Interpretacja 0111-KDIB1-3.4010.433.2025.2.JG

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

17 lipca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 25 sierpnia 2025 r. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego (ostatecznie sformułowany w uzupełnieniu)

X (dalej jako: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, posiadającym nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce.

Wnioskodawca istnieje od (…) r. i należy do międzynarodowej Grupy, w skład której wchodzą spółki w wielu krajach.

Wnioskodawca realizuje projekty z zakresu (…).

Spółka specjalizuje się w pracach z zakresu:

- (…).

Spółka realizuje zlecenia obejmujące (…) dla klientów Grupy. Projekty te koncentrują się na (…), będących klientami Grupy.

Systemy produkcyjne składają się z poszczególnych stacji, nad których (…) pracują pracownicy Spółki. Spółka nie wykonuje samej (…), lecz programuje proces produkcji z wykorzystaniem (…), w tym ich funkcjonalności oraz automatyzuje ich prace.

Koszt wytworzenia (…) jest znaczny, dlatego w czasie realizacji systemu produkcyjnego Spółka wykorzystuje oprogramowanie służące do symulacji pracy (…) i poszczególnych (…), tak, aby po jej wytworzeniu była ona niezawodna oraz spełniała normy graniczne. Spółka realizuje zamówienia w podziale na odrębne projekty. W ramach każdego projektu, w oparciu o oryginalne rozwiązania i pomysły pracowników Spółki powstaje autorski system produkcji, który po jego uzbrojeniu w indywidualną warstwę programistyczną i pozytywną weryfikację w procesie symulacji, jest dostarczany klientowi i uruchamiany.

Każdy system stanowi nowy, dotychczas nieoferowany przez Spółkę lub innych dostawców produkt. Spółka, co do zasady, otrzymuje od zleceniodawcy obraz całości lub części hali produkcyjnej oraz informacje o normach granicznych i ogólnie o czynnościach, które mają być wykonywane na poszczególnych stacjach składających się na całą (…), tj. oczekiwane funkcjonalności i wyrób gotowy (dostarczony jest także prototyp części, która docelowo ma być wytwarzana na (…)). Klient przekazuje również swoje wymagania co do producentów (…), (…) lub innych komponentów, których praca ma być zaprogramowana przez Spółkę. Informacje dostarczane przez klienta to wiadomości bazowe lub oczekiwania.

Zadania wchodzące w skład inżynierii elektrycznej oraz inżynierii oprogramowania są zadaniem Spółki. Stacje (części (…)) a także ich wzajemne połączenia są unikalne i projektowane/testowane są dla każdej (…)/każdego projektu oddzielnie. Oprogramowanie przygotowane dla (…) nie może zostać użyte w całości dla innej (…).

Znacząca część działań podejmowanych przez Wnioskodawcę w ramach realizacji projektów skupia się na opracowywaniu nowych, oryginalnych rozwiązań o unikalnym charakterze, które nie są wtórne ani odtwórcze (dalej jako: „Projekty”). Podczas realizacji Projektów pracownicy wykorzystują, rozwijają i integrują swoją wiedzę oraz umiejętności, w tym znajomość narzędzi informatycznych i oprogramowania służącego do planowania produkcji, projektowania oraz tworzenia zmienionych, ulepszonych lub zupełnie nowych procesów i usług.

Proces prac nad Projektami nie opiera się na sztywno określonych schematach czy rutynowych metodach działania. Wyznaczone przez klientów cele wymagają indywidualnego podejścia, twórczego myślenia i koncepcyjnej pracy od samego początku. Realizacja takich zadań nie byłaby możliwa bez kreatywnego zaangażowania zespołów projektowych. Proponowane klientom algorytmy i rozwiązania są innowacyjne i nie bazują na dostępnych na rynku standardowych koncepcjach. W rezultacie klienci otrzymują unikalne, nowoczesne rozwiązania, które nie są dostępne na otwartym rynku.

Karty projektów prowadzone są w systemie informatycznym, umożliwiającym dostęp do danych dla każdego z zaangażowanych pracowników:

(…)

Pracownicy Spółki są podzieleni na działy, zwane (…), których jest kilkadziesiąt. Każdą (…) kieruje tzw. „(…)” – menedżer odpowiedzialny nie tylko za zarządzanie projektami i zespołem, ale również za zadania merytoryczne, takie jak opracowywanie fazy koncepcyjnej projektu czy bieżąca praca nad jego realizacją. Wśród obowiązków (…) znajdują się m.in. weryfikacja wykonanych prac, doradztwo eksperckie, nanoszenie poprawek, a także formułowanie wniosków wynikających z realizowanych Projektów.

W projektach mogą uczestniczyć również tzw. „(…)” – menedżerowie odpowiedzialni za nadzór nad kilkoma (…). Podobnie jak (…), pełnią oni nie tylko funkcje zarządcze, ale także realizują zadania merytoryczne, takie jak doradztwo czy ocena wyników prac. Dzięki specjalistycznej wiedzy i wieloletniemu doświadczeniu wspierają (…) w realizacji poszczególnych projektów.

Z uwagi na wysoki stopień skomplikowania i wielość zagadnień technologicznych wymagających rozwiązania w ramach realizowanych projektów, jak również z uwagi na długotrwały czas realizacji projektów Spółka wprowadziła wewnętrzny system ewidencjonowania prac nad projektami, w tym godzin zaangażowanych pracowników (szczegółowa ewidencja pozwalająca określić ilość godzin przepracowanych przez danego pracownika zarówno na Projekcie, jak i na danej aktywności). Zgodnie z systemem, projektom przydzielane są tzw. Kody porządkowe. W ten sposób możliwe jest zachowanie przejrzystej struktury prowadzonych Projektów oraz sprawowanie bieżącej kontroli ponoszonych kosztów i zaangażowania pracowników realizujących konkretne etapy projektów.

Wybrane (…), dzięki swojej specjalistycznej wiedzy i wysokim kompetencjom, koncentrują się na pracach rozwojowych w takich obszarach jak programowanie i planowanie, realizując te zadania w toku prowadzonych Projektów.

W realizację Projektów zaangażowani są pracownicy zatrudnieni w następujących (…):

• (…).

Sterowniki programowalne z oprogramowaniem stworzonym przez pracowników Wnioskodawcy mają za zadanie skomunikować wszystkie urządzenia obecne na (…) w danym obszarze, aby umożliwić ich współpracę oraz przekazywać informacje służące do podjęcia odpowiednich kroków, w celu wykonywania sprecyzowanego zadania.

Ponadto, oprogramowanie sterowników programowalnych ma za zadanie zadbać o bezpieczeństwo zarówno ludzi jak i maszyn, zapewniając aby w obrębie pracy (…) nie było możliwości obecności osoby niepowołanej, bądź w przypadku obecności takiej osoby maszyna była ograniczona poprzez zablokowanie możliwości wykonywania ruchów w trybach automatycznych.

Na etapie wdrożenia oprogramowania napotykane są nieokreślone wcześniej problemy i ograniczenia, co wymaga od pracowników ponownej analizy oraz zaprogramowania odpowiednich zmian w oprogramowaniu w celu zagwarantowania uzyskania założonego początkowo celu.

• (…).

W zakres projektowania instalacji elektrycznej wchodzi:

- (…).

• (…).

• (…).

• (…).

Pracownicy Wnioskodawcy zajmują się realizacją zadań technicznych, projektowych i wdrożeniowych związanych z tworzeniem zaawansowanych rozwiązań technologicznych dla procesów produkcyjnych, ze szczególnym uwzględnieniem automatyki przemysłowej oraz projektowania instalacji elektrycznych. Zakres obowiązków pracowników wymaga nie tylko wysokich kwalifikacji technicznych i zaawansowanej wiedzy projektowej, ale również zdolności do kreatywnego podejścia do powierzonych zadań. Realizowane przez pracowników działania cechują się twórczością i innowacyjnością, umożliwiając opracowywanie zaawansowanych rozwiązań technologicznych precyzyjnie dostosowanych do indywidualnych potrzeb oraz specyficznych wymagań klientów.

Projekty realizowane są przez pracowników Wnioskodawcy, posiadających najwyższe kwalifikacje, w tym inżynierów (…).

Prowadzona przez ww. (…) działalność będąca przedmiotem wniosku dotyczy Projektów w ramach których pracownicy Wnioskodawcy realizują m.in. takie prace jak:

- tworzenie oraz rozwijanie (…),

- tworzenie oraz rozwijanie (…),

- tworzenie oraz rozwijanie nowego (…),

- tworzenie oraz rozwijanie środowiska testowego, symulacji, testów, narzędzi walidacyjnych, testów automatycznych,

- rozwijanie algorytmów,

- rozwijanie narzędzi IT,

- integrowanie nowych rozwiązań z istniejącymi systemami,

- tworzenie i rozwijanie oprogramowania oraz aplikacji na użytek wewnętrzny.

Celem realizowanych prac jest tworzenie całkowicie nowych procesów i funkcjonalności, które mogą zostać wdrożone do istniejących systemów. Ponadto, prace obejmują innowacyjne łączenie już istniejących funkcjonalności w sposób umożliwiający stworzenie procesów o lepszych właściwościach, większej efektywności działania lub poszerzonych możliwościach.

Wnioskodawca podkreśla, że opisana działalność ma charakter systematyczny. Z prowadzonej ewidencji wynika, że prace rozwojowe były realizowane nieprzerwanie od początku funkcjonowania Spółki. Każdy Projekt był poprzedzany opracowaniem szczegółowego harmonogramu działań oraz zaplanowaniem budżetu, który był na bieżąco aktualizowany w trakcie jego realizacji.

Opisana działalność stanowi kluczowy element działalności Wnioskodawcy. Jej celem jest zarówno poszerzanie zasobów wiedzy, jak i wykorzystywanie ich do opracowywania nowych rozwiązań. Podejmowane przez Spółkę działania, obejmujące projektowanie zautomatyzowanych i zoptymalizowanych systemów produkcyjnych oraz wewnętrzne prace rozwojowe, mają na celu zdobycie specjalistycznej wiedzy, która w większości przypadków nie jest dostępna na rynku. W rezultacie działalność prowadzona przez Spółkę opisana w opisie stanu faktycznego nie ma charakteru incydentalnego, lecz zaplanowany i zorganizowany oraz jest prowadzona w sposób ciągły.

Działalność Spółki w zakresie (…) została szczegółowo przeanalizowana przez (…), która wydała opinię potwierdzającą jej badawczo-rozwojowy charakter.

W opinii analizie poddano konkretny zakres prac wykonywanych w Spółce, zwracając uwagę na stopień zaawansowania technologicznego, konieczność podejmowania działań twórczych oraz rozwiązywania skomplikowanych problemów inżynieryjnych, które wymagają nowatorskiego podejścia. W ramach przeprowadzonej analizy wyodrębniono konkretne czynności, które według opinii jednostki naukowej wykazują znamiona działalności badawczo-rozwojowej.

Jedną z takich czynności jest (…), która polega na opracowywaniu, testowaniu i wdrażaniu dedykowanego oprogramowania sterującego dla (…). Proces ten wymaga nie tylko znajomości istniejących technologii, ale także opracowywania nowych rozwiązań sterowania, które muszą być dostosowane do specyficznych wymagań danej (…). Tworzone algorytmy i kod źródłowy (…) muszą być nie tylko zoptymalizowane pod kątem wydajności, ale również zapewniać niezawodność, bezpieczeństwo pracy maszyn oraz ich współpracę z innymi elementami systemu produkcyjnego.

Uruchamianie (…) to kolejna czynność uznana za działalność badawczo-rozwojową przez jednostkę naukową. Proces ten obejmuje wdrażanie i testowanie oprogramowania na rzeczywistej (…), co wymaga bieżącej analizy problemów technicznych, ich identyfikacji oraz opracowania rozwiązań umożliwiających optymalizację pracy systemu. Czynność ta nie ogranicza się jedynie do implementacji gotowych rozwiązań, lecz wiąże się z koniecznością wprowadzania nowych metod sterowania, które pozwalają na zwiększenie efektywności oraz niezawodności (…).

W opinii (…), w ramach ww. działalności wyodrębniono także (…), które obejmują doradztwo w zakresie integracji nowych technologii oraz optymalizacji systemów automatyzacji. Proces ten wymaga analizy dostępnych rozwiązań oraz opracowania nowych koncepcji dostosowanych do specyficznych warunków produkcyjnych klienta. Dzięki temu możliwe jest tworzenie niestandardowych systemów sterowania, które zwiększają efektywność procesów produkcyjnych oraz poprawiają ich bezpieczeństwo i niezawodność.

Ostatnią z czynności uznanych przez jednostkę naukową za działalność o charakterze badawczo-rozwojowym jest opracowanie (…), które obejmuje projektowanie i optymalizację systemów elektrycznych dla (…). Tworzone schematy muszą uwzględniać zarówno wymagania klienta, jak i normy bezpieczeństwa oraz ograniczenia technologiczne związane z danym zakładem produkcyjnym. Projektowanie układów elektrycznych wymaga wprowadzania nowych rozwiązań, które pozwalają na integrację urządzeń automatyki przemysłowej oraz ich efektywne sterowanie. W ramach tej czynności inżynierowie opracowują schematy połączeń elektrycznych, dobierają odpowiednie komponenty oraz wdrażają rozwiązania umożliwiające optymalizację zużycia energii i zwiększenie niezawodności całego systemu.

Na podstawie powyższych analiz (…) jednoznacznie potwierdziła, że wskazane czynności mają charakter badawczo-rozwojowy, ponieważ wymagają opracowywania nowych rozwiązań technologicznych oraz wdrażania innowacyjnych metod optymalizacji procesów produkcyjnych. Spółka nie ogranicza się do implementacji gotowych technologii, lecz aktywnie rozwija własne metody sterowania i automatyzacji, co jednoznacznie kwalifikuje jej działalność jako badawczo-rozwojowa.

W wydanej opinii jednoznacznie wskazano, że:

1. Projekty realizowane przez Spółkę wymagają twórczego i indywidualnego podejścia – każda realizacja dotyczy nowych procesów, które nie mają gotowych schematów rozwiązań, a ich wdrożenie wymaga opracowywania nowych (…), optymalizacji oraz (…).

2. Złożoność projektów wymusza prowadzenie działań o charakterze rozwojowym – nie są to powtarzalne, rutynowe czynności, lecz ciągłe poszukiwanie optymalnych rozwiązań, które są dostosowywane do specyficznych warunków technicznych i wymagań klientów.

3. Prace realizowane przez Spółkę stanowią działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 4 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, a w szczególności, że prace te stanowią prace rozwojowe w rozumieniu art. 4 ust. 3 tej ustawy.

W związku z realizacją wyżej opisanej działalności Wnioskodawca ponosi następujące koszty:

A. Koszty wynagrodzeń.

Wnioskodawca jest (…) przedsiębiorcą i w celu realizacji projektów zatrudnia pracowników na podstawie umów o pracę.

W ramach nawiązanego stosunku pracy Wnioskodawca ponosi następujące koszty:

1. wynagrodzenia podstawowe;

2. premie (np. roczne, uznaniowe, miesięczne, motywacyjne), nagrody;

3. koszty dodatkowych świadczeń na rzecz pracowników m.in. ubezpieczeń zdrowotnych i opieki medycznej;

4. wypłaty z tytułu uczestnictwa pracowników w Pracowniczym Programie Emerytalnym;

5. składki z tytułu należności wskazanych w punkcie a) powyżej, określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - w części finansowanej przez Spółkę jako płatnika składek tj. składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe.

Dla każdego z pracowników zaangażowanych w realizację Projektów prowadzona jest dokładna ewidencja czasu pracy w postaci raportów pracowniczych, pozwalająca na określenie czasu przeznaczonego na realizację działalności będącej przedmiotem niniejszego wniosku, w stosunku do ogólnego czasu pracy pracownika w danym miesiącu oraz określenie czasu przeznaczonego na konkretny Projekt w celu kwalifikacji kosztów w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 UPDOP.

System ewidencji prowadzony przez Wnioskodawcę jest zautomatyzowany, zaawansowany i dostosowany do specyfiki działalności Spółki, w której kluczowe znaczenie ma podział prac według konkretnych aktywności. Godziny pracy są przypisywane przede wszystkim do rodzajów czynności realizowanych w ramach poszczególnych projektów, co pozwala na precyzyjne monitorowanie oraz analizowanie nakładu pracy w kontekście działalności projektowej.

Ewidencja ta jest prowadzona w sposób elektroniczny, co zapewnia pełną kontrolę nad danymi oraz umożliwia bieżący dostęp do informacji zarówno w kraju, jak i za granicą, gdzie realizowane są niektóre etapy projektów. Struktura systemu umożliwia szczegółową analizę efektywności poszczególnych aktywności oraz ich wpływu na końcowy rezultat wdrażanych rozwiązań technologicznych.

Podział aktywności oraz ich kwalifikacja wygląda następująco i jest zgodna z opinią (…):

(…)

Takie podejście pozwala na dokładne przypisanie czasu pracy do aktywności kwalifikujących się jako działalność projektowa. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne wyodrębnienie kosztów kwalifikowanych, co ma kluczowe znaczenie w kontekście ulgi badawczo-rozwojowej.

Co istotne, raporty pracownicze umożliwiają kontrolę budżetu i zasobów ludzkich, pozwalając na efektywne zarządzanie czasem pracy i środkami przeznaczonymi na realizację Projektów. Zastosowanie tak szczegółowej ewidencji zapewnia transparentność oraz zgodność z wymogami prawa podatkowego, jednocześnie stanowiąc istotne narzędzie analityczne w optymalizacji procesów prowadzonych przez Spółkę.

„Zrzut” z ewidencji czasu pracy wygląda następująco: (…)

Wnioskodawca ma zamiar zaliczyć do kosztów kwalifikowanych proporcjonalną część kosztów składników wynagrodzeń wymienionych powyżej. Proporcja ta będzie odpowiadała stosunkowi czasu pracy poświęconego na Projekty do całkowitego czasu pracy w zadanym okresie rozliczeniowym, zgodnie z ewidencją czasu pracy. Przyjęta przez Spółkę metodyka jest zgodna z interpretacją ogólną Ministra Finansów z dnia 13 lutego 2024 r. (nr DD8.8203.1.2021).

Ponadto, pracownicy zatrudnieni w dywizjach wskazanych w stanie faktycznym, w ramach pełnionych obowiązków służbowych związanych z Projektami, uczestniczą w wyjazdach realizowanych na potrzeby prowadzonych przez Wnioskodawcę prac. Wyjazdy te są niezbędne dla realizacji projektów, gdyż proces wdrażania i uruchamiania (…) wymaga obecności wykwalifikowanych inżynierów na miejscu w nowo powstających fabrykach.

Przykładem może być realizacja projektów w fabryce (…) (inwestycja rozpoczęta w (…) r., kontynuowana w latach następnych), której budowa była częścią szeroko zakrojonego planu inwestycyjnego o wartości ponad (…). Nowa fabryka w (…) została wzniesiona na terenie (…). Tak duża skala przedsięwzięcia wymagała, aby inżynierowie i specjaliści X byli fizycznie obecni na miejscu, aby zapewnić sprawne (…).

Ze względu na specyfikę działalności Wnioskodawcy oraz wymagania klientów, prace programistyczne i inżynieryjne nie mogą być prowadzone wyłącznie zdalnie. Uruchomienie (…) wymagają bezpośredniej konfiguracji, testów oraz weryfikacji poprawności działania maszyn na miejscu. Pracownicy Wnioskodawcy muszą monitorować pracę (…), dostosowywać oprogramowanie do specyficznych warunków zakładu oraz eliminować nieprzewidziane błędy, które mogą pojawić się dopiero w trakcie fizycznego testowania maszyn.

Co więcej, w przypadku nowoczesnych zakładów produkcyjnych, takich jak fabryka (…), kluczowym aspektem jest ścisła współpraca z zespołami technicznymi klienta oraz poddostawcami systemów produkcyjnych. Proces ten wymaga licznych konsultacji, modyfikacji oraz optymalizacji systemów, które mogą być prowadzone jedynie przy fizycznym udziale zespołu inżynierskiego.

W związku z tym Wnioskodawca ponosi koszty wyjazdów służbowych, tj.:

• koszty diet,

• koszty noclegów,

• koszty transportu (dojazdu do klienta, w tym paliwa),

• koszty przejazdów lokalnych (taxi, bilety pociągowe),

• koszty biletów lotniczych,

• koszty wynajmu samochodu,

• opłaty związane z pobytem za granicą, takie jak czynsz za apartament, rachunki za prąd, ubezpieczenie mieszkania,

• koszty uzyskania wiz oraz innych wymaganych dokumentów umożliwiających legalny pobyt w danym kraju.

Wyjazdy tego typu stanowią niezbędną część działalności Projektowej Wnioskodawcy. Ich brak uniemożliwiłby efektywne wdrożenie oraz uruchomienie zaprojektowanych systemów, co jednoznacznie dowodzi ich kluczowej roli w realizacji Projektów.

Koszty te również są przypisywane do poszczególnych Projektów i ewidencjonowane na odpowiednich kontach ze stosowną dekretacją:

(…)

Koszty te można z systemu przypisać również do pracownika zaangażowanego w dany Projekt.

B. Koszty związane z nabyciem niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego.

W procesie projektowania i prac inżynierskich pracownicy wykorzystują zaawansowane techniki 3D do projektowania i wizualizacji kompleksowych rozwiązań technicznych.

W tym celu, wykorzystywane jest oprogramowanie (…). Spółka ponosi koszty opłat typu maintenance/opłaty licencyjne za utrzymanie wcześniej nabytej licencji na oprogramowanie.

C. Koszty jednorazowych odpisów amortyzacyjnych.

Spółka nabywa środki trwałe takie jak m.in. laptopy, drukarki, urządzenia i akcesoria komputerowe, które są i będą wykorzystywane na potrzeby działalności Projektowej objętej niniejszym wnioskiem. Ich wartość początkowa stanowi koszt uzyskania przychodu poprzez jednorazowe odpisy amortyzacyjne dokonywane na podstawie art. 16f ust. 3 UPDOP, dotyczącego środków trwałych o niskiej wartości początkowej.

D. Koszt nabycia materiałów i surowców.

W ramach prowadzonej działalności X nabywa znaczące ilości różnego rodzaju materiałów wykorzystywanych bezpośrednio do realizacji Projektów. W szczególności są to materiały hutnicze, elektryczne, pneumatyczne, a także wszelkiego rodzaju części standardowe wykorzystywane w procesach projektowych, konstrukcyjnych oraz testowych. Do materiałów tych zaliczają się również specjalistyczne środki ochrony osobistej, w tym kombinezony oraz ubrania robocze i ochronne, niezbędne dla zapewnienia bezpiecznego i prawidłowego wykonywania prac przez Pracowników zaangażowanych w działalność Projektową.

W związku z opisanym powyżej stanem faktycznym i zdarzeniem przyszłym, Wnioskodawca planuje dokonać rozliczenia ulgi badawczo-rozwojowej za 2019 r. i lata kolejne, zgodnie z art. 18d UPDOP (dalej jako: „ulga B+R”), przy czym w szczególności zaznacza, że:

- nie prowadzi i nie prowadził działalności gospodarczej na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia lub na podstawie decyzji o wsparciu i nie korzysta ze zwolnień podatkowych, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 34 lub 34a UPDOP,

- zamierza odliczyć w ramach ulgi B+R koszty kwalifikowane, zgodnie z art. 18d ust. 2 i ust. 3 UPDOP,

- zamierza dokonać odliczenia kosztów kwalifikowanych, zgodnie z limitami wskazanymi w art. 18d ust. 7 pkt 3 UPDOP,

- nie zamierza odliczać w ramach ulgi B+R odpisów amortyzacyjnych od wartości samochodów osobowych, budowli, budynków i lokali stanowiących odrębną własność,

- wymienione składniki wynagrodzenia pracowników biorących udział w projektach będących przedmiotem tego wniosku każdorazowo stanowiły i będą stanowić w przyszłości należności, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,

- wymienione koszty nie zostały zwrócone i nie będą zwrócone w jakiejkolwiek formie ani odliczone od podstawy opodatkowania,

- Spółka nie posiada statusu centrum badawczo-rozwojowego,

- Spółka jest dużym przedsiębiorcą,

- Spółka prowadzi bilansową oraz pozabilansową ewidencję wyżej opisanych kosztów,

- koszty kwalifikowane zostaną odliczone od podstawy opodatkowania roku, w którym zostały ujęte jako koszty uzyskania przychodu,

- Wnioskodawca również w przyszłości planuje prowadzić w ramach działalności projekty w wyżej opisanym zakresie.

Ponadto, uzupełnili Państwo opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego w następujący sposób:

1. Czy w wyniku realizacji Projektów o których mowa we wniosku nabyli Państwo nową wiedzę, którą będą Państwo mogli wykorzystać w prowadzonej działalności? Z jakiej dziedziny, dyscypliny?

Spółka prowadzi prace obejmujące nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń. Każdy z Projektów jest projektem zindywidualizowanym, który wymaga od zaangażowanych pracowników nieustannego rozwoju. Charakter ich pracy – obejmujący projektowanie, programowanie, testowanie, wdrażanie i integrację – prowadzi do generowania unikalnych rozwiązań technicznych i know-how, które wcześniej nie były dostępne w organizacji. Dziedziny i dyscypliny, w których pracownicy nieustannie poszerzają wiedzę i umiejętności to m.in.:

- (…).

Wiedza ta ma charakter twórczy, praktyczny i innowacyjny i może być wykorzystywana przy kolejnych projektach, co zwiększa potencjał technologiczny przedsiębiorstwa.

2. Jaką konkretnie istniejącą wiedzę wykorzystują Pastwo do prac nad Projektami?

Prace projektowe prowadzone przez Spółkę wykorzystują istniejącą wiedzę z obszaru (…) oraz inżynierii procesów produkcyjnych, w tym znajomość norm, standardów i narzędzi branżowych. Jest to wiedza stosowana w sektorze przemysłowym, która stanowi punkt wyjścia do opracowywania nowych, innowacyjnych rozwiązań tworzonych przez pracowników Spółki. Taką wiedzą jest m.in. wiedza z zakresu:

- (…).

3. Czy prowadzona przez Państwa działalność, jest działalnością, podejmowaną w sposób systematyczny (tj. metodyczny, zaplanowany i uporządkowany), wg ustalonego harmonogramu?

Tak, jest działalnością podejmowaną w sposób systematyczny (tj. metodyczny, zaplanowany i uporządkowany), według ustalonego harmonogramu.

4. Czy środki trwałe o których mowa we wniosku (laptopy, drukarki, urządzenia i akcesoria komputerowe), będą wykorzystywane wyłącznie na potrzeby prowadzonej przez Państwa działalności Projektowej?

Środki trwałe, o których mowa we wniosku (laptopy, drukarki, urządzenia i akcesoria komputerowe), są nabywane w celu realizacji Projektów. Może się zdarzyć tak, że po realizacji danego Projektu, będą potem wykorzystywane w działalności niekwalifikującej się do działalności będącej przedmiotem wniosku.

5. Czy przedmiotem pytania nr 2 jest również wynagrodzenie za czas choroby, urlopu, lub innej nieobecności pracownika (jakiej?)?

Nie, tego typu koszty nie są przedmiotem wniosku.

Pytania

1. Czy opisana powyżej działalność Spółki w zakresie realizacji Projektów stanowi działalność badawczo-rozwojową, o której mowa w art. 4a pkt 26 UPDOP, a Wnioskodawca jest uprawniony do skorzystania z ulgi, o której mowa w art. 18d ust. 1 UPDOP?

2. Czy ponoszone przez Spółkę koszty wynagrodzeń (łącznie ze składkami emerytalną, rentową i wypadkową finansowaną przez Spółkę) pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz koszty wyjazdów służbowych opisane powyżej stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 UPDOP i tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 18 UPDOP?

3. Czy ponoszone przez Spółkę koszty licencji na oprogramowanie typu maintenance/opłaty licencyjne stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 2a, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 18 UPDOP?

4. Czy ponoszone w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym przez Wnioskodawcę koszty tzw. jednorazowej amortyzacji, o której mowa w art. 16f ust. 3 UPDOP, od opisanych w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym środków trwałych, które są wykorzystywane w toku realizacji Projektów, stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 3 UPDOP i czy mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania, ustalonej zgodnie z art. 18 ww. ustawy? (pytanie ostatecznie sformułowane w piśmie uzupełniającym z 25 sierpnia 2025 r.).

5. Czy ponoszone w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym przez X koszty nabycia materiałów niezbędnych do realizacji Projektów stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 2 UPDOP, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 18 ww. ustawy?

Państwa stanowisko w sprawie (ostatecznie sformułowane we wniosku oraz w uzupełnieniu wniosku)

1. Opisana w przedstawionym stanie faktycznym działalność Spółki w zakresie realizacji Projektów stanowi działalność badawczo-rozwojową, o której mowa w prawie podatkowym art. 4a pkt 26 UPDOP i Wnioskodawca jest uprawniony do skorzystania z ulgi, o której mowa w art. 18d ust. 1 UPDOP.

2. Ponoszone przez Spółkę koszty wynagrodzeń (łącznie ze składkami emerytalną, rentową i wypadkową finansowaną przez Spółkę) pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz koszty ich wyjazdów służbowych stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 UPDOP, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 18 UPDOP.

3. Ponoszone przez Spółkę koszty licencji na oprogramowanie typu maintenance stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 2a, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 18 UPDOP.

4. Ponoszone przez Wnioskodawcę w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym koszty odpisów amortyzacyjnych, w tym tzw. jednorazowej amortyzacji, o której mowa w art. 16f ust. 3 UPDOP, od opisanych w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym środków trwałych, które są wykorzystywane w toku realizacji projektów, stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 3 UPDOP i mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania, ustalonej zgodnie z art. 18 ww. ustawy.

5. Ponoszone w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym przez X koszty nabycia materiałów niezbędnych do realizacji Projektów stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 2 UPDOP, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 18 ww. ustawy.

Uzasadnienie własnego stanowiska Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej zaistniałego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego.

Ad. 1

Zgodnie z art. 4a pkt 26 UPDOP, działalność badawczo-rozwojowa oznacza działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowane w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Stosownie natomiast do definicji zawartej w art. 4a pkt 27 UPDOP, badaniami naukowymi są:

- badania podstawowe w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. poz. 1668 ze zm.), rozumiane jako prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne;

- badania aplikacyjne w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 2 cyt. ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, rozumiane jako prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń.

Przez prace rozwojowe rozumie się natomiast działalność obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń (art. 4 ust. 3 cyt. ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce).

Przepisy obowiązujące przed 1 października 2018 r. (w zakresie definicji badań naukowych i prac rozwojowych) były zdaniem Spółki podobne, w związku z czym przedstawione we wniosku stanowisko i uzasadnienie Spółki odnosi się do obu stanów prawnych.

Podsumowując, z pracami badawczo-rozwojowymi mamy do czynienia wówczas, gdy wykorzystuje się dostępną wiedzę z dziedziny nauki, technologii i działalności gospodarczej oraz innej wiedzy i umiejętności do tworzenia nowych lub ulepszania istniejących produktów/usług oraz procesów i technologii produkcji.

Działalność Spółki w opisanym we wniosku zakresie obejmuje prace rozwojowe, w rozumieniu tych przepisów, ponieważ spełnia łącznie następujące kryteria:

- działalność stanowi działalność twórczą,

- działalność podejmowana jest w sposób systematyczny,

- celem działalności jest zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystanie zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań,

- działalność polega na nabywaniu, łączeniu, kształtowaniu i wykorzystywaniu dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług,

- działalność nie stanowi rutynowych i okresowych zmian, nawet jeśli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Działalność twórcza:

Przepisy UPDOP nie definiuje pojęcia „twórczy”, co oznacza, iż zgodnie z teorią wykładni prawa należy odwołać się do znaczenia tego słowa w języku słownikowym i potocznym w celu jego zrozumienia i zastosowania. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego pod red. W. Doroszewskiego charakter twórczy oznacza „tworzący lub mający zdolność tworzenia, mający na celu tworzenie, odkrywczy” (zob. http://sjp.pwn.pl) Wszelkie dalsze odwołania do słownikowego znaczenia słów zawarte w niniejszym wniosku odnoszą się do wskazanego w niniejszym przypisie słownika).

W ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych wskazuje się natomiast, że ,,działalność twórcza oznacza, że ustawodawca za przedmiot prawa autorskiego uznaje tylko rezultat (przejaw) takiego działania, który choćby w minimalnym stopniu odróżnia się od innych rezultatów takiego samego działania, a zatem że posiada cechę nowości, której stopień nie ma znaczenia” (Zob. Poźniak-Niedzielska, Niewęgłowski, Prawo autorskie. System prawa prywatnego, tom 13, pod redakcją prof. dr hab. Janusza Barty, wyd. 3, Warszawa 2013, str. 9).

Warto również sięgnąć do Objaśnień podatkowych z 15 lipca 2019 r. dotyczących preferencyjnego opodatkowania dochodów pochodzących z prawa własności intelektualnej, tj. IP Box. Przedmiotowe objaśnienia dotyczą innej ulgi podatkowej, jednakże definicja działalności badawczo-rozwojowej jest wspólna zarówna dla ulgi IP Box, jak i dla ulgi na działalność badawczo-rozwojową, która została przewidziana w art. 18d ust. 1 UPDOP.

Jak wskazano w Objaśnieniach podatkowych, za działalność twórczą uznaje się działalność, której rezultat:

- jest odpowiednio ustalony, przez co może odbyć się w dowolnej formie;

- ma charakter indywidualny, w związku z tym nie jest wynikiem wyłącznie mechanicznych działań, ale kreatywnych procesów myślowych oraz

- ma charakter oryginalny tzn. stanowi nowy twór, przy czym oryginalność należy rozpatrywać retrospektywnie (tzn. rezultat pracy nie jest twórczy, w sytuacji, w które istnieje identyczne, uprzednio stworzone już dzieło).

Ponadto, zostało wskazane, że: „na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej, w stopniu minimalnym, wystarczające jest działanie twórcze na skalę przedsiębiorstwa, tzn. przedsiębiorca we własnym zakresie (w ramach prowadzonych prac badawczo-rozwojowych) opracowuje nowe lub ulepszone produkty, procesy, usługi, nawet jeżeli podobne rozwiązanie zostało już opracowane przez inny podmiot. Zatem, twórczość działalności badawczo-rozwojowej może przejawiać się opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika”.

W pkt 26 wyżej przywołanych Objaśnień podatkowych Minister Finansów wprost odniósł się do możliwości zastosowania na potrzeby kwalifikacji działalności badawczo-rozwojowej Podręcznika Frascati 2015 Zalecenia dotyczące pozyskiwania i prezentowania danych z zakresu działalności badawczej i rozwojowej: „Podręcznik Frascati może jednak, mając na uwadze ww. rozróżnienie, być przydatnym źródłem wiedzy dla podatników dla ustalania określonych kwestii zasadnych dla stosowania preferencji IP Box, w tym dla wyszukiwania przykładów działań znamiennych zarówno dla działalności badawczo-rozwojowej zgodnej z polskim prawem, jak i dla działalności badawczo-rozwojowej zgodnej z definicją z Podręcznika Frascati”.

Mając na uwadze powyższe, w Podręczniku Frascati 2015 twórcze podejście zostało zdefiniowane jako „opracowanie nowych zastosowań dla istniejącej wiedzy naukowej lub nowych zastosowań dla dostępnych technik lub technologii (pierwiastek twórczy)” (pkt. 2.22).

W świetle powyższego, działalność Spółki ma charakter twórczy, gdyż polega na opracowaniu nowych zastosowań dla istniejącej wiedzy pracowników w zakresie projektowania i programowania (…). Na twórczy charakter realizowanych w Spółce prac składa się projektowanie i programowanie (…) dostosowanych do wymagań klienta.

Działalność ta ma za cel opracowywanie i wdrażanie nowych rozwiązań, a każdy projekt jest oryginalny i indywidualny. Każdy z projektów tworzony jest dla zindywidualizowanych potrzeb technicznych klienta, a to zaś powoduje konieczność sięgania po kreatywne autorskie rozwiązania, których zastosowanie pozwoli zrealizować projekt.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy uznać, że realizowane przez Wnioskodawcę prace w ramach projektów mają charakter twórczy.

Działalność podejmowana w sposób systematyczny:

Podobnie jak w przypadku pojęcia „twórczy”, znaczenia tego pojęcia należy poszukiwać w języku powszechnym ze względu na brak ustawowej definicji. Według słownika języka polskiego pojęcie „Systematyczny” to „uporządkowany według pewnego systemu, regularny”, a także „odznaczający się skrupulatnością w wykonywaniu czegoś; dokładny”. Według tego słownika „systematyczny proces” to „proces zachodzący stale, od dłuższego czasu”, natomiast „systematyczne działanie” to działanie „prowadzone w sposób uporządkowany, według pewnego systemu”, których efekty są „planowe i metodyczne”.

Istotne w tym zakresie jest stanowisko organów podatkowych zawarte w interpretacjach indywidualnych, które podkreślają, że: „(...) działalność badawczo-rozwojowa musi być podejmowana w systematyczny sposób, czyli bieżące prowadzenie prac badawczo-rozwojowych podjętych w przeszłości, jak i rozpoczęcie działań badawczo-rozwojowych przy jednoczesnym założeniu, że podatnik w przyszłości będzie dalej podejmował i realizował prace tego rodzaju. Przesłankę tę należy zatem rozumieć jako zakaz obejmowania ulgą incydentalnych działań podatnika (...)” (tak np. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 8 stycznia 2019 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.538.2018.2.APO).

Z najnowszych interpretacji Dyrektora KIS wynika, że: „(…) najbardziej właściwą definicją systematyczności w omawianym zakresie jest definicja obejmująca prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według pewnego systemu. Zatem, słowo systematycznie odnosi się również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. To oznacza, że działalność badawczo-rozwojowa jest prowadzona systematycznie niezależnie od tego, czy podatnik stale prowadzi prace badawczo-rozwojowe, czy tylko od czasu do czasu, a nawet incydentalnie, co wynika z charakteru prowadzonej przez niego działalności oraz potrzeb rynku, klientów, sytuacji mikro i makroekonomicznej. Z powyższego wynika, że spełnienie kryterium "systematyczności" danej działalności nie jest uzależnione od ciągłości tej działalności, w tym od określonego czasu przez jaki działalność taka ma być prowadzona ani też od istnienia planu co do prowadzenia przez podatnika podobnej działalności w przyszłości. Wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby. Taka działalność może być uznana za działalność systematyczną, tj. prowadzoną w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany.” (tak np. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 8 marca 2023 r. znak: 0111-KDIB1-3.4010.915.2022.3.ZK).

Odnosząc powyższe do definicji pojęcia „systematyczny” należy uznać, że prace w ramach realizacji projektów prowadzone są i będą w przyszłości w sposób metodyczny, zaplanowany, zorganizowany i ciągły, uporządkowany według ustalonych procedur. Proces realizacji projektu każdorazowo jest szczegółowo zaplanowany i udokumentowany pod względem zasobów ludziach, składników majątku oraz harmonogramu prac, a tym samym działalność Spółki podejmowana jest w sposób systematyczny.

Celem działalności jest zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystanie zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań:

W myśl pkt 27 Objaśnień podatkowych: „(…) ze względu na różnice między definicją badań naukowych a pracami rozwojowymi, co do zasady, „zwiększenie zasobów wiedzy” odnosi się do prowadzenia badań naukowych, natomiast „wykorzystanie już istniejącej lub zwiększonej wiedzy odnosi się do tworzenia nowych zastosowań” do prac rozwojowych”.

Z opisu działalności Spółki wynika, że zajmuje się ona projektowaniem i programowaniem (…). W procesy projektowania są zaangażowane osoby posiadające wiedzę techniczną m.in. w zakresie programowania (…) oraz sterowników logicznych. Spółka wykorzystuje wiedzę tych pracowników w zakresie metod i technologii produkcyjnych do tworzenia w pełni zindywidualizowanych projektów (…). Połączenie wiedzy i doświadczenia pracowników umożliwia zaprojektowanie i realizację projektów.

Przekładając powyższe na analizowaną cechę działalności badawczo-rozwojowej, należy stwierdzić, że działalność Spółki wypełnia cel zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystanie jej do tworzenia nowych zastosowań w realizowanych projektach, które są nakierowane na wykorzystanie dostępnych zasobów wiedzy pracowników do tworzenia nowych produktów.

Działalność polega na nabywaniu, łączeniu, kształtowaniu i wykorzystywaniu dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń:

Organy podatkowe interpretują przesłankę nabywania, łączenia, kształtowania i wykorzystywania dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności w sposób następujący: „Pamiętać trzeba, że w ramach prac rozwojowych następuje połączenie wyników prac badawczych z wiedzą techniczną w celu wprowadzenia do produkcji nowego lub zmodernizowanego wyrobu, nowej technologii czy nowego systemu organizacji. Innymi słowy, prowadzone systematyczne prace opierają się na istniejącej wiedzy, uzyskanej w wyniku działalności badawczej oraz/lub doświadczeń praktycznych i mają na celu wytworzenie nowych materiałów, produktów lub urządzeń, inicjowanie nowych i znaczące udoskonalenie już istniejących procesów, systemów i usług. Podmioty gospodarcze zajmujące się działalnością badawczo-rozwojową realizują ją obok swojej działalności podstawowej (np. przedsiębiorstwa przemysłowe dysponujące własnym zapleczem badawczo-rozwojowym, laboratoria, zakłady i ośrodki badawczo-rozwojowe, działy badawczo-technologiczne, biura konstrukcyjne i technologiczne, zakłady rozwoju technik, biura studiów i projektów itp.)” (tak np. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 27 września 2023 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.834.2022.7.JG).

Podręcznik Frascati 2015 opisuje tę cechę działalności badawczo-rozwojowej w sposób następujący: „Ponieważ celem B+R jest zwiększenie istniejących zasobów wiedzy, wyniki nie mogą pozostać niewyartykułowane (tj. nie mogą pozostać wyłącznie w umysłach badaczy), ponieważ istnieje ryzyko utraty zarówno tych wyników, jak i wiedzy z nimi związanej. Kodyfikacja wiedzy i jej upowszechnianie to element zwyczajowej praktyki stosowanej na uczelniach i w instytutach badawczych, aczkolwiek mogą istnieć ograniczenia w odniesieniu do wiedzy powstałej w wyniku prac wykonywanych w ramach umowy lub w ramach wspólnego przedsięwzięcia. W otoczeniu biznesowym wyniki są chronione tajemnicą handlową lub za pomocą innych środków ochrony własności intelektualnej, jednak oczekuje się, że proces i wyniki zostaną zapisane do wykorzystania przez innych badaczy w ramach tego samego przedsiębiorstwa” (pkt 2.20).

Z opisu działalności Spółki wynika, że przebieg i wyniki prac w ramach każdego projektu są w sposób szczegółowy dokumentowane, utrwalone oraz możliwe do odtworzenia. Przejawem powyższego jest kompleksowa dokumentacja techniczna.

Ponadto, Spółka zaznacza, że jej działalność w zakresie realizacji projektów nie ma na celu wprowadzania jedynie rutynowych czy okresowych zmian do wcześniej opracowanych rozwiązań, lecz zmierza do opracowywania nowych zindywidualizowanych nowatorskich rozwiązań.

Tym samym działalność prowadzona przez Spółkę wyczerpuje znamiona określone w art. 4a pkt 28 UPDOP, czyli w ramach prowadzonych Projektów działalność ta obejmuje nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Uznanie działalności podobnej do prowadzonej przez Spółkę za działalność badawczo-rozwojową, została potwierdzona w interpretacjach indywidualnych, m.in. w:

- interpretacji z 26 czerwca 2024 r. (znak: 0112-KDIL2-2.4011.230.2024.2.MC), w której Dyrektor KIS uznał za działalność badawczo-rozwojową działalność w następującym zakresie: „Działalność polegająca na projektowaniu, budowie, modernizacji i programowaniu maszyn i urządzeń, podejmowana w sposób przedstawiony w opisie sprawy stanowi działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 5a pkt 38 i 40 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w brzmieniu obowiązującym do 1 października 2018 r. oraz po tym dniu”;

- interpretacji z 14 kwietnia 2023 r. (znak: 0113-KDIPT2-3.4011.78.2023.2.SJ), w której Dyrektor KIS uznał za działalność badawczo-rozwojową następującą działalność podatnika: „Pana zakres działalności skupia się na wykonaniu dla swoich klientów usługi projektowania i wykonania układów sterowania, linii produkcyjnych, urządzeń, a także systemów kontrolno-pomiarowych. Tworzy Pan również oprogramowania do najbardziej innowacyjnych robotów produkcyjnych na rynku, robotów kolaborujących na stanowiskach pracy z człowiekiem oraz źródeł spawalniczych. W ramach prowadzonej działalności m.in. projektuje Pan, konstruuje, wytwarza i sprzedaje maszyny, linie produkcyjne, stanowiska kontrolno-montażowe, detale lub narzędzia, które są wykonywane indywidualnie dla nowych rodzajów detali i produktów. […] Mając na uwadze przedstawiony we wniosku opis sprawy oraz cytowane przepisy, należy stwierdzić, że przedstawione we wniosku działania Pana wykonywane w ramach działalności spełniają definicję działalności badawczo-rozwojowej w rozumieniu art. 5a pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”;

- interpretacji z 17 lutego 2022 r. (znak: 0115-KDIT1.4011.852.2021.2.MN): „mając na uwadze przedstawione we wniosku okoliczności oraz cytowane wyżej przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, że prace wykonywane przez pracownika Spółki zatrudnionego na stanowisku Starszego Inżyniera, którego zakres obowiązków obejmuje: opracowywanie oprogramowania sterującego maszynami produkcyjnymi, urządzeniami testowymi do celów związanych z rozwojem nowych produktów oraz kontroli jakości, opracowywanie koncepcji maszyn produkcyjnych, urządzeń testowych do celów związanych z rozwojem produktów oraz kontroli jakości w zakresie automatyki i sensoryk, opracowywanie specyfikacji szaf sterowniczych budowanych urządzeń, opracowywanie infrastruktury sieciowej nowych linii produkcyjnych spełniają definicję działalności badawczo-rozwojowej w rozumieniu art. 5a pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”;

- interpretacji z 23 lutego 2022 r. (znak: 0112-KDIL2-2.4011.909.2021.2.KP), w której organ potwierdził, że za działalność badawczo-rozwojową uznawane są również prace związane z projektowaniem urządzeń oraz szaf i instalacji elektrycznych, konfigurowaniem układów automatyki, sieci komunikacyjnych i stacji operatorskich, oraz tworzenie aplikacji programowych systemu sterowania dla poziomu procesowego PLC i operatorskiego, wymagające posiadania doświadczenia i specjalistycznej wiedzy w zakresie inżynierii, elektroniki oraz programowania;

- interpretacji z 16 listopada 2017 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.387.2017.1.APO), w której Dyrektor KIS potwierdził stanowisko wnioskodawcy, że prowadzenie działalności w zakresie konstruowania urządzeń i maszyn zindywidualizowanych, dostosowanych do specyficznych potrzeb klientów, w tym: projektowanie i wykonawstwo układów sterowań, projektowanie i prefabrykacja szaf sterujących, modernizacja programowalnych sterowników logicznych (PLC) oraz sterowników numerycznych (CNC), wizualizacja i kontrola procesów produkcyjnych, a także programowanie robotów spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej;

- interpretacji z 13 sierpnia 2024 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.340.2024.1.PC), w której potwierdzono, że działalność badawczo-rozwojowa obejmuje m.in. opracowanie szczegółowych założeń technologicznych (technologii, warunków procesu itd.), przygotowanie schematów PID, opracowanie algorytmu sterowania, dobór komponentów instalacji (membrany, pompy, zawory, czujniki, elementy wykonawcze i pomiarowe), przygotowanie schematów elektrycznych, tworzenie programu do sterowania, testy oprogramowania i automatyki, implementacja instalacji, urządzeń w siedzibie klienta i testy/próby instalacji, urządzeń w siedzibie klienta.

Reasumując powyższe, działalność prowadzona przez Spółkę w ramach projektowania i programowania linii produkcyjnych spełnia kryteria działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 4a pkt 26 UPDOP, co zostało potwierdzone również w opinii Politechniki Śląskiej, w związku z czym Wnioskodawca jest uprawniony do skorzystania z ulgi, o której mowa w art. 18d ust. 1 UPDOP.

Ad. 2

Podatnik uzyskujący przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych odlicza od podstawy obliczenia podatku, ustalonej zgodnie z art. 18 UPDOP koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową, zwane dalej „kosztami kwalifikowanymi”. Kwota odliczenia nie może w roku podatkowym przekraczać kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika z przychodów innych niż przychody z zysków kapitałowych.

Zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 1 UPDOP, za koszty kwalifikowane uznaje się poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 UPDOF, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

Należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 UPDOF, obejmują „wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.”

Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, dodatki, nagrody zostały wymienione wprost w art. 12 ust. 1 UPDOF, jako przychody ze stosunku pracy, a zatem mieszczą się w katalogu kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 UPDOP.

W związku z powyższym, koszty wynagrodzeń podstawowych, premii (np. roczne, uznaniowe, miesięczne, motywacyjne), nagród, dodatkowych świadczeń na rzecz pracowników m.in. ubezpieczeń zdrowotnych i opieki medycznej oraz składki emerytalna, rentowa i wypadkowa, finansowa przez Spółkę, stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 UPDOP w tej części, w jakiej czas przeznaczony przez poszczególnych pracowników zatrudnionego przez Spółkę na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy danego pracownika w danym miesiącu.

Zdaniem Wnioskodawcy, koszty wynagrodzeń wraz z ww. składkami pracowników wymienionych w stanie faktycznym, stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 UPDOP, gdyż z opisu stanu faktycznego wynika, że pracownicy realizujący zadania w ramach wymienionych dywizji biorą bezpośredni udział w realizacji Projektów.

Spółka posiada dokładną ewidencję czasu pracy pracowników, w związku z czym możliwe jest ustalenie proporcji czasu pracy poświęconego w danym miesiącu na prace będące przedmiotem wniosku do ogólnego czasu pracy. Zaimplementowana przez Spółkę metodyka liczenia proporcji jest zgodna z interpretacją ogólną Ministra Finansów z dnia 13 lutego 2024 r. (nr DD8.8203.1.2021).

Podsumowując, koszty wynagrodzeń wraz ze składkami finansowanymi przez Spółkę, pracowników, realizujących Projekty, stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 UPDOP i mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania, ustalonej zgodnie z art. 18 UPDOP w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację projektów pozostawał w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

Ponadto, w opinii Spółki, świadczenia otrzymywane przez pracowników za czas podróży służbowej, zarówno krajowej, jak i zagranicznej, co do zasady stanowią świadczenia pracowników ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 UPDOF.

Zgodnie z brzmieniem art. 18d ust. 2 pkt 1 UPDOP, za koszty kwalifikowane uznaje się należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu. W art. 12 ust. 1 UPDOF wskazano, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Brzmienie powyższego przepisu art. 18d ust. 2 pkt 1 UDOP, w odniesieniu do art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje na to, że koszty podróży służbowych związanych z realizacją przez Wnioskodawcę prac badawczo-rozwojowych w tym koszty dojazdów, zakwaterowania, wyżywienia, diet związanych z wyżej wymienionymi delegacjami mogą zostać uznane jako koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 UPDOP.

Opisane w stanie faktycznym koszty związane z podróżami służbowymi, które ponosi Wnioskodawca, są bowiem kosztami związanymi z prowadzoną przez niego działalnością w ramach Projektów. Są to czynności mające istotne znaczenie (nieodzowne) dla realizacji przez Wnioskodawcę ww. Projektów.

Należy zwrócić uwagę na fakt, że w art. 12 ust. 1 UPDOF wymieniono w szczególności także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych, a także wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne. Co więcej, sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy stanowią katalog otwarty. Dodatkowo, jak wskazuje się w piśmiennictwie, przychodem ze stosunku pracy są również diety wypłacane w związku z przebywaniem w podróży służbowej. Korzystają one jednak ze zwolnienia od podatku dochodowego. (Komentarz do art. 12 w: Bartosiewicz Adam. PIT. Komentarz, wyd. V, LEX 2015). Wobec tego, wskazane przez Wnioskodawcę koszty pracownicze w związku z podróżami służbowymi stanowią należności pracownika z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 UPDOF i są ponoszone na realizację przez Wnioskodawcę działalności badawczo-rozwojowej.

Stanowisko akceptujące możliwość rozliczenia jako kosztów kwalifikowanych m.in. kosztów diet, wydatków na noclegi, bilety, kosztów dojazdów zostało potwierdzone przykładowo w:

- interpretacji indywidualnej z 13 stycznia 2022 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.76.2018.14.BM), w której organ uznał za prawidłowe stanowisko podatnika w zakresie uznania kosztów uczestnictwa pracowników w szkoleniach, konferencjach, wizytach studyjnych oraz delegacjach (koszty dojazdu, noclegu) za koszty kwalifikowane do ulgi badawczo-rozwojowej;

- interpretacji z 19 października 2023 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.456.2023.2.AN), w której Dyrektor KIS również zgodził się ze stanowiskiem podatnika, że wydatki z tytułu podróży służbowych, takie jak delegacje pracowników, diety i inne należności za czas podróży służbowej, które będą miały bezpośredni związek z realizowanymi przez wnioskodawcę pracami badawczo-rozwojowymi stanowią koszty kwalifikowane zgodnie z art. 18d ust. 2 UPDOP;

- interpretacji z 14 sierpnia 2024 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.311.2024.2.JMS), w której potwierdzono, że do kosztów kwalifikowanych można zaliczyć koszty podróży służbowych pracowników (współpracowników) związanych z pracami w zakresie prac badawczo - rozwojowych (m.in. diety i inne należności związane z podróżą, wydatki na nocleg, bilety, koszty paliwa itp.).

W związku z powyższym, zdaniem Spółki diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, w tym koszty noclegu i transportu pokrywane przez Wnioskodawcę dla pracowników realizujących Projekty stanowią dla Wnioskodawcy koszty kwalifikowane, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 UPDOP i mogą podlegać odliczeniu od podstawy opodatkowania Spółki w ramach stosowania ulgi badawczo-rozwojowej.

Ad. 3

Zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 2a UPDOP, za koszty kwalifikowane uznaje się nabycie niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego wykorzystywanego bezpośrednio w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, w szczególności naczyń i przyborów laboratoryjnych oraz urządzeń pomiarowych.

Z cytowanego powyżej przepisu wynika, że aby poniesione wydatki na sprzęt specjalistyczny, uznać za koszty kwalifikowane muszą być spełnione następujące warunki:

- sprzęt nie stanowi środka trwałego,

- zalicza się do kategorii „sprzętu specjalistycznego” oraz

- jest wykorzystywany bezpośrednio w prowadzonej działalności B+R.

W celu realizacji projektów objętych niniejszym wnioskiem Wnioskodawca ponosi koszty opłat typu maintenance za utrzymanie wcześniej nabytej licencji na oprogramowanie CAD/CAM (Delmia, Catia, ePlan, EKS, Proccess Simulate). Wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania jest niezbędne na etapie wielowymiarowego projektowania poszczególnych wyrobów oraz ich elementów wewnętrznych.

Ponadto, tego typu licencja nie stanowi dla Spółki środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Takie oprogramowanie jest przeznaczone do zaawansowanego projektowania i umożliwia przeprowadzenie symulacji. Do swojej obsługi wymaga wiedzy technicznej z zakresu automatyki przemysłowej i inżynierii.

W związku z powyższym, koszty opłat typu maintenance za utrzymanie wcześniej nabytej licencji na oprogramowanie CAD/CAM, które nie są amortyzowane jako wartości niematerialne i prawne, można zaliczyć do kosztów nabycia sprzętu specjalistycznego.

Zatem, Spółka będzie uprawniona do rozliczenia kosztów opłat typu maintenance za utrzymanie wcześniej nabytej licencji na oprogramowanie CAD/CAM w ramach kosztów kwalifikowanych określonych w art. 18d ust. 2 pkt 2a UPDOP.

Takie stanowisko w stosunku do licencji na oprogramowanie zostało zaakceptowane przez Dyrektora KIS m.in. w indywidualnej interpretacji z 15 listopada 2019 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.409.2019.1.PC) oraz w indywidualnej interpretacji z 12 kwietnia 2019 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.145.2019.1.BM).

W interpretacji z 7 lutego 2023 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.854.2022.2.JG) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zajął następujące stanowisko: „Zgodzić się należy z Wnioskodawcą, że ponoszone w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym przez X wydatki na sprzęt specjalistyczny oraz koszty opłat typu maintenance za utrzymanie wcześniej nabytej licencji na oprogramowanie (...), stanowią w okresie od 1 stycznia 2018 r. koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 2a u.p.d.o.p., a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania, ustalonej zgodnie z art. 18 ww. ustawy”.

Ad. 4

Zgodnie z art. 18d ust. 3 UPDOP, kosztami kwalifikowanymi są dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.

W myśl art. 15 ust. 6 UPDOP, kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane wyłącznie zgodnie z przepisami art. 16a-16m, z uwzględnieniem art. 16.

Z treści przywołanych przepisów wynika, że co do zasady, odpisy amortyzacyjne dokonane od wartości środków trwałych wykorzystywanych w działalności badawczo-rozwojowej, mogą być objęte omawianą ulgą badawczo-rozwojową przy spełnieniu warunków wskazanych w art. 18d ust. 3 UPDOP. Zatem, istnieje możliwość zaliczenia do kosztów kwalifikowanych w rozumieniu art. 18d ust. 3 UPDOP odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych, jeżeli stanowią one dla X koszty podatkowe, a środki trwałe są rzeczywiście wykorzystywane do działalności badawczo-rozwojowej.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 12 kwietnia 2019 roku (znak: 0111-KDIB1-3.4010.147.2019.1.JKT) wyjaśnił, że: „odpisy amortyzacyjne od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, w całości, stanowią koszt kwalifikowany, w myśl ww. przepisu, jeżeli składniki te są rzeczywiście wykorzystywane jedynie do działalności badawczo-rozwojowej. Natomiast w sytuacji, gdy ww. składniki będą częściowo wykorzystywane do działalności badawczo-rozwojowej a częściowo do bieżącej działalności, to w takim przypadku koszty odpisów amortyzacyjnych będą stanowić koszty kwalifikowane, tylko w takiej części, w jakiej środki trwałe i wartości niematerialne i prawne będą służyć prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej”.

Zgodnie z art. 16f ust. 3 UPDOP, odpisów amortyzacyjnych dokonuje się zgodnie z art. 16h- 16m, gdy wartość początkowa środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 10.000 zł. W przypadku gdy wartość początkowa jest równa lub niższa niż 10.000 zł, podatnicy, z zastrzeżeniem art. 16d ust. 1, mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 16h-16m albo jednorazowo w miesiącu oddania do używania tego środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, albo w miesiącu następnym.

Z treści przywołanych przepisów wynika, że do kosztów kwalifikowanych mogą zostać zaliczone koszty związane z odpisami amortyzacyjnymi w zakresie środków trwałych, których wartość początkowa jest równa lub niższa niż 10.000.00 zł i do których stosuje się możliwość skorzystania z tzw. jednorazowej amortyzacji. Należy bowiem wskazać, że przepisy UPDOP nie wyłączają z kategorii kosztów kwalifikowanych ujętych w art. 18d ust. 3 wydatków tego rodzaju.

Tożsamy pogląd wyraził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 13 czerwca 2019 r. (znak: 0112-KDIL3-3.4011.113.2019.2.AA), w której uznał za prawidłowe stanowisko podatnika w zakresie zaliczenia do kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 26e ust. 3 UPDOF, m.in. kosztów sprzętu komputerowego oraz elektronicznego o wartości poniżej 10 000 zł.

W interpretacji indywidualnej z 18 maja 2020 r. (znak: 0112-KDIL2-2.4011.188.2020.1.MC) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 10 grudnia 2018 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.500.2018.1.MBD), również nie kwestionował prawidłowości stanowiska podatnika, w myśl którego: „stosując zasadę o uznawaniu za koszty kwalifikowane odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych wykorzystywanych w działalności B+R, również odpisy jednorazowe (dokonywane w ramach tzw. jednorazowej amortyzacji) będą objęte zakresem art. 26e ust. 3 u.p.d.o.f.”.

W związku z powyższym, Wnioskodawca uważa, że koszty tzw. jednorazowej amortyzacji środków trwałych zakupionych w celu realizacji projektów o charakterze badawczo-rozwojowym będą w całości stanowić koszt kwalifikowany, o którym mowa w art. 18d ust. 3 UPDOP, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 18 ww. ustawy.

Ad. 5

Zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 2 UPDOP kosztami kwalifikowanymi są koszty nabycia materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową.

Z literalnego brzmienia powyższych przepisów wynika, że ustawodawca wprowadził wyłącznie dwa warunki uznania kosztów materiałów i surowców za koszty kwalifikowane na cele stosowania ulgi badawczo-rozwojowej:

- koszty te muszą stanowić koszty uzyskania przychodów dla podatnika,

- nabyte materiały i surowce są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową.

W ocenie Wnioskodawcy, przytoczony przepis pozwala na zaliczenie do kosztów kwalifikowanych kosztów wszelkich materiałów (stanowiących koszty uzyskania przychodu), niezbędnych do realizacji prac badawczo-rozwojowych. W sytuacji, gdy wykorzystanie tych materiałów jest niezbędne do realizacji projektu należy uznać, że zachodzi bezpośredni związek tych materiałów i surowców z działalnością badawczo-rozwojową.

Mając powyższe na uwadze, nie ulega wątpliwości, iż wszystkie materiały, części itp., w tym specjalistyczne środki ochrony osobistej (np. kombinezony), stanowią koszty kwalifikowane ponoszone w związku z działalnością badawczo-rozwojową. W związku z powyższym, Wnioskodawca będzie uprawniony do odliczenia ww. kosztów od postawy opodatkowania na podstawie art. 18d ust. 2 pkt 2 UPDOP.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Ad. 1

Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1, jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny na podstawie art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.

Ad. 2 - 5

Zgodnie z art. 18d ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „updop”):

Na podstawie art. 18d ust. 2 updop,

Art. 18d ust. 3 updop, stanowi, że:

Zgodnie z art. 18d ust. 5 updop,

Natomiast, w myśl art. 18d ust. 7 updop, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2021 r.,

Art. 18d ust. 7 updop, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2022 r.,

W myśl art. 18d ust. 8 updop, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2021 r.,

Art. 18d ust. 8 updop, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2022 r.,

Zgodnie z art. 15 ust. 1 updop:

Należy także zwrócić uwagę na brzmienie przepisu art. 9 ust. 1b updop, zgodnie z którym,

Zgodnie z zasadą przyjętą w orzecznictwie, jak i w doktrynie prawa podatkowego, ulgi podatkowe, w tym ulga badawczo-rozwojowa, są wyjątkiem od zasady równości i powszechności opodatkowania, tak więc przepisy regulujące prawo do ulgi winny być interpretowane ściśle.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, że aby podatnikowi podatku dochodowego od osób prawnych przysługiwało prawo odliczenia w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym roku podatkowym powinny być łącznie spełnione następujące warunki:

- podatnik poniósł koszty na działalność badawczo-rozwojową,

- koszty na działalność badawczo-rozwojową stanowiły dla podatnika koszty uzyskania przychodów w rozumieniu updop,

- koszty na działalność badawczo-rozwojową mieszczą się w zamkniętym katalogu kosztów kwalifikowanych określonym przepisami art. 18d ust. 2-3 updop,

- ww. koszty uzyskania przychodów stanowiły koszty kwalifikowane w rozumieniu updop, przy czym, jeżeli koszty kwalifikowane zostały poniesione w ramach badań podstawowych, badania te były prowadzone na podstawie umowy lub porozumienia z jednostką naukową w rozumieniu odrębnych przepisów,

- jeżeli w roku podatkowym prowadził działalność na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu, prawo do odliczenia przysługuje jedynie w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych, które nie są przez podatnika uwzględniane w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu,

- w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1b updop, podatnik wyodrębnił koszty działalności badawczo-rozwojowej,

- podatnik wykazał w zeznaniu podatkowym koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu,

- kwota odliczonych kosztów kwalifikowanych nie przekroczyła limitów określonych w updop,

- koszty kwalifikowane nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie lub nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Przepisy podatkowe dają możliwość uznania za koszty kwalifikowane m.in. należności z tytułu wynagrodzeń pracownika, który realizuje wskazany cel, tj. wykonuje prace badawczo-rozwojowe. Istotne jest, aby pracownik faktycznie wykonywał zadania będące realizacją prac badawczo-rozwojowych, wówczas wynagrodzenie takiego pracownika oraz koszty świadczeń poniesionych na jego rzecz będą mogły stanowić dla Wnioskodawcy koszt kwalifikowany w całości.

Zatem, w przypadku gdy pracownik w ramach świadczonej pracy wykonuje obowiązki nie tylko związane z działalnością badawczo-rozwojową, zasadnym jest wyodrębnienie (wyłączenie z ulgi badawczo-rozwojowej) tej części wynagrodzenia oraz świadczeń wypłaconych pracownikom zajmującym się działalnością badawczo-rozwojową, a także składek od tych przychodów, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, która nie jest związana z realizacją działalności badawczo-rozwojowej.

Należy podkreślić, że ustawodawca nie narzucił przedsiębiorcom formy podziału/wyodrębnienia. Wybór sposobu udokumentowania tych wydatków pozostawiony został podatnikom, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową. Dlatego, wskazane jest, aby dla celów dowodowych, ewidencja czasu pracy, poświęconego przez pracowników na działalność badawczo-rozwojową, była prowadzona przez podatnika korzystającego z ulgi.

Dodatkowo, wskazać należy, że w komunikacie Ministerstwa Finansów z dnia 18 maja 2017 r. o Uldze B+R, zostało wyraźnie wskazane, że (...) prowadzenie tego rodzaju ewidencji przewidziane jest wprost w propozycji legislacyjnej przedstawionej w „projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego działalności innowacyjnej”. Ustawodawca proponuje tam, aby wynagrodzenia i składki stanowiły koszty kwalifikowane (stanowiące bazę do wyliczenia ulgi B+R) – w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163 ze zm., dalej: „updof”):

W tym miejscu zauważyć należy, że wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki i nagrody zostały wymienione wprost w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, jako przychody ze stosunku pracy, a zatem mieszczą się w katalogu kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 updop.

Natomiast, użyty w art. 12 ust. 1 updof, zwrot „w szczególności” oznacza, że poszczególne kategorie przychodów zostały wymienione jedynie przykładowo. Zatem, ww. katalog jest katalogiem otwartym. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Mając powyższe na uwadze, należy zatem przyjąć, że to faktyczne wykonywanie określonych czynności w zakresie działalności badawczo-rozwojowej przesądza o tym, czy wynagrodzenie oraz składki od wynagrodzenia (w całości lub w części) stanowią koszt kwalifikowany, o którym mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT.

W związku z powyższym, ponoszone przez Spółkę koszty wynagrodzeń (łącznie ze składkami emerytalną, rentową i wypadkową finansowaną przez Spółkę) pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz koszty ich wyjazdów służbowych które stanowią należności pracowników na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mogą stanowić dla Państwa koszty kwalifikowane, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT i mogą podlegać odliczeniu od podstawy opodatkowania Spółki w ramach stosowania ulgi badawczo-rozwojowej.

Zatem, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2, jest prawidłowe.

Stosownie do treści art. 18d ust. 2 pkt 2a updop,

Użycie w powyższym przepisie sformułowania w szczególności, oznacza że wymieniony katalog sprzętów nie jest zamknięty.

Wg internetowego słownika języka polskiego PWN, „sprzęt” to: przedmiot użytkowy, przedmioty używane do jakichś prac lub w jakichś okolicznościach. Według słownika języka polskiego pod red. W. Doroszewskiego, sprzęt to każdy przedmiot użytkowy jak mebel, narzędzie, naczynie, to przedmioty używane w określonym celu, związane z jakąś dziedziną.

Z kolei, „specjalistyczny” wg słownika języka polskiego pod red. W. Doroszewskiego, oznacza m.in. związany z pewną specjalnością.

Z przywołanego art. 18d ust. 2 pkt 2a updop wynika, że aby poniesione wydatki na sprzęt specjalistyczny, uznać za koszty kwalifikowane muszą być spełnione następujące warunki:

- sprzęt nie stanowi środka trwałego,

- zalicza się do kategorii „sprzętu specjalistycznego”, oraz

- jest wykorzystywany bezpośrednio w prowadzonej działalności B+R.

Zatem, Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy ponoszone przez Spółkę koszty licencji na oprogramowanie typu maintenance/opłaty licencyjne stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 2a, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 18 updop, jest prawidłowe.

Odnosząc się z kolei do pytania oznaczonego numerem 4, kosztami kwalifikowanymi mogą być – zgodnie z cytowanym wyżej art. 18d ust. 3 updop – dokonywane w roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.

Art. 16f ust. 3 updop mówi, że:

Z kolei art. 15 ust. 6 updop, stanowi, że:

Zgodnie z art. 16f ust. 3 updop,

Zatem, istnieje możliwość zaliczenia do kosztów kwalifikowanych odpisów amortyzacyjnych dokonywanych od środków trwałych, jeżeli będą one rzeczywiście wykorzystywane do działalności badawczo-rozwojowej. Natomiast, jeżeli będą służyć one bieżącej działalności, odpisy amortyzacyjne od tych środków trwałych nie stanowią kosztów kwalifikowanych.

Choć ustawodawca nie użył w treści art. 18d ust. 3 updop, sformułowania „wyłącznie”, to jednoznacznie wskazał, że za ww. koszty kwalifikowane podatnicy mogą uznać dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych, jeżeli są one wykorzystywane w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

Wyjaśnić zatem należy, że powyższe sformułowanie oznacza, że odpisy amortyzacyjne od środków trwałych, w całości stanowią koszt kwalifikowany, w myśl ww. przepisu, jeżeli składniki te są rzeczywiście wykorzystywane jedynie do działalności badawczo-rozwojowej. Natomiast, w sytuacji, gdy ww. składniki będą częściowo wykorzystywane do działalności badawczo-rozwojowej, a częściowo do bieżącej działalności, to w takim przypadku koszty odpisów amortyzacyjnych będą stanowić koszty kwalifikowane, tylko w takiej części, w jakiej środki trwałe będą służyć prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

W świetle powyższego, Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy ponoszone w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym przez Wnioskodawcę koszty tzw. jednorazowej amortyzacji, o której mowa w art. 16f ust. 3 updop, od opisanych w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym środków trwałych, które są wykorzystywane w toku realizacji Projektów, stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 3 updop i czy mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania, ustalonej zgodnie z art. 18 ww. ustawy jest prawidłowe.

Odnosząc się natomiast do kosztów materiałów i surowców wykorzystywanych przy pracy nad realizacją Projektów B+R ponoszonych przez Spółkę, należy zwrócić uwagę, że w art. 18d ust. 2 pkt 2 updop, ustawodawca posługuje się pojęciami „materiały” oraz „surowce”, które nie zostały zdefiniowane w przepisach ustawy o CIT, stanowiąc przy tym, że w podstawie obliczania ulgi uwzględnione mogą być wyłącznie materiały i surowce związane bezpośrednio z prowadzoną przez podatnika działalnością badawczo-rozwojową.

Jeżeli chodzi o pojęcie „surowce”, w związku z brakiem definicji przedmiotowego pojęcia na gruncie przepisów podatkowych i rachunkowych, dla celów ustalania zakresu zastosowania ulgi posłużyć należy się znaczeniem pojęcia „surowce” funkcjonującym na gruncie języka powszechnego, gdzie „surowce” to „materiały naturalne pochodzenia zwierzęcego, roślinnego lub mineralnego, służące do wytwarzania jakichś produktów lub energii” (www.sjp.pwn.pl).

Jeżeli chodzi o pojęcie „materiały”, odwołać należy się do interpretacji przedmiotowego pojęcia funkcjonującej na gruncie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 120 ze zm.). W świetle art. 3 ust. 1 pkt 19 ustawy o rachunkowości, materiały to składniki majątku zużywane na własne potrzeby.

Powyższy pogląd znajduje również potwierdzenie w doktrynie, gdzie podkreśla się, że materiały to „składniki majątku inicjujące realizację całego cyklu operacyjnego, które jednostka nabywa w celu ich całkowitego zużycia na własne potrzeby, w tym m.in. na potrzeby wytwarzania produktów, świadczenia usług czy realizacji działalności ogólnoadministracyjnej. Do materiałów zaliczyć można także pewne składniki majątkowe wytwarzane przez jednostkę we własnym zakresie (zazwyczaj w ramach działalności pomocniczej), a także różnego rodzaju odzyski, posiadające wartość użytkową, a pochodzące np. z likwidowanych środków trwałych, inwentarz żywy przeznaczony do uboju, części zamienne, półfabrykaty obcej produkcji, paliwa, opakowania itp.” (Walińska Ewa (red.), Bek-Gaik Bogusława, Bojanowski Witold, Czajor Agnieszka, Czajor Przemysław, Gad Jacek, Idzikowska Gabriela, Janicka Anna, Jurewicz Anna, Kalinowski Jacek, Kuczyńska Iga, Mariański Adam, Michalak Marcin, Turzyński Mikołaj, Walińska Anna, Wencel Agnieszka, Wiatr Michał, Ustawa o rachunkowości. Komentarz, Wolters Kluwer, 2016).

W tym miejscu zauważyć należy, że surowcami i materiałami w znaczeniu przywołanym powyżej mogą być w istocie aktywa bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową.

Wobec powyższego, możecie Państwo zaliczyć do kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 2 updop, koszty nabycia materiałów niezbędnych do realizacji Projektów.

Reasumując, Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy:

- opisana powyżej działalność Spółki w zakresie realizacji Projektów stanowi działalność badawczo-rozwojową, o której mowa w art. 4a pkt 26 updop, a Wnioskodawca jest uprawniony do skorzystania z ulgi, o której mowa w art. 18d ust. 1 updop, jest prawidłowe;

- ponoszone przez Spółkę koszty wynagrodzeń (łącznie ze składkami emerytalną, rentową i wypadkową finansowaną przez Spółkę) pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz koszty wyjazdów służbowych opisane powyżej stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 updop i tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 18 updop, jest prawidłowe;

- ponoszone przez Spółkę koszty licencji na oprogramowanie typu maintenance/opłaty licencyjne stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 2a, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 18 updop, jest prawidłowe;

- ponoszone w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym przez Wnioskodawcę koszty tzw. jednorazowej amortyzacji, o której mowa w art. 16f ust. 3 updop, od opisanych w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym środków trwałych, które są wykorzystywane w toku realizacji Projektów, stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 3 updop i czy mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania, ustalonej zgodnie z art. 18 ww. ustawy, jest prawidłowe;

- ponoszone w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym przez X koszty nabycia materiałów niezbędnych do realizacji Projektów stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 2 updop, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 18 ww. ustawy, jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym, a w części dotyczącej zdarzenia przyszłego – stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosujecie się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.