Interpretacja 0111-KDIB3-2.4012.776.2025.1.MN

Interpretacja indywidualna

- stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest:

- prawidłowe w kwestii uznania, że miejscem dokonywania sprzedaży jest biuro podatnika i nie ma konieczności instalowania kas rejestrujących w pojazdach;

- nieprawidłowe, w kwestii uznania, że ewidencjonowanie sprzedaży może odbywać się za pomocą zwykłej kasy rejestrującej.

 

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

 

30 września 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 30 września 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług.  

Uzupełnił go Pan pismem z 30 września 2025 r. (wpływ 30 września 2025 r.).  

Treść wniosku jest następująca:

 

Opis stanu faktycznego

Prowadzi Pan działalność gospodarczą jako osoba fizyczna podlegająca wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Głównymi przychodami w Pana działalności gospodarczej są usługi okazjonalnego przewozu osób (PKD 49.39.Z Pozostały transport lądowy pasażerski, gdzie indziej niesklasyfikowany) i z tego tytułu prowadzi Pan sprzedaż w większości dla firm, np. zajmujących się pośrednictwem pracy zagranicą, agencji zatrudnienia, itp. Świadczy Pan na ich rzecz usługi okazjonalnego przewozu osób samochodami osobowymi, zakupionymi na własność lub użytkowanymi na podstawie umów leasingu. W chwili obecnej korzysta Pan z ponad 20 aut.

Okazjonalny przewóz osób to przewóz pasażerów, który nie ma ustalonego rozkładu jazdy i nie jest przewozem regularnym, wahadłowym ani regularnym specjalnym. Taki przewóz może odbywać się na podstawie specjalnej licencji wydanej przez starostę, którą również Pan posiada. Przepisy ustawy o transporcie drogowym definiują przewóz okazjonalny jako rodzaj transportu osób do miejsca docelowego pojazdem samochodowym, który nie mieści się w ramach usług regularnych w tym przewozu regularnego specjalnego ani przewozu wahadłowego. To oznacza, że przewóz okazjonalny jest elastyczny i nie podlega stałym trasom ani harmonogramom, nie ma sprzedaży biletów.

Usługi okazjonalnego przewozu osób są realizowane na podstawie zamówienia - zlecenia od kontrahenta prowadzącego działalność gospodarczą na konkretną trasę dla danej osoby i liczby pokonanych kilometrów w kraju (VAT 8%) oraz poza granicami kraju (VAT NP) i wystawiana jest na tej podstawie faktura sprzedaży.

Jeśli zdarza się wykonanie usługi na rzecz osoby fizycznej nie prowadzącej działalności, to analogicznie ewidencjonuje Pan sprzedaż na kasie fiskalnej z podziałem na część krajową i zagraniczną usługi wg kilometrów. Do części zagranicznej VAT NP, przyporządkował Pan na kasie fiskalnej wolne oznaczenie literowe H, które umożliwia techniczne ewidencjonowanie całości usługi. Na życzenie klienta indywidualnego nieprowadzącego działalności jest również wystawiana faktura.

Pasażer otrzymuje dowód zakupu (paragon lub fakturę) w formie uzgodnionej, najczęściej sms/mms, e-mail, komunikator internetowy. Nie możliwości wykonania usługi dla osób fizycznych bez wcześniejszego uiszczenia zapłaty. Wykonanie usługi przewozu na rzecz osób fizycznych następuje tylko i wyłącznie po uprzednim dokonaniu zapłaty za konkretną trasę, zamówioną, wycenioną i zarezerwowaną w momencie zamówienia w biurze firmy - po wpływie należności pracownik z biura rezerwuje miejsce w aucie. Nie ma możliwości zamówienia, czy zarezerwowania usługi przewozu na miejscu u kierowcy, ponieważ kierowca otrzymuje tylko gotowe dyspozycje o ilości osób i konkretnych adresach już wcześniej opłaconych przewozów. Kierowca nie może dokonywać sprzedaży, ponieważ tylko pracownik biura decyduje o zapewnieniu miejsca w aucie, na podstawie informacji o dokonanych zapłatach, ilości osób i ustalonych trasach oraz cenach sprzedaży za każdą indywidualną usługę. W związku z tym sprzedaż na rzecz osób fizycznych jest ewidencjonowana przy zastosowaniu kasy fiskalnej w biurze, w momencie dokonania zapłaty bezgotówkowo w formie przelewu, blik, a także płatności gotówką w biurze firmy.

Pytania

 1. Czy prawidłowo określono, iż miejscem dokonywania sprzedaży usług dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, zgodnie z koniecznością wcześniejszego przyjęcia zapłaty w tym miejscu za usługę, jest biuro podatnika i tym samym ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej odbywa się tylko w tym miejscu i nie ma konieczności instalowania kas rejestrujących w pojazdach?

 2. Czy ewidencjonowanie sprzedaży może odbywać się za pomocą kasy rejestrującej zwykłej w biurze firmy, z uwagi na całkowity brak możliwości dokonywania sprzedaży usług i biletów dla osób fizycznych bezpośrednio w pojazdach?

Pana stanowisko w sprawie

Ad. 1. Czy prawidłowo określono, iż miejscem dokonywania sprzedaży usług dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, zgodnie z koniecznością wcześniejszego przyjęcia zapłaty w tym miejscu za usługę, jest biuro podatnika i tym samym ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej odbywa się tylko w tym miejscu i nie ma konieczności instalowania kas rejestrujących w pojazdach?

Zdaniem Wnioskodawcy konieczność ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jest tylko w biurze firmy, w momencie dokonania tam obowiązkowej zapłaty przez pasażera przed wykonaniem usługi i rezerwacji miejsca na przejazd, zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 i 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących:

§ 6. [Zasady prowadzenia ewidencji]

1. Podatnicy, prowadząc ewidencję:

                1) wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy;

                2) w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):

                a) w gotówce - wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,

                b) za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem - wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.

W innym miejscu, ani tym bardziej w pojazdach nie ma możliwości dokonania sprzedaży lub zapłaty, czy zarezerwowania usługi przewozu na miejscu u kierowcy, ponieważ kierowca otrzymuje tylko gotowe dyspozycje o ilości osób i konkretnych adresach już wcześniej opłaconych przewozów. Kierowca nie może dokonywać sprzedaży, ponieważ tylko pracownik biura decyduje o każdym zapewnieniu miejsca w aucie, na podstawie informacji o dokonanych zapłatach, ilości osób i ustalonych trasach oraz cenach sprzedaży za każdą indywidualną usługę. Nie ma możliwości zrealizowania przewozu bez wcześniejszej zapłaty.

Ad. 2. Czy ewidencjonowanie sprzedaży może odbywać się za pomocą kasy rejestrującej zwykłej w biurze firmy, z uwagi na całkowity brak możliwości dokonywania sprzedaży usług dla osób fizycznych bezpośrednio w pojazdach i w związku z tym nie stosowanie tzw. bileterki?

Zdaniem Wnioskodawcy ewidencjonowanie sprzedaży może odbywać się za pomocą kasy rejestrującej zwykłej w biurze firmy, z uwagi na całkowity brak możliwości dokonywania sprzedaży usług dla osób fizycznych bezpośrednio w pojazdach i w związku z tym nie stosowanie kasy rejestrującej o zastosowaniu specjalnym tzw. bileterki.

Nie są obsługiwane żadne stałe połączenia, nie sprzedaje Pan biletów, każdy kurs, jego trasa i cena jest ustalana indywidualnie z osobą zamawiającą w biurze firmy.

Zgodnie z § 7 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących:

7. 1. Podatnicy, ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób, używają następujących kas:

                1) kasy ogólne - przeznaczone do prowadzenia ewidencji w sposób niewymagający stosowania specjalnych funkcji i rozwiązań konstrukcyjnych;

                2) kasy o zastosowaniu specjalnym - których konstrukcja i program pracy uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają szczególnym wymaganiom technicznym (kryteriom i warunkom technicznym) określonym dla kas, związanym ze szczególnymi formami prowadzenia ewidencji sprzedaży lub sprzedaży określonych towarów i usług lub potrzebą współpracy kasy z innymi urządzeniami niezbędnymi do stosowania w danym rodzaju działalności, obejmujące kasy:

a) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,

b) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży leków, z funkcją rozliczania recept refundowanych,

c) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego,

d) rozliczające więcej niż jedną transakcję równocześnie,

e) przeznaczone do prowadzenia ewidencji przy sprzedaży towarów i usług w wolnych obszarach celnych lub składach celnych,

 f) umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług.

2. Podatnik może używać kasy, która łączy różne kategorie kas, o których mowa w ust. 1, o ile kasa spełnia wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla każdej z tych kategorii kas.

Według wnioskodawcy nie ma konieczności stosowania kasy rejestrującej o zastosowaniu specjalnym, ponieważ nie prowadzi sprzedaży biletów w pojazdach i tym samym, nie ma potrzeby szczególnych form prowadzenia ewidencji sprzedaży.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest:

- prawidłowe w kwestii uznania, że miejscem dokonywania sprzedaży jest biuro podatnika i nie ma konieczności instalowania kas rejestrujących w pojazdach;

- nieprawidłowe, w kwestii uznania, że ewidencjonowanie sprzedaży może odbywać się za pomocą zwykłej kasy rejestrującej.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”. Zgodnie z tym przepisem:

Jak wynika z art. 2 pkt 22 ustawy:

Stosownie do art. 7 ust. 1 ustawy:

Natomiast w myśl art. 8 ust. 1 ustawy:

Wskazany wyżej przepis art. 111 ust. 1 ustawy, określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Zatem jednym z podstawowych kryteriów decydujących o obowiązku stosowania do ewidencjonowania kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Oznacza to, że nie podlega obowiązkowi prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej dostawa towarów/świadczenie usług w części, w jakiej czynności te są wykonywane na rzecz innych podmiotów niż osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej oraz rolnicy ryczałtowi.

Na podstawie art. 111 ust. 8 ustawy:

Kwestie dotyczące zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas rejestrujących niektórych czynności i niektórych grup podatników oraz terminów rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących od 1 stycznia 2025 r. reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2024 r. poz. 1902), zwane dalej „rozporządzeniem”.

Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostało określone w § 2 i § 3 ww. rozporządzenia.

 

W myśl § 2 ust. 1 rozporządzenia:

Zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r. czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia.

 

Zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia:

W odniesieniu do niektórych czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia zwolnienie, o którym mowa w ust. 1, stosuje się zgodnie z warunkami określonymi w tym załączniku.

 

Pod poz. 19 i 20 załącznika do rozporządzenia wymieniono:

                  19) PKWiU ex 49.31.2 Pozostały transport lądowy pasażerski, miejski i podmiejski - dotyczy wyłącznie przewozów miejskich rozkładowych pasażerskich, innych niż kolejowe, za które są pobierane ceny ustalone przez gminę (Radę m.st. Warszawy) lub związek komunalny;

                   20) PKWiU ex 49.39.1 Transport lądowy pasażerski, rozkładowy: międzymiastowy i specjalizowany - dotyczy wyłącznie przewozów miejskich rozkładowych pasażerskich, innych niż kolejowe, za które są pobierane ceny ustalone przez gminę (Radę m.st. Warszawy) lub związek komunalny.

Powyższe zwolnienie jest zwolnieniem przedmiotowym z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej, tj. dotyczy przedmiotu działalności.

Jednocześnie zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, o którym mowa w przepisie § 2 i § 3 ww. rozporządzenia nie stosuje się w przypadku dostawy towarów i świadczenia usług, które zostały wymienione w § 4 rozporządzenia. Zatem bezwzględnemu obowiązkowi ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących, podlegają czynności wymienione w § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, dokonywane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

I tak, zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 2 lit. a rozporządzenia:

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że świadczy Pan usługi okazjonalnego przewozu osób na trasach międzynarodowych. Świadczy Pan te usługi samochodami osobowymi, zakupionymi na własność lub użytkowanymi na podstawie umów leasingu.

Powyższe zatem wskazuje, że w świetle powołanych przepisów jest Pan zobowiązany do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, bez możliwości korzystania ze zwolnienia z tego obowiązku na podstawie § 2 powołanego rozporządzenia.

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Z powyższych przepisów wynika, że ustawodawca dopuścił możliwość wystawienia paragonu w postaci elektronicznej i przesłania go nabywcy w sposób z nim uzgodniony, po uprzednim uzyskaniu zgody nabywcy oraz uzgodnieniu sposobu przesłania tego paragonu.

Zgodnie z art. 111 ust. 3d ustawy:

W myśl art. 111 ust. 6a ustawy:

Na podstawie art. 111 ust. 7a pkt 1 ustawy:

Pojęcie kasa fiskalna on-line zdefiniowane zostało w § 2 pkt 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2025 r. poz. 845 ze zm.), zwane dalej „rozporządzeniem w sprawie kas”:

Stosownie do § 2 pkt 1 lit. a) rozporządzenia w sprawie kas:

W myśl § 2 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas:

Zgodnie z § 2 pkt 17 rozporządzenia w sprawie kas:

Z przepisu § 3 ust. 1 rozporządzenia wynika, że:

W myśl § 2 pkt 7 rozporządzenia:

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas:

Na podstawie § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas:

W myśl § 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas:

Ponadto, w myśl § 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas:

Zgodnie z § 7 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas:

Natomiast zgodnie z § 15 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii (Dz. U. z 2021 r. poz. 1753), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie kryteriów i warunków technicznych:

W myśl § 15 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych:

Zgodnie z § 16 ww. rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych:

Powyższy wykaz jest tożsamy z informacjami wymaganymi na podstawie § 25 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas, odnośnie minimalnej ilości informacji jakie powinien zawierać paragon fiskalny drukowany przez kasę o zastosowaniu specjalnym przeznaczoną do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług w zakresie transportu pasażerskiego, tj.:

Natomiast stosownie do § 28 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas:

Z przywołanych przepisów wynika, że w przypadku świadczenia usług transportu pasażerskiego na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności lub rolników ryczałtowych, dla których przewoźnik obowiązany jest dokonać ewidencji tej sprzedaży, powinien w tym celu używać kasy o zastosowaniu specjalnym, która umożliwia wydruk paragonu fiskalnego zawierającego co najmniej informacje, o których mowa § 16 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych oraz w § 25 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas. Jedynie bowiem specjalistyczne kasy mają możliwość wydruku dodatkowych informacji odnośnie m.in. rodzaju biletu, przyznanych ulg, pokonywanej trasy czy ważności biletu.

Należy w tym miejscu również wskazać, że ustawa o podatku od towarów i usług nie zawiera definicji przewozu osób, transportu, wobec tego zasadnym jest odwołanie do przepisów szczególnych.

W myśl art. 4 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1539 ze zm.):

Jak stanowi art. 18 ust. 4a ustawy o transporcie drogowym:

Natomiast zgodnie z unormowaniem zawartym w art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. Prawo przewozowe (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1262):

Zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy Prawo przewozowe:

Stosownie do art. 16 ust. 2 ustawy Prawo przewozowe:

Z powyższych przepisów wynika, że transport polega na odpłatnym świadczeniu usług przez uprawnione do tego podmioty, których rezultatem jest najczęściej przemieszczenie osób lub ładunków.

Z opisu sprawy wynika, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej świadczy Pan usługi, okazjonalnego przewozu osób (PKD 49.39.Z Pozostały transport lądowy pasażerski, gdzie indziej niesklasyfikowany). Świadczy Pan na usługi okazjonalnego przewozu osób samochodami osobowymi.

Okazjonalny przewóz osób to przewóz pasażerów, który nie ma ustalonego rozkładu jazdy i nie jest przewozem regularnym, wahadłowym ani regularnym specjalnym. Taki przewóz może odbywać się na podstawie specjalnej licencji wydanej przez starostę, którą również Pan posiada. Przepisy ustawy o transporcie drogowym definiują przewóz okazjonalny jako rodzaj transportu osób do miejsca docelowego pojazdem samochodowym, który nie mieści się w ramach usług regularnych w tym przewozu regularnego specjalnego ani przewozu wahadłowego. To oznacza, że przewóz okazjonalny jest elastyczny i nie podlega stałym trasom ani harmonogramom, nie ma sprzedaży biletów.

Usługi okazjonalnego przewozu osób są realizowane na podstawie zamówienia - zlecenia od kontrahenta prowadzącego działalność gospodarczą na konkretną trasę dla danej osoby i liczby pokonanych kilometrów.

Jeśli zdarza się wykonanie usługi na rzecz osoby fizycznej nie prowadzącej działalności, to ewidencjonuje Pan sprzedaż na kasie fiskalnej. Pasażer otrzymuje dowód zakupu (paragon lub fakturę) w formie uzgodnionej, najczęściej sms/mms, e-mail, komunikator internetowy. Nie możliwości wykonania usługi dla osób fizycznych bez wcześniejszego uiszczenia zapłaty. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych jest ewidencjonowana przy zastosowaniu kasy fiskalnej w biurze, w momencie dokonania zapłaty bezgotówkowo w formie przelewu, blik, a także płatności gotówką w biurze firmy.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy stwierdzić, że przedstawionego opisu sprawy wynika jednoznacznie, że posiada Pan tylko jeden punkt sprzedaży mieszczący się w biurze firmy. Wyraźnie Pan wskazał, że wykonanie usługi przewozu na rzecz osób fizycznych następuje tylko i wyłącznie po uprzednim dokonaniu zapłaty za konkretną trasę, zamówioną, wycenioną i zarezerwowaną w momencie zamówienia w biurze firmy - po wpływie należności pracownik z biura rezerwuje miejsce w aucie. Wskazał Pan, że nie ma możliwości zamówienia, czy zarezerwowania usługi przewozu na miejscu u kierowcy, ponieważ kierowca otrzymuje tylko gotowe dyspozycje o ilości osób i konkretnych adresach już wcześniej opłaconych przewozów. Kierowca nie może dokonywać sprzedaży, ponieważ tylko pracownik biura decyduje o zapewnieniu miejsca w aucie, na podstawie informacji o dokonanych zapłatach, ilości osób i ustalonych trasach oraz cenach sprzedaży za każdą indywidualną usługę.

Jak wynika z powyższych przepisów, podatnik, dokonując sprzedaży na rzecz osób, o których mowa w art. 111 ust. 1 ustawy i prowadząc ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, ma obowiązek, stosownie do zapisu art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy oraz § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, wystawienia i wydania nabywcy (konsumentowi) paragonu fiskalnego z każdej sprzedaży. Co do zasady, obowiązek ten powinien być realizowany natychmiast po dokonaniu sprzedaży (przyjęciu płatności) w miejscu sprzedaży (przyjęcia płatności).

Tym samym, mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz obowiązujące przepisy prawa należy stwierdzić, że z tytułu świadczenia usług okazjonalnego przewozu osób, w przypadku, gdy - jak Pan wskazał - w celu skorzystania z usługi klient musi zarezerwować ją w Pana biurze (nie ma możliwości zapłaty u kierowcy), a ponadto wykonanie usługi przewozu na rzecz osób fizycznych następuje tylko i wyłącznie po uprzednim dokonaniu zapłaty za konkretną trasę, zamówioną, wycenioną i zarezerwowaną w momencie zamówienia w biurze firmy, ma Pan obowiązek wystawić i wydać nabywcy bez jego żądania paragon fiskalny z chwilą przyjęcia należności (z uwzględnieniem treści § 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas). Z uwagi na to, że miejscem przyjęcia płatności jest - zgodnie z Pana wskazaniem - Pana biuro, to ewidencjonowanie sprzedaży na kasie rejestrującej powinno odbywać się w Pana biurze, zatem nie ma Pan obowiązku instalowania kas rejestrujących w samochodach, przy użyciu których usługa jest realizowana. Przy czym należy podkreślić, że sposób wydawania paragonów fiskalnych klientom za nabyte usługi przewozu, ewidencjonowane w Pana biurze, musi spełniać wymogi określone w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy.

Nie można zgodzić się jednak z Panem, że dla tego rodzaju sprzedawanych usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej można używać zwykłej kasy rejestrującej. Jak wynika bowiem z wcześniej przytoczonych przepisów, dla przewoźników, chcących organizować przewozy samochodowe regularne, nieregularne, wahadłowe lub okazjonalne w transporcie pasażerskim, które nie podlegają wyłączeniu z ewidencjonowania na kasie rejestrującej, ustawodawca przewidział ich ewidencjonowanie dla celów podatku od towarów i usług przy użyciu specjalistycznych kas rejestrujących.

Ponadto jak wskazują przepisy ustawy Prawo przewozowe, umowę przewozu zawiera się przez nabycie biletu na przejazd lub przez spełnienie innych określonych przez przewoźnika lub organizatora publicznego transportu zbiorowego warunków dostępu do środka transportowego,
a w razie ich nieustalenia - przez samo zajęcie miejsca w środku transportowym. Wskazać w tym miejscu należy, że zwykła kasa rejestrująca nie ma możliwości wydruku biletu. Ponadto wydruk ze zwykłej kasy rejestrującej nie zawiera wszystkich elementów wymaganych przy wydruku paragonów fiskalnych dokumentujących przewóz pasażerski, o których mowa w § 16 rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych i § 28 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas.

Należy zatem podkreślić, że ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w opisanych okolicznościach powinno się odbywać z zastosowaniem specjalnej kasy rejestrującej, przeznaczonej przepisami prawa - na podstawie art. 111 ust. 3d ustawy w powiązaniu z § 7 ust. 1 pkt 2 lit. c) rozporządzenia w sprawie kas - dla podatników świadczących usługi w zakresie transportu pasażerskiego.

Nie ma przy tym znaczenia gdzie dokonuje Pan sprzedaży (ewidencji sprzedaży) takich usług tj. czy dokonuje Pan tej sprzedaży bezpośrednio w samochodzie, czy też w innym punkcie sprzedaży. Przepis  § 7 ust. 1 pkt 2 lit. c) ww. rozporządzenia odnosi się do konkretnego rodzaju świadczonych usług, a nie do miejsca dokonania ich sprzedaży (ewidencji sprzedaży).

Tym samym, Pana stanowisko w zakresie pytanie nr 1 należy uznać za prawidłowe, natomiast Pana stanowisko w zakresie pytania nr 2 jest nieprawidłowe.  

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Pana i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Pana wniosku (pytań). Inne kwestie przedstawione w opisie sprawy i własnym stanowisku, które nie zostały objęte pytaniami nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa - rozpatrzone. Wydana interpretacja w szczególności nie rozstrzyga, czy sposób wydawania paragonów fiskalnych klientom za nabyte usługi przewozu, ewidencjonowane w Pana biurze, spełnia wymogi określone w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, bowiem nie zadał Pan pytania w tym zakresie.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Ponadto należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy, co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

 

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

 

   - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

 

   - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

 

   - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

 

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

 

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).

 

Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

   - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

   - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

 

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

 

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

 

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa.