Interpretacja 0111-KDIB1-3.4010.703.2025.2.AN

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

7 listopada 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 5 listopada 2025 r., o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie, pismem z 29 grudnia 2025 r. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego

(…) Sp. z o.o. (dalej jako: „Spółka” lub „Wnioskodawca”), jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, posiadającym nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce. Wnioskodawca działa w Polsce jako część międzynarodowej Grupy (…). W ramach realizowanych zleceń Spółka zajmuje się kompleksowym projektowaniem, (…) i uruchamianiem (…) linii montażowych (…) tworzeniem (…) oraz wdrażaniem (…). Klientami Wnioskodawcy są czołowi producenci (…).

Spółka realizuje prace obejmujące:

- projektowanie i integrację (…),

- rozwój autorskiego oprogramowania (…),

- projektowanie elektryczne (…),

- prowadzenie zaawansowanych symulacji (…),

- technik automatyki i robotyki (…).

W ramach każdego projektu opracowywane są rozwiązania dedykowane, uwzględniające unikalne wymagania klienta, specyfikę produkcji oraz innowacyjne podejście inżynierów Spółki. Prace prowadzone przez wykwalifikowane zespoły Spółki mają na celu optymalizację (…), zwiększenie ich wydajności, poprawę jakości oraz ergonomii i bezpieczeństwa użytkowania.

Wysoki koszt wdrożenia linii (…) oraz ich innowacyjny charakter powoduje, że na etapie realizacji Spółka wykorzystuje specjalistyczne oprogramowanie symulacyjne w środowisku 3D, mające na celu opracowanie i weryfikację koncepcji produkcyjnej. Spółka realizuje zamówienia w podziale na odrębne projekty. W ramach każdego projektu, w oparciu o oryginalne rozwiązania i pomysły pracowników Spółki, powstaje autorski system produkcji, który po jego uzbrojeniu w indywidualną warstwę programistyczną i pozytywną weryfikację w procesie symulacji, jest dostarczany klientowi i uruchamiany.

Każdy tworzony system stanowi odrębny, wcześniej nieoferowany ani przez Spółkę, ani przez innych dostawców, produkt inżynierski. Co do zasady, na etapie rozpoczęcia prac Spółka otrzymuje od zamawiającego ogólne informacje (…), wraz z podstawowymi danymi (…). Zleceniodawca może również przedstawić preferencje (…). Przekazywane informacje mają zatem charakter ogólnych wytycznych oraz oczekiwań dotyczących rezultatów końcowych.

Zadania (…) całości realizowane są przez Spółkę we własnym zakresie. Każda z projektowanych i wdrażanych linii (…) stanowi odrębne, złożone przedsięwzięcie inżynierskie, w ramach którego powstają indywidualne układy (…) oraz dedykowane rozwiązania (…).

Znaczna część aktywności podejmowanych przez Wnioskodawcę w ramach realizowanych przedsięwzięć koncentruje się na kreowaniu nowych, oryginalnych rozwiązań o charakterze unikatowym, które nie mają charakteru wtórnego ani odtwórczego (dalej: „Projekty”). W toku realizacji Projektów pracownicy Wnioskodawcy angażują się w wykorzystywanie, doskonalenie oraz integrację posiadanej wiedzy i kompetencji, w szczególności w zakresie obsługi narzędzi informatycznych oraz specjalistycznego oprogramowania służącego planowaniu produkcji, projektowaniu, jak również opracowywaniu zmodyfikowanych, usprawnionych bądź całkowicie nowych procesów i usług.

Proces realizacji Projektów nie przebiega w oparciu o z góry ustalone schematy działania ani standardowe, rutynowe metody. Cele określone przez klientów wymagają każdorazowo indywidualnego podejścia, twórczego namysłu oraz koncepcyjnej pracy już na etapie inicjalnym. Prawidłowe wykonanie tego rodzaju zadań byłoby niemożliwe bez zaangażowania zespołów projektowych w procesy o charakterze kreatywnym. Oferowane klientom algorytmy i rozwiązania mają charakter innowacyjny i nie opierają się na dostępnych na rynku, standardowych modelach. W konsekwencji, klienci otrzymują rozwiązania unikalne i nowoczesne, które nie występują w obrocie rynkowym.

Dla realizowanych projektów, będących przedmiotem niniejszego wniosku, opracowywana jest odrębna karta projektowa, która zawiera szczegółowe informacje dotyczące celu realizowanego przedsięwzięcia, przewidzianego harmonogramu prac, opisu wyników osiągniętych na poszczególnych etapach, a także analizę ryzyka, trudności napotkanych podczas realizacji oraz skalę projektu i charakter zastosowanych rozwiązań innowacyjnych. Fragment przykładowej karty projektowej przedstawiony został na poniższym obrazie:

(…)

W strukturze organizacyjnej Spółki wyodrębnione są liczne działy (…), odpowiedzialne za realizację poszczególnych etapów Projektów. Struktura ta umożliwia sprawną alokację zasobów oraz efektywną współpracę interdyscyplinarnych zespołów inżynierskich. Prace prowadzone są pod nadzorem doświadczonych kierowników odpowiedzialnych zarówno za aspekt zarządczy, jak i merytoryczny Projektów. Model organizacyjny Spółki zakłada ścisłą integrację wiedzy eksperckiej z praktyczną realizacją zadań, co pozwala na bieżące reagowanie na potrzeby technologiczne oraz zapewnia wysoką jakość opracowywanych rozwiązań. Dzięki temu możliwe jest skuteczne zarządzanie Projektem od fazy koncepcyjnej, przez projektowanie, aż po testowanie i wdrożenie rozwiązań w warunkach produkcyjnych.

Z uwagi na wysoki stopień skomplikowania i wielość zagadnień technologicznych wymagających rozwiązania w ramach realizowanych Projektów, jak również z uwagi na długotrwały czas realizacji projektów Spółka wprowadziła wewnętrzny system ewidencjonowania prac nad projektami, w tym godzin zaangażowanych pracowników (szczegółowa ewidencja pozwalająca określić ilość godzin przepracowanych przez danego pracownika zarówno na Projekcie, jak i na danej aktywności). Zgodnie z systemem, projektom przydzielane są tzw. Kody porządkowe. W ten sposób możliwe jest zachowanie przejrzystej struktury prowadzonych Projektów oraz sprawowanie bieżącej kontroli nad ponoszonymi kosztami i zaangażowaniem pracowników realizujących konkretne etapy projektów.

Poniżej przedstawione zostały przykładowe opisy Projektów realizowanych przez Wnioskodawcę w ramach działalności będącej przedmiotem niniejszego wniosku.

Opis 1:

(…)

W odpowiedzi na te trudności wdrożono szereg usprawnień:

- dopasowano projekty do realiów instalacji,

- dostosowano rozwiązania (…),

- udoskonalono (…) na podstawie testów,

- uwzględniono specyfikę (…),

- zastosowano alternatywne rozwiązania materiałowe,

- skutecznie zintegrowano nowe technologie z istniejącymi liniami,

- opracowano brakujące koncepcje we współpracy z ekspertami.

Dzięki tym działaniom projekt zakończył się sukcesem, mimo licznych ograniczeń technicznych i organizacyjnych.

W trakcie realizacji projektu znacząco poszerzono wiedzę techniczną i umiejętności praktyczne. Zdobyto doświadczenie w zakresie (…). Nabyto umiejętność (…).

Dodatkowo, projekt umożliwił głębsze zrozumienie różnic (…).

Efektem końcowym była budowa stabilnego, bezpiecznego i zgodnego z wymaganiami systemu, a także poprawa jakości dokumentacji technicznej (…).

Opis Projektu 2:

(…)

Podsumowując, końcowym efektem prac była w pełni funkcjonalna, prototypowa linia produkcyjna, spełniająca wymagania jakościowe i ilościowe klienta, zgodna z międzynarodowymi normami (…), zdolna do eksportu na rynki światowe. Projekt stanowi przykład udanej integracji interdyscyplinarnych kompetencji (…).

Opis projektu 3:

(…)

Zespół pracowników Wnioskodawcy prowadzi prace ukierunkowane na opracowywanie i wdrażanie zaawansowanych rozwiązań technologicznych dedykowanych procesom produkcyjnym, w szczególności w obszarach (…). Wymogi stawiane tym stanowiskom wykraczają poza standardowe kompetencje techniczne. Niezbędna jest zarówno specjalistyczna wiedza inżynierska, jak i umiejętność twórczego podejścia do zagadnień o wysokim stopniu złożoności. Charakter powierzonych zadań niejednokrotnie wymaga poszukiwania niestandardowych rozwiązań, co z kolei stanowi przestrzeń do wykazania się innowacyjnością i oryginalnością w działaniu. Efektem pracy zespołu są precyzyjnie dopasowane do specyficznych potrzeb odbiorców rozwiązania technologiczne, stanowiące wyraz indywidualnego podejścia do problematyki projektowej.

Realizacja Projektów powierzana jest wysoce wykwalifikowanej kadrze pracowniczej Wnioskodawcy, w skład której wchodzą m. (…).

Działalność prowadzona przez ww. działy techniczne, będąca przedmiotem niniejszego wniosku, dotyczy projektów, w ramach których pracownicy Spółki realizują m.in. następujące prace:

- projektowanie oraz rozwijanie prototypowych rozwiązań (…),

- opracowywanie i rozwijanie systemów (…),

- tworzenie oraz wdrażanie oprogramowania (…),

- prowadzenie symulacji, testów (…),

- rozwijanie algorytmów kontroli (…),

- integracja tworzonych (…),

- rozwój narzędzi (…),

- opracowywanie dedykowanych aplikacji i oprogramowania (…).

Celem prowadzonych prac jest opracowywanie zupełnie nowych procesów technologicznych oraz funkcjonalności (…). Równolegle działania te obejmują innowacyjne zestawianie już dostępnych funkcji w sposób pozwalający na osiągnięcie ulepszonych parametrów działania(…). Wnioskodawca zaznacza, iż przedmiotowa działalność ma charakter planowy i systematyczny. Każdy z realizowanych Projektów poprzedzony jest przygotowaniem szczegółowego harmonogramu oraz opracowaniem budżetu, który w toku realizacji podlega bieżącej aktualizacji.

Pośrednim rezultatem tych działań jest kompleksowa dokumentacja techniczna, będąca podstawą dla realizacji prac inżynierskich i wdrożeniowych. Poniżej przedstawiono wybrane fragmenty tej dokumentacji, w tym rysunki techniczne oraz inne kluczowe elementy, które obrazują zakres i poziom zaawansowania prowadzonych prac projektowych.

(…)

Opisany zakres aktywności stanowi jeden z fundamentalnych filarów działalności Wnioskodawcy. Celem prowadzonych prac jest zarówno rozwój zasobu wiedzy specjalistycznej, jak i praktyczne jej wykorzystanie w procesie tworzenia innowacyjnych rozwiązań technologicznych. Realizowane przez Spółkę działania, obejmujące projektowanie (…), jak również wewnętrzne prace o charakterze rozwojowym, ukierunkowane są na pozyskanie unikalnej wiedzy inżynierskiej, niedostępnej w standardowej ofercie rynkowej. W świetle powyższego, prowadzona przez Spółkę działalność – zgodnie z przedstawionym stanem faktycznym – ma charakter planowy, zorganizowany oraz ciągły, a nie okazjonalny czy incydentalny.

Działalność Spółki w powyższym zakresie została szczegółowo przeanalizowana przez (…), która wydała opinię potwierdzającą jej badawczo-rozwojowy charakter. W opinii analizie poddano konkretny zakres prac i projektów wykonywanych w Spółce, zwracając uwagę na stopień zaawansowania technologicznego, konieczność podejmowania działań twórczych oraz rozwiązywania skomplikowanych problemów inżynieryjnych, które wymagają nowatorskiego podejścia.

W związku z realizacją wyżej opisanej działalności Wnioskodawca ponosi następujące koszty:

A. Koszty wynagrodzeń

Wnioskodawca jest dużym przedsiębiorcą i w celu realizacji projektów zatrudnia pracowników na podstawie umów o pracę. W ramach nawiązanego stosunku pracy Wnioskodawca ponosi następujące koszty:

1. wynagrodzenia podstawowe;

2. premie (np. roczne, uznaniowe, miesięczne, motywacyjne), nagrody;

3. składki z tytułu należności wskazanych w punkcie a) powyżej, określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - w części finansowanej przez Spółkę jako płatnika składek tj. składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe.

Dla każdego z pracowników zaangażowanych w realizację Projektów prowadzona jest dokładna ewidencja czasu pracy w postaci raportów pracowniczych, pozwalająca na określenie czasu przeznaczonego na realizację działalności będącej przedmiotem niniejszego wniosku, w stosunku do ogólnego czasu pracy pracownika w danym miesiącu oraz określenie czasu przeznaczonego na konkretny Projekt w celu kwalifikacji kosztów w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 UPDOP.

System ewidencji prowadzony przez Wnioskodawcę jest zautomatyzowany, zaawansowany i dostosowany do specyfiki działalności Spółki, w której kluczowe znaczenie ma podział prac według konkretnych aktywności. Godziny pracy są przypisywane przede wszystkim do rodzajów czynności realizowanych w ramach poszczególnych projektów, co pozwala na precyzyjne monitorowanie oraz analizowanie nakładu pracy w kontekście działalności projektowej.

Ewidencja ta jest prowadzona w sposób elektroniczny, co zapewnia pełną kontrolę nad danymi oraz umożliwia bieżący dostęp do informacji. Struktura systemu umożliwia szczegółową analizę efektywności poszczególnych aktywności oraz ich wpływu na końcowy rezultat wdrażanych rozwiązań technologicznych.

Co istotne, raporty pracownicze umożliwiają kontrolę budżetu i zasobów ludzkich, pozwalając na efektywne zarządzanie czasem pracy i środkami przeznaczonymi na realizację Projektów. Zastosowanie tak szczegółowej ewidencji zapewnia transparentność oraz zgodność z wymogami prawa podatkowego, jednocześnie stanowiąc istotne narzędzie analityczne w optymalizacji procesów prowadzonych przez Spółkę.

Wnioskodawca ma zamiar zaliczyć do kosztów kwalifikowanych proporcjonalną część kosztów składników wynagrodzeń wymienionych powyżej. Proporcja ta odpowiada stosunkowi czasu pracy poświęconego na Projekty do całkowitego czasu pracy w zadanym okresie rozliczeniowym, zgodnie z ewidencją czasu pracy. Przyjęta przez Spółkę metodyka jest zgodna z interpretacją ogólną Ministra Finansów z dnia 13 lutego 2024 r. (nr DD8.8203.1.2021).

B. Koszty związane z nabyciem niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego

W procesie projektowania i prac inżynierskich pracownicy wykorzystują zaawansowane techniki 3D do projektowania i wizualizacji kompleksowych rozwiązań technicznych. W tym celu wykorzystywane jest oprogramowanie (…). Spółka ponosi koszty opłat typu maintenance/opłaty licencyjne za utrzymanie wcześniej nabytej licencji na oprogramowanie (nie jest to wartość niematerialna i prawna).

Koszty te są ściśle związane z realizacją projektów objętych wnioskiem – służą zapewnieniu ciągłości dostępu do niezbędnych narzędzi oraz ich aktualizacji, bez których realizacja zadań projektowych nie byłaby możliwa. Sprzęt i licencje nie są wykorzystywane w działalności komercyjnej Spółki, a dostęp do nich mają wyłącznie członkowie zespołów projektowych.

C. Koszty odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych

W ramach realizacji Projektów objętych wnioskiem, Spółka nabywa specjalistyczne oprogramowania (…), które klasyfikowane jest jako wartości niematerialne i prawne. Ponadto, Spółka w ramach projektów wykorzystuje autorskie oprogramowanie stworzone przez specjalistów Spółki z działu (…), które również klasyfikowane jest jako wartości niematerialne i prawne. Stworzone oprogramowanie wykorzystywane było m.in. w ww. przykładowym projekcie 3.

Koszty związane z tymi zasobami są ujmowane w formie odpisów amortyzacyjnych. Oprogramowania te wykorzystywane są wyłącznie na potrzeby realizacji projektów objętych wnioskiem, co wynika zarówno z ich funkcjonalnych cech, jak i celu nabycia. Narzędzia te służą do realizacji zadań ściśle powiązanych z zakresem projektów – nie znajdują zastosowania w innych projektach, a dostęp do nich posiadają wyłącznie pracownicy zaangażowani w realizację tych Projektów.

D. Koszty nabycia materiałów i surowców

Każdy projekt ma przypisane materiały wykorzystywane na etapach tworzenia konstrukcji rozwiązania. Szczegółowy opis materiałów każdorazowo jest ujęty w projekcie technicznym. Najczęściej wykorzystywanymi materiałami są: stal, aluminium, elementy konstrukcyjne, hydraulika siłowa, pneumatyka, przemysłowe elementy i komponenty elektryczne oraz elektroniczne. Jako koszty kwalifikowane rozpoznane zostaną koszty materiałów skalkulowane według rzeczywistego zużycia. Wartość zużytych materiałów ewidencjonowana jest na bieżąco.

W związku z opisanym powyżej stanem faktycznym i zdarzeniem przyszłym, Wnioskodawca planuje dokonać rozliczenia ulgi badawczo-rozwojowej zgodnie z art. 18d UPDOP (dalej jako: „ulga B+R”), przy czym w szczególności zaznacza, że:

-   nie prowadzi i nie prowadził działalności gospodarczej na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia lub na podstawie decyzji o wsparciu i nie korzysta ze zwolnień podatkowych, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 34 lub 34a UPDOP,

-   zamierza odliczyć w ramach ulgi B+R koszty kwalifikowane, zgodnie z art. 18d ust. 2 i ust. 3 UPDOP,

-   zamierza dokonać odliczenia kosztów kwalifikowanych, zgodnie z limitami wskazanymi w art. 18d ust. 7 pkt 3 UPDOP,

-   nie zamierza odliczać w ramach ulgi B+R odpisów amortyzacyjnych od wartości samochodów osobowych, budowli, budynków i lokali stanowiących odrębną własność,

-   wymienione składniki wynagrodzenia pracowników biorących udział w projektach będących przedmiotem tego wniosku każdorazowo stanowiły i będą stanowić w przyszłości należności, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,

-   wymienione koszty nie zostały zwrócone i nie będą zwrócone w jakiejkolwiek formie ani odliczone od podstawy opodatkowania,

-   Spółka nie posiada statusu centrum badawczo-rozwojowego,

-   Spółka jest średnim przedsiębiorcą,

-   Spółka prowadzi bilansową oraz pozabilansową ewidencję wyżej opisanych kosztów,

-   koszty kwalifikowane zostaną odliczone od podstawy opodatkowania roku, w którym zostały ujęte jako koszty uzyskania przychodu,

-   Wnioskodawca również w przyszłości planuje prowadzić w ramach działalności projekty w wyżej opisanym zakresie.

Pytania (sformułowane we wniosku oraz w uzupełnieniu wniosku)

1. Czy opisana powyżej działalność Spółki w zakresie realizacji Projektów stanowi działalność badawczo-rozwojową, o której mowa w art. 4a pkt 26 UPDOP, a Wnioskodawca jest uprawniony do skorzystania z ulgi, o której mowa w art. 18d ust. 1 UPDOP?

2. Czy ponoszone przez Spółkę koszty wynagrodzeń (łącznie ze składkami emerytalną, rentową i wypadkową finansowaną przez Spółkę) pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 UPDOP i tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania, w związku z art. 18 ustawy? (część pytania z wyłączeniem kosztów wynagrodzeń za czas choroby, urlopu lub innej nieobecności pracowników zatrudnionych na postawie umowy o pracę)

3. Czy ponoszone przez Spółkę koszty licencji na oprogramowanie typu maintenance/opłaty licencyjne stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 2a, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 18 UPDOP?

4. Czy dokonywane w przedstawionym stanie faktycznym odpisy amortyzacyjne od wykorzystywanych w toku realizacji Projektów wartości niematerialnych i prawnych stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 3 UPDOP, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 18 ww. ustawy?

5. Czy ponoszone w przedstawionym stanie faktycznym przez Wnioskodawcę wydatki na nabycie materiałów i surowców stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 2 UPDOP, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 26 ww. ustawy?

Państwa stanowisko w sprawie (sformułowane we wniosku oraz w uzupełnieniu wniosku)

1. Opisana powyżej działalność Spółki w zakresie realizacji Projektów stanowi działalność badawczo- rozwojową, o której mowa w art. 4a pkt 26 UPDOP, a Wnioskodawca jest uprawniony do skorzystania z ulgi, o której mowa w art. 18d ust. 1 UPDOP.

2. Ponoszone przez Spółkę koszty wynagrodzeń (łącznie ze składkami emerytalną, rentową i wypadkową finansowaną przez Spółkę) pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 UPDOP, i tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania, w związku z art. 18 ustawy.

3. Ponoszone przez Spółkę koszty licencji na oprogramowanie typu maintenance/opłaty licencyjne stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 2a, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 18 UPDOP.

4. Dokonywane w przedstawionym stanie faktycznym odpisy amortyzacyjne od wykorzystywanych w toku realizacji Projektów wartości niematerialnych i prawnych stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 3 UPDOP, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 18 ww. ustawy.

5. Ponoszone w przedstawionym stanie faktycznym przez Wnioskodawcę wydatki na nabycie materiałów i surowców stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 2 UPDOP, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 26 ww. ustawy.

Uzasadnienie własnego stanowiska Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej zaistniałego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego.

Ad. 1 Działalność badawczo-rozwojowa

Zgodnie z art. 4a pkt 26 UPDOP, działalność badawczo-rozwojowa oznacza działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowane w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Stosownie natomiast do definicji zawartej w art. 4a pkt 27 UPDOP badaniami naukowymi są:

-   badania podstawowe w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. poz. 1668 ze zm.), rozumiane jako prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne;

-   badania aplikacyjne w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 2 cyt. ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, rozumiane jako prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń.

Przez prace rozwojowe rozumie się natomiast działalność obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń (art. 4 ust. 3 cyt. ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce).

Podsumowując, z pracami badawczo-rozwojowymi mamy do czynienia wówczas, gdy wykorzystuje się dostępną wiedzę z dziedziny nauki, technologii i działalności gospodarczej oraz innej wiedzy i umiejętności do tworzenia nowych lub ulepszania istniejących produktów/usług oraz procesów i technologii produkcji. Działalność Spółki w opisanym we wniosku zakresie obejmuje prace rozwojowe, w rozumieniu tych przepisów, ponieważ spełnia łącznie następujące kryteria:

-   działalność stanowi działalność twórczą,

-   działalność podejmowana jest w sposób systematyczny,

-   celem działalności jest zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystanie zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań,

-   działalność polega na nabywaniu, łączeniu, kształtowaniu i wykorzystywaniu dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług,

-   działalność nie stanowi rutynowych i okresowych zmian, nawet jeśli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Działalność twórcza:

Przepisy UPDOP nie definiuje pojęcia „twórczy”, co oznacza, iż zgodnie z teorią wykładni prawa należy odwołać się do znaczenia tego słowa w języku słownikowym i potocznym w celu jego zrozumienia i zastosowania. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego pod red. W. Doroszewskiego charakter twórczy oznacza „tworzący lub mający zdolność tworzenia, mający na celu tworzenie, odkrywczy” (Zob. http://sjp.pwn.pl. Wszelkie dalsze odwołania do słownikowego znaczenia słów zawarte w niniejszym wniosku odnoszą się do wskazanego w niniejszym przypisie słownika).

W ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 24 ze zm.) wskazuje się natomiast, że działalność twórcza oznacza, że ustawodawca za przedmiot prawa autorskiego uznaje tylko rezultat (przejaw) takiego działania, który choćby w minimalnym stopniu odróżnia się od innych rezultatów takiego samego działania, a zatem że posiada cechę nowości, której stopień nie ma znaczenia.

Warto również sięgnąć do Objaśnień podatkowych z 15 lipca 2019 r. dotyczących preferencyjnego opodatkowania dochodów pochodzących z prawa własności intelektualnej, tj. IP Box. Przedmiotowe objaśnienia dotyczą innej ulgi podatkowej, jednakże definicja działalności badawczo-rozwojowej jest wspólna zarówna dla ulgi IP Box, jak i dla ulgi na działalność badawczo-rozwojową, która została przewidziana w art. 18d ust. 1 UPDOP.

Jak wskazano w Objaśnieniach podatkowych, za działalność twórczą uznaje się działalność, której rezultat:

- jest odpowiednio ustalony, przez co może odbyć się w dowolnej formie;

- ma charakter indywidualny, w związku z tym nie jest wynikiem wyłącznie mechanicznych działań, ale kreatywnych procesów myślowych oraz

- ma charakter oryginalny tzn. stanowi nowy twór, przy czym oryginalność należy rozpatrywać retrospektywnie (tzn. rezultat pracy nie jest twórczy, w sytuacji, w które istnieje identyczne, uprzednio stworzone już dzieło).

Ponadto, zostało wskazane, że: „na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej, w stopniu minimalnym, wystarczające jest działanie twórcze na skalę przedsiębiorstwa, tzn. przedsiębiorca we własnym zakresie (w ramach prowadzonych prac badawczo-rozwojowych) opracowuje nowe lub ulepszone produkty, procesy, usługi, nawet jeżeli podobne rozwiązanie zostało już opracowane przez inny podmiot. Zatem, twórczość działalności badawczo-rozwojowej może przejawiać się opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika”.

W pkt 26 wyżej przywołanych Objaśnień podatkowych Minister Finansów wprost odniósł się do możliwości zastosowania na potrzeby kwalifikacji działalności badawczo-rozwojowej Podręcznika Frascati 2015 Zalecenia dotyczące pozyskiwania i prezentowania danych z zakresu działalności badawczej i rozwojowej: „Podręcznik Frascati może jednak, mając na uwadze ww. rozróżnienie, być przydatnym źródłem wiedzy dla podatników dla ustalania określonych kwestii zasadnych dla stosowania preferencji IP Box, w tym dla wyszukiwania przykładów działań znamiennych zarówno dla działalności badawczo rozwojowej zgodnej z polskim prawem, jak i dla działalności badawczo- rozwojowej zgodnej z definicją z Podręcznika Frascati”.

Mając na uwadze powyższe, w Podręczniku Frascati 2015 twórcze podejście zostało zdefiniowane jako „opracowanie nowych zastosowań dla istniejącej wiedzy naukowej lub nowych zastosowań dla dostępnych technik lub technologii (pierwiastek twórczy)” (pkt 2.22).

W świetle powyższego, działalność Spółki ma charakter twórczy, gdyż polega na opracowaniu nowych zastosowań dla istniejącej wiedzy pracowników w zakresie technik i technologii produkcji. Na twórczy charakter realizowanych w Spółce prac składa się projektowanie (…), w szczególności:

- projektowanie oraz rozwijanie prototypowych rozwiązań (…),

- opracowywanie i rozwijanie systemów (…),

- tworzenie oraz wdrażanie oprogramowania (…),

- prowadzenie symulacji, testów (…),

- rozwijanie algorytmów (…),

- integracja tworzonych rozwiązań (…),

- rozwój narzędzi wspomagających (…),

- opracowywanie dedykowanych aplikacji (…).

Działalność ta ma za cel opracowywanie i wdrażanie nowych procesów produkcyjnych, a każdy projekt jest oryginalny i indywidualny. Każdy z projektów tworzony dla zindywidualizowanych potrzeb technicznych klienta, a to zaś powoduje konieczność sięgania po kreatywne autorskie rozwiązania, których zastosowanie pozwoli zrealizować projekt.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy uznać, że realizowane przez Wnioskodawcę prace w ramach opisanych projektów mają charakter twórczy.

Działalność podejmowana w sposób systematyczny:

Podobnie jak w przypadku pojęcia „twórczy”, znaczenia tego pojęcia należy poszukiwać w języku powszechnym ze względu na brak ustawowej definicji. Według słownika języka polskiego pojęcie „Systematyczny” to „uporządkowany według pewnego systemu, regularny”, a także „odznaczający się skrupulatnością w wykonywaniu czegoś; dokładny”. Według tego słownika „systematyczny proces” to „proces zachodzący stale, od dłuższego czasu”, natomiast „systematyczne działanie” to działanie „prowadzone w sposób uporządkowany, według pewnego systemu”, których efekty są „planowe i metodyczne”.

Istotne w tym zakresie jest stanowisko organów podatkowych zawarte w interpretacjach indywidualnych. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w uzasadnieniu własnego stanowiska w Interpretacji z dnia 10 czerwca 2024 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.183.2024.2.PC) zaznaczył, iż: „Zatem, słowo systematycznie odnosi się również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. To oznacza, że działalność badawczo-rozwojowa jest prowadzona systematycznie niezależnie od tego, czy podatnik stale prowadzi prace badawczo- rozwojowe, czy tylko od czasu do czasu, a nawet incydentalnie, co wynika z charakteru prowadzonej przez niego działalności oraz potrzeb rynku, klientów, sytuacji mikro i makroekonomicznej. Z powyższego wynika, że spełnienie kryterium „systematyczności” danej działalności nie jest uzależnione od ciągłości tej działalności, w tym od określonego czasu przez jaki działalność taka ma być prowadzona ani też od istnienia planu co do prowadzenia przez podatnika podobnej działalności w przyszłości. Wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby. Taka działalność może być uznana za działalność systematyczną, tj. prowadzoną w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany”.

Powyższe potwierdzone zostało również w interpretacji Dyrektora KIS z dnia 8 marca 2023 r. znak: 0111-KDIB1-3.4010.915.2022.3.ZK; „(…) najbardziej właściwą definicją systematyczności w omawianym zakresie jest definicja obejmująca prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według pewnego systemu. Zatem, słowo systematycznie odnosi się również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. To oznacza, że działalność badawczo-rozwojowa jest prowadzona systematycznie niezależnie od tego, czy podatnik stale prowadzi prace badawczo-rozwojowe, czy tylko od czasu do czasu, a nawet incydentalnie, co wynika z charakteru prowadzonej przez niego działalności oraz potrzeb rynku, klientów, sytuacji mikro i makroekonomicznej. Z powyższego wynika, że spełnienie kryterium „systematyczności” danej działalności nie jest uzależnione od ciągłości tej działalności, w tym od określonego czasu przez jaki działalność taka ma być prowadzona ani też od istnienia planu co do prowadzenia przez podatnika podobnej działalności w przyszłości. Wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby. Taka działalność może być uznana za działalność systematyczną, tj. prowadzoną w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany”.

W opisie stanu faktycznego Spółka zaznaczyła, iż dla każdego z realizowanych projektów opracowywana jest odrębna karta projektowa, która zawiera szczegółowe informacje dotyczące celu realizowanego przedsięwzięcia, przewidzianego harmonogramu prac, opisu wyników osiągniętych na poszczególnych etapach, a także analizę ryzyka, trudności napotkanych podczas realizacji oraz skalę projektu i charakter zastosowanych rozwiązań innowacyjnych.

Odnosząc powyższe do definicji pojęcia „systematyczny” należy uznać, że prace w ramach projektów realizowanych przez Spółkę prowadzone są i będą w przyszłości w sposób metodyczny, zaplanowany, zorganizowany i ciągły, uporządkowany według ustalonych procedur. Proces realizacji projektu każdorazowo jest szczegółowo zaplanowany i udokumentowany pod względem zasobów ludziach, składników majątku oraz harmonogramu prac, a tym samym działalność Spółki podejmowana jest w sposób systematyczny.

Celem działalności jest zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystanie zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań:

W myśl pkt 27 Objaśnień podatkowych: „(…) ze względu na różnice między definicją badań naukowych a pracami rozwojowymi, co do zasady, „zwiększenie zasobów wiedzy” odnosi się do prowadzenia badań naukowych, natomiast „wykorzystanie już istniejącej lub zwiększonej wiedzy odnosi się do tworzenia nowych zastosowań” do prac rozwojowych”.

Z opisu działalności Spółki wynika, że zajmuje się ona projektowaniem linii (…). W procesy projektowania są zaangażowane osoby posiadające specjalistyczną wiedzę techniczną. Spółka wykorzystuje wiedze tych pracowników (…). Połączenie wiedzy i doświadczenia pracowników z wykorzystaniem umożliwia zaprojektowanie linii produkcyjnych od podstaw, tj. wychodząc z parametrów technologicznych produktu końcowego. W wyniku opisanych przez Spółkę prac powstaje nowa wiedza techniczna w postaci nowego unikalnego dla Spółki procesu produkcyjnego.

Przekładając powyższe na analizowaną cechę działalności badawczo-rozwojowej, należy stwierdzić, że działalność Spółki wypełnia cel zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystanie jej do tworzenia nowych zastosowań w realizowanych projektach, które są nakierowane na wykorzystanie dostępnych zasobów wiedzy pracowników do tworzenia nowych produktów.

Działalność polega na nabywaniu, łączeniu, kształtowaniu i wykorzystywaniu dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń:

Organy podatkowe interpretują przesłankę nabywania, łączenia, kształtowania i wykorzystywania dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności w sposób następujący: „Pamiętać trzeba, że w ramach prac rozwojowych następuje połączenie wyników prac badawczych z wiedzą techniczną w celu wprowadzenia do produkcji nowego lub zmodernizowanego wyrobu, nowej technologii czy nowego systemu organizacji. Innymi słowy, prowadzone systematyczne prace opierają się na istniejącej wiedzy, uzyskanej w wyniku działalności badawczej oraz/lub doświadczeń praktycznych i mają na celu wytworzenie nowych materiałów, produktów lub urządzeń, inicjowanie nowych i znaczące udoskonalenie już istniejących procesów, systemów i usług. Podmioty gospodarcze zajmujące się działalnością badawczo-rozwojową realizują ją obok swojej działalności podstawowej (np. przedsiębiorstwa przemysłowe dysponujące własnym zapleczem badawczo-rozwojowym, laboratoria, zakłady i ośrodki badawczo-rozwojowe, działy badawczo-technologiczne, biura konstrukcyjne i technologiczne, zakłady rozwoju technik, biura studiów i projektów itp.)” (tak np. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 27 września 2023 r. znak: 0111-KDIB1-3.4010.834.2022.7.JG).

Podręcznik Frascati 2015 opisuje tę cechę działalności badawczo-rozwojowej w sposób następujący: „Ponieważ celem B+R jest zwiększenie istniejących zasobów wiedzy, wyniki nie mogą pozostać niewyartykułowane (tj. nie mogą pozostać wyłącznie w umysłach badaczy), ponieważ istnieje ryzyko utraty zarówno tych wyników, jak i wiedzy z nimi związanej. Kodyfikacja wiedzy i jej upowszechnianie to element zwyczajowej praktyki stosowanej na uczelniach i w instytutach badawczych, aczkolwiek mogą istnieć ograniczenia w odniesieniu do wiedzy powstałej w wyniku prac wykonywanych w ramach umowy lub w ramach wspólnego przedsięwzięcia. W otoczeniu biznesowym wyniki są chronione tajemnicą handlową lub za pomocą innych środków ochrony własności intelektualnej, jednak oczekuje się, że proces i wyniki zostaną zapisane do wykorzystania przez innych badaczy w ramach tego samego przedsiębiorstwa” (pkt 2.20).

Z opisu działalności Spółki wynika, że przebieg i wyniki prac w ramach każdego projektu są w sposób szczegółowy dokumentowane, utrwalone oraz możliwe do odtworzenia. Przejawem powyższego jest kompleksowa dokumentacja techniczna, na którą składają się m.in. rysunki techniczne, modele 3D, wyniki (…).

Ponadto, Spółka zaznaczyła, że jej działalność w zakresie projektów nie ma na celu wprowadzania jedynie rutynowych czy okresowych zmian do wcześniej opracowanych rozwiązań, lecz zmierza do opracowywania nowych zindywidualizowanych nowatorskich rozwiązań.

Tym samym działalność prowadzona przez Spółkę wyczerpuje znamiona określone w art. 4a pkt 28 UPDOP, czyli w ramach prowadzonych projektów i produkcji działalność ta obejmuje nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Uznanie działalności podobnej do prowadzonej przez Spółkę za działalność badawczo-rozwojową, została potwierdzona w interpretacjach indywidualnych, m.in. w:

-   interpretacji z dnia 9 sierpnia 2024 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.274.2024.1.JMS) w której Dyrektor KIS zaznaczył, iż: „Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że w ramach działalności badawczo-rozwojowej tworzą Państwo nowe linie produkcyjne według własnych, oryginalnych i twórczych rozwiązań konstrukcyjnych. Prace polegające na projektowaniu i produkcji nowych linii produkcyjnych mają charakter twórczy, prowadzone są w sposób systematyczny, obejmują nabywanie, łączenie oraz kształtowanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, a każda nowa linia produkcyjna stanowi niepowtarzalne rozwiązanie.

Tym samym, wskazana w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Państwa działalność polegająca na projektowaniu i produkcji Linii produkcyjnych, stanowi działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, która uprawnia Państwa do zastosowania ulgi, o której stanowi art. 18d ust. 1 ustawy o CIT”.

-   interpretacji z dnia 3 marca 2025 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.45.2025.2.ZK): „Twórczy charakter Państwa działalności, przejawia się na kilku poziomach - od opracowywania koncepcji technicznych i projektowania unikalnych maszyn, poprzez wdrażanie nowoczesnych rozwiązań technologicznych, aż po ciągłe doskonalenie i rozwijanie metod produkcji. Państwa działalność wypełnia więc definicję działalności badawczo-rozwojowej”.

Reasumując powyższe, działalność prowadzona przez Spółkę w ramach projektów objętych wnioskiem spełnia kryteria działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 4a pkt 26 UPDOP, w związku z czym Wnioskodawca jest uprawniony do skorzystania z ulgi, o której mowa w art. 18d ust. 1 UPDOP.

Ad. 2 Koszty wynagrodzeń

Podatnik uzyskujący przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych odlicza od podstawy obliczenia podatku, ustalonej zgodnie z art. 18 UPDOP koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową, zwane dalej „kosztami kwalifikowanymi”. Kwota odliczenia nie może w roku podatkowym przekraczać kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika z przychodów innych niż przychody z zysków kapitałowych.

Zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 1 UPDOP, za koszty kwalifikowane uznaje się poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 UPDOF, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

Należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 UPDOF, obejmują „wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych”.

W tym miejscu zauważyć należy, że wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, dodatki, nagrody zostały wymienione wprost w art. 12 ust. 1 UPDOF, jako przychody ze stosunku pracy, a zatem mieszczą się w katalogu kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 UPDOP.

W związku z powyższym, koszty uzyskania przychodu w postaci wynagrodzeń, premii, dodatków, dodatkowych świadczeń na rzecz pracowników oraz składek, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 UPDOP w tej części, w jakiej czas przeznaczony przez poszczególnych pracowników zatrudnionego przez Wnioskodawcę na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy danego pracownika w danym miesiącu.

Zgodnie z literalnym brzmieniem art. 18d ust. 2 pkt 1 UPDOP, za koszty kwalifikowane uznaje się poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo- rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

W przypadku więc, gdy pracownik w ramach świadczonej pracy wykonuje obowiązki nie tylko związane z działalnością badawczo-rozwojową, zasadne jest wyodrębnienie (wyłączenie z ulgi B+R) tej części wynagrodzenia, która nie jest związana z realizacją działalności B+R. Należy jednak podkreślić, że ustawodawca nie narzucił podatnikom formy takiego podziału/wyodrębnienia. Zatem, zdaniem Spółki, wybór sposobu udokumentowania czasu przeznaczonego na realizację działalności badawczo- rozwojowej, o którym mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 UPDOP, pozostawiony został podatnikom.

We wniosku zaznaczone zostało, iż Spółka prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników, dzięki której to możliwe jest precyzyjne określenie czasu pracy poświęconego na realizację projektów objętych wnioskiem względem pozostałej działalności Spółki.

(…)

Podsumowując, wszystkie ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki na wypłatę wynagrodzeń, o których mowa w opisie stanu faktycznego, na rzecz wymienionych we wniosku pracowników stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 UPDOP, i mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania, ustalonej zgodnie z art. 18 ww. ustawy w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację projektów pozostawał w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu. Ustalenie czasu pracy poświęconego na realizację zadań w ramach działalności B+R, o którym mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 UPDOP, może nastąpić za pomocą dowolnych metod przyjętych przez Wnioskodawcę, w tym na podstawie ewidencji czasu pracy.

Ad. 3 Koszty opłat typu maintenance

Zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 2a UPDOP, kosztami kwalifikowanymi są koszty nabycia niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego wykorzystywanego bezpośrednio w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, w szczególności naczyń i przyborów laboratoryjnych oraz urządzeń pomiarowych.

Na podstawie powyższej regulacji, aby poniesione koszty mogły zostać uznane za koszty kwalifikowane, muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki, nabyty sprzęt specjalistyczny:

- nie może być środkiem trwałym,

- musi mieć charakter sprzętu specjalistycznego,

- musi być wykorzystywany bezpośrednio w ramach prowadzonej działalności badawczo- rozwojowej.

W ramach prowadzonych projektów badawczo-rozwojowych Spółka ponosi wydatki na opłaty typu maintenance, tj. opłaty serwisowe/eksploatacyjne dotyczących wcześniej pozyskanych licencji. Wskazane w lit. B stanu faktycznego, niebędące środkami trwałymi sprzęty specjalistyczne wykorzystywane są przez pracowników Spółki wyłącznie w ramach realizacji projektów objętych wnioskiem. Takie zastosowanie wynika z ich przeznaczenia oraz celu, w jakim zostały nabyte. Są to specjalistyczne narzędzia (…), które nie są stosowane w bieżącej działalności operacyjnej ani komercyjnej firmy. Dostęp do tych rozwiązań ma jedynie zespół projektowy, a korzystają z nich wyłącznie pracownicy zaangażowani w realizację projektów.

Tego rodzaju oprogramowanie nie stanowi dla Spółki środka trwałego ani wartości niematerialnej i prawnej. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 14 Ustawy o rachunkowości, za wartość niematerialną i prawną uznaje się: „zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:

a) autorskich praw majątkowych, praw pokrewnych, licencji, koncesji,

b) praw do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych i zdobniczych,

c) know-how.

W przypadku wartości niematerialnych i prawnych oddanych do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu, wartości niematerialne i prawne zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy, zgodnie z warunkami określonymi w ust. 4. Do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się również nabytą wartość firmy oraz koszty zakończonych prac rozwojowych”.

Z powyższego wynika, że podstawowym kryterium klasyfikacji licencji jako wartości niematerialnej i prawnej jest przewidywany okres jej użytkowania – jeśli jest on krótszy niż rok, nie zachodzą przesłanki do uznania jej za wartość niematerialną i prawną.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z dnia 19 lipca 2024 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.273.2024.2.JMS) wskazał, że: „Odpowiadając na Państwa wątpliwości dotyczące zagadnienia, czy ponoszone przez Państwa koszty opłat oprogramowania specjalistycznego, w tym opłat typu maintenance za utrzymanie wcześniej nabytej licencji stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 2a Ustawy o CIT, podkreślić należy, że jak wynika z art. 18d ust. 2 pkt 2a updop, warunkiem uznania wydatków na nabycie niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego, w szczególności naczyń i przyborów laboratoryjnych oraz urządzeń pomiarowych jest wykorzystywanie bezpośrednio w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

Użycie w powyższym przepisie sformułowania w szczególności, oznacza że wymieniony katalog sprzętów nie jest zamknięty.

Wg internetowego słownika języka polskiego PWN, „sprzęt” to: przedmiot użytkowy, przedmioty używane do jakichś prac lub w jakichś okolicznościach. Według słownika języka polskiego pod red. W. Doroszewskiego, sprzęt to każdy przedmiot użytkowy jak mebel, narzędzie, naczynie, to przedmioty używane w określonym celu, związane z jakąś dziedziną.

Z kolei, „specjalistyczny” wg słownika języka polskiego pod red. W. Doroszewskiego, oznacza m.in. związany z pewną specjalnością.

Z cytowanego powyżej art. 18d ust. 2 pkt 2a updop wynika, że aby poniesione wydatki na sprzęt specjalistyczny, uznać za koszty kwalifikowane muszą być spełnione następujące warunki:

- sprzęt nie stanowi środka trwałego,

- zalicza się do kategorii „sprzętu specjalistycznego”, oraz

- jest wykorzystywany bezpośrednio w prowadzonej działalności B+R.

Zatem, wobec spełnienia ww. warunków specjalistyczne oprogramowanie wykorzystywane w prowadzonej przez Państwa działalności badawczo-rozwojowej, spełnia przesłanki sprzętu specjalistycznego, o którym mowa w art. 18d ust. 2 pkt 2a updop.

Tym samym, stanowisko zgodnie z którym, ponoszone przez Państwa koszty opłat oprogramowania specjalistycznego (nabycie odpowiedniej licencji lub dostępu do subskrypcji), w tym opłat typu maintenance za utrzymanie wcześniej nabytej licencji stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 2a Ustawy o CIT, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania, ustalonej zgodnie z art. 18 Ustawy o CIT - jest prawidłowe”.

W konsekwencji, wydatki poniesione na subskrypcje, licencje na specjalistyczne oprogramowanie oraz opłaty związane z utrzymaniem wcześniej zakupionych licencji (tzw. maintenance), które nie podlegają amortyzacji jako wartości niematerialne i prawne, mogą zostać zakwalifikowane jako koszty związane z nabyciem sprzętu specjalistycznego, o którym mowa w art. 18d ust. 2 pkt 2a UPDOP, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania Wnioskodawcy ustalonej zgodnie z art. 18 ww. ustawy.

Takie stanowisko w stosunku do licencji na oprogramowanie nabyte na okres używania krótszy niż rok zostało zaakceptowane również przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej m.in. w indywidualnej interpretacji z dnia 27 października 2023 r. (znak: 0111-KDIB1-

2.4010.461.2023.2.JKU): „Mając na uwadze powyższe, zgodzić się należy z Wnioskodawcą, że ponoszone przez X koszty opłat oprogramowania, w tym opłat typu maintenance za utrzymanie wcześniej nabytej licencji stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 2a u.p.d.o.p. a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania, ustalonej zgodnie z art. 18 ww. ustawy”.

Ad. 4 Odpisy amortyzacyjne

W myśl art. 18d ust. 3 UPDOP, za koszty kwalifikowane uznaje się dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w licznych interpretacjach podatkowych wyjaśnił, że: „Choć ustawodawca nie użył w treści art. 18d ust. 3 UPDOP, sformułowania „wyłącznie”, to jednoznacznie wskazał, że za ww. koszty kwalifikowane podatnicy mogą uznać dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych, jak i wartości niematerialnych i prawnych, jeżeli są one wykorzystywane w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej” (tak np.: interpretacja z dnia 29 lipca 2025 r. (znak: 0114-KDIP2-1.4010.292.2025.2.AZ)).

Wyjaśnić zatem należy, że powyższe sformułowanie oznacza, że odpisy amortyzacyjne od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, w całości stanowią koszt kwalifikowany, w myśl ww. przepisu, jeżeli składniki te są rzeczywiście wykorzystywane jedynie do działalności badawczo- rozwojowej. Natomiast, w sytuacji, gdy ww. składniki będą częściowo wykorzystywane do działalności badawczo-rozwojowej, a częściowo do bieżącej działalności, to w takim przypadku koszty odpisów amortyzacyjnych będą stanowić koszty kwalifikowane, tylko w takiej części, w jakiej środki trwałe i wartości niematerialne i prawne będą służyć prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.” (tak np. w interpretacji z dnia 22 sierpnia 2023 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.330.2023.2.JMS, z dnia 12 kwietnia 2019 r. znak: 0111-KDIB1-3.4010.147.2019.1.JKT).

Analogicznie jak w przypadku konieczności wyodrębnienia części wynagrodzenia osób częściowo zaangażowanych w działalność badawczo-rozwojową, ustawodawca nie narzuca podatnikom żadnych wymogów w zakresie sposobu dokonania takiego wyodrębnienia. Wydaje się zasadnym wniosek, że podatnik ma obowiązek dokonać wyodrębnienia w dowolny sposób, tak aby możliwe było zidentyfikowanie rzeczywistych kosztów kwalifikowanych związanych z prowadzeniem działalności badawczo-rozwojowej.

Wartości niematerialne i prawne wskazane w lit. C stanu faktycznego wykorzystywane są przez pracowników Spółki wyłącznie na potrzeby projektów objętych wnioskiem. Wynika to z ich charakteru funkcjonalnego oraz celu nabycia. Wymienione powyżej programy obejmują specjalistyczne oprogramowanie (…), które nie znajduje zastosowania w działalności operacyjnej lub komercyjnej przedsiębiorstwa. Ich wykorzystanie jest ograniczone dla zespołu projektowego, a dostęp do nich mają wyłącznie pracownicy zaangażowani w projekty.

W związku z powyższym, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że składniki te są rzeczywiście wykorzystywane jedynie do działalności objętej wnioskiem, w konsekwencji odpisy amortyzacyjne od tych składników w całości stanowią koszt kwalifikowany, o którym mowa w art. 18d ust. 3 UPDOP i podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania Wnioskodawcy.

Powyższe stanowisko zostało również potwierdzone m.in. w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 9 stycznia 2025 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.698.2024.3.PC): „Zatem, ponoszone przez Spółkę koszty, ponoszone w związku z pracą nad produktami tj.: (…) 4. odpisy amortyzacyjne od środków trwałych (z wyłączeniem samochodów osobowych, budynków, budowli i lokali będących odrębną własnością) oraz od wartości niematerialnych i prawnych związane z:

- licencjami oraz prawami autorskimi,

- sprzętem komputerowym i elektronicznym (m.in. serwery, komputery, laptopy, monitory)

- sprzętem i wyposażeniem biurowym;

(…)

- mogą stanowić koszty kwalifikowane i podlegać odliczeniu od postawy opodatkowania.

Reasumując, Państwa stanowisko w zakresie ustalenia czy:

(…)

- ponoszone przez Spółkę koszty wskazane w pkt 1-6, ponoszone w związku z pracą nad Produktami, stanowią i będą stanowić koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ustawy o CIT, podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania - jest prawidłowe.”

Ad. 5 Koszty nabycia materiałów i surowców

Zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 2 UPDOP, kosztami kwalifikowanymi są koszty nabycia materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową. Przepis ten pozwala na zaliczenie do kosztów kwalifikowanych, kosztów wszelkich surowców, materiałów, części i podzespołów niezbędnych do realizacji prac rozwojowych. Zatem, gdy wykorzystanie tych surowców, materiałów, części i podzespołów jest niezbędne do realizacji projektu, należy uznać, że zachodzi bezpośredni związek danych surowców, materiałów i podzespołów z działalnością o charakterze badawczo-rozwojowym. Takie stanowisko zostało potwierdzone m.in. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z dnia 9 marca 2023 r. (znak: 0114-KDIP2-1.4010.219.2022.2.OK).

Jeżeli chodzi o pojęcie „surowce”, w związku z brakiem definicji niniejszego pojęcia na gruncie przepisów podatkowych, dla celów ustalania zakresu zastosowania ulgi należy posłużyć się znaczeniem pojęcia „surowce” funkcjonującym na gruncie języka powszechnego, gdzie „surowce” to „materiały naturalne pochodzenia zwierzęcego, roślinnego lub mineralnego, służące do wytwarzania jakichś produktów lub energii”.

Z kolei, w zakresie interpretacji pojęcia „materiały” należy odwołać się do interpretacji tego pojęcia funkcjonującej na gruncie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. W świetle art. 3 ust. 1 pkt 19 tej ustawy: materiały to składniki majątku zużywane na własne potrzeby.

Powyższy pogląd znajduje również potwierdzenie w doktrynie, gdzie podkreśla się, że materiały to: „składniki majątku inicjujące realizację całego cyklu operacyjnego, które jednostka nabywa w celu ich całkowitego zużycia na własne potrzeby, tym m.in. na potrzeby wytwarzania produktów, świadczenia usług czy realizacji działalności ogólno-administracyjnej. Do materiałów zaliczyć można także pewne składniki majątkowe wytwarzane przez jednostkę we własnym zakresie (zazwyczaj w ramach działalności pomocniczej), a także różnego rodzaju odzyski, posiadające wartość użytkową, a pochodzące np. z likwidowanych środków trwałych, inwentarz żywy przeznaczony do uboju, części zamienne, półfabrykaty obcej produkcji, paliwa, opakowania itp.” (Zob. Walińska Ewa (red.), Bek- Gaik Bogusława, Bojanowski Witold, Czajor Agnieszka, Czajor Przemysław, Gad Jacek, Idzikowska Gabriela, Janicka Anna, Jurewicz Anna, Kalinowski Jacek, Kuczyńska Iga, Mariański Adam, Michalak Marcin, Turzyński Mikołaj, Walińska Anna, Wencel Agnieszka, Wiatr Michał, Ustawa o rachunkowości. Komentarz, Wolters Kluwer, 2016).

Wnioskodawca w opisie stanu faktycznego zaznaczył, że szczegółowy opis surowców i materiałów wykorzystywanych w konkretnym projekcie każdorazowo jest ujęty w indywidualnej dla każdego projektu Dokumentacji Projektowej.

W związku z powyższym, Wnioskodawca uważa, że również koszty nabycia materiałów i surowców w celu realizacji projektów objętych wnioskiem będą stanowić koszt kwalifikowany, o którym mowa w art. 18d ust. 2 pkt 2 UPDOP, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania Wnioskodawcy ustalonej zgodnie z art. 18 ww. ustawy.

Powyższe stanowisko zostało również potwierdzone m.in. w Interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 27 października 2023 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.461.2023.2.JKU): „W tym miejscu zauważyć należy, że materiałami w znaczeniu przywołanym powyżej mogą być w istocie aktywa bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową. Jak sam Wnioskodawca wskazał możliwe jest dokładne przypisanie bezpośrednich kosztów ponoszonych przez X związanych z materiałami i podzespołami do poszczególnych projektów.

Wobec powyższego, zgodzić należy się z Wnioskodawcą, że ponoszone przez X koszty nabycia i wytworzenia materiałów, podzespołów i części, w tym wytworzonych w ramach X, niezbędnych do realizacji projektów stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 2 u.p.d.o.p., a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 18 ww. ustawy”.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z brzmieniem art. 18d ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „updop”, „uCIT”),

podatnik uzyskujący przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych odlicza od podstawy opodatkowania, ustalonej zgodnie z art. 18, koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową, zwane dalej „kosztami kwalifikowanymi”. Kwota odliczenia nie może w roku podatkowym przekraczać kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika z przychodów innych niż przychody z zysków kapitałowych.

Stosownie do 4a pkt 26 updop,

przez działalność badawczo-rozwojową należy rozumieć działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

W myśl art. 4a pkt 27 updop,

ilekroć w ustawie jest mowa o badaniach naukowych, oznacza to:

a) badania podstawowe w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce,

b) badania aplikacyjne w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Stosownie do art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1571 ze zm., dalej: „Ustawa SWIN”),

badania naukowe są działalnością obejmującą:

a) badania podstawowe rozumiane jako prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne;

b) badania aplikacyjne rozumiane jako prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń.

W art. 4a pkt 28 updop ustawodawca wskazał, że:

ilekroć w ustawie jest mowa o pracach rozwojowych - oznacza to prace rozwojowe w rozumieniu art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy SWIN,

prace rozwojowe są działalnością obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Rodzaje kosztów kwalifikowanych podlegających odliczeniu w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową zostały wymienione w art. 18d ust. 2-3 updop.

W myśl art. 18d ust. 2 updop, za koszty kwalifikowane uznaje się m.in.:

1) poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu;

2) nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową;

2a) nabycie niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego wykorzystywanego bezpośrednio w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, w szczególności naczyń i przyborów laboratoryjnych oraz urządzeń pomiarowych.

Art. 18d ust. 3 updop, stanowi, że:

za koszty kwalifikowane uznaje się także dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.

Stosownie z art. 18d ust. 5 updop,

koszty kwalifikowane podlegają odliczeniu, jeżeli nie zostały podatnikowi zwrócone w jakiejkolwiek formie lub nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Zgodnie z art. 18d ust. 6 updop,

podatnikowi, który w roku podatkowym korzysta ze zwolnień podatkowych, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 34 lub 34a, prawo do odliczenia przysługuje jedynie w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych, które nie są przez podatnika uwzględniane w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie tych przepisów.

Natomiast, w myśl art. 18d ust. 7 updop,

kwota kosztów kwalifikowanych nie może przekroczyć:

1) w przypadku gdy podatnik, o którym mowa w ust. 3a, jest mikroprzedsiębiorcą, małym lub średnim przedsiębiorcą, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców - 200% kosztów, o których mowa w ust. 2-3a;

2) w przypadku pozostałych podatników, o których mowa w ust. 3a - 200% kosztów, o których mowa w ust. 2 pkt 1-4a i ust. 2a-3a, oraz 100% kosztów, o których mowa w ust. 2 pkt 5;

3) w przypadku pozostałych podatników - 100% kosztów, o których mowa w ust. 2 pkt 2-5, ust. 2a i 3, oraz 200% kosztów, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 1a.

W myśl art. 18d ust. 8 updop,

odliczenia dokonuje się w zeznaniu za rok podatkowy, w którym poniesiono koszty kwalifikowane. W przypadku gdy podatnik poniósł za rok podatkowy stratę albo wielkość dochodu podatnika jest niższa od kwoty przysługujących mu odliczeń, odliczenia - odpowiednio w całej kwocie lub w pozostałej części - dokonuje się w zeznaniach za kolejno następujące po sobie sześć lat podatkowych następujących bezpośrednio po roku, w którym podatnik skorzystał lub miał prawo skorzystać z odliczenia. Dokonując odliczenia, o którym mowa w zdaniu drugim, uwzględnia się kwoty pomniejszeń, o których mowa w art. 18db ust. 1.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 updop,

kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Należy także zwrócić uwagę na brzmienie przepisu art. 9 ust. 1b updop, zgodnie z którym

podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową, którzy zamierzają skorzystać z odliczenia, o którym mowa w art. 18d, są obowiązani w ewidencji, o której mowa w ust. 1, wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, że aby podatnikowi podatku dochodowego od osób prawnych przysługiwało prawo odliczenia w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym roku podatkowym powinny być łącznie spełnione następujące warunki:

-   podatnik poniósł koszty na działalność badawczo-rozwojową, koszty na działalność badawczo-rozwojową stanowiły dla podatnika koszty uzyskania przychodów w rozumieniu updop,

-   koszty na działalność badawczo-rozwojową mieszczą się w zamkniętym katalogu kosztów kwalifikowanych określonym przepisami art. 18d ust. 2-3 updop,

-   ww. koszty uzyskania przychodów stanowiły koszty kwalifikowane w rozumieniu updop, przy czym, jeżeli koszty kwalifikowane zostały poniesione w ramach badań podstawowych, badania te były prowadzone na podstawie umowy lub porozumienia z jednostką naukową w rozumieniu odrębnych przepisów,

-   jeżeli w roku podatkowym prowadził działalność na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu, prawo do odliczenia przysługuje jedynie w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych, które nie są przez podatnika uwzględniane w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu,

-   w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1b updop, podatnik wyodrębnił koszty działalności badawczo-rozwojowej,

-   podatnik wykazał w zeznaniu podatkowym koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu,

-   kwota odliczonych kosztów kwalifikowanych nie przekroczyła limitów określonych w updop,

-   koszty kwalifikowane nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie lub nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

W tym miejscu należy wskazać, że zgodnie z zasadą przyjętą w orzecznictwie, jak i w doktrynie prawa podatkowego, ulgi podatkowe, w tym ulga badawczo-rozwojowa, są wyjątkiem od zasady równości i powszechności opodatkowania, tak więc przepisy regulujące prawo do ulgi winny być interpretowane ściśle.

Ad. 1

W celu stwierdzenia, czy opisana działalność stanowi działalność badawczo-rozwojową, należy przeprowadzić analizę nakierowaną na zidentyfikowanie przejawów działalności gospodarczej, które mogą zostać uznane za działalność badawczo-rozwojową (tj. tych aktywności podatnika, które spełniają definicje wskazane w art. 4a pkt 26-28 updop).

Przez działalność badawczo-rozwojową, należy rozumieć działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Kluczowe jest zawarte w definicji działalności badawczo-rozwojowej rozróżnienie, które wskazuje, że taka działalność obejmuje dwa rodzaje aktywności - badania podstawowe i badania aplikacyjne zdefiniowane w art. 4 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz prace rozwojowe, o których mowa w art. 4 ust. 3 tej ustawy.

Należy zwrócić uwagę na podkreślone wyłączenie w art. 4a ust. 3 ww. ustawy, mogące odnosić się do wielu przejawów aktywności podatnika. Zastrzeżenie zostało wprowadzone w celu wyeliminowania z zakresu ulgi na działalność badawczo-rozwojową tych przejawów aktywności podatnika, które pomimo ulepszenia istniejących procesów lub usług z uwagi na brak innowacyjnego charakteru (rutynowość) nie mogą stanowić prac rozwojowych.

Z ustawowej definicji wynika zatem, że taka działalność musi mieć charakter twórczy. Posłużenie się tym sformułowaniem wskazuje, że działalność badawczo-rozwojowa to taka aktywność, która nastawiona jest na tworzenie nowych i oryginalnych rozwiązań, często o charakterze unikatowym, które nie mają odtwórczego charakteru. Jak podano w słowniku języka polskiego PWN, działalność twórcza to zespół działań podejmowanych w kierunku tworzenia (działalność - zespół działań podejmowanych w jakimś celu), powstania czegoś (twórczy - mający na celu tworzenie, tworzyć - powodować powstanie czegoś). W doktrynie prawa autorskiego podkreśla się natomiast, że cecha twórczości związana jest przede wszystkim z rezultatem działalności człowieka o charakterze kreacyjnym i jest spełniona wówczas, gdy istnieje nowy wytwór intelektu. Działalność twórcza oznacza, że „ustawodawca za przedmiot prawa autorskiego uznaje tylko rezultat (przejaw) takiego działania, który choćby w minimalnym stopniu odróżnia się od innych rezultatów takiego samego działania, a zatem, że posiada cechę nowości, której stopień nie ma znaczenia”. Zatem, twórczość działalności badawczo-rozwojowej może przejawiać się opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika.

Po drugie, z art. 4a pkt 26 updop, wynika, że działalność badawczo-rozwojowa musi być podejmowana w systematyczny sposób. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego PWN słowo systematyczny oznacza (i) robiący coś regularnie i starannie, (ii) o procesach: zachodzący stale od dłuższego czasu, (iii) o działaniach: prowadzony w sposób uporządkowany, według pewnego systemu; też: o efektach takich działań; planowy, metodyczny. W związku z tym, że w definicji działalności badawczo-rozwojowej słowo „systematyczny” występuje w sformułowaniu „podejmowaną (działalność) w sposób systematyczny”, a więc odnosi się do „działalności”, czyli zespołu działań podejmowanych w jakimś celu, najbardziej właściwą definicją systematyczności w omawianym zakresie jest definicja obejmująca prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według pewnego systemu. Zatem, słowo systematycznie odnosi się również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. To oznacza, że działalność badawczo-rozwojowa jest prowadzona systematycznie niezależnie od tego, czy podatnik stale prowadzi prace badawczo-rozwojowe, czy tylko od czasu do czasu, a nawet incydentalnie, co wynika z charakteru prowadzonej przez niego działalności oraz potrzeb rynku, klientów, sytuacji mikro i makroekonomicznej. Z powyższego wynika, że spełnienie kryterium „systematyczności” danej działalności nie jest uzależnione od ciągłości tej działalności, w tym od określonego czasu przez jaki działalność taka ma być prowadzona ani też od istnienia planu co do prowadzenia przez podatnika podobnej działalności w przyszłości. Wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby. Taka działalność może być uznana za działalność systematyczną, tj. prowadzoną w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany.

Po trzecie, taka działalność musi mieć określony cel, tj. powinna być nakierowana na zwiększenie zasobów wiedzy oraz ich wykorzystanie do tworzenia nowych zastosowań. Prowadząc działalność badawczo-rozwojową, przedsiębiorca rozwija specjalistyczną wiedzę oraz umiejętności, które może wykorzystać w ramach bieżących albo przyszłych projektów.

Pamiętać trzeba, że w ramach prac rozwojowych następuje połączenie wyników prac badawczych z wiedzą techniczną w celu wprowadzenia do produkcji nowego lub zmodernizowanego wyrobu, nowej technologii czy nowego systemu organizacji. Innymi słowy, prowadzone systematyczne prace opierają się na istniejącej wiedzy, uzyskanej w wyniku działalności badawczej oraz/lub doświadczeń praktycznych i mają na celu wytworzenie nowych materiałów, produktów lub urządzeń, inicjowanie nowych i znaczące udoskonalenie już istniejących procesów, systemów i usług. Podmioty gospodarcze zajmujące się działalnością badawczo-rozwojową realizują ją obok swojej działalności podstawowej (np. przedsiębiorstwa przemysłowe dysponujące własnym zapleczem badawczo-rozwojowym, laboratoria, zakłady i ośrodki badawczo-rozwojowe, działy badawczo-technologiczne, biura konstrukcyjne i technologiczne, zakłady rozwoju technik, biura studiów i projektów itp.). Prace rozwojowe nie obejmują rutynowych i okresowych zmian wprowadzanych do istniejących produktów, linii produkcyjnych, procesów wytwórczych, usług nawet jeśli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Co oznacza, że aktywność podatnika winna być nastawiona na tworzenie nowych i oryginalnych rozwiązań, często o charakterze unikatowym (które nie mają odtwórczego charakteru), związane z postępem naukowym, czy technologicznym.

Na powyższe kryteria wskazał także Minister Finansów w Objaśnieniach podatkowych z 15 lipca 2019 roku dotyczących preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej (dalej także: „Objaśnienia MF”), które w części 3.2.1. poświęcone są pojęciu działalności badawczo-rozwojowej, która znajduje zastosowanie m.in. do korzystania z ulgi badawczo-rozwojowej przewidzianej w art. 18d updop – co zostało wskazane w samej treści objaśnień (por. pkt 31 Objaśnień MF).

Zgodnie z Objaśnieniami MF, przez działalność twórczą należy rozumieć zespół działań podejmowanych w kierunku tworzenia, powstania czegoś, a twórczość działalności badawczo-rozwojowej przejawiać się może m.in.: opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika.

Dodatkowo, warto nadmienić, że walidacja (według Słownika języka polskiego PWN rozumiana jako ogół czynności mających na celu zbadanie odpowiedniości, trafności lub dokładności czegoś) nowego lub ulepszonego produktu/technologii/rozwiązań zwłaszcza w warunkach rzeczywistego funkcjonowania, gdzie głównym celem jest dalsze udoskonalenie techniczne, a których ostateczny kształt nie został określony została wyróżniona w Objaśnieniach MF jako typowe przejawy działalności twórczej w znaczeniu przyjmowanym dla potrzeb definicji prac badawczo-rozwojowych (por. pkt 36 Objaśnień MF). Co więcej, jak podkreślono w Objaśnieniach MF, istotnym elementem tego rodzaju działalności jest kreatywna aktywność wynikająca z działalności człowieka.

Jak wskazano w Objaśnieniach MF (na co zwrócił już uwagę Organ powyżej), w świetle obowiązujących w Polsce znaczeń pojęcia „systematyczność”, prowadzenie działalności w taki sposób może oznaczać realizację tego rodzaju działań:

- w znaczeniu pierwszym – w sposób stały, od dłuższego czasu (regularnie), bądź

- w znaczeniu drugim – w sposób uporządkowany, według pewnego systemu (planowo, metodycznie).

Dla potrzeb definicji działalności badawczo-rozwojowej, kryterium to należy rozumieć zgodnie z drugim znaczeniem. W świetle powyższego, oznacza to, że kryterium systematyczności jest spełnione, gdy działalność prowadzona jest w sposób uporządkowany, według pewnego systemu (metodycznie, zgodnie z planem).

Należy jeszcze raz zaakcentować, że trzecim kryterium uznania danej działalności za badawczo-rozwojową jest zwiększanie zasobów wiedzy (zgodnie z Objaśnieniami MF – pkt 43, to pojęcie odnosi się przede wszystkim do badań naukowych) lub wykorzystania istniejących zasobów wiedzy (na co nakierowane są przede wszystkim prace rozwojowe, obejmujące zdobywanie, łączenie i kształtowanie wiedzy) do tworzenia nowych zastosowań (nowych, zmienionych lub usprawnionych produktów, procesów lub usług).

Jednocześnie, jak zauważono w treści cytowanych Objaśnień MF, ustawodawca nie zdefiniował sformułowania „zwiększania zasobów wiedzy, jednak przyjąć można, że sformułowanie to należy rozumieć z perspektywy danego podatnika a kluczowym jest element celowościowy (tj. zwiększenie poziomu wiedzy oraz wykorzystanie jej do tworzenia nowych zastosowań), bez względu na to, czy zdobywana wiedza stanowić będzie nowość tylko z perspektywy danego podmiotu, albo czy po jej zastosowaniu będzie służyć wyłącznie jednemu podmiotowi, czy też znajdzie szersze zastosowanie (por. pkt 45 Objaśnień MF).

Biorąc pod uwagę powyższe wskazuję, że Projekty które zostały przez Państwa szczegółowo opisane w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, stanowią działalność badawczo-rozwojową, o której mowa w art. 4a pkt 26 updop.

Zatem, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 dotyczące ustalenia, czy opisana powyżej działalność Spółki w zakresie realizacji Projektów stanowi działalność badawczo-rozwojową, o której mowa w art. 4a pkt 26 updop, a Wnioskodawca jest uprawniony do skorzystania z ulgi, o której mowa w art. 18d ust. 1 updop, jest prawidłowe.

Ad. 2-5

Przepisy podatkowe dają możliwość uznania za koszty kwalifikowane m.in. należności z tytułu wynagrodzeń pracownika, który realizuje wskazany cel, tj. wykonuje prace badawczo-rozwojowe. Istotne jest, aby pracownik faktycznie wykonywał zadania będące realizacją prac badawczo-rozwojowych, wówczas wynagrodzenie takiego pracownika oraz koszty świadczeń poniesionych na jego rzecz będą mogły stanowić dla Wnioskodawcy koszt kwalifikowany w całości.

Zatem, w przypadku gdy pracownik w ramach świadczonej pracy wykonuje obowiązki nie tylko związane z działalnością badawczo-rozwojową, zasadnym jest wyodrębnienie (wyłączenie z ulgi badawczo-rozwojowej) tej części wynagrodzenia oraz świadczeń wypłaconych pracownikom zajmującym się działalnością badawczo-rozwojową, a także składek od tych przychodów, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, która nie jest związana z realizacją działalności badawczo-rozwojowej.

Należy podkreślić, że ustawodawca nie narzucił przedsiębiorcom formy podziału/wyodrębnienia. Wybór sposobu udokumentowania tych wydatków pozostawiony został podatnikom, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową. Dlatego, wskazane jest, aby dla celów dowodowych, ewidencja czasu pracy, poświęconego przez pracowników na działalność badawczo-rozwojową, była prowadzona przez podatnika korzystającego z ulgi.

Dodatkowo, wskazać należy, że w komunikacie Ministerstwa Finansów z dnia 18 maja 2017 r. o Uldze B+R, zostało wyraźnie wskazane, że (...) prowadzenie tego rodzaju ewidencji przewidziane jest wprost w propozycji legislacyjnej przedstawionej w „projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego działalności innowacyjnej”. Ustawodawca proponuje tam, aby wynagrodzenia i składki stanowiły koszty kwalifikowane (stanowiące bazę do wyliczenia ulgi B+R) – w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika.

Z opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego wynika, że w ramach nawiązanego stosunku pracy Wnioskodawca ponosi koszty:

1. wynagrodzenia podstawowe;

2. premie (np. roczne, uznaniowe, miesięczne, motywacyjne), nagrody;

3. składki z tytułu należności wskazanych w punkcie a) powyżej, określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - w części finansowanej przez Spółkę jako płatnika składek tj. składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163 ze zm., dalej: „updof”):

za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W tym miejscu zauważyć należy, że wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki i nagrody zostały wymienione wprost w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, jako przychody ze stosunku pracy, a zatem mieszczą się w katalogu kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 updop.

Natomiast, użyty w art. 12 ust. 1 updof, zwrot „w szczególności” oznacza, że poszczególne kategorie przychodów zostały wymienione jedynie przykładowo. Zatem, ww. katalog jest katalogiem otwartym. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Mając powyższe na uwadze, należy zatem przyjąć, że to faktyczne wykonywanie określonych czynności w zakresie działalności badawczo-rozwojowej przesądza o tym, czy wynagrodzenie oraz składki od wynagrodzenia (w całości lub w części) stanowią koszt kwalifikowany, o którym mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 updop.

W rezultacie, ponoszone przez Wnioskodawcę i wskazane w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego koszty wynagrodzeń pracowników, stanowią i będą stanowić koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT, podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania.

Zatem, Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy ponoszone przez Spółkę koszty wynagrodzeń (łącznie ze składkami emerytalną, rentową i wypadkową finansowaną przez Spółkę) pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 updop, i tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania, w związku z art. 18 ustawy, jest prawidłowe.

Odnosząc się z kolei do możliwości odliczenia kosztów materiałów i surowców ponoszonych w zawiązku z realizowanymi Projektami wskazuję, że zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 2 updop, warunkiem uznania wydatków na nabycie materiałów i surowców jest ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową. Przepisy omawianej ustawy podatkowej nie precyzują co należy rozumieć pod pojęciem materiałów i surowców. Zatem, przyjmuje się, że materiały i surowce, w przypadku których istnieje możliwość ich przypisania do działalności badawczo-rozwojowej, uznaje się za koszty kwalifikowane w ramach ww. działalności.

W opisie sprawy wskazali Państwo, że najczęściej wykorzystywanymi materiałami są: stal, aluminium, elementy konstrukcyjne, hydraulika siłowa, pneumatyka, przemysłowe elementy i komponenty elektryczne oraz elektroniczne.

Jeżeli chodzi o pojęcie „surowce”, w związku z brakiem definicji przedmiotowego pojęcia na gruncie przepisów podatkowych i rachunkowych, dla celów ustalania zakresu zastosowania ulgi posłużyć należy się znaczeniem pojęcia „surowce” funkcjonującym na gruncie języka powszechnego, gdzie „surowce” to „materiały naturalne pochodzenia zwierzęcego, roślinnego lub mineralnego, służące do wytwarzania jakichś produktów lub energii” (www.sjp.pwn.pl).

W zakresie interpretacji pojęcia „materiały”, odwołać należy się do interpretacji przedmiotowego pojęcia funkcjonującej na gruncie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). W świetle art. 3 ust. 1 pkt 19 ustawy o rachunkowości, materiały to składniki majątku zużywane na własne potrzeby.

Powyższy pogląd znajduje również potwierdzenie w doktrynie, gdzie podkreśla się, że materiały to „składniki majątku inicjujące realizację całego cyklu operacyjnego, które jednostka nabywa w celu ich całkowitego zużycia na własne potrzeby, w tym m.in. na potrzeby wytwarzania produktów, świadczenia usług czy realizacji działalności ogólnoadministracyjnej. Do materiałów zaliczyć można także pewne składniki majątkowe wytwarzane przez jednostkę we własnym zakresie (zazwyczaj w ramach działalności pomocniczej), a także różnego rodzaju odzyski, posiadające wartość użytkową, a pochodzące np. z likwidowanych środków trwałych, inwentarz żywy przeznaczony do uboju, części zamienne, półfabrykaty obcej produkcji, paliwa, opakowania itp.” (Walińska Ewa (red.), Bek‑Gaik Bogusława, Bojanowski Witold, Czajor Agnieszka, Czajor Przemysław, Gad Jacek, Idzikowska Gabriela, Janicka Anna, Jurewicz Anna, Kalinowski Jacek, Kuczyńska Iga, Mariański Adam, Michalak Marcin, Turzyński Mikołaj, Walińska Anna, Wencel Agnieszka, Wiatr Michał, Ustawa o rachunkowości. Komentarz, Wolters Kluwer, 2016).

Materiałami w znaczeniu przywołanym powyżej mogą być w istocie aktywa bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową.

Biorąc pod uwagę powyższe zgadzam się, że możecie Państwo zaliczyć koszty materiałów i surowców wykorzystywanych w ramach realizowanych Projektów, do kosztów kwalifikowanych o których mowa w art. 18d ust. 2 updop.

Zatem, Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy wydatki na nabycie materiałów i surowców stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 2 UPDOP, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 4a pkt 26 ww. ustawy, jest prawidłowe.

Odnosząc się natomiast do odliczenia w ramach ulgi badawczo-rozwojowej kosztów nabycia niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego wykorzystywanego w ramach realizacji Projektów wskazuję, że stosownie do treści art. 18d ust. 2 pkt 2a updop,

za koszty kwalifikowane uznaje się nabycie niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego wykorzystywanego bezpośrednio w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, w szczególności naczyń i przyborów laboratoryjnych oraz urządzeń pomiarowych.

Użycie w powyższym przepisie sformułowania w szczególności, oznacza że wymieniony katalog sprzętów nie jest zamknięty.

Wg internetowego słownika języka polskiego PWN, „sprzęt” to: przedmiot użytkowy, przedmioty używane do jakichś prac lub w jakichś okolicznościach. Według słownika języka polskiego pod red. W. Doroszewskiego, sprzęt to każdy przedmiot użytkowy jak mebel, narzędzie, naczynie, to przedmioty używane w określonym celu, związane z jakąś dziedziną.

Z kolei, „specjalistyczny” wg słownika języka polskiego pod red. W. Doroszewskiego, oznacza m.in. związany z pewną specjalnością.

Z przywołanego art. 18d ust. 2 pkt 2a updop wynika, że aby poniesione wydatki na sprzęt specjalistyczny, uznać za koszty kwalifikowane muszą być spełnione następujące warunki:

- sprzęt nie stanowi środka trwałego,

- zalicza się do kategorii „sprzętu specjalistycznego”, oraz

- jest wykorzystywany bezpośrednio w prowadzonej działalności B+R.

Koszt kwalifikowany na podstawie art. 18d ust. 2 pkt 2a updop, mogą stanowić wyłącznie wydatki poniesione na sprzęt specjalistyczny nie stanowiący u podatnika środka trwałego.

Natomiast, jeżeli sprzęt taki stanowi środek trwały kosztem kwalifikowanym mogą zostać wyłącznie odpisy amortyzacyjne w myśl art. 18d ust. 3 updop, w części w jakiej sprzęt jest wykorzystywanych do działalności badawczo-rozwojowej.

Z opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka ponosi koszty opłat typu maintenance/opłaty licencyjne za utrzymanie wcześniej nabytej licencji na oprogramowanie (nie jest to wartość niematerialna i prawna). Koszty te są ściśle związane z realizacją projektów objętych wnioskiem – służą zapewnieniu ciągłości dostępu do niezbędnych narzędzi oraz ich aktualizacji, bez których realizacja zadań projektowych nie byłaby możliwa. Sprzęt i licencje nie są wykorzystywane w działalności komercyjnej Spółki, a dostęp do nich mają wyłącznie członkowie zespołów projektowych.

Biorąc pod uwagę wskazuję, że wydatki poniesione na zakup sprzętu specjalistycznego - opłat typu maintenance/opłaty licencyjne za utrzymanie wcześniej nabytej licencji na oprogramowanie, które są wykorzystywane bezpośrednio w prowadzonej przez Spółkę działalności opisanej we wniosku, stanowią koszt kwalifikowany o którym mowa w art. 18d ust. 2 pkt 2a updop.

Zatem, Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy ponoszone przez Spółkę koszty licencji na oprogramowanie typu maintenance/opłaty licencyjne stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 2a, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 18 updop.

Z opisu sprawy wynika ponadto, że w ramach realizacji Projektów nabywacie Państwo specjalistyczne oprogramowania m.in. (…), które klasyfikowane jest jako wartości niematerialne i prawne. Ponadto, Spółka w ramach projektów wykorzystuje autorskie oprogramowanie stworzone przez specjalistów Spółki z działu (…), które również klasyfikowane jest jako wartości niematerialne i prawne.

Wskazuję, że odpisy amortyzacyjne, od wartości niematerialnych i prawnych mogą one zostać odliczone od podstawy opodatkowania w ramach ulgi badawczo-rozwojowej pod warunkiem, że:

- zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów oraz zostały dokonane w danym roku podatkowym;

- nie dotyczą środków trwałych wprost wyłączonych z zakresu ulgi, tj. samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością;

- środek trwały oraz wartość niematerialna i prawna, którego dotyczy odpis, wykorzystywany jest w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

W myśl art. 18d ust. 3 updop,

za koszty kwalifikowane uznaje się także dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.

Na gruncie powyższego przepisu można wskazać na przesłanki, jakie muszą zostać spełnione, aby odpisy amortyzacyjne od wartości niematerialnych i prawnych stanowiły koszty kwalifikowane.

Kosztem kwalifikowanym może być tym samym tylko taki odpis amortyzacyjny, który spełnia definicję kosztów uzyskania przychodów, określoną w art. 15 ust. 1 updop.

Tak więc, istnieje możliwość zaliczenia do kosztów kwalifikowanych odpisów amortyzacyjnych dokonywanych od wartości niematerialnych i prawnych, jeżeli będą one rzeczywiście wykorzystywane do działalności badawczo-rozwojowej.

Natomiast, jeżeli będą służyć one bieżącej działalności, odpisy amortyzacyjne od tych środków trwałych nie stanowią kosztów kwalifikowanych.

Choć ustawodawca nie użył w treści art. 18d ust. 3 updop sformułowania „wyłącznie”, to jednoznacznie wskazał, że za ww. koszty kwalifikowane podatnicy mogą uznać dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych, jeżeli są one wykorzystywane w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

Wyjaśnić zatem należy, że powyższe sformułowanie oznacza, że odpisy amortyzacyjne od wartości niematerialnych i prawnych w całości stanowią koszt kwalifikowany, w myśl ww. przepisu, jeżeli składniki te są rzeczywiście wykorzystywane jedynie do działalności badawczo-rozwojowej.

Natomiast, w sytuacji, gdy ww. składniki będą częściowo wykorzystywane do działalności badawczo-rozwojowej a częściowo do bieżącej działalności, to w takim przypadku koszty odpisów amortyzacyjnych będą stanowić koszty kwalifikowane, tylko w takiej części, w jakiej wartości niematerialne i prawne będą służyć prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

Podsumowując, odpisy amortyzacyjne od wykorzystywanych przez Państwa wartości niematerialnych i prawnych mogą stanowić koszty kwalifikowane, zgodnie z art. 18d ust. 3 updop.

Biorąc pod uwagę powyższe, państwa stanowisko zgodnie z którym, dokonywane w przedstawionym stanie faktycznym odpisy amortyzacyjne od wykorzystywanych w toku realizacji Projektów wartości niematerialnych i prawnych stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 3 UPDOP, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 18 ww. ustawy, uznaję za prawidłowe.

Reasumując, Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy:

-   ponoszone przez Spółkę koszty wynagrodzeń (łącznie ze składkami emerytalną, rentową i wypadkową finansowaną przez Spółkę) pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 UPDOP i tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania, w związku z art. 18 ustawy, jest prawidłowe;

-   ponoszone przez Spółkę koszty licencji na oprogramowanie typu maintenance/opłaty licencyjne stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 2a, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 18 UPDOP, jest prawidłowe;

-   dokonywane w przedstawionym stanie faktycznym odpisy amortyzacyjne od wykorzystywanych w toku realizacji Projektów wartości niematerialnych i prawnych stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 3 UPDOP, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 18 ww. ustawy, jest prawidłowe;

-   ponoszone w przedstawionym stanie faktycznym przez Wnioskodawcę wydatki na nabycie materiałów i surowców stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 2 UPDOP, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 26 ww. ustawy (winno być: art. 4a pkt 26 updop), jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

W zakresie części pytania oznaczonego we wniosku nr 2, w zakresie kosztów wynagrodzeń za czas choroby, urlopu lub innej nieobecności pracowników zatrudnionych na postawie umowy o pracę, zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa we wniosku interpretacji indywidualnych stwierdzić należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą Organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym, a w części dotyczącej zdarzenia przyszłego – stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego i zastosujecie się Państwo do interpretacji.

-   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści..

-   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a, art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.