Interpretacja 0111-KDIB1-3.4010.579.2025.2.ZK

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

18 września 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo, pismem z 21 i 23 października 2025 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego

A. Informacje ogólne

X sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest polskim rezydentem podatkowym i podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w podatku dochodowym od osób prawnych. Spółka prowadzi oraz będzie prowadzić w przyszłości działalność w zakresie produkcji (…).

Oferuje produkty dla (…). W obszarze (…) Spółka produkuje m.in. (…).

W sektorze przemysłowym, Spółka zajmuje się projektowaniem i produkcją (…).

Ponadto, Spółka świadczy usługi w zakresie (…). Obejmują one m.in. (…). Spółka realizuje projekty, które przyczyniają się do zwiększenia zasobów wiedzy w zakresie (…). Takie działania pozwalają na podnoszenie jakości produktów, umocnienie pozycji rynkowej Spółki oraz możliwość rozwoju produktów i usług.

B. Opis realizowanych przez Spółkę Projektów

Spółka poza działalnością podstawową, obejmującą seryjną produkcję istniejących wyrobów, realizację zamówień katalogowych oraz świadczenie standardowych usług produkcyjnych, od roku podatkowego 2019 realizowała i nadal realizuje projekty dotyczące opracowywania nowych, zmodyfikowanych lub ulepszonych produktów oraz procesów technologicznych, w szczególności dla potrzeb profesjonalnego (…) (dalej: „Projekty”).

Działalność ta polega na planowym i systematycznym prowadzeniu prac projektowych, konstrukcyjnych i technologicznych, których celem jest rozwój produktów i procesów poprzez opracowanie nowych lub ulepszonych rozwiązań i technologii. Realizacja Projektów wymaga opracowania nowych koncepcji, stworzenia prototypów, ich testowania oraz doskonalenia rozwiązań w celu osiągnięcia oczekiwanych parametrów funkcjonalnych i technologicznych. W tym kontekście, ich opracowanie wymagało stworzenia unikalnych rozwiązań przez co Projekty charakteryzują się oryginalnym podejściem inżynierskim. Spółka z powodzeniem opracowuje autorskie rozwiązania, nowe bądź ulepszone technologie, przyczyniając się do rozwoju technologicznego w sektorze profesjonalnego (…). Działania te prowadzą do wytworzenia nowych lub ulepszonych – w skali Spółki – produktów i procesów, które wcześniej nie były przez nią stosowane. Projekty realizowane są przez pracowników oraz osoby współpracujące w oparciu o umowy zlecenia lub umowy o dzieło, posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie, w tym m.in. konstruktorów, technologów oraz pracowników działów produkcyjnych. W szczególności, w realizację Projektów zaangażowane są następujące komórki organizacyjne:

- Dział Konstrukcyjno-Technologiczny – odpowiedzialny za tworzenie koncepcji i projektowanie rozwiązań.

- Dział Produkcji – odpowiedzialny za przygotowanie elementów mechanicznych zgodnie z dokumentacją techniczną.

- Dział Montażu – odpowiedzialny za składanie i testowanie stworzonych prototypów.

- Kierownik Projektu – odpowiedzialny za koordynowanie wszystkich prac związanych z realizacją Projektów oraz nadzorowanie pracy inżynierów i technologów.

W przypadku Spółki, podstawowymi działaniami w ramach Projektów są: projektowanie i konstrukcja nowych maszyn i urządzeń, programowanie układów sterowania i napędów, prototypowanie technologiczne oraz testowanie i adaptacja nowych projektów pilotażowych. Do tych działań zalicza się również opracowywanie nowych technologii i metod produkcji opartych na zupełnie innych procesach technologicznych niż stosowane dotychczas na rynku rozwiązania. Projekty realizowane są przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje oraz doświadczenie, co zapewnia ich rzetelną realizację. Wiedza zdobyta w trakcie realizacji projektów rozwija kompetencje zespołu projektowego i zwiększa konkurencyjność Spółki na rynkach krajowym i zagranicznym.

Działalność Spółki związana z Projektami jest prowadzona w sposób zaplanowany i uporządkowany. W tym zakresie prowadzona jest zgodnie z przyjętą metodologią obejmującą kolejne, jasno zdefiniowane etapy, tj.:

1. Faza koncepcyjna – zasadniczymi działaniami realizowanymi w tej fazie są:

a. analiza i identyfikacja potrzeb rynkowych,

b. opracowanie ogólnej koncepcji nowego produktu lub technologii,

c. zdefiniowanie kluczowych funkcjonalności użytkowych.

2. Faza projektowa – obejmuje szczegółowe planowanie i projektowanie rozwiązań technicznych z wykorzystaniem (…), w szczególności:

a. (…),

b. weryfikacje (…),

c. przygotowanie dokumentacji (…).

3. Budowa prototypów – faza obejmuje:

a. wytwarzanie (…),

b. montaż prototypów oraz integracja (…),

c. wstępne uruchomienie prototypu.

4. Testowanie i optymalizacja – przedostatni etap prac polegający na:

a. przeprowadzaniu testów funkcjonalnych poszczególnych mechanizmów,

b. testach użytkowych w warunkach symulujących rzeczywistą eksploatację (np. (…)),

c. testach trwałości, ergonomii użytkowania,

d. optymalizacji rozwiązań poprzez wprowadzanie zmian konstrukcyjnych i technologicznych.

5. Weryfikacja i próby – ostatni etap prac obejmujący:

a. montaż finalnej wersji prototypu po przeprowadzonej optymalizacji,

b. testowanie końcowe i weryfikacja zgodności z założeniami projektowymi.

Na każdym etapie realizacji Projektów, procesy są planowane, dokumentowane i monitorowane na podstawie zgromadzonych danych, co umożliwia skuteczną kontrolę postępów i osiąganych wyników. Dokumentacja obejmuje (…). Efektem realizowanych Projektów jest również pozyskanie specjalistycznej wiedzy dotyczącej nowych rozwiązań technologicznych i procesowych, możliwych do wykorzystania w kolejnych przedsięwzięciach. Wiedza ta jest dokumentowana, aby mogła być odtworzona i zastosowana w przyszłych projektach, co przyczynia się do budowania kompetencji i know-how Spółki.

Ponadto, prace prowadzone w ramach Projektów nie zawsze prowadzą do osiągnięcia zakładanych rezultatów, a prace nad nowymi procesami nie zawsze skutkują wprowadzeniem nowych rozwiązań do oferty Spółki (przykładowo, w przypadku opracowania nowego procesu technologicznego produkcji (…) – którego opis przedstawiono w dalszej części wniosku – nie udało się spełnić założeń projektowych, pomimo wprowadzania wielu modyfikacji).

Spółka współpracuje również z instytucjami naukowymi, co umożliwia stałe podnoszenie jakości oferowanych rozwiązań. Należy wskazać, że opracowywanie prototypów maszyn oraz nowych procesów produkcyjnych nie są realizowane cyklicznie ani seryjnie. Projekty są realizowane w odpowiedzi na konkretne potrzeby Spółki i wyzwania technologiczne, co odróżnia je od działań rutynowych i okresowych. W tym kontekście, Projekty mają na celu dostarczenie zupełnie nowych rozwiązań, technologii i wiedzy, co potwierdza ich innowacyjność i twórczy charakter. Dzięki temu Spółka mogła opracować i weryfikować innowacyjne idee i rozwijać technologie, które przynoszą wartość dodaną zarówno Spółce, jak i jej klientom, wspierając tym samym ciągły rozwój i wprowadzanie nowatorskich rozwiązań na rynek. Przykładowo, w latach 2019 – 2022 Spółka realizowała m.in. następujące projekty:

1. Opracowanie nowego procesu technologicznego w zakresie produkcji (…).

Projektowany (…) stanowił odpowiedź na potrzebę zwiększenia wydajności i powtarzalności produkcji. Produkt został opracowany całkowicie od podstaw i nie stanowił modyfikacji istniejącego rozwiązania. Największymi wyzwaniami technologicznymi podczas realizacji projektu były:

- osiągnięcie odpowiedniej powtarzalności działania maszyny,

- optymalizacja wydajności procesu oraz

- integracja wielu funkcji w jednej maszynie przy zachowaniu prostoty obsługi i wysokiej niezawodności.

Dotychczasowy proces technologiczny produkcji (…), zarówno w Spółce, jak i w innych krajowych przedsiębiorstwach, obejmował dwa etapy. Pierwszy obejmował (…). W drugim etapie (…). Spółka oferowała (…). W fazie prac koncepcyjnych zespół opracowywał nowy proces technologiczny (…).

Zdefiniowano funkcjonalność oraz docelowe parametry wydajnościowe i jakościowe projektowanej maszyny. Na tym etapie pojawiły się wątpliwości co do możliwości osiągnięcia wymaganej powtarzalności i wydajności procesów. Opracowanie obejmowało stworzenie koncepcji (…). Wyniki testów dostarczyły istotnych informacji, które mogą zostać wykorzystane w kolejnych projektach.

2. Opracowanie nowej serii (…).

Podczas fazy koncepcyjnej i projektowej, zespół opracował ogólną koncepcję nowych (…). Proces optymalizacji wymagał ciągłych testów i adaptacji, prowadząc do wprowadzenia skutecznych poprawek i zastosowania efektywniejszych rozwiązań.

Wprowadzenie na rynek nowej serii (…).

3. Opracowanie nowych (…).

W projekcie zakładano opracowanie od podstaw zupełnie nowej generacji (…).

Zespół Spółki zdobył nowe umiejętności w projektowaniu złożonych urządzeń, doświadczenie w testowaniu i walidacji nowych rozwiązań. Pracownicy poszerzyli również kompetencje w adaptacji technologii do różnych warunków, co pozwoliło na ciągłe doskonalenie i rozwijanie produktów oraz procesów.

Spółka wskazuje, że opisana działalność będzie kontynuowana w analogicznym zakresie w przyszłości. Spółka nie korzysta ze zwolnień podatkowych, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 34 lub 34a. Spółka uzyskuje przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych. Koszty, jakie Spółka ponosi na działalność związaną z Projektami, stanowią dla niej koszty uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów ustawy o CIT. Koszty związane z Projektami nie są oraz nie zostaną Spółce zwrócone w jakiejkolwiek formie ani nie zostały oraz nie zostaną odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Spółka ponosi oraz będzie ponosić w przyszłości, wydatki z tytułu wynagrodzeń pracowników, zleceniobiorców oraz osób wykonujących usługi na podstawie umowy o dzieło zaangażowanych m.in. w Projekty. Wydatki te obejmują płace oraz składki w części odpowiadającej proporcji czasu przeznaczonego na realizację prac związanych z Projektami lub analogicznymi do Projektów pracami realizowanymi w przyszłości do ogólnego czasu pracy pracownika lub czasu przeznaczonego na wykonanie usługi przez zleceniobiorcę lub osobę wykonującą usługi na podstawie umowy o dzieło. Płace, o których mowa powyżej stanowią oraz będą stanowić należności wskazane w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r., poz. 163 ze zm., dalej: „ustawa o PIT”), w stosunku do pracowników wykonujących pracę w oparciu o umowy o pracę, a także należności, o których mowa w art. 13 pkt 8 lit. a ustawy o PIT, w stosunku do osób, które wykonują oraz będą wykonywać pracę w oparciu o umowy zlecenia lub umowy o dzieło. Natomiast, składki, o których mowa powyżej stanowią oraz będą stanowić składki od ww. płac stosownie do przepisów ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r., poz. 350 ze zm., dalej: „ustawa o SUS”).

Ponadto, Spółka wskazuje, że możliwe jest ponoszenie przez nią kosztów związanych z nabyciem materiałów i surowców, które będą wykorzystywane w pracach podobnych do Projektów, realizowanych przez Spółkę w przyszłości. Koszty te będą stanowić koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ustawy o CIT. Wydatki na wskazane wyżej materiały i surowce mogą być związane np. z fazą budowy prototypu, a dokładniej z wytworzeniem komponentów do budowy (…), lub będą one stanowić bezpośrednio zakupione przez Spółkę komponenty użyte do budowy prototypu albo materiały niezbędne do zbudowania używanych w danym projekcie mechanizmów. Materiały i surowce nie będą stanowiły w szczególności środków trwałych lub kosztów wymienionych w art. 16 ustawy o CIT.

Wnioskodawca dokonuje przypisania poniesionych kosztów osiągniętych w ramach Projektów w podziale na poszczególne kategorie, tj.:

- wynagrodzenia,

- materiały i surowce,

- sprzęt specjalistyczny,

- współpraca z jednostkami naukowymi,

- odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej,

- nabycie usługi aparatury naukowo-badawczej,

- uzyskanie i utrzymanie praw własności intelektualnej,

- odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości niematerialnych i prawnych w postaci kosztów prac rozwojowych,

- odpisy amortyzacyjne dokonywane od pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Spółka wyodrębnia koszty, które potencjalnie mogą stanowić koszty kwalifikowane (np. wyżej opisane wydatki na wynagrodzenia) w osobnej ewidencji rachunkowej określonej w art. 9 ust. 1b ustawy o CIT. W przypadku Spółki, odpowiednie wyodrębnienie zapewnia specjalna ewidencja prowadzona w arkuszu kalkulacyjnym, w którym wyodrębnione zostały/wyodrębnione będą wszelkie koszty związane z prowadzoną działalnością nad Projektami, z podziałem na kategorie wskazane powyżej.

Wskazana wyżej ewidencja kosztów w szczególności obejmuje/będzie obejmować koszty wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w działalność w ramach Projektów, koszty materiałów i surowców zużytych bezpośrednio za potrzeby realizacji Projektów oraz koszty odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych wykorzystywanych w ramach Projektów.

Wnioskodawca nie ponosi i nie planuje ponosić kosztów badań podstawowych. Ponadto, Spółka nie posiada statusu centrum badawczo-rozwojowego, o którym mowa w art. 17 ustawy z dnia 30 maja 2008 r. o niektórych formach wspierania działalności innowacyjnej (Dz. U. z 2022 r. poz. 2474). Wobec powyższego, Spółka powzięła wątpliwość czy w ramach Projektów realizowana jest działalność, która spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w ustawie o CIT.

Ponadto, uzupełnili Państwo opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego w następujący sposób:

1) W ramach realizowanych Projektów, Spółka opracowuje i wdraża specjalistyczne urządzenia oraz rozwiązania technologiczne dedykowane dla przemysłu (…), które dotychczas nie były stosowane przez Spółkę. Opracowane urządzenia umożliwiają automatyzację procesów.

W tym kontekście, Projekty mają na celu dostarczenie zupełnie nowych rozwiązań, technologii i wiedzy, co potwierdza ich innowacyjność i twórczy charakter. Dzięki temu Spółka mogła opracować i weryfikować innowacyjne idee i rozwijać technologie, które przynoszą wartość dodaną zarówno Spółce, jak i jej klientom, wspierając tym samym ciągły rozwój i wprowadzanie nowatorskich rozwiązań na rynek.

Nowatorski charakter prac polega w szczególności na:

• opracowaniu (…);

• zastosowaniu (…);

• opracowaniu nowych konstrukcji (…),

• zwiększeniu ergonomii i efektywności produkcji poprzez automatyzację procesów.

W rezultacie, opracowane rozwiązania istotnie różnią się od stosowanych dotąd maszyn i technologii, które bazowały na standardowych urządzeniach przemysłowych nieprzystosowanych do specyficznych wymagań (…).

Unikatowość Projektów polega zatem na tworzeniu i wdrażaniu nowych rozwiązań koncepcyjnych wykorzystywanych w innowacyjnych produktach i procesach, a każdy z Projektów jest oryginalny i indywidualny, powstający w odpowiedzi na potrzeby rynku. Wymaga to stosowania dotychczas niewykorzystywanych rozwiązań, niezbędnych do realizacji każdego Projektu. W rezultacie, każdy produkt i proces opracowany przez Spółkę stanowi nowe rozwiązanie, które dotychczas nie występowało w praktyce gospodarczej Wnioskodawcy.

2) W opisywanych we wniosku Projektach, Spółka wykorzystuje istniejącą wiedzę techniczną i inżynierską w zakresie projektowania i budowy urządzeń dla sektora (…). Wiedza ta pochodzi w szczególności z dotychczasowych doświadczeń projektowych i eksploatacyjnych Spółki. Na tej podstawie zespół projektowy opracowuje nowe, autorskie rozwiązania konstrukcyjne i technologiczne, które wykraczają poza standardowe zastosowania znanej wiedzy inżynierskiej.

3) W wyniku realizacji Projektów, powstała i powstanie w Spółce nowa wiedza w zakresie technik (…), która jest następnie wykorzystywana w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

W szczególności, Spółka poszerza wiedzę techniczną i umiejętności w projektowaniu złożonych urządzeń, technologii i automatyzacji produkcji oraz innowacyjnych rozwiązań maszynowych. Przykładowo, w projekcie opracowania nowych technologii w produkcji (…). Nowa wiedza pochodzi z dziedziny nauk inżynieryjno-technicznych, w szczególności z dyscypliny inżynierii mechanicznej i automatyki przemysłowej. Zdobywanie nowej wiedzy odbywa się poprzez projektowanie, analizy, działania koncepcyjne oraz testowanie opracowanych rozwiązań.

Zdobyta wiedza jest i będzie wykorzystywana przez Spółkę w przyszłych pracach badawczo-rozwojowych, stanowiąc istotny element jej rozwoju technologicznego.

4) Działalność Spółki ma charakter twórczy, ponieważ prace składają się na opracowywanie nowych rozwiązań. Działalność ta ma na celu rozwój produktów i procesów poprzez opracowanie nowych lub ulepszonych rozwiązań i technologii.

Realizacja Projektów wymaga opracowania nowych koncepcji, stworzenia prototypów, ich testowania oraz doskonalenia rozwiązań w celu osiągnięcia oczekiwanych parametrów funkcjonalnych i technologicznych. W tym kontekście, ich opracowanie wymagało stworzenia unikalnych rozwiązań przez co Projekty charakteryzują się oryginalnym podejściem inżynierskim. Spółka z powodzeniem opracowuje autorskie rozwiązania, nowe bądź ulepszone technologie, przyczyniając się do rozwoju technologicznego w sektorze (…).

Twórczy jest również sam proces realizacji prac rozwojowych, który obejmuje opracowanie koncepcji, projekt, budowę prototypów, testy i optymalizację oraz weryfikację i próby. W trakcie realizacji każdego Projektu, pracownicy Spółki na bieżąco opracowują rozwiązania technologiczne i inżynierskie, spotykając się z trudnościami i problemami natury badawczej, co wymaga twórczego podejścia inżynierskiego do rozwiązywania problemów.

Działania te prowadzą do wytworzenia nowych lub ulepszonych - w skali Spółki - produktów i procesów, które wcześniej nie były przez nią stosowane.

5) Prace badawczo-rozwojowe prowadzone przez Spółkę, mają charakter systematyczny i zaplanowany, co oznacza, że od początku zostały określone zarówno cele projektowe, jak i etapy realizacji. Projekty są realizowane w odpowiedzi na konkretne potrzeby Spółki i wyzwania technologiczne, co odróżnia je od działań rutynowych i okresowych.

Spółka postawiła sobie w szczególności następujące ogólne cele:

• rozwój produktów i procesów poprzez opracowanie nowych lub ulepszonych rozwiązań i technologii dla (…), umożliwiających automatyzację wybranych procesów;

• zwiększenie efektywności i precyzji procesów produkcyjnych;

• zdobycie nowej wiedzy pozwalającej na opracowanie całkowicie nowych lub ulepszonych rozwiązań, w szczególności w postaci urządzeń.

Jednocześnie, każdy z opisanych we wniosku Projektów, miał unikatowe cele, które były realizowane zgodnie z ustalonymi etapami i harmonogramem, który co do zasady obejmuje 5 etapów:

• faza koncepcyjna - analiza potrzeb, przygotowanie założeń projektowych;

• faza projektowa - planowanie i projektowanie rozwiązań technicznych z wykorzystaniem (…);

• budowa prototypów - budowa modeli urządzeń, w tym wytwarzanie ich komponentów;

• testowanie i optymalizacja - sprawdzenie skuteczności opracowanych rozwiązań w warunkach zbliżonych do rzeczywistych oraz wprowadzanie zmian konstrukcyjnych i technologicznych;

• weryfikacja i próby - testowanie końcowe i weryfikacja zgodności z założeniami projektowymi.

Na każdym etapie realizacji Projektów, procesy są planowane, dokumentowane i monitorowane na podstawie zgromadzonych danych, co umożliwia skuteczną kontrolę postępów i osiąganych wyników. Dokumentacja obejmuje sprawozdania z realizacji poszczególnych etapów, dokumentacje projektowe, notatki technologiczne i prototypowe, raporty z przeprowadzonych testów i analiz wydajnościowych.

Dzięki temu, Spółka mogła opracować i weryfikować innowacyjne idee i rozwijać technologie, które przynoszą wartość dodaną zarówno Spółce, jak i jej klientom, wspierając tym samym ciągły rozwój i wprowadzanie nowatorskich rozwiązań na rynek. Dodatkowo, należy wskazać, że prace prowadzone w ramach Projektów nie zawsze prowadzą do osiągnięcia zakładanych rezultatów, a prace nad nowymi procesami nie zawsze skutkują wprowadzeniem nowych rozwiązań do oferty Spółki. Przykładowo, w przypadku opracowania nowego procesu technologicznego produkcji (…)- którego opis przedstawiono we wniosku - nie udało się spełnić założeń projektowych, pomimo wprowadzania wielu modyfikacji.

Prowadzenie prac w oparciu o przyjęte cele, harmonogram i dokumentację potwierdza ich systematyczny charakter w rozumieniu działalności badawczo-rozwojowej.

6) Spółka nie zalicza i nie planuje zaliczać do działalności badawczo-rozwojowej czynności związanych z seryjną produkcją, realizacją zamówień katalogowych ani świadczeniem standardowych usług produkcyjnych.

7) Spółka jest świadoma, iż w przypadku wynagrodzenia za nieobecności została wydana Interpretacja ogólna Nr DD8.8203.1.2021 (Dziennik Urzędowy Ministra Finansów z 21 lutego 2024 r. poz. 16) i Spółka będzie się stosować do jej rozstrzygnięć w tym zakresie. Wniosek dotyczy innych kwestii niż wynagrodzenie za czas nieobecności pracowników.

Pytania

1) Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym w ramach realizowanych Projektów Spółka prowadzi działalność, która spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, a w rezultacie Spółka jest uprawniona do dokonania odliczenia, o którym mowa w art. 18d ustawy o CIT?

2) Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy polegające na uznaniu, że opisane w stanie faktycznym wydatki z tytułu wynagrodzeń pracowników oraz osób współpracujących na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło zaangażowanych w Projekty stanowią koszty kwalifikowane zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 1 i 1a ustawy o CIT?

3) Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy polegające na uznaniu, że potencjalnie wydatki na materiały i surowce związane z analogicznymi do Projektów pracami realizowanymi w przyszłości będą stanowić koszty kwalifikowane zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 2 ustawy o CIT?

Państwa stanowisko w sprawie

Stanowisko Wnioskodawcy

1) Zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym w ramach realizowanych Projektów, opisanych w stanie faktycznym i w zdarzeniu przyszłym, Spółka prowadzi działalność, która spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, a w rezultacie Spółka jest uprawniona do dokonania odliczenia, o którym mowa w art. 18d ustawy o CIT.

2) Zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym wydatki z tytułu wynagrodzeń pracowników oraz osób współpracujących na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło zaangażowanych w Projekty, stanowią koszty kwalifikowane zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 1, 1a ustawy o CIT.

3) Zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy polegające na uznaniu, że potencjalnie wydatki na materiały i surowce związane z analogicznymi do Projektów pracami realizowanymi w przyszłości będą stanowić koszty kwalifikowane zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 2 ustawy o CIT.

UZASADNIENIE STANOWISKA WNIOSKODAWCY

1) Zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym w ramach realizowanych Projektów, opisanych w stanie faktycznym i w zdarzeniu przyszłym, Spółka prowadzi działalność, która spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, a w rezultacie Spółka jest uprawniona do dokonania odliczenia, o którym mowa w art. 18d ustawy o CIT.

2) Zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym wydatki z tytułu wynagrodzeń pracowników oraz osób współpracujących na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło zaangażowanych w Projekty, stanowią koszty kwalifikowane zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 1, 1a ustawy o CIT.

3) Zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy polegające na uznaniu, że potencjalnie wydatki na materiały i surowce związane z analogicznymi do Projektów pracami realizowanymi w przyszłości będą stanowić koszty kwalifikowane zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 2 ustawy o CIT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Ad. 1

Działalność badawczo-rozwojowa (dalej: „B+R”) została zdefiniowana w art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, i oznacza działalność twórczą, obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Zgodnie z powyższą definicją, działalność badawczo-rozwojowa to taka aktywność, która nastawiona jest na tworzenie nowych i oryginalnych rozwiązań, często o charakterze unikatowym, które nie mają odtwórczego charakteru. W tym kontekście, głównym przedmiotem działalności badawczo-rozwojowej jest rozwój produktów i procesów polegający na opracowywaniu nowych lub ulepszonych rozwiązań i technologii. Jednocześnie, z definicji działalności badawczo-rozwojowej wynika, że musi ona być podejmowana w sposób systematyczny.

Najbardziej właściwą definicją systematyczności prowadzenia działalności B+R jest definicja obejmująca prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według pewnego systemu. Zatem, słowo systematycznie odnosi się również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. Ostatni z warunków określonych w art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, wskazuje, iż taka działalność musi mieć określony cel, tj. powinna być nakierowana na zwiększenie zasobów wiedzy oraz ich wykorzystanie do tworzenia nowych zastosowań.

Zdaniem Wnioskodawcy, realizowane Projekty, opisane w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym spełniają wszystkie opisane wyżej warunki działalności badawczo-rozwojowej. W tym kontekście, w ramach Projektów, Wnioskodawca prowadzi działalność badawczo-rozwojową, czyli działalność, w wyniku której powstają nowe i ulepszone produkty oraz procesy o charakterze unikatowym, nieodtwórcze w stosunku do dotychczasowych rozwiązań.

Projekty mają charakter twórczy – działania te są nastawione na opracowanie określonej koncepcji nowego rozwiązania. Celem jest tworzenie i wdrażanie nowych rozwiązań koncepcyjnych wykorzystywanych w innowacyjnych produktach i procesach, a każdy z Projektów jest oryginalny i indywidualny, powstający w odpowiedzi na potrzeby rynku. Wymaga to stosowania dotychczas niewykorzystywanych rozwiązań, niezbędnych do realizacji każdego Projektu. W rezultacie, każdy produkt i proces opracowany przez Spółkę stanowi nowe rozwiązanie, które dotychczas nie występowało w praktyce gospodarczej Wnioskodawcy. Spółka w ramach realizowanych Projektów rozwija fachową i specjalistyczną wiedzę oraz umiejętności, które mogą być wykorzystane w bieżących i przyszłych Projektach. Specyfika prac Spółki powoduje, że zasoby wiedzy zdobywane na poszczególnych etapach są stale wykorzystywane w procesie tworzenia nowych rozwiązań. Działalność w ramach Projektów jest możliwa dzięki wykwalifikowanemu zespołowi pracowników posiadających odpowiednie wykształcenie, kompetencje i doświadczenie. W trakcie realizacji projektów, pracownicy wykonują prace koncepcyjne będące wynikiem ich indywidualnej pracy intelektualnej, bez cech odtwórczych. Działania te obejmują przeprowadzanie analiz, projektowanie oraz opracowywanie rozwiązań technicznych i funkcjonalnych, dostosowanych do warunków pracy urządzeń. Innowacyjne rozwiązania powstają w wyniku samodzielnej pracy zespołu, ukierunkowanej na znalezienie optymalnych sposobów realizacji założeń projektowych. Projekty wprowadzały innowacje technologiczne, np. (…). Przykładem jest opracowanie (…).

Etap wykonawczy obejmuje testy, podczas których elementy urządzeń są modyfikowane aż do osiągnięcia wymaganych parametrów. W rezultacie, Projekty realizowane przez Spółkę stanowią efekt nowatorskiego podejścia do tworzenia urządzeń i procesów oraz rozwiązywania problemów technicznych. Wszystko to świadczy o wysokiej specjalizacji Spółki, jej potencjale technologicznym oraz metodologii umożliwiającej skuteczne tworzenie innowacyjnych rozwiązań. Ponadto, w ramach prac nad nowymi rozwiązaniami niewątpliwie wzrosły – i nadal rosną – zasoby wiedzy Spółki. Rezultatem podjętych działań jest opracowanie całkowicie nowych produktów i procesów, wcześniej niewystępujących w ofercie Spółki, których stworzenie wymagało zaprojektowania unikalnych konstrukcji.

Produkty te zostały zaprojektowane tak, aby spełniały ściśle określone funkcjonalności, m.in. (…).

Nabyta w ten sposób specjalistyczna wiedza i umiejętności były i są wielokrotnie wykorzystywane – zarówno do poprawy jakości i efektywności, jak i przy opracowywaniu nowych rozwiązań w kolejnych projektach.

Działalność Spółki polegająca na realizacji projektów prowadzona jest w sposób usystematyzowany, zgodnie z określoną metodyką. Zakłada ona realizację projektu w oparciu o plan, zdefiniowane wymagania oraz dostępne zasoby budżetowe. Projekty były prowadzone w sposób zaplanowany, co umożliwiało osiągnięcie pierwotnych celów i założeń. W ramach tych projektów powstała dokumentacja, która pozwala na wykorzystanie zdobytej wiedzy w przyszłych realizacjach.

Do każdego projektu podchodzono systematycznie – począwszy od opracowania koncepcji i założeń, poprzez projektowanie konstrukcji, wykonanie prototypów, a następnie weryfikację i testowanie rozwiązań. Ten schemat, uzupełniony o kompletną dokumentację techniczną, pozwala Spółce skutecznie realizować projekty oraz zapewnia odtwarzalność rezultatów w przyszłości.

Działalność Spółki w ramach projektów nie ogranicza się do wprowadzania rutynowych zmian do istniejących rozwiązań, lecz koncentruje się na opracowywaniu nowych, innowacyjnych koncepcji, które mogą przyczynić się do pozyskiwania nowych klientów.

Ponadto, prace prowadzone przez Spółkę ukierunkowane są na zdobywanie nowej wiedzy poprzez projektowanie, analizy, działania koncepcyjne oraz testowanie opracowanych rozwiązań. Rozwiązania opracowywane w ramach projektów mają oryginalny i twórczy charakter oraz służą ciągłemu poszerzaniu portfolio produktów Spółki. Podsumowując, zdaniem Spółki, działalność realizowana w ramach Projektów spełnia przesłanki działalności badawczo-rozwojowej określone w art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, ponieważ w szczególności prace te:

- mają charakter twórczy – tzn. są ukierunkowane na tworzenie nowych i ulepszonych rozwiązań i prowadzą do powstania nowych wytworów intelektualnych; są odpowiednio udokumentowane, mają indywidualny i oryginalny charakter. Efektem prac są całkowicie nowe lub ulepszone rozwiązania, w szczególności w postaci urządzeń (np. (…));

- są prowadzone w sposób systematyczny – tzn. w sposób metodyczny, zaplanowany, ciągły i uporządkowany, zgodnie z ustalonymi procedurami. Każdy z projektów posiada kompletną dokumentację techniczną (obejmującą – w zależności od charakterystyki projektu – raporty z badań, rysunki techniczne, schematy, analizy, specyfikacje techniczne, protokoły z testów). Proces realizowany jest według wcześniej ustalonych etapów i harmonogramu prac;

- prowadzą do wykorzystania istniejącej lub zwiększonej wiedzy w celu tworzenia nowych zastosowań – w wyniku prowadzonych prac powstają unikalne rozwiązania. Co więcej, działania te jednocześnie zwiększają zasób wiedzy Spółki, umożliwiając wykorzystanie zdobytego doświadczenia do ewentualnego odtworzenia procesu w przyszłości. Głównym rezultatem prac rozwojowych są zarówno nowe rozwiązania, jak i systematyczne podnoszenie wiedzy, kompetencji i umiejętności specjalistów Spółki, m.in. w zakresie projektowania i produkcji (…);

- w ramach realizowanych prac występują liczne wyzwania technologiczne – istotne jest, że przed rozpoczęciem prac nie jest znany ich ostateczny rezultat.

W trakcie realizacji projektów, pracownicy muszą mierzyć się z wieloma wyzwaniami technologicznymi, które wiążą się z niepewnością co do osiąganych efektów. Wymaga to opracowania nowych rozwiązań, dotychczas niestosowanych w standardowej działalności Spółki. Uzyskane rezultaty mają zatem walor innowacyjności oraz przyczyniają się do wdrażania nowych technologii, poszerzających dotychczasowe zastosowania.

W ramach prac nad projektami, nie są wprowadzane jedynie rutynowe ani okresowe zmiany do wcześniej opracowanych rozwiązań, lecz podejmowane są działania zmierzające do tworzenia zindywidualizowanych, nowatorskich koncepcji, które przyczyniają się do rozwoju i zwiększenia innowacyjności Spółki. Projekty te mają niestandardowy charakter, wynikający ze specyfiki pracy projektowanych urządzeń i technologii.

Zdaniem Wnioskodawcy, w ramach realizowanych projektów nie powstają rozwiązania typowe – każdorazowo opracowywane są indywidualne rozwiązania z zakresu rozwiązań dla profesjonalnego (…), których przygotowanie wymaga twórczego, indywidualnego i metodycznego podejścia.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacjach indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, np.:

- z 18 marca 2024 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.32.2024.1.JMS, stosownie do której: „Podsumowując, zdaniem tut. Organu w związku z opisanym stanem faktycznym/zdarzeniem przyszłym w świetle art. 4a pkt 26-28 ustawy o CIT, działalność Spółki w zakresie realizacji projektów opisanych w pkt od 1 do 15 oraz przedstawionej działalności w zakresie opracowania i tworzenia nowych, istotnie zmienionych, ulepszonych linii pakujących, linii dozująco-pakujących, przewijarek, podajników, dzielników, innych urządzeń oraz maszyn, spełnia definicję działalności badawczo- rozwojowej w rozumieniu art. 4a pkt 26-28 ustawy o CIT, a w związku z tym przysługiwało/przysługuje/będzie przysługiwać Państwu prawo do tzw. ulgi badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 18d ust. 1 ustawy o CIT.”;

- z 3 marca 2025 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.45.2025.2.ZK, zgodnie z którą działalność Wnioskodawcy, polegająca na opracowywaniu maszyn i urządzeń dostosowanych do indywidualnych potrzeb klientów, stanowi działalność badawczo-rozwojową, o której mowa w prawie podatkowym art. 4a pkt 26 UPDOP, a Wnioskodawca jest uprawniony do skorzystania z ulgi, o której mowa w art. 18d ust. 1 UPDOP;

- z 16 kwietnia 2025 r., znak: 0114-KDIP2-1.4010.151.2025.1.KW, stosownie do której: „czynności podejmowane przez Wnioskodawcę w zakresie opracowywania i tworzenia nowych, istotnie zmienionych, ulepszonych, zmienionych produktów/urządzeń/maszyn/linii (instalacji) wyposażonych w nowoczesne maszyny i urządzenia wraz z automatyką sterującą dla (...), w tym projekty od 1 do 5 opisane w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym stanowiły/stanowią/będą stanowić działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 4a pkt 26-28 ustawy o CIT, również w przypadku, gdy nowe rozwiązania, istotnie zmienione rozwiązania, nowa koncepcja nie wynikają z technologii lecz z konstrukcji opracowywania, tworzenia produktu i w związku z tym Wnioskodawcy przysługuje prawo do skorzystania z dodatkowego odliczenia w ramach tzw. ulgi badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 18d ust. 2 ustawy o CIT.”;

- z 21 lipca 2025 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.291.2025.2.PC, zgodnie z którą działalność Wnioskodawcy, polegająca na tworzeniu innowacyjnych maszyn oraz wprowadzaniu zmian do maszyn konstruowanych i budowanych, stanowi działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 4a pkt 26-28 ustawy o CIT;

- z 15 listopada 2025 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.539.2024.2.ZK, zgodnie z którą działalność Wnioskodawcy, polegająca opracowaniu własnej produkcji zamawianej przez klienta konstrukcji (produktów), spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 4a pkt 26 CIT.

W świetle powyższego, Wnioskodawca uważa, że jego działalność prowadzona w ramach Projektów szczegółowo wskazana w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym niniejszego wniosku – spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, a w rezultacie jest uprawniony do dokonania odliczenia, o którym mowa w art. 18d ustawy o CIT.

Ad. 2

Zgodnie z art. 18d ust. 1 ustawy o CIT, podatnik uzyskujący przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych odlicza od podstawy opodatkowania koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową, przy czym kwota odliczenia nie może w roku podatkowym przekraczać kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika z przychodów innych niż przychody z zysków kapitałowych.

W art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT, wskazano, że do kosztów kwalifikowanych zalicza się koszty poniesione na wynagrodzenia pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, obejmujących płace i składki, w części w jakiej czas ich pracy był przeznaczony na działalność badawczo-rozwojową. Z kolei art. 18d ust. 2 pkt 1a ustawy o CIT, rozszerza katalog kosztów kwalifikowanych o wynagrodzenia osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, tj. umów zlecenia oraz umów o dzieło, również w części odpowiadającej czasowi przeznaczonemu na realizację działalności B+R.

Dodatkowo, należy wskazać, że w myśl art. 18d ust. 5 ustawy o CIT, aby koszty kwalifikowane podlegały odliczeniu, jeżeli nie zostały podatnikowi zwrócone w jakiejkolwiek formie lub nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. Dla prawidłowego zastosowania powyższych przepisów kluczowe znaczenie ma definicja działalności badawczo-rozwojowej, zawarta w art. 4a pkt 26 ustawy o CIT. Zgodnie z tym przepisem, przez działalność badawczo-rozwojową rozumie się działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania ich do tworzenia nowych zastosowań.

Wnioskodawca wskazuje, że w ramach realizowanych Projektów oraz analogicznych do nich prac realizowanych w przyszłości, zatrudnione osoby wykonują czynności mieszczące się w powyższej definicji działalności B+R, co potwierdza argumentacja użyta w uzasadnieniu stanowiska Wnioskodawcy do pytania nr 1, zawartego w niniejszym wniosku. W celu prawidłowego wyodrębnienia kosztów kwalifikowanych, Wnioskodawca prowadzi, zgodnie z art. 9 ust. 1b ustawy o CIT, ewidencję czasu pracy pracowników oraz osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych, umożliwiającą jednoznaczne przyporządkowanie czasu pracy do realizowanych Projektów. Ewidencja ta stanowi podstawę do ustalenia proporcji czasu pracy poświęconego na działalność B+R względem całkowitego czasu pracy, co pozwala na precyzyjne określenie części wynagrodzenia kwalifikującej się do ulgi.

Wnioskodawca, w odniesieniu do wydatków potencjalnie ponoszonych w przyszłości na wynagrodzenia będących przedmiotem niniejszego pytania również będzie prowadzić ewidencję tożsamą z opisaną powyżej. Ponadto, zgodnie z art. 18d ust. 1 ustawy o CIT, warunkiem uznania danego wydatku za koszt kwalifikowany jest jego uprzednie zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ustawy o CIT. Wydatki na wynagrodzenia pracowników oraz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, w zakresie w jakim są związane z działalnością B+R, spełniają ten warunek. Wydatki te nie zostały i nie zostaną Wnioskodawcy w jakikolwiek sposób zwrócone, w szczególności w formie dotacji, dofinansowania, refundacji lub innego rodzaju wsparcia finansowego ze środków publicznych. Tym samym spełniony zostanie warunek określony w art. 18d ust. 5 ustawy o CIT, zgodnie z którym koszty kwalifikowane nie mogą być zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie.

Reasumując, mając na względzie art. 18d ustawy o CIT, ustanowiono następujące warunki uznania kosztów pracowniczych za koszty kwalifikowane na cele stosowania ulgi na działalność B+R:

- koszty powinny być prawidłowo wyodrębnione w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1b ustawy o CIT;

- koszty powinny stanowić koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ustawy o CIT, dla pracodawcy;

- koszty powinny dotyczyć tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, oraz w art. 13 pkt 8 lit. a ustawy o PIT, m.in. w zakresie wynagrodzeń wypłacanych na podstawie umowy o pracę;

- koszty nie mogą zostać podatnikowi zwrócone w jakiejkolwiek formie lub nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym;

- koszty powinny dotyczyć wyłącznie wykonywanych m.in. przez pracowników prac związanych z prowadzoną przez pracodawcę działalnością B+R;

- Wnioskodawca wskazuje, że koszty wynagrodzeń stanowią koszty uzyskania przychodów dla Spółki w roku podatkowym, w zakresie, którego dokonywane jest odliczenie z tytułu ulgi B+R;

- jak wskazano, koszty kwalifikowane z tytułu kosztów pracowniczych obejmują ponoszone przez Spółkę koszty składek sfinansowanych przez płatnika, o których mowa w ustawie o SUS tj. na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe).

W ramach kosztów kwalifikowanych, Spółka nie uwzględnia natomiast składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Do prac nad danym Projektem angażowane są osoby posiadające odpowiednie wykształcenie, wiedzę i doświadczenie wymagane do efektywnej realizacji Projektu – pracownicy różnych działów, a dokładniej, jak wskazano w opisie stanu faktycznego pracownicy:

- Działu Konstrukcyjno-Technologiczny – odpowiedzialnego za tworzenie koncepcji i projektowanie rozwiązań.

- Działu Produkcji – odpowiedzialnego za przygotowanie elementów mechanicznych zgodnie z dokumentacją techniczną.

- Działu Montażu – odpowiedzialnego za składanie i testowanie stworzonych prototypów.

- w postaci Kierownika Projektu – odpowiedzialnego za koordynowanie wszystkich prac związanych z realizacją Projektów oraz nadzorowanie pracy inżynierów i technologów.

Stosowana organizacja pracy przekłada się na osiąganie zakładanych rezultatów oraz większą efektywność, ale również ma uzasadnienie ekonomiczne z uwagi na możliwość elastycznego angażowania pracowników z rożnych działów do pracy nad standardowymi produktami lub nad Projektami B+R – w zależności od potrzeb.

W świetle powyższego, zdaniem Wnioskodawcy, jest on uprawniony do dokonania odliczenia kosztów kwalifikowanych z tytułu wynagrodzeń pracowników, zleceniobiorców oraz osób wykonujących usługi na podstawie umowy o dzieło, obejmujących płace i składki, w części odpowiadającej proporcji czasu przeznaczonego na realizację prac związanych z Projektami lub analogicznymi do Projektów pracami realizowanymi w przyszłości, do ogólnego czasu pracy pracownika lub czasu przeznaczonego na wykonanie usługi w rozumieniu art. 18 ust. 2 pkt 1 oraz 1a ustawy o CIT.

Potwierdzenie prawidłowości przedstawionego przez Wnioskodawcę stanowiska znajduje się m.in. w interpretacji indywidualnej:

- z 7 stycznia 2025 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.720.2024.1.MBD, stosownie do której: „Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy w oparciu o art. 18d ust. 2 pkt 1 i 1a updop, uprawnieni są Państwo do uwzględniania w kosztach kwalifikowanych, a następnie do odliczania od podstawy obliczenia podatku w ramach Ulgi B+R, wydatku poniesionego na wypłatę wynagrodzenia dla danego Pracownika, wraz z odnoszącymi się do niego sfinansowanymi przez Spółkę składkami ZUS oraz sfinansowanymi przez Spółkę wpłatami na Pracownicze Plany Kapitałowe, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony przez tego Pracownika na realizację Działalności B+R Spółki w postaci Innowacji Produktowych pozostaje:

a) w ogólnym czasie pracy Pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, w danym miesiącu,

b) w całości czasu Pracownika przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie łączącej tego Pracownika ze Spółką umowy zlecenia lub umowy o dzieło, w danym miesiącu, - uznałem za prawidłowe.”;

- z 3 września 2025 r., znak. 0111-KDIB1-3.4010.367.2025.2.ZK, zgodnie z którą: „Zatem, koszty kwalifikowane prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej stanowią wydatki na wynagrodzenia osób z którymi zawarta została umowa zlecenia lub umowa o dzieło, a którzy wykonują określone prace w ramach prowadzonej przez Państwa działalności badawczo-rozwojowej, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia i o dzieło w danym miesiącu. Mając powyższe na uwadze, należy zatem przyjąć, że to faktyczne wykonywanie określonych czynności w zakresie działalności badawczo- rozwojowej przesądza o tym, czy wynagrodzenie oraz składki od wynagrodzenia (w całości lub w części) stanowią koszt kwalifikowany, o którym mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 i 1a updop.”.

Ad. 3

Jak wskazano w stanie faktycznym, wydatki na materiały i surowce mogą być związane m.in. z fazą budowy prototypu, a dokładniej z (…), lub będą one stanowić bezpośrednio zakupione przez Spółkę komponenty użyte do budowy prototypu albo materiały niezbędne do zbudowania używanych w danym projekcie mechanizmów. Materiały i surowce nie będą stanowiły w szczególności środków trwałych lub kosztów wymienionych w art. 16 ustawy o CIT, natomiast będą przez Spółkę zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ustawy o CIT.

Wydatki te będą ponoszone w bezpośrednim związku z realizacją analogicznych do Projektów prac realizowanych w przyszłości. Spółka będzie prowadzić ewidencję księgową w sposób umożliwiający jednoznaczne przyporządkowanie wydatków na materiały i surowce do konkretnych analogicznych do Projektów prac realizowanych w przyszłości. Dzięki temu koszty kwalifikowane zostaną wyodrębnione w ewidencji kosztów prac prowadzonej działalności B+R, zgodnie z art. 9 ust. 1b ustawy o CIT. Wydatki te nie zostaną Spółce w jakikolwiek sposób zwrócone, w szczególności w formie dotacji, refundacji lub innego rodzaju wsparcia finansowego ze środków publicznych. Tym samym spełniony zostanie warunek braku zwrotu kosztów, o którym mowa w art. 18d ust. 5 ustawy o CIT.

Reasumując, wskazane wydatki na materiały i surowce, które Wnioskodawca potencjalnie będzie ponosić w przyszłości należy uznać za koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 2 ustawy o CIT. Potwierdzenie prawidłowości przedstawionego przez Wnioskodawcę stanowiska znajduje się m.in. w interpretacji indywidualnej:

- z 18 marca 2024 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.32.2024.1.JMS, stosownie do której: „Zaznaczyć należy, że obowiązujące przepisy w zakresie ulgi B+R pozwalają na zakwalifikowanie do niej kosztów materiałów i surowców, które podatnik zaliczył do kosztów uzyskania przychodów i są one bezpośrednio związane z prowadzoną przez niego działalnością badawczo-rozwojową. Zatem, Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy koszty wszystkich materiałów wykorzystywanych w procesie produkcji nowych, istotnie zmienionych, ulepszonych produktów mogą zostać uznane za koszty kwalifikowane prac badawczo-rozwojowych w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 2 ustawy o CIT, jest prawidłowe.”;

- z 19 września 2024 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.389.2023.2.AN, w której organ potwierdził stanowisko podatnika dotyczące możliwości kwalifikacji wydatków na materiały wykorzystywane w pracach B+R jako koszty kwalifikowane zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 2 ustawy o CIT;

- z 3 marca 2025 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.45.2025.2.ZK, w której organ wskazał, że: „W tym miejscu zauważyć należy, że surowcami i materiałami w znaczeniu przywołanym powyżej mogą być w istocie aktywa bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową. Zaznaczyć należy, że obowiązujące przepisy w zakresie ulgi B+R pozwalają na zakwalifikowanie do niej kosztów materiałów i surowców, które podatnik zaliczył do kosztów uzyskania przychodów i są one bezpośrednio związane z prowadzoną przez niego działalnością badawczo-rozwojową. Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy ponoszone w przedstawionym stanie faktycznym przez X wydatki na nabycie materiałów, surowców i części niezbędnych do realizacji projektów stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 UPDOP, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 18 ww. ustawy, jest prawidłowe.”

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z brzmieniem art. 18d ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „updop”, „uCIT”),

Stosownie do 4a pkt 26 updop,

W myśl art. 4a pkt 27 updop,

Stosownie do art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1571 ze zm., dalej: „Ustawa SWIN”),

W art. 4a pkt 28 updop ustawodawca wskazał, że:

Zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy SWIN,

Rodzaje kosztów kwalifikowanych podlegających odliczeniu w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową zostały wymienione w art. 18d ust. 2-3 updop.

W myśl art. 18d ust. 2 updop, za koszty kwalifikowane uznaje się m.in.:

Stosownie z art. 18d ust. 5 updop,

Zgodnie z art. 18d ust. 6 updop,

Natomiast, w myśl art. 18d ust. 7 updop, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2021 r.,

Zgodnie z art. 18d ust. 7 updop, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2022 r., kwota kosztów kwalifikowanych nie może przekroczyć:

W myśl art. 18d ust. 8 updop, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2021 r.,

Stosownie do art. 18d ust. 8 updop, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2022 r.,

Zgodnie z art. 15 ust. 1 uCIT:

Należy także zwrócić uwagę na brzmienie przepisu art. 9 ust. 1b updop, zgodnie z którym

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, że aby podatnikowi podatku
dochodowego od osób prawnych przysługiwało prawo odliczenia w zeznaniu podatkowym
kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym roku podatkowym powinny być łącznie spełnione następujące warunki:

- podatnik poniósł koszty na działalność badawczo-rozwojową, koszty na działalność badawczo-rozwojową stanowiły dla podatnika koszty uzyskania przychodów w rozumieniu updop,

- koszty na działalność badawczo-rozwojową mieszczą się w zamkniętym katalogu kosztów kwalifikowanych określonym przepisami art. 18d ust. 2-3 updop,

- ww. koszty uzyskania przychodów stanowiły koszty kwalifikowane w rozumieniu updop, przy czym, jeżeli koszty kwalifikowane zostały poniesione w ramach badań podstawowych, badania te były prowadzone na podstawie umowy lub porozumienia z jednostką naukową w rozumieniu odrębnych przepisów,

- jeżeli w roku podatkowym prowadził działalność na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu, prawo do odliczenia przysługuje jedynie w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych, które nie są przez podatnika uwzględniane w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu,

- w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1b updop, podatnik wyodrębnił koszty działalności badawczo-rozwojowej,

- podatnik wykazał w zeznaniu podatkowym koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu,

- kwota odliczonych kosztów kwalifikowanych nie przekroczyła limitów określonych w updop,

- koszty kwalifikowane nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie lub nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

W tym miejscu należy wskazać, że zgodnie z zasadą przyjętą w orzecznictwie, jak i w doktrynie prawa podatkowego, ulgi podatkowe, w tym ulga badawczo-rozwojowa, są wyjątkiem od zasady równości i powszechności opodatkowania, tak więc przepisy regulujące prawo do ulgi winny być interpretowane ściśle.

Ad. 1

W celu stwierdzenia, czy opisana działalność stanowi działalność badawczo-rozwojową, należy przeprowadzić analizę nakierowaną na zidentyfikowanie przejawów działalności gospodarczej, które mogą zostać uznane za działalność badawczo-rozwojową (tj. tych aktywności podatnika, które spełniają definicje wskazane w art. 4a pkt 26-28 updop).

Przez działalność badawczo-rozwojową, należy rozumieć działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Kluczowe jest zawarte w definicji działalności badawczo-rozwojowej rozróżnienie, które wskazuje, że taka działalność obejmuje dwa rodzaje aktywności - badania podstawowe i badania aplikacyjne zdefiniowane w art. 4 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz prace rozwojowe, o których mowa w art. 4 ust. 3 tej ustawy.

Należy zwrócić uwagę na podkreślone wyłączenie w art. 4a ust. 3 ww. ustawy, mogące odnosić się do wielu przejawów aktywności podatnika. Zastrzeżenie zostało wprowadzone w celu wyeliminowania z zakresu ulgi na działalność badawczo-rozwojową tych przejawów aktywności podatnika, które pomimo ulepszenia istniejących procesów lub usług z uwagi na brak innowacyjnego charakteru (rutynowość) nie mogą stanowić prac rozwojowych.

Z ustawowej definicji wynika zatem, że taka działalność musi mieć charakter twórczy. Posłużenie się tym sformułowaniem wskazuje, że działalność badawczo-rozwojowa to taka aktywność, która nastawiona jest na tworzenie nowych i oryginalnych rozwiązań, często o charakterze unikatowym, które nie mają odtwórczego charakteru. Jak podano w słowniku języka polskiego PWN, działalność twórcza to zespół działań podejmowanych w kierunku tworzenia (działalność - zespół działań podejmowanych w jakimś celu), powstania czegoś (twórczy - mający na celu tworzenie, tworzyć - powodować powstanie czegoś). W doktrynie prawa autorskiego podkreśla się natomiast, że cecha twórczości związana jest przede wszystkim z rezultatem działalności człowieka o charakterze kreacyjnym i jest spełniona wówczas, gdy istnieje nowy wytwór intelektu. Działalność twórcza oznacza, że „ustawodawca za przedmiot prawa autorskiego uznaje tylko rezultat (przejaw) takiego działania, który choćby w minimalnym stopniu odróżnia się od innych rezultatów takiego samego działania, a zatem, że posiada cechę nowości, której stopień nie ma znaczenia”. Zatem, twórczość działalności badawczo-rozwojowej może przejawiać się opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika.

Po drugie, z art. 4a pkt 26 updop, wynika, że działalność badawczo-rozwojowa musi być podejmowana w systematyczny sposób. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego PWN słowo systematyczny oznacza (i) robiący coś regularnie i starannie, (ii) o procesach: zachodzący stale od dłuższego czasu, (iii) o działaniach: prowadzony w sposób uporządkowany, według pewnego systemu; też: o efektach takich działań; planowy, metodyczny. W związku z tym, że w definicji działalności badawczo-rozwojowej słowo „systematyczny” występuje w sformułowaniu „podejmowaną (działalność) w sposób systematyczny”, a więc odnosi się do „działalności”, czyli zespołu działań podejmowanych w jakimś celu, najbardziej właściwą definicją systematyczności w omawianym zakresie jest definicja obejmująca prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według pewnego systemu. Zatem, słowo systematycznie odnosi się również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. To oznacza, że działalność badawczo-rozwojowa jest prowadzona systematycznie niezależnie od tego, czy podatnik stale prowadzi prace badawczo-rozwojowe, czy tylko od czasu do czasu, a nawet incydentalnie, co wynika z charakteru prowadzonej przez niego działalności oraz potrzeb rynku, klientów, sytuacji mikro i makroekonomicznej. Z powyższego wynika, że spełnienie kryterium „systematyczności” danej działalności nie jest uzależnione od ciągłości tej działalności, w tym od określonego czasu przez jaki działalność taka ma być prowadzona ani też od istnienia planu co do prowadzenia przez podatnika podobnej działalności w przyszłości. Wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby. Taka działalność może być uznana za działalność systematyczną, tj. prowadzoną w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany.

Po trzecie, taka działalność musi mieć określony cel, tj. powinna być nakierowana na zwiększenie zasobów wiedzy oraz ich wykorzystanie do tworzenia nowych zastosowań. Prowadząc działalność badawczo-rozwojową, przedsiębiorca rozwija specjalistyczną wiedzę oraz umiejętności, które może wykorzystać w ramach bieżących albo przyszłych projektów.

Pamiętać trzeba, że w ramach prac rozwojowych następuje połączenie wyników prac badawczych z wiedzą techniczną w celu wprowadzenia do produkcji nowego lub zmodernizowanego wyrobu, nowej technologii czy nowego systemu organizacji. Innymi słowy, prowadzone systematyczne prace opierają się na istniejącej wiedzy, uzyskanej w wyniku działalności badawczej oraz/lub doświadczeń praktycznych i mają na celu wytworzenie nowych materiałów, produktów lub urządzeń, inicjowanie nowych i znaczące udoskonalenie już istniejących procesów, systemów i usług. Podmioty gospodarcze zajmujące się działalnością badawczo-rozwojową realizują ją obok swojej działalności podstawowej (np. przedsiębiorstwa przemysłowe dysponujące własnym zapleczem badawczo-rozwojowym, laboratoria, zakłady i ośrodki badawczo-rozwojowe, działy badawczo-technologiczne, biura konstrukcyjne i technologiczne, zakłady rozwoju technik, biura studiów i projektów itp.). Prace rozwojowe nie obejmują rutynowych i okresowych zmian wprowadzanych do istniejących produktów, linii produkcyjnych, procesów wytwórczych, usług nawet jeśli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Co oznacza, że aktywność podatnika winna być nastawiona na tworzenie nowych i oryginalnych rozwiązań, często o charakterze unikatowym (które nie mają odtwórczego charakteru), związane z postępem naukowym, czy technologicznym.

Na powyższe kryteria wskazał także Minister Finansów w Objaśnieniach podatkowych z 15 lipca 2019 roku dotyczących preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej (dalej także: „Objaśnienia MF”), które w części 3.2.1. poświęcone są pojęciu działalności badawczo-rozwojowej, która znajduje zastosowanie m.in. do korzystania z ulgi badawczo-rozwojowej przewidzianej w art. 18d updop – co zostało wskazane w samej treści objaśnień (por. pkt 31 Objaśnień MF).

Zgodnie z Objaśnieniami MF, przez działalność twórczą należy rozumieć zespół działań podejmowanych w kierunku tworzenia, powstania czegoś, a twórczość działalności badawczo-rozwojowej przejawiać się może m.in.: opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika.

Dodatkowo, warto nadmienić, że walidacja (według Słownika języka polskiego PWN rozumiana jako ogół czynności mających na celu zbadanie odpowiedniości, trafności lub dokładności czegoś) nowego lub ulepszonego produktu/technologii/rozwiązań zwłaszcza w warunkach rzeczywistego funkcjonowania, gdzie głównym celem jest dalsze udoskonalenie techniczne, a których ostateczny kształt nie został określony została wyróżniona w Objaśnieniach MF jako typowe przejawy działalności twórczej w znaczeniu przyjmowanym dla potrzeb definicji prac badawczo-rozwojowych (por. pkt 36 Objaśnień MF). Co więcej, jak podkreślono w Objaśnieniach MF, istotnym elementem tego rodzaju działalności jest kreatywna aktywność wynikająca z działalności człowieka.

Jak wskazano w Objaśnieniach MF (na co zwrócił już uwagę Organ powyżej), w świetle obowiązujących w Polsce znaczeń pojęcia „systematyczność”, prowadzenie działalności w taki sposób może oznaczać realizację tego rodzaju działań:

- w znaczeniu pierwszym – w sposób stały, od dłuższego czasu (regularnie), bądź

- w znaczeniu drugim – w sposób uporządkowany, według pewnego systemu (planowo, metodycznie).

Dla potrzeb definicji działalności badawczo-rozwojowej, kryterium to należy rozumieć zgodnie z drugim znaczeniem. W świetle powyższego, oznacza to, że kryterium systematyczności jest spełnione, gdy działalność prowadzona jest w sposób uporządkowany, według pewnego systemu (metodycznie, zgodnie z planem).

Należy jeszcze raz zaakcentować, że trzecim kryterium uznania danej działalności za badawczo-rozwojową jest zwiększanie zasobów wiedzy (zgodnie z Objaśnieniami MF – pkt 43, to pojęcie odnosi się przede wszystkim do badań naukowych) lub wykorzystania istniejących zasobów wiedzy (na co nakierowane są przede wszystkim prace rozwojowe, obejmujące zdobywanie, łączenie i kształtowanie wiedzy) do tworzenia nowych zastosowań (nowych, zmienionych lub usprawnionych produktów, procesów lub usług).

Jednocześnie, jak zauważono w treści cytowanych Objaśnień MF, ustawodawca nie zdefiniował sformułowania „zwiększania zasobów wiedzy, jednak przyjąć można, że sformułowanie to należy rozumieć z perspektywy danego podatnika a kluczowym jest element celowościowy (tj. zwiększenie poziomu wiedzy oraz wykorzystanie jej do tworzenia nowych zastosowań), bez względu na to, czy zdobywana wiedza stanowić będzie nowość tylko z perspektywy danego podmiotu, albo czy po jej zastosowaniu będzie służyć wyłącznie jednemu podmiotowi, czy też znajdzie szersze zastosowanie (por. pkt 45 Objaśnień MF).

Z opisu sprawy wynika, że Państwa Spółka oferuje produkty dla (…) i sektora przemysłowego. W sektorze przemysłowym, Państwa Spółka zajmuje się (…).

Państwa Spółka od roku podatkowego 2019 realizowała i nadal realizuje projekty dotyczące opracowywania nowych, zmodyfikowanych lub ulepszonych produktów oraz procesów technologicznych, w szczególności dla potrzeb (…) (dalej: „Projekty”).

Unikatowość Projektów polega na tworzeniu i wdrażaniu nowych rozwiązań koncepcyjnych wykorzystywanych w innowacyjnych produktach i procesach, a każdy z Projektów jest oryginalny i indywidualny, powstający w odpowiedzi na potrzeby rynku. Wymaga to stosowania dotychczas niewykorzystywanych rozwiązań, niezbędnych do realizacji każdego Projektu. W rezultacie, każdy produkt i proces opracowany przez Spółkę stanowi nowe rozwiązanie, które dotychczas nie występowało w praktyce gospodarczej Państwa Spółki.

W szczególności, Spółka poszerza wiedzę techniczną i umiejętności w projektowaniu złożonych urządzeń, technologii i automatyzacji produkcji oraz innowacyjnych rozwiązań maszynowych.

Zdobyta wiedza jest i będzie wykorzystywana przez Spółkę w przyszłych pracach badawczo-rozwojowych, stanowiąc istotny element jej rozwoju technologicznego.

Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym w ramach realizowanych Projektów Spółka prowadzi działalność, która spełnia definicję działalności badawczo- rozwojowej, o której mowa w art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, a w rezultacie Spółka jest uprawniona do dokonania odliczenia, o którym mowa w art. 18d ustawy o CIT, jest prawidłowe.

Ad. 2 i 3

Z opisu sprawy wynika, że Państwa Spółka ponosi oraz będzie ponosić w przyszłości, wydatki z tytułu wynagrodzeń pracowników, zleceniobiorców oraz osób wykonujących usługi na podstawie umowy o dzieło zaangażowanych m.in. w Projekty. Wydatki te obejmują płace oraz składki w części odpowiadającej proporcji czasu przeznaczonego na realizację prac związanych z Projektami lub analogicznymi do Projektów pracami realizowanymi w przyszłości do ogólnego czasu pracy pracownika lub czasu przeznaczonego na wykonanie usługi przez zleceniobiorcę lub osobę wykonującą usługi na podstawie umowy o dzieło. Płace, o których mowa powyżej stanowią oraz będą stanowić należności wskazane w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r., poz. 163 ze zm., dalej: „ustawa o PIT”), w stosunku do pracowników wykonujących pracę w oparciu o umowy o pracę, a także należności, o których mowa w art. 13 pkt 8 lit. a ustawy o PIT, w stosunku do osób, które wykonują oraz będą wykonywać pracę w oparciu o umowy zlecenia lub umowy o dzieło. Natomiast, składki, o których mowa powyżej stanowią oraz będą stanowić składki od ww. płac stosownie do przepisów ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r., poz. 350 ze zm., dalej: „ustawa o SUS”).

Państwa wątpliwości w zakresie pytania nr 2 dotyczą ustalenia, czy opisane w stanie faktycznym wydatki z tytułu wynagrodzeń pracowników oraz osób współpracujących na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło zaangażowanych w Projekty stanowią koszty kwalifikowane zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 1 i 1a ustawy o CIT.

Przepisy podatkowe dają możliwość uznania za koszty kwalifikowane należności z tytułu wynagrodzeń pracownika, który realizuje wskazany cel, tj. wykonuje prace badawczo-rozwojowe. Istotne jest aby pracownik faktycznie wykonywał zadania będące realizacją prac badawczo-rozwojowych, wówczas wynagrodzenie takiego pracownika oraz koszty świadczeń poniesionych na jego rzecz będą mogły stanowić dla Wnioskodawcy koszt kwalifikowany w całości.

Zatem, w przypadku gdy pracownik w ramach świadczonej pracy wykonuje obowiązki nie tylko związane z działalnością badawczo-rozwojową, zasadnym jest wyodrębnienie (wyłączenie z ulgi badawczo-rozwojowej) tej części wynagrodzenia oraz świadczeń wypłaconych pracownikom zajmującym się działalnością badawczo-rozwojową, a także składek od tych przychodów, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, która nie jest związana z realizacją działalności badawczo-rozwojowej.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz.U. z 2025 r., poz. 163, dalej: „updof”),

W tym miejscu zauważyć należy, że wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki i nagrody zostały wymienione wprost w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, jako przychody ze stosunku pracy, a zatem mieszczą się w katalogu kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 updop.

Natomiast, użyty w art. 12 ust. 1 updof, zwrot „w szczególności” oznacza, że poszczególne kategorie przychodów zostały wymienione jedynie przykładowo. Zatem, ww. katalog jest katalogiem otwartym. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Wskazać również należy, że od 1 stycznia 2018 r., przepisy podatkowe dają możliwość uznania za koszty kwalifikowane, poza należnościami z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz sfinansowanych przez płatnika składek z tytułu tych należności określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (w myśl art. 18d ust. 2 pkt 1 updop), należności z tytułów, o których mowa w art. 13 pkt 8 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz sfinansowanych przez płatnika składek z tytułu tych należności określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (w myśl art. 18d ust. 2 pkt 1a updop).

Zgodnie z art. 13 pkt 8 lit. a updof.:

Zatem, koszty kwalifikowane prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej stanowią wydatki na wynagrodzenia osób z którymi zawarta została umowa zlecenia lub umowa o dzieło, a którzy wykonują określone prace w ramach prowadzonej przez Państwa działalności badawczo-rozwojowej, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia i o dzieło w danym miesiącu.

Mając powyższe na uwadze, należy zatem przyjąć, że to faktyczne wykonywanie określonych czynności w zakresie działalności badawczo-rozwojowej przesądza o tym, czy wynagrodzenie oraz składki od wynagrodzenia (w całości lub w części) stanowią koszt kwalifikowany, o którym mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 i 1a updop.

Należy podkreślić, że ustawodawca nie narzucił przedsiębiorcom formy podziału/wyodrębnienia. Wybór sposobu udokumentowania tych wydatków pozostawiony został podatnikom, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową. Dlatego, wskazane jest, aby dla celów dowodowych, ewidencja czasu pracy, poświęconego przez pracowników na działalność badawczo-rozwojową, była prowadzona przez podatnika korzystającego z ulgi.

Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy opisane w stanie faktycznym wydatki z tytułu wynagrodzeń pracowników oraz osób współpracujących na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło zaangażowanych w Projekty stanowią koszty kwalifikowane zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 1 i 1a ustawy o CIT, jest prawidłowe.

Państwa wątpliwości w zakresie pytania oznaczonego nr 3, dotyczą ustalenia, czy potencjalnie wydatki na materiały i surowce związane z analogicznymi do Projektów pracami realizowanymi w przyszłości będą stanowić koszty kwalifikowane zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 2 ustawy o CIT.

Ponadto, wskazali Państwo, że możliwe jest ponoszenie przez Państwa Spółkę kosztów związanych z nabyciem materiałów i surowców, które będą wykorzystywane w pracach podobnych do Projektów, realizowanych przez Państwa Spółkę w przyszłości. Koszty te będą stanowić koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ustawy o CIT. Wydatki na wskazane wyżej materiały i surowce mogą być związane np. z fazą budowy prototypu, a dokładniej z wytworzeniem komponentów do budowy (…), lub będą one stanowić bezpośrednio zakupione przez Spółkę komponenty użyte do budowy prototypu albo materiały niezbędne do zbudowania używanych w danym projekcie mechanizmów. Materiały i surowce nie będą stanowiły w szczególności środków trwałych lub kosztów wymienionych w art. 16 ustawy o CIT.

Odnosząc się do kosztów nabycia materiałów i surowców należy odwołać się do art. 18d ust. 2 pkt 2 updop, który stanowi, że warunkiem uznania wydatków na nabycie materiałów i surowców jest ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową. Przepisy omawianej ustawy podatkowej nie precyzują co należy rozumieć pod pojęciem materiałów i surowców. Zatem, przyjmuje się, że materiały i surowce, w przypadku których istnieje możliwość ich przypisania do działalności badawczo-rozwojowej, uznaje się za koszty kwalifikowane w ramach ww. działalności.

Jeżeli chodzi o pojęcie „surowce”, w związku z brakiem definicji przedmiotowego pojęcia na gruncie przepisów podatkowych i rachunkowych, dla celów ustalania zakresu zastosowania ulgi posłużyć należy się znaczeniem pojęcia „surowce” funkcjonującym na gruncie języka powszechnego, gdzie „surowce” to „materiały naturalne pochodzenia zwierzęcego, roślinnego lub mineralnego, służące do wytwarzania jakichś produktów lub energii” (www.sjp.pwn.pl).

W zakresie interpretacji pojęcia „materiały”, odwołać należy się do interpretacji przedmiotowego pojęcia funkcjonującej na gruncie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). W świetle art. 3 ust. 1 pkt 19 ustawy o rachunkowości, materiały to składniki majątku zużywane na własne potrzeby.

Powyższy pogląd znajduje również potwierdzenie w doktrynie, gdzie podkreśla się, że materiały to „składniki majątku inicjujące realizację całego cyklu operacyjnego, które jednostka nabywa w celu ich całkowitego zużycia na własne potrzeby, w tym m.in. na potrzeby wytwarzania produktów, świadczenia usług czy realizacji działalności ogólnoadministracyjnej. Do materiałów zaliczyć można także pewne składniki majątkowe wytwarzane przez jednostkę we własnym zakresie (zazwyczaj w ramach działalności pomocniczej), a także różnego rodzaju odzyski, posiadające wartość użytkową, a pochodzące np. z likwidowanych środków trwałych, inwentarz żywy przeznaczony do uboju, części zamienne, półfabrykaty obcej produkcji, paliwa, opakowania itp.” (Walińska Ewa (red.), Bek‑Gaik Bogusława, Bojanowski Witold, Czajor Agnieszka, Czajor Przemysław, Gad Jacek, Idzikowska Gabriela, Janicka Anna, Jurewicz Anna, Kalinowski Jacek, Kuczyńska Iga, Mariański Adam, Michalak Marcin, Turzyński Mikołaj, Walińska Anna, Wencel Agnieszka, Wiatr Michał, Ustawa o rachunkowości. Komentarz, Wolters Kluwer, 2016).

Materiałami w znaczeniu przywołanym powyżej mogą być w istocie aktywa bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową.

Spółka w ramach działalności B+R może zużywać różnego rodzaju materiały i surowce konieczne do realizacji projektów. Jednocześnie, należy wskazać, że warunkiem uznania wydatków na nabycie materiałów i surowców jest ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową.

Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy potencjalnie wydatki na materiały i surowce związane z analogicznymi do Projektów pracami realizowanymi w przyszłości będą stanowić koszty kwalifikowane zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 2 ustawy o CIT, jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Odnosząc się do powołanych interpretacji indywidualnych należy wskazać, że dotyczą one konkretnej i indywidualnej sprawy podatnika w określonym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym i w tej danej sprawie rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym, a w części dotyczącej zdarzenia przyszłego – stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego i zastosujecie się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a, art. 14b § 1 i art. 14r Ordynacji podatkowej.