Interpretacja 0111-KDIB3-1.4012.793.2025.4.KO

Interpretacja indywidualna
- stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest:

  - prawidłowe - w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących wydatki na zakup biletów dla pracowników oddelegowanych oraz zwrot kosztów biletów nabytych przez pracowników,

  - prawidłowe - w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących wydatki na zakup utrzymania własnej floty pojazdów (w tym pojazdów wynajętych i leasingowanych), a także zakup paliwa oraz opłat eksploatacyjnych do prywatnych (tj. pracowników) pojazdów wykorzystywanych przy dojazdach związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych, na podstawie art. 86 ust. 1 w zw. z art. 86a ustawy o VAT,

 

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

 

13 października 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie m.in. podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących wydatki na:

  - zakup biletów dla pracowników oddelegowanych oraz zwrot kosztów biletów nabytych przez pracowników,

  - utrzymanie własnej floty pojazdów (w tym pojazdów wynajętych i leasingowanych), a także zakup paliwa oraz opłat eksploatacyjnych do prywatnych (tj. pracowników) pojazdów wykorzystywanych przy dojazdach związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych.

 

Wniosek uzupełnili Państwo pismem z 27 października 2025 r. i pismem z 20 listopada 2025 r. będącym odpowiedzią na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zaistniałego stanu faktycznego ostatecznie sformułowany w piśmie z 27 października 2025 r.

A (dalej: „Wnioskodawca”, „Spółka”) posiada osobowość prawną i ciąży na niej nieograniczony obowiązek podatkowy w podatku dochodowym od osób prawnych na terytorium Polski. Wnioskodawczyni jest także zarejestrowana jako czynny podatnik podatku od towarów i usług w Polsce oraz m.in. na terytorium Niemiec.

Wnioskodawca działa w branży (…). Spółka specjalizuje się (…).

Wnioskodawca prowadzi działalność o zasięgu międzynarodowym, w ramach której pracownicy oraz zleceniobiorcy realizują swoje obowiązki służbowe w różnych krajach. Są to głównie (…).

Z uwagi na realizację kontraktów w różnych miejscowościach oraz krajach, Spółka często kieruje pracowników do czasowego wykonywania pracy w innej miejscowości na podstawie porozumień o oddelegowaniu, które wskazują miejscowość (w przypadku (…)) oraz okres (dalej: „oddelegowanie”). Oddelegowanie dotyczy wyłącznie pracowników i nie jest traktowane jako podróż służbowa w rozumieniu art. 775 Kodeksu pracy.

 

Na potrzeby zapewnienia ciągłości realizacji kontraktów Spółka ponosi koszty związane z przemieszczaniem się pracowników do miejsca oddelegowania, a w szczególności są to:

 1. Bilety dla pracowników - Spółka nabywa we własnym imieniu i na własny koszt bilety (m.in. lotnicze, kolejowe, autobusowe) dla oddelegowanych pracowników; alternatywnie pracownik nabywa bilet we własnym zakresie, a Spółka zwraca poniesiony wydatek po jego należytym udokumentowaniu.

 2. Spółka dysponuje własną flotą pojazdów dopuszczonych do ruchu drogowego (dalej: „pojazdy” oraz „flota własna”), które wykorzystuje do przewozu pracowników oraz ich dowozu pomiędzy miejscem zakwaterowania a obiektem, na którym realizowane są prace, ponosząc koszty ich utrzymania, takie jak koszty leasingu, amortyzacji i eksploatacji. Oprócz pojazdów, będących własnością Wnioskodawcy, Spółka również leasinguje (leasing operacyjny) oraz wynajmuje pojazdy na użytek prowadzonej działalności gospodarczej. Na potrzeby niniejszego wniosku Wnioskodawca zalicza pojazdy leasingowane i wynajmowane do floty własnej. Część z pojazdów wchodzących w skład floty własnej (w tym pojazdów leasingowanych i wynajętych) wykorzystywana jest w tzw. użytku mieszanym. Pozostała część wykorzystywana jest wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, z czego większość to pojazdy, które przeszły w okręgowej stacji kontroli pojazdów dodatkowe badanie, co zostało udokumentowane zaświadczeniem wydanym przez stację oraz adnotacją w dowodzie rejestracyjnym potwierdzającą spełnienie warunków wskazanych w art. 86a ust. 9 ustawy o VAT. W przypadku jednego pojazdu wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej Wnioskodawca prowadzi ewidencję przebiegu, zgłosił wskazany pojazd na formularzu VAT-26, jak również ustalił zasady używania pojazdów, wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, które wykluczają ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

 3. W przypadku, gdy pracownik dojeżdża do miejsca oddelegowania prywatnym (tj. pracownika) pojazdem dopuszczonym do ruchu drogowego (dalej: „prywatny pojazd”), Spółka dokonuje zwrotu poniesionych przez pracownika, udokumentowanych fakturami wydatków, obejmujących w szczególności:

 a) koszty paliwa;

 b) koszty eksploatacyjne i opłaty dodatkowe, takie jak w szczególności: płyny eksploatacyjne (np. płyn do spryskiwaczy), opłaty za przejazd autostradami, opłaty parkingowe.

 4. Zakwaterowanie - Spółka ponosi koszty zakwaterowania pracowników oddelegowanych w pobliżu miejsca oddelegowania.

Wnioskodawca pragnie wskazać, iż zwroty, o których mowa w pkt 3 powyżej, odbywają się na podstawie wewnętrznych ustaleń, przeważnie dokonanych drogą mailową.

Podstawą dokonania zwrotu przez Spółkę jest przedłożenie faktury wystawionej na Spółkę osobie odpowiedzialnej za obieg dokumentów. Następnie dokument podlega akceptacji merytorycznej, rachunkowej i formalnej (zgodnie z Ustawą o Rachunkowości) i w efekcie jego zatwierdzenia - dekretacji w programie księgowym, ze wskazaniem projektu, którego dotyczy dana faktura.

Wnioskodawca jako pracodawca każdorazowo decyduje o tym, gdzie pracownik ma wykonać powierzone mu zadanie, w jaki sposób będzie się przemieszczał (czy wyraża zgodę na wykorzystanie własnego pojazdu przez pracownika) i w jakim miejscu będzie on zakwaterowany. Czasowe miejsce wykonywania pracy, a w konsekwencji przejazd oraz zakwaterowanie wynikają z aktualnego zapotrzebowania Wnioskodawcy. Podróż jest z reguły grupowa (nie zawsze), zaś jeśli chodzi o zakwaterowanie są to zakwaterowania zbiorowe, bez rodzin, poza miejscem zamieszkania pracowników i poza miejscem zamieszkania ich rodzin.

 

Pismem z 20 listopada 2025 r. uzupełnili Państwo opis sprawy następująco.

        1. Czy prowadzą Państwo działalność:

a) opodatkowaną podatkiem od towarów i usług,

b) zwolnioną od podatku od towarów i usług,

c) niepodlegającą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług?

Odpowiedź:

Spółka prowadzi działalność opodatkowaną podatkiem od towarów i usług.

        2. Jaki rodzaj biletów jest przedmiotem pytania nr 5 (np. bilety PKP, PKS, lotnicze), proszę wymienić?

Odpowiedź:

Chodzi o bilety lotnicze, kolejowe oraz autobusowe.

        3. Czy bilety (o których mowa w opisie i pytaniu 5a wniosku - zakupione dla pracowników przez pracowników) spełniają wymogi faktur, o których mowa w § 3 pkt 4 rozporządzenia z dnia 29 października 2021 r. Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1979) i zawierają elementy tj.:

a) numer i datę wystawienia,

b) imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

c) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

d) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

e) kwotę podatku,

 f) kwotę należności ogółem?

Proszę opisać.

Odpowiedź:

Część biletów spełnia wskazane w pytaniu wymogi. Co do pozostałych Spółka otrzymuje faktury.

        4. Czy nabycie ww. biletów jest wykorzystywane przez Państwa do wykonywania czynności opodatkowanych, a jeżeli nie, to do jakich czynności?

Odpowiedź:

Spółka wykorzystuje nabycie ww. biletów do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

        5. Na kogo są wystawiane faktury na zakup paliwa oraz opłat eksploatacyjnych do prywatnych (tj. pracowników) pojazdów samochodowych wykorzystywanych przy dojazdach związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych?

Odpowiedź:

Na Spółkę.

        6. Czy paliwo oraz opłaty eksploatacyjne do prywatnych (tj. pracowników) pojazdów samochodowych wykorzystywanych przy dojazdach związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych są wykorzystywana przez Państwa wyłącznie do wykonywania czynności opodatkowanych, a jeżeli nie, to do jakich czynności?

Odpowiedź:

Wydatki te są dokonywane przez Spółkę w związku z prowadzoną działalnością, na potrzeby związane z oddelegowaniem pracowników, tj. w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych i są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych.

        7. W odniesieniu do „floty własnej”, gdzie wskazali Państwo: „Pozostała część wykorzystywana jest wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, (…)”, proszę wskazać:

   - Czy wydatki na utrzymanie „floty własnej” wykorzystywanej wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej są wykorzystywana przez Państwa wyłącznie do wykonywania czynności opodatkowanych, a jeżeli nie, to do jakich czynności?

Odpowiedź:

Tak.

        8. W odniesieniu do „floty własnej”, gdzie wskazali Państwo: „Pozostała część wykorzystywana jest wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, (...)” w odniesieniu do pojazdów samochodowych, które spełniają warunki, o których mowa w art. 86a ust. 9 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775; ze zm.), zwanej dalej ustawą, proszę wskazać:

   a) Czy spełnienie wymagań dla wszystkich pojazdów samochodowych określonych w art. 86a ust. 9 pkt 1 i 2 ustawy stwierdzono na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań?

Odpowiedź:

Tak.

   b) Czy spełnienie wymagań dla wszystkich pojazdów samochodowych określonych w art. 86a ust. 9 pkt 3 ustawy stwierdzono na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym?

Odpowiedź:

Tak.

        9. W odniesieniu do „floty własnej”, gdzie wskazali Państwo: „Pozostała część wykorzystywana jest wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, (...)” w odniesieniu do pojazdów samochodowych, które nie spełniają warunków, o których mowa w art. 86a ust. 9 ustawy proszę wskazać:

   a) Czy złożyli Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ponieśli pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy?

Odpowiedź:

Informacja została złożona zgodnie z terminami wskazanymi w ustawie o VAT, a pierwszy wydatek, od którego zostało odliczone 100% VAT został uwzględniony w rozliczeniu VAT dopiero po złożeniu tej informacji.

   b) Czy dla tych pojazdów prowadzą Państwo ewidencję przebiegu pojazdu? Jeśli tak, to czy ewidencja przebiegu pojazdu zawiera wszystkie elementy wymienione w art. 86a ust. 7 ustawy?

Odpowiedź:

Tak. Spółka dodatkowo wyjaśnia, że prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu tylko dla jednego pojazdu, ponieważ tylko tego jednego pojazdu dotyczy art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT.

   c) Czy zostały przez Państwa określone zasady użytkowania ww. pojazdów, wykluczające ich użycie do celów prywatnych (osobistych)? Jeżeli tak, to proszę precyzyjnie wskazać:

   - w jakiej formie te zasady zostały określone (np. w formie regulaminu itp.),

   - jakie są dokładnie postanowienia tego regulaminu i jakie zostały podjęte działania zabezpieczające wykonanie zasad określonych w tym dokumencie?

   - czy w wprowadzonym regulaminie użytkowania ww. pojazdów został określony sposób użytkowania tych pojazdów wykluczający użycie tych pojazdów do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą?

Odpowiedź:

Odpowiedź jak do pytania nr I.11 lit a-b. Jedyny pojazd, w odniesieniu do którego prowadzona jest ewidencja przebiegu używany jest wyłącznie do jazd związanych z działalnością gospodarczą.

   d) W jaki sposób kontrolują Państwo czy pojazdy są wykorzystywane wyłącznie do celów działalności gospodarczej?

Odpowiedź:

Spółka prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu, jak również ma możliwość wyznaczenia pracownika do przeprowadzenia kontroli sposobu wykorzystania samochodu służbowego, jak zostało opisane pod lit. f poniżej.

   e) Czy istnieje nadzór nad używaniem ww. pojazdów w trakcie wykonywania obowiązków służbowych (np. GPS) i w czym się to przejawia?

Odpowiedź:

Tak, jak w odpowiedzi pod lit. f.

    f) Czy są obiektywne okoliczności potwierdzające brak możliwości wykorzystania ww. pojazdów do celów osobistych - jeżeli tak, to proszę szczegółowo wskazać jakie to są okoliczności?

Odpowiedź:

Spółka:

1) posiada zbiór zasad użytkowania samochodu do celów służbowych;

2) prowadzi ewidencję przebiegu;

3) spółka kontroluje przebieg pojazdu (na podstawie informacji wskazywanych przez pojazd i informacji umieszczanych w ewidencji);

4) Spółka ma prawo wytypować na piśmie osobę, która będzie przeprowadzała niezapowiedziane kontrole dotyczące:

   a) sposobu użytkowania samochodu służbowego - mające na celu wykluczenie użytkowania powierzonego samochodu na cele prywatne;

   b) miejsca i sposobu parkowania samochodu służbowego przez Korzystającego. Wytypowania do kontroli osoba sporządzi protokół, który następnie przedstawi Pracodawcy;

   c) w przypadku stwierdzenia, że Korzystający użytkuje samochód stanowiący przedmiot umowy do celów prywatnych Spółka ma możliwość wyciągnięcia konsekwencji wskazanych w zbiorze zasad użytkowania samochodu służbowego (które spółka opisała w pkt I.11 lit. b powyżej.

   g) Czy istnieje możliwość pobrania pojazdów po godzinach funkcjonowania firmy (jeśli nie, to proszę wyjaśnić tę kwestię)?

Odpowiedź:

Tak, niemniej zbiór zasad dot. użytkowania samochodu służbowego zawiera postanowienie, zgodnie z którym korzystający może korzystać z samochodu po godzinach pracy bez ograniczeń jedynie w celach związanych z działalnością gospodarczą Spółki (w celach służbowych).

 

Pytanie w zakresie podatku od towarów i usług (ostatecznie sformułowane w piśmie z 27 października 2025 r., oznaczenie pytania jak we wniosku)

 

5.  Czy Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących wydatki na:

   a) zakup biletów dla pracowników oddelegowanych oraz zwrot kosztów biletów nabytych przez pracowników;

   b) utrzymanie własnej floty pojazdów (w tym pojazdów wynajętych i leasingowanych), a także zakup paliwa oraz opłat eksploatacyjnych do prywatnych (tj. pracowników) pojazdów wykorzystywanych przy dojazdach związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych, na podstawie art. 86 ust. 1 w zw. z art. 86a ustawy o VAT?

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku od towarów i usług

Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących wydatki na:

a) zakup biletów dla pracowników oddelegowanych oraz zwrot kosztów biletów nabytych przez pracowników;

b) utrzymanie własnej floty pojazdów (w tym pojazdów wynajętych i leasingowanych), a także zakup paliwa oraz opłat eksploatacyjnych do prywatnych pojazdów pracowników wykorzystywanych przy dojazdach związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych zgodnie z art. 86 ust. 1 w zw. z art. 86a ustawy o VAT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Bilety

Z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje w zakresie, w jakim nabywane towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Jak Wnioskodawca wskazał w opisie stanu faktycznego nabywa on bilety dla oddelegowanych pracowników lub zwraca tym pracownikom wydatki na nabycie takich biletów, które to umożliwiają pracownikom dotarcie do nowego miejsca wykonywania pracy. Zachodzi tu zatem związek opisanych wydatków z działalnością opodatkowaną Wnioskodawcy.

Faktury dokumentujące zakup tych biletów wystawiane są na Wnioskodawcę jako nabywcę. Przejazdy mają charakter powtarzalny (np. cotygodniowy lub cykliczny), a ich wyłącznym celem jest zapewnienie możliwości wykonywania pracy przez pracowników w miejscu oddelegowania.

Wnioskodawca podkreśla, że wydatki te nie mają charakteru świadczeń dobrowolnych ani socjalnych. Są ponoszone w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, służą zapewnieniu odpowiednich zasobów kadrowych w lokalizacjach, w których realizowana jest działalność opodatkowana VAT.

W ocenie Wnioskodawcy, wydatki na nabycie biletów komunikacyjnych dla pracowników oddelegowanych pozostają w bezpośrednim i ścisłym związku z czynnościami opodatkowanymi VAT, w rozumieniu art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Zakup biletów nie stanowi w tej sytuacji wydatku osobistego pracownika, lecz wydatek ponoszony przez pracodawcę w celu zapewnienia możliwości świadczenia pracy w miejscu, w którym prowadzona jest działalność.

W konsekwencji, skoro nabycie biletów dla pracowników oddelegowanych lub zwrot wydatków poniesionych przez pracowników na nabycie takich biletów są ponoszone w związku z działalnością opodatkowaną i nie jest objęte żadnym z ograniczeń prawa do odliczenia określonych w art. 88 ustawy o VAT, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że przysługuje mu prawo do odliczenia podatku naliczonego od nabytych biletów komunikacyjnych.

Wydatki na paliwo do prywatnych pojazdów pracowników (dojazdy do miejsca oddelegowania)

Do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zastosowanie ma art. 86a ustawy o VAT.

Co do zasady odliczenie jest ograniczone do wysokości 50% VAT z faktur dotyczących wydatków związanych z pojazdami używanymi zarówno do działalności, jak i do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą (tj. prywatnie).

Ponadto, Wnioskodawca wskazuje, że odliczenie w wysokości 100% VAT naliczonego możliwe jest tylko wtedy, gdy sposób używania obiektywnie wyklucza użytek prywatny i podatnik spełni warunki z art. 86a ust. 3 i nast. ustawy o VAT.

W realiach sprawy chodzi o wydatki na paliwo do prywatnych aut pracowników wykorzystywanych do dojazdów do miejsca oddelegowania (nie delegacji).

W świetle art. 86a ust. 1 ustawy o VAT istotne jest powiązanie wydatku z pojazdem wykorzystywanym w działalności gospodarczej podatnika (działalności opodatkowanej), a nie określony tytuł prawny do pojazdu.

Zasady odliczenia VAT wyrażone w art. 86 ustawy o VAT stanowią, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 ustawy o VAT. Zgodnie natomiast z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Trzeba także pamiętać, że zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadku dostawy towarów powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Jak wynika z powyższego, prawo do odliczenia VAT przysługuje o ile nabywane towary i usługi wykorzystywane są w działalności opodatkowanej VAT. Natomiast moment odliczenia VAT uzależniony jest od momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT oraz od momentu otrzymania faktury. Zasadnym jest zatem twierdzenie, że VAT naliczony przy nabyciu paliwa nabywanego i wykorzystywanego na cele związane z działalnością opodatkowaną VAT Wnioskodawcy podlega odliczeniu na podstawie otrzymanej faktury wystawionej na Wnioskodawcę (nie wcześniej niż powstanie obowiązek podatkowy w VAT w stosunku do nabytego paliwa) niezależnie od faktu, iż sama transakcja w aspekcie technicznym zostanie zawarta i opłacona pierwotnie przez pracownika.

Innymi słowy, dopuszczalne jest, by zakup paliwa fizycznie realizował pracownik, ale faktura musi być wystawiona na Spółkę. Fakt, iż Wnioskodawca refunduje jedynie pracownikowi środki wyłożone przez niego za Spółkę nie niweczy prawa Wnioskodawcy prawa do odliczenia VAT naliczonego przy nabyciu ww. paliwa przy spełnieniu warunków z art. 86 oraz 86a ustawy o VAT . W konsekwencji, przy opisanym stanie faktycznym Spółce przysługuje odliczenie w wysokości 50% podatku naliczonego z faktur dokumentujących wydatki opisane w pkt 2 lit. a oraz lit. b stanu faktycznego.

Wydatki na utrzymanie i korzystanie z własnej floty pojazdów (w tym pojazdów leasingowanych i wynajętych)

W przypadku pojazdów samochodowych, ustawodawca wprowadził odrębne zasady określające zakres prawa do odliczenia VAT, zawarte w art. 86a ustawy o VAT. Co do zasady, w przypadku wykorzystywania pojazdów w sposób mieszany, tj. zarówno w celach służbowych, jak i pozasłużbowych, prawo do odliczenia wynosi 50% podatku naliczonego (art. 86a ust. 1). Oznacza to, że w tej części ustawodawca z góry uznaje związek wydatków na pojazdy z działalnością gospodarczą podatnika. Nie jest konieczne prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu ani szczegółowe wykazywanie proporcji użytku - ograniczenie wynika bezpośrednio z ustawy i ma charakter ryczałtowy. Spółka ma zatem prawo do odliczenia 50% podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdami wykorzystywanymi w sposób mieszany, ponieważ ich użycie służy zapewnieniu mobilności pracowników i realizacji kontraktów handlowych.

W przypadku pojazdów wykorzystywanych wyłącznie w działalności gospodarczej, zgodnie z art. 86a ust. 3-4 ustawy o VAT, podatnik ma prawo do pełnego (100%) odliczenia podatku naliczonego, o ile sposób wykorzystania pojazdu wyklucza użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Ustawodawca przewidział dwa alternatywne tryby potwierdzenia tego wyłącznego użycia:

  a) prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu oraz zgłoszenie VAT-26, albo

  b) posiadanie pojazdu spełniającego kryteria konstrukcyjne wskazane w art. 86a ust. 9 ustawy (tzw. pojazdy specjalne), potwierdzone zaświadczeniem z okręgowej stacji kontroli pojazdów i stosowną adnotacją w dowodzie rejestracyjnym.

W analizowanej sytuacji Spółka wdrożyła środki organizacyjne i techniczne, które skutecznie wykluczają prywatne użycie pojazdów wykorzystywanych wyłącznie w działalności gospodarczej. Pojazdy te są wykorzystywane do przemieszczania pracowników do miejsca oddelegowania. Nie są udostępniane do celów prywatnych i nie stanowią benefitu pracowniczego. Spółka dysponuje odpowiednimi procedurami wewnętrznymi, ewidencją przebiegu oraz - w większości przypadków - dokumentacją techniczną potwierdzającą spełnienie warunków z art. 86a ust. 9 ustawy o VAT.

W świetle powyższego, prawo do pełnego odliczenia podatku naliczonego od wydatków na pojazdy wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej wynika wprost z przepisów ustawy i orzecznictwa TSUE. Pojazdy te nie są wykorzystywane do celów prywatnych, a ich użycie stanowi element funkcjonalnie niezbędny do wykonywania działalności gospodarczej, a więc czynności opodatkowanych.

Nie ma przy tym znaczenia, że przewożeni są pracownicy - transport pracowników stanowi narzędzie organizacyjne przedsiębiorcy, a nie świadczenie na cele osobiste pracownika. TSUE w wyroku C-258/95 Fillibeck jednoznacznie uznał, że transport pracowników zapewniany przez pracodawcę w celu umożliwienia im wykonywania pracy stanowi czynność w interesie pracodawcy i nie jest świadczeniem prywatnym.

W konsekwencji:

  a) wydatki na pojazdy wykorzystywane przez Wnioskodawcę w sposób mieszany uprawniają do odliczenia 50% podatku naliczonego,

  b) wydatki na pojazdy wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej Wnioskodawcy, objęte wymogami z art. 86a ust. 3-4 lub 9 ustawy o VAT, uprawniają do odliczenia 100% podatku naliczonego,

  c) ponoszenie tych wydatków na potrzeby oddelegowania pracowników Wnioskodawcy nie zmienia ich charakteru podatkowego, ponieważ są one nierozerwalnie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i stanowią koszt jej funkcjonowania.

Pismem z 20 listopada uzupełniono własne stanowisko następująco.

Spółka wskazuje, że w treści własnego stanowiska wnioskodawcy dot. pytania nr 5 (w części dotyczącej wydatków na paliwo do prywatnych pojazdów pracowników) doszło do oczywistej omyłki pisarskiej. Wskazany fragment powinien brzmieć:

„W konsekwencji, przy opisanym stanie faktycznym Spółce przysługuje odliczenie w wysokości 50% podatku naliczonego z faktur dokumentujących wydatki opisane w pkt 3 lit. a oraz lit. b stanu faktycznego.”

Dodatkowo Spółka wskazuje raz jeszcze, że w odniesieniu do biletów, chodzi o bilety lotnicze, kolejowe i autobusowe.

 

Ocena stanowiska

 

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

 

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Jak wynika z powołanych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług, oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ustawa o podatku od towarów i usług ustanawia zasadę tzw. niezwłocznego odliczenia podatku naliczonego. Zasada ta wyraża się tym, że podatnik, aby skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego nie musi czekać aż nabyty towar lub usługa zostaną odsprzedane lub efektywnie wykorzystane na potrzeby działalności opodatkowanej. Wystarczającym zatem jest, że z okoliczności towarzyszących nabyciu towaru lub usługi, przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej oraz planowanej przez podatnika działalności gospodarczej wynika, że zakup ten dokonany został w celu jego wykorzystania w ramach działalności opodatkowanej. Ta warunkowość realizacji określonego w art. 86 ust. 1 ustawy prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony powoduje, że nieziszczenie się warunku pozytywnego, jakim jest wykorzystanie towaru lub usługi do realizacji czynności opodatkowanej podatnika, np. gdy okaże się, że zmieniono przeznaczenie towaru (usługi) i został on ostatecznie wykorzystany do czynności zwolnionych od VAT lub niepodlegających VAT - spowoduje konieczność weryfikacji uprzedniego odliczenia podatku naliczonego.

Z uregulowań ustawy o podatku od towarów i usług wyraźnie wynika, że dla realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego niezbędne jest istnienie związku między dokonywanymi zakupami towarów i usług, a prowadzoną działalnością opodatkowaną. Przy czym związek dokonywanych zakupów z działalnością podatnika może mieć charakter bezpośredni lub pośredni.

O związku bezpośrednim dokonywanych zakupów z działalnością gospodarczą można mówić wówczas, gdy nabywane towary służą np. dalszej odsprzedaży - towary handlowe lub też nabywane towary i usługi są niezbędne do wytworzenia towarów lub usług, będących przedmiotem dostawy; bezpośrednio więc wiążą się z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika.

Natomiast o związku pośrednim można mówić wówczas, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa. Mają pośredni związek z działalnością gospodarczą, a tym samym z osiąganymi przez podatnika przychodami. Aby jednak można było wskazać, że określone zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością, istnieć musi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług a powstaniem obrotu. O pośrednim związku dokonanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania przychodu przez podatnika, np. poprzez ich odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości, przyczynia się do generowania przez dany podmiot obrotów.

Warunek zachowania związku zakupów z działalnością opodatkowaną, akcentowany jest w orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości UE. W orzeczeniu z dnia 6 kwietnia 1995 r. (w sprawie C-4/94, BLP Groupplc v. Commissioners of Customs & Excise), TSUE stwierdził, że powstanie prawa do odliczenia podatku jest uzależnione od bezpośredniego i niezwłocznego związku z transakcjami opodatkowanymi. Także w wyroku z dnia 8 czerwca 2000 r. (w sprawie C-98/98, Commissioners of Customs and Excise a Midland Bank plc) TSUE nie miał wątpliwości, że artykuł 2 Pierwszej Dyrektywy i artykuł 17 ust. 2, 3 i 5 Szóstej Dyrektywy w sprawie harmonizacji ustawodawstw Państw Członkowskich w odniesieniu do podatków obrotowych należy interpretować w taki sposób, aby warunkiem odliczenia przez podatnika VAT oraz podstawą do ustalenia zakresu tego prawa było zasadniczo istnienie bezpośredniego związku pomiędzy daną transakcją nabycia, a daną transakcją (lub transakcjami) sprzedaży. W wyroku z dnia 13 marca 2008 r. w sprawie C-437/06 Securenta, TSUE stanął na stanowisku, że w sytuacji, gdy podatnik wykonuje działalność gospodarczą i działalność niemającą charakteru gospodarczego, prawo do odliczenia z tytułu ewentualnych wydatków jest dopuszczalne jedynie w zakresie, w jakim wydatki te można przyporządkować działalności gospodarczej podatnika.

Powyższe jest zgodne z utrwalonym już orzecznictwem TSUE dotyczącym prawa do odliczenia podatku naliczonego, np. z wyrokiem TSUE w sprawie C-528/19 (pkt 27), w którym m.in. stwierdzono: „Prawo do odliczenia zostaje jednak również przyznane podatnikowi nawet w przypadku braku bezpośredniego i ścisłego związku pomiędzy konkretną transakcją powodującą naliczenie podatku a transakcją lub większą liczbą transakcji objętych podatkiem należnym, które rodzą prawo do odliczenia, gdy koszty omawianych usług należą do kosztów ogólnych podatnika i jako takie stanowią elementy składowe ceny dostarczanych przez niego towarów lub świadczonych przez niego usług. Koszty takie zachowują bowiem bezpośredni i ścisły związek z całą działalnością gospodarczą podatnika (wyrok z dnia 14 września 2017 r., Iberdrola Inmobiliaria Real Estate Investments, C 132/16, EU:C:2017:683, pkt 29 i przytoczone tam orzecznictwo)”.

Jak wyjaśniono, odliczeniu powinien podlegać taki podatek naliczony, który zawarty jest w cenie towarów i usług nabytych w celu wykonania czynności opodatkowanych. Należy zaznaczyć, że nie zawsze możliwe jest wskazanie na ścisłe powiązanie podatku naliczonego z konkretnymi czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika. Ważne jest jednak, by związek ten w chwili dokonywania zakupów był oczywisty, a nabyte towary i usługi muszą w sposób niewątpliwy służyć czynnościom opodatkowanym. Okoliczności towarzyszące konkretnej transakcji zakupu towaru lub usługi powinny wskazywać jednoznacznie, że zakup ten dokonany został w celu jego wykorzystania w ramach działalności opodatkowanej podatnika, przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej lub planowanej przez niego działalności gospodarczej.

Ponadto ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że na potrzeby zapewnienia ciągłości realizacji kontraktów ponoszą Państwo koszty związane z przemieszczaniem się pracowników do miejsca oddelegowania m.in. bilety dla pracowników. Nabywają Państwo we własnym imieniu i na własny koszt bilety (m.in. lotnicze, kolejowe, autobusowe) dla oddelegowanych pracowników; alternatywnie pracownik nabywa bilet we własnym zakresie, a Państwo zwracają poniesiony wydatek po jego należytym udokumentowaniu. Część biletów spełnia wskazane wymogi faktur, o których mowa w § 3 pkt 4 rozporządzenia z dnia 29 października 2021 r. Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur. Co do pozostałych otrzymują Państwo faktury. Wykorzystują Państwo nabycie ww. biletów do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Wątpliwości Państwa dotyczą kwestii czy przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących wydatki na zakup biletów dla pracowników oddelegowanych oraz zwrot kosztów biletów nabytych przez pracowników.

Należy wskazać, że dla prawa do odliczenia podatku VAT od nabywanych biletów, zakup ten nie może być dokonany na cele osobiste pracowników. Przy czym, ustawa o podatku od towarów i usług nie zawiera definicji potrzeb osobistych. Można jednak przyjąć, że cele osobiste podatnika to cele inne niż związane z działalnością gospodarczą podatnika. Wobec tego cele osobiste to cele prywatne, nie zawodowe. W szczególności potrzebami osobistymi są takie cele, których realizacja nie jest związana ze stosunkiem pracy, a zatem potrzeby osobiste to te, których zaspokojenie wynika z dobrej woli pracodawcy. Natomiast potrzeby pracownicze to takie, których spełnienie nie wynika z autonomii woli stron, ale do zaspokajania których pracodawca jest zobowiązany na podstawie przepisów prawa.

W opisie sprawy wskazali Państwo, że oddelegowanie dotyczy wyłącznie pracowników i nie jest traktowane jako podróż służbowa w rozumieniu art. 775 Kodeksu pracy.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Faktura to sformalizowany dokument sporządzany przez sprzedawcę, potwierdzający dokonanie sprzedaży określonych w jej treści towarów bądź usług i odzwierciedlający rzeczywisty obrót gospodarczy.

Elementy jakie - co do zasady - powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ust. 1 ustawy.

Przepisy w zakresie podatku VAT określają szczególne przypadki, kiedy inne dokumenty (niespełniające wszystkich wymogów dotyczących faktury) są traktowane jako faktura. Takie szczególne przypadki określa § 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979 ze zm.) dalej rozporządzenie.

§ 3 pkt 4 ww. rozporządzenia stanowi, że:

Mając na uwadze przedstawiony stan prawny i opis sprawy stwierdzam, że przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących wydatki na zakup biletów dla pracowników oddelegowanych oraz zwrot kosztów biletów nabytych przez pracowników. Zakup biletów jest związany z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą i wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi podatkiem od towarów i usług. Nabywają Państwo bilety dla oddelegowanych pracowników lub zwracają im wydatki na nabycie biletów, które to umożliwiają pracownikom dotarcie do nowego miejsca wykonywania pracy. Prawo do odliczenia podatku VAT z faktur dokumentujących zakup biletów i faktur, o których mowa w § 3 pkt 4 rozporządzenia przysługuje Państwu przy uwzględnieniu, że nie występują przesłanki negatywne wynikające z art. 88 ustawy.

Stanowisko Państwa jest ww. zakresie jest prawidłowe.

Kolejne wątpliwości Państwa dotyczą kwestii czy przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących wydatki na utrzymanie własnej floty pojazdów (w tym pojazdów wynajętych i leasingowanych), a także zakup paliwa oraz opłat eksploatacyjnych do prywatnych (tj. pracowników) pojazdów wykorzystywanych przy dojazdach związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych, na podstawie art. 86 ust. 1 w zw. z art. 86a ustawy.

Przepisy o podatku od towarów i usług zawierają regulacje w art. 86a, które wprost rozstrzygają kwestię prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych pojazdami samochodowych.

Na podstawie art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy:

Stosownie do art. 2 pkt 34 ustawy:

Zgodnie z art. 86a ust. 2 ustawy:

Do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, o których mowa w ust. 1, zalicza się wydatki dotyczące:

 1) nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;

 2) używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;

 3) nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

Zatem zgodnie z powyższymi regulacjami podatnikowi przysługuje ograniczone do 50% prawo do odliczenia podatku w odniesieniu do wszystkich wydatków związanych z pojazdami samochodowymi przeznaczonymi do użytku „mieszanego”.

Dla celów stosowania tego ograniczenia za wykorzystywanie „mieszane” należy rozumieć, że w odniesieniu do pojazdu wykorzystywanego w działalności gospodarczej istnieje możliwość jego użycia również do celów niezwiązanych z tą działalnością, np. do celów prywatnych. Wystarczy przy tym możliwość nawet tylko jednorazowego użycia pojazdu do celów prywatnych, aby uznać, że pojazd może być wykorzystywany w sposób „mieszany”.

Nie jest przy tym istotny moment, w którym użycie to ma miejsce podczas całego okresu użytkowania przez podatnika danego pojazdu, żeby uznać ten pojazd za wykorzystywany do celów „mieszanych”.

Jednakże od tej zasady występują także wyjątki.

 

Art. 86a ust. 3 ustawy stanowi, że:

Przepis ust. 1 nie ma zastosowania:

 1) w przypadku gdy pojazdy samochodowe są:

 a) wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub

 b) konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie;

 2) do towarów montowanych w pojazdach samochodowych i do związanych z tymi towarami usług montażu, naprawy i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

 

Stosownie do art. 86a ust. 4 ustawy:

Pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

 1) sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub

 2) konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

 

W myśl art. 86a ust. 6 ustawy:

Ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności.

 

Według art. 86a ust. 9 ustawy:

Do pojazdów samochodowych, o których mowa w ust. 4 pkt 2, należą:

 1) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:

a) klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub

b) z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;

 2) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;

 3) pojazdy specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:

a) agregat elektryczny/spawalniczy,

b) do prac wiertniczych,

c) koparka, koparko-spycharka,

d) ładowarka,

e) podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,

 f) żuraw samochodowy

     - jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym.

 

Zgodnie z art. 86a ust. 10 ustawy:

Spełnienie wymagań dla pojazdów samochodowych określonych w ust. 9:

 1) pkt 1 i 2 stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań;

 2) pkt 3 stwierdza się na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym.

W świetle art. 86a ust. 12 ustawy:

Natomiast art. 86a ust. 13 stanowi, że:

Należy podkreślić, że z regulacji art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a i art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy wynika, że podatnik ma możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z pojazdami samochodowymi w sytuacji, gdy pojazdy te są wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Do celów pełnego odliczenia podatku, fakt wykorzystywania ich wyłącznie do działalności musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych.

Co do zasady, w celu dokonania pełnego odliczenia muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki, tj. sposób wykorzystania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza w ustalonych przez niego zasadach ich używania, musi wykluczać ich użycie do celów prywatnych oraz wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.

Odwołując się do wykładni językowej, zgodnie z interpretacją zawartą w internetowym Słowniku Języka Polskiego PWN przez pojęcie „wyłącznie” należy rozumieć „tylko” oraz „jedynie”. Przy definiowaniu słowa „wyłącznie” mogą być również pomocne synonimy tego słowa, wśród których wskazuje się: absolutnie; bezwzględnie; całkowicie; jedynie; tylko; zupełnie.

W rozpatrywanej sprawie istotne są zwłaszcza przepisy art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a i art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Z treści tych regulacji wynika, że podatnik ma możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z nabyciem pojazdu samochodowego w sytuacji, gdy pojazd ten jest wykorzystywany wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej.

Zatem możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach, dotyczących wydatków związanych z pojazdami samochodowymi dotyczy tylko tych pojazdów, które przeznaczone są wyłącznie do wykonywania czynności służbowych, tym samym nie są wykorzystywane, choćby przejściowo, w inny sposób.

W tym miejscu wskazać należy, że przepisy ustawy nie określają, w jaki sposób podatnik ma zapewnić w przedsiębiorstwie wyeliminowanie użytku prywatnego używanych w nim pojazdów samochodowych dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego. Dla celów pełnego odliczania VAT, fakt wykorzystywania pojazdów wyłącznie do działalności musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych. Określone przez podatnika zasady używania pojazdów muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku tych pojazdów. Przy czym użytek prywatny należy postrzegać w kategoriach potencjalnej, a nie faktycznej możliwości użytku pojazdu do celów prywatnych.

Zatem podatnicy użytkujący samochody osobowe w działalności gospodarczej mają ograniczone prawo do odliczenia podatku VAT od wydatków poniesionych na ich zakup, eksploatację i bieżące użytkowanie. W sytuacji, gdy przedsiębiorca zdecyduje się na pełne odliczenie VAT, jest zobowiązany wykazać, że pojazd jest użytkowany wyłącznie w celach prowadzonej działalności gospodarczej.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że dysponują Państwo własną flotą pojazdów dopuszczonych do ruchu drogowego, które wykorzystują do przewozu pracowników oraz ich dowozu pomiędzy miejscem zakwaterowania a obiektem, na którym realizowane są prace, ponosząc koszty ich utrzymania, takie jak koszty leasingu, amortyzacji i eksploatacji. Oprócz pojazdów, będących własnością Państwa, również Państwo leasingują (leasing operacyjny) oraz wynajmują pojazdy na użytek prowadzonej działalności gospodarczej. Pojazdy leasingowane i wynajmowane zaliczają Państwo do floty własnej. Część z pojazdów wchodzących w skład floty własnej (w tym pojazdów leasingowanych i wynajętych) wykorzystywana jest w tzw. użytku mieszanym. Pozostała część wykorzystywana jest wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, z czego większość to pojazdy, które przeszły w okręgowej stacji kontroli pojazdów dodatkowe badanie, co zostało udokumentowane zaświadczeniem wydanym przez stację oraz adnotacją w dowodzie rejestracyjnym potwierdzającą spełnienie warunków wskazanych w art. 86a ust. 9 ustawy. W przypadku jednego pojazdu wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej prowadzą Państwo ewidencję przebiegu, zgłosili wskazany pojazd na formularzu VAT-26, jak również ustalili zasady używania pojazdów, wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, które wykluczają ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

W przypadku, gdy pracownik dojeżdża do miejsca oddelegowania prywatnym (tj. pracownika) pojazdem dopuszczonym do ruchu drogowego (dalej: „prywatny pojazd”), Spółka dokonuje zwrotu poniesionych przez pracownika, udokumentowanych fakturami wydatków, obejmujących w szczególności: koszty paliwa; koszty eksploatacyjne i opłaty dodatkowe, takie jak w szczególności: płyny eksploatacyjne (np. płyn do spryskiwaczy), opłaty za przejazd autostradami, opłaty parkingowe. Zwroty odbywają się na podstawie wewnętrznych ustaleń, przeważnie dokonanych drogą mailową. Podstawą dokonania zwrotu przez Państwa jest przedłożenie faktury wystawionej na Spółkę osobie odpowiedzialnej za obieg dokumentów. Następnie dokument podlega akceptacji merytorycznej, rachunkowej i formalnej i w efekcie jego zatwierdzenia - dekretacji w programie księgowym, ze wskazaniem projektu, którego dotyczy dana faktura.

Państwo jako pracodawca każdorazowo decydują o tym, gdzie pracownik ma wykonać powierzone mu zadanie, w jaki sposób będzie się przemieszczał (czy wyraża zgodę na wykorzystanie własnego pojazdu przez pracownika).

Oddelegowanie dotyczy wyłącznie pracowników i nie jest traktowane jako podróż służbowa w rozumieniu art. 775 Kodeksu pracy.

Na spółkę są wystawiane faktury na zakup paliwa oraz opłat eksploatacyjnych do prywatnych (tj. pracowników) pojazdów samochodowych wykorzystywanych przy dojazdach związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych.

Paliwo oraz opłaty eksploatacyjne do prywatnych (tj. pracowników) pojazdów samochodowych wykorzystywanych przy dojazdach związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych są dokonywane przez Państwa w związku z prowadzoną działalnością, na potrzeby związane z oddelegowaniem pracowników, tj. w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych i są wykorzystywane przez Państwa do wykonywania czynności opodatkowanych.

Wydatki na utrzymanie „floty własnej” wykorzystywanej wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej służą wyłącznie do wykonywania czynności opodatkowanych.

Spełnienie wymagań dla wszystkich pojazdów samochodowych określonych w art. 86a ust. 9 pkt 1 i 2 ustawy stwierdzono na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań. Spełnienie wymagań dla wszystkich pojazdów samochodowych określonych w art. 86a ust. 9 pkt 3 ustawy stwierdzono na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym.

W odniesieniu do pojazdów samochodowych, które nie spełniają warunków, o których mowa w art. 86a ust. 9 ustawy złożyli Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach zgodnie z terminami wskazanymi w ustawie, a pierwszy wydatek, od którego zostało odliczone 100% VAT został uwzględniony w rozliczeniu VAT dopiero po złożeniu tej informacji.

Prowadzą Państwo ewidencję przebiegu pojazdu tylko dla jednego pojazdu, ponieważ tylko tego jednego pojazdu dotyczy art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy. Jedyny pojazd, w odniesieniu do którego prowadzona jest ewidencja przebiegu używany jest wyłącznie do jazd związanych z działalnością gospodarczą. Mają Państwo możliwość wyznaczenia pracownika do przeprowadzenia kontroli sposobu wykorzystania samochodu służbowego. Istnieje nadzór nad używaniem ww. pojazdu w trakcie wykonywania obowiązków służbowych - GPS.

Państwo:

- posiadają zbiór zasad użytkowania samochodu do celów służbowych;

- prowadzą ewidencję przebiegu;

- kontrolują przebieg pojazdu (na podstawie informacji wskazywanych przez pojazd i informacji umieszczanych w ewidencji);

- mają prawo wytypować na piśmie osobę, która będzie przeprowadzała niezapowiedziane kontrole dotyczące:

   - sposobu użytkowania samochodu służbowego - mające na celu wykluczenie użytkowania powierzonego samochodu na cele prywatne;

   - miejsca i sposobu parkowania samochodu służbowego przez Korzystającego. Wytypowania do kontroli osoba sporządzi protokół, który następnie przedstawi Pracodawcy;

   - w przypadku stwierdzenia, że Korzystający użytkuje samochód stanowiący przedmiot umowy do celów prywatnych Spółka ma możliwość wyciągnięcia konsekwencji wskazanych w zbiorze zasad użytkowania samochodu służbowego.

Korzystający może korzystać z samochodu po godzinach pracy bez ograniczeń jedynie w celach związanych z działalnością gospodarczą Spółki (w celach służbowych).

Mając na uwadze przedstawiony stan prawny i opis sprawy stwierdzam, że w przypadku wykorzystania pojazdów do tzw. użytku mieszanego, gdzie wydatki wynikają z:

  - faktur dotyczących wydatków do pojazdów wchodzących w skład floty własnej (w tym pojazdów leasingowanych i wynajętych)

  - faktur wystawionych na Spółkę Państwa do prywatnych pojazdów pracowników wykorzystywanych przy dojazdach związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych

przysługuje Państwu prawo do odliczenia w wysokości 50% podatku naliczonego z faktur dokumentujących ww. wydatki, zgodnie z art. 86 ust. 1 w zw. z art. 86a ustawy.

Wskazali Państwo, że część z pojazdów wchodzących w skład floty własnej (w tym pojazdów leasingowanych i wynajętych) wykorzystywana jest w tzw. użytku mieszanym. Natomiast w przypadku, gdy pracownik dojeżdża do miejsca oddelegowania prywatnym pojazdem podstawą dokonania zwrotu przez Państwa jest przedłożenie faktury wystawionej na Spółkę Państwa, która podlega akceptacji merytorycznej, rachunkowej i formalnej i w efekcie jego zatwierdzenia - dekretacji w programie księgowym, ze wskazaniem projektu, którego dotyczy dana faktura. Państwo każdorazowo decydują o tym, gdzie pracownik ma wykonać powierzone mu zadanie, w jaki sposób będzie się przemieszczał (czy wyraża zgodę na wykorzystanie własnego pojazdu przez pracownika). Oddelegowanie dotyczy wyłącznie pracowników i nie jest traktowane jako podróż służbowa w rozumieniu art. 775 Kodeksu pracy.

Z kolei odnosząc się do samochodów wykorzystywanych wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, objęte wymogami z art. 86a ust. 3-4 lub 9 ustawy, stwierdzam, że przysługuje Państwu prawo do odliczenia w wysokości 100% podatku naliczonego z faktur dokumentujących wydatki na te pojazdy wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej. Spełnienie wymagań dla wszystkich pojazdów samochodowych określonych w art. 86a ust. 9 pkt 1 i 2 ustawy stwierdzono na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań. Spełnienie wymagań dla wszystkich pojazdów samochodowych określonych w art. 86a ust. 9 pkt 3 ustawy stwierdzono na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym. Z kolei w odniesieniu do jednego pojazdu samochodowego, który nie spełnia warunków, o których mowa w art. 86a ust. 9 ustawy, prowadzą Państwo ewidencję przebiegu pojazdu i złożyli Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tym pojeździe zgodnie z terminami wskazanymi w ustawie, a pierwszy wydatek, od którego został odliczony 100% VAT został uwzględniony w rozliczeniu VAT dopiero po złożeniu tej informacji. Ponadto wykazali Państwo, że zasady użytkowania ww. pojazdu wykluczają jego użycie do celów prywatnych.

Stanowisko Państwa w ww. zakresie jest prawidłowe.

 

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług.

Ocena prawna stanowiska Państwa w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie zawarta w odrębnym rozstrzygnięciu.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

 

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

 

   - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

 

   - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

 

           - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

 

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

 

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

 

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

   - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

   - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

 

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

 

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

 

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.