Interpretacja 0111-KDIB1-3.4010.30.2026.2.DW

Interpretacja indywidualna
- stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 stycznia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 28 stycznia 2026 r., o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 25 lutego 2026 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Spółka (dalej: „Wnioskodawca”, „(…)” lub „Spółka”) jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w (…). Wnioskodawca posiada siedzibę na terytorium Polski i podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu na terytorium RP. Aktualny rok obrotowy Spółki trwa 21 miesięcy i obejmuje okres od 1 kwietnia 2025 r. do 31 grudnia 2026 r.

Spółka operuje w ramach (…) grupy kapitałowej (…) i jest obecna na polskim rynku od ponad (…) lat. Wnioskodawca specjalizuje się w wytwarzaniu (…). Ponadto, Spółka podejmuje także prace związane z projektowaniem powyższych wyrobów.

Zatrudniani przez Spółkę pracownicy (dalej: „Pracownicy”) w związku z wykonywanymi zadaniami służbowymi ponoszą szereg wydatków, takich jak m.in. koszty podroży służbowych, koszty organizacji spotkań (m.in. spotkań z kontrahentami/potencjalnymi kontrahentami, spotkań zespołowych), koszty szkoleń. Ponoszone przez Pracowników wydatki regulowane są ze środków prywatnych danego Pracownika bądź ze środków Spółki poprzez służbowe karty kredytowe.

Zgodnie z obowiązującą w Spółce polityką, dla celów rozliczania poniesionych wydatków, Pracownicy każdorazowo tworzą tzw. rozliczenie wydatków służbowych (rozliczenie delegacji lub rozliczenie zaliczki) na przeznaczonym do tego formularzu, gdzie dołączają dokumenty potwierdzające poniesienie danego wydatku. Następnie, tak uzupełniony raport przekazywany jest do akceptacji uprawnionych do tego osób.

W kolejnym kroku ma miejsce weryfikacja merytoryczna - dokonywana przez kierownika, stanowi ocenę zasadności poniesionego przez Pracownika wydatku, potwierdzona podpisem na raporcie bądź akceptacją mailową.

Weryfikacja formalna realizowana jest w dziale finansów i ma na celu ocenę kompletności przekazanej dokumentacji, przed jej ewidencją księgową.

Dany wydatek jest zwracany Pracownikowi na konto bankowe w przypadku uregulowania wydatku przez Pracownika z własnych środków lub na konto dostawcy obsługującego karty kredytowe w pozostałych przypadkach.

Ostatni etap stanowi analiza pod kątem spełnienia przesłanek uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, w tym ocena, czy przedmiotowy wydatek nie stanowi jednego z kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Rozpoznawane jest ewentualne prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Najczęściej, dla celów udokumentowania powyższych wydatków, Pracownicy pozyskują faktury i inne dowody zakupu wystawione na Spółkę, niemniej jednak w przyszłości będą zdarzać się również przypadki dokumentowania takich wydatków poprzez faktury/rachunki wystawione na dane imienne Pracownika lub paragony (bez określenia numeru NIP odbiorcy).

Pytania

 1. Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwróconych pracownikom wydatków, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o dokumenty wystawione imiennie na pracownika potwierdzającego ich nabycie, spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT (z uwzględnieniem wyłączeń tych kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT)?

 2. Czy w związku z wprowadzeniem nowego obowiązku raportowego JPK_KR_PD, Spółka powinna w ramach sekcji „Kontrahent”, raportować dokumenty, które nie zostały wystawione na Spółkę, lecz na pracowników (np. faktury lub inne dowody zakupu), które w praktyce są przedkładane przez pracowników w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad. 1

W ocenie Wnioskodawcy, mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i zdarzenie przyszłe, Spółce przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwróconych pracownikom wydatków, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o dokumenty wystawione imiennie na pracownika potwierdzającego ich nabycie, spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT (z uwzględnieniem wyłączeń tych kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 z późn. zm.; dalej: „ustawy CIT”), za koszty uzyskania przychodów uznaje się wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów bądź utrzymania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wskazanych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT. Oznacza to, że wszystkie poniesione wydatki, poza tymi wymienionymi w art. 16 ust. 1 ustawy CIT, które pozostają w bezpośrednim lub pośrednim związku z przychodem, mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych.

W praktyce przyjmuje się, że aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

 1) został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

 2) jest definitywny oraz rzeczywisty (wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona),

 3) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

 4) został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła,

 5) został właściwie udokumentowany,

 6) nie został wymieniony w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

Mając na uwadze powyższe oraz opisany stan faktyczny i zdarzenie przyszłe, w ocenie Spółki, zwrócone Pracownikom wydatki spełniają powyższe warunki. W związku ze zwrotem (na konto pracownika lub spłatą firmowej karty kredytowej), przedmiotowe wydatki ponoszone są efektywnie ze środków Spółki, zatem stanowią one wydatek rzeczywiście poniesiony przez podatnika.

Ostatecznie, wydatek ten nie zostanie Spółce w żaden sposób zwrócony, a zatem jest definitywny. Wydatki te mają ścisły związek z wykonywanymi przez Pracowników obowiązkami wynikającym ze stosunku pracy, co świadczy o tym, że pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą oraz zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia ich źródła.

Wnioskodawca wskazuje, iż wydatki ponoszone przez pracowników, również w trakcie delegacji, są wydatkami związanymi z działalnością gospodarczą i, jeśli zostaną udokumentowane zgodnie z opisem przedstawionym w stanie faktycznym oraz ujęte w księgach rachunkowych podatnika mogą zostać potraktowane jako koszty podatkowe.

Natomiast, niewielkie braki formalne w zewnętrznych dokumentach księgowych - jak w przypadku faktury imiennej wystawionej na pracownika - nie przesądzają o braku poniesienia kosztu ani o tym, że nie może on być uznany za koszt podatkowy.

Przepisy ustawy o CIT nie zawierają przepisów regulujących zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych, w tym zakresie należy się posiłkować w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Odrębne przepisy, o których mowa są zawarte w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze. zm. dalej: „ustawa o rachunkowości”). Ustawa ta reguluje zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

Zgodne z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

   1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

   2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

   3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

   4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

   5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

   6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

 

Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy, istnieje możliwość zaniechania zamieszczania na dowodzie księgowym niektórych informacji z katalogu powyżej. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z art. 21 ust. 2 ustawy o rachunkowości są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, które zgodnie z przepisem możemy podzielić na dowody źródłowe:

   1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

   2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

   3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Faktura imienna, stanowiąca zewnętrzny dowód obcy otrzymany od sprzedawcy i niespełniająca wszystkich wymogów określonych w art. 21 ust. 1 ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.), może zostać potraktowana jako dowód księgowy pozwalający na ujęcie jej wartości w kosztach uzyskania przychodów.

Co istotne, dowód księgowy wykorzystywany dla celów wprowadzenia danego kosztu do ksiąg rachunkowych, właściwy będzie również dla celów podatkowych. Mając to na uwadze, w ocenie Wnioskodawcy, wydatki ponoszone przez Pracowników, które dokumentowane będą dokumentami źródłowymi wystawionymi na dane imienne danego Pracownika będą spełniać warunki wskazane w ustawie o rachunkowości, a tym samym Spółce będzie przysługiwać prawo do rozpoznania kosztu uzyskania przychodu (po wcześniejszej analizie pod kątem spełnienia wymagań z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z uwzględnieniem wyłączeń w postaci kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).

Opisany przez Spółkę sposób postępowania odpowiada dotychczasowej praktyce interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, m.in.:

- Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23 września 2024 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.381.2024.1.BS,

- Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 stycznia 2025 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.644.2024.1.PK,

- Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 czerwca 2025 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.230.2025.1.PK,

- Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 stycznia 2026 r. nr 0114-KDIP2-2.4010.553.2025.1.PK.

Ad. 2

W ocenie Wnioskodawcy, mając na uwadze zdarzenie przyszłe, Spółka w związku z wprowadzeniem nowego obowiązku raportowego JPK_KR_PD, nie powinna w ramach sekcji „Kontrahent”, raportować dokumentów, które nie zostały wystawione na Spółkę, lecz na pracowników (np. faktury lub inne dowody zakupu), w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych.

Uzasadnienie

Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1311), Spółka (…) została objęta obowiązkiem składania plików JPK_KR-PD. Jednym z elementów raportowania jest Węzeł Kontrahent, który zawiera dane identyfikacyjne poszczególnych kontrahentów. Dla każdego z nich dostępne są pola: „T_1”, „T_2” i „T_3”.

Jak wynika z broszury informacyjnej Ministerstwa Finansów:

   - Pole T_1 - Kod kontrahenta, z pomocą którego można jednoznacznie zidentyfikować podmiot w systemie finansowo-księgowym jednostki - pole znakowe (maksymalnie 256 znaków),

   - Pole T_2 - Kod kraju nadania identyfikatora podatkowego kontrahenta (pole opcjonalne). Podaje się dwuliterowy kod kraju, w którym kontrahent ma nadany identyfikator podatkowy. W przypadku braku kodu kraju pole pozostaje puste.

   - Pole T_3 Numer identyfikacji podatkowej kontrahenta (pole opcjonalne). Należy podać numer za pomocą, którego można zidentyfikować kontrahenta, bez literowego kodu kraju.

Wskazuje się dane kontrahentów, z którymi miały miejsce operacje gospodarcze w okresie, za który składany jest JPK_KR_PD.

Jednocześnie, zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1311) danymi dodatkowymi, o które należy uzupełnić księgi, jest numer identyfikacji podatkowej kontrahenta podatnika, o ile został nadany.

Jak wynika z ministerialnego QA – „Powyższe oznacza, że w strukturze JPK_KR_PD w węźle „Kontrahent” nie wskazuje się kontrahenta podatnika, któremu numer identyfikacji podatkowej nie został nadany.” (https://www.podatki.gov.pl/jednolity-plik-kontrolny/jpk_pd/pytania-i-odpowiedzi-jpk_pd/?querry=kontrahent).

Powyższe wskazywałoby, że w przypadku tego typu rozliczeń z pracownikami, gdy ewidencjonowane są dokumenty wystawione imiennie na pracowników, węzła kontrahent nie należałoby wypełniać.

W ocenie Spółki, w pliku JPK_KR_PD w węźle „Kontrahent” należy ujmować wyłącznie kontrahentów, z którymi Spółka zawierała operacje gospodarcze w danym okresie, podając ich identyfikatory podatkowe wyłącznie wtedy, gdy są znane.

W przypadku rozliczeń z pracownikami lub osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, które nie posiadają numeru identyfikacji podatkowej, węzeł „Kontrahent” nie musi być wypełniany, a pole T_3 pozostaje puste. Nie ma podstaw do żądania od takich osób numeru identyfikacji podatkowej, dlatego w polu T_3 należy wpisywać tylko faktycznie posiadane dane.

Prezentowane podejście znajduje jedynie potwierdzenie w dostępnych wyjaśnieniach Ministra Finansów oraz w wyjaśnieniach prezentowanych w doktrynie prawa podatkowego, m.in.,

- Adam Bartosiewicz w odpowiedzi z dnia 7 października 2025 r. (LEX QA 3015659),

- Tomasz Krywan w odpowiedzi z dnia 12 maja 2025 r. (LEX QA 2981318).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytania przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznaczają zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa zapytań). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniami, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

Ad. 1

Państwa wątpliwości w zakresie pytania nr 1 dotyczą ustalenia, czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwróconych pracownikom wydatków, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o dokumenty wystawione imiennie na pracownika potwierdzającego ich nabycie, spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT (z uwzględnieniem wyłączeń tych kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”),

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

 

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

   - został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

   - jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

   - pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

   - poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

   - został właściwie udokumentowany,

   - nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany.

Powyższy przepis w żadnym miejscu nie odnosi się do kwestii sposobu dokumentowania wydatków w związku z zaliczaniem ich do kosztów uzyskania przychodów.

W myśl art. 9 ust. 1 ustawy o CIT,

Powyższy przepis wskazuje, że wydatki, które stanowić mają koszty uzyskania przychodów spełniać powinny wymogi, jakie stawia dowodom księgowym ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 522). Zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych wskazują art. 20, art. 21 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości.

Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

 

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

 

Według art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości,

w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

 

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

  1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

  2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

  3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

  4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

  5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

  6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

 

Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy, można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo -skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1-4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy, podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

   - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT,

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy,

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT,

Dowodami księgowymi, jak wskazano na wstępie, są również dowody wewnętrzne, sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez Spółkę.

Jak wynika z opisu sprawy, zgodnie z obowiązującą w Spółce polityką, dla celów rozliczania poniesionych wydatków, pracownicy każdorazowo tworzą tzw. rozliczenie wydatków służbowych (rozliczenie delegacji lub rozliczenie zaliczki) na przeznaczonym do tego formularzu, gdzie dołączają dokumenty potwierdzające poniesienie danego wydatku. Następnie, tak uzupełniony raport przekazywany jest do akceptacji uprawnionych do tego osób. W kolejnym kroku ma miejsce weryfikacja merytoryczna - dokonywana przez kierownika, stanowi ocenę zasadności poniesionego przez Pracownika wydatku, potwierdzona podpisem na raporcie bądź akceptacją mailową.

Najczęściej, dla celów udokumentowania powyższych wydatków, Pracownicy pozyskują faktury i inne dowody zakupu wystawione na Spółkę, niemniej jednak w przyszłości będą zdarzać się również przypadki dokumentowania takich wydatków poprzez faktury/rachunki wystawione na dane imienne Pracownika lub paragony (bez określenia numeru NIP odbiorcy).

Odnosząc cytowane powyżej przepisy do przedstawionego we wniosku opisu, wskazać należy, że zwrócone pracownikom wydatki udokumentowane poprzez faktury/rachunki wystawione na dane imienne Pracownika lub paragony, spełniające wymagania wskazane w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, poniesione przez nich w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które dołączane są do rozliczenia wydatków służbowych (raportu) mogą stanowić dla Państwa koszty uzyskania przychodów.

Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwróconych pracownikom wydatków, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o dokumenty wystawione imiennie na pracownika potwierdzającego ich nabycie, spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT (z uwzględnieniem wyłączeń tych kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT) jest prawidłowe.

Ad. 2

Państwa wątpliwości w zakresie pytania nr 2 dotyczą ustalenia, czy w związku z wprowadzeniem nowego obowiązku raportowego JPK_KR_PD, Spółka powinna w ramach sekcji „Kontrahent”, raportować dokumenty, które nie zostały wystawione na Spółkę, lecz na pracowników (np. faktury lub inne dowody zakupu), które w praktyce są przedkładane przez pracowników w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych.

W odniesieniu do Państwa wątpliwości wskazać należy na treść art. 9 ust. 1 ustawy o CIT,

Odrębnymi przepisami, do których odsyła przytoczony wyżej art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, są przepisy ustawy o rachunkowości.

W myśl art. 9 ust. 1c ustawy o CIT,

Według art. 193a § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.),

Zgodnie z art. 9 ust. 5 ustawy o CIT,

Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia:

  1) zakres dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi podlegające przekazaniu na podstawie ust. 1c i 1e, oraz sposób ich wykazywania w tych księgach,

  2) grupy podatników innych niż określeni w ust. 1d lub spółek niebędących osobami prawnymi zwolnionych z obowiązku prowadzenia ksiąg przy użyciu programów komputerowych lub ich przesyłania w całości albo części na podstawie ust. 1c

   - uwzględniając konieczność zapewnienia prawidłowości rozliczeń podatników oraz kontroli obowiązków podatników przez organ podatkowy, identyfikowania obszarów, w których występują nadużycia w podatku lub narażonych na te nadużycia, oraz możliwości techniczno-organizacyjne prowadzenia przez podatników ksiąg.

Rozporządzenie Ministra Finansów z 16 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1314 ze zm., dalej: „Rozporządzenie”), określa zakres danych oraz sposób ich wykazywania w księgach.

Zgodnie z § 1 Rozporządzenia,

Według § 2 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia,

Z pkt 2.2. broszury informacyjnej dotyczącej struktury JPK_KR_PD, pt. „Księgi rachunkowe JPK_KR_PD” wynika, że jednolity plik kontrolny JPK_KR_PD składa się m.in. z węzła „Kontrahent”, w którym wykazywane są dane identyfikacyjne kontrahenta. Jest to pole opcjonalne. W pkt 5.2. ww. broszury w opisie pola T_3 węzła „Kontrahent” wskazano, że w tym polu: „Wskazuje się kontrahentów, z którymi miały miejsce operacje gospodarcze w okresie, za który składany jest JPK_KR_PD.”

Dodatkowo, należy zwrócić uwagę, że w ramach pytań i odpowiedzi merytorycznych dotyczących JPK_PD, opublikowanych na stronie podatki.gov.pl. Ministerstwo Finansów na pytanie nr 123 „Czy pracownik w strukturze JPK_KR_PD musi być raportowany jako kontrahent dla danej transakcji (np. rozliczenie delegacji, inne rozliczenia pracownicze)?” udzieliło następującej odpowiedzi:

Zatem, w opisanym we wniosku przypadku, również pracownicy spółki nie będą kontrahentami spółki, więc nie powinni być uwzględniani w węźle „Kontrahent” pliku JPK_KR_PD.

Warto zauważyć, że węzeł „Kontrahent” pliku JPK_KR_PD zawiera dane identyfikacyjne poszczególnych kontrahentów, z którymi miały miejsce operacje gospodarcze w okresie, za który składany jest JPK_KR_PD. Zatem, co do zasady nie służy sticte do „raportowania dokumentów”.

Zgodzić się należy z Państwem, iż Spółka w związku z wprowadzeniem nowego obowiązku raportowego JPK_KR_PD, nie powinna w ramach sekcji „Kontrahent”, raportować dokumentów, które nie zostały wystawione na Spółkę, lecz na pracowników (np. faktury lub inne dowody zakupu), w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych.

Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.

Reasumując, Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy:

   - Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwróconych pracownikom wydatków, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o dokumenty wystawione imiennie na pracownika potwierdzającego ich nabycie, spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT (z uwzględnieniem wyłączeń tych kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT) - jest prawidłowe,

   - w związku z wprowadzeniem nowego obowiązku raportowego JPK_KR_PD, Spółka powinna w ramach sekcji „Kontrahent”, raportować dokumenty, które nie zostały wystawione na Spółkę, lecz na pracowników (np. faktury lub inne dowody zakupu), które w praktyce są przedkładane przez pracowników w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych - jest prawidłowe.

 

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym, a w części dotyczącej zdarzenia przyszłego - stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/ zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do powołanych interpretacji indywidualnych należy wskazać, że zostały one wydane w innym stenie faktycznym/zdarzeniu przyszłym od omawianego, bowiem będące przedmiotem tych interpretacji wydatki były księgowane w oparciu o raport złożony przez pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką spółek.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

  - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

  - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

  - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

   - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

   - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.