Interpretacja 0111-KDIB1-3.4010.502.2025.3.PC

Interpretacja indywidualna

- stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

20 sierpnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek, o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczący m.in. podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie ustalenia, czy Spółka na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki z tytułu zakupu usługi najmu urządzeń (kupna urządzeń) służących do przygotowywania napoi oraz artykułów spożywczych wymienionych w stanie faktycznym tj.: woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soki smakowe oraz serwetki, które następnie zostaną udostępnione nieodpłatnie w siedzibie Wnioskodawcy jego pracownikom w trakcie wykonywania pracy oraz kontrahentom w trakcie spotkań biznesowych związanych z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą.

Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 30 września 2025 r. (data wpływu 6 października 2025 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego (ostatecznie sformułowany w piśmie z 30 września 2025 r.)

Wnioskodawca jest polskim rezydentem podatkowym, tj. podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w podatku dochodowym od osób prawnych oraz jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług („VAT”).

W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca wykonuje zarówno czynności opodatkowane podatkiem od towarów i usług niekorzystające ze zwolnienia w tym podatku jak i sporadycznie czynności zwolnione z podatku od towarów i usług a także sporadycznie czynności niepodlegające podatkowi od towarów i usług.

Wnioskodawca, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, wykonuje głównie czynności opodatkowane podatkiem od towarów i usług, które nie korzystają ze zwolnienia z tego podatku. Sporadycznie pojawiają się czynności zwolnione z podatku od towarów i usług oraz czynności niepodlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Przeważającym przedmiotem działalności Wnioskodawcy według Polskiej Klasyfikacji Działalności jest: sprzedaż (…). Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zatrudnia pracowników w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: „Kodeks pracy”), ponadto Spółka zatrudnia współpracowników w oparciu o umowy zlecenia oraz posiada pracowników zatrudnionych przez agencje pracy tymczasowej (wszyscy łącznie dalej zwani „pracownikami”).

W celu stworzenia zespołu pracowników o odpowiednich kwalifikacjach Spółka zapewnia odpowiednie warunki pracy. Realizując politykę firmy w zakresie zapewnienia pracownikom odpowiednich warunków pracy, Spółka dokonuje zakupów artykułów takich jak: woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soki smakowe, dodatkowo wydatki obejmują również zakup serwetek (dalej: „artykuły”). Są to produkty o charakterze podstawowym, nie mają one charakteru wystawnego ani takiego, który można by uznać za wychodzący poza ogólnie przyjęte normy zapewnienia ogólnego komfortu pracy.

Spółka na podstawie zawartej umowy wynajmuje urządzenia służące przygotowaniu napojów wraz z obsługą oraz dokonuje zakupu artkułów niezbędnych do ich przygotowania. Zgodnie z zawartą umową dostawca dostarcza i instaluje ekspresy, które pozostają jego własnością i są przez niego konserwowane i naprawiane. Spółka nie wyklucza, że w przyszłości dokona również nabycia takich urządzeń. W ramach umowy Spółka zakupuje produkty służące do przygotowania napojów. Zakup artykułów finansowany jest ze środków obrotowych Spółki. Wydatki na zakup artykułów są udokumentowane fakturą, wystawioną na Spółkę.

Artykuły są udostępniane z przeznaczeniem do przygotowania zimnych i gorących napojów w godzinach pracy, zgodnie z § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650, z późn. zm., dalej „Rozporządzenie BHP”). Dostęp do produktów jest nielimitowany.

Serwetki, które są udostępniane pracownikom w kuchni, stanowią podstawowy środek higieny, zapewniany zgodnie z § 115 Rozporządzenia BHP. Przepis ten zobowiązuje pracodawcę do zapewnienia pracownikom środków higieny osobistej, których ilość i rodzaj są dostosowane do rodzaju i stopnia zanieczyszczenia ciała przy określonych pracach.

Artykuły są udostępniane dla wszystkich pracowników, w godzinach pracy pracowników w miejscach prowadzenia działalności przez Wnioskodawcę w pomieszczeniach socjalnych.

Ponadto przedmiotowe produkty (napoje oraz serwetki) są podawane również w trakcie spotkań biznesowych z kontrahentami Spółki, jeśli te odbywają się w siedzibie Spółki. W ich trakcie prowadzone są negocjacje biznesowe, omawiane są zasady i warunki współpracy, jej założenia, cele oraz inne istotne sprawy z punktu widzenia bieżącej i przyszłej działalności Spółki. Podczas takich spotkań lub narad biznesowych serwowana jest woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soki smakowe oraz serwetki, które rozkładane są na stołach w pomieszczeniach, gdzie odbywają się spotkania.

Udostępnienie produktów spożywczych w trakcie spotkań biznesowych z kontrahentami ma na celu zwiększenie komfortu osób uczestniczących w spotkaniach. Możliwość skorzystania z tego rodzaju produktów jest nie tylko ogólnie przyjętym standardem, ale również wpływa pozytywnie na atmosferę spotkań, co ma realny wpływ na ich wynik, a tym samym wiąże się z prowadzeniem przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej: udane spotkania biznesowe z kontrahentami prowadzą bowiem do korzyści o charakterze ekonomicznym.

Wnioskodawca nie prowadzi ewidencji w tym zakresie. Dlatego też nie ma on możliwości przyporządkowania, jaka część artykułów spożywczych została udostępniona pracownikom a jaka kontrahentom.

Tak jak zaznaczono, artykuły udostępniane są dla pracowników Spółki w godzinach ich pracy w miejscach prowadzenia działalności przez Wnioskodawcę. Wymienione przekazania Wnioskodawca traktuje jako świadczenie obowiązkowe wynikające z odrębnych przepisów, do zapewnienia którego jest zobowiązany przepisami BHP, tj. Kodeks pracy oraz rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t. j. Dz. U. z 2003 r. poz. 169 nr 1650).

Natomiast, artykuły podawane w trakcie spotkań z kontrahentami Spółki ma na celu zwiększenie komfortu osób uczestniczących w spotkaniach, co ma realny wpływ na ich wynik i wiąże się z prowadzeniem przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej.

Pytania w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych

1. W przypadku negatywnej odpowiedzi na pytanie nr 2, czy Wnioskodawca jest uprawniony do ujęcia nieodliczonego podatku od towarów i usług w kosztach uzyskania przychodów na gruncie przepisów ustawy o CIT? (pytanie oznaczone we wniosku nr 3)

2. Czy Spółka na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki z tytułu zakupu usługi najmu urządzeń (kupna urządzeń) służących do przygotowywania napoi oraz artykułów spożywczych wymienionych w stanie faktycznym tj.: woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soki smakowe oraz serwetki, które następnie zostaną udostępnione nieodpłatnie w siedzibie Wnioskodawcy jego pracownikom w trakcie wykonywania pracy oraz kontrahentom w trakcie spotkań biznesowych związanych z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą? (pytanie oznaczone we wniosku nr 4)

Państwa stanowisko w sprawie

Stanowisko w zakresie pytania nr 1

W przypadku, gdyby Spółce nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach w opisanym wyżej stanie faktycznym dot. najmu urządzeń (kupna urządzeń) służących do przygotowywania napoi oraz nabycia artykułów tj.: woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soczki smakowe oraz serwetki zużywane przez pracowników w trakcie wykonywania obowiązków służbowych oraz przez kontrahentów w trakcie spotkań, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że jest uprawniony do ujęcia nieodliczonego podatku od towarów i usług w kosztach uzyskania przychodów, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który wskazuje, że nieodliczony VAT może stanowić koszt uzyskania przychodu.

Stanowisko w zakresie pytania nr 2

Zdaniem Wnioskodawcy, może on zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na zakup usługi najmu urządzeń (kupna urządzeń) służących do przygotowywania napoi oraz artykułów tj.: wody, herbaty, cukru, kawy, czekolady do picia, mleka, soków smakowych oraz serwetek, udostępnianych pracownikom w trakcie wykonywania zadań oraz kontrahentom w trakcie spotkań biznesowych.

UZASADNIENIE

Uzasadnienie w zakresie pytania nr 1

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 46 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów podatku od towarów i usług, z tym, że jest kosztem uzyskania przychodów podatek naliczony:

  - jeżeli podatnik zwolniony jest od podatku od towarów i usług lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług,

  - w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług - jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Zgodnie z zasadą ogólną wynikającą z art. 16 ust. 1 pkt 46 ustawy o CIT podatek od towarów i usług nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. Jednakże od tej zasady występują wyjątki. Jednym z nich jest prawo do ujęcia w kosztach uzyskania przychodu podatku naliczonego, jeżeli podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług, a naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Z literalnego brzmienia art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT, wynika, że jeżeli podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przepisów ustawy o VAT, ani nie powiększa on wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, to podatek ten można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku, gdy Spółka nie ma prawa do odliczenia VAT, to na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych - nieodliczony VAT może stanowić koszt uzyskania przychodu, o ile wydatek na zakup usługi najmu urządzeń (kupno urządzeń) służących do przygotowywania napoi oraz artykułów opodatkowanych tym podatkiem spełnia ogólną zasadę wyrażoną w art. 15 ust. 1 tej ustawy. Oznacza to, że pomiędzy tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu powinien istnieć związek przyczynowo-skutkowy tego rodzaju, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na uzyskanie przychodu albo na zachowanie bądź zabezpieczenie źródła przychodu.

Jak przedstawiono stanowisku do pytania 2 wydatki na zakup usługi najmu urządzeń (kupno urządzeń) służących do przygotowywania napoi oraz artykułów opisanych w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym spełniają warunki do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu. W odniesieniu do wydatków ponoszonych na zakup przez Spółkę usługi najmu urządzeń (kupno urządzeń) oraz artykułów takich, jak: woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soki smakowe oraz serwetki, które udostępniane są zarówno kontrahentom, jak i pracownikom, należy uznać, że wydatki te mogą zostać zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodu.

Jeżeli, Organ uzna, że w odniesieniu do udostępnianych pracownikom artykułów podczas wykonywania przez nich pracy oraz kontrahentom podczas spotkań biznesowych, brak jest po stronie Spółki prawa do odliczeniem podatku, to w ocenie Wnioskodawcy należy stwierdzić, że naliczony podatek VAT spełnia zasady zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Podsumowując, w przypadku Wnioskodawcy, naliczony podatek VAT wynika z zakupu usługi najmu urządzeń (kupna urządzeń) służących do przygotowywania napoi oraz artykułów dla pracowników oraz kontrahentów firmy, zatem, ponieważ zgodnie ze stanowiskiem do pytania oznaczonego nr 2 wydatki na zakup usługi najmu urządzeń (kupno urządzeń) oraz artykułów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, to należy stwierdzić, że naliczony podatek VAT, w przypadku gdy Spółce nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach w opisanym wyżej stanie faktycznym dot. najmu urządzeń (kupna urządzeń) służących do przygotowywania napoi oraz nabycia artykułów tj.: woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soczki smakowe oraz serwetki zużywane przez pracowników w trakcie wykonywania obowiązków służbowych oraz przez kontrahentów w trakcie spotkań, Spółka także spełnia warunki zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

W konsekwencji, w przypadku, gdyby Spółce nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach w opisanym wyżej stanie faktycznym dot. najmu urządzeń (kupna urządzeń) służących do przygotowywania napoi oraz nabycia artykułów tj.: woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soczki smakowe oraz serwetki zużywane przez pracowników w trakcie wykonywania obowiązków służbowych oraz przez kontrahentów w trakcie spotkań, Wnioskodawca jest uprawniony do ujęcia nieodliczonego podatku od towarów i usług w kosztach uzyskania przychodów, a w efekcie kwota brutto przypadająca na zakup usługi najmu urządzeń (kupno urządzeń) służących do przygotowywania napoi oraz artykułów stanowić będzie koszt uzyskania przychodu.

Prawidłowość stanowiska w zakresie ww. wydatków potwierdza m.in. interpretacja indywidualna z dnia 5 stycznia 2024 r. nr 0111-KDIB1-3.4010.647.2023.1.DW:

„W przypadku Wnioskodawcy, naliczony podatek VAT wynika z zakupu kanapek dla pracowników firmy. Zatem, zgodnie ze stanowiskiem do pytania oznaczonego nr 1, w którym stwierdzono, że wydatki na zakup kanapek dla pracowników firmy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu (wydatek spełnia obowiązujące zasady), należy stwierdzić, że naliczony podatek VAT także spełnia zasady zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

 

Reasumując, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie ustalenia, czy:

  - Wnioskodawca uprawniony jest do ujęcia wydatków na kanapki w kosztach uzyskania przychodu, należy uznać za prawidłowe,

  - w przypadku, gdyby odpowiedź na pytanie nr 2 była negatywna to czy Wnioskodawca jest uprawniony do ujęcia nieodliczonego podatku od towarów i usług w kosztach uzyskania przychodów, należy uznać za prawidłowe.”

Uzasadnienie w zakresie pytania nr 2

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT: Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Przepis ten precyzuje, że wydatki związane z działalnością gospodarczą, o ile nie są wykluczone przez ustawę w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem istnienia związku przyczynowego między ich poniesieniem a osiągnięciem przychodów. Związek ten oznacza, że wydatki te wpływają na powstanie, zwiększenie, utrzymanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

 

Aby dany wydatek został uznany za koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące kryteria:

- Wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. pokryty z jego środków finansowych;

- Jest rzeczywisty i nie został zwrócony w jakiejkolwiek formie;

- Pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą podatnika;

- Został poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia przychodów;

- Został odpowiednio udokumentowany;

- Nie znajduje się w grupie wydatków wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W praktyce oznacza to, że podatnik może uwzględnić w kosztach zarówno wydatki bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile spełniają powyższe warunki. Konstrukcja przepisów daje możliwość zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych, pod warunkiem ich racjonalnego uzasadnienia oraz wykazania związku z prowadzoną działalnością.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” wskazuje, że nie wszystkie wydatki mogą być uznane za koszty podatkowe. Aby to było możliwe, musi istnieć uzasadniona i przewidywalna relacja między wydatkiem a przychodem. Przykładem jest sytuacja, gdy podatnik mógł przewidzieć, że wydatek przyczyni się do osiągnięcia lub zabezpieczenia/zachowania źródła przychodów.

Spółka ponosi wydatki na usługę najmu urządzeń (kupno urządzeń) służących do przygotowywania napoi oraz artykuły typu: woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soki smakowe, dodatkowo wydatki obejmują również zakup serwetek, które udostępniane są pracownikom oraz kontrahentom. Produkty te są dostępne w siedzibie Wnioskodawcy, a ich zużycie nie jest ograniczane ani ewidencjonowane. Mogą z nich korzystać osoby zatrudnione w firmie podczas godzin pracy, ponadto artykuły są udostępnianie podczas spotkań z kontrahentami w trakcie spotkań biznesowych. Artykuły te nie mają charakteru wystawnego ani luksusowego.

W interpretacji ogólnej wydanej przez Ministra Finansów 25 listopada 2013 r. Nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521, wskazano, że:

„analiza tez wyroku NSA z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt IIFSK 702/11 prowadzi do wniosku, iż nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. i art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f. ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej”.

Wydatki na zakup usługi najmu urządzeń (kupno urządzeń) służących do przygotowywania napoi oraz artykułów spożywczych i higienicznych opisanych w przedstawionym we wniosku stanie faktycznym, zarówno w zakresie, w jakim dotyczą kontrahentów jak i pracowników, wykazują związek z uzyskaniem przychodów przez Spółkę. Tym samym, spełniają one przesłanki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Zapewnienie pracownikom ww. artykułów ma na celu między innymi zwiększenie efektywności współpracy, zachęcenie do podjęcia i kontynuowania pracy na rzecz Wnioskodawcy. Produkty pozwalają utrzymać u pracowników odpowiedni poziom energii w trakcie dnia pracy zwiększając tym samym ich efektywność. W szczególności, tego typu artykuły postrzegane są jako norma, standard, obowiązek pracodawcy mającego na względzie ogólny dobrostan swoich pracowników. Zapewnienie artykułów spożywczych prowadzi do zwiększania motywacji do pracy i wzrostu wydajności pracowników. To z kolei pozwoli szybciej i sprawniej zrealizować cele biznesowe założone przez Spółkę, co przyczynia się bezpośrednio do uzyskania przychodu.

Należy również zauważyć, że Wnioskodawca w celu utrzymania statusu konkurencyjnego miejsca pracy nie tylko jest zobowiązany do przestrzegania obowiązków wynikających z kodeksu pracy i pozostałych aktów normatywnych, lecz co istotne, artykuły te udostępniane są powszechnie, wszystkim pracownikom w pomieszczeniach socjalnych. Ich celem jest zatem również zapewnienie dogodnych warunków pracy, bez uprzywilejowania jakichkolwiek indywidualnych pracowników w tym względzie.

Ponadto udostępnianie pracownikom artykułów takich jak: woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soki smakowe oraz serwetki, które są udostępniane z przeznaczeniem do przygotowania zimnych i gorących napojów w godzinach pracy zgodnie z § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 z późn. zm.) niewątpliwie wykazują związek z działalnością gospodarczą.

Na podstawie § 112 Rozporządzenia BHP, pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określają odrębne przepisy.

Natomiast na podstawie § 115 ww. rozporządzenia pracodawca jest obowiązany zapewnić dostarczanie pracownikom środków higieny osobistej, których ilość i rodzaje powinny być dostosowane do rodzaju i stopnia zanieczyszczenia ciała przy określonych pracach.

 

Zgodnie z art. 304 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy - o jakich mowa w art. 207 § 2 Kodeksu pracy - także osobom fizycznym wykonującym pracę na podstawie innej niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, jak również osobom prowadzącym działalność gospodarczą na własny rachunek w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Ponadto, zgodnie z art. 304 § 3 Kodeksu pracy, obowiązki określone w art. 207 § 2 stosuje się odpowiednio do przedsiębiorców niebędących pracodawcami, organizujących pracę wykonywaną przez osoby fizyczne:

1. na innej podstawie niż stosunek pracy,

2. prowadzące na własny rachunek działalność gospodarczą.

Jak stanowi art. 9 ust. 2a ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, pracodawca użytkownik dostarcza pracownikowi tymczasowemu odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej, zapewnia napoje i posiłki profilaktyczne, przeprowadza szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, ustala okoliczności i przyczyny wypadku przy pracy, przeprowadza ocenę ryzyka zawodowego oraz informuje o tym ryzyku.

Z zasady pracownik tymczasowy w okresie wykonywania pracy na rzecz pracodawcy użytkownika nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie warunków pracy i innych warunków zatrudnienia niż pracownicy zatrudnieni przez tego pracodawcę użytkownika na takim samym lub podobnym stanowisku pracy. Zgodnie z art. 22 ww. ustawy, pracownik tymczasowy w okresie wykonywania pracy tymczasowej na rzecz pracodawcy użytkownika ma prawo do korzystania z urządzeń socjalnych pracodawcy użytkownika na zasadach przewidzianych dla pracowników zatrudnionych przez tego pracodawcę użytkownika.

W odniesieniu do udostępnienia ww. artykułów kontrahentom Wnioskodawcy należy wskazać, że artykuły podawane są w trakcie spotkań z kontrahentami Spółki. Zużycie tych artykułów ma związek z wykonywaniem działalności gospodarczej, bowiem przez wpływ na ogólne funkcjonowanie Spółki jako całości, przyczynia się do generowania przez nią obrotu. Artykuły podawane w trakcie spotkań z kontrahentami wykazują związek z prowadzoną działalnością, ponieważ spotkania odbywają się w celu nawiązania i kontynuacji współpracy, omówienia warunków współpracy, prowadzenia negocjacji biznesowych.

Konsumpcja będzie miała charakter związany z prowadzeniem działalności gospodarczej, ponieważ poprawia ona komfort uczestników spotkań, a tym samym przyczynia się do efektywności prowadzonych rozmów i negocjacji, co z kolei wpływa na ogólną efektywność funkcjonowania spółki oraz generowanie przez nią obrotu.

Udostępnienie produktów spożywczych ma na celu zwiększenie komfortu osób uczestniczących w naradach oraz spotkaniach. Możliwość skorzystania z tego rodzaju produktów jest nie tylko ogólnie przyjętym standardem, ale również wpływa pozytywnie na atmosferę spotkań, co ma realny wpływ na ich wynik, co wiąże się bezsprzecznie z prowadzeniem przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej: udane spotkania z kontrahentami prowadzą bowiem do korzyści o charakterze ekonomicznym.

Zapewnienie wskazanych artykułów pozwala na uzupełnienie ubytku energetycznego osób uczestniczących w spotkaniu oraz pozwala uczestnikom na dłuższe skupienie się na przedmiocie spotkania bez konieczności zapewnienia przerw, poprawia efektywność działania osób uczestniczących w spotkaniach.

Odnosząc się do wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił pośród nich - w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT - koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Mimo, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu „reprezentacja”, to zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami.

Zatem reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika.

Natomiast udostępnienie urządzeń do przygotowywania napoi oraz zapewnienie ww. wymienionych artykułów podczas różnego typu narad, negocjacji, spotkań z kontrahentami jest standardem oraz praktyką, która wynika z konieczności zachowania pełnej efektywności i skupienia podczas trwania danego spotkania. Praktyka taka sprzyja także zapewnieniu płynności danego spotkania (uczestnicy nie rozchodzą się w trakcie jego trwania, aby spożyć lub zakupić napoje we własnym zakresie, co sprzyja utrzymaniu zaangażowania w danym temacie omawianym na spotkaniu).

Spotkania takie wymagają przeważnie odbycia krótszej lub dłuższej podróży przez danego kontrahenta do biura Spółki oraz poświęcenia znacznej ilości czasu (często wielu godzin) na prowadzenie danych rozmów np. negocjacyjnych. Zgodnie z dobrymi obyczajami oraz savoir-vivre biznesowym, Spółka powinna w tego typu sytuacjach zapewnić przynajmniej minimalny dostęp do produktów, który umożliwi sprawne przeprowadzenie rozmów, bez konieczności przerywania spotkania w celu poszukiwania dodatkowych produktów we własnym zakresie przez osoby przybyłe, i tym samym zaburzania dynamiki spotkania.

W ocenie Wnioskodawcy, w opisanym wyżej stanie faktycznym (winno być: oraz zdarzeniu przyszłym) nabywane usługi najmu urządzeń (kupno urządzeń) do przygotowywania napoi oraz artykuły zużywane przez pracowników w trakcie wykonywania obowiązków służbowych oraz przez kontrahentów w trakcie spotkań mają związek z działalnością gospodarczą, bowiem poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie Spółki jako całości, przyczyniają się do generowania przez nią obrotu. Zapewnienie ww. urządzeń i artykułów nie służy celom reprezentacji, lecz wynika z potrzeby zwiększenia komfortu i efektywności pracy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Reasumując Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na zakup usługi najmu urządzeń (kupno urządzeń) do przygotowywania napoi oraz artykułów, opisanych w stanie faktycznym, które są udostępniane pracownikom oraz kontrahentom.

 

Stanowisko Wnioskodawcy potwierdzają liczne wydane interpretacje indywidualne:

- Interpretacja indywidualna z 30 maja 2022 r. nr 0111-KDIB1-2.4010.146.2022.1.AK,

- Interpretacja indywidualna z 30 sierpnia 2023 r. nr 0111-KDIB2-1.4010.329.2023.1.AJ,

- Interpretacja indywidualna z 26 października 2023 r. nr 0114-KDIP2-2.4010.465.2023.1.KW,

- Interpretacja indywidualna z 18 stycznia 2024 r. nr 0111-KDIB1-1.4010.670.2023.2.SH.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Ad. 1

Pytanie oznaczone we wniosku nr 3 zostało zadane warunkowo, tj. odpowiedź na to pytanie jest wymagana w przypadku negatywnej odpowiedzi na pytanie nr 2 dot. podatku od towarów i usług. W związku z uznaniem Państwa stanowiska w zakresie pytania nr 2 za prawidłowe, rozpatrywanie wniosku w zakresie pytania nr 3 jest bezzasadne.

Ad. 2

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT,

Powyższe oznacza, że podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poczynienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia przychodów). Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której pomiędzy wydatkiem oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo skutkowy.

 

Kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki wydatek, który spełnia łącznie następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zauważyć przy tym należy, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Należy przy tym podkreślić, że obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem uzyskanym z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tego przychodu - każdorazowo spoczywa na podatniku.

Według art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT,

Ustawa o CIT nie definiuje pojęcia „reprezentacja”, jednak zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą celem kosztów reprezentacyjnych jest tworzenie pozytywnego wizerunku podatnika i wykreowanie dobrych relacji z kontrahentami.

Zatem, reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika. Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników oraz współpracowników. Koszty te nie podlegają wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, natomiast pozostają w związku z osiąganymi przychodami.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt rozpatrywanej sprawy zauważyć należy, że wskazane we wniosku wydatki nie należą do kategorii kosztów reprezentacyjnych. Poniesione przez Państwa Spółkę koszty z tytułu zakupu usługi najmu urządzeń (kupna urządzeń) służących do przygotowywania napoi oraz artykułów spożywczych tj.: woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soki smakowe oraz serwetki, udostępniane nieodpłatnie pracownikom w pomieszczeniach socjalnych w trakcie wykonywania pracy, są w istocie „kosztami pracowniczymi” podobnymi w swej naturze do innych świadczeń płacowych oraz pozapłacowych dokonywanych na rzecz pracowników. Wydatki te mają wpływ na stworzenie odpowiednich warunków do wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników, zwiększenie efektywności współpracy oraz zachęcenie do podjęcia i kontynuowania pracy na rzecz Państwa Spółki.

Natomiast, w odniesieniu ww. kosztów ponoszonych na rzecz kontrahentów należy zgodzić się z Państwa stanowiskiem, że udostępnianie urządzeń do przygotowywania napoi oraz zapewnienie ww. wymienionych artkułów podczas różnego typu narad, negocjacji, spotkań z kontrahentami jest standardem oraz praktyką, która wynika z konieczności zachowania pełnej efektywności i skupienia podczas trwania danego spotkania oraz pozytywnie wpływa na atmosferę spotkania, a zatem wiąże się z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą i uzyskiwaniem przychodów.

Reasumując, Państwa Spółka ma prawo zaliczyć wskazane wydatki do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

W świetle powyższego, stanowisko w zakresie pytania nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie oznaczone we wniosku nr 3 i nr 4).

W zakresie dotyczącym podatku od towarów i usług (pytanie oznaczone we wniosku nr 1 i 2) zostanie/zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Wskazać należy, że powołane we wniosku interpretacje indywidualne zostały wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym, a w części dotyczącej zdarzenia przyszłego - stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

 

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

 

     - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

 

   - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

 

   - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

 

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

 

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).

 

Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

  - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

  - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

 

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

 

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

 

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa.