Interpretacja 0111-KDIB1-3.4010.150.2026.1.JG

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

25 marca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia, o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego

X (dalej: „Wnioskodawca”) jest spółką wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem (…). Wnioskodawca należy do międzynarodowej grupy Y, będącej (…) dostawcą usług na rzecz (…). Przeważającym przedmiotem działalności Wnioskodawcy są (…). W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca świadczy usługi o charakterze (…), obejmujące w szczególności wsparcie w zakresie pozyskiwania i angażowania personelu, udostępniania zasobów osobowych na potrzeby realizacji określonych projektów oraz wykonywania funkcji wspierających na rzecz podmiotów działających w sektorze (…). Działalność ta obejmuje również czynności towarzyszące i pomocnicze, w tym związane z obsługą operacyjną, administracyjną oraz koordynacyjną realizowanych projektów. Jednocześnie, w zależności od okoliczności konkretnego projektu nie można wykluczyć, że czynności objęte zakresem działalności Wnioskodawcy będą wykonywane również na rzecz zleceniodawców zagranicznych, w tym z państw członkowskich Unii Europejskiej oraz z państw trzecich, a związane z nimi wydatki będą dokumentowane dokumentami wystawionymi zarówno w Polsce, jak i poza jej granicami.

Model operacyjny działalności Wnioskodawcy opiera się na realizacji projektów, w ramach których pracownicy wykonują zadania związane w szczególności z kontaktami z podmiotami uczestniczącymi w badaniach klinicznych oraz z bieżącym wsparciem operacyjnym działalności Wnioskodawcy. Czynności te, w zależności od potrzeb danego projektu i okoliczności faktycznych, mogą być wykonywane również poza stałym miejscem pracy. W praktyce oznacza to, że w toku prowadzonej działalności mogą występować przejazdy, wyjazdy służbowe, w szczególności w związku z obsługą działań terenowych oraz realizacją zadań wymagających mobilności pracowników. Ze względu na charakter realizowanych czynności, część potrzeb operacyjnych ujawnia się na bieżąco i nie jest możliwe uprzednie przewidzenie wszystkich okoliczności towarzyszących wykonywaniu obowiązków służbowych w terenie oraz w podróży, w tym konieczności nabycia określonych towarów lub usług w konkretnym miejscu i czasie. W konsekwencji, obok wydatków planowanych i typowych dla podróży służbowych, w praktyce występują również zakupy dokonywane doraźnie, incydentalne, podejmowane w celu zapewnienia prawidłowej realizacji zadań służbowych oraz bieżącej ciągłości prac projektowych.

W konsekwencji, pracownicy zatrudnieni przez Wnioskodawcę, w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, ponoszą liczne wydatki pracownicze. Wydatki te obejmują w szczególności koszty podróży służbowych oraz koszty organizacji i udziału w spotkaniach, w tym spotkaniach z kontrahentami lub potencjalnymi kontrahentami, a także spotkaniach zespołowych realizowanych w ramach projektów. Jednocześnie, ze względu na specyfikę wykonywanych zadań, wydatki te mogą obejmować również zakupy o charakterze operacyjnym związane z bieżącą działalnością Wnioskodawcy, dokonywane w sposób rozproszony przez pracowników w toku realizacji czynności służbowych.

Wydatki pracownicze są regulowane albo ze środków prywatnych pracownika (z następczym rozliczeniem), albo ze środków Wnioskodawcy, w tym przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych. Wnioskodawca określa i zabezpiecza limity dostępne dla poszczególnych pracowników oraz zapewnia uregulowanie zobowiązań wynikających z transakcji dokonanych z użyciem kart ze środków własnych. Jednocześnie, w przypadku wystąpienia sytuacji wyjątkowych, w których pracownik dokonuje płatności kartą służbową za wydatek niemający związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, wydatek taki jest każdorazowo odpowiednio oznaczany przez pracownika i wyłączany z procesu rozliczania wydatków służbowych opisanego poniżej. Wydatki o charakterze osobistym pracownika nie są obejmowane procedurą ujmowania i rozliczania wydatków pracowniczych stanowiącą przedmiot niniejszego wniosku i nie są nim objęte.

Wnioskodawca stosuje wewnętrzną politykę rozliczania wydatków służbowych, w oparciu o ustandaryzowany proces dokumentowania i ewidencjonowania wydatków ponoszonych przez pracowników. Dla celów rozliczania ponoszonych wydatków pracownicy każdorazowo sporządzają rozliczenie wydatków służbowych w przeznaczonym do tego systemie wykorzystywanym w organizacji, obejmującym funkcjonalności raportowania wydatków. Obecnie Wnioskodawca korzysta z programu (…), który jest zaawansowanym modułem do zarządzania wydatkami firmowymi, służącym do raportowania, zatwierdzania i zwrotu kosztów pracowniczych. Program umożliwia cyfrowe skanowanie paragonów, automatyzację procesów zatwierdzania oraz integrację z systemami finansowymi firmy w celu efektywnego zarządzania delegacjami i wydatkami.

Niezależnie od sposobu uregulowania wydatku pracownik wprowadza do ww. elektronicznego rozliczenia podstawowe dane identyfikujące nabycie, obejmujące w szczególności typ wydatku, opis wydatku, kwotę, identyfikację sprzedawcy lub usługodawcy (o ile wynika z dokumentacji albo jest możliwa do ustalenia), a także uzasadnienie biznesowe poniesienia wydatku lub wskazanie celu bądź projektu właściwego dla poniesienia wydatku. Dane te służą przypisaniu wydatku do czynności służbowych oraz umożliwiają weryfikację, czy wydatek został poniesiony w związku z działalnością Wnioskodawcy. Równocześnie pracownik dołącza do rozliczenia dokument potwierdzający poniesienie wydatku. W przypadku dokumentów otrzymanych w postaci papierowej pracownik załącza do systemu ich skan lub zdjęcie, natomiast w przypadku dokumentów otrzymanych w postaci elektronicznej dołącza je w tej postaci do rozliczenia w systemie.

Pracownicy pozyskują oraz gromadzą dokumenty i informacje potwierdzające poniesienie wydatków służbowych (dalej łącznie: „Dokument źródłowy”), a następnie ujmują dany wydatek w elektronicznym rozliczeniu wydatków sporządzanym w systemie finansowo-księgowym dedykowanym do rozliczeń wydatków pracowniczych (dalej: „Raport”) oraz dołączają do Raportu odpowiadający mu Dokument źródłowy. Przez „Raport” Wnioskodawca rozumie elektroniczne rozliczenie i udokumentowanie wydatków sporządzane przez pracownika we wspomnianym systemie (…), obejmujące dane wprowadzane w systemie dla poszczególnych pozycji rozliczenia oraz załączoną dokumentację. Przez „Dokument źródłowy” Wnioskodawca rozumie każdy dokument źródłowy albo zestaw dokumentów i danych, które łącznie pozwalają na identyfikację transakcji oraz okoliczności poniesienia wydatków związanych z tą transakcją, w tym w szczególności na ustalenie rodzaju wydatku, daty, wartości, dostawcy (o ile jest możliwe do ustalenia) oraz związku wydatku z wykonywaniem obowiązków służbowych.

Dokument źródłowy przyjmuje w praktyce różne postacie, w zależności od rodzaju wydatku oraz sposobu dokumentowania sprzedaży przez danego dostawcę. W szczególności, po wejściu w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”), wydatki poniesione przez pracowników mogą być dokumentowane fakturami wystawionymi na dane imienne pracownika. Jednocześnie, w odniesieniu do części wydatków, Dokument źródłowy stanowi dokument wystawiony przy użyciu kas rejestrujących, dokumentujący zakup. Może to być paragon zawierający NIP Wnioskodawcy (jeżeli taki zostanie wystawiony), lub paragon krajowy lub zagraniczny, który nie wskazuje danych nabywcy (bez danych Wnioskodawcy, w tym bez NIP, oraz bez danych pracownika). Dokument źródłowy może także przybierać inne formy spotykane w obrocie krajowym i zagranicznym, które potwierdzają dokonanie transakcji w sposób analogiczny do paragonu lub faktury (np. rachunek, nota, bilet). W wyjątkowych i należycie uzasadnionych przypadkach, gdy uzyskanie dokumentu księgowego nie jest możliwe, dopuszcza się rozliczenie wydatku na podstawie dowodu zapłaty oraz pisemnego (lub sporządzonego w systemie (…)) oświadczenia pracownika, tzw. Dowodu zastępczego.

Dokument źródłowy w postaci papierowej jest utrwalany w systemie w formie elektronicznego obrazu dokumentu, tj. skanu lub zdjęcia, natomiast Dokument źródłowy otrzymany w formie elektronicznej jest dołączany do Raportu jako plik w tej samej postaci. W każdym przypadku pracownik wprowadza do Raportu wskazane powyżej podstawowe dane identyfikujące wydatek. Dane te stanowią integralny element Raportu i umożliwiają powiązanie wydatku z czynnościami wykonywanymi przez pracownika na rzecz Wnioskodawcy oraz pozwalają na weryfikację okoliczności poniesienia wydatku na dalszych etapach procesu.

Wnioskodawca przyjmuje jako zasadę, że podstawową formą dokumentowania poniesionych wydatków są Dokumenty źródłowe pochodzące od dostawców (w szczególności dokumenty sprzedaży wystawiane w praktyce obrotu), dołączane do Raportu w formie elektronicznej.

Złożenie oświadczenia pracownika jest dopuszczalne wyłącznie w sytuacjach wyjątkowych, gdy - pomimo dołożenia należytej staranności - dokument zakupu nie został pozyskany, uległ zagubieniu lub zniszczeniu przed utrwaleniem w systemie, a jego ponowne uzyskanie nie jest możliwe. W takich przypadkach dokumentacja danego wydatku jest kompletowana w oparciu o Dowód zastępczy dołączany do Raportu, obejmujący - w zależności od okoliczności - potwierdzenie płatności (jeżeli jest dostępne) oraz oświadczenie pracownika. Zgodnie z polityką wydatków pracowniczych, jeżeli wydatek jest opłacany kartą służbową, kartą osobistą albo bezpośrednio z rachunku bankowego Wnioskodawcy. do Raportu dołączane jest potwierdzenie płatności jako element Dowodu zastępczego. Potwierdzenie płatności może przyjąć w szczególności postać potwierdzenia płatności z terminala płatniczego (które co do zasady nie zawiera danych Wnioskodawcy, w tym NIP Wnioskodawcy, ani danych pracownika) albo wyciągu bankowego lub potwierdzenia płatności z rachunku bankowego właściwego dla karty służbowej bądź z rachunku bankowego pracownika. W zależności od źródła płatności, wyciąg bankowy lub potwierdzenie płatności zawiera odpowiednio dane nabywcy w postaci danych Wnioskodawcy (bez NIP) albo dane pracownika.

Oświadczenie pracownika jest sporządzane i załączane do Raportu. W oświadczeniu pracownik wskazuje co najmniej, że dokument zakupu został zagubiony albo zniszczony, a ponadto opisuje zdarzenie gospodarcze oraz potwierdza, że wydatek został poniesiony w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych na rzecz Wnioskodawcy. Oświadczenie zawiera dane umożliwiające identyfikację i weryfikację rozliczanego wydatku, w tym w szczególności datę sporządzenia oświadczenia, datę i miejsce poniesienia wydatku, dane pracownika sporządzającego oświadczenie, wskazanie dostawcy (o ile jest możliwe do ustalenia), opis przedmiotu nabycia lub zakresu usługi, wartość wydatku (oraz - jeżeli ma to zastosowanie - walutę), a także uzasadnienie biznesowe poniesienia wydatku. W przypadkach, w których dostępne jest potwierdzenie płatności, oświadczenie stanowi element uzupełniający dokumentację Raportu łącznie z tym potwierdzeniem oraz innymi dostępnymi informacjami o transakcji. W incydentalnych sytuacjach zdarza się również, że dokument zakupu został zagubiony albo zniszczony, a wydatek został opłacony gotówką; w takim przypadku dokumentacja danego wydatku opiera się na oświadczeniu pracownika sporządzonym i dołączonym do Raportu w sposób opisany powyżej, przy czym - z uwagi na formę zapłaty - dokumentacja może nie obejmować odrębnego potwierdzenia płatności, jeżeli pracownik nie dysponuje takim potwierdzeniem.

W ramach przyjętego modelu organizacyjnego i funkcjonowania systemu rozliczeń wydatków, dokumentacja gromadzona w systemie w odniesieniu do każdej pozycji Raportu obejmuje dane wprowadzone przez pracownika oraz załączone pliki takie jak Dokumenty źródłowe, a w wyjątkowych przypadkach także oświadczenia i potwierdzenia płatności. Dokumentacja jest kompletowana w sposób zapewniający możliwość ujęcia zdarzenia w księgach rachunkowych na podstawie elektronicznego zestawu dokumentów odpowiadającego dowodowi księgowemu w rozumieniu przepisów o rachunkowości. W szczególności w systemie utrwalane i przechowywane są dane pozwalające na identyfikację Raportu oraz jego powiązanie z konkretnym pracownikiem i wydatkiem. Dane te obejmują co najmniej: identyfikator Raportu nadany w systemie, datę sporządzenia i uzupełnienia Raportu, opis operacji gospodarczej i jej wartość, a także identyfikację użytkownika dokonującego wprowadzenia danych i załączenia dokumentacji. Dokumentacja jest utrwalana w sposób zapewniający jej czytelność oraz możliwość odtworzenia treści.

Raport wraz z załączoną do niego dokumentacją jest przechowywany w postaci elektronicznej w sposób zabezpieczający przed modyfikacją. Dokumenty źródłowe otrzymane w postaci papierowej są utrwalane w systemie jako elektroniczne obrazy dokumentów (skan lub zdjęcie), natomiast dokumenty otrzymane w postaci elektronicznej są dołączane do Raportu w tej postaci jako pliki. Utrwalone dokumenty są zapisywane w nieedytowalnych plikach, których treść nie może być zmieniona, a ich elektroniczny obraz oraz wydruk mogą zostać odtworzone w każdym czasie zgodnie z treścią utrwaloną w systemie. Czytelność dokumentów zapewniana jest poprzez stosowanie przyjętych w organizacji standardów utrwalania dokumentów oraz wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania. Każdemu Raportowi przypisywany jest indywidualny identyfikator w systemie, a załączona dokumentacja jest powiązana z Raportem w sposób umożliwiający jej jednoznaczną identyfikację i odszukanie. Raporty oraz dołączone do nich Dokumenty źródłowe, a w sytuacjach wyjątkowych także dokumentacja zastępcza (w szczególności oświadczenia pracowników oraz - jeżeli występują - potwierdzenia płatności), są przechowywane w zabezpieczonym środowisku systemowym, w sposób umożliwiający ich wyszukiwanie i niezwłoczne odtworzenie. Wnioskodawca jest w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do Raportów oraz załączonej dokumentacji w wersji elektronicznej, w tym umożliwić jej szybkie odnalezienie, wydrukowanie lub przekazanie w formie elektronicznej. Raporty i dokumentacja w wersji elektronicznej są przechowywane przez okres wymagany przez właściwe przepisy prawa podatkowego.

Po ujęciu wydatków w systemie oraz po dołączeniu do Raportu właściwej dokumentacji (Dokumentów źródłowych, a w sytuacjach wyjątkowych - dokumentacji zastępczej), Raport podlega weryfikacji zgodnie ze stosowaną polityką wydatków pracowniczych Wnioskodawcy. Weryfikacja obejmuje zarówno sprawdzenie zgodności poniesionych wydatków z procedurami wewnętrznymi Wnioskodawcy, jak i kontrolę formalną oraz merytoryczną kompletności i poprawności danych ujętych w Raporcie oraz dołączonej dokumentacji, w zakresie niezbędnym do dalszego procedowania rozliczenia oraz do prawidłowego ujęcia wydatków w ewidencji.

W ramach czynności kontrolnych weryfikowane jest w szczególności, czy załączone do Raportu Dokumenty źródłowe oraz pozostałe dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku zawierają dane pozwalające na identyfikację transakcji oraz jej podstawowych parametrów, w tym prawidłowe daty, kwoty oraz walutę (jeżeli dotyczy), a także - w zakresie wynikającym z treści dokumentu albo możliwym do ustalenia w okolicznościach danej transakcji - oznaczenie usługodawcy lub dostawcy. Sprawdzana jest również spójność danych wykazanych w Raporcie z danymi wynikającymi z załączonej dokumentacji, w tym zgodność kwot, dat oraz rodzaju wydatku, jak również kompletność dokumentacji wymaganej dla danej kategorii wydatków zgodnie z polityką Wnioskodawcy. W odniesieniu do wydatków rozliczanych na podstawie dokumentacji zastępczej weryfikacji podlega w szczególności czy oświadczenie pracownika zostało sporządzone i utrwalone w systemie, czy zawiera informacje pozwalające na identyfikację zdarzenia gospodarczego, a także - o ile jest dostępne - czy dołączono potwierdzenie płatności właściwe dla danej formy zapłaty.

Równolegle jako element przyjętego modelu funkcjonowania procedury, Raport podlega merytorycznej ocenie pod kątem zasadności poniesienia wydatku oraz jego związku z czynnościami wykonywanymi przez pracownika na rzecz Wnioskodawcy. W ramach tej oceny weryfikuje się, czy wydatek ma charakter służbowy, jest uzasadniony okolicznościami wykonywanego zadania oraz mieści się w kategoriach wydatków dopuszczonych i limitowanych w polityce wydatków pracowniczych, a także czy nie ma charakteru wydatku osobistego. Weryfikacja merytoryczna obejmuje również sprawdzenie, czy dany wydatek - według jego rodzaju oraz opisu ujętego w Raporcie - może zostać zakwalifikowany do dalszego ujęcia jako koszt związany z działalnością Wnioskodawcy. Po pozytywnym zakończeniu etapu akceptacji Raport uzyskuje status zatwierdzonego w systemie i stanowi podstawę do dokonania rozliczenia finansowego wydatku.

Rozliczenie finansowe jest realizowane w zależności od sposobu poniesienia wydatku. W przypadku wydatków opłaconych przez pracownika ze środków prywatnych, po zatwierdzeniu Raportu kwota podlegająca zwrotowi jest wypłacana pracownikowi na wskazany rachunek bankowy. W przypadku wydatków opłaconych służbową kartą płatniczą, zatwierdzony Raport stanowi podstawę rozliczenia transakcji w systemie, natomiast zobowiązanie wobec dostawcy usług płatniczych obsługującego program kart jest regulowane przez Wnioskodawcę ze środków własnych.

Po zatwierdzeniu rozliczenia w systemie raportowania wydatków, dane z rozliczenia są eksportowane do systemu finansowo-księgowego Wnioskodawcy i stanowią podstawę ujęcia kosztu w księgach rachunkowych zgodnie z przyjętymi zasadami ewidencji. W rezultacie rozliczony Raport stanowi kompletną dokumentację wewnętrzną, na podstawie której wykonywane są czynności księgowe.

Dla celów niniejszego wniosku Wnioskodawca przyjmuje, że wszystkie wydatki pracownicze objęte opisem stanu faktycznego są ponoszone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawcy i są pokrywane z jego majątku (w tym poprzez zwrot pracownikowi), mają charakter rzeczywisty i definitywny oraz - zgodnie z przyjętą procedurą weryfikacji - nie mieszczą się w katalogu określonym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Pytanie

Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, wydatków ponoszonych w związku z wykonywaniem przez pracowników obowiązków służbowych (w tym w podróży służbowej oraz w ramach bieżących potrzeb operacyjnych), rozliczanych zgodnie z wewnętrzną polityką Wnioskodawcy i ujmowanych w księgach rachunkowych na podstawie zatwierdzonego raportu wydatków sporządzonego w systemie Wnioskodawcy (Raport) wraz z dołączoną w tym systemie dokumentacją potwierdzającą poniesienie wydatku, w szczególności w postaci:

a)  zdjęć/skanów dokumentów lub dokumentów w formie elektronicznej, wystawionych na pracownika (np. faktura imienna, nota/rachunek zawierające dane imienne pracownika), lub

b)  zdjęć/skanów innych dokumentów lub innych dokumentów w formie elektronicznej, niewskazujących danych nabywcy (np. paragon krajowy lub zagraniczny, w tym paragon bez NIP Wnioskodawcy i bez danych pracownika), lub

c)  w sytuacjach wyjątkowych, gdy dokument zakupu nie został pozyskany albo uległ zagubieniu/zniszczeniu i jego ponowne uzyskanie nie jest możliwe - potwierdzenia dokonania płatności (w szczególności: potwierdzenie z terminala płatniczego, wyciąg bankowy lub potwierdzenie transakcji z rachunku bankowego Wnioskodawcy / rachunku właściwego dla karty służbowej albo z rachunku osobistego pracownika) łącznie z oświadczeniem pracownika sporządzonym i utrwalonym w systemie wskazanym w przedstawionym stanie faktycznym, lub

d)  w incydentalnych sytuacjach (w szczególności przy płatności gotówką) - oświadczenia pracownika sporządzonego i utrwalonego w opisanym w stanie faktycznym systemie, jeżeli brak jest możliwości uzyskania dokumentu zakupu oraz brak jest obiektywnej możliwości pozyskania potwierdzenia płatności,

przy założeniu, że Raport pozwala na identyfikację transakcji oraz wykazanie jej związku z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy, wydatek ma charakter rzeczywisty i definitywny, jest ponoszony w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła oraz nie podlega wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym przysługuje mu prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, wydatków ponoszonych w związku z wykonywaniem przez pracowników obowiązków służbowych, w tym w podróży służbowej oraz w ramach bieżących potrzeb operacyjnych, rozliczanych zgodnie z wewnętrzną polityką Wnioskodawcy i ujmowanych w księgach rachunkowych na podstawie zatwierdzonego Raportu sporządzonego w systemie Wnioskodawcy wraz z dołączoną do tego Raportu dokumentacją potwierdzającą poniesienie wydatku, w szczególności w postaci:

a)  zdjęć/skanów dokumentów lub dokumentów w formie elektronicznej wystawionych na pracownika, w tym faktur imiennych, rachunków lub not zawierających dane pracownika,

b)  zdjęć/skanów innych dokumentów lub innych dokumentów w formie elektronicznej niewskazujących danych nabywcy, w tym paragonów krajowych i zagranicznych, również bez NIP Wnioskodawcy i bez danych pracownika,

c)  potwierdzeń dokonania płatności, w szczególności potwierdzenia z terminala płatniczego, wyciągu bankowego lub potwierdzenia transakcji z rachunku bankowego Wnioskodawcy, rachunku właściwego dla karty służbowej albo rachunku osobistego pracownika, łącznie z oświadczeniem pracownika sporządzonym i utrwalonym w systemie Wnioskodawcy – w sytuacjach wyjątkowych, gdy dokument zakupu nie został pozyskany albo uległ zagubieniu lub zniszczeniu i jego ponowne uzyskanie nie jest możliwe,

d)  oświadczenia pracownika sporządzonego i utrwalonego w systemie Wnioskodawcy – w sytuacjach incydentalnych, w szczególności przy płatności gotówką, jeżeli brak jest możliwości uzyskania dokumentu zakupu oraz brak jest obiektywnej możliwości pozyskania potwierdzenia płatności,

przy założeniu, że Raport pozwala na identyfikację transakcji oraz wykazanie jej związku z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy, wydatek ma charakter rzeczywisty i definitywny, został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła oraz nie podlega wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie bowiem z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Na tle tego przepisu należy zauważyć, że ustawodawca nie uzależnia możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów od posiadania, przykładowo, faktury wystawionej bezpośrednio na podatnika. Istotne znaczenie mają natomiast materialne cechy kosztu, tj. jego rzeczywistość, definitywność, związek z działalnością gospodarczą podatnika oraz cel jego poniesienia.

W świetle powyższego, aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

·      został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

·      jest definitywny (rzeczywisty),

·      pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·      został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła,

·      został właściwie udokumentowany,

·      nie został wymieniony w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Jednocześnie ustawa o CIT nie zawiera zamkniętego katalogu dokumentów, którymi podatnik może wykazać poniesienie kosztu.

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe, Wnioskodawca wskazuje, że wszystkie wydatki pracownicze objęte opisem wniosku są ponoszone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawcy oraz w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. Jednocześnie wydatki te są pokrywane z majątku Wnioskodawcy, w tym także w sytuacji, gdy pracownik dokonuje pierwotnej zapłaty ze środków prywatnych, a następnie otrzymuje ich zwrot po zatwierdzeniu wydatku zgodnie z obowiązującą u Wnioskodawcy procedurą. W przypadku płatności dokonywanych przy użyciu kart służbowych albo z wykorzystaniem innych instrumentów płatniczych właściwych dla Wnioskodawcy, ekonomiczny ciężar wydatku również ponosi Wnioskodawca. W konsekwencji wydatki te mają charakter rzeczywisty i definitywny, a zgodnie z przyjętą procedurą weryfikacji należy przyjąć, że nie mieszczą się one w katalogu określonym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W realiach przedstawionych przez Wnioskodawcę zasadnicze znaczenie ma to, że wydatki objęte wnioskiem są ponoszone przez pracowników wyłącznie w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, w tym w podróży służbowej oraz w ramach bieżących potrzeb operacyjnych związanych z działalnością Wnioskodawcy. Następnie są one rozliczane zgodnie z przyjętą u Wnioskodawcy polityką, podlegają wieloetapowej weryfikacji oraz są ujmowane w księgach rachunkowych dopiero po zatwierdzeniu Raportu i sprawdzeniu załączonej dokumentacji. Tym samym, z perspektywy art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, przedmiotem oceny nie jest sam formalny status pojedynczego dokumentu zakupowego, lecz całokształt okoliczności pozwalających stwierdzić, że wydatek jest rzeczywisty, służbowy, definitywny i gospodarczo uzasadniony.

Należy przy tym podkreślić, że ustawa o CIT nie zawiera regulacji określających zamknięty katalog dowodów, na podstawie których podatnik może wykazać poniesienie kosztu. Ustawa ta nie przesądza, że warunkiem sine qua non rozpoznania kosztu jest wyłącznie posiadanie faktury wystawionej bezpośrednio na podatnika. Przeciwnie, konstrukcja podatku dochodowego opiera się na prymacie rzeczywistego przebiegu zdarzenia gospodarczego nad formalnym kształtem pojedynczego dokumentu, o ile podatnik jest w stanie wykazać wszystkie przesłanki materialne kosztu oraz prawidłowo udokumentować jego poniesienie.

W tym miejscu zasadniczego znaczenia nabiera art. 9 ust. 1 ustawy o CIT. Zgodnie z tym przepisem podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu, podstawy opodatkowania i należnego podatku za rok podatkowy. Odrębne przepisy, do których odsyła powyższy artykuł, zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, t. j., dalej: „ustawa o rachunkowości”)., która określa zasady dokumentowania operacji gospodarczych i ujmowania ich w księgach rachunkowych. Tym samym, dla oceny prawidłowości dokumentowania kosztów podatkowych kluczowe jest nie tylko brzmienie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, ale również zgodność przyjętego modelu dokumentacyjnego z wymogami prawa bilansowego.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Jednocześnie art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości przewiduje, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe, w tym dowody zbiorcze oraz rozliczeniowe. Z kolei art. 21 i art. 22 ustawy o rachunkowości określają wymogi formalne i merytoryczne dowodów księgowych, zaś art. 23 i art. 24 tej ustawy akcentują trwałość, sprawdzalność i rzetelność zapisów księgowych.

Zdaniem Wnioskodawcy, powyższe regulacje należy odczytywać łącznie. Oznacza to, że dla celów podatku dochodowego rozstrzygające znaczenie ma nie tylko pojedynczy dowód związany z poniesieniem wydatku, lecz także i komplet dokumentów lub danych pozwalających na stwierdzenie dokonania operacji gospodarczej, określenie jej wartości, daty, celu oraz związku z działalnością gospodarczą podatnika. Należy w związku z tym przyjąć, iż jeżeli określony wydatek jest ujmowany w księgach rachunkowych na podstawie zatwierdzonego Raportu, a całość tej dokumentacji spełnia wymogi rachunkowości, to taki sposób udokumentowania jest wystarczający również dla celów ustawy o CIT.

Ponadto, mając na uwadze art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111 t. j., dalej: „Ordynacja podatkowa”), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Z kolei zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych oraz inne dokumenty. Powyższy katalog ma charakter otwarty. Należy w związku z tym przyjąć, iż dla celów podatkowych dopuszczalne jest posługiwanie się wszelkimi dowodami, które pozwalają na wykazanie zaistnienia określonego zdarzenia gospodarczego, jego rzeczywistego przebiegu oraz związku z działalnością gospodarczą podatnika.

Jednocześnie należy zauważyć, że z wyżej powoływanych przepisów nie wynika obowiązek przechowywania dokumentacji stanowiącej podstawę ujęcia kosztu wyłącznie w postaci papierowej. Na tle art. 9 ust. 1 ustawy o CIT w zw. z przepisami ustawy o rachunkowości należy w związku z tym przyjąć, iż jeżeli dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatku jest przechowywana w formie elektronicznej w sposób zapewniający spełnienie wymogów rachunkowości, to zachowuje ona walor dowodowy również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych.

Powyższe znajduje odzwierciedlenie również w praktyce interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 12 maja 2020 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG, wskazał:

„Użyte przez ustawodawcę sformułowanie "w szczególności" wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Spółkę dowody potwierdzają poniesione przez nią wydatki stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych”.

Z kolei w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 lipca 2023 r., sygn. 0114- KDIP2-1.4010.179.2021.12.S.KW, Organ uznał za prawidłowe stanowisko, zgodnie z którym:

„W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych ustawa o CIT odwołuje się do ustawy o rachunkowości, która dopuszcza przechowywanie w formie elektronicznej dowodów źródłowych stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Konsekwentnie w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w związku z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT działanie Spółki polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej, jest działaniem prawidłowym”.

Również w interpretacji indywidualnej z 28 lutego 2025 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.662.2022.13.ED, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że dokumenty księgowe przechowywane po ich zeskanowaniu z dokumentów papierowych wyłącznie w formie elektronicznej i po zniszczeniu oryginalnych dokumentów papierowych mogą - przy spełnieniu pozostałych warunków rozpoznawalności kosztów - dokumentować wydatki celem uznania ich za koszty uzyskania przychodów.

Analogiczne stanowisko wyrażone zostało również m. in. w następujących interpretacjach Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

·      z 24 marca 2023 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.217.2021.10.MBD,

·      z 30 grudnia 2022 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.45.2021.10.MF (Wskazana interpretacja uwzględnia prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 8 lutego 2022 r., sygn. akt I SA/Gd 1065/21 oraz wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 10 sierpnia 2022 r., sygn. akt II FSK 422/22),

·      z 12 maja 2020 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG.

W konsekwencji, elektroniczna forma przechowywania dokumentacji pozostaje bez wpływu na możliwość zaliczenia wydatków objętych niniejszym wnioskiem do kosztów uzyskania przychodów.

Powyższe należy odnieść do przedstawionego przez Wnioskodawcę stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca prowadzi działalność w branży badań klinicznych i realizuje projekty wymagające mobilności pracowników, kontaktów z podmiotami uczestniczącymi w badaniach oraz bieżącego wsparcia operacyjnego poza stałym miejscem wykonywania pracy. W praktyce oznacza to, iż mogą występować przejazdy i wyjazdy służbowe, a także sytuacje, w których określone potrzeby operacyjne ujawniają się doraźnie, w konkretnym miejscu i czasie, bez możliwości ich wcześniejszego przewidzenia. Konsekwentnie Wnioskodawca wskazuje, że obok wydatków typowo podróżnych występują również wydatki incydentalne, ponoszone w celu zapewnienia prawidłowej realizacji zadań służbowych oraz bieżącej ciągłości prac projektowych. Jednocześnie, zgodnie z przyjętym u Wnioskodawcy modelem rozliczeń, wydatki pracownicze nie są ujmowane w kosztach automatycznie ani wyłącznie na podstawie twierdzenia pracownika. Każdy wydatek jest rozliczany w systemie Wnioskodawcy w formie Raportu, do którego dołączana jest m.in. dokumentacja potwierdzająca jego poniesienie, a następnie Raport podlega weryfikacji oraz akceptacji zgodnie z obowiązującą polityką wewnętrzną. Raport pozwala na identyfikację transakcji, przypisanie jej do konkretnego pracownika, określenie daty, wartości, kategorii wydatku oraz celu służbowego. Jednocześnie do Raportu dołączane są odpowiednie załączniki dokumentujące poniesienie wydatku, w szczególności zdjęcia lub skany dokumentów, dokumenty elektroniczne, a w sytuacjach wyjątkowych również potwierdzenia płatności i/lub oświadczenia pracownika.

Zdaniem Wnioskodawcy, tak skonstruowany Raport, rozpatrywany łącznie z dokumentacją do niego dołączoną oraz z procedurą akceptacji, pozwala na odtworzenie rzeczywistego przebiegu operacji gospodarczej oraz na weryfikację, czy dany wydatek został poniesiony w związku z działalnością Wnioskodawcy i czy nie ma charakteru osobistego. W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, Raport wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesienie wydatku, o której mowa w pytaniu w lit. a-d, stanowi pełnoprawną podstawę ujęcia kosztu w księgach rachunkowych.

Ponadto należy zauważyć, że art. 15 ust. 4e ustawy o CIT wprost przewiduje, iż za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku).

Na tle art. 9 ust. 1 oraz art. 15 ust. 4e ustawy o CIT należy w związku z tym przyjąć, iż skoro zatwierdzony Raport wraz z dołączoną dokumentacją stanowi podstawę ujęcia wydatku w księgach rachunkowych Wnioskodawcy, a dokumentacja ta pozwala na identyfikację transakcji oraz wykazanie jej związku z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy, to przesłanka właściwego udokumentowania wydatku dla celów podatku dochodowego od osób prawnych jest spełniona.

W dalszej kolejności należy zauważyć, że w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym dokumentacja dołączana do Raportu może przybierać różną postać, przy czym każda z tych form powinna być oceniana nie w oderwaniu, lecz łącznie z Raportem, danymi systemowymi oraz procedurą weryfikacji i akceptacji funkcjonującą u Wnioskodawcy. W przedstawionym modelu ciężar zatwierdzonego wydatku ostatecznie obciąża Wnioskodawcę. Jeżeli pracownik dokonuje płatności ze środków prywatnych, wydatek jest mu zwracany po przejściu procedury rozliczeniowej. Jeżeli natomiast płatność następuje z użyciem karty służbowej albo z rachunku właściwego dla Wnioskodawcy, koszt od początku obciąża majątek Wnioskodawcy. Jednocześnie Raport pozwala wykazać, że dany wydatek pozostaje w związku z konkretną czynnością służbową albo z określonym projektem, podróżą służbową bądź inną potrzebą operacyjną Wnioskodawcy. Należy w związku z tym przyjąć, iż dokument wystawiony na pracownika, oceniany łącznie z Raportem i procedurą jego akceptacji, może stanowić wystarczającą podstawę do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Tytułem przykładu należy wskazać, że stanowisko Wnioskodawcy znajduje bezpośrednie potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 maja 2025 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.213.2025.1.BS, w której organ wskazał, że skoro zwracane pracownikom wydatki spełniają przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, nie stanowią wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych oraz są udokumentowane w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez pracownika raport w systemie finansowo-księgowym wraz ze zdjęciem, skanem dokumentu źródłowego lub dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na pracownika, to podatnik ma prawo zaliczyć takie wydatki do kosztów uzyskania przychodów.

Powyższe znajduje odzwierciedlenie również w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 września 2024 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.381.2024.1.BS, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zaakceptował możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych raportem złożonym przez pracownika w systemie finansowo- księgowym wraz ze zdjęciem, skanem dokumentu źródłowego lub dokumentem elektronicznym wystawionym na pracownika.

Tytułem przykładu warto również wskazać interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 stycznia 2025 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.644.2024.1.PK, w której organ odniósł się do modelu, w ramach którego pracownicy pozyskiwali zarówno faktury wystawione na spółkę, faktury wystawione na dane imienne pracownika, jak i paragony bez określenia numeru NIP odbiorcy. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził w tej interpretacji, że jeżeli raport sporządzany przez pracowników wraz z załącznikami, po odpowiedniej weryfikacji dokonanej przez upoważnione osoby, stanowi podstawę ujęcia kosztu w księgach rachunkowych, to taki sposób udokumentowania jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych.

Powyższe znajduje odzwierciedlenie również w interpretacji z 23 lutego 2026 r., sygn. 0114-KDIP2- 2.4010.594.2025.2.KW, w której organ uznał za prawidłowe stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków dokumentowanych dokumentami pracowniczymi wystawionymi na dane pracowników, w tym również w sytuacjach związanych z funkcjonowaniem KSeF oraz w przypadku utraty dokumentu zakupu i posługiwania się dokumentacją zastępczą. Zdaniem Wnioskodawcy rozstrzygnięcie to ma szczególne znaczenie dla niniejszej sprawy, ponieważ potwierdza, że również na tle nowych realiów związanych z fakturowaniem ustrukturyzowanym organ nie utożsamia braku faktury wystawionej bezpośrednio na podatnika z jednoznacznym brakiem prawa do rozpoznania kosztu podatkowego w myśl ustawy o CIT.

Analogiczne stanowisko wyrażono m.in. w następujących rozstrzygnięciach:

·      interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 czerwca 2025 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.230.2025.1.PK,

·      interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 stycznia 2026 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.588.2025.1.BS,

·      interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 stycznia 2026 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.589.2025.1.RH,

·      interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 stycznia 2026 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.531.2025.1.DKG,

·      interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 stycznia 2026 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.591.2025.1.KM,

·      interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 stycznia 2026 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.553.2025.1.PK.

Odnosząc się do powoływanej wcześniej kwestii KSeF, należy zauważyć, że brak faktury ustrukturyzowanej wystawionej bezpośrednio na Wnioskodawcę nie wyklucza możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Na tle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 9 ust. 1 tej ustawy znaczenie ma bowiem rzeczywiste poniesienie wydatku, jego definitywność, związek z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy oraz właściwe udokumentowanie zgodnie z zasadami rachunkowości. Reżim fakturowania właściwy dla ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, t. j., dalej: „ustawa o VAT”), w tym kwestie związane z prawem do odliczenia podatku naliczonego lub obiegiem faktur w KSeF, nie może automatycznie determinować skutków na gruncie ustawy o CIT.

Jednocześnie, zdaniem Wnioskodawcy, brak prawa do odliczenia podatku od towarów i usług od określonych wydatków pracowniczych nie wyłącza możliwości rozpoznania kosztu podatkowego w kwocie brutto. Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT, kosztem uzyskania przychodów jest podatek naliczony w tej części, w której zgodnie z przepisami ustawy o VAT podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług, o ile podatek ten nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej. Należy w związku z tym przyjąć, iż w przypadkach objętych niniejszym wnioskiem ewentualny brak prawa do odliczenia podatku od towarów i usług nie stoi na przeszkodzie zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów wydatku w wartości brutto, w tym także w sytuacji gdy Dokumenty źródłowe nie są wystawione z danymi wskazującymi na Wnioskodawcę.

Reasumując, zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiony model rozliczania i dokumentowania wydatków pracowniczych spełnia wymogi wynikające z art. 15 ust. 1. W konsekwencji wydatki objęte niniejszym wnioskiem, udokumentowane w sposób opisany w pytaniu w lit. a-d i ujęte w księgach rachunkowych na podstawie zatwierdzonego Raportu, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

W związku z przedstawionym stanem faktycznym oraz powyższym uzasadnieniem, zwracam się o potwierdzenie, że zaprezentowane przez Wnioskodawcę stanowisko i rozumienie treści przepisów podatkowych jest prawidłowe.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie zauważyć należy, że stosownie do zadanego pytania wyznaczającego zakres rozpatrzenia wniosku, przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej jest wyłącznie kwestia ustalenia, czy będzie Państwu przysługiwało prawo zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z wykonywaniem przez pracowników obowiązków służbowych (w tym w podróży służbowej oraz w ramach bieżących potrzeb operacyjnych), rozliczanych zgodnie z wewnętrzną polityką Spółki i ujmowanych w księgach rachunkowych na podstawie zatwierdzonego raportu wydatków sporządzonego w systemie Spółki (Raport) wraz z dołączoną w tym systemie dokumentacją potwierdzającą poniesienie wydatku. Natomiast przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej nie jest ocena możliwości ujęcia przedmiotowych wydatków w kwocie brutto.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554, dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

·      został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·      jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·      pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·      poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·      został właściwie udokumentowany,

·      nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości budzi kwestia ustalenia, czy przysługuje Państwu prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, wydatków ponoszonych w związku z wykonywaniem przez pracowników obowiązków służbowych (w tym w podróży służbowej oraz w ramach bieżących potrzeb operacyjnych), rozliczanych zgodnie z wewnętrzną polityką Wnioskodawcy i ujmowanych w księgach rachunkowych na podstawie zatwierdzonego raportu wydatków sporządzonego w systemie Wnioskodawcy (Raport) wraz z dołączoną w tym systemie dokumentacją potwierdzającą poniesienie wydatku, w szczególności w postaci:

a)  zdjęć/skanów dokumentów lub dokumentów w formie elektronicznej, wystawionych na pracownika (np. faktura imienna, nota/rachunek zawierające dane imienne pracownika), lub

b)  zdjęć/skanów innych dokumentów lub innych dokumentów w formie elektronicznej, niewskazujących danych nabywcy (np. paragon krajowy lub zagraniczny, w tym paragon bez NIP Wnioskodawcy i bez danych pracownika), lub

c)  w sytuacjach wyjątkowych, gdy dokument zakupu nie został pozyskany albo uległ zagubieniu/zniszczeniu i jego ponowne uzyskanie nie jest możliwe - potwierdzenia dokonania płatności (w szczególności: potwierdzenie z terminala płatniczego, wyciąg bankowy lub potwierdzenie transakcji z rachunku bankowego Wnioskodawcy/rachunku właściwego dla karty służbowej albo z rachunku osobistego pracownika) łącznie z oświadczeniem pracownika sporządzonym i utrwalonym w systemie wskazanym w przedstawionym stanie faktycznym, lub

d)  w incydentalnych sytuacjach (w szczególności przy płatności gotówką) - oświadczenia pracownika sporządzonego i utrwalonego w opisanym w stanie faktycznym systemie, jeżeli brak jest możliwości uzyskania dokumentu zakupu oraz brak jest obiektywnej możliwości pozyskania potwierdzenia płatności,

przy założeniu, że Raport pozwala na identyfikację transakcji oraz wykazanie jej związku z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy, wydatek ma charakter rzeczywisty i definitywny, jest ponoszony w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła oraz nie podlega wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 522).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo - skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Dowodami księgowymi, jak wskazano na wstępie, są również dowody wewnętrzne, sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez Spółkę.

Zatem skoro wydatki ponoszone w związku z wykonywaniem przez pracowników obowiązków służbowych będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika Raport zgodnie z wewnętrzną polityką Spółki, w ramach którego załączone będą:

a) zdjęcia/skany dokumentów lub dokumenty w formie elektronicznej wystawione na pracownika, w tym faktury imienne, rachunki lub noty zawierające dane pracownika,

b) zdjęcia/skany innych dokumentów lub inne dokumenty w formie elektronicznej niewskazujące danych nabywcy, w tym paragony krajowe i zagraniczne, również bez NIP Wnioskodawcy i bez danych pracownika,

c) potwierdzenia dokonania płatności, w szczególności potwierdzenia z terminala płatniczego, wyciągi bankowe lub potwierdzenia transakcji z rachunku bankowego Wnioskodawcy, rachunki właściwe dla karty służbowej albo rachunku osobistego pracownika, łącznie z oświadczeniem pracownika sporządzonym i utrwalonym w systemie Wnioskodawcy – w sytuacjach wyjątkowych, gdy dokument zakupu nie został pozyskany albo uległ zagubieniu lub zniszczeniu i jego ponowne uzyskanie nie jest możliwe,

d) oświadczenia pracownika sporządzone i utrwalone w systemie Wnioskodawcy – w sytuacjach incydentalnych, w szczególności przy płatności gotówką, jeżeli brak jest możliwości uzyskania dokumentu zakupu oraz brak jest obiektywnej możliwości pozyskania potwierdzenia płatności,

to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych.

Zatem, Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego. Natomiast organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje się wydanymi rozstrzygnięciami, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·  Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·  Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.