Interpretacja 0111-KDIB2-1.4010.623.2025.4.AG

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

30 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 16 grudnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami zakupowymi o których mowa we wniosku, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, m.in. w postaci komunikatów EDI, zgodnie z opisanym sposobem postępowania.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, na wezwanie Organu, uzupełnili go Państwo pismem z 6 lutego 2026 r. (data wpływu: 12 lutego 2026 r.)

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego

(…) Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) należy do międzynarodowej grupy spółek (dalej: Grupa), posiadającej zakłady w wielu krajach. Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT), zarejestrowanym na potrzeby VAT w Polsce oraz podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: CIT). Wnioskodawca posiada siedzibę w (…) oraz oddział zamiejscowy w (…).

Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności otrzymuje od podmiotów zewnętrznych faktury VAT dokumentujące zakup materiałów do produkcji (…) w formie elektronicznej (PDF). Głównym sposobem procesowania otrzymanych faktur Wnioskodawcy jest forma elektroniczna natomiast w przypadku technicznych ograniczeń faktury są procesowane ręcznie przez pracownika Spółki.

1.  Ewidencjonowanie faktur przychodzących do Wnioskodawcy w formie elektronicznej

Sposób ewidencjonowania faktur przychodzących do Wnioskodawcy drogą elektroniczną został szczegółowo opisany w wewnętrznej procedurze Grupy, zatytułowanej w polskiej wersji językowej jako: „Elektroniczne faktury przychodzące. Dokumentacja Techniczna Procesu” (dalej: Procedura 1) oraz częściowo w treści dokumentu powstałym na potrzeby Grupy (…) pt. „Dokumentacja procesu. Digitalizacja przychodzących faktur w Grupie (…).” (dalej: Procedura 2). Założenia dotyczące spójności i integralności faktur przedstawione w Procedurze 2, w swojej treści odnoszą się do ram prawnych polskich i niemieckich przepisów o rachunkowości oraz polskich i niemieckich przepisów prawa podatkowego i handlowego.

Założenie Procedury 2 jest takie, iż prowadzenie dokumentacji w Grupie powinno być zgodne z powyższymi przepisami. W treści Procedury 1, opisany został proces przetwarzania e-maili wraz załącznikami (fakturami). Spółka dodatkowo używa do procesowania faktur program służący do odczytania danych na fakturach za materiały produkcyjne (…). Jest on zintegrowany z programem SAP za pomocą aplikacji eksportującej dane. W związku z czym, wszystkie otrzymane faktury trafiające do programu odczytującego dane z faktur są eksportowane do systemu SAP (…) w celu ich zaksięgowania przy jednoczesnej weryfikacji zgodności danych na fakturze z danymi przyjętymi na magazyn.

System SAP indeksuje faktury nadając im kolejne numery wewnętrzne, stosowane na potrzeby SAP. Każda osoba mająca dostęp do SAP jest w stanie zidentyfikować i mieć podgląd dokumentu. Otrzymanie faktury jest ewidencjonowane w dedykowanej skrzynce e-mail widoczne dla upoważnionych pracowników Wnioskodawcy w (…) i w jego oddziale (…). Zgodnie z treścią Procedury 1, faktury mają przychodzić na centralny adres e-mail Grupy (…), dedykowany fakturom. Ponadto, uprawnienia w skrzynce pocztowej muszą być ustawione w taki sposób, żeby nie było możliwości zmiany przychodzącej korespondencji. Każdy przychodzący e-mail jest archiwizowany w oparciu o system archiwizacji e-maili oraz zostaje zabezpieczony przed możliwością dokonywania zmian (edycji).

Dokumenty księgowe w formie elektronicznej muszą być przesyłane na dedykowany e-mail w formacie PDF. W przypadku otrzymania dokumentu księgowego w innym formacie, Wnioskodawca zawsze dąży do otrzymania dokumentu w formacie PDF – w przypadku nieotrzymania faktury w formie PDF, nie zostaje ona zaakceptowana i zaksięgowana. W przypadku utraty danych na skutek awarii SAP, dokumenty są przechowywane równolegle na serwerach międzynarodowych Grupy (…), co umożliwia ich przeglądanie i odzyskanie.

a)  Aktualny sposób postępowania Wnioskodawcy z fakturami otrzymywanymi w drodze elektronicznej.

Krok 1: Otrzymany e-mail z załączonym plikiem PDF (fakturą) trafia na dedykowany adres e-mail Grupy (…), przeznaczony wyłącznie do otrzymywania faktur. Na tym etapie, po raz pierwszy zlokalizowany i zweryfikowany zostaje plik PDF zawierający fakturę (weryfikacja polega wyłącznie na sprawdzeniu, czy plik PDF zawiera fakturę). Następnie, dana faktura zostaje przyporządkowana danej Spółce z Grupy (…). Po tej weryfikacji, e-mail z załączonym plikiem PDF, będącym plikiem zawierającym fakturę, zostaje przesłany na skrzynkę pocztową Wnioskodawcy, dedykowaną do odbioru faktur.

Krok 2: Osoby wyznaczone przez Wnioskodawcę do procesowania dokumentów przesyłają otrzymane faktury w formie PDF do programu przeznaczonego do czytania danych z faktur. Następnie dane z faktury są sprawdzane pod względem merytorycznym, tj. czy posiadają niezbędne dane wymagane przez przepisy prawa podatkowego.

Krok 3: Zgodność danych umożliwia dalsze procesowanie otrzymanych faktur, czyli następuje eksport danych za pomocą aplikacji służącej do przesyłania danych do systemu SAP (…) w celu zaksięgowania. Wszelkie odstępstwa danych z faktury są skorygowane na bieżąco przed wyeksportowane do SAP (…).

Krok 4: Pracownik działu księgowości księguje fakturę w systemie gdy nastąpiło przyjęcie towaru na magazyn zgodnie z podanym na fakturze numerem dostawy (delivery note). Bez otrzymanej dostawy i braku przyjęcia towaru na magazyn faktura nie zostanie przesłana do SAP (…).

Krok 5: Osoby wyznaczone do księgowania mające dostęp do SAP (…) księgują w systemie fakturę według obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami. Każda zaksięgowana faktura posiada indywidulany numer referencyjny nadawany przez system oraz widnieje faktura jako załącznik w PDF.

Krok 6: Zaksięgowane faktury w SAP (…) nocną sesją zostają przesłane za pomocą interface do systemu SAP (…) gdzie zostają im nadane indywidualne numery referencyjne.

Krok 7: Archiwizacja dokumentów odbywać się tylko w postaci elektronicznej na dyskach Spółki. Po realizacji całego procesu w Systemie można wyświetlić podgląd faktury, który jest dostępny dla osób mających dostęp do systemu.

Wnioskodawca zamierza w przyszłości uprościć obecnie stosowaną procedurę poprzez jej całkowite zdigitalizowanie. Przyszła procedura postępowania ma się odbywać zgodnie z zasadami opisanymi poniżej. W niektórych przypadkach zakupy materiałów (…) związanych z prowadzoną przez Spółkę działalnością dokumentowane będą wystawianymi przez kontrahentów fakturami elektronicznymi sporządzanymi przy wykorzystaniu elektronicznej wymiany danych (EDI). Przesłane faktury elektroniczne w formacie EDI zostaną automatycznie zapisane w systemie finansowo-księgowym i będą połączone z dokumentami księgowymi utworzonymi na ich podstawie.

W związku z przyjmowaniem faktur w formie elektronicznej w formacie EDI Spółka zamierza stosować następującą procedurę obiegu oraz przechowywania takich faktur.

a)  zgodę na taki sposób fakturowania Wnioskodawca wyrazi w sposób domniemany poprzez przyjmowanie takich faktur i dokonywanie za nie zapłaty,

b)  autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury będą zapewnione poprzez:

-     odpowiednią ochronę sygnału elektronicznego, którym odbywa się będzie wymiana danych EDI z dostawcą. Zastosowane w tym przypadku zabezpieczenia techniczne spowodują, że prawdopodobieństwo ingerencji z zewnątrz w treść przesyłanych informacji jest bardzo niskie. W konsekwencji stosowana ochrona zapewni pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów i wystawcy faktury, jak również niezmienność danych, które powinna zawierać faktura,

-     prowadzone kontrole biznesowe zapewniające każdorazowo ustalenie ścieżki audytu między fakturą a dostawą materiałów (…) (otrzymana przez Spółkę faktura będzie odpowiednio dopasowana w systemie księgowym Spółki do otrzymanej dostawy do magazynu), jak również do późniejszej płatności za dostarczony towar,

-     zapewnienie możliwości odczytania danych zawartych w fakturze elektronicznej przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń,

-     Spółka nie będzie duplikować na bieżąco komunikatów EDI poprzez generowanie odrębnych plików (np. PDF) z obrazem faktury, jednakże stosowany system umożliwia wygenerowanie takich plików w każdym czasie (szczegóły poniżej):

1)  otrzymane od kontrahentów faktury przechowywane będą elektronicznie w postaci komunikatów EDI,

2)  pliki z fakturami będą przez Wnioskodawcę przechowywane przez okres zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi,

3)  Spółka nie będzie generować na bieżąco odrębnych plików (np. PDF) zawierających wszystkie dane i mające zewnętrzny wygląd faktury, możliwych do odczytu przy użyciu powszechnie dostępnego oprogramowania (np. Adobe Reader),

4)  w przypadku ewentualnej kontroli Spółka zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych poprzez zapewnienie dostępu i poboru komunikatów EDI,

5)  odrębne pliki (np. PDF) mające wszystkie dane oraz zewnętrzny wygląd faktury Spółka wygeneruje na potrzeby ewentualnej kontroli na osobne życzenie kontrolujących (jak wskazano powyżej takie pliki nie będą generowane na bieżąco i przechowywane odrębnie od faktur elektronicznych zapisywanych w formie komunikatów EDI).

Planowany sposób postępowania Wnioskodawcy z fakturami otrzymywanymi w drodze elektronicznej w przyszłości.

Krok 1: Otrzymanie od dostawcy drogą elektroniczną za pomocą EDI faktur na zakup materiałów (…), które pojawiając się w systemie następuje sprawdzenie kompletności i poprawności rekordu danych w porównaniu z SAP.

Krok 2: Pracownik działu księgowości w przypadku rozbieżności wyjaśnia różnice z dostawcą w przeciwnym wypadku faktura jest w systemie zaksięgowana i zostaje nadany numer systemowy danej transakcji.

Krok 3: Zaksięgowane faktury w SAP (…) nocną sesją zostają przesłane za pomocą interface do systemu SAP (…) gdzie zostają im nadane indywidualne numery referencyjne tego systemu.

Krok 4: Archiwizacja dokumentów będzie odbywać się tylko w postaci elektronicznej otrzymanych za pomocą EDI dokumentów na dyskach Spółki.

Spółka potwierdza, że faktury, o których mowa we wniosku, dotyczą nabycia materiałów (…) przez Wnioskodawcę w związku z działalnością podlegającą VAT. Innymi słowy, są to zakupy, które wykazują związek z czynnościami opodatkowanymi VAT. Tylko takie faktury Spółka ujmuje w deklaracjach VAT i odlicza podatek naliczony.

W uzupełnieniu wniosku, w odpowiedzi na pytanie: „Czy przechowywanie otrzymywanych faktur w formie komunikatów EDI zapewnia/zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury? Proszę opisać w jaki sposób?” wskazali Państwo ponadto, że:

Prowadząc ewidencję w sposób opisany we wniosku, Wnioskodawca będzie przechowywać faktury elektroniczne w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Autentyczność pochodzenia dokumentów będzie spełniona przez fakt, iż faktury przechowywane w formie elektronicznej będą wiernym odzwierciedleniem oryginalnych dokumentów, niezależnie od ich pierwotnej postaci (np. papierowej) czy formatu otrzymania (np. plik PDF, XML), gwarantując tym samym pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, wystawcy faktury. Integralność treści będzie zapewniona poprzez brak możliwości zmiany danych, które zawiera faktura. Czytelność dokumentów zapewniona będzie poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania. Ponadto, zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów będzie weryfikowane poprzez wewnętrzne systemy kontroli.

Na pytanie, „Czy w każdym przypadku zapewniają/zapewnią Państwo odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, w tym również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych?” odpowiedzieli Państwo:

Na żądanie ww. organów. Wnioskodawca zapewni bezzwłoczny dostęp do faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT.

Pytanie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych

Czy Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami zakupowymi, o których mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania? (pytanie oznaczone we wniosku Nr 3)

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych

Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne jest postępowanie polegające na otrzymywaniu od kontrahentów faktur elektronicznych (w formacie PDF lub w formacie EDI), dokumentujących nabycie materiałów produkcyjnych, oraz ich przetwarzaniu i przechowywaniu wyłącznie w formie elektronicznej – zgodnie z procedurą obowiązującą w Spółce i opisaną we wniosku.

Zdaniem Wnioskodawcy, Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami zakupowymi, o których mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania.

Uzasadnienie stanowiska do pytania oznaczonego we wniosku Nr 3

Zdaniem Spółki, w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w związku z art. 9 ust. 1 tejże ustawy, działanie Wnioskodawcy polegające na potrącaniu kosztów uzyskania przychodów z tytułu wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie faktur zakupowych otrzymanych od dostawców drogą elektroniczną za pomocą EDI, będzie postępowaniem prawidłowym.

Na wstępie należy zauważyć, że przepisy ustawy o CIT nie odnoszą się bezpośrednio do rozliczenia kosztów uzyskania przychodów na podstawie kserokopii, skanów, ani innych „nieoryginalnych” wersji faktury. Zgodnie z treścią art. 15 ust. 4e tej ustawy, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów zasadniczo uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, należy wnioskować, że przepis ten, co do zasady, dopuszcza poniesienie kosztów uzyskania przychodów dokumentowanych fakturami, bez wskazywania (warunkowania), czy muszą to być oryginały faktur lub dookreślania formatu, w jakich faktury są przechowywane. Zatem, jak należy przyjąć, dopuszczalne jest także otrzymanie faktury od kontrahenta w formie elektronicznej w formacie EDI (jak będzie to miało miejsce w przypadku Spółki).

Ponadto, przepisy ustawy o CIT przewidują, że podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16 m (art. 9 ust. 1 ustawy o CIT).

Oznacza to, że w zakresie ustawy o CIT wymogi związane z prowadzeniem ewidencji, w tym z udokumentowaniem kosztów określa ustawa o rachunkowości. Z ustawy tej wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi” (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Jak już Wnioskodawca wcześniej wskazał, w treści uzasadnienia swojego stanowiska w zakresie pytania oznaczonego we wniosku jako pytanie nr 1, przepisy ustawy o rachunkowości nie ograniczają przechowywania dowodów źródłowych w formie elektronicznej, jak również nie warunkują tej formy ich przechowywania od formy oryginału. Tym samym, dowody poniesienia kosztów (m.in. faktury zakupowe) przechowywane w formie elektronicznej mogą być podstawą ujęcia kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy o CIT. Z tych też względów zamierzony przez Spółkę sposób przechowywania faktur zakupowych przy wykorzystaniu elektronicznej wymiany danych (EDI) będzie zgodny z przepisami ustawy o rachunkowości, a co za tym idzie z przepisami ustawy o CIT.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej z 13 października 2022 r. (0115-KDIT3.4011.343.2020.9.AW): ,,Przepisy ustawy o rachunkowości nie zabraniają przy tym przechowywania dowodów źródłowych w formie elektronicznej, a tym samym dowody poniesienia kosztów przechowywane w formie elektronicznej mogą być podstawą ujęcia (kwalifikacji) w kosztach uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o CIT (dla celów podatkowych). Z tych też względów zakładany przez Spółkę sposób przechowywania dokumentów zdigitalizowanych otrzymanych i przechowywanych w formie elektronicznej, jest zgodny z przepisami ustawy o rachunkowości, a więc także dopuszczalny na gruncie przepisów ustawy o CIT.”

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, w sytuacji, gdy przesłane przez kontrahentów faktury elektroniczne za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI) zostaną automatycznie zapisane w systemie finansowo-księgowym i będą połączone z dokumentami księgowymi utworzonymi na ich podstawie, Spółka przechowując je w tymże formacie, nie utraci prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów udokumentowanych otrzymanymi fakturami.

Wnioskodawca pragnie również zauważyć, że należy także zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do treści art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Z kolei, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, skoro opisane przez Spółkę dowody na gruncie przepisów o rachunkowości potwierdzają poniesione przez nią wydatki, gdyż stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, to taki sposób dokumentowania jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Reasumując, Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami zakupowymi, w przypadku w którym będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (EDI) zgodnie z przedstawionym opisem zdarzenia przyszłego.

Ponadto, Wnioskodawca oświadcza, że:

-     Umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT.

-     Prowadząc ewidencję w sposób opisany we wniosku, Wnioskodawca będzie przechowywać faktury elektroniczne w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

-     W Spółce będą funkcjonowały mechanizmy kontroli biznesowych zapewniające autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur. Procesy te gwarantują zgodność z obowiązującymi przepisami oraz zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

-     Wersje elektroniczne przedmiotowych faktur będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

-     Nabyte przez Spółkę towary i usługi udokumentowane fakturami opisanymi we wniosku będą służyć czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT. 

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-     został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-     jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-     pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-     poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-     został właściwie udokumentowany,

-     nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami zakupowymi, o których mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (również w postaci komunikatów EDI) zgodnie z opisanym we wniosku sposobem postępowania.

Odnosząc się do tych wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest więc art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym:

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Stosownie do art. 20 ust. 2 ww. ustawy:

Z przepisu art. 20 ust. 2 pkt 1 cyt. ustawy wynika, że każdy wykazany w księgach rachunkowych wydatek powinien być udokumentowany odpowiednim dowodem.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775, dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych.

We wniosku wskazali Państwo, że będą spełniali wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów, tj.:

-     faktury elektroniczne (również w postaci komunikatów EDI) są/będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

-     w przypadku ewentualnej kontroli Spółka zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej (również przechowywanych w postaci komunikatów EDI) jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych,

-     na potrzeby ewentualnej kontroli Spółka może/będzie mogła wygenerować odrębne pliki (np. PDF) mające wszystkie dane oraz zewnętrzny wygląd faktury,

-     W Spółce funkcjonują/będą funkcjonowały mechanizmy kontroli biznesowych zapewniające autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur. Procesy te gwarantują zgodność z obowiązującymi przepisami oraz zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

-     Wersje elektroniczne przedmiotowych faktur są/będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

A zatem, archiwizowanie i przechowywanie faktur, w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

Mając na względzie powyższe, należy zgodzić się z Państwa stanowiskiem (w zakresie pytania oznaczonego we wniosku Nr 3), że będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami zakupowymi, o których mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (również w postaci komunikatów EDI), zgodnie z opisanym sposobem postępowania.

Należy jednak poczynić zastrzeżenie, że Spółka zachowa prawo do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów pod warunkiem, że wydatek ten będzie spełniał definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Tym samym, Państwa stanowisko, należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

·      stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia, oraz

·      zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym/ zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Końcowo zauważyć należy, że istotne elementy stanu faktycznego/opisu zdarzenia przyszłego zawarli Państwo również we własnym stanowisku w sprawie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.