Interpretacja 0111-KDIB2-1.4010.534.2025.1.DKG

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

6 listopada 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 3 listopada 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący podatku dochodowego od osób prawnych.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

A Sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca" lub „Spółka") jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością posiadającą siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: „CIT"), podlegającym w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.

Wnioskodawca jest częścią grupy podmiotów powiązanych (…) (dalej: „Grupa”) prowadzących działalność gospodarczą w zakresie produkcji oraz dystrybucji (…).

Spółka outsourcuje usługi księgowe od podmiotu z B Sp. z o.o. (dalej: „(…)”). B Sp. z o.o. jest podmiotem w Grupie, który posiada (…) tzw. dział C (dalej: „(…)”) za pośrednictwem, którego świadczy usługi księgowe na rzecz innych podmiotów z Grupy. B Sp. z o.o. poprzez dział C świadczy na rzecz Spółki usługi związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udziela wsparcia w zakresie sporządzania w imieniu Spółki zeznań i deklaracji podatkowych oraz sprawozdań finansowych.

Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca nabywa różnego rodzaju towary i usługi. W związku z tym Spółka ponosi szereg kosztów.

W szczególności zatrudnieni przez Spółkę pracownicy (dalej: „Pracownicy") w związku z wykonywanymi zadaniami służbowymi dokonują szeregu zakupów na rzecz Spółki, które związane są m.in. z podróżami służbowymi, utrzymaniem i korzystaniem z pojazdów służbowych, organizacją spotkań (m.in. spotkań z kontrahentami/potencjalnymi kontrahentami, spotkań zespołowych), szkoleniami oraz podnoszeniem kwalifikacji zgodnie z zasadami wewnętrznej polityki przyjętej w Spółce. Część z Pracowników, jako miejsce pracy ma wskazany obszar kraju - są to głównie Pracownicy związani ze sprzedażą (np. przedstawiciele handlowi), którzy z racji rodzaju pracy generują więcej wydatków pracowniczych.

Ponoszone przez Pracowników wydatki regulowane są na rzecz dostawców ze środków prywatnych danego Pracownika bądź ze środków Spółki poprzez służbowe karty płatnicze tj. karty kredytowe (karty, których dysponentami są Pracownicy, a Spółka zabezpiecza limity i gwarantuje spłaty ze środków Spółki). Spółka posiada procedurę dla służbowych kart płatniczych (kart kredytowych) wykorzystywanych przez Pracowników. Zgodnie z nią, to na Pracowniku Spółki spoczywa pierwszeństwo w obowiązku spłaty salda karty służbowej jeżeli dokonał On płatności taką kartą służbową i to Pracownik ponosi odpowiedzialność za terminowe rozliczanie/spłatę służbowej karty płatniczej. W przypadku nieterminowej spłaty salda karty służbowej, koszty związane z nieterminową spłatą spoczywają na Pracowniku. Spółka ma także możliwość obciążenia wynagrodzenia Pracownika w związku z niespłaconym w terminie saldem karty służbowej. Zgodnie z procedurą karta służbowa powinna być wykorzystywana przez Pracownika wyłącznie do celów służbowych.

Wyjątkowo mogą się zdarzyć sytuacje, gdy Pracownik zapłaci kartą służbową za wydatek będący jego wydatkiem osobistym. Wydatek na cele osobiste Pracownika wyłączany jest z procedury rozliczania opisanej poniżej i nie jest przedmiotem niniejszego wniosku. Pracownik w procesie rozliczania wydatków służbowych ma kategoryczny zakaz wykazywania wydatków osobistych.

Proces rozliczania wydatków służbowych odbywa się w następujący sposób. Zgodnie z obowiązującą Pracowników procedurą rozliczania wydatków służbowych (wewnętrzną polityką), Pracownicy każdorazowo tworzą tzw. rozliczenie wydatków służbowych w przeznaczonym do tego systemie finansowo-księgowym Spółki. Niezależnie od sposobu regulowania wydatków na rzecz dostawców w ramach rozliczenia wydatków służbowych, Pracownicy uzupełniają w systemie podstawowe dane dotyczące danego zakupu (m.in. typ wydatku, opis wydatku, nazwę dostawcy, uzasadnienie biznesowe poniesionego wydatku) oraz załączają dokument zewnętrzny potwierdzający poniesienie danego wydatku (w przypadku dokumentów papierowych - załączają zdjęcie/skan takiego dokumentu, a w przypadku dokumentów elektronicznych - załączają je bezpośrednio do systemu). Następnie, tak uzupełniony raport przekazywany jest do akceptacji uprawnionych do tego osób.

Najczęściej dla celów udokumentowania powyższych wydatków pracowniczych, Pracownicy pozyskują faktury krajowe i zagraniczne wystawione na Spółkę lub wystawione na dane imienne Pracownika. Mogą się również zdarzyć sytuacje, że dany wydatek Pracownika jest dokumentowany innym dokumentem krajowym czy zagranicznym np. paragonem fiskalnym (bez danych Spółki, w tym bez NIP Spółki jak i danych Pracownika), paragonem zagranicznym (bez danych Spółki, w tym bez NIP Spółki jak i danych Pracownika); notą księgową (gdzie mogą być wskazane dane nabywcy - Spółki albo dane imienne Pracownika). W wyjątkowych sytuacjach gdy okaże się, że dokument zakupu został zagubiony/zniszczony przez Pracownika, a Pracownik opłacił wydatek kartą służbową/osobistą lub bezpośrednio z konta osobistego, Pracownik dokumentuje zakup potwierdzeniem płatności (potwierdzeniem płatności z terminalna płatniczego nie zawierającego danych Spółki, w tym NIP Spółki jak i danych Pracownika lub wyciągiem bankowym/potwierdzeniem płatności z rachunku bankowego właściwego dla karty służbowej lub rachunku bankowego Pracownika – wyciąg bankowy/potwierdzenie płatności zawiera dane nabywcy tj. Spółki (bez NIP) lub dane Pracownika) oraz oświadczeniem. W takiej sytuacji Pracownik musi wskazać w oświadczeniu, że dokument zakupu został zagubiony/zniszczony a wydatek został poniesiony w związku z wykonywanymi obowiązkami służbowymi przez Pracownika na rzecz Spółki. Oświadczenie sporządzane jest przez Pracownika bezpośrednio w systemie finansowo - księgowym dedykowanym do rozliczeń wydatków i jest załączane do tego rozliczenia wydatków. W sporadycznych sytuacjach może się także okazać, że dokument zakupu został zagubiony/zniszczony przez Pracownika, a Pracownik opłaci wydatek gotówką. W takim przypadku Pracownik dokumentuje zakup poprzez wyłączne złożenie oświadczenia w sposób opisany powyżej w tym akapicie. Na dalsze potrzeby wniosku, opisane w tym akapicie dokumenty inne niż faktura służące dokumentowaniu ponoszonych wydatków przez Pracowników Spółki będą nazywane przez Spółkę „Innym Dokumentem”.

Faktury i Inne Dokumenty wprowadzane do wewnętrznego systemu rozliczeniowego Spółki są analizowane pod kątem poprawności ich rozliczenia zgodnie z politykami obowiązującymi w Spółce. W tym celu dokonywana jest podwójna weryfikacja:

1. Weryfikacja formalno-merytoryczna – dokonywana jest przez pracowników wyspecjalizowanej jednostki CUK i polega m.in. na:

a) sprawdzeniu zgodności poniesionych wydatków z procedurami Spółki i przepisami – w ramach dokonywanych czynności weryfikowane jest przykładowo: czy faktury i Inne dokumenty zawierają prawidłowe dane, daty oraz nazwy usługodawców/dostawców; czy wydatki powinny się kwalifikować jako koszty uzyskania przychodu dla Spółki – dokonywana jest weryfikacja pod kątem spełnienia przesłanek uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze. zm., dalej: „ustawa CIT"), w tym dokonywana jest ocena, czy przedmiotowy wydatek poniesiony przez Spółkę nie stanowi jednego z kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT; czy faktury i Inne dokumenty umożliwiają odliczenia VAT; czy daty na fakturach i Innych dokumentach są spójne z datami podróży służbowej; czy Pracownik nie rozlicza kosztów, które powinny być pokryte bezpośrednio przez Spółkę; czy wydatek ma uzasadnienie biznesowe; dokonywana jest weryfikacja limitów wydatków oraz kompletności przekazanych informacji przez Pracownika w rozliczeniu;

b) weryfikacja danych finansowych – w ramach dokonywanych czynności weryfikowane jest przykładowo: czy kwoty na fakturach i Innych dokumentach zgadzają się z tymi w systemie; czy Pracownik prawidłowo naliczył diety, kilometrówki; czy nie występują błędy matematyczne w rozliczeniu; czy nie ma prób rozliczania prywatnych kosztów jako służbowych;

c) kontrola zgodności z polityką wewnętrzną i kontrolą wewnętrzna – w ramach dokonywanych czynności weryfikowane jest przykładowo: czy faktury i Inne dokumenty pod względem formalnym i rachunkowym są zgodne z obowiązującymi procedurami w Spółce, polityką podróży służbowych oraz wymaganiami kontroli wewnętrznej Spółki; sprawdzanie kompletności dokumentów; czy zachowana jest spójność danych między fakturami i Innymi dokumentami a raportem Pracownika;

2. Weryfikacja merytoryczna - dokonywana jest przez osobę uprawnioną do akceptacji kosztów danego działu w Spółce i polega na ocenie zasadności poniesionego przez Pracownika wydatku. Oznacza to, że każdy wydatek jest zatwierdzany do rozliczenia po zbadaniu zasadności jego poniesienia oraz powiązania wydatku z działalnością Spółki.

W ramach weryfikacji wydatków służbowych Pracowników Spółka i wyspecjalizowany dział C wspiera się wykorzystywanym systemem finansowo-księgowy do rozliczania wydatków służbowych, który weryfikuje i sprawdza dostarczone przez Pracownika dokumenty pod kątem ewentualnego ryzyka istnienia duplikatów faktur, przekroczenia limitów wydatków przypisanych na Pracownika, czy limitów poszczególnych wydatków (np. na lunche z klientem).

Raporty wydatkowe (rozliczenie wydatków służbowych) Pracowników powinny zostać złożone w terminach określonych w wewnętrznej polityce Spółki i są archiwizowane wraz z dostarczoną przez Pracownika dokumentacją (opisaną powyżej) w bazie Spółki (dedykowanym systemie finansowo-księgowym).

Po akceptacji raportu wydatków (rozliczenia wydatków służbowych) w systemie, kwota jest zwracana Pracownikowi na konto bankowe wskazane przez tego Pracownika niezależnie od tego czy wydatek został zapłacony z jego własnych środków czy środków z konta służbowego za pośrednictwem karty służbowej. W przypadku, gdy wydatek został/był opłacony przez Pracownika kartą służbową Pracownik po otrzymaniu zwróconej kwoty (jeżeli zwrot został dokonany przez Spółkę na inny rachunek niż rachunek bankowy właściwy dla karty służbowej wykorzystywanej przez tego Pracownika) jest zobowiązany do uregulowania kwoty na rzecz dostawcy obsługującego karty służbowe Spółki.

Po zakończonym pozytywnie etapie weryfikacyjnym i akceptacji danego wydatku, dochodzi do zaksięgowania przez Spółkę operacji na podstawie wygenerowanego raportu wydatków (rozliczenia wydatków służbowych) i rozpoznawane jest prawo do zaliczenia wydatku poniesionego przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy o CIT.

Dla celów rozliczenia podatku dochodowego Spółki, po zaksięgowaniu operacji na podstawie wygenerowanego raportu wydatków (rozliczenia wydatków służbowych), pracownicy działu C w ramach kontroli wewnętrznej dokonują ponownej analizy zakwalifikowania wydatków pod kątem spełnienia przesłanek uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, w tym oceny, czy przedmiotowy wydatek poniesiony przez Spółkę nie stanowi jednego z kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT. Ponowna analiza w ramach kontroli wewnętrznej dokonywana jest na wytypowanej próbie raportów wydatków (rozliczeniach wydatków służbowych).

Analiza uznania wydatków Pracowniczych na podstawie raportu wydatków (rozliczenia wydatków służbowych) za koszt uzyskania przychodu jest więc dwuetapowa w Spółce:

1. Pracownicy działu C dokonują analizy każdego wydatku każdorazowo w ramach weryfikacji formalno-merytorycznej (przed zaksięgowanie raportu wydatków) oraz

2. Pracownicy działu C dokonują ponownej analizy wydatków na wytypowanej próbie zaksięgowanych raportów wydatków (po zaksięgowaniu raportu) w ramach kontroli wewnętrznej.

Podwójne badanie wydatków udokumentowanych raportem wydatków ma na celu wyeliminowanie z kosztów uzyskania przychodów wydatków, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów dla Spółki.

Dla celów niniejszego wniosku Spółka przyjmuje, że wszystkie omawiane wydatki pracownicze zostaną pokryte z majątku Spółki, będą rzeczywiste i definitywne i nie będą wymienione w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

Pytanie

Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem przez Pracowników zakupów w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport wydatków złożony przez Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką opisaną we wniosku z załączonymi:

a) zdjęciami/skanami dokumentów lub dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, wystawionymi na Pracownika (tj. faktura imienna, nota księgowa zawierająca dane imienna Pracownika), lub

b) zdjęciami/skanami Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, które nie będą zawierały danych Pracownika (tj. paragon bez danych imiennych Pracownika jak także bez NIP Spółki), lub

c) zdjęciami/skanami Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, które stanowić będą potwierdzenie płatności dokonane przez Pracownika (tj. potwierdzenie płatności z terminalna płatniczego nie zawierające danych Spółki jak i danych Pracownika lub potwierdzenie płatności/wyciąg bankowy, które zostaną wygenerowane z aplikacji banku właściwej dla rachunku osobistego Pracownika i będą zawierały dane imienne Pracownika) oraz oświadczenie Pracownika - w przypadku gdyby doszło do zgubienia/zniszczenia dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił kartą osobista lub z rachunku osobistego, lub

d) innym dokumentem w formie elektronicznej opisanym we wniosku, który stanowić będzie oświadczenie Pracownika w przypadku gdyby doszło do zgubienia dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił za wydatek gotówką,

które to dokumenty (opisane w lit. od a-d) wraz z raportem wydatków potwierdzać będą zakup towaru lub usługi dla celów Spółki i spełniać wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT (z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT)?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem przez Pracowników zakupów w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport wydatków złożony przez Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonymi:

a) zdjęciami/skanami dokumentów lub dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, wystawionymi na Pracownika (tj. faktura imienna, nota księgowa zawierająca dane imienna Pracownika), lub

b) zdjęciami/skanami Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, które nie będą zawierały danych Pracownika (tj. paragon bez danych imiennych Pracownika jak także bez NIP Spółki), lub

c) zdjęciami/skanami Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, które stanowić będą potwierdzenie płatności dokonane przez Pracownika (tj. potwierdzenie płatności z terminalna płatniczego nie zawierające danych Spółki jak i danych Pracownika lub potwierdzenie płatności/wyciąg bankowy, które zostaną wygenerowane z aplikacji banku właściwej dla rachunku osobistego Pracownika i będą zawierały dane imienne Pracownika) oraz oświadczenie Pracownika - w przypadku gdyby doszło do zgubienia/zniszczenia dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił kartą osobistą lub z rachunku osobistego, lub

d) Innym dokumentem w formie elektronicznej opisanym we wniosku, który stanowić będzie oświadczenie Pracownika w przypadku gdyby doszło do zgubienia dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił za wydatek gotówką,

które to dokumenty (opisane w lit. od a-d) wraz z raportem wydatków potwierdzać będą zakup towaru lub usługi dla celów Spółki i spełniać wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT (z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT, przy czym koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Decydujące dla zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

W świetle powyższego, aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

1) został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

2) jest definitywny (rzeczywisty),

3) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

4) został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła,

5) został właściwie udokumentowany,

6) nie został wymieniony w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

Zatem, jak wynika z powyższego, co do zasady wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Zdaniem Wnioskodawcy, powyższe warunki w przypadku Spółki są spełnione. Wnioskodawca wskazuje, iż co do zasady kosztami podatkowymi są bowiem między innymi tzw. koszty pracownicze, jeżeli spełniają wskazane kryteria, określone w powyższym przepisie. Powszechnie uznaje się, że koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, jak również mogą obejmować inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników.

Spółka każdorazowo po opłaceniu wydatku za usługę lub towar przez Pracownika z jego środków osobistych bądź za pośrednictwem karty służbowej zwraca mu przedmiotową sumę po spełnieniu odpowiedniej procedury związanej z rozliczeniem i zatwierdzeniem wydatku firmowego na rachunek bankowy wskazany przez Pracownika. W przypadku, gdy wydatek został opłacony przez Pracownika kartą służbową Pracownik po otrzymaniu zwróconej kwoty (jeżeli zwrot został dokonany przez Spółkę na inny rachunek niż rachunek bankowy właściwy dla karty służbowej wykorzystywanej przez tego Pracownika) jest zobowiązany do uregulowania kwoty na rzecz dostawcy obsługującego karty służbowe Spółki.

Z powyższego wynika, że warunki rozpoznania kosztu podatkowego dotyczące poniesienia go przez podatnika (Spółkę) oraz definitywności wydatku zostają spełnione, ponieważ to Spółka ponosi ekonomiczny ciężar wydatku oraz nie jest on w żaden sposób Spółce zwracany. Wydatki te mają ścisły związek z wykonywanymi przez Pracowników obowiązkami wynikającym ze stosunku pracy, co świadczy o tym, że pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą oraz zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia ich źródła.

Spółka, podkreśla, że każdy wydatek pracowniczy, jest weryfikowany w zakresie celu jego poniesienia (czy jest związany z działalnością gospodarczą Spółki oraz czy został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła) oraz czy nie jest wydatkiem wymienionym w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT. Dla celów niniejszego wniosku Spółka przyjmuje, że wszystkie wydatki pracownicze będą spełniać warunki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Co zaś się dotyczy udokumentowania wydatków, przepisy ustawy o CIT nie zawierają regulacji wskazujących zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Jednak w tym miejscu warto przytoczyć art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Powyższy przepis odnosi się do reguł zawartych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze. zm. dalej: „UoR"). Ustawa ta reguluje zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z ust. 2 cytowanego przepisu są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 UoR, aby dokument mógł zostać zakwalifikowany jako dowód księgowy, musi zawierać następujące dane:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Z kolei, zgodnie z art. 21 ust. 1a UoR, można zaniechać w dowodzie pewnych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Z powyższego należy wywnioskować, że dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych, które dokumentują, nie zawierające błędów oraz kompletne, tj. zawierające wykazane w przepisach elementy.

W tym miejscu należy również przytoczyć art. 180 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm., dalej: „OP") zgodnie z którym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Natomiast, w oparciu o art. 181 OP dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Katalog ten jest katalogiem otwartym, co sprawia, że zasadne jest posiadanie wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Co ważne, dowód księgowy wykorzystywany dla celów wprowadzenia danego kosztu do ksiąg rachunkowych, właściwy będzie również dla celów podatkowych.

Mając powyższe na uwadze, w ocenie Wnioskodawcy, wydatki ponoszone przez Pracowników, które będą dokumentowane w ramach opisanej we wniosku polityki rozliczenia wydatków w postaci raportu wydatków (rozliczenie wydatków służbowych) i archiwizowane w systemie Spółki wraz z dokumentami (w formie skanów/zdjęć dokumentów, dokumentów elektronicznych) stanowiącymi załączniki do raportu wydatków (rozliczenia wydatków służbowych) będą spełniać warunki wskazane w ustawie o rachunkowości, a tym samym Spółce będzie przysługiwać prawo do rozpoznania kosztu uzyskania przychodu (prawo do rozpoznania kosztu będzie poprzedzone analizą pod kątem spełnienia przesłanek z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, oraz analizą, że nie będą to wydatki wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).

Co więcej, należy wskazać, że UoR, tak jak i ustawa o CIT, nie wprowadza szczególnych wymogów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Oznacza to, że, zdaniem Spółki, dokumenty te mogą być przechowywane w dowolnej formie, w tym również w formie elektronicznej (pod warunkiem, że spełnione zostaną pozostałe wymogi wynikające z powyższych przepisów).

Podsumowując, biorąc pod uwagę powyższe, Spółka stoi na stanowisku, że ma prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem przez Pracowników zakupów w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport wydatków (rozliczenie wydatków służbowych) złożony przez Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonymi:

a) zdjęciami/skanami dokumentów lub dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, wystawionymi na Pracownika (tj. faktura imienna, nota księgowa zawierająca dane imienna Pracownika), lub

b) zdjęciami/skanami Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, które nie będą zawierały danych Pracownika (tj. paragon bez danych imiennych Pracownika jak także bez NIP Spółki), lub

c) zdjęciami/skanami Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, które stanowić będą potwierdzenie płatności dokonane przez Pracownika (tj. potwierdzenie płatności z terminalna płatniczego nie zawierające danych Spółki jak i danych Pracownika lub potwierdzenie płatności/wyciąg bankowy, które zostaną wygenerowane z aplikacji banku właściwej dla rachunku osobistego Pracownika i będą zawierały dane imienne Pracownika) oraz oświadczenie Pracownika - w przypadku gdyby doszło do zgubienia/zniszczenia dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił kartą osobista lub z rachunku osobistego, lub

d) Innym dokumentem w formie elektronicznej opisanym we wniosku, który stanowić będzie oświadczenie Pracownika w przypadku gdyby doszło do zgubienia dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił za wydatek gotówką,

które to dokumenty (opisane w lit. od a-d) wraz z raportem wydatków potwierdzać będą zakup towaru lub usługi dla celów Spółki i spełniać wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT (z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).

Co ważne opisany przez Spółkę sposób postępowania odpowiada dotychczasowej praktyce interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej i jest powszechnie stosowaną na rynku metodą dokumentowania wydatków służbowych pracowników w dużych organizacjach.

Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 30 maja 2025 r., Znak: 0111-KDIB1-1.4010.213.2025.1.BS: wskazał, że „Zatem skoro zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport w przeznaczonym do tego systemie finansowo księgowym Spółki, w ramach którego załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu źródłowego/dokument elektroniczny wystawiony imiennie na Pracownika, to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych”.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje również potwierdzenie w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dnia 23 września 2024 r., Znak:. 0111-KDIB1-1.4010.381.2024.1.BS, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że: „W opisie sprawy wskazali Państwo, że zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport w przeznaczonym do tego systemie finansowo księgowym Spółki, w ramach którego załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu źródłowego/dokument elektroniczny wystawiony na Pracownika. Zatem zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych”.

Przykładowo Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidulanej z dnia 13 stycznia 2025 r., Znak: 0114-KDIP2-1.4010.644.2024.1.PK wskazał „Z wniosku wynika, że dla celów udokumentowania powyższych wydatków, Pracownicy pozyskują:

- faktury wystawione na Spółkę,

- faktury wystawione na dane imienne Pracownika,

- paragony (bez określenia numeru NIP odbiorcy).

Jak wskazali Państwo w opisie zdarzenia, każdorazowo, faktury i inne dokumenty wprowadzane do wewnętrznego systemu są analizowane pod kątem poprawności ich rozliczenia zgodnie z politykami obowiązującymi w spółce. Po zakończonym pozytywnie etapie weryfikacyjnym i akceptacji danego wydatku, dochodzi do zaksięgowania operacji na podstawie załączonego dokumentu oraz potwierdzenia opłacenia zaakceptowanego wydatku.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Państwa dowody potwierdzają poniesione wydatki stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości wskazać należy, że opisane przez Państwa wydatki poniesione przez Państwa w związku z wykonywanymi zadaniami służbowymi, które jednakże nie mieszą się w katalogu art. 16 ustawy o CIT, poniesione zostały w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła Państwa przychodów. Jednocześnie jak wynika z wniosku raport sporządzany przez Pracowników wraz z załącznikami po odpowiedniej weryfikacji dokonanej przez upoważnione osoby, jest podstawą ujęcia kosztu w Państwa księgach rachunkowych.

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny, przy spełnieniu przez Państwa wymagań przepisów co do przechowywania i dostępności dokumentów, poniesione przez Państwa wydatki w związku z wykonywanymi przez Państwa pracowników zadaniami służbowymi, które nie mieszą się w katalogu art. 16 ustawy o CIT i które zamierzają Państwo księgować w oparciu o raport złożony przez pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonym zdjęciem/skanem dokumentu, mają Państwo prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów”.

Analogicznie stanowisko wyrażone zostało również m.in. w poniższych interpretacjach:

- z dnia 23 czerwca 2025 r., znak: 0114-KDIP2-2.4010.230.2025.1.PK,

- z dnia 23 września 2024 r., znak: 0111-KDIB1-1.4010.381.2024.1.BS,

- z dnia 4 lipca 2023 r. znak: 0114-KDIP2-1.4010.179.2021.12.S.KW,

- z dnia 24 marca 2023 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.217.2021.10.MBD,

- z dnia 30 grudnia 2022 r., znak: 0111-KDIB1-1.4010.45.2021.10.MF,

- z dnia 12 maja 2020 r., znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG,

- z dnia 12 maja 2020 r. znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG.

Wnioskodawca zaznacza, że ma świadomość, iż powołane w niniejszym Wniosku interpretacje indywidualne wydane w podobnych stanach faktycznych lub zdarzeniach przyszłych nie wywierają mocy ochronnej w jego indywidualnej sprawie, zgodnie z OP. Niemniej jednak, przedstawione orzeczenia interpretacyjne mają istotne znaczenie dla zobrazowania utrwalonej linii interpretacyjnej oraz kierunku wykładni przepisów prawa podatkowego dokonywanej przez organy Krajowej Administracji Skarbowej. Wypracowany przez organy podatkowe kierunek interpretacyjny powinien być brany pod uwagę podczas rozpoznawania niniejszego Wniosku, zwłaszcza w sytuacji, gdy nie nastąpiła zmiana przepisów prawa ani nie wystąpiły inne przesłanki, które mogłyby uzasadniać odejście od dotychczasowego stanowiska. Powołane rozstrzygnięcia, choć nie mają formalnej mocy wiążącej dla Wnioskodawcy, stanowią bowiem przejaw jednolitej praktyki interpretacyjnej organów podatkowych, której respektowanie służy realizacji zasady zaufania obywateli do organów władzy publicznej oraz zasadzie pewności i przewidywalności prawa.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

· został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

· jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

· pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

· poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

· został właściwie udokumentowany,

· nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości budzi kwestia ustalenia, czy przysługuje Państwu prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem przez Pracowników zakupów w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport wydatków złożony przez Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką opisaną we wniosku z załączonymi:

a) zdjęciami/skanami dokumentów lub dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, wystawionymi na Pracownika (tj. faktura imienna, nota księgowa zawierająca dane imienna Pracownika), lub

b) zdjęciami/skanami Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, które nie będą zawierały danych Pracownika (tj. paragon bez danych imiennych Pracownika jak także bez NIP Spółki), lub

c) zdjęciami/skanami Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, które stanowić będą potwierdzenie płatności dokonane przez Pracownika (tj. potwierdzenie płatności z terminalna płatniczego nie zawierające danych Spółki jak i danych Pracownika lub potwierdzenie płatności/wyciąg bankowy, które zostaną wygenerowane z aplikacji banku właściwej dla rachunku osobistego Pracownika i będą zawierały dane imienne Pracownika) oraz oświadczenie Pracownika - w przypadku gdyby doszło do zgubienia/zniszczenia dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił kartą osobistą lub z rachunku osobistego, lub

d) Innym dokumentem w formie elektronicznej opisanym we wniosku, który stanowić będzie oświadczenie Pracownika w przypadku gdyby doszło do zgubienia dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił za wydatek gotówką,

które to dokumenty (opisane w lit. od a-d) wraz z raportem wydatków potwierdzać będą zakup towaru lub usługi dla celów Spółki i spełniać wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT (z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Dowodami księgowymi, jak wskazano na wstępie, są również dowody wewnętrzne, sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez Spółkę.

Zatem skoro zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport zgodnie z wewnętrzną polityką Spółki, w ramach którego załączone będą:

a) zdjęcia/skany dokumentów lub dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, wystawionymi na Pracownika (tj. faktura imienna, nota księgowa zawierająca dane imienna Pracownika), lub

b) zdjęcia/skany Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, które nie będą zawierały danych Pracownika (tj. paragon bez danych imiennych Pracownika jak także bez NIP Spółki), lub

c) zdjęcia/skany Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, które stanowić będą potwierdzenie płatności dokonane przez Pracownika (tj. potwierdzenie płatności z terminalna płatniczego nie zawierające danych Spółki jak i danych Pracownika lub potwierdzenie płatności/wyciąg bankowy, które zostaną wygenerowane z aplikacji banku właściwej dla rachunku osobistego Pracownika i będą zawierały dane imienne Pracownika) oraz oświadczenie Pracownika - w przypadku gdyby doszło do zgubienia/zniszczenia dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił kartą osobistą lub z rachunku osobistego, lub

d) Inny dokument w formie elektronicznej opisanym we wniosku, który stanowić będzie oświadczenie Pracownika w przypadku gdyby doszło do zgubienia dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił za wydatek gotówką,

to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych.

Wobec powyższego Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Odnosząc się natomiast do powołanych przez Państwa we wniosku interpretacji indywidualnych, wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą Organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku. Zostały wydane w określonym stanie faktycznym/zdarzenie przyszłym i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące. Nie mogą one zatem przesądzać o niniejszym rozstrzygnięciu. Natomiast organy podatkowe mimo, że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami organów podatkowych, to nie mają możliwości zastosowania ich wprost, z tego powodu, że nie stanowią materialnego prawa podatkowego. Każdą sprawę tut. Organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.