Interpretacja 0111-KDIB1-3.4010.394.2025.4.ZK

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych, jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 czerwca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 11 lipca 2025 r. – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

X Sp. z o.o. (dalej: „Spółka”) świadczy usługi w zakresie pozostałego doradztwa w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania (główny przedmiot działalności).

Podstawowym przedmiotem działalności Spółki jest:

- Pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania;

- Działalność związana z doradztwem w zakresie informatyki;

- Przetwarzanie danych; zarządzanie stronami internetowymi (Hosting) i podobna działalność;

- Wynajem i zarządzanie nieruchomościami własnymi lub dzierżawionym;

- Działalność rachunkowo-księgowa; doradztwo podatkowe;

- Działalność firm centralnych (Head Offices) i Holdingów, z wyłączeniem Holdingów Finansowych;

- Działalność w zakresie inżynierii i związane z nią doradztwo techniczne.

Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka otrzymuje faktury w formie papierowej albo w formie elektronicznej. Faktury w formie papierowej, Spółka otrzymuje bezpośrednio na adres spółki jak i pozyskiwane są przez pracowników Spółki. Faktury w formie elektronicznej wpływają na adresy e-mail Spółki lub pracowników.

Każda faktura uzyskana od dostawców jest wprowadzana do aplikacji (…) (dalej: „System”), w których takie faktury podlegają akceptacji merytorycznej. Akceptacja merytoryczna polega między innymi na weryfikacji formalnej, rachunkowej, sprawdzeniu zasadności wystawienia faktur, ich zgodności z zamówieniem lub umową oraz na opisaniu zdarzenia gospodarczego oraz akceptacji do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w ustalonym w tym celu procesie (kontrola biznesowa). Akceptacja podlega w Systemie dokumentowaniu, a stosowny dowód tej akceptacji przechowywany jest w Systemie. Spółka posiada certyfikat zaświadczający o zgodności programu (…) z wymogami stawianymi przez ustawę o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. oraz ustawę o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. Spółka posiada ponadto certyfikat zaświadczający o pełnej zgodności programu (…) z ustawą o rachunkowości.

Wprowadzenie faktur do Systemu wygląda następująco: otrzymane przez Spółkę w formie papierowej faktury wraz z załącznikami są skanowane i zapisane w nieedytowalnym formacie w szczególności PDF, TIFF, JPG (dalej: „Skany”). Faktury dostarczone w formie elektronicznej (w szczególności w nieedytowalnych formatach PDF, TIFF, JPG) pobierane są z adresu e-mail Spółki. Zdarzają się sytuacje, w których faktura otrzymana w formie elektronicznej jest następnie drukowana i po przystawieniu na niej pieczęci wpływu skanowana i zapisana w Systemie wyłącznie w nieedytowalnym formacie w szczególności PDF, TIFF, JPG (dalej: „Skany”).

Faktury (w tym Skany) w Systemie są przechowywane na (…) w tym samym regionie co baza danych Systemu, obecnie w regionie (…). Regularnie są sporządzane kopie zapasowe danych. Faktury (w tym Skany) są przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (w tym Skanów).

System umożliwia przechowywanie faktur (w tym Skanów) w podziale na okresy rozliczeniowe oraz ich sprawne wyszukiwanie według poszczególnych danych identyfikujących faktury. Faktury (w tym Skany) są przechowywane przez okres nie krótszy od wymaganego przez przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po stworzeniu i zapisaniu faktur (w tym Skanów) w archiwum elektronicznym nie ma możliwości jakiejkolwiek ich modyfikacji, rozumianej jako zmiana jakichkolwiek danych zawartych na fakturze. Jakość faktur (w tym Skanów) nie zakłóca czytelności dokumentów.

Obecnie, Spółka rozważa podejmowanie decyzji o niszczeniu faktur otrzymanych w formie papierowej oraz wydruków faktur otrzymanych w formie elektronicznej, po uprzednim zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych. Spółka wskazuje jednak, że do momentu uzyskania pozytywnej interpretacji podatkowej nadal przechowuje ww. dokumenty w formie papierowej, pomimo iż są one zdigitalizowane w postaci Skanów.

Kontrole biznesowe zapewniają weryfikacje autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności otrzymanych faktur (w tym Skanów). Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie bezzwłoczny pobór faktur (w tym Skanów) oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: „VATU”). Nabyte przez Spółkę towary i usługi udokumentowane fakturami (w tym Skanami) służą/będą służyć czynnościom opodatkowanym podatkiem od towarów i usług.

Ponadto, uzupełnili Państwo opis zdarzenia przyszłego w następujący sposób:

1) Czy zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.)?

Zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami dotyczą i będą dotyczyły również wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.), np. usług noclegowych. Wniosek Spółki nie dotyczy zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2025 r., poz. 775; ze zm.).

2) Czy wersje elektroniczne faktur o których mowa we wniosku będą przechowywane w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego?

Wersje elektroniczne faktur (w tym Skany), o których mowa we wniosku będą przechowywane w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

3) Czy będą Państwo przechowywać faktury poza terytorium Polski? Jeżeli tak, to czy faktury przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej są/będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur?

Faktury (w tym Skany) są i będą przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium Polski, i są oraz będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

4) Czy zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, będą posiadać Państwo dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez Państwa Spółkę zasady (politykę) rachunkowości, dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów?

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, Spółka posiada i będzie posiadała dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez Spółkę zasady (politykę) rachunkowości, dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Pytanie

Czy Spółce przysługuje prawo do zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodów wydatków wynikających z dokumentów zakupowych przechowywanych w postaci elektronicznej (skany), w sytuacji gdy oryginalne, papierowe dokumenty zakupowe oraz wydruki faktur otrzymanych w formie elektronicznej zostaną zniszczone zgodnie z sytuacją opisaną w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym i będzie ona dysponowała tylko elektronicznymi obrazami dokumentów (Skanami)? (pytanie oznaczone we wniosku nr 3)

Państwa stanowisko w sprawie

Ad. 3)

W ocenie Spółki, na gruncie obowiązujących przepisów, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez obowiązku jednoczesnej archiwizacji ich papierowych oryginałów oraz wydruków faktur otrzymanych w formie elektronicznej.

Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie wskazują jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania wskazanych dokumentów. W szczególności, nie uzależniają sposobu ich archiwizacji od formy, w której podatnik otrzymuje oryginał dokumentu.

Przede wszystkim jednak przepisy te nie formułują zakazu ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „CITU”) w związku z art. 9 ust. 1 CITU, działanie Spółki polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych na podstawie dokumentów zakupowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone po ich doprowadzeniu do postaci Skanu i przejściu całego procesu weryfikacyjnego, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej (Skany), należy uznać za prawidłowe.

W myśl art. 15 ust. 1 CITU, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 CITU, tzn. ustawowego katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów. Do zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest zatem właściwe udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego bowiem bez spełnienia tego warunku nie będzie możliwe wykazanie przesłanek określonych w art. 15 ust. 1 CITU.

Mając na uwadze powyższe, kosztami uzyskania przychodów są wszystkie racjonalne, gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Celem uznania danego wydatku lub kosztu za poniesiony racjonalnie, należy dokonać oceny jego przydatności pod kątem jego celowości oraz oceniać z perspektywy zaistnienia związku przyczynowo - skutkowego tego wydatku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Do zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest zatem właściwe udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego bowiem bez spełnienia tego warunku nie będzie możliwe wykazanie przesłanek określonych w art. 15 ust. 1 CITU. Mając na uwadze powyższe, kosztami uzyskania przychodów są wszystkie racjonalne, gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Celem uznania danego wydatku lub kosztu za poniesiony racjonalnie, należy dokonać oceny jego przydatności pod kątem jego celowości oraz oceniać z perspektywy zaistnienia związku przyczynowo-skutkowego tego wydatku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Do zakwalifikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest właściwe udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego.

Należy jednak wskazać, że przepisy prawa podatkowego nie regulują sposobu, w jaki wydatki lub koszty ponoszone przez podatnika powinny zostać udokumentowane. Zgodnie z art. 9 ust. 1 CITU, podatnicy obowiązani są do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (...). Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, regulującymi zasady prowadzenia ewidencji rachunkowej są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: „RachU”), do której odsyła CITU w kwestii dotyczącej sposobu prowadzenia takiej ewidencji.

Co istotne, art. 20 ust. 5 RachU, zawiera postanowienie zgodnie z którym, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, pod warunkiem, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

a) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

b) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

c) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

d) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych. Przepisy pozwalają na przechowywanie dowodów źródłowych, z wyłączeniem dokumentów enumeratywnie wskazanych w przepisach RachU w formie elektronicznej, jeżeli ich treść będzie mogła zostać przechowana w trwałej oraz niezmienionej postaci na informatycznych nośnikach danych, w porównaniu z papierowym oryginałem. Według Spółki oznacza to, że dowody poniesienia kosztów przechowywane w formie elektronicznej mogą stanowić podstawę ich uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów RachU.

Zdaniem Spółki, w przypadku zeskanowania dokumentów zakupowych (w tym faktur) papierowych i następnie przeniesienia treści dokumentów na nośniki elektroniczne, a następnie zniszczeniu ich papierowych egzemplarzy, spółka nie utraci prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów udokumentowanych otrzymanymi dokumentami zakupowymi. Spółka nie utraci prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów udokumentowanych otrzymanymi dokumentami zakupowymi również w przypadku posiadania wyłącznie Skanów dokumentów otrzymanych w formie elektronicznej.

Według Spółki, należy podkreślić fakt, że dowód księgowy, który będzie odpowiedni do ujęcia danego kosztu lub wydatku w księgach rachunkowych, będzie stanowił również odpowiedni dokument do celów podatkowych CIT.

Dodatkowo, Spółka zauważa, że zgodnie z art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.) (dalej: „OP”), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem, zaś katalog dowodów wskazany w art. 181 OP, ma charakter otwarty. W szczególności, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty.

Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem Spółki, oczywistym jest, że za dowód należy także uznać kopie dokumentów przechowywane w formie elektronicznej (Skany), jeżeli dokumentują one fakt zaistnienia określonych zdarzeń gospodarczych. W tym kontekście, w ocenie Spółki, jeśli posiadany przez nią dowód księgowy w postaci dokumentu zakupowego jest wystarczający do zaewidencjonowania kosztu w księgach rachunkowych, będzie on także wystarczający dla celów podatku dochodowego od osób prawnych, tj. wydatek tak udokumentowany będzie mógł stanowić koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 CITU.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
(t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”),

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy Spółce przysługuje prawo do zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodów wydatków wynikających z dokumentów zakupowych przechowywanych w postaci elektronicznej (skany), w sytuacji gdy oryginalne, papierowe dokumenty zakupowe oraz wydruki faktur otrzymanych w formie elektronicznej zostaną zniszczone zgodnie z sytuacją opisaną w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym i będzie ona dysponowała tylko elektronicznymi obrazami dokumentów (Skanami).

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o CIT, nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT,

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zawiera przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów zawartych w księgach
w tym zapisów dotyczących wydatków. Przepisami tymi są art. 20 ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości.

Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości,

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
(t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 dalej: „ustawa o VAT”), ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy,

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT,

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy,

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy,

Z opisu sprawy wynika, że Państwa Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT i świadczy usługi w zakresie pozostałego doradztwa w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania (główny przedmiot działalności).

Obecnie, Państwa Spółka rozważa podjęcie decyzji o niszczeniu faktur otrzymanych w formie papierowej oraz wydruków faktur otrzymanych w formie elektronicznej, po uprzednim zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych.

Należy wskazać na regulacje art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT), z których wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej
i niezmienionej postaci zawartość dowodów.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji, kierownik jednostki powinien w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych.

Z opisu sprawy wynika, że spełniają Państwo wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów, tj.:

- otrzymane przez Państwa Spółkę w formie papierowej faktury wraz załącznikami są skanowane i zapisane w nieedytowalnym formacie w szczególności PDF, TIFF, JPG (dalej: „Skany”). Faktury dostarczone w formie elektronicznej (w szczególności w nieedytowalnych formatach PDF, TIFF, JPG) pobierane są z adresu e-mail Państwa Spółki. Zdarzają się sytuacje, w których faktura otrzymana w formie elektronicznej jest następnie drukowana i po przystawieniu na niej pieczęci wpływu skanowana i zapisana w Systemie wyłącznie w nieedytowalnym formacie w szczególności PDF, TIFF, JPG.

- Faktury (w tym Skany) są przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (w tym Skanów).

- System umożliwia przechowywanie faktur (w tym Skanów) w podziale na okresy rozliczeniowe oraz ich sprawne wyszukiwanie według poszczególnych danych identyfikujących faktury. Faktury (w tym Skany) są przechowywane przez okres nie krótszy od wymaganego przez przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po stworzeniu i zapisaniu faktur (w tym Skanów) w archiwum elektronicznym nie ma możliwości jakiejkolwiek ich modyfikacji, rozumianej jako zmiana jakichkolwiek danych zawartych na fakturze. Jakość faktur (w tym Skanów) nie zakłóca czytelności dokumentów.

- Wersje elektroniczne faktur (w tym Skany), o których mowa we wniosku będą przechowywane w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

- Faktury (w tym Skany) są i będą przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium Polski, i są oraz będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

- Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, Spółka posiada i będzie posiadała dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez Spółkę zasady (politykę) rachunkowości, dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

- Kontrole biznesowe zapewniają weryfikacje autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności otrzymanych faktur (w tym Skanów).

Zatem, w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu, w przypadku których dokumenty księgowe poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Przechowywanie dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków, które będą przechowywane w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Fakt rezygnacji Spółki z przechowywania dokumentów dotyczących poniesionych wydatków nie implikuje niemożliwości zaliczenia dokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Mając na względzie, że w opisie sprawy wskazali Państwo, że w przedmiotowej sprawie spełnione zostały wymagania opisane wyżej, zasadne jest uznanie, że Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej jest ocena Państwa stanowiska wyłącznie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Natomiast, w zakresie podatku od towarów i usług zostanie/zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.