Wnioskodawca planuje rozpocząć w 2026 roku działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług przewozu osób taksówką na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, przy użyciu jednego samochodu i bez zatrudniania pracowników. Rozważa on trzy warianty techniczne ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących online: użycie jednej kasy programowej dla wszystkich kanałów sprzedaży, użycie dwóch kas programowych…
Szanowny Panie,
stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
20 stycznia 2026 r. wpłynął Pana wniosek z 16 stycznia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług.
Uzupełnił go Pan pismem z 13 lutego 2026 r. (wpływ 17 lutego 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Wnioskodawca zamierza prowadzić działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług przewozu osób taksówką.
Sprzedaż usług realizowana będzie w różnych kanałach, przy czym w każdym rozważanym wariancie całość sprzedaży podlega ewidencjonowaniu przy użyciu kas rejestrujących online, a dane są przekazywane do Centralnego Repozytorium Kas.
Wnioskodawca rozważa następujące warianty techniczne ewidencjonowania sprzedaży:
Wariant A
Ewidencjonowanie całości sprzedaży przy użyciu jednej kasy rejestrującej w formie oprogramowania, niezależnie od kanału pozyskania klienta, przy założeniu, że każda usługa ewidencjonowana jest jednokrotnie.
Wariant B
Ewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu dwóch kas rejestrujących w formie oprogramowania, przy czym każda z kas obsługuje odrębny strumień sprzedaży, a ta sama usługa nie jest ewidencjonowana w więcej niż jednej kasie.
Wariant C
Ewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu:
- kasy rejestrującej w formie oprogramowania oraz
- kasy rejestrującej innego rodzaju, przy jednoznacznym przypisaniu poszczególnych usług do właściwej kasy oraz braku podwójnej ewidencji sprzedaży.
W uzupełnieniu wniosku wskazał Pan następujące informacje:
Na pytanie „Kiedy zamierza Pan rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej?”, wskazał Pan: „Ad. 1. Termin rozpoczęcia działalności gospodarczej
Prowadzenie działalności gospodarczej polegającej na świadczeniu usług przewozu osób taksówką zamierzam rozpocząć w 2026 r., po spełnieniu wszystkich wymogów formalnoprawnych, w szczególności po uzyskaniu wymaganych zezwoleń oraz po wyborze i fiskalizacji kas rejestrujących zgodnie z obowiązującymi przepisami.”
Na pytanie „Czy będzie Pan świadczył opisane we wniosku usługi przewozu osób taksówką na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz/lub rolników ryczałtowych?”, odpowiedział Pan:
„Ad. 2. Odbiorcy usług
Usługi przewozu osób taksówką będą świadczone na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.”
Na pytanie „Pod jakim symbolem – według Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług, wprowadzonej rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) (Dz. U. z 2015 r., poz. 1676 ze zm.) – sklasyfikowane są usługi, które zamierza Pan świadczyć w swojej działalności. Należy podać pełny, siedmiocyfrowy symbol PKWiU.”, podał Pan:
„Ad. 3. Klasyfikacja PKWiU
Usługi, które zamierzam świadczyć w ramach działalności gospodarczej, są sklasyfikowane pod symbolem PKWiU 49.32.11.0 – Usługi taksówek osobowych, z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą.”
Na pytanie „Czy będzie Pan świadczył opisane we wniosku usługi przewozu osób taksówką osobiście czy również poprzez zatrudnionych pracowników?”, wskazał Pan:
„Ad. 4. Sposób wykonywania usług
Usługi przewozu osób będą wykonywane przeze mnie osobiście, bez udziału pracowników ani innych osób wykonujących przewóz.”
Na pytanie „Czy będzie Pan świadczył opisane we wniosku usługi przewozu osób taksówką wyłącznie jednym samochodem czy kilkoma samochodami?”, odpowiedział Pan:
„Ad. 5. Liczba pojazdów
Usługi przewozu osób taksówką, będące przedmiotem niniejszego wniosku, będą świadczone wyłącznie jednym samochodem.”
Na pytanie „Czy będzie istniała możliwość świadczenia usług przewozu osób taksówką kilkoma samochodami w tym samym czasie?”, wskazał Pan:
„Ad. 6. Jednoczesne świadczenie usług
Nie, nie będzie istniała możliwość świadczenia usług przewozu osób taksówką kilkoma samochodami w tym samym czasie.”
Na pytanie „Co rozumie Pan przez sformułowanie „Sprzedaż usług realizowana będzie w różnych kanałach”. Proszę wyjaśnić.”, odpowiedział Pan:
„Ad. 7. Kanały sprzedaży
Przez sformułowanie „sprzedaż usług realizowana będzie w różnych kanałach” rozumiem różne sposoby pozyskiwania zleceń na wykonanie usługi przewozu osób taksówką, które funkcjonują równolegle w ramach jednej działalności gospodarczej, przy czym samą usługę przewozu każdorazowo wykonuje ten sam podatnik.”
Na pytanie „Jakie „odrębne strumienie sprzedaży” zamierza Pan ewidencjonować na dwóch odrębnych kasach rejestrujących w formie oprogramowania w wariancie B? Proszę wyjaśnić.”, podał Pan:
„Ad. 8. Wariant B – dwa strumienie sprzedaży
W wariancie „B” zamierzam ewidencjonować na dwóch odrębnych kasach rejestrujących w formie oprogramowania następujące odrębne strumienie sprzedaży usług przewozu osób taksówką:
- Pierwszym kanałem sprzedaży będzie kanał bezpośredni, charakterystyczny dla tradycyjnego modelu świadczenia usług taksówkarskich, polegający na pozyskiwaniu klientów bezpośrednio, w szczególności poprzez zatrzymanie pojazdu na postoju lub na ulicy, poprzez bezpośredni kontakt klienta z kierowcą. W tym kanale sprzedaży umowa przewozu zawierana jest bezpośrednio pomiędzy kierowcą a pasażerem, bez udziału podmiotów trzecich pośredniczących w zamawianiu przejazdu przez klienta/pasażera.
- Drugim kanałem sprzedaży będzie kanał pośredni (aplikacyjny), polegający na pozyskiwaniu klientów za pośrednictwem podmiotów trzecich prowadzących aplikacje mobilne służące do zamawiania przejazdów (np. platformy typu (…)). W tym przypadku podmiot pośredniczący nie wykonuje usługi przewozu, lecz jedynie pośredniczy w przekazaniu zlecenia przejazdu pomiędzy pasażerem a moją osobą.”
Na pytanie „Jakie usługi zamierza Pan ewidencjonować na kasie rejestrującej w formie oprogramowania, a jakie na kasie rejestrującej innego rodzaju w wariancie C? Proszę wyjaśnić.”, odpowiedział Pan:
„Ad. 9. Wariant C – kasa programowa i kasa sprzętowa
W wariancie „C” zamierzam ewidencjonować następujące usługi przewozu osób taksówką przy użyciu dwóch odrębnych kas rejestrujących:
a) Na kasie rejestrującej w formie oprogramowania ewidencjonowane byłyby usługi przewozu osób taksówką realizowane wobec klientów pozyskanych za pośrednictwem podmiotów pośredniczących w zamawianiu przejazdów, tj. sprzedaż realizowana w kanale aplikacyjnym.
b) Na kasie rejestrującej innego rodzaju, tj. kasie sprzętowej współpracującej z taksometrem, ewidencjonowane byłyby usługi przewozu osób taksówką realizowane wobec klientów pozyskanych w kanale bezpośrednim.
Rozdzielenie ewidencji według wskazanych sposobów pozyskania klienta ma charakter organizacyjny i techniczny oraz ma służyć wyłącznie zapewnieniu prawidłowego, rzetelnego i niewadliwego ewidencjonowania sprzedaży zgodnie z art. 111 ustawy o podatku od towarów i usług.”
Na pytanie „Co rozumie Pan przez sformułowanie „kasa rejestrująca innego rodzaju”?”, wskazał Pan:
„Ad. 10. Kasa rejestrująca innego rodzaju
Przez sformułowanie „kasa rejestrująca innego rodzaju” rozumiem kasę rejestrującą inną niż kasa rejestrująca w formie oprogramowania, tj. kasę rejestrującą mającą postać urządzenia sprzętowego (fizycznej kasy fiskalnej), spełniającą wymagania określone w przepisach wykonawczych do ustawy o podatku od towarów i usług, w szczególności kasę współpracującą z taksometrem stosowaną w tradycyjnych taksówkach osobowych.”
Ujednolicenie treści wniosku
Odnosząc się do wskazanych rozbieżności, wyjaśnia Pan, że użyte we wniosku sformułowanie „kasy rejestrujące Online” miało charakter skrótowy i odnosiło się do funkcjonalności kas rejestrujących polegającej na przekazywaniu danych do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), tj. do wymogów stawianych kasom online w rozumieniu przepisów wykonawczych do ustawy o podatku od towarów i usług. Nie miało ono na celu odróżnienia rodzaju kasy w znaczeniu materialnym ani rozszerzania zakresu wniosku poza kasy rejestrujące mające postać oprogramowania, z uwzględnieniem pomocniczo opisanego wariantu C, stanowiącego alternatywny sposób ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej innego rodzaju.
Jednocześnie wskazuje Pan, że wątpliwości przedstawione we wniosku dotyczą ewidencjonowania sprzedaży usług przewozu osób taksówką przy użyciu kas rejestrujących mających postać oprogramowania (kas w formie oprogramowania), tj. dopuszczalności zastosowania jednej kasy w formie oprogramowania dla całej sprzedaży (wariant A) albo dwóch kas w formie oprogramowania przypisanych do odrębnych kanałów pozyskania klienta (wariant B), a alternatywnie – zastosowania kasy w formie oprogramowania dla sprzedaży realizowanej za pośrednictwem aplikacji pośredniczącej oraz kasy sprzętowej współpracującej z taksometrem dla sprzedaży realizowanej w kanale bezpośrednim (wariant C).
W konsekwencji ujednolica Pan treść wniosku w ten sposób, że w opisie zdarzenia przyszłego, pytaniach oraz stanowisku pojęcie „kasy rejestrujące online” należy rozumieć jako odniesienie do kas spełniających wymagania kas online, przy czym przedmiotem wątpliwości i rozstrzygnięcia interpretacyjnego pozostaje dopuszczalność prowadzenia ewidencji przy użyciu kas rejestrujących mających postać oprogramowania w ramach opisanych wariantów organizacyjnych ewidencji.
Pytania
1. Czy przepisy ustawy o VAT oraz przepisów wykonawczych dopuszczają ewidencjonowanie całości sprzedaży usług przewozu osób przy użyciu jednej kasy rejestrującej w formie oprogramowania, przy spełnieniu wymogów dotyczących kas online?
2. Czy dopuszczalne jest ewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu więcej niż jednej kasy rejestrującej w formie oprogramowania w ramach jednej działalności gospodarczej, jeżeli każda z kas obsługuje odrębny strumień sprzedaży?
3. Czy przepisy prawa podatkowego nakładają obowiązek stosowania określonego rodzaju kasy rejestrującej (np. sprzętowej zamiast programowej) przy świadczeniu usług przewozu osób, jeżeli sprzedaż jest prawidłowo ewidencjonowana i raportowana do CRK?
Pana stanowisko w sprawie (doprecyzowane w uzupełnieniu wniosku)
Zdaniem Wnioskodawcy, każdy z opisanych wariantów spełnia wymogi ewidencjonowania sprzedaży wynikające z ustawy o VAT, pod warunkiem, że:
- całość sprzedaży jest ewidencjonowana,
- nie dochodzi do podwójnej ewidencji tej samej usługi,
- kasy rejestrujące spełniają wymagania techniczne dla kas online.
Przepisy prawa podatkowego nie różnicują dopuszczalności stosowania kas rejestrujących ze względu na kanał sprzedaży ani sposób ustalenia ceny, lecz odnoszą się wyłącznie do obowiązku ewidencjonowania sprzedaży.
Uzasadnienie
Celem regulacji dotyczących kas rejestrujących jest zapewnienie rzetelnej i kompletnej ewidencji obrotu. W opisanych wariantach cel ten jest realizowany, gdyż każda sprzedaż jest ewidencjonowana przy użyciu kas online, a dane przekazywane są do CRK. Brak jest przepisów, które uzależniałyby możliwość stosowania kasy rejestrującej w formie oprogramowania od charakteru usługi przewozu osób lub nakładały obowiązek stosowania określonego rodzaju kasy wyłącznie z uwagi na techniczny sposób realizacji usługi.
Doprecyzowanie stanowiska
Doprecyzowując swoje stanowisko wskazuje Pan jednoznacznie, że w Pana ocenie przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisy wykonawcze dotyczące kas rejestrujących nie wykluczają ewidencjonowania sprzedaży usług przewozu osób taksówką przy użyciu kas rejestrujących mających postać oprogramowania, o ile spełnione są wymogi właściwe dla kas online, w szczególności w zakresie przekazywania danych do Centralnego Repozytorium Kas (CRK).
W Pana ocenie dopuszczalne jest ewidencjonowanie całości sprzedaży przy użyciu jednej kasy rejestrującej w formie oprogramowania (wariant A), jeżeli zapewnia ona prawidłowe, rzetelne i niewadliwe ewidencjonowanie sprzedaży oraz spełnia wymagania przewidziane w przepisach wykonawczych. Jednocześnie uważa Pan, że przepisy prawa podatkowego dopuszczają stosowanie więcej niż jednej kasy rejestrującej w formie oprogramowania w ramach jednej działalności gospodarczej (wariant B), jeżeli każda z kas ewidencjonuje odrębny strumień sprzedaży wynikający ze sposobu pozyskania klienta, a ewidencja prowadzona jest w sposób zapewniający jednokrotne ujęcie obrotu i prawidłowe raportowanie do CRK. W Pana ocenie przepisy prawa podatkowego nie nakładają obowiązku stosowania określonego rodzaju kasy rejestrującej wyłącznie ze względu na fakt świadczenia usług przewozu osób taksówką, jeżeli sprzedaż jest prawidłowo ewidencjonowana przy użyciu kasy spełniającej wymagania kas online. Wariant C został wskazany wyłącznie w celu objęcia wnioskiem pełnego zakresu możliwych rozwiązań organizacyjnych ewidencji sprzedaży i nie wynika z niego założenie istnienia obowiązku stosowania kasy rejestrującej „innego rodzaju”.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”.
Zgodnie z tym przepisem:
Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.
W świetle art. 111 ust. 1b ustawy:
W ewidencji, o której mowa w ust. 1, wykazuje się dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.
Art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy wskazuje, że:
Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
a) w postaci papierowej lub
b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.
Na podstawie art. 111a ust. 3 ustawy:
Kasy rejestrujące łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia:
1) przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej;
2) przesyłanie poleceń z Centralnego Repozytorium Kas do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas, i ich odbiór przez te kasy:
a) związanych z fiskalizacją kasy rejestrującej,
b) obejmujących określenie:
- sposobu i zakresu przesyłania danych z tej kasy,
- sposobu pracy kasy rejestrującej,
c) zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.
Stosownie do art. 111 ust. 6a ustawy:
Kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Jak stanowi art. 111 ust. 6b ustawy:
Producenci krajowi i podmioty dokonujące wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących w celu wprowadzenia ich na terytorium kraju do obrotu są obowiązani do uzyskania dla danego typu kas rejestrujących potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że kasy te spełniają funkcje wymienione w ust. 6a i wymagania techniczne dla kas rejestrujących.
Zgodnie z art. 111 ust. 3ca ustawy:
Podatnicy mogą używać kas rejestrujących, o których mowa w ust. 6a, do prowadzenia ewidencji sprzedaży, na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, gdy zostały one nabyte odpowiednio przez wynajmującego, wydzierżawiającego, leasingodawcę lub drugą stronę innej umowy o podobnym charakterze, w okresie obowiązywania potwierdzenia, o którym mowa w ust. 6b, z uwzględnieniem ust. 3d.
Jak wskazuje art. 111 ust. 3d ustawy:
W przypadku gdy dla danego rodzaju czynności, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie ust. 7a pkt 1, są przewidziane kasy rejestrujące o zastosowaniu specjalnym – podatnik jest obowiązany stosować te kasy.
Na podstawie art. 111 ust. 7a pkt 1 ustawy:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym kas o zastosowaniu specjalnym dla danego rodzaju czynności, oraz warunki i sposób używania kas rejestrujących, w tym sposób zakończenia używania kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas, sposób wystawiania dokumentów z kas rejestrujących i szczególne przypadki wydawania nabywcy dowodu sprzedaży oraz rodzaje dokumentów składanych w związku z używaniem kas rejestrujących, sposób ich składania oraz wzory tych dokumentów, uwzględniając potrzebę właściwego prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących przez podatników, o których mowa w ust. 1, oraz potrzebę przeciwdziałania nieewidencjonowaniu sprzedaży przy zastosowaniu tych kas przez podatników, jak również zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku i prawidłowości końcowego rozliczenia pracy kas rejestrujących.
Zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2025 r. poz. 845), dalej „rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących”:
Podatnicy, ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób, używają następujących kas:
1) kasy ogólne – przeznaczone do prowadzenia ewidencji w sposób niewymagający stosowania specjalnych funkcji i rozwiązań konstrukcyjnych;
2) kasy o zastosowaniu specjalnym – których konstrukcja i program pracy uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają szczególnym wymaganiom technicznym (kryteriom i warunkom technicznym) określonym dla kas, związanym ze szczególnymi formami prowadzenia ewidencji sprzedaży lub sprzedaży określonych towarów i usług lub potrzebą współpracy kasy z innymi urządzeniami niezbędnymi do stosowania w danym rodzaju działalności, obejmujące kasy:
a) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,
b) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży leków, z funkcją rozliczania recept refundowanych,
c) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego,
d) rozliczające więcej niż jedną transakcję równocześnie,
e) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży towarów i usług w wolnych obszarach celnych lub składach celnych,
f) umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług.
Zgodnie z § 7 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas:
W przypadku szczególnego rodzaju sprzedaży lub szczególnego sposobu prowadzenia ewidencji, dla którego jest wymagane prowadzenie ewidencji przy użyciu kas o zastosowaniu specjalnym, podatnicy są obowiązani używać tych kas.
Według art. 111b ust. 1 ustawy:
Ewidencja sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1, w odniesieniu do określonych grup podatników lub rodzajów czynności może być prowadzona przy użyciu kas rejestrujących mających postać oprogramowania, spełniających wymagania, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie ust. 3 pkt 2.
W myśl art. 111b ust. 2 ustawy:
Do kas rejestrujących, o których mowa w ust. 1, przepisy art. 111 i art. 111a stosuje się odpowiednio.
Na mocy art. 111b ust. 3 ustawy:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia:
1) grupy podatników lub rodzaje czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących, o których mowa w ust. 1,
2) wymagania techniczne dla kas rejestrujących, o których mowa w ust. 1, oraz sposób ich używania, w tym sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy ich użyciu, sposób zakończenia ich używania w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas oraz sposób wystawiania dokumentów z kas rejestrujących i szczególne przypadki wydawania nabywcy dowodu sprzedaży
– uwzględniając potrzebę przeciwdziałania nieewidencjonowaniu lub nieprawidłowemu prowadzeniu ewidencji sprzedaży przez podatników oraz zabezpieczenia zaewidencjonowanych danych, a także bezpiecznego przesyłania tych danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas, konieczność zapewnienia nabywcy prawa do otrzymania dowodu nabycia towarów i usług z uwidocznioną kwotą podatku oraz możliwość sprawdzenia przez niego prawidłowości zaewidencjonowania sprzedaży i wystawiania dowodu potwierdzającego jej dokonanie oraz optymalne dla danego rodzaju sprzedaży rozwiązania techniczne dla tych kas.
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2268), zwane dalej „rozporządzeniem w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania”, odnosi się do grupy podatników, którzy mogą stosować ten rodzaj kas oraz określa wymagania jakie muszą spełniać podmioty z nich korzystające.
Zgodnie z § 1 rozporządzenia w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania:
Kasy rejestrujące mające postać oprogramowania mogą być używane przez podatników w odniesieniu do następujących czynności:
1) usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2022 r. poz. 2201, z późn. zm.);
2) usług wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0);
3) usług związanych z przeprowadzkami, świadczonych na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0);
4) usług transportu drogowego pasażerskiego pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta (PKWiU 49.39.35.0);
5) usług transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego (PKWiU 49.39.11.0);
6) usług transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.21.0);
7) usług transportu kolejowego pasażerskiego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.10.0);
8) usług transportu kolejowego pasażerskiego międzymiastowego (PKWiU 49.10);
9) usług transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi (PKWiU 49.39.20.0);
10) usług transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.10.11.0);
11) usług transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.10.12.0);
12) usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.30.11.0);
13) usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.30.12.0);
14) usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego łodziami wycieczkowymi (PKWiU 50.30.13.0);
15) usług pozostałego transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego (PKWiU 50.30.19.0);
16) usług transportu lotniczego regularnego krajowego pasażerskiego (PKWiU 51.10.11.0);
17) usług transportu lotniczego nieregularnego krajowego pasażerskiego, z wyłączeniem w celach widokowych (PKWiU 51.10.12.0);
18) usług hotelarskich i podobnych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10);
19) usług obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20);
20) usług świadczonych przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe (PKWiU 55.30);
21) pozostałych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90);
22) usług restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10);
23) usług przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21);
24) pozostałych usług gastronomicznych (PKWiU 56.29);
25) usług przygotowywania i podawania napojów (PKWiU 56.30);
26) sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych;
27) usług mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej);
28) dostaw towarów i świadczenia usług przez ochotnicze straże pożarne w rozumieniu ustawy z dnia 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 194 , 658 i 1560);
29) dostaw towarów i świadczenia usług przez koła gospodyń wiejskich w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o kołach gospodyń wiejskich (Dz. U. z 2023 r. poz. 1179).
Zgodnie natomiast z § 4 ust. 1 pkt 2 lit. a) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz. U. z 2025 r. poz. 861), zwanego dalej „rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania”:
Kasy, ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób, dzieli się na następujące kategorie: kasy o zastosowaniu specjalnym – kasy, które uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają szczególnym wymaganiom technicznym określonym w rozdziale 4 załącznika nr 1 do rozporządzenia, związanym ze szczególnymi formami prowadzenia ewidencji lub sprzedaży określonych towarów i usług lub potrzebą współpracy kasy z innymi urządzeniami niezbędnymi do stosowania w danym rodzaju działalności, obejmujące kasy przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2024 r. poz. 1539, 1544 i 1855).
Stosownie do § 22 pkt 19 lit. a rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania:
Wniosek o wydanie potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy, zawiera w przypadku kasy, o której mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. a wykaz taksometrów lub aplikacji współpracujących z kasą.
Ponadto, zgodnie z § 23 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania:
Do wniosku, o którym mowa w § 22, dołącza się w przypadku kas, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. a, dodatkowo:
a) w odniesieniu do taksometru współpracującego z kasą:
- po 2 sztuki każdego z typów taksometrów przeznaczonych do współpracy z kasą,
- generator impulsów napędu taksometru,
- programator taksometru,
- zasilacz umożliwiający zewnętrzne zasilanie urządzenia, na którym jest zainstalowana kasa, i taksometru z sieci energetycznej prądu zmiennego o napięciu 230 V,
b) w odniesieniu do aplikacji współpracującej z kasą – 2 egzemplarze aplikacji zainstalowanej na urządzeniu.
W świetle § 5 ust. 1 pkt 2 lit. a rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1654):
Kasy, ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób, dzieli się na następujące kategorie: kasy o zastosowaniu specjalnym – kasy, których konstrukcja i program pracy kasy uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają szczególnym wymaganiom technicznym określonym w rozporządzeniu, związanym ze szczególnymi formami prowadzenia ewidencji sprzedaży lub sprzedaży określonych towarów i usług lub potrzebą współpracy kasy z innymi urządzeniami niezbędnymi do stosowania w danym rodzaju działalności, obejmujące kasy przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami lub pojazdami samochodowymi innymi niż taksówki.
Co więcej, na podstawie § 48 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących:
Kasa, o której mowa w § 5 ust. 1 pkt 2 lit. a, spełnia dodatkowo następujące wymagania:
1) jest połączona z taksometrem w sposób:
a) nierozłączny lub przez system złącza zabezpieczonego w sposób sprzętowy lub programowy przed ingerencją użytkownika kasy lub osób trzecich,
b) zapewniający przesyłanie danych z taksometru,
c) uniemożliwiający rozpoczęcie rejestracji następnego kursu w przypadku odłączenia lub uszkodzenia taksometru;
2) posiada zabezpieczenie dostępu do wnętrza kasy uwzględniające określone odrębnymi przepisami wymagania w zakresie nakładania cech zabezpieczających taksometrów;
3) posiada, w przypadku kas wyposażonych we wspólną z taksometrem płytę główną, rozwiązania konstrukcyjne umożliwiające wykonanie fiskalizacji oraz innych czynności dostępnych w trybie serwisowym bez naruszenia cech zabezpieczających taksometrów;
4) funkcje wyświetlacza wartości usługi zarejestrowanej przez kasę może pełnić wyświetlacz zespołu opłat lub zespołu dopłat taksometru;
5) posiada wyświetlacz dla użytkownika, który może być wspólny z wyświetlaczem dla nabywcy;
6) przechowuje w pamięci fiskalnej informacje o typach i numerach taksometrów, dla których wystawiała paragony fiskalne; zapis informacji o taksometrze odbywa się w kasie nie później niż podczas wystawiania pierwszego paragonu fiskalnego odpowiadającego kursowi na danym taksometrze; informacje o taksometrach kasa udostępnia w postaci wydruku;
7) posiada dostępną dla użytkownika funkcję raportowania numerów seryjnych wszystkich współpracujących z nią taksometrów, na których rejestrowane były kursy, wraz z datą i godziną ich zarejestrowania w kasie; funkcja umożliwia wybór zakresu raportowanych taksometrów według czasu i numeru seryjnego taksometru;
8) posiada funkcję umożliwiającą anulowanie paragonu fiskalnego dla rozliczenia kursu, który rozpoczął się postojem nie dłuższym niż 20 minut i zakończył przejechaniem odcinka drogi nie dłuższego niż 500 m albo tylko samym postojem nie dłuższym niż 20 minut;
9) wykorzystuje funkcję stosowania opustu procentowego (rabat) lub funkcję stosowania cen umownych indywidualnie negocjowanych, o ile te funkcje występują, łącznie z określeniem wysokości opustu procentowego (rabat) lub ceny wyłącznie w okresie dostępności funkcji umożliwiającej anulowanie paragonu fiskalnego, podczas realizowanego kursu;
10) wyświetla dodatkowo wyraz „RABAT” podczas korzystania z funkcji stosowania opustu procentowego (rabat) podczas realizacji kursu na wyświetlaczu kasy lub zespole opłat lub dopłat taksometru; należność uwzględniająca zastosowany opust procentowy (rabat) jest pokazana na wyświetlaczu najpóźniej po przejściu taksometru w położenie „KASA”;
11) w przypadku przerwania kursu z powodu zaniku zasilania taksometru lub przerwania pomiaru przez taksometr w czasie powyżej 20 sekund kasa wystawia paragon fiskalny za wykonaną do tego zdarzenia usługę po wznowieniu pracy tego taksometru, zawierającego dodatkową informację o wystąpieniu sytuacji awaryjnej; w przypadku gdy niemożliwe jest wznowienie pracy taksometru albo gdy po jego ponownym podłączeniu nie zawiera on informacji umożliwiających zakończenie rozpoczętej transakcji w kasie, zakończenie transakcji w kasie może nastąpić wyłącznie przez awaryjne zerowanie pamięci operacyjnej w trybie serwisowym;
12) posiada funkcję przekazania do taksometru, po wystawieniu paragonu fiskalnego, informacji pozwalającej na przestawienie taksometru w stan umożliwiający realizację następnego kursu;
13) kończy transakcje poprzez awaryjne zerowanie pamięci operacyjnej w trybie serwisowym, w przypadku gdy niemożliwe jest wznowienie pracy taksometru albo gdy po jego ponownym podłączeniu nie zawiera on informacji umożliwiających zakończenie rozpoczętej transakcji w kasie;
14) posiada funkcję:
a) automatycznej synchronizacji czasu pomiędzy kasą a taksometrem,
b) synchronizacji czasu dostępną dla serwisu, w przypadku gdyby taksometr uniemożliwiał kasie automatyczną synchronizację czasu z czasem urzędowym;
15) posiada zasilanie z instalacji pojazdu samochodowego oraz wewnętrzne zasilanie akumulatorowe, które zapewnia wydrukowanie co najmniej 20 paragonów fiskalnych, każdy o zawartości 20 wierszy druku, od chwili zaniku zasilania z instalacji pojazdu samochodowego.
W świetle § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania:
Podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy, wymagania techniczne określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia i posiadają ważne certyfikaty kasy.
Każda kasa rejestrująca, mająca postać oprogramowania, czyli tzw. „kasa wirtualna”, aby mogła być stosowana, musi pozytywnie przejść proces certyfikacji przeprowadzony przez Główny Urząd Miar. W celu uzyskania certyfikatu kasy, Główny Urząd Miar sprawdza m.in. zabezpieczenia kasy wirtualnej, w szczególności czy spełnia funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy, czyli czy umożliwia połączenie i przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas, a także wymagania techniczne dla kas dotyczące ich zawartości, zapisu i przechowywania danych zawarte w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.
Jednocześnie na podstawie art. 111 ust. 8 ustawy:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych może zwolnić, w drodze rozporządzenia, na czas określony, niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności z obowiązku, o którym mowa w ust. 1, oraz określić warunki korzystania ze zwolnienia, mając na uwadze interes publiczny, w szczególności sytuację budżetu państwa (…).
Kwestie dotyczące zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas rejestrujących niektórych czynności i niektórych grup podatników oraz terminów rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2024 r. poz. 1902), zwane dalej „rozporządzeniem”.
Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących zostało określone w § 2 i § 3 ww. rozporządzenia.
Powyższe zwolnienia wskazują na dwojakiego rodzaju zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, mianowicie zwolnienie dla konkretnych czynności (zwolnienie przedmiotowe) i zwolnienie dla określonych grup podatników (zwolnienie podmiotowe).
W myśl § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących:
Zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r., czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia.
Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących:
Zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r. podatników, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, nie przekroczyła kwoty 20 000 zł.
W myśl § 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących:
Zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r. podatników rozpoczynających po dniu 31 grudnia 2024 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywana przez podatnika wartość sprzedaży z tego tytułu, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, nie przekroczy kwoty 20 000 zł.
Stosownie do § 3 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących:
Zwolnienia, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, nie stosuje się do podatników, którzy w poprzednim roku podatkowym byli obowiązani do prowadzenia ewidencji lub przestali spełniać warunki do zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji.
Niezależnie od wysokości osiągniętych obrotów ustawodawca wykluczył jednak z prawa do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania dostawę towarów, jak również świadczenie usług, które szczegółowo zostały określone w § 4 rozporządzenia.
Stosownie do § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących:
Zwolnień, o których mowa w § 2 i § 3, nie stosuje się w przypadku:
1) dostawy:
a) gazu płynnego,
b) części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00),
c) silników do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli (CN 8407 i 8408),
d) nadwozi do pojazdów silnikowych (CN 8707),
e) przyczep i naczep (CN 8716 10, 8716 31 00, ex 8716 39, 8716 40 00), kontenerów (CN 8609 00),
f) części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (CN 8716 90),
g) części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (CN 8708, 9401 99 20 i 9401 99 80), to jest do:
- ciągników,
- pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą,
- samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo-towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi,
- pojazdów silnikowych do transportu towarów,
- pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia, innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów, w szczególności: pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych
- z wyłączeniem motocykli,
h) komputerów stacjonarnych i przenośnych, w tym laptopów i tabletów, oraz urządzeń peryferyjnych do nich, konsol do gier, części do komputerów i konsol,
i) wyrobów elektronicznych, w tym odbiorników telewizyjnych i radiowych, gramofonów, głośników, telefonów, w tym smartfonów, smartwatchów, anten, wyświetlaczy, monitorów, aparatów do zapisu lub odtwarzania obrazu i dźwięku, nawigacji, urządzeń pamięci trwałej, taśm, dysków, urządzeń alarmowych,
j) wyrobów optycznych, w tym lornetek, lunet, rzutników,
k) silników elektrycznych, prądnic i transformatorów,
l) sprzętu fotograficznego, w tym cyfrowych i konwencjonalnych aparatów fotograficznych, soczewek, obiektywów, kamer, projektorów filmowych,
m) wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”,
n) zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
o) wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na kod CN,
p) wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
q) napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
r) perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
s) wyrobów klasyfikowanych do CN 2404 i 8543 40 00, przeznaczonych do palenia lub do wdychania bez spalania, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
t) wyrobów zawierających w swym składzie alkohol etylowy o objętościowej mocy powyżej 50% objętości, nieprzeznaczonych do spożycia przez ludzi, w tym rozpuszczalników, płynów odkażających, rozcieńczalników farb, płynów do odmrażania,
u) węgla, brykietów i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu, przeznaczonych do celów opałowych,
w) towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar;
2) świadczenia usług:
a) przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 19 i 20 załącznika do rozporządzenia,
b) taksówek (PKWiU 49.32.11.0), z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą,
c) naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania,
d) w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
e) w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
f) w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 51 załącznika do rozporządzenia,
g) prawniczych, z wyłączeniem usług wymienionych w poz. 31 załącznika do rozporządzenia,
h) doradztwa podatkowego,
i) związanych z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, 56.21, ex 56.29, ex 56.30), wyłącznie:
- świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz
- usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),
j) fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
k) kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe,
l) związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne,
m) mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0),
n) parkingu samochodów i innych pojazdów,
o) przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej).
Z przedstawionego opisu sprawy wnika, że zamierza Pan w 2026 r. rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej polegającej na świadczeniu usług przewozu osób taksówką na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Usługi, które zamierza Pan świadczyć w ramach działalności gospodarczej, są sklasyfikowane pod symbolem PKWiU 49.32.11.0 – Usługi taksówek osobowych, z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą. Usługi przewozu osób będą wykonywane przez Pana osobiście, bez udziału pracowników ani innych osób wykonujących przewóz i będą świadczone wyłącznie jednym samochodem.
Rozważa Pan następujące warianty techniczne ewidencjonowania sprzedaży:
- W wariancie A zamierza Pan ewidencjonować całość sprzedaży przy użyciu jednej kasy rejestrującej w formie oprogramowania, niezależnie od kanału pozyskania klienta, przy założeniu, że każda usługa ewidencjonowana jest jednokrotnie.
- W wariancie B zamierza Pan ewidencjonować sprzedaż przy użyciu dwóch kas rejestrujących w formie oprogramowania, przy czym każda z kas obsługuje odrębny strumień sprzedaży, a ta sama usługa nie jest ewidencjonowana w więcej niż jednej kasie. Pierwszym kanałem sprzedaży będzie kanał bezpośredni, charakterystyczny dla tradycyjnego modelu świadczenia usług taksówkarskich, polegający na pozyskiwaniu klientów bezpośrednio, w szczególności poprzez zatrzymanie pojazdu na postoju lub na ulicy, poprzez bezpośredni kontakt klienta z kierowcą. W tym kanale sprzedaży umowa przewozu zawierana jest bezpośrednio pomiędzy kierowcą a pasażerem, bez udziału podmiotów trzecich pośredniczących w zamawianiu przejazdu przez klienta/pasażera. Drugim kanałem sprzedaży będzie kanał pośredni (aplikacyjny), polegający na pozyskiwaniu klientów za pośrednictwem podmiotów trzecich prowadzących aplikacje mobilne służące do zamawiania przejazdów (np. platformy typu (…)). W tym przypadku podmiot pośredniczący nie wykonuje usługi przewozu, lecz jedynie pośredniczy w przekazaniu zlecenia przejazdu pomiędzy pasażerem a Pana osobą.
- W wariancie C zamierza Pan ewidencjonować następujące usługi przewozu osób taksówką przy użyciu dwóch odrębnych kas rejestrujących:
a) na kasie rejestrującej w formie oprogramowania ewidencjonowane byłyby usługi przewozu osób taksówką realizowane wobec klientów pozyskanych za pośrednictwem podmiotów pośredniczących w zamawianiu przejazdów, tj. sprzedaż realizowana w kanale aplikacyjnym;
b) na kasie rejestrującej innego rodzaju, tj. kasie sprzętowej współpracującej z taksometrem, ewidencjonowane byłyby usługi przewozu osób taksówką realizowane wobec klientów pozyskanych w kanale bezpośrednim.
Ma Pan wątpliwości czy przepisy ustawy o VAT oraz przepisów wykonawczych dopuszczają ewidencjonowanie całości sprzedaży usług przewozu osób przy użyciu jednej kasy rejestrującej w formie oprogramowania, przy spełnieniu wymogów dotyczących kas online, czy dopuszczalne jest ewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu więcej niż jednej kasy rejestrującej w formie oprogramowania w ramach jednej działalności gospodarczej, jeżeli każda z kas obsługuje odrębny strumień sprzedaży oraz czy przepisy prawa podatkowego nakładają obowiązek stosowania określonego rodzaju kasy rejestrującej (sprzętowej zamiast programowej) przy świadczeniu usług przewozu osób, jeżeli sprzedaż jest prawidłowo ewidencjonowana i raportowana do CRK.
Odnosząc się do Pana wątpliwości w pierwszej kolejności należy zauważyć, że usługi, które zamierza Pan świadczyć nie mogą korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej, bowiem usługi w zakresie taksówek (PKWiU 49.32.11.0), z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą, zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, zostały objęte wyłączeniem ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania. Będzie Pan miał zatem obowiązek ewidencjonowania usług przewozu osób taksówką przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
Należy wskazać, że aktualnie, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, wirtualna kasa fiskalna jest dostępna wyłącznie dla określonych grup przedsiębiorców. Wskazane rozporządzenie Ministra Finansów określa, którzy podatnicy mogą korzystać z kas wirtualnych. Aby ułatwić przedsiębiorcom określenie, czy mogą oni korzystać z kasy wirtualnej, Ministerstwo Finansów wskazało przy większości branż stosowne kody PKWiU, czyli kody Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług.
Skoro ustawodawca w rozporządzeniu ściśle określił czynności, tj. wskazał konkretne usługi i dostawy określonych towarów, w odniesieniu do których podatnik ma możliwość używania kas rejestrujących mających postać oprogramowania, oznacza to, że ewidencja może dotyczyć wyłącznie tych wymienionych czynności.
Usługi przewozu osób taksówką, które zamierza Pan świadczyć są wymienione wśród rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.
W związku z powyższym, będzie Pan uprawniony do dokonywania ewidencji sprzedaży usług przewozu osób taksówką, przy użyciu kasy mającej postać oprogramowania, gdyż zgodnie z § 1 rozporządzenia w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, Pana działalność kwalifikuje się do ewidencji sprzedaży za pomącą kasy rejestrującej mającej postać oprogramowania.
Jak wynika z opisu sprawy, usługi przewozu osób będą wykonywane przez Pana osobiście i będą świadczone wyłącznie jednym samochodem.
Zatem skoro świadczenie usług przewozu osób taksówką nie będzie dokonywane w tym samym czasie w kilku samochodach, ponieważ tylko Pan będzie świadczył przedmiotowe usługi, to będzie mógł Pan używać jednej kasy rejestrującej mającej postać oprogramowania dla potrzeb ewidencjonowania sprzedaży z tytułu świadczonych usług.
Podsumowując, w opisanych okolicznościach sprawy przepisy ustawy o VAT oraz przepisy wykonawcze dopuszczają ewidencjonowanie całości sprzedaży usług przewozu osób przy użyciu jednej kasy rejestrującej mającej postać oprogramowania.
Zatem Pana stanowisko w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.
Ponadto należy wskazać, że przepisy ustawy o VAT oraz przepisy wykonawcze do niej nie zabraniają ewidencjonowania sprzedaży na dwóch odrębnych kasach rejestrujących w ramach jednej działalności gospodarczej.
Dopuszczalne jest zatem w opisanych we wniosku okolicznościach sprawy ewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu dwóch kas rejestrujących mających postać oprogramowania w ramach jednej działalności gospodarczej, jeżeli każda z kas będzie obsługiwała odrębny strumień sprzedaży, tj. jedna kasa rejestrująca będzie obsługiwała bezpośredni kanał sprzedaży, w którym umowa przewozu zawierana będzie bezpośrednio pomiędzy Panem, jako kierowcą, a pasażerem, bez udziału podmiotów trzecich pośredniczących w zamawianiu przejazdu przez klienta/pasażera, natomiast druga kasa rejestrująca będzie obsługiwała kanał pośredni (aplikacyjny), polegający na pozyskiwaniu klientów za pośrednictwem podmiotów trzecich prowadzących aplikacje mobilne służące do zamawiania przejazdów (np. platformy typu (…)).
Tym samym Pana stanowisko w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.
Odnosząc się z kolei do Pana wątpliwości dotyczących tego czy przepisy prawa podatkowego nakładają obowiązek stosowania określonego rodzaju kasy rejestrującej (np. sprzętowej zamiast programowej) przy świadczeniu usług przewozu osób, należy zauważyć, że z przywołanych powyżej przepisów wynika, że w przypadku świadczenia usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy o transporcie drogowym, podatnik powinien w tym celu używać kasy o zastosowaniu specjalnym. Przy świadczeniu usług przewozu osób taksówką, kasa rejestrująca powinna m.in. być połączona z taksometrem w sposób nierozłączny lub przez system złącza zabezpieczonego w sposób sprzętowy lub programowy przed ingerencją użytkownika kasy lub osób trzecich.
Zatem w zakresie ewidencjonowania sprzedaży usług przewozu osób taksówką będzie Pan zobowiązany, na podstawie art. 111 ust. 3d ustawy w powiązaniu z § 7 ust. 1 pkt 2 lit. a ww. rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, do używania kas o zastosowaniu specjalnym.
Przy czym, jak wskazano powyżej, usługi przewozu osób taksówką są wymienione wśród rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.
Przepisy prawa podatkowego nie nakładają obowiązku stosowania kasy rejestrującej „sprzętowej” zamiast kasy rejestrującej mającej postać oprogramowania przy świadczeniu usług przewozu osób taksówką.
Zatem w odniesieniu do usług przewozu osób taksówką, które zamierza Pan świadczyć, możliwe jest zarówno stosowanie kasy rejestrującej mającej postać oprogramowania jak i kasy rejestrującej „sprzętowej”.
Może Pan zatem ewidencjonować usługi przewozu osób taksówką przy użyciu dwóch odrębnych kas rejestrujących, tj. na kasie rejestrującej w formie oprogramowania – usługi przewozu osób taksówką realizowane wobec klientów pozyskanych za pośrednictwem podmiotów pośredniczących w zamawianiu przejazdów, tj. sprzedaż realizowana w kanale aplikacyjnym, natomiast na kasie rejestrującej sprzętowej współpracującej z taksometrem – usługi przewozu osób taksówką realizowane wobec klientów pozyskanych w kanale bezpośrednim.
Tym samym Pana stanowisko w zakresie pytania nr 3 jest prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Pana i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Pana wniosku (pytań). Inne kwestie przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego oraz we własnym stanowisku, które nie zostały objęte pytaniami, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.
Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Pana w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.
- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo