Interpretacja 0111-KDIB3-1.4012.977.2025.1.IK

Interpretacja indywidualna
- stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

 

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

 

4 listopada  2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku od towarów i usług.

 

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

„Spółka”, „Wnioskodawca” jest (…). Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług [dalej: VAT] rozliczającym ten podatek za okresy miesięczne.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka nabywa towar i usługi które są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT m.in. od podmiotów będących czynnymi podatnikami VAT. Spółka dokonuje odliczenia podatku z faktur otrzymanych przez te podmioty, zgodnie z przepisami ustawy o podatku VAT, w tym z uwzględnieniem ograniczeń prawa do odliczenia podatku wskazanych w art. 86a i 88 ustawy o VAT. Obecnie Spółka co do zasady otrzymuje faktury od swoich dostawców w formie elektronicznej (najczęściej w formie pliku pdf przesyłanego jako załącznik do wiadomości e-mail), natomiast zdarzają się też sytuacje otrzymywania przez Spółkę faktur papierowych.

 

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: KSeF), od 1 lutego 2026 r., Spółka będzie otrzymywać od swoich dostawców faktury zakupowe w postaci:

- faktury papierowej,

- faktury elektronicznej (o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT), w tym faktury wystawione zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej,

- faktury ustrukturyzowanej, o której mowa w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT.

Spółka wskazuje, że nie ma możliwości weryfikacji, którzy z dostawców Spółki będą obowiązani wysyłać faktury poprzez KSeF począwszy od dnia 1 lutego 2026 r., a których obowiązek ten obejmie w późniejszym terminie. Ponadto zdarzają się sytuacje otrzymywania faktur zakupowych od zagranicznych podmiotów z nadanym polskim numerem VAT, gdzie Spółka nie ma możliwości weryfikacji czy podmioty te są wyłącznie zarejestrowane dla celów VAT w Polsce czy też posiadają na terytorium Polski stałe miejsce działalności gospodarczej, które uczestniczy w wykonywanej transakcji.

Wnioskodawca nie może wykluczyć, że niektóre faktury zakupowe zostaną wystawione przez dostawców poza KSeF wbrew przepisom obowiązującym od 1 lutego 2026 r.

Przykładowo, Wnioskodawca przewiduje, że może się zdarzyć sytuacja, w której dostawca nie wystawi faktury jako faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, uznając, że nie posiada w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i nie jest w związku z tym, objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF na podstawie art. 106ga ustawy o VAT, a następnie okaże się, że dostawca ten posiada jednak stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i że faktura powinna była być wystawiona przy użyciu KSeF. Ta sytuacja może też dotyczyć okresu przejściowego, tj. od 1 lutego do 1 kwietnia 2026 r., kiedy to grupa podatników będzie korzystała ze zwolnienia z obowiązków w zakresie KSeF z uwagi na kryterium przychodowe lub do 1 stycznia 2027 dla grupy najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”.

Podobnie, nie można wykluczyć sytuacji, gdy dostawca nie wystawi faktury przy użyciu KSeF, powołując się na okoliczności takie jak awaria czy niedostępność KSeF, czy też inne przyczyny, a okaże się, że nie miały one w rzeczywistości miejsca lub też dostawca wbrew obowiązkom nie udostępni w KSeF faktur wystawianych w ramach trybów awaryjnych.

Pytanie

 

Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - faktura, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona poza KSeF (przy zachowaniu ograniczeń prawa do odliczenia wynikających z przepisów ustawy o VAT, w szczególności art. 86a oraz art. 88 ustawy o VAT)?

 

Państwa stanowisko

W ocenie Wnioskodawcy, będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych od 1 lutego 2026 r. przez dostawców również w sytuacji, gdy wbrew obowiązkowi faktura zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony zostanie wystawiona bez użycia KSeF (przy zachowaniu ograniczeń prawa do odliczenia wynikających z przepisów ustawy o VAT, w szczególności art. 86a oraz art. 88 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w zakresie, w jakim nabywane przez niego towary i usług są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ponadto prawo do odliczenia przysługuje również, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami (art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT). Artykuł 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT stanowi z kolei, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług oraz z tytułu dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi. Z powyższych regulacji wynikają tzw. przesłanki pozytywne, które muszą zostać spełnione w celu odliczenia VAT naliczonego, tj.: odliczenia dokonuje podatnik, czyli podmiot prowadzący działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT; nabywane przez podatnika towary/usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT (lub czynności zrównanych z tymi czynnościami); kwota podatku wynika z faktury wystawionej dla podatnika.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, natomiast zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 prawo to, w przypadku, o którym mowa w art. 86 ust. 2 pkt 1, powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Poza wskazanymi powyżej pozytywnymi przesłankami odliczenia podatku naliczonego ustawodawca wymienił również w art. 88 ustawy o VAT, zamknięty katalog przesłanek negatywnych, tzn. takich, których zaistnienie uniemożliwia nabywcy obniżenie podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, natomiast w art. 86a wskazany jest rodzaj wydatków, dla których kwota podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku. W przypadku pojawienia się takich kategorii wydatków w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Spółka każdorazowo odpowiednio nie będzie dokonywała odliczenia podatku naliczonego lub będzie dokonywała odliczenia w wysokości 50% wartości podatku naliczonego wskazanego na fakturze.

Na podstawie art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT od 1 lutego 2026 r., co do zasady, na podatnikach podatku od towarów i usług będzie ciążył obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Artykuł 106ga ust. 2 ustawy o VAT przewiduje kilka wyjątków od wyżej wymienionej zasady. Nie będą objęci obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu KSeF, między innymi podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, czy podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lecz posiadający w nim stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

Wyjątki dotyczą również okresu przejściowego, tj. od 1 lutego 2026 r. do 1 kwietnia 2026 r. kiedy to grupa podatników będzie korzystała ze zwolnienia z obowiązku przesyłania faktur przy użyciu KSeF ze względu na kryterium przychodowe lub do 1 stycznia 2027 dla najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo” których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) .

Podsumowując, powyższe oznacza, że od 1 lutego 2026 r. Wnioskodawca będzie mógł otrzymać fakturę zakupową w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej (fakturę elektroniczną, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT lub fakturę ustrukturyzowaną, zdefiniowaną w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT).

Podkreślić należy również, że we wspomnianym wcześniej art. 88 ustawy o VAT, ani w żadnym innym przepisie ustawy o VAT, nie została nałożona na nabywcę sankcja w postaci zakazu odliczenia podatku naliczonego w sytuacji, gdy faktura, wbrew obowiązkowi, wystawiona zostanie bez użycia KSeF i w konsekwencji otrzymana przez niego poza KSeF.

Żaden przepis nie nakazuje nabywcy dokonywania weryfikacji zasadności wystawiania przez sprzedającego faktury w określonej postaci, w szczególności badania, czy faktura mogła być wystawiona poza KSeF, np. pod kątem posiadania przez sprzedawcę stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, czy zaistnienia okoliczności uniemożliwiających wystawienie faktury przy użyciu KSeF (np. awaria systemu). Nie ma również obowiązku weryfikowania sprzedawcy pod kątem posiadania lub nie kryterium przychodowego.

Nie została również nałożona na nabywcę sankcja w postaci zakazu odliczenia VAT w sytuacji, gdy faktura, wbrew obowiązkowi, zostanie wystawiona (i tym samym otrzymana przez nabywcę) poza KSeF. Konsekwencje niezastosowania się do takiego obowiązku mają dotyczyć jedynie wystawcy faktury.

Zgodnie z art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r., w sytuacji niewystawienia, mimo obowiązku, faktury przy użyciu KSeF, to wystawca karany będzie nakładaną przez naczelnika urzędu skarbowego karą pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza tym systemem, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku, karą pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF.

W związku z powyższym, Spółka stoi na stanowisku, że będzie miała prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez dostawców, również w przypadku gdy, wbrew obowiązkowi wynikającemu z ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r., faktura zakupowa doręczona Spółce, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona przez dostawców bez użycia KSeF.

Powyższe stanowisko jest potwierdzone w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

 

Jako przykład można wskazać następujące interpretacje indywidualne:

   - z dnia 21 marca 2024 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK), w której stwierdzone zostało m.in.: „(...) że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia KSeF nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego”.

   - z dnia 4 marca 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA), w której stwierdzone zostało między innymi, że: „W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze). Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Spółce (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie faktur zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy”.

   - z dnia 12 sierpnia 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG), w której stwierdzono, między innymi, że: „Zatem w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że Wnioskodawca ma prawo, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy, do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturach zakupowych, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Wnioskodawcę do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego”.

   - z dnia 18 listopada 2025 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.722.2025.1.MR) „Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że jako czynnemu podatnikowi podatku VAT będzie Państwu przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 1 pkt 8 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie faktur zakupowych wbrew obowiązkowi użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.”

 

Ocena stanowiska

 

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

 

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

W świetle art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy:

Według art. 86 ust. 10 ustawy:

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

Podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

 

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

   1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

b) (uchylona)

   2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

   3) (uchylony)

   4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

   5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

   6) (uchylony)

   7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

 

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

   1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

   2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

   3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

   4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy, który wszedł w życie od 1 lutego 2026 r.:

1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

   1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

   2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

   3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

   4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

   5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.;

   6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

 

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy, który wszedł w życie od 1 lutego 2026 r.:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.

 

Według art. 106na ustawy, który wszedł w życie od 1 lutego 2026 r.:

   1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

   2. (uchylony)

   3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

   4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem od towarów i usług. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, nabywają Państwo towar i usługi które są wykorzystywane przez Państwa do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT m.in. od podmiotów będących czynnymi podatnikami VAT.

 

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: KSeF), od 1 lutego 2026 r., będą Państwo otrzymywać od swoich dostawców faktury zakupowe w postaci:

- faktury papierowej,

- faktury elektronicznej (o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT), w tym faktury wystawione zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej,

- faktury ustrukturyzowanej, o której mowa w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT.

Nie maja Państwo możliwości weryfikacji, którzy z dostawców będą obowiązani wysyłać faktury poprzez KSeF począwszy od dnia 1 lutego 2026 r., a których obowiązek ten obejmie w późniejszym terminie. Ponadto zdarzają się sytuacje otrzymywania faktur zakupowych od zagranicznych podmiotów z nadanym polskim numerem VAT, gdzie Spółka nie ma możliwości weryfikacji czy podmioty te są wyłącznie zarejestrowane dla celów VAT w Polsce czy też posiadają na terytorium Polski stałe miejsce działalności gospodarczej, które uczestniczy w wykonywanej transakcji.

Nie mogą Państwo wykluczyć, że niektóre faktury zakupowe zostaną wystawione przez dostawców poza KSeF wbrew przepisom obowiązującym od 1 lutego 2026 r.

 

Przykładowo:

    - dostawca nie wystawi faktury jako faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, uznając, że nie posiada w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i nie jest w związku z tym, objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF na podstawie art. 106ga ustawy o VAT, a następnie okaże się, że dostawca ten posiada jednak stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i że faktura powinna była być wystawiona przy użyciu KSeF. Ta sytuacja może też dotyczyć okresu przejściowego, tj. od 1 lutego do 1 kwietnia 2026 r., kiedy to grupa podatników będzie korzystała ze zwolnienia z obowiązków w zakresie KSeF z uwagi na kryterium przychodowe lub do 1 stycznia 2027 dla grupy najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”.

    - dostawca nie wystawi faktury przy użyciu KSeF, powołując się na okoliczności takie jak awaria czy niedostępność KSeF, czy też inne przyczyny, a okaże się, że nie miały one w rzeczywistości miejsca lub też dostawca wbrew obowiązkom nie udostępni w KSeF faktur wystawianych w ramach trybów awaryjnych.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Należy podkreślić, że jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą opodatkowaną podatkiem VAT. Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.

Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy bądź art. 86 ust. 8 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podkreślić należy, że zasadniczo korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie. Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych  przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Ponadto, prawo do odliczenia przysługuje również, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu  e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Tym samym, odpowiadając wprost na Państwa pytanie, należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców - wbrew obowiązkowi - bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego (przy zachowaniu ograniczeń prawa do odliczenia wynikających z przepisów ustawy o VAT, w szczególności art. 86a oraz art. 88 ustawy o VAT.).

W konsekwencji Państwa stanowisko jest prawidłowe.

 

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

 

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

 

Inne kwestie poruszone w stanowisku a nieobjęte pytaniem nie były przedmiotem rozstrzygnięcia.

 

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego, ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym jego przedstawieniem. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

 

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

  - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

  - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

  - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

   - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

   - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

 

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.