Interpretacja 0111-KDIB1-3.4010.318.2025.4.PC

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 maja 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia, o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczący m.in. podatku dochodowego od osób prawnych. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 30 czerwca 2025 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

D. sp. z o. o. (dalej określana jako „Wnioskodawca”) posiada siedzibę działalności gospodarczej w Polsce i podlega opodatkowaniu od całości swoich dochodów w Polsce. Wnioskodawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT oraz podatnik VAT-UE w Polsce.

Wnioskodawca prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji i sprzedaży części do sprzętu gospodarstwa domowego.

Wnioskodawca dokonuje licznych transakcji zakupu oraz sprzedaży towarów i usług z podmiotami z Polski, z Unii Europejskiej oraz spoza Unii Europejskiej. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą u Wnioskodawcy powstaje szereg dokumentów (dalej określanych jako „dokumenty”).

W szczególności są to następujące dokumenty:

a) dokumenty zakupowe: faktury zakupowe, dowody dostawy, przyjęcia z zewnątrz (PZ), rachunki, dokumenty SAD, korespondencja mailowa,

b) dokumenty sprzedażowe: faktury sprzedaży, dowody dostawy, wydanie zewnętrzne (WZ), pre-invoice (prefaktura), CMR (międzynarodowy list przewozowy),

c) inne dokumenty związane ze sprzedażą: noty obciążeniowe, dokumenty źródłowe (podstawa zafakturowania), refaktury kosztów, dokumenty związane ze sprzedażą złomu,

d) dokumenty związane z bankami i kasą: wyciągi bankowe, dokumenty źródłowe (np. zaliczki, proformy), raporty kasowe i dokumentacja kasowa (np. rozliczenia zaliczek, rozliczenia delegacji),

e) dokumenty związane z podatkiem VAT: rejestr zakupu i sprzedaży, korekty systemowe, dokumenty dotyczące importu usług, dokumenty wewnętrzne, deklaracje VAT,

f) dokumenty dotyczące środków trwałych: faktury inwestycyjne, dokumenty OT (przyjęcie do używania środka trwałego), dokumenty LT (likwidacja środka trwałego),

g) inne dokumenty: dokumenty związane z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, dokumenty związane z pożyczkami mieszkaniowymi, dokumenty związane z pracowniczą kasą zapomogowo-pożyczkową, dokumenty płacowe, dokumentacja związana ze składkami ZUS, deklaracje CIT, polecenia księgowania (PK), awiza, korespondencja, potwierdzenia sald, inwentaryzacje, przedpłaty.

Dokumenty mogą mieć formę elektroniczną albo formę papierową.

W najbliższym czasie Wnioskodawca ma zamiar zmodyfikować zasady przechowywania tych dokumentów poprzez ich archiwizowanie wyłącznie w formie elektronicznej. Celem tej modyfikacji jest usprawnienie procesu dostępu do dokumentów oraz zaoszczędzenie przestrzeni magazynowej w archiwum.

W zakresie dokumentów mających formę elektroniczną Wnioskodawca będzie wytwarzał lub otrzymywał dokument w formie elektronicznej. Następnie dokument ten będzie zapisywany w formie elektronicznej. Dokument będzie przechowywany przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej. Dokument nie będzie istniał w formie papierowej. Natomiast w zakresie dokumentów mających formę papierową Wnioskodawca będzie wytwarzał lub otrzymywał dokument w formie papierowej. Następnie dokument ten będzie skanowany, a skan będzie zapisywany w formie elektronicznej. Dokument będzie przechowywany przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej. Dokument w formie papierowej będzie niszczony.

We wszystkich przypadkach dokument przechowywany w formie elektronicznej będzie spełniał następujące warunki:

- dokument będzie stanowił wierne odzwierciedlenie pierwotnego dokumentu wytworzonego lub otrzymanego w formie elektronicznej albo w formie papierowej,

- dokument zostanie zapisany w formacie, który będzie umożliwiał zapoznanie się z treścią tego dokumentu,

- dokument będzie przechowywany w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść tego dokumentu,

- dokument zostanie zapisany w formacie, który będzie umożliwiał pobranie go i przesłanie do organów podatkowych lub sporządzenie jego wydruku i przekazanie go do organów podatkowych,

- dokument będzie opisany i pogrupowany z podziałem na okresy rozliczeniowe, co będzie umożliwiało szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu,

- dokument będzie przechowywany przez okres wymagany dla konkretnego rodzaju dokumentów, który określają właściwe przepisy,

- pliki z dokumentami będą posiadały kopie zapasowe, przez co zminimalizowane zostanie ryzyko utraty dokumentów znajdujących się w archiwum,

- zostaną wprowadzone odpowiednie zabezpieczenia mające na celu ochronę danych zawartych w archiwum dokumentów przed dostępem osób niepowołanych, a w szczególności Wnioskodawca wprowadzi system na podstawie którego dostęp do archiwum dokumentów będą posiadały jedynie uprawnione osoby.

Poprzez złożenie niniejszego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej Wnioskodawca zmierza do ustalenia, czy przedstawiony sposób przechowywania dokumentów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą pozwala na prawidłowe rozliczenie podatku dochodowego od osób prawnych (CIT).

W związku z powyższym Wnioskodawca prosi o przyjęcie, jako elementu opisu zdarzenia przyszłego, że mamy do czynienia z dokumentami, które dotyczą:

- zakupów dających prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,

- sprzedaży uprawniającej do zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0% na podstawie art. 41 ust. 3 - 11 oraz art. 42 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego

1. Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur i innych dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT.

2. Prowadząc ewidencję w sposób opisany we wniosku, Spółka będzie przechowywać faktury i dokumenty elektroniczne w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

3. Spółka może przechowywać faktury i inne dokumenty w Niemczech. W takim przypadku faktury i inne dokumenty przechowywane poza terytorium Polski w formie elektronicznej będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur i dokumentów.

4. Spółka, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, będzie posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez Spółkę zasady (politykę) rachunkowości, dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

5. Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu wszystkich dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływ u terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych tymi dokumentami.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego dokumenty mogą być wytwarzane lub otrzymywane przez Spółkę w formie elektronicznej albo otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej.

W przypadku dokumentów wytwarzanych lub otrzymywanych w formie elektronicznej będą one przechowywane w takiej samej postaci i w taki samym formacie w jakim zostały wytworzone lub otrzymane.

Natomiast w przypadku dokumentów otrzymanych w formie papierowej będą one skanowane i zapisywane w formacie PDF albo będzie wykonywana ich fotokopia i będą zapisywane w formacie JPG. Pracownik Spółki odpowiedzialny za wykonanie tych czynności będzie zobowiązany do zapisania tych dokumentów w formie elektronicznej w sposób wiernie i czytelnie odzwierciedlający całą treść dokumentu. Nad wszystkim będzie czuwał przełożony tego pracownika. Dokument w formie papierowej będzie niszczony po zweryfikowaniu przez przełożonego, że dokument w formie elektronicznej w całości odzwierciedla treść dokumentu w formie papierowej oraz po ujęciu go do celów podatkowych. Szczegółowe zasady wykonywania tych czynności będzie określała procedura obowiązująca w Spółce.

Wszystkie omawiane dokumenty będą przechodziły również kontrolę na etapie księgowości. Każdy dokument będzie oceniany pod kątem ujęcia do celów podatkowych. W szczególności będzie oceniane, czy dokument posiada wszystkie niezbędne elementy oraz czy jest on czytelny. W razie wątpliwości będą podejmowane czynności wyjaśniające oraz działania zmierzające do uzyskania poprawnych dokumentów.

6. Wszystkie otrzymane przez Spółkę dokumenty w wersji papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

7. Dokumenty zakupowe potwierdzające nabycie towarów i usług, o których mowa we wniosku, zawierają elementy faktury lub faktury uproszczonej, o których mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

8. Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej następujące dokumenty dotyczące rozliczeń w ramach podatku dochodowego od osób fizycznych:

- informacje i deklaracje podatkowe (np. PIT-11, PIT-4R),

- dokumenty związane ze składkami ZUS (np. ZUS DRA, ZUS RCA),

- dokumenty związane z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych,

- dokumenty związane z pracowniczą kasą zapomogowo - pożyczkową,

- dokumenty związane z pożyczkami mieszkaniowymi,

- dokumentacja związana z naliczaniem wynagrodzeń za pracę,

- wyciągi bankowe (np. w części obejmujące przelewy wynagrodzeń za pracę).

Pytanie dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych

Czy przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, będzie zgodne z przepisami ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, a w szczególności czy Wnioskodawca będzie miał możliwość zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jeśli poniesienie tych wydatków będzie udokumentowane wyłącznie dokumentem zapisanym w formie elektronicznej?

Państwa stanowisko w sprawie

Zasady opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych określają przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej w skrócie „u.p.d.o.p.”).

Zgodnie z art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p. „podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m”.

W zakresie prowadzenia dokumentacji podatkowej przepisy u.p.d.o.p. odsyłają do przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej w skrócie „u.o.r.”).

Zgodnie z art. 73 ust. 1 u.o.r. „dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze”.

Natomiast zgodnie z art. 73 ust. 2 u.o.r. „z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych”.

Art. 73 ust. 1 u.o.r. dopuszcza możliwość przechowywania dowodów księgowych i innych dokumentów w formie elektronicznej. Istotne jest, żeby dokumenty były przechowywane w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Warunek ten będzie spełniony, ponieważ jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego dokumenty będą opisane i pogrupowane z podziałem na okresy rozliczeniowe, co będzie umożliwiało szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu. Poza tym, dowody księgowe przechowywane w postaci elektronicznej muszą pozwalać na zachowanie w trwałej i niezmienionej postaci zawartości tych dowodów oraz odtworzenie ich w postaci wydruku. Warunki te będą spełnione w omawianej sytuacji, ponieważ zgodnie z tym co zostało przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego dowody księgowe będą zapisane w formacie umożliwiającym zapoznanie się z ich treścią i sporządzenie wydruku oraz będą przechowywane w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść dowodu księgowego. Ponadto dowody księgowe wytworzone i otrzymane przez Wnioskodawcę będą przechowywane do upływu terminów wskazanych w art. 74 u.o.r.

W konsekwencji, dowody księgowe przechowywane w formie elektronicznej w sposób zgodny z art. 73 ust. 1 i 2 u.o.r., będą jednocześnie zgodne z przepisami u.p.d.o.p.

Przedstawione stanowisko potwierdza np.:

- interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 grudnia 2022 r. (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.360.2018.10.KK),

- interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 października 2022 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.66.2020.13.S/AS),

- interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 kwietnia 2022 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.70.2020.12.S/RK).

W tym miejscu należy zastrzec, że odpowiedz na pytanie pierwsze może być przedmiotem interpretacji indywidualnej. Zadane pytanie dotyczy w istocie prawidłowości rozliczania podatku CIT, w tym możliwości zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. W konsekwencji, zadane pytanie dotyczy praw i obowiązków podatkowych Wnioskodawcy.

Potwierdza to np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 sierpnia 2022 r. (sygn. II FSK 422/22).

Reasumując: przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, będzie zgodne z przepisami u.p.d.o.p., a w szczególności Wnioskodawca będzie miał możliwość zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jeśli poniesienie tych wydatków będzie udokumentowane wyłącznie dokumentem zapisanym w formie elektronicznej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”),

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w stosownych przepisach ustawy o CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy bowiem badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu).

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, będzie zgodne z przepisami ustawy o CIT, a w szczególności czy Wnioskodawca będzie miał możliwość zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jeśli poniesienie tych wydatków będzie udokumentowane wyłącznie dokumentem zapisanym w formie elektronicznej.

W pierwszej kolejności należy więc przeanalizować czy sposób przechowywania faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami (zakupowych) jest zgodny z przepisami ustawy.

Autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).

Z przedstawionego we wniosku opisu wynika, że Spółka dokonuje licznych transakcji zakupu oraz sprzedaży towarów i usług z podmiotami z Polski, z Unii Europejskiej oraz spoza Unii Europejskiej. W najbliższym czasie Spółka ma zamiar zmodyfikować zasady przechowywania tych dokumentów poprzez ich archiwizowanie wyłącznie w formie elektronicznej. Celem tej modyfikacji jest usprawnienie procesu dostępu do dokumentów oraz zaoszczędzenie przestrzeni magazynowej w archiwum. W zakresie dokumentów mających formę elektroniczną Wnioskodawca będzie wytwarzał lub otrzymywał dokument w formie elektronicznej. Następnie dokument ten będzie zapisywany w formie elektronicznej. Dokument będzie przechowywany przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej. Natomiast w zakresie dokumentów mających formę papierową Wnioskodawca będzie wytwarzał lub otrzymywał dokument w formie papierowej. Następnie dokument ten będzie skanowany i zapisywany w formacie PDF albo będzie wykonywana ich fotokopia i będą zapisywane w formacie JPG.

Ponadto, wskazali Państwo, że:

- Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur i innych dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT,

- prowadząc ewidencję w sposób opisany we wniosku, Spółka będzie przechowywać faktury i dokumenty elektroniczne w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

- spółka może przechowywać faktury i inne dokumenty w Niemczech. W takim przypadku faktury i inne dokumenty przechowywane poza terytorium Polski w formie elektronicznej będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur i dokumentów.

- Spółka, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, będzie posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez Spółkę zasady (politykę) rachunkowości, dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o CIT nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT,

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) zawiera przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów zawartych w księgach w tym zapisów dotyczących wydatków. Przepisami tymi są art. 20 ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości.

Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy,

podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Według art. 20 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości,

4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości,

1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

1a. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

1. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

2. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

3. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.

4. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.

Na podstawie art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości,

1. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.

3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

4. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Na mocy art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

Natomiast stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości,

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 - 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy,

podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT,

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy,

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy,

Należy wskazać na regulacje art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) z których wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Należy przy tym zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.),

Zgodnie z art. 181 ww. ustawy,

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Państwa dowody potwierdzają poniesione przez Państwa wydatki i stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku CIT. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Takie stanowisko potwierdza również odpowiedź na interpelację poselską nr 21954 w sprawie rozliczania w kosztach uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dokumentami przechowywanymi w formie elektronicznej Ministerstwo Finansów wskazało m.in.: „W konsekwencji, zarchiwizowane dokumenty, przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów (tj. po zeskanowaniu ich papierowych oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu papierowej wersji dokumentu) mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów. Dokumentowanie wydatków za pomocą skanów dokumentów papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej można zatem uznać za dopuszczalne na potrzeby ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.”

Zatem, w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu, w przypadku których dokumenty księgowe poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Archiwizowanie i przechowywanie dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków, które będą przechowywane w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym - jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Fakt rezygnacji Spółki z przechowywania dokumentów dotyczących poniesionych wydatków nie implikuje niemożliwości zaliczenia dokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Mając na względzie, że Spółka w opisie sprawy wskazała, że w przedmiotowej sprawie spełnione zostały wymagania opisane wyżej, zasadne jest uznanie, że Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W odniesieniu do powołanych interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Orzeczenia sądów administracyjnych są rozstrzygnięciami wydanymi w konkretnych sprawach, osadzonych w określonym stanie faktycznym i tylko do nich się odnoszącymi, w związku z tym, nie mają waloru wykładni powszechnie obowiązującej. Orzeczenia sądowe są dla organu nieocenionym źródłem wiedzy i materiałem poznawczym, bieżąco wykorzystywanym w toku załatwiania spraw. Z tego względu należy pamiętać, że orzeczenia mają charakter indywidualny, nie wiążą organów podatkowych i są formalnie wiążące dla organu podatkowego tylko w konkretnej sprawie. Orzeczenia nie mają mocy prawnej precedensów i charakteru wykładni powszechnie obowiązującej.

Jednocześnie wskazuję, że w zakresie podatku od towarów i usług oraz podatku dochodowego od osób fizycznych, zostały (zostaną) wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).

Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.