Interpretacja 0111-KDIB1-3.4010.480.2025.2.DW

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

7 sierpnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek, z 4 sierpnia 2025 r., o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 9 września 2025 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Firma (…) zatrudnia w ramach umowy o pracę pracowników fizycznych wykonujących głównie prace fizyczne w miejscu realizacji prac (…) w ramach zawartych umów o (…). W umowach o pracę jako miejsce wykonywania pracy wskazane zostało województwo (…). Dodatkowe warunki zatrudnienia określone w umowach wskazują również podróże służbowe na terenie Polski i Unii Europejskiej według zleceń pracodawcy. Pracodawca z uwagi na uzyskanie kontraktu poza województwem (…) zmuszony jest skierować pracowników do pracy na terenie województwa (…). Określenie miejsca wykonywania pracy stanowi ważny składnik treści umowy o pracę i dlatego też pracodawca nie może swobodnie decydować o jego zmianie. Zmiana miejsca pracy musi być co do zasady dokonana na mocy porozumienia stron lub w drodze wypowiedzenia zmieniającego złożonego przez pracodawcę. W pewnych sytuacjach przepisy dopuszczają możliwość krótkotrwałej zmiany miejsca pracy w trybie polecenia służbowego pracodawcy.

Zgodnie z treścią art. 775 kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Kodeks pracy nie określa jakie należności należą za czas podróży odsyłając w tym zakresie do stosownych rozporządzeń. Istotne jest wskazanie, iż delegacja dla Ministra Pracy i Polityki Społecznej dotyczy wyłącznie określenia należności za podróż służbową pracowników państwowych lub samorządowych jednostek sfery budżetowej. Oznacza to, że do pracowników innych niż wskazani w zdaniu poprzedzającym, rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej bezpośrednio nie stosuje się.

Zgodnie z treścią art. 775 § 3 kodeksu pracy, warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracowników innych, niż zatrudnionych w sferze budżetowej, określa się w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Oznacza to, że ustawodawca świadomie pozostawił kwestię regulacji należności za podróż służbową innym aktom niż kodeks pracy lub rozporządzenia ministra. Jeżeli pracodawca nie należy do kategorii podmiotów publicznych (państwowej lub samorządowej) sfery budżetowej, warunki wypłacania jego pracownikom należności z tytułu podróży służbowej zasadniczo powinny być określane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę.

Należy również zauważyć, że przepis art. 775 § 1 kodeksu pracy może być wykładany tylko w ten sposób, iż wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy jest podróżą służbową jedynie wówczas, gdy ta miejscowość nie jest jednocześnie miejscem wykonywania pracy określonym w umowie o pracę.

Wzmianka o stałym miejscu pracy użyta w art. 775 § 1 kodeksu pracy wskazuje, że za punkt odniesienia należy przyjąć właśnie miejsce wykonywania pracy określone w umowie o pracę zgodnie z art. 29 § 1 pkt 2 kodeksu pracy. Miejsce wykonywania pracy może być różnie oznaczone, w przypadku wnioskodawcy wskazane zostało wyraźnie województwo (…). Użycie formuły w umowach o pracę „województwo (…)” jako miejsce wykonywania pracy oznacza, że skierowanie pracownika do pracy na teren innego województwa będzie równoznaczne z powierzeniem mu zadania poza stałym miejscem pracy.

Z tytułu podróży służbowej delegowanemu pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem. Pracownikowi delegowanemu przysługuje również zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg. Ma również prawo do ryczałtu, który rekompensuje wydatki poniesione za dojazdy środkami komunikacji miejscowej w miejscowości, do której został delegowany, a także do zwrotu innych udokumentowanych wydatków. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa wyżej, tak jak w przypadku wnioskodawcy, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W rozpatrywanym przypadku umowy o pracę jako miejsce wykonywania pracy wskazują „województwo (…)” co oznacza, że skierowanie pracownika na teren innego województwa należy traktować jako wykonywanie zadań służbowych w ramach których przysługują pracownikowi należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Ponadto, uzupełnili Państwo opis zdarzenia przyszłego w następujący sposób:

1) Czy ww. wydatki są definitywnie poniesione przez Spółkę, tj. wartość poniesionych wydatków nie zostanie podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona?

Wydatki z tytułu podróży służbowej pracowników Spółki zostaną definitywnie poniesione przez Spółkę, tj. wartość poniesionych wydatków nie zostanie podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona.

2) W jaki sposób będą dokumentowane poniesione przez pracowników wydatki?

Poniesione przez pracowników wydatki związane z podróżą służbową będą dokumentowane za pomocą faktur, rachunków, biletów potwierdzających poszczególne wydatki związane bezpośrednio z podróżą służbową.

3) W jaki sposób będzie dokumentowany zwrot tych wydatków?

Po zakończonej podróży służbowej pracownik sporządzi zestawienie kosztów zawierające wysokość diet i ryczałtów oraz koszty przejazdów i innych udokumentowanych wydatków. Przekaże je pracodawcy wraz z dowodami źródłowymi dokumentującymi koszty związane z delegacją. Zestawienie kosztów podróży zatwierdzi pracodawca lub inna upoważniona przez niego osoba i na tej podstawie pracownikowi zostaną wypłacone środki finansowe związane z podróżą służbową. Na odpowiednim druku pracownik potwierdzi fakt rozliczenia podróży służbowej oraz zwrotu środków finansowych należnych mu w związku z odbytą podróżą służbową.

4) Czy zwrot kosztów podróży służbowej będzie stanowił dla pracowników element należnego im wynagrodzenia?

Zwrot kosztów podróży służbowej nie będzie stanowił dla pracowników elementu należnego im wynagrodzenia.

5) Czy fakt poniesienia przez Spółkę wydatków z ww. tytułu ma wpływ (jaki?) na wysokość wynagrodzenia wypłacanego pracownikom fizycznym zatrudnionym na podstawie umowy o pracę?

Fakt poniesienia przez Spółkę wydatków z tytułu podróży służbowej nie będzie miał wpływu na wysokość wynagrodzenia wypłacanego pracownikom fizycznym zatrudnionym na podstawie umowy.

6) Czy podróże służbowe wymienione we wniosku, spełniają definicję podróży służbowej, w myśl ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.)?

Podróże służbowe wymienione we wniosku, spełniają definicję podróży służbowej, w myśl ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.) Zawierane przez Spółkę umowy o prace będą zawierać postanowienia dot. kosztów podróży służbowej.

Pytanie

Czy prawidłowe jest stanowisko wnioskodawcy zgodnie z którym, zwrócone zatrudnionym pracownikom koszty podróży służbowej (koszty dojazdu, transportu lokalnego, wyżywienia i noclegu), poniesione przez nich w celu wykonania obowiązków służbowych w ramach zawartych umów, stanowić będą dla wnioskodawcy koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, gdy obowiązek ich zwrotu będzie wynikał z postanowień umowy o pracę w opisanym stanie faktycznym?

Państwa stanowisko w sprawie (ostatecznie sformułowane we wniosku oraz uzupełnieniu wniosku)

W ocenie wnioskodawcy, zwrócone zatrudnionym pracownikom koszty delegacji (koszty dojazdu, transportu lokalnego, wyżywienia i noclegu), które zostaną poniesione przez pracowników w celu należytej realizacji zawartych umów o pracę, zawierających postanowienia dotyczące kosztów podróży służbowej, będą stanowić dla wnioskodawcy koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, musi spełniać on następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów, o ile został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że każdy racjonalny wydatek, poniesiony przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, jeżeli nie jest wymieniony w katalogu wyłączeń w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, może być uznany za koszt podatkowy.

W ocenie wnioskodawcy, poniesione przez niego wydatki mają bezpośredni związek z uzyskaniem przychodu. Pracownicy Spółki są delegowani w celu wykonywania zadań określonych w umowie o pracę. Takie działania w sposób bezpośredni przekładają się na uzyskanie przychodu przez Wnioskodawcę i jego zachowanie.

W dalszej części należy uznać, że dojdzie do spełnienia przesłanek definitywnego poniesienia kosztu z zasobów wnioskodawcy. Koszty delegacji zostaną w ostatecznym rozrachunku poniesione przez wnioskodawcę, bowiem to właśnie on zwróci pracownikom wydatki związane z podróżą służbową określone w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, nie otrzymując z tego tytułu żadnej rekompensaty. Zaliczeniu tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu nie sprzeciwia się treść art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p., w katalogu wskazanego przepisu nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Uwzględniając powyższe wnioskodawca stoi na stanowisku, że w opisanej sytuacji poniesione przez niego wydatki związane z wypłatą delegacji z tytułu podróży służbowej zatrudnionym pracownikom stanowić będą koszty uzyskania przychodu. Wydatki te, spełniają wszystkie przesłanki, o których mowa w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., przy czym nie podlegają wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”),

Powyższe oznacza, że podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, iż nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ww. ustawy oraz, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poczynienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia przychodów). Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy.

Innymi słowy, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie bądź zachowanie źródła przychodów, pod warunkiem, że nie zostały wymienione w zamkniętym katalogu kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.

Należy jednocześnie zaznaczyć, że prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Trzeba pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

W odniesieniu do wydatków związanych z wyjazdami służbowymi zatrudnionych w ramach umów o pracę pracowników fizycznych, należy podkreślić, że w katalogu przepisu art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Kosztami podatkowymi mogą być także co do zasady tzw. „koszty pracownicze”, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników.

Jeżeli zatem pracownicy wykonują zadania wynikające z umowy pracy, to koszty podróży służbowej mogą zostać zaliczone przez Państwa do kosztów uzyskania przychodów, ale tylko wtedy, gdy wydatki te związane są z osiągnięciem, zachowaniem albo zabezpieczeniem przychodu Spółki, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Jak wskazaliście Państwo w opisie sprawy, pracodawca z uwagi na uzyskanie kontraktu poza województwem (…) zmuszony jest skierować pracowników do pracy na terenie województwa (…).

Odnosząc powyższe uregulowania prawne do przedstawionego opisu sprawy, stwierdzić należy, że skoro Spółka w zawartych umowach w pracownikami fizycznymi przewiduje możliwości podróż służbowych oraz w zawieranych przez Spółkę umów o prace będzie zawierać postanowienia dot. kosztów podróży służbowej, to przyjmując za Spółką, że koszty podróży służbowej spełniają wskazane w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT przesłanki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, a jednocześnie z uwagi na to, że nie zostały one wyłączone z kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 16 ustawy o CIT, należy uznać, że zwrócone zatrudnionym pracownikom koszty podróży służbowej (koszty dojazdu, transportu lokalnego, wyżywienia i noclegu), poniesione przez nich w celu wykonania obowiązków służbowych w ramach zawartych umów, stanowić będą dla Spółki koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Zatem, Państwa stanowisko należy uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.