Interpretacja 0111-KDIB1-3.4010.47.2026.2.PC

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

5 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek, o wydanie interpretacji indywidualnej, w zakresie podatku dochodowego dotyczący ustalenia, czy Spółce przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych z umowy. Uzupełnili go Państwo pismem z 13 marca 2026 r. – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Z. Sp. z o.o. jest Spółką ze 100% udziałem Gminy i została powołana do realizacji zadań własnych Gminy.

Głównym zakresem działalności Spółki jest pobór, uzdatnianie i dostarczanie wody, odprowadzanie i oczyszczanie ścieków, wytwarzanie i dystrybucja ciepła do ogrzewania mieszkań.

Spółka jest podatnikiem VAT i prowadzi sprzedaż opodatkowaną.

Spółka zawarła umowę na świadczenie usług w zakresie promocji oraz Public Relations. Celem jest poprawa/dbałość o wizerunek Spółki oraz podejmowanie działań zmierzających do zwiększenia rozpoznawalności Spółki i przedmiotu jej działalności wśród mieszkańców gminy (...).

W zakres zadań w ramach w/w umowy wchodzi:

a)  organizacja i koordynacja działań związanych ze zmianą elementów identyfikacji wewnętrznej i zewnętrznej, w tym wykonanie, dostawa i montaż systemu identyfikacji takich jak: tablic informacyjnych wewnątrz spółki oraz przy wejściu głównym, logo na samochodach służbowych, logo na firmówce, logo ubraniach roboczych;

b)  przygotowanie w formie elektronicznej materiałów graficznych, fotograficznych, filmowych, animacji na profile portali społecznościowych - (...) i stronę internetową Zamawiającego;

c)  projektowanie materiałów edukacyjnych (grafiki, filmy, plakaty, broszury, ulotki, gadżety, wyposażenia do prowadzenia działań edukacyjnych) na każde zlecenie Zamawiającego;

d)  aktualizacji posiadanych przez Zamawiającego projektów materiałów firmowych i promocyjnych np. wizytówki, teczki, projekt adaptacji przestrzeni, brand hero, ścianki reklamowej, stoiska podczas eventów, gadżety reklamowe itp. wg bieżących potrzeb;

e)  na zlecenie Zamawiającego zorganizowania kreatywnego stoiska Zamawiającego wraz z obsługą podczas eventów, w których udział bierze Zamawiający (po uprzednim uzgodnieniu Zamawiający pokryje koszty związane z koniecznością zaangażowania animatora, hostessy itp.); Wykonawca zapewnia transport, montaż i logistykę stoiska;

f)   współpracy z Zamawiającym w zakresie prowadzenia konta na portalu społecznościowym (...) w tym:

-     tworzenie i publikowanie postów i filmów w zakresie promocji działań Zamawiającego wg bieżących potrzeb;

-     tworzenie i publikowanie postów związanych z ogłoszeniami, awariami, zawiadomieniami wg bieżących potrzeb Zamawiającego;

-     przeprowadzenie płatnych kampanii wg bieżących potrzeb Zamawiającego;

-     stworzenie regulaminu korzystania z profilu społecznościowego;

-     utrzymanie porządku na profilu społecznościowym, a także czuwanie nad zachowaniem spójności treści na profilu społecznościowym;

g)  współpracy z Zamawiającym w zakresie prowadzenia profilu (...);

h)  przygotowania i publikacji komunikatów medialnych, artykułów wg bieżących potrzeb;

i)    współpracy z Zamawiającym w zakresie redagowania tekstów, artykułów czy komunikatów medialnych wg bieżących potrzeb;

j)    opracowywania materiałów reklamowych Zamawiającego:

-     zaprojektowanie i wykonanie ulotek informacyjnych - inserty do rachunków wysyłanych pocztą;

-     zaprojektowanie i wykonanie plakatów citylight oraz w wersji cyfrowej; Zorganizowanie transportu, montażu i logistyki;

-     realizacja filmu dotyczącego działalności Zamawiającego, czas trwania maksymalnie do 10 minut;

k)  zaprojektowanie gadżetów reklamowych wg bieżących potrzeb;

l)    doradztwo z zakresu szeroko pojętego public relations Z..

Za wyżej wymienione usługi Wykonawca wystawia na rzecz Z. Sp. z o.o. faktury VAT.

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, że:

1. Kogo nazywają Państwo „Zamawiającym”?

Pod pojęciem „Zamawiający” rozumie się Z. Sp. z o.o. z siedzibą w M.

2. Z jakim podmiotem i kiedy zawarto umowę?

Ostatnia umowa na świadczenie usług w zakresie promocji oraz Public Relations została zawarta 13 listopada 2025 r. (umowa nr …). Wcześniejsze umowy o świadczenie usług w zakresie promocji i Public Relations obowiązywały od listopada 2021 r.

Wszystkie umowy od 2021 roku zostały zawarte pomiędzy:

Z. Sp. z o.o. (Zamawiający) a A. Sp. z o.o. z siedzibą w M. (Wykonawca).

Z tytułu realizacji w/w umowy Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie ryczałtowe i obejmuje wszystkie koszty, opłaty i inne należności związane z wykonaniem przedmiotu umowy.

3. Do kogo skierowane są działania?

Działania podejmowane w ramach umowy skierowane są w szczególności do:

-     mieszkańców gminy (...),

-     odbiorców usług świadczonych przez Spółkę (m.in. w zakresie gospodarki wodno-kanalizacyjnej),

-     użytkowników mediów społecznościowych Spółki,

-     uczestników wydarzeń edukacyjnych i informacyjnych organizowanych przez Spółkę,

-     podmiotów współpracujących ze Spółką.

4. Cel ponoszenia wydatków

Wydatki ponoszone przez Spółkę w związku z realizacją umowy mają na celu:

-     informowanie mieszkańców o działalności Spółki,

-     informowanie o awariach, inwestycjach i bieżących działaniach Spółki,

-     prowadzenie działań edukacyjnych w zakresie gospodarki wodno-kanalizacyjnej i ochrony środowiska,

-     zwiększenie rozpoznawalności Spółki wśród mieszkańców gminy (...),

-     poprawę komunikacji Spółki z mieszkańcami i odbiorcami usług.

5. Związek kosztów z działalnością Spółki

Koszty ponoszone w ramach realizacji umowy dotyczą działań informacyjnych, promocyjnych oraz edukacyjnych związanych z działalnością Z. Sp. z o.o.

Działania te dotyczą w szczególności:

-     informowania o działalności Spółki,

-     komunikowania mieszkańcom informacji dotyczących funkcjonowania infrastruktury wodno-kanalizacyjnej oraz ciepłowniczej,

-     przekazywania komunikatów dotyczących awarii, przerw w dostawie usług lub realizowanych inwestycji.

Działania te mają bezpośredni wpływ na przychody i wiąże się ze wzrostem sprzedaży usług świadczonych przez Spółkę, np:

-     zachęcanie do picia wody z kranu zamiast butelkowej,

-     informowanie o jakości wody,

-     informowanie o usługach dodatkowych świadczonych przez Spółkę w zakresie działalności wod-kan.

6. Materiały graficzne, fotograficzne, filmowe i animacje

Materiały graficzne, fotograficzne, filmowe oraz animacje przygotowywane w ramach umowy dotyczą działalności Spółki, w szczególności:

-     funkcjonowania infrastruktury wodno-kanalizacyjnej oraz ciepłowniczej,

-     realizowanych inwestycji,

-     informacji dla mieszkańców o usługach świadczonych przez Spółkę,

-     działań edukacyjnych związanych z ochroną środowiska i gospodarką wodno-kanalizacyjną.

Wszystkie materiały są opatrzone logo naszej Spółki i służą promowaniu i zwiększaniu zasięgu informacji o działalności Spółki.

Koszty obejmują w szczególności:

-     przygotowanie koncepcji graficznych,

-     wykonanie projektów graficznych,

-     wykonanie fotografii i materiałów filmowych,

-     przygotowanie animacji oraz materiałów do publikacji w internecie.

7. Projekt adaptacji przestrzeni, brand hero, ścianki reklamowej

Koszty w ramach projektu obejmują w szczególności:

-     opracowanie projektów graficznych elementów identyfikacji wizualnej,

-     przygotowanie projektów ścianek reklamowych i materiałów promocyjnych,

-     przygotowanie koncepcji tzw. brand hero (elementu identyfikacji wizualnej wykorzystywanego w komunikacji Spółki),

-     przygotowanie projektów materiałów informacyjnych wykorzystywanych podczas wydarzeń promocyjnych i edukacyjnych.

8. Eventy

Eventy dotyczą wydarzeń edukacyjnych oraz informacyjnych organizowanych przez Spółkę.

Wydarzenia te mają na celu:

-     prezentację działalności Spółki,

-     prowadzenie działań edukacyjnych dotyczących gospodarki wodno-kanalizacyjnej,

-     prezentację infrastruktury technicznej Spółki,

-     edukację ekologiczną - promowanie kranówki, redukcja butelek plastikowych,

-     prowadzenie działań prozdrowotnych,

-     prowadzenie działań biznesowych.

Udział w wydarzeniach ma charakter nieodpłatny.

Koszty obejmują w szczególności:

-     przygotowanie materiałów informacyjnych i promocyjnych,

-     przygotowanie elementów ekspozycyjnych (np. stoisk informacyjnych),

-     transport i montaż materiałów promocyjnych.

9. Współpraca przy prowadzeniu konta (...)

Współpraca polega na:

-     przygotowywaniu i publikowaniu postów informacyjnych,

-     publikowaniu komunikatów dotyczących awarii i bieżących informacji,

-     publikowaniu materiałów promujących działalność Spółki,

-     przygotowywaniu materiałów graficznych i filmowych do publikacji.

Koszty obejmują przygotowanie materiałów graficznych, tekstowych i filmowych oraz obsługę komunikacyjną profilu.

10. Płatne kampanie

Płatne kampanie promocyjne prowadzone są w mediach społecznościowych w celu zwiększenia zasięgu publikowanych treści.

Kampanie dotyczą w szczególności:

-     informacji o działalności Spółki,

-     informacji o projektach i inwestycjach,

-     informacji edukacyjnych kierowanych do mieszkańców.

Koszty obejmują zakup usług promocyjnych w portalach społecznościowych oraz przygotowanie materiałów promocyjnych.

11. Utrzymanie profilu, (...)

Koszty obejmują:

-     przygotowanie i publikowanie treści na profilach Spółki,

-     monitorowanie treści publikowanych na profilach społecznościowych,

-     utrzymanie spójności komunikacji wizualnej i informacyjnej.

W przypadku (...) koszty obejmują:

-     aktualizację informacji o Spółce,

-     publikowanie aktualności i informacji dla mieszkańców.

12. Plakaty citylight

Plakaty citylight oraz ich wersje cyfrowe (opatrzone logo Spółki) przygotowywane są w celu informowania mieszkańców o działalności Spółki.

Plakaty mogą być umieszczane:

-     w przestrzeni miejskiej,

-     w miejscach publicznych,

-     w internecie oraz mediach społecznościowych.

Koszty obejmują przygotowanie projektów graficznych oraz przygotowanie materiałów do publikacji.

13. Komunikaty medialne i artykuły

Komunikaty medialne i artykuły dotyczą w szczególności:

-     działalności Spółki,

-     realizowanych inwestycji,

-     działań edukacyjnych i informacyjnych,

-     bieżących komunikatów dla mieszkańców.

14. Gadżety

Drobne gadżety opatrzone logo firmy przygotowywane w ramach działań informacyjnych i edukacyjnych mogą być przekazywane nieodpłatnie, w szczególności podczas wydarzeń edukacyjnych i promocyjnych organizowanych przez Spółkę.

15. Doradztwo z zakresu public relations

Koszty doradztwa obejmują w szczególności:

-     konsultacje dotyczące komunikacji Spółki,

-     wsparcie w przygotowaniu strategii komunikacyjnej,

-     wsparcie w przygotowaniu materiałów informacyjnych.

16. Charakter wydatków

Wydatki związane z realizacją umowy:

-     są ponoszone przez Spółkę ze środków własnych,

-     nie są zwracane Spółce w jakiejkolwiek formie,

-     są dokumentowane fakturami wystawianymi przez Wykonawcę,

-     nie należą do kategorii wydatków wskazanych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Pytanie

Czy Spółce przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych z w/w umowy?

Państwa stanowisko w sprawie

Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż poniesione wydatki mogą zostać w kwocie netto faktury zakupowej zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W ramach powyższego zakresu Spółka między innymi dba o ocieplenie wizerunku firmy.

O to, by ludzie zarówno z wewnątrz firmy, jak i z zewnątrz, mieli dobrą opinię o firmie, wiedzieli jakie usługi firma świadczy, że wykonuje je z najwyższą starannością, że dba o swoich pracowników.

Wskazane działania nie wpływają bezpośrednio na wzrost konkurencyjności firmy, kształtują jednak pozytywny wizerunek Spółki u odbiorców usług, objaśniają proces produkcyjny w zakresie uzdatniania wody oraz jednocześnie podnoszą świadomość ekologiczną w zakresie m.in. ochrony zasobów wody. Stanowią zatem działalność promocyjną, reklamową jednostki - dla której z jednej strony nie jest wymagany bezpośredni wpływ polegający na zwiększeniu sprzedaży, z drugiej jednak strony, zważywszy na fakt, iż cena wody tzw. kranówki jest o wiele tańsza od wody butelkowej, przedkłada się to na zwiększoną sprzedaż wody.

Działania Spółki głownie skupiają się na koncepcji zarządzania przedsiębiorstwem, polegającym na świadomym, zrównoważonym działaniu zorientowanym nie tylko na zysk finansowy, ale głównie aspekty społeczne i ekologiczne w otoczeniu firmy. Poprzez w/w działania Spółka kształtuje swój wizerunek u odbiorców, a jako poboczny cel - podnosi świadomość ekologiczną, aby uchronić zasoby wody oraz ograniczyć generowanie odpadów w związku z produkcją plastikowych butelek.

Projektowanie materiałów edukacyjnych grafiki, filmy, plakaty, broszury, gadżety, wyposażenia do prowadzenia działań edukacyjnych, projektów materiałów firmowych i promocyjnych np. wizytówki, teczki, logo firmy mają charakter reklamowy i służą identyfikacji Spółki oraz prowadzonych przez nią działań proekologicznych. Działania te zwiększają rozpoznawalność Spółki na rynku, co w efekcie wpływa na zwiększenie przychodów.

Działania w mediach społecznościowych pozwalają na dotarcie do ogromnej ilości odbiorców m.in. w celach informacyjnych. W bardzo szybki sposób można zamieścić między innymi informację o planowanych zakręceniach wody, awariach, czy przeprowadzanych akcjach edukacyjnych.

Natomiast wykonywanie ulotek informacyjnych ma na celu promowanie korzystania z Elektronicznego Biura Obsługi Klienta oraz zachęcanie do picia wody prosto z kranu.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT,

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-     został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-     jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-     pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-     poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-     został właściwie udokumentowany,

-     nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Zauważyć przy tym należy, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą zawarty został w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zostaną ex lege uznane za koszty uzyskania przychodów.

W tym miejscu należy podkreślić, iż koszty ponoszone przez podatnika należy ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” zawarte we wskazanym przepisie art. 15 ust. 1 ww. ustawy oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością, podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Zauważyć należy, iż przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, iż wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

Istotnym jest, że wykazanie związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiąganych przychodów, obciąża podatnika.

Dodatkowo zauważyć należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem, a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. W myśl art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Z tak udokumentowanych wydatków winno ponadto wynikać, że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez podatnika przychodów. W zakresie obowiązków podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

Katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, o którym mowa powyżej, ma charakter zamknięty. Należy wskazać, że wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił m.in. - w pkt 28 tego przepisu - koszty reprezentacji.

Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT:

Należy zauważyć, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera legalnej definicji terminu reprezentacja. Próbę zdefiniowania tego pojęcia podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z dnia 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11. Sąd ten stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami).

Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.

Ponadto Naczelny Sąd Administracyjny uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu reprezentacja. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że „reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Dokonując zatem oceny zakresu pojęciowego „reprezentacji” i „reklamy” (marketingu) wywieść z powyższego należy, że reprezentacja dotyczy działań zmierzających do kształtowania i rozpowszechniania wizerunku podatnika, jako podmiotu gospodarczego, natomiast reklama dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku nie samego podatnika, lecz jego produktów (towarów i usług). Podnosi się także, że reklama polega na przedstawianiu towarów i usług oraz nakłanianiu do ich nabycia w sposób bezpośredni, zaś reprezentacja pośrednio promuje podmiot gospodarczy poprzez stworzenie dobrego wizerunku firmy. Ocena charakteru wydatku (cel reprezentacyjny, czy reklamowy) możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów wydatków, ich jednostkowej wartości, ustalenia kręgu osób, do których jest skierowana, okoliczności wręczania prezentów, itp. i powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika, który prowadząc działalność gospodarczą może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji jaką będzie spełniać w firmie.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Państwa Spółka zawarła z wykonawcą – A. Sp. z o.o. - umowę na świadczenie usług w zakresie promocji oraz Public Relations. Celem ponoszenia wydatków związanych z realizacją tej umowy jest poprawa/dbałość o wizerunek Spółki, podejmowanie działań zmierzających do zwiększenia rozpoznawalności Spółki i przedmiotu jej działalności wśród mieszkańców gminy (...), informowanie mieszkańców o działalności Spółki, informowanie o awariach, inwestycjach i bieżących działaniach Spółki, prowadzenie działań edukacyjnych w zakresie gospodarki wodno-kanalizacyjnej i ochrony środowiska.

Jak Państwo wskazują, działania podejmowane przez Państwa Spółkę w ramach zawartej umowy mają bezpośredni wpływ na zwiększenie przychodów Spółki poprzez wzrost sprzedaży świadczonych usług na skutek zachęcania do picia wody z kranu zamiast butelkowej, informowania o jakości wody oraz o usługach dodatkowych świadczonych przez Spółkę w zakresie działalności wod-kan.

Z opisu wynika, że przedmiotowe wydatki są ściśle związane z działalnością Państwa Spółki, przyczyniając się tym samym do zwiększenia obrotów. Wymienione wydatki pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganiem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów oraz nie znajdują się w negatywnym katalogu o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Biorąc pod uwagę powyższe należy stwierdzić, że poniesione przez Państwa Spółkę wydatki wskazane we wniosku mogą zostać w kwocie netto wskazanej na fakturze zakupowej zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Reasumując, Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy Spółce przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych z w/w umowy, należy uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.