Interpretacja 0111-KDIB3-2.4012.893.2025.2.MN

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 listopada 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 15 listopada 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwania – pismem z 22 grudnia 2025 r. (wpływ 22 grudnia 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca planuje rozpoczęcie sprzedaży detalicznej produktów spożywczych paczkowanych, napojów bezalkoholowych i przekąsek w urządzeniach samoobsługowych o charakterze automatycznych punktów sprzedaży, działających bez udziału personelu.

Sprzedaż:

- nie będzie obejmować sprzedaży żadnych towarów wymienionych w § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2024 r., poz. 1902 w tym szczególnie alkoholu ani wyrobów tytoniowych.

- odbywa się wyłącznie z użyciem płatności bezgotówkowych (karta, BLIK, płatności mobilne),

- prowadzona będzie w pełni automatycznie: wejście do urządzenia, wybór towarów, naliczenie i finalizacja transakcji następują bez udziału pracownika.

Każdy punkt samoobsługowy będzie wyposażony w system informatyczny zarządzający procesem sprzedaży, który rozpoznaje pobierane produkty, nalicza należność i przekazuje dane transakcyjne do centralnego modułu fiskalnego.

Wnioskodawca planuje zastąpić tradycyjne drukarki fiskalne własną aplikacją fiskalną – oprogramowaniem spełniającym wymagania dla kas rejestrujących w postaci oprogramowania, określone w: art. 111 ustawy o VAT, rozporządzeniu Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2019 poz. 816 z późn. zm.), przepisach technicznych i komunikacyjnych dotyczących Centralnego Repozytorium Kas (CRK).

Aplikacja będzie podlegała certyfikacji Prezesa Głównego Urzędu Miar i będzie zapewniała:

- natychmiastową fiskalizację sprzedaży,

- trwałe i nieedytowalne zapisy transakcji,

- bieżące przekazywanie danych do CRK,

- generowanie i udostępnianie paragonów elektronicznych (e-paragonów) nabywcom.

Każda instancja aplikacji będzie przypisana do konkretnego urządzenia samoobsługowego (z unikalnym numerem i adresem instalacji) i będzie pełnić funkcję odrębnej kasy rejestrującej online. Klienci w regulaminie korzystania z automatu sprzedażowego będą wyrażać zgodę na dostarczenie paragonu w formie wyłącznie online - udostępnianego natychmiast w aplikacji i lub w formie obrazu przez SMS na numer telefonu wskazany przez kupującego.

W uzupełnieniu do wniosku wskazał Pan, że:

Planowana sprzedaż detaliczna produktów spożywczych paczkowanych, napojów bezalkoholowych oraz przekąsek w urządzeniach samoobsługowych rozpocznie się od dnia 1 kwietnia 2026 r.

Kasa rejestrująca w postaci oprogramowania (własna aplikacja fiskalna) będzie spełniała warunki określone w art. 111 ust. 6a ustawy o podatku od towarów i usług.

Na dzień rozpoczęcia ewidencji sprzedaży kasa rejestrująca będzie posiadała potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że spełnia funkcje oraz wymagania techniczne przewidziane w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT.

Oprogramowanie fiskalne będzie każdorazowo instalowane na dysku komputera stacjonarnego zlokalizowanego bezpośrednio w automacie sprzedażowym.

Urządzenie, na którym zainstalowane będzie oprogramowanie fiskalne, będzie fizycznie znajdowało się w każdym automacie sprzedażowym.

Dane o sprzedaży będą każdorazowo dostępne dla klienta i wyświetlane na ekranie monitora zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi wymagań technicznych dla kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

Klient będzie miał możliwość zapoznania się w trakcie zakupów z narastającą sumą wartości sprzedaży na ekranie monitora.

W trakcie zakupów klient będzie mógł na ekranie monitora zapoznać się z pozycjami paragonu dotyczącymi sprzedaży, zgodnie z § 53 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

Przed dokonaniem zakupu klient ma możliwość zapoznania się z danymi sprzedaży, tj. nazwą produktu, ceną sprzedaży oraz – w przypadku promocji – najniższą ceną z ostatnich 30 dni. Informacje te są uwidocznione na elektronicznej etykiecie cenowej umieszczonej bezpośrednio pod produktem.

Sprzedaż może odbywać się jednocześnie w wielu autonomicznych punktach sprzedaży (automatach sprzedażowych).

Regulamin korzystania z automatu sprzedażowego zawiera zapis, zgodnie z którym klient wyraża zgodę na doręczenie paragonu fiskalnego w formie elektronicznej (SMS oraz w aplikacji).

Paragon fiskalny w formie elektronicznej spełnia definicję dokumentu w postaci elektronicznej, o której mowa w § 2 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

Pytania

1. Czy Wnioskodawca może prowadzić ewidencję sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przy użyciu własnej aplikacji fiskalnej posiadającej status kasy rejestrującej w postaci oprogramowania, po uzyskaniu jej certyfikacji przez GUM, zamiast instalowania tradycyjnych kas lub drukarek fiskalnych w każdym automacie samoobsługowym?

2. Czy w takim modelu sprzedaży, jeżeli nabywca otrzymuje paragon w formie elektronicznej (np. w aplikacji mobilnej lub na adres e-mail), a dane transakcji są niezwłocznie przekazywane do CRK, nie jest wymagane wydrukowanie paragonu papierowego?

3. Czy taki sposób prowadzenia ewidencji będzie spełniał obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej, o którym mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT?

Pana stanowisko w sprawie

Zgodnie z art. 111 ust. 6a ustawy o VAT oraz § 2 pkt 6 rozporządzenia z 29 kwietnia 2019 r., kasa rejestrująca mająca postać oprogramowania może być używana do ewidencjonowania sprzedaży, jeśli spełnia wymogi techniczne i posiada potwierdzenie GUM.

Wnioskodawca zamierza spełnić te warunki, a każda instancja aplikacji będzie odrębną kasą online z unikalnym numerem i adresową identyfikacją.

Przepisy nie nakazują, aby kasa fizycznie znajdowała się w miejscu sprzedaży – istotne jest, aby ewidencja była rzetelna, a fiskalizacja następowała w czasie rzeczywistym.

Analogicznie działają kasy wirtualne i systemy zcentralizowane stosowane w automatach vendingowych.

Art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT wymaga wydania nabywcy paragonu fiskalnego, nie określając jego formy materialnej.

Paragon elektroniczny wydany za zgodą nabywcy spełnia ten wymóg, co potwierdzają m.in. interpretacje KIS z 2019 r. sygn. 0111-KDIB3-2.4012.757.2019.2.AZ, 0114-KDIP1-3.4012.633.2019.1.ISK oraz z 2023 r. sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.351.2023.2.JM.

Ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą aplikacji fiskalnej online spełnia wszystkie cele ustawy – zapewnia bieżący zapis sprzedaży, autentyczność danych, kontrolę CRK i wydanie paragonu nabywcy.

W konsekwencji Wnioskodawca uznaje, że planowany sposób fiskalizacji sprzedaży za pomocą certyfikowanej aplikacji fiskalnej jest zgodny z obowiązującymi przepisami i realizuje obowiązek prowadzenia ewidencji na kasie rejestrującej w pełnym zakresie.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”.

Zgodnie z tym przepisem:

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zgodnie z art. 2 pkt 22 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy:

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).

Według art. 2 pkt 6 ustawy:

Przez towary rozumie się rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.

Wskazany wyżej przepis art. 111 ust. 1 ustawy, określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Jeżeli nabywcą danej usługi lub towaru jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1, to taka sprzedaż w ogóle nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej.

W myśl art. 111 ust. 1b ustawy:

W ewidencji, o której mowa w ust. 1, wykazuje się dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:

1) wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a)w postaci papierowej lub

b)za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

Z powyższych przepisów wynika, że ustawodawca dopuścił możliwość wystawienia w postaci elektronicznej paragonu i przesłania go nabywcy w sposób z nim uzgodniony, po uprzednim uzyskaniu zgody nabywcy oraz uzgodnieniu sposobu przesłania tego paragonu.

Stosownie do art. 111b ust. 1-2 ustawy:

1. Ewidencja sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1, w odniesieniu do określonych grup podatników lub rodzajów czynności może być prowadzona przy użyciu kas rejestrujących mających postać oprogramowania, spełniających wymagania, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie ust. 3 pkt 2.

2. Do kas rejestrujących, o których mowa w ust. 1, przepisy art. 111 i art. 111a stosuje się odpowiednio.

W myśl art. 111b ust. 3 ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia:

1. grupy podatników lub rodzaje czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących, o których mowa w ust. 1,

2. wymagania techniczne dla kas rejestrujących, o których mowa w ust. 1, oraz sposób ich używania, w tym sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy ich użyciu, sposób zakończenia ich używania w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas oraz sposób wystawiania dokumentów z kas rejestrujących i szczególne przypadki wydawania nabywcy dowodu sprzedaży

- uwzględniając potrzebę przeciwdziałania nieewidencjonowaniu lub nieprawidłowemu prowadzeniu ewidencji sprzedaży przez podatników oraz zabezpieczenia zaewidencjonowanych danych, a także bezpiecznego przesyłania tych danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas, konieczność zapewnienia nabywcy prawa do otrzymania dowodu nabycia towarów i usług z uwidocznioną kwotą podatku oraz możliwość sprawdzenia przez niego prawidłowości zaewidencjonowania sprzedaży i wystawiania dowodu potwierdzającego jej dokonanie oraz optymalne dla danego rodzaju sprzedaży rozwiązania techniczne dla tych kas.

Zgodnie z art. 111 ust. 6a ustawy:

Kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

W myśl art. 111 ust. 6b ustawy:

Producenci krajowi i podmioty dokonujące wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących w celu wprowadzenia ich na terytorium kraju do obrotu są obowiązani do uzyskania dla danego typu kas rejestrujących potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że kasy te spełniają funkcje wymienione w ust. 6a i wymagania techniczne dla kas rejestrujących.

W tym miejscu należy zauważyć, że od 1 kwietnia 2026 r., będzie obowiązywało nowe brzmienie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 2268 ze zm.). W myśl nowo dodanych przepisów, a dokładnie zgodnie z § 1 pkt 30 rozporządzenia, które będzie obowiązywało od 1 kwietnia 2026 r.:

Kasy rejestrujące mające postać oprogramowania mogą być używane przez podatników w odniesieniu do następujących czynności dostaw towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar.

Z ww. przepisu rozporządzenia wynika, że podatnicy wykonujący czynności dostaw towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar – mogą używać kas mających postać oprogramowania.

W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz. U. z 2025 r., poz. 861), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie kas wirtualnych, określono wymagania techniczne dla kas rejestrujących mających postać oprogramowania oraz sposób ich używania, w tym m.in. sposób prowadzenia ewidencji oraz sposób wystawiania dokumentów w postaci innej niż wydruk przy zastosowaniu tych kas.

W myśl § 1 rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:

Rozporządzenie określa wymagania techniczne dla kas rejestrujących mających postać oprogramowania, zwanych dalej „kasami”, oraz sposób ich używania, w tym sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy ich użyciu, sposób zakończenia ich używania w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas oraz sposób wystawiania dokumentów z kas i szczególne przypadki wydawania nabywcy dowodu sprzedaży.

Zgodnie z § 2 pkt 4, 6, 7, 14 i 33 rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

4. dokumencie fiskalnym – rozumie się przez to dokument wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy, obejmujący paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany i raporty fiskalne;

6. dokumencie w postaci elektronicznej – rozumie się przez to utworzony przez kasę zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, zapisywanych w bazie danych kasy, w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych w przypadku dokumentów fiskalnych;

7. drukarce – rozumie się przez to urządzenie drukujące wszystkie dokumenty dopuszczone programem pracy kasy do druku przez kasę;

14. paragonie fiskalnym – rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy i wydawany nabywcy podczas sprzedaży, potwierdzający dokonanie sprzedaży;

33. wystawianiu dokumentu przy użyciu kasy – rozumie się przez to utworzenie i zapis dokumentu w bazie danych kasy, a w przypadku dokumentów w postaci papierowej – także jego wydruk.

Stosownie do § 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:

Kasy, ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób, dzieli się m.in. na następujące kategorie na kasy o zastosowaniu specjalnym - kasy, które uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają szczególnym wymaganiom technicznym określonym w rozdziale 4 załącznika nr 1 do rozporządzenia, związanym ze szczególnymi formami prowadzenia ewidencji lub sprzedaży określonych towarów i usług lub potrzebą współpracy kasy z innymi urządzeniami niezbędnymi do stosowania w danym rodzaju działalności, obejmujące kasy umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów lub usług.

Jak wynika z § 8 ust. 1 pkt 1, 2 i 8 rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:

Podatnicy, prowadząc ewidencję:

1) wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 17;

2) w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty):

a) w gotówce - wystawiają i wydają nabywcy paragon fiskalny, bez jego żądania, z chwilą jej otrzymania,

b) za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem

- wystawiają i wydają nabywcy paragon fiskalny, bez jego żądania, niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, jednak nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania;

8) zapewniają czytelny wydruk paragonu fiskalnego w postaci papierowej, a w przypadku paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej - jego czytelny widok, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży.

Zgodnie z § 10 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:

1. Paragon fiskalny wystawia się w sposób zapewniający czytelną treść, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży.

2. Paragon fiskalny może zawierać w miejscu określonym dla nazwy towaru lub usługi pozwalającej na jednoznaczną ich identyfikację również opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy.

Stosownie do § 16 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:

Podatnicy, prowadząc ewidencję, wystawiają paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej, z zastrzeżeniem § 17 i § 18.

W myśl § 17 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:

W przypadku prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy, o której mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. f, gdy komponent komunikacyjny kasy nie umożliwia komunikacji kasy z drukarką, podatnik nie wystawia paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej oraz zapewnia nabywcy możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich odpowiednie pokazanie zgodnie z § 53 ust. 2 pkt 3 załącznika nr 1 do rozporządzenia.

Ponadto, stosownie do zapisu § 17 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:

W przypadku prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy, o której mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. f, gdy komponent komunikacyjny kasy umożliwia komunikację kasy z drukarką, podatnik może nie wystawiać paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej, jeżeli zapewnia nabywcy możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich odpowiednie pokazanie zgodnie z § 53 ust. 3 załącznika nr 1 do rozporządzenia..

Z powyższych przepisów wynika, że podatnik w zależności od umożliwienia komunikacji kasy z drukarką nie wystawia (§ 17 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych) lub może nie wystawiać (§ 17 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych) paragonu fiskalnego przy zapewnieniu nabywcy możliwości zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich odpowiednie pokazanie.

Natomiast jak wskazano w § 18 rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:

Podatnicy, prowadząc ewidencję, mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny w postaci elektronicznej. Jeżeli rozpoczęta sprzedaż nie zostanie dokonana, podatnik może wystawić paragon fiskalny anulowany w postaci elektronicznej.

Załącznik nr 1 do ww. rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych stanowi o wymaganiach technicznych dla kas dotyczących ich zawartości, zapisów i przechowywania danych, wystawianych dokumentów, pracy kasy oraz kas o zastosowaniu specjalnym.

Zgodnie z § 53 ust. 1-3 załącznika nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:

1. Komponent komunikacyjny kasy, o której mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. f rozporządzenia, może nie umożliwiać komunikacji kasy z drukarką.

2. W przypadku gdy komponent komunikacyjny kasy, o której mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. f rozporządzenia, nie umożliwia komunikacji kasy z drukarką:

1) kasa nie drukuje danych zapisanych w komputerowych systemach ogólnodostępnych;

2) program pracy kasy nie steruje wydrukiem dokumentów wystawianych przy użyciu kasy;

3) kasa nie wystawia paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej oraz pokazuje na wyświetlaczu dla nabywcy przez co najmniej 30 sekund albo do czasu rozpoczęcia kolejnej sprzedaży następujące dane:

a) numer unikatowy,

b) numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika,

c) datę sprzedaży,

d) numer kolejny paragonu,

e) łączną wartość sprzedaży brutto,

f) łączną wysokość podatku należnego,

g) typ formy płatności,

h) nazwę formy płatności;

4) kasa nie wystawia:

a) raportów fiskalnych dobowych,

b) raportów fiskalnych okresowych,

c) raportu fiskalnego rozliczeniowego,

d) łącznych raportów fiskalnych okresowych,

e) łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego,

f) raportów fiskalnych zdarzeń,

g) raportu fiskalnego fiskalizacji,

h) dokumentów niefiskalnych

- w postaci papierowej oraz zapewnia możliwość przesłania tych raportów i dokumentów do komputerowych systemów ogólnodostępnych w celu ich zapisu lub wydruku w tych systemach;

5) kasa nie zapewnia wydruku kodu graficznego QR text, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 32;

6) kasa nie wykonuje polecenia dotyczącego włączenia lub wyłączenia drukowania kodu graficznego QR text, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 32;

7) kasa nie zapewnia wydruku kodu weryfikującego, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 33;

8) kasa nie współpracuje z terminalem płatniczym w zakresie polecenia dotyczącego wydruku potwierdzenia transakcji płatniczej oraz raportów związanych z działaniem terminala płatniczego, o którym mowa w § 48 ust. 1 pkt 2;

9) kasa nie udostępnia terminalowi płatniczemu drukarki.

3. W przypadku gdy komponent komunikacyjny kasy, o której mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. f rozporządzenia, umożliwia komunikację kasy z drukarką, może ona nie wystawiać paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej, jeżeli pokazuje na wyświetlaczu dla nabywcy przez co najmniej 30 sekund albo do czasu rozpoczęcia kolejnej sprzedaży następujące dane:

1) numer unikatowy;

2) numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;

3) datę sprzedaży;

4) numer kolejny paragonu;

5) łączną wartość sprzedaży brutto;

6) łączną wysokość podatku należnego;

7) typ formy płatności;

8) nazwę formy płatności.

Natomiast zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2025 poz. 845):

Podatnicy prowadząc ewidencję umieszczają wyświetlacz kasy w miejscu umożliwiającym nabywcy odczyt wyświetlanych na nim danych.

Jak wynika z powyższych przepisów, podatnicy prowadząc ewidencję sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przy użyciu kas rejestrujących mających postać oprogramowania wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny, tj. dokument fiskalny, potwierdzający dokonanie sprzedaży. W przypadku prowadzenia ewidencji za pomocą ww. kasy podatnik może nie drukować paragonu fiskalnego pod warunkiem zapewnienia nabywcy możliwości zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich odpowiednie wyświetlenie na urządzeniu do automatycznej sprzedaży towarów i usług. Ponadto podatnik może wystawiać i wydawać nabywcy paragon w postaci elektronicznej, za zgodą nabywcy i w sposób z nim uzgodniony.

Z opisu sprawy wynika, że od dnia 1 kwietnia 2026 r. planuje Pan rozpoczęcie sprzedaży detalicznej produktów spożywczych paczkowanych, napojów bezalkoholowych i przekąsek w urządzeniach samoobsługowych o charakterze automatycznych punktów sprzedaży, działających bez udziału personelu.

Sprzedaż:

- nie będzie obejmować sprzedaży żadnych towarów wymienionych w § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących w tym szczególnie alkoholu ani wyrobów tytoniowych.

- odbywa się wyłącznie z użyciem płatności bezgotówkowych (karta, BLIK, płatności mobilne),

- prowadzona będzie w pełni automatycznie: wejście do urządzenia, wybór towarów, naliczenie i finalizacja transakcji następują bez udziału pracownika.

Każdy punkt samoobsługowy będzie wyposażony w system informatyczny zarządzający procesem sprzedaży, który rozpoznaje pobierane produkty, nalicza należność i przekazuje dane transakcyjne do centralnego modułu fiskalnego.

Planuje Pan zastąpić tradycyjne drukarki fiskalne własną aplikacją fiskalną – oprogramowaniem spełniającym wymagania dla kas rejestrujących w postaci oprogramowania, określone w: art. 111 ustawy o VAT, rozporządzeniu Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2019 poz. 816 ze zm.), przepisach technicznych i komunikacyjnych dotyczących Centralnego Repozytorium Kas (CRK).

Aplikacja będzie podlegała certyfikacji Prezesa Głównego Urzędu Miar i będzie zapewniała:

- natychmiastową fiskalizację sprzedaży,

- trwałe i nieedytowalne zapisy transakcji,

- bieżące przekazywanie danych do CRK,

- generowanie i udostępnianie paragonów elektronicznych (e-paragonów) nabywcom.

Kasa rejestrująca w postaci oprogramowania (własna aplikacja fiskalna) będzie spełniała warunki określone w art. 111 ust. 6a ustawy o podatku od towarów i usług.

Na dzień rozpoczęcia ewidencji sprzedaży kasa rejestrująca będzie posiadała potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że spełnia funkcje oraz wymagania techniczne przewidziane w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT.

Oprogramowanie fiskalne będzie każdorazowo instalowane na dysku komputera stacjonarnego zlokalizowanego bezpośrednio w automacie sprzedażowym. Urządzenie, na którym zainstalowane będzie oprogramowanie fiskalne, będzie fizycznie znajdowało się w każdym automacie sprzedażowym. Dane o sprzedaży będą każdorazowo dostępne dla klienta i wyświetlane na ekranie monitora zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi wymagań technicznych dla kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Klient będzie miał możliwość zapoznania się w trakcie zakupów z narastającą sumą wartości sprzedaży na ekranie monitora. W trakcie zakupów klient będzie mógł na ekranie monitora zapoznać się z pozycjami paragonu dotyczącymi sprzedaży, zgodnie z § 53 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

Przed dokonaniem zakupu klient ma możliwość zapoznania się z danymi sprzedaży, tj. nazwą produktu, ceną sprzedaży oraz – w przypadku promocji – najniższą ceną z ostatnich 30 dni. Informacje te są uwidocznione na elektronicznej etykiecie cenowej umieszczonej bezpośrednio pod produktem.

Regulamin korzystania z automatu sprzedażowego zawiera zapis, zgodnie z którym klient wyraża zgodę na doręczenie paragonu fiskalnego w formie elektronicznej (SMS oraz w aplikacji).

Ponadto wskazał Pan, że paragon fiskalny w formie elektronicznej spełnia definicję dokumentu w postaci elektronicznej, o której mowa w § 2 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

W pierwszej kolejności Pana wątpliwości dotyczą możliwości ewidencjonowania sprzedaży dokonywanej za pośrednictwem automatów sprzedażowych przy użyciu aplikacji fiskalnej posiadającej status kasy rejestrującej w postaci oprogramowania.

Jak już wyżej wskazano, od dnia 1 kwietnia 2026 r. wejdzie w życie przepis § 1 pkt 30 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, w myśl którego kasy rejestrujące mające postać oprogramowania będą mogły być używane przez podatników również w odniesieniu dostaw towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar.

Przyjmując za Pana wskazaniem, że od 1 kwietnia 2026 r. planuje Pan rozpoczęcie sprzedaży towarów w urządzeniach samoobsługowych o charakterze automatycznych punktów sprzedaży, działających bez udziału personelu, gdzie sprzedaż będzie odbywała się wyłącznie z użyciem płatności bezgotówkowych (karta, BLIK, płatności mobilne) i w pełni automatycznie tj. wejście do urządzenia, wybór towarów, naliczenie i finalizacja transakcji następują bez udziału pracownika - należy mieć na uwadze przepis § 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych, zgodnie z którym:

Kasy, ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób, dzieli się na następujące kategorie (…) kasy o zastosowaniu specjalnym - kasy, które uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają szczególnym wymaganiom technicznym określonym w rozdziale 4 załącznika nr 1 do rozporządzenia, związanym ze szczególnymi formami prowadzenia ewidencji lub sprzedaży określonych towarów i usług lub potrzebą współpracy kasy z innymi urządzeniami niezbędnymi do stosowania w danym rodzaju działalności, obejmujące kasy umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów lub usług.

Kasy o zastosowaniu specjalnym obejmują zatem m.in. kasy umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług.

Zgodnie natomiast z § 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych:

W przypadku szczególnego rodzaju sprzedaży lub szczególnego sposobu prowadzenia ewidencji, dla którego jest wymagane prowadzenie ewidencji przy użyciu kas o zastosowaniu specjalnym, podatnicy są obowiązani używać tych kas.

Kasy specjalnego przeznaczenia przystosowane do automatycznej sprzedaży towarów lub usług muszą być umieszczone w tych automatycznych urządzeniach, tj. we wszystkich punktach sprzedaży. Nie mogą się one znajdować poza tymi automatycznymi urządzeniami.

Uwzględniając zatem powyższe, opisany przez Pana model działania polegający na ewidencjonowaniu sprzedaży w automatach samoobsługowych przy użyciu własnej aplikacji fiskalnej posiadającej status kasy rejestrującej w postaci oprogramowania spełnia wszystkie warunki ewidencjonowania na kasie rejestrującej wynikających z zacytowanych powyżej przepisów.

Jak wyraźnie wskazano w opisie sprawy, oprogramowanie fiskalne będzie każdorazowo instalowane na dysku komputera stacjonarnego zlokalizowanego bezpośrednio w automacie sprzedażowym (urządzenie, na którym zainstalowane będzie oprogramowanie fiskalne, będzie fizycznie znajdowało się w każdym automacie sprzedażowym). Zatem, w zaprezentowanym modelu sprzedaży, kasa rejestrująca będzie znajdować się w każdym miejscu faktycznej sprzedaży. Ponadto, każda kasa rejestrująca w postaci oprogramowania (Pana własna aplikacja fiskalna) będzie spełniała warunki określone w art. 111 ust. 6a ustawy, będzie posiadała potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że spełnia funkcje oraz wymagania techniczne przewidziane w art. 111 ust. 6a ustawy, należy stwierdzić, że będzie Pan mógł prowadzić ewidencje opisanej we wniosku sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej w formie oprogramowania.

Kolejne Pana wątpliwości dotyczą kwestii czy w opisanym modelu sprzedaży, jeżeli nabywca otrzymuje paragon w formie elektronicznej (np. w aplikacji mobilnej lub na adres e-mail), a dane transakcji są niezwłocznie przekazywane do CRK, wymagane jest wydrukowanie paragonu papierowego.

Zgodnie z powołanym już wcześniej przepisami ustawy podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży.

Przy czym w przypadku podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących on-line ustawodawca dopuścił możliwość wystawienia w postaci elektronicznej paragonu i przesłania go nabywcy w sposób z nim uzgodniony, po uprzednim uzyskaniu zgody nabywcy oraz uzgodnieniu sposobu przesłania tego paragonu (art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy).

Z opisu sprawy wynika, że każda instancja aplikacji będzie przypisana do konkretnego urządzenia samoobsługowego (z unikalnym numerem i adresem instalacji) i będzie pełnić funkcję odrębnej kasy rejestrującej online. Kasa rejestrująca w postaci oprogramowania (Pana własna aplikacja fiskalna) przy użyciu której będzie Pan prowadził ewidencje sprzedaży, spełnia warunki określone w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT (jest kasą on-line) i na dzień rozpoczęcia ewidencji sprzedaży ww. kasa rejestrująca będzie posiadała potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że spełnia funkcje wymienione w ust. 6a i wymagania techniczne dla kas rejestrujących.

Ponadto wskazał Pan, że klienci w regulaminie korzystania z automatu sprzedażowego będą wyrażać zgodę na dostarczenie paragonu w formie wyłącznie online - udostępnianego natychmiast w aplikacji i lub w formie obrazu przez SMS na numer telefonu wskazany przez kupującego. Regulamin korzystania z automatu sprzedażowego zawiera zapis, zgodnie z którym klient wyraża zgodę na doręczenie paragonu fiskalnego w formie elektronicznej (SMS oraz w aplikacji).

Wskazał Pan również, że paragon w formie elektronicznej, który zamierza Pan wydawać będzie spełniał definicje dokumentu w postaci elektronicznej o którym mowa w przepisie § 2 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Dane o sprzedaży będą również każdorazowo dostępne dla klienta i wyświetlane na ekranie monitora zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi wymagań technicznych dla kas rejestrujących mających postać oprogramowania. W trakcie zakupów klient będzie mógł na ekranie monitora zapoznać się z pozycjami paragonu dotyczącymi sprzedaży, zgodnie z § 53 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

W związku z powyższym, przy tak przedstawionym opisie zdarzenia uznać należy, że opisany w tej sprawie sposób wydawania paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej klientom za nabyte produkty spożywcze paczkowane, napoje bezalkoholowe oraz przekąski w urządzeniach samoobsługowych, będzie spełniał wymogi określone w art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy, zatem nie będzie wymagane w tym przypadku wydawanie paragonów w postaci papierowej.

Biorąc po uwagę powyższe należy stwierdzić, że opisany we wniosku sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży produktów spożywczych paczkowanych, napojów bezalkoholowych i przekąsek na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych w urządzeniach samoobsługowych o charakterze automatycznych punktów sprzedaży, działających bez udziału personelu, będzie spełniał obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej, o którym mowa w art. 111 ust. 1 ustawy.

W tym miejscu należy jeszcze wskazać, że o ile przedstawiony przez Pana sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu własnej aplikacji fiskalnej, która każdorazowo będzie instalowana na dysku komputera stacjonarnego zlokalizowanego bezpośrednio w automacie sprzedażowym, gdzie instalacja tej aplikacji będzie przypisana do konkretnego urządzenia samoobsługowego (z unikalnym numerem i adresem instalacji) i będzie pełnić funkcję odrębnej kasy rejestrującej online – jest prawidłowy, to nie można zgodzić się ze stwierdzeniem zawartym we wniosku, że przepisy nie nakazują, aby kasa fizycznie znajdowała się w miejscu sprzedaży. Z przepisu § 4 ust 1 pkt 2 lit. f rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych wynika bowiem wprost, że kasy wirtualne specjalnego przeznaczenia, przystosowane o automatycznej sprzedaży towarów lub usług muszą być umieszczane w tych automatycznych urządzeniach – tj. we wszystkich automatach, w których pobierane są opłaty.

Tym samym, oceniając całościowo Pana stanowisko, w myśl którego planowany sposób fiskalizacji sprzedaży za pomocą certyfikowanej aplikacji fiskalnej jest zgodny z obowiązującymi przepisami i realizuje obowiązek prowadzenia ewidencji na kasie rejestrującej w pełnym zakresie, należy je uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Pana i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Informuję, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Pana w złożonym wniosku. Niniejszą interpretację wydano na podstawie przedstawionego przez Pana opisu zdarzenia przyszłego, z którego wynika, że kasa rejestrująca w postaci oprogramowania (własna aplikacja fiskalna) będzie spełniała warunki określone w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT i na dzień rozpoczęcia ewidencji sprzedaży będzie posiadała potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że spełnia funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT oraz wymagania techniczne przewidziane dla kas rejestrujących. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 poz. 111 ze zm). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.