3.RH w której stwierdzono:

„Podsumowując, w związku z tym, że:

-        wprowadzenie KSeF nie spowodowało zmian w ustawie o CIT,

-        jak wynika z opisanej przez Państwa sprawy faktury zakupowe wystawione przez Dostawców i udostępnione Państwu poza KSeF będą spełniały wymogi dla faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej, tj. będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów oraz

-        jak wskazali Państwo we wniosku wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu - na gruncie ustawy o CIT (tj. zgodnie z art. 15 ust. 1 oraz z uwzględnieniem art. 16 ustawy o CIT) - zostaną spełnione,

to będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (lub zwiększenia odpowiednio wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie, w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową), które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur ”.

-        interpretacja indywidualna z 21 stycznia 2026 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.739.2025.2.ZK w której stwierdzono:

„Podsumowując, w związku z tym, że:

-        wprowadzenie KSeF nie spowodowało zmian w ustawie o CIT,

-        jak wynika z opisanej przez Państwa sprawy faktury zakupowe wystawione przez Dostawców i udostępnione Państwu poza KSeF będą spełniały wymogi dla faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej, tj. będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów oraz

-        jak wskazali Państwo we wniosku wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu - na gruncie ustawy o CIT (tj. zgodnie z art. 15 ust. 1 oraz z uwzględnieniem art. 16 ustawy CIT) - zostaną spełnione,

to będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (lub zwiększenia odpowiednio wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie, w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową), które zostaną udokumentowane Fakturami Zakupowymi wystawionymi na rzecz Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur”.

-        interpretacja indywidualna z 28 stycznia 2026 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.18.2026.1.LG w której stwierdzono:

„Mając zatem na uwadze powyższe, jeśli faktura zostanie wystawiona przez dostawcę w postaci papierowej lub elektronicznej z pominięciem obowiązku jej wystawienia w systemie KSeF i będzie zawierała elementy wymagane dla tych postaci oraz spełnione zostaną wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu (m.in. zgodnie z art. 15 ust. 1 oraz z uwzględnieniem art. 16 ustawy CIT) to będą Państwo uprawnieni do rozpoznania kosztów uzyskania przychodów na podstawie takiej faktury.

Tym samym należy stwierdzić, że Państwa stanowisko, iż Państwa Spółka ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów wynikających z faktur wystawionych na rzecz Państwa Spółki przez Dostawców w przypadku gdy wbrew obowiązkowi, faktura zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, niezależenie od tego, czy Dostawca udokumentuje przedmiotowy wydatek fakturą wystawioną w postaci papierowej, w postaci elektronicznej lub postaci elektronicznej zgodnej ze wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 Ustawy VAT - jest prawidłowe”.

W związku z powyższym, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w opisanym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym będzie mu przysługiwało prawo do ujęcia w kosztach uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 Ustawy CIT wydatków wynikających z Faktur Zakupowych wystawionych na jego rzecz także w sytuacji, kiedy pomimo wejścia w życie przepisów o obowiązkowym KSeF takie faktury zostaną wystawione przez Dostawców w innej formie niż faktura ustrukturyzowana, tj. bez użycia KSeF i zostaną dostarczone Wnioskodawcy poza KSeF (niezależnie od tego, czy po stronie Dostawców istniał obowiązek wystawienia i dostarczenia tych faktur za pośrednictwem KSeF).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie zauważyć należy, że stosownie do zadanego pytania wyznaczającego granice rozpatrywanego wniosku, przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej jest wyłącznie ocena, czy w opisanym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do ujęcia w kosztach uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 Ustawy CIT wydatków wynikających z Faktur Zakupowych wystawionych na jego rzecz także w sytuacji, kiedy pomimo wejścia w życie przepisów o obowiązkowym KSeF takie faktury zostaną wystawione przez Dostawców w innej formie niż faktura ustrukturyzowana, tj. bez użycia KSeF i zostaną dostarczone Wnioskodawcy poza KSeF (niezależnie od tego, czy po stronie Dostawców istniał obowiązek wystawienia i dostarczenia tych faktur za pośrednictwem KSeF).

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-        został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-        jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-        pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-        poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-        został właściwie udokumentowany,

-        nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym, należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu. Jednocześnie, wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Określona grupa wydatków, w tym związana z finansowaniem środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, może być zaliczana do kosztów uzyskania przychodów tylko poprzez odpisy amortyzacyjne.

Wynika to z art. 15 ust. 6 ustawy o CIT, który stanowi, że:

Kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane zgodnie z art. 16a-16m, przy czym w przypadku spółek nieruchomościowych odpisy dotyczące środków trwałych zaliczonych do grupy 1 Klasyfikacji nie mogą być w roku podatkowym wyższe niż dokonywane zgodnie z przepisami o rachunkowości odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe z tytułu zużycia środków trwałych, obciążające w tym roku podatkowym wynik finansowy jednostki.

Jak wynika z opisu sprawy, głównym przedmiotem działalności gospodarczej Państwa Spółki (…).

Ze względu na zakres prowadzonej przez siebie działalności, Państwa Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi od podatników zarejestrowanych w Polsce jako czynni podatnicy VAT.

Nabywają je Państwo w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów oraz jak Państwo wskazali nie są wydatkami wymienionymi w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.

Otrzymują Państwo od Dostawców faktury dokumentujące dostarczone towary lub wykonane usługi.

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej również: „KSeF”), co do zasady od 1 lutego 2026 r. podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF. Przy czym w odniesieniu do niektórych podatników ustawodawca przewidział odroczenie tego obowiązku do 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r., w zależności od wartości sprzedaży tego podatnika na gruncie Ustawy VAT.

W efekcie, pomimo wejścia w życie KSeF, dalej mogą Państwo otrzymywać od swoich kontrahentów Faktury Zakupowe wystawione po 31 stycznia 2026 r. w postaci:

-        papierowej lub

-        elektronicznej, będące fakturami elektronicznymi, o których mowa w art. 2 pkt 32 Ustawy VAT, tj. fakturami wystawionymi i otrzymanymi w dowolnym formacie elektronicznym inne niż faktury ustrukturyzowane (np. w formacie pdf lub jpg).

Otrzymane przez Państwa w tej postaci Faktury Zakupowe nie będą spełniały definicji faktury ustrukturyzowanej określonej w art. 2 pkt 32a Ustawy VAT.

W niektórych przypadkach może to wynikać z faktu, że dany Dostawca będzie korzystać z odroczenia obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych do 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. Natomiast może się zdarzyć, że Faktury Zakupowe w innej formie niż faktura ustrukturyzowana będą wystawiać na rzecz Spółki także Dostawcy zobowiązani już do wystawiania faktur w KSeF. Innymi słowy, Wnioskodawca nie może wykluczyć, że pomimo obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF, niektórzy Dostawcy nie będą stosować się do tego nakazu. Może to wynikać m.in. z braku wiedzy, awarii systemu, mylnego zastosowania przewidzianego zwolnienia z obowiązku korzystania z KSeF, czy też niegotowości technologicznej uniemożliwiającej wystawienie faktury ustrukturyzowanej lub innych przyczyn.

Ponadto Faktury Zakupowe poza tym, że będą mogły być wystawione wbrew obowiązkowi poza KSeF będą dokumentowały rzeczywiste transakcje gospodarcze oraz będą spełniały wymogi dla faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej, tj. będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów na gruncie Ustawy VAT.

Państwa wątpliwości dotyczą możliwości ujęcia w kosztach uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 Ustawy CIT wydatków wynikających z Faktur Zakupowych wystawionych na jego rzecz także w sytuacji, kiedy pomimo wejścia w życie przepisów o obowiązkowym KSeF takie faktury zostaną wystawione przez Dostawców w innej formie niż faktura ustrukturyzowana, tj. bez użycia KSeF i zostaną dostarczone Wnioskodawcy poza KSeF (niezależnie od tego, czy po stronie Dostawców istniał obowiązek wystawienia i dostarczenia tych faktur za pośrednictwem KSeF).

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, należy zauważyć, że w ustawie o CIT nie przewidziano nowelizacji uwzględniających wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur. Przepisy ustawy o CIT nie zawierają żadnej szczególnej regulacji ograniczającej możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi poza systemem KSeF, w przypadku, kiedy obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF występuje.

Nowelizacja taka miała miejsce w zakresie podatku od towarów i usług, gdzie ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono zmiany w zakresie Krajowego Systemu e- faktur (dalej: „KSeF”), które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” - termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Zgodnie z obowiązującym od 1 lutego 2026 r. art. 106ga ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 755 ze zm., dalej „ustawa o VAT):

Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Od powyższej reguły występują wyjątki, określone m.in. w art. 106ga ust. 2 ustawy VAT, niemniej jednak co do zasady obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpi od:

-        1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,

-        1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Przy czym zgodnie z przepisami epizodycznymi:

-        do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł,

-        do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

Należy podkreślić, że przedmiotem wniosku są wydatki wynikające z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców i udostępnionych Wnioskodawcy poza KSeF, ale w postaci:

-        papierowej lub

-        elektronicznej, będące fakturami elektronicznymi, o których mowa w art. 2 pkt 32 Ustawy VAT, tj. fakturami wystawionymi i otrzymanymi w dowolnym formacie elektronicznym inne niż faktury ustrukturyzowane (np. w formacie pdf lub jpg).

Wskazali także Państwo, że zarówno w odniesieniu do tych towarów i usług, jak i dokumentujących je Faktur Zakupowych nie zachodzą negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, określone w art. 88 Ustawy VAT. Ponadto nabywają je Państwo w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów oraz jak Państwo wskazali nie są wydatkami wymienionymi w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.

W związku z powyższym, zauważyć należy, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych faktura – niezależnie od formy – stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie kosztu, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów.

Celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

Podsumowując, w związku z tym, że:

-        wprowadzenie KSeF nie spowodowało zmian w ustawie o CIT,

-        jak wynika z opisanej przez Państwa sprawy faktury zakupowe wystawione przez Dostawców i udostępnione Państwu poza KSeF będą spełniały wymogi dla faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej, tj. będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów oraz

-        jak wskazali Państwo we wniosku wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu – na gruncie ustawy o CIT (tj. zgodnie z art. 15 ust. 1 oraz z uwzględnieniem art. 16 ustawy CIT) – zostaną spełnione,

to będą Państwo uprawnieni do ujęcia w kosztach uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 Ustawy CIT wydatków wynikających z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz także w sytuacji, kiedy pomimo wejścia w życie przepisów o obowiązkowym KSeF takie faktury zostaną wystawione przez Dostawców w innej formie niż faktura ustrukturyzowana, tj. bez użycia KSeF i zostaną dostarczone Wnioskodawcy poza KSeF (niezależnie od tego, czy po stronie Dostawców istniał obowiązek wystawienia i dostarczenia tych faktur za pośrednictwem KSeF)

Tym samym, Państwa stanowisko, w zakresie pytania oznaczonego we wniosku Nr 3, należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy wyłącznie podatku dochodowego od osób prawnych (pytania oznaczonego we wniosku Nr 3 ), natomiast w zakresie podatku od towarów i usług (pytań oznaczonych we wniosku Nr 1 i 2) wydane zostanie/zostało odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych oraz wyroków sądów administracyjnych należy stwierdzić, iż zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów, które o ich wydanie wystąpiły, zatem nie są one wiążące dla organu wydającego przedmiotową interpretację.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-        Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-        Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

-        Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-        w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-        w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.