Interpretacja 0111-KDIB2-1.4010.396.2026.1.MN

Interpretacja indywidualna

- stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

 

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

 

8 lipca 2026 r. za pośrednictwem platformy e-Urząd Skarbowy wpłynął Państwa wniosek z 7 lipca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczący podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie ustalenia, czy wydatki pracownicze regulowane przez pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych i dokumentowane fakturami imiennymi, które będą spełniać wymogi określone w przepisach ustawy o rachunkowości, będą stanowić dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile nie będą zaliczane do wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz czy będą mogły być zaliczyć w pełnej wysokości (w tym w części odpowiadającej podatkowi VAT naliczonemu widniejącemu na tych dokumentach), do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT.

 

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

X Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) z siedzibą w (…), jest polskim producentem (…). Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej jako: „CIT”) podlegającym w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.

Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca nabywa różnego rodzaju materiały i usługi. W związku z tym Spółka ponosi szereg kosztów. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka ponosi między innymi następujące kategorie wydatków (dalej łącznie jako „Wydatki”):

- wydatki związane z zakupem surowców podstawowych i pomocniczych do produkcji,

- wydatki związane z zakupem materiałów,

- wydatki na usługi (…),

- wydatki na zakupy różnych rodzajów usług m.in usług remontowych, porządkowych, telekomunikacyjnych, prawnych, celnych, opłat leasingowych,

- wydatki związane z ubezpieczeniem,

- wydatki związane z użytkowaniem (…),

- wydatki związane z delegacjami pracowników m. in. koszty transportu, usługi hotelowe,

- wydatki na usługi gastronomiczne, w tym koszty posiłków oraz napojów,

- wydatki związane z udziałem w konferencjach oraz seminariach,

- wydatki na szkolenia pracowników,

- wydatki na zakupy bieżące, takie jak materiały biurowe artykuły spożywcze,

- inne wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Część z wyżej wymienionych Wydatków, ponoszonych w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych - takich jak podróże służbowe czy spotkania biznesowe (np. hotele, bilety lotnicze, koszty paliwa lub opłaty parkingowe, usługi gastronomiczne) - jest regulowana przez pracowników Wnioskodawcy przy użyciu służbowych kart płatniczych udostępnionych przez Spółkę (dalej: „Wydatki Pracownicze”). Wydatki Pracownicze pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawcy.

Pracownik, dokonując płatności służbową kartą płatniczą za Wydatki Pracownicze, działa jako osoba upoważniona w imieniu Spółki do realizacji płatności za dany towar lub usługę. Nabywcą świadczenia pozostaje Spółka, ponieważ wydatek jest ponoszony w interesie i na rzecz Spółki oraz finansowany ze środków Spółki. Pracownik nie ponosi ciężaru ekonomicznego takiego zakupu. Wydatki Pracownicze ponoszone przy użyciu kart służbowych podlegają procedurze akceptacji, obejmującej weryfikację zasadności, celowości oraz związku z działalnością gospodarczą Spółki. W szczególności, każdy ponoszony Wydatek Pracowniczy podlega weryfikacji przez Spółkę pod kątem możliwości jego zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawcy, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Wydatek Pracowniczy jest analizowany, czy nie stanowi jednego z wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. W przypadku stwierdzenia, że Wydatek Pracowniczy podlega takiemu wyłączeniu, Spółka nie zalicza go do swoich kosztów uzyskania przychodów.

Aktualna forma rozliczeń Wydatków Pracowniczych.

Faktury zakupowe za towary i usługi stanowiące Wydatki Pracownicze są wystawiane na Spółkę jako nabywcę i zawierają jej dane, w tym nazwę, adres oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP). Następnie taka faktura jest rozliczana przez Pracownika w wewnętrznym systemie do rozliczeń tych wydatków i podlega stosownej weryfikacji i akceptacji. Po przeprowadzeniu procesu akceptacji i uznaniu danego zakupu za Wydatek Pracowniczy, faktura jest ujmowana w księgach rachunkowych Spółki.

W związku ze zmianą przepisów prawa polskiego, polegającą na wprowadzeniu obowiązku wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e Faktur (dalej: „KSeF”), który obowiązuje od dnia 1 lutego 2026 r, faktury ustrukturyzowane dotyczące Wydatków Pracowniczych trafiają bezpośrednio do KSeF, jeszcze przed dokonaniem przez pracownika ich rozliczenia i opisania celu służbowego czy związku biznesowego. W takiej sytuacji proces powiązania konkretnego wydatku z właściwym pracownikiem, podróżą służbową, celem biznesowym lub konkretnym zdarzeniem gospodarczym jest bardzo utrudniony lub wręcz niemożliwy. Spółka nie zawsze ma możliwość ustalenia, którego pracownika dany Wydatek Pracowniczy dotyczy.

W związku z powyższym Wnioskodawca planuję zmianę w formie ewidencji zakupów. Zmiana polegać ma na tym, że faktury potwierdzające poniesienie poszczególnych Wydatków Pracowniczych będą wystawiane imiennie na pracowników Wnioskodawcy, bez wskazania danych Spółki, tj. jej nazwy oraz numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Jednocześnie Wydatki Pracownicze nadal będą regulowane przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych Spółki i będą obciążać konto bankowe Wnioskodawcy.

Wydatki Pracownicze w dalszym ciągu będą każdorazowo analizowane przez Spółkę pod kątem możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawcy na gruncie przepisów ustawy o CIT.

W związku z powyższym, Spółka rozważa konsekwencje podatkowe ujmowania w swoich księgach zakupów na podstawie imiennych faktur wystawionych na pracowników Wnioskodawcy na gruncie przepisów ustawy o CIT.

Pytania

 1. Czy Wydatki Pracownicze regulowane przez pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych i dokumentowane fakturami imiennymi, które będą spełniać wymogi określone w przepisach ustawy o rachunkowości, będą stanowić dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile nie będą zaliczane do wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT?

 2. Czy równowartość Wydatków Pracowniczych opłaconych przez pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych i udokumentowanych fakturami imiennymi wystawionymi na rzecz pracowników Spółki, Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć w wysokości brutto (w tym w części odpowiadającej podatkowi VAT zawartych w tych fakturach) do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT?

Państwa stanowisko

Ad 1.

Państwa zdaniem wydatki Pracownicze regulowane przez pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych oraz dokumentowane imiennymi fakturami wystawionymi na rzecz pracowników, które będą spełniać wymogi przewidziane w ustawie o rachunkowości, będą stanowiły dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile nie będą zaliczane do wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Ad 2.

Państwa zdaniem równowartość Wydatków Pracowniczych opłaconych przez pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych i udokumentowanych imiennymi fakturami wystawionymi na rzecz pracowników Spółki, Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć w pełnej wysokości (w tym w części odpowiadającej podatkowi VAT naliczonemu widniejącemu na tych dokumentach) do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT.

Uzasadnienie stanowiska:

Ad 1.

Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków regulowanych przez pracowników i dokumentowanych fakturami imiennymi:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 zdanie 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów (dalej: „KUP”) są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W tym kontekście, aby dany wydatek mógł zostać uznany za KUP, musi on spełniać następujące warunki:

   - został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

   - jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

   - pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

   - poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

   - został właściwie udokumentowany,

   - nie został wymieniony w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Oznacza to, że co do zasady wszystkie poniesione wydatki - zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związane z osiąganiem przychodów - mogą zostać uznane za KUP, o ile nie znajdują się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Takie koszty muszą pozostawać jednak w związku przyczynowo skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służyć zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów.

Obowiązek wykazania - w oparciu o zgromadzone dowody - związku pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągniętym przychodem (w tym utrzymaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów) spoczywa na podatnikach, jako podmiotach mogących skorzystać z zaliczenia określonych wydatków do KUP.

Z tej perspektywy, zmiana wewnętrznej polityki Spółki dotycząca ujmowania w księgach i deklaracjach podatkowych Wnioskodawcy faktur wystawionych imiennie na pracowników Spółki, lecz związanych z działalnością gospodarczą Spółki, powinna spełniać powyższe wymagania, ponieważ ponoszone Wydatki Pracownicze będą miały charakter biznesowy tj. będą ponoszone w interesie Wnioskodawcy i będą opłacane przez pracowników przy użyciu służbowych kart płatniczych Spółki. Oznacza to, że takie wydatki:

- zostały poniesione przez Wnioskodawcę,

- są rzeczywiste,

- pozostają w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą,

- zostały poniesione w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła,

- zostały udokumentowane fakturami wystawionymi imiennie na rzecz pracowników Wnioskodawcy,

- nie zostały wymienione w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT - co będzie każdorazowo weryfikowane przed zaksięgowaniem Wydatków Pracowniczych.

W kwestii dokumentacji wydatków, które mogą zostać zaliczone do KUP, przepisy ustawy o CIT nie określają bezpośrednio sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych.

W tym zakresie zastosowanie ma norma prawna z art. 9 ust. 1, ustawy o CIT, zgodnie z którą podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z właściwymi przepisami ustawy o CIT.

Sformułowanie „odrębne przepisy” należy w tym kontekście interpretować jako ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 522 ze zm.), która reguluje m. in. sposób udokumentowania zapisów księgowych przy użyciu odpowiednich dowodów księgowych.

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej:

- zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,

- zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

- wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

 

W myśl art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

- zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

- korygujące poprzednie zapisy,

- zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,

- rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Z powyższego wynika, że w przypadku zakupów opodatkowanych VAT, podstawą zapisów księgowych mogą być wyłącznie zewnętrzne obce dowody źródłowe, które zostały otrzymane od kontrahenta. Dla celów VAT takie kryteria spełniają faktura lub paragon.

Odnosząc się do samych dowodów księgowych, zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

   1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

   2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

   3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

   4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

   5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

   6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Mając na uwadze powyższe, aby dowody księgowe mogły stanowić podstawę zapisów w księgach rachunkowych, powinny być rzetelne, kompletne i wolne od błędów rachunkowych.

W tym miejscu należy również przytoczyć art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.), zgodnie z którym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Natomiast, art. 181 Ordynacji stanowi, że dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Katalog ten jest katalogiem otwartym, co sprawia, że zasadne jest posiadanie wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. Co ważne, dowód księgowy wykorzystywany dla celów wprowadzenia danego kosztu do ksiąg rachunkowych, właściwy będzie również dla celów podatkowych.

Mając na uwadze powyższe, w odniesieniu do Wydatków Pracowniczych ponoszonych przez pracowników przy użyciu służbowych kart płatniczych, które będą dokumentowane poprzez wystawienie imiennych faktur na rzecz pracowników Spółki i będą spełniać wymogi, o których mowa w przepisach ustawy o rachunkowości, Spółce będzie przysługiwać prawo do zaliczenia takich Wydatków Pracowniczych do KUP, o ile nie będą to wydatki wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Co więcej, należy wskazać, że ustawa o rachunkowości tak jak i ustawa o CIT, nie wprowadza szczególnych wymogów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Oznacza to, że zdaniem Spółki, dokumenty te mogą być przechowywane w dowolnej formie zarówno papierowo jak i elektronicznie.

Kwestia zaliczenia w KUP wydatków dokonanych przez pracowników była przedmiotem licznych interpretacji indywidualnych wydanych przez Dyrektora KIS.

Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z 2 stycznia 2026 r., znak: 0111- KDIB1-1.4010.588.2025.1.BS, Dyrektor KIS w uzasadnieniu swojego stanowiska wskazał, że: „Zatem skoro zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport zgodnie z wewnętrzną polityką Spółki, w ramach którego załączone będą:

   a) zdjęcia/skany dokumentów lub dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, wystawionymi na Pracownika (tj. faktura imienna, nota księgowa zawierająca dane imienna Pracownika), lub

   b) zdjęcia/skany Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, które nie będą zawierały danych Pracownika (tj. paragon bez danych imiennych Pracownika jak także bez NIP Spółki), lub

   c) zdjęcia/skany Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, które stanowić będą potwierdzenie płatności dokonane przez Pracownika (tj. potwierdzenie płatności z terminalna płatniczego nie zawierające danych Spółki jak i danych Pracownika lub potwierdzenie płatności/wyciąg bankowy, które zostaną wygenerowane z aplikacji banku właściwej dla rachunku osobistego Pracownika i będą zawierały dane imienne Pracownika) oraz oświadczenie Pracownika - w przypadku gdyby doszło do zgubienia/zniszczenia dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił kartą osobistą lub z rachunku osobistego, lub

   d) inny dokument w formie elektronicznej opisanym we wniosku, który stanowić będzie oświadczenie Pracownika w przypadku, gdyby doszło do zgubienia dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił za wydatek gotówką,

to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych”.

 

W interpretacji indywidualnej z 10 kwietnia 2026 r., znak: 0114-KDIP2-2.4010.63.2026.2.RK/AS, Dyrektor KIS w uzasadnieniu wniosku wskazał:

„Zatem - skoro ponoszone w ramach podróży służbowych Wydatki Pracownicze będą miały charakter biznesowy, tj. ponoszone będą w interesie Spółki i opłacane będą przez pracowników przy użyciu służbowych kart płatniczych Spółki, to uznać należy, że wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości - to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych.

W tych okolicznościach sprawy należy zatem stwierdzić, że wydatki regulowane przez pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych oraz dokumentowane imiennymi fakturami wystawionymi na rzecz pracowników, które będą spełniać wymogi przewidziane w ustawie o rachunkowości, będą stanowiły dla Państwa koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile nie będą zaliczane do wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy”.

Innymi przykładami z pozytywnych rozstrzygnięć w zakresie klasyfikacji wydatków poniesionych przez pracowników do KUP pracodawcy z aktualnej linii interpretacyjnej Dyrektora KIS są:

- Interpretacja indywidualna z 13 sierpnia 2025 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.463.2025.1.JMS,

- Interpretacja indywidualna z 23 czerwca 2025 r., znak: 0114-KDIP2-2.4010.230.2025.1.PK.

Podsumowując, Spółka stoi na stanowisku, że zachowa prawo do zaliczenia do KUP Wydatków Pracowniczych opłaconych przez pracowników za pomocą służbowych kart płatniczych, jeżeli Wydatki Pracownicze zostaną udokumentowane imiennymi fakturami spełniającymi wymogi określone w ustawie o rachunkowości oraz nie będą należeć do wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, co zostanie każdorazowo potwierdzone w ramach uprzedniej analizy.

Wobec powyższego, w odpowiedzi na pytanie Nr 1, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że Wydatki Pracownicze regulowane przez pracowników przy użyciu służbowych kart płatniczych i dokumentowane imiennymi fakturami wystawionymi na rzecz pracowników Spółki, spełniającymi wymogi ustawy o rachunkowości, będą stanowiły dla Spółki KUP w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, pod warunkiem, że nie są wydatkami wymienionymi w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Ad 2.

Zaliczenie do KUP wydatków uregulowanych przez pracowników w kwocie brutto:

W kontekście klasyfikacji poszczególnych kategorii wydatków jako KUP należy zwrócić uwagę na regulacje wskazane w powołanym wyżej art. 16 ustawy o CIT, gdyż zawiera on kategorie wydatków które podlegają wyłączeniu z KUP.

Zgodnie z treścią art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów podatku od towarów i usług z tym, że jest kosztem uzyskania przychodów podatek naliczony:

   - jeżeli podatnik zwolniony jest od podatku od towarów i usług lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług,

   - w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług - jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

W celu klasyfikacji czy podatek naliczony wynikający z dokumentu potwierdzającego zakup może stanowić dla podatnika KUP konieczna jest weryfikacja czy przysługuje temu podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu tego zakupu na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”).

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Ponadto, zgodnie z art. 106e ustawy o VAT, faktura VAT musi zawierać takie elementy jak nazwę i adres nabywcy (art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT) oraz NIP nabywcy (art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT), o ile nabywca jest podatnikiem VAT.

W przypadku Spółki, faktura imienna wystawiona na pracownika (zamiast na Wnioskodawcę) nie będzie spełniała tych wymogów, ponieważ nie będzie zawierała wszystkich wymaganych danych Spółki, co oznacza, że Spółce nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT z takiej faktury zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Jeśli Wydatki Pracownicze będą udokumentowane innymi rodzajami dokumentów, takimi jak paragony czy dokumenty księgowe, również nie będą one zawierały danych Spółki, lecz dane pracownika.

Dodatkowo, zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, VAT naliczony od usług noclegowych i gastronomicznych nie podlega odliczeniu, niezależnie od poprawności formalnej faktury. W związku z czym, w przypadku Wydatków Pracowniczych poniesionych przez Spółkę na usługi gastronomiczne na rzecz pracowników, Wnioskodawcy nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT.

W związku z powyższym podatnik ma prawo zaliczyć VAT naliczony wynikający z faktury zakupowej do KUP w sytuacji, gdy w świetle przepisów ustawy o VAT nie ma prawa do jego odliczenia.

Warunkiem jest jednak brak prawa do odliczenia wynikający z przepisów podatkowych, a nie decyzja podatnika.

Brak możliwości odliczenia podatku naliczonego wystąpi w przypadku wystawiania imiennych faktur na rzecz pracowników Spółki potwierdzających dokonanie Wydatków Pracowniczych. Takie dokumenty nie będą zawierały niezbędnych danych Wnioskodawcy (nazwy ani NIP) w związku z czym, w świetle przepisów ustawy o VAT Wnioskodawca nie będzie formalnym nabywcą Wydatków Pracowniczych udokumentowanych w ten sposób, pomimo uregulowania należności wynikających z ich nabycia przy użyciu służbowych kart płatniczych.

Co więcej, nawet jeśli Wydatki Pracownicze dokumentowane byłyby (tak jak do tej pory) za pomocą faktur wystawionych na Wnioskodawcę jako nabywcę (zawierałyby dane Wnioskodawcy), Spółka i tak mogłaby być pozbawiona prawa do odliczenia VAT z uwagi na wyłączenie przedmiotowe, gdyż niektóre Wydatki Pracownicze dotyczą kategorii, dla których ustawa o VAT wyłącza możliwość odliczenia podatku (np. noclegi, gastronomia), mimo iż są one związane z podróżami służbowymi i stanowią koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Zatem, w przypadku faktur wystawionych na pracowników Spółki, brak prawa do odliczenia VAT będzie wynikał co najmniej z jednej z poniższych przyczyn:

- formalnej - faktury nie wskazują Wnioskodawcy jako nabywcy;

- materialnej - część Wydatków Pracowniczych dotyczy usług, dla których odliczenie VAT jest ustawowo wyłączone.

Nie zmienia to faktu, że w momencie płatności za Wydatki Pracownicze, koszt naliczonego podatku VAT jest faktycznie ponoszony przy użyciu służbowej karty płatniczej, a Spółka jest ekonomicznie obciążana tym wydatkiem. W konsekwencji, Spółka powinna mieć prawo do zaliczenia równowartości podatku naliczonego wynikającego z dokumentów wystawionych imiennie na pracowników Spółki do KUP.

Kwestia zaliczenia do KUP wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi na pracowników była przedmiotem rozważań w linii interpretacyjnej Dyrektora KIS. W poniższych interpretacjach została potwierdzona możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych kwoty brutto wydatków ponoszonych przez pracowników:

- interpretacja indywidualna z 17 września 2021 r., znak: 0111 KDIB1 1.4010.290.2021.1.ŚS,

- interpretacja indywidualna z 16 czerwca 2020 r., znak: 0111 KDIB1 1.4010.142.2020.2.MF.

Analogiczne konkluzje zostały również zaprezentowane w interpretacji indywidualnej z 10 kwietnia 2026 r., znak: 0114-KDIP2-2.4010.63.2026.2.RK/AS) Dyrektor KIS w uzasadnieniu wniosku wskazał:

„Zatem w świetle powołanych wyżej przepisów stwierdzić należy, że w przypadku, gdy podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług, a naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, podatnik będzie uprawniony zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwotę naliczonego podatku od towarów i usług, który nie podlega odliczeniu od kwoty podatku należnego podatnika.

Podsumowując, naliczony podatek od towarów i usług niepodlegający odliczeniu od kwoty podatku należnego, może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, o ile dotyczy wydatków, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”.

Wobec powyższego, w odpowiedzi na pytanie Nr 2 Wnioskodawca stoi na stanowisku, że równowartość Wydatków Pracowniczych opłaconych przez pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych i udokumentowanych imiennymi fakturami wystawionymi na rzecz pracowników Spółki, Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć w pełnej wysokości wraz z uwzględnieniem podatku VAT naliczonego widniejącego na tych dokumentach, do kosztów uzyskania przychodów zgodnie art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 554 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

 

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

   - został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

   - jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

   - pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, 

   - poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

   - został właściwie udokumentowany,

   - nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

 

W opisie sprawy wskazali Państwo, dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej nabywają Państwo różnego rodzaju materiały i usługi. W związku z tym, ponoszą Państwo szereg kosztów. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej ponoszą Państwo między innymi następujące kategorie wydatków (dalej łącznie jako: „Wydatki”):

- wydatki związane z zakupem surowców podstawowych i pomocniczych do produkcji,

- wydatki związane z zakupem materiałów,

- wydatki na usługi (…),

- wydatki na zakupy różnych rodzajów usług min usług remontowych, porządkowych, telekomunikacyjnych, prawnych, celnych, opłat leasingowych,

- wydatki związane z ubezpieczeniem,

- wydatki związane z użytkowaniem samochodów służbowych, w tym m. in. koszty parkowania, opłat drogowych, paliwa, napraw oraz bieżącej konserwacji pojazdów,

- wydatki związane z delegacjami pracowników m. in. koszty transportu, usługi hotelowe,

- wydatki na usługi gastronomiczne, w tym koszty posiłków oraz napojów,

- wydatki związane z udziałem w konferencjach oraz seminariach,

- wydatki na szkolenia pracowników,

- wydatki na zakupy bieżące, takie jak materiały biurowe artykuły spożywcze,

- inne wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Część z wyżej wymienionych Wydatków, ponoszonych w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych - takich jak podróże służbowe czy spotkania biznesowe (np. hotele, bilety lotnicze, koszty paliwa lub opłaty parkingowe, usługi gastronomiczne) - jest regulowana przez pracowników Państwa Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych udostępnionych przez Spółkę (dalej: „Wydatki Pracownicze”). Wydatki Pracownicze pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółki.

Wyjaśnili Państwo, że Pracownik, dokonując płatności służbową kartą płatniczą za Wydatki Pracownicze, działa jako osoba upoważniona w imieniu Spółki do realizacji płatności za dany towar lub usługę. Nabywcą świadczenia pozostaje Spółka, ponieważ wydatek jest ponoszony w interesie i na rzecz Spółki oraz finansowany ze środków Spółki. Pracownik nie ponosi ciężaru ekonomicznego takiego zakupu.

W związku ze zmianą przepisów prawa polskiego, polegającą na wprowadzeniu obowiązku wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, faktury ustrukturyzowane dotyczące Wydatków Pracowniczych trafiają bezpośrednio do KSeF, jeszcze przed dokonaniem przez pracownika ich rozliczenia i opisania celu służbowego czy związku biznesowego. W takiej sytuacji proces powiązania konkretnego wydatku z właściwym pracownikiem, podróżą służbową, celem biznesowym lub konkretnym zdarzeniem gospodarczym jest bardzo utrudniony lub wręcz niemożliwy. Spółka nie zawsze ma możliwość ustalenia, którego pracownika dany Wydatek Pracowniczy dotyczy.

W związku z powyższym, Spółka planuje zmianę w formie ewidencji zakupów. Zmiana polegać ma na tym, że faktury potwierdzające poniesienie poszczególnych Wydatków Pracowniczych będą wystawiane imiennie na pracowników Spółki, bez wskazania danych Spółki, tj. jej nazwy oraz numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Jednocześnie Wydatki Pracownicze nadal będą regulowane przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych Spółki i będą obciążać konto bankowe Spółki.

Wydatki Pracownicze w dalszym ciągu będą każdorazowo analizowane przez Spółkę pod kątem możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawcy na gruncie przepisów ustawy o CIT.

Zauważyć należy, że przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji „podróży służbowej”. Dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.).

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy:

Podróżą służbową jest zatem taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Zatem Pracownik, który otrzyma polecenie podróży służbowej poza określony w umowie o pracę obszar, będzie znajdował się w podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ Kodeksu pracy.

Państwa wątpliwości na gruncie ustawy o CIT, sformułowane w pytaniach Nr 1 i Nr 2, dotyczą możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez pracowników z tytułu podróży służbowych i spotkań biznesowych, opłacanych kartami służbowymi i dokumentowanych fakturami wystawionymi na pracownika w pełnej wysokości, tj. w kwocie brutto.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 522 ze zm.).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości:

Z ww. przepisu wynika zatem, że w przypadku zakupów opodatkowanych VAT, podstawą zapisów księgowych mogą być wyłącznie zewnętrzne obce dowody źródłowe, które zostały otrzymane od kontrahenta. Dla celów VAT takie kryteria spełniają faktura lub paragon.

 

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

 

Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 - 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

 

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

   - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT:

Dowodami księgowymi, jak wskazano na wstępie, są również dowody wewnętrzne, sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez Spółkę.

Zatem - skoro ponoszone w ramach podróży służbowych Wydatki Pracownicze będą miały charakter biznesowy, tj. ponoszone będą w interesie Spółki i opłacane będą przez pracowników przy użyciu służbowych kart płatniczych Spółki, to uznać należy, że wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Ponadto, skoro wydatki te nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości - to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych.

W tych okolicznościach sprawy należy zatem stwierdzić, że wydatki regulowane przez pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych oraz dokumentowane imiennymi fakturami wystawionymi na rzecz pracowników, które będą spełniać wymogi przewidziane w ustawie o rachunkowości, będą stanowiły dla Państwa koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile nie będą zaliczane do wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Wobec powyższego Państwa stanowisko w odniesieniu do pytania Nr 1 - jest prawidłowe.

Odnosząc się natomiast do kwestii wartości, w jakiej wydatki pracownicze mogą Państwo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów to zauważyć należy, że na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych - co do zasady - VAT nie jest kosztem uzyskania przychodu.

 

Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

              46) podatku od towarów i usług, z tym że jest kosztem uzyskania przychodów:

a) podatek naliczony:

    - jeżeli podatnik zwolniony jest od podatku od towarów i usług lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług,

    - w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług - jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

W odniesieniu do podatku naliczonego, z przepisów art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a) ustawy o CIT wynika, że w zakresie podatku naliczonego, kosztem podatnika może być m.in. podatek naliczony - w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług - jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Zatem w świetle powołanych wyżej przepisów stwierdzić należy, że w przypadku, gdy podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług, a naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, podatnik będzie uprawniony zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwotę naliczonego podatku od towarów i usług, który nie podlega odliczeniu od kwoty podatku należnego podatnika.

Podsumowując, naliczony podatek od towarów i usług niepodlegający odliczeniu od kwoty podatku należnego, może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, o ile dotyczy wydatków, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Wobec powyższego należy stwierdzić, że w analizowanej sprawie będą mogli Państwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, równowartość Wydatków Pracowniczych opłaconych przez pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych i udokumentowanych imiennymi fakturami wystawionymi na rzecz pracowników Spółki w pełnej wysokości (w tym w części odpowiadającej podatkowi VAT naliczonemu widniejącemu na tych dokumentach), stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT.

Podsumowując, Spółce będzie przysługiwało prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków w kwocie brutto ponoszonych przez pracowników z tytułu podróży służbowych, opłacanych kartami służbowymi i dokumentowanych fakturami wystawionymi na pracownika.

Wobec powyższego Państwa stanowisko w odniesieniu do pytania Nr 2 - jest prawidłowe.

W konsekwencji Państwa stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez pracowników z tytułu podróży służbowych, opłacanych kartami służbowymi i dokumentowanych fakturami wystawionymi na pracownika w pełnej wysokości, tj. w kwocie brutto, należało uznać za prawidłowe.

 

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się natomiast do powołanych przez Państwa we wniosku interpretacji indywidualnych, wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku. Zostały wydane w określonym stanie faktycznym/zdarzenie przyszłym i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące. Nie mogą one zatem przesądzać o niniejszym rozstrzygnięciu. Natomiast organy podatkowe, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami organów podatkowych, to nie mają możliwości zastosowania ich wprost, z tego powodu, że nie stanowią materialnego prawa podatkowego. Każdą sprawę Organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

  - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

  - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

  - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

   - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

   - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.