Obowiązek złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego w zakresie danych uzupełniających na formularzu NIP-8 w ciągu 7 dni od dnia wpisu do KRS przekształconej spółki.
Podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem liniowym, obejmującą produkcję i sprzedaż w czterech obszarach, z zatrudnieniem pracowników i zleceniobiorców. Działalność ma charakter rodzinny, a planowane zmiany obejmują przekształcenie JDG w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, która przejmie trzy obszary działalności oraz pracowników, podczas gdy czwarty obszar zostanie przeniesiony…
Interpretacja indywidualna
– stanowisko nieprawidłowe
Szanowny Panie,
stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w zakresie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników jest nieprawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
4 września 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 3 września 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.
Uzupełnił go Pan pismem z 14 października 2025 r. (wpływ 15 października 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.
Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
1. Opis stanu faktycznego
Prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), opodatkowaną podatkiem liniowym 19% zgodnie z art. 30c ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.).
Działalność ma charakter rodzinny – w prowadzenie poszczególnych obszarów zaangażowane są również osoby z najbliższej rodziny.
Działalność obejmuje następujące obszary:
1) produkcja i sprzedaż (…),
2) produkcja (…),
3) produkcja (…),
4) sprzedaż (…):
- w modelu B2C – sprzedaż internetowa dla klientów indywidualnych (przychody w walutach obcych),
- w modelu B2B – sprzedaż hurtowa dla zagranicznych kontrahentów (przychody w walutach obcych).
W ramach JDG zatrudnia Pan (...) osób, w tym (...) na podstawie umów cywilnoprawnych.
2. Opis zdarzenia przyszłego (planowane zmiany)
W celu uporządkowania struktury organizacyjnej, uproszczenia rozliczeń podatkowych oraz przygotowania do planowanych inwestycji przewiduje się:
1) Utworzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) przez członków rodziny.
Do spółki zostanie przeniesiona działalność obejmująca obszary wskazane w punktach 1- 3 opisu stanu faktycznego, tj.:
- produkcja i sprzedaż (…),
- produkcja (…) (model B2B),
- produkcja (…) (model B2C).
Spółka przejmie również pracowników oraz część zleceniobiorców związanych z działalnością produkcyjną.
2) Zakończenie dotychczasowej JDG i rozpoczęcie nowej przez innego członka rodziny, obejmującej obszar wskazany w punkcie 4 opisu stanu faktycznego, tj. sprzedaż (…):
- w modelu B2C – sprzedaż internetowa dla klientów indywidualnych,
- w modelu B2B – sprzedaż hurtowa dla kontrahentów zagranicznych.
W uzupełnieniu wniosku wskazał Pan następujące informacje:
Na pytanie „Czy utworzy Pan wraz z członkami Pana rodziny spółkę z o.o., czy to wyłącznie członkowie Pana rodziny utworzą spółkę z o.o.?”, odpowiedział Pan, że „Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością powstanie w wyniku przekształcenia dotychczas prowadzonej przez Wnioskodawcę JDG. Po przekształceniu planowane jest ewentualne wprowadzenie członków rodziny do struktury udziałowej w odrębnych czynnościach korporacyjnych.”
Na pytanie „Kiedy planuje Pan dokonać przeniesienia części dotychczas prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej opisanej w pkt 1-3 do nowoutworzonej sp. z o.o. oraz pozostałej części dotychczas prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej opisanej w pkt 4 do jednoosobowej działalności gospodarczej innego członka rodziny?”, wskazał Pan, że „Przeniesienie działalności z punktów 1-3 opisu stanu faktycznego do nowo utworzonej spółki z o.o. oraz działalności z punktu 4 do nowej JDG innego członka rodziny planowane w I kwartale 2026 r., po wpisie spółki do KRS i rozpoczęciu działalności nowej JDG.”
Na pytanie „Czy po dokonaniu przeniesienia części dotychczas prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej opisanej w pkt 1-3 do nowoutworzonej sp. z o.o. oraz pozostałej części dotychczas prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej opisanej w pkt 4 do jednoosobowej działalności gospodarczej innego członka rodziny, zaprzestanie Pan prowadzenia działalności gospodarczej?”, podał Pan, że „Tak – po dokonaniu przeniesienia opisanych obszarów działalności, Wnioskodawca zakończy prowadzenie własnej jednoosobowej działalności gospodarczej.”
Pytanie w zakresie zasad ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)
Czy w związku z planowanym zakończeniem prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej oraz rozpoczęciem działalności w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, na Panu jako podatniku ciążą określone obowiązki wynikające z przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie zasad ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (w tym obowiązek aktualizacji danych identyfikacyjnych (NIP)), a jeżeli tak – w jakich terminach powinien Pan je zrealizować?
Pana stanowisko w sprawie w zakresie zasad ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)
Zdaniem Wnioskodawcy, w związku z zakończeniem prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej oraz rozpoczęciem działalności w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, na podatniku ciążą obowiązki w zakresie ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, wynikające z Ordynacji podatkowej oraz ustawy o NIP, w szczególności obowiązek dokonania aktualizacji danych identyfikacyjnych (NIP) w terminie 7 dni od zaistnienia zmian.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku w zakresie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników jest nieprawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 237 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
Ustawa określa:
1) zasady ewidencji:
a) podatników,
b) płatników podatków,
c) płatników składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenia zdrowotne, zwanych dalej „płatnikami składek ubezpieczeniowych”;
2) zasady i tryb nadawania numeru identyfikacji podatkowej, zwanego dalej „NIP”;
3) zasady posługiwania się identyfikatorem podatkowym.
W myśl art. 2 ust. 1 ustawy:
Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu.
Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy:
Obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają również inne podmioty niż wymienione w ust. 1, jeżeli na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, oraz płatnicy podatków.
Stosownie do art. 2 ust. 3 ustawy:
Obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają także podmioty będące, na podstawie odrębnych ustaw, płatnikami składek ubezpieczeniowych.
Na mocy art. 3 ust. 1 ustawy:
Identyfikatorem podatkowym jest:
1) numer PESEL – w przypadku podatników będących osobami fizycznymi:
a) niebędącymi zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług lub nieprowadzącymi działalności gospodarczej albo
b) wykonującymi działalność, o której mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2024 r. poz. 236, z późn. zm.);
2) NIP – w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, o którym mowa w art. 2.
Jak stanowi art. 5 ust. 1 ustawy:
Podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2a, są obowiązani do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego albo organu właściwego na podstawie odrębnych przepisów. Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.
W myśl art. 5 ust. 2 ustawy:
Zgłoszenie identyfikacyjne osób fizycznych zawiera nazwisko, imię (imiona), imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, płeć, nazwisko rodowe, obywatelstwo lub obywatelstwa, adres miejsca zamieszkania, rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości oraz numer PESEL, jeżeli został nadany.
Na mocy art. 5 ust. 2b ustawy:
Zgłoszenie identyfikacyjne podatników wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego zawiera dane:
1) objęte treścią wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym, z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych, przekazywane automatycznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;
2) uzupełniające: skróconą nazwę (firmę), wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT w rozumieniu art. 2 pkt 37 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, adresy miejsc prowadzenia działalności, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej, dane kontaktowe, a w przypadku osobowych spółek handlowych i podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych – dane dotyczące poszczególnych wspólników, w tym ich identyfikatory podatkowe.
Stosownie do art. 5 ust. 2c ustawy:
Podatnicy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego wyłącznie w zakresie danych uzupełniających wskazanych w ust. 2b pkt 2, w terminie 21 dni od dnia dokonania wpisu podmiotu do Krajowego Rejestru Sądowego.
W myśl art. 5 ust. 3 ustawy:
Zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi zawiera: pełną i skróconą nazwę (firmę), formę organizacyjno-prawną, adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT w rozumieniu art. 2 pkt 37 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, adresy miejsc prowadzenia działalności, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych, a ponadto:
1) w przypadku zakładów (oddziałów) osób prawnych oraz innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych będących podatnikami – NIP oraz inne dane dotyczące jednostki macierzystej;
2) w przypadku spółek cywilnych, osobowych spółek handlowych i podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych – dane dotyczące wspólników, w tym również identyfikator podatkowy poszczególnych wspólników;
3) w przypadku podatkowych grup kapitałowych – dane dotyczące spółek wchodzących w skład grupy, w tym również NIP nadane tym spółkom;
4) w przypadku grup VAT w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług – dane dotyczące członków tej grupy.
Według art. 5 ust. 4 ustawy:
Zgłoszenie identyfikacyjne podatników będących osobami fizycznymi wykonujących działalność gospodarczą zawiera dane, o których mowa w ust. 2, nazwę (firmę), adres stałego miejsca wykonywania działalności, o ile takie miejsce posiada, adresy dodatkowych miejsc wykonywania działalności, o ile takie miejsca posiada, numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany, organ ewidencyjny, wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT w rozumieniu art. 2 pkt 37 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych.
Na podstawie art. 5 ust. 5 ustawy:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, wzory formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i formularzy zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających, o których mowa w ust. 2b pkt 2, w art. 42 ust. 3a pkt 2 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz.U. z 2024 r. poz. 1799) i w art. 43 ust. 5b pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 497, 863, 1243 i 1615), z wyjątkiem zgłoszeń osób fizycznych będących przedsiębiorcami, biorąc pod uwagę kompletność przekazywanych danych niezbędnych do ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz konieczność przekazywania danych uzupełniających do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej oraz Centralnego Rejestru Płatników Składek.
Na mocy delegacji zawartej w art. 5 ust. 5 ustawy zostało wydane rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 19 lipca 2021 r. w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1367), zwane dalej „rozporządzeniem”:
Zgodnie z § 1 pkt 4 ww. rozporządzenia.
Określa się wzory formularzy zgłoszenia identyfikacyjnego/zgłoszenia aktualizacyjnego w zakresie danych uzupełniających (NIP-8), stanowiący załącznik nr 4 do rozporządzenia.
Ww. formularz zgłoszenia identyfikacyjnego/zgłoszenia aktualizacyjnego w zakresie danych uzupełniających NIP-8 jest przeznaczony dla podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych). Formularz służy zgłaszaniu i aktualizacji danych nieobjętych wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego.
Natomiast w myśl art. 5 ust. 5a ustawy:
Do zgłoszeń identyfikacyjnych oraz zgłoszeń aktualizacyjnych podatników będących osobami fizycznymi wykonującymi działalność gospodarczą stosuje się formularz wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, zgodnie z ustawą z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz.U. z 2022 r. poz. 541 oraz z 2024 r. poz. 1841).
Stosownie do art. 5 ust. 6 ustawy:
Przepisy ust. 1, 2, 2b, 2c, 3-4a stosuje się odpowiednio do płatników podatków oraz płatników składek ubezpieczeniowych.
Na mocy art. 5a ust. 1 ustawy:
Podatnicy będący osobami fizycznymi rozpoczynającymi działalność gospodarczą w ramach wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej składają zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne.
Zgodnie z art. 5a ust. 2 ustawy:
W przypadku określonym w ust. 1 podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, zgodnie z art. 9, są obowiązani dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego w celu uzupełnienia danych, w szczególności wykazu rachunków.
Jak stanowi art. 6 ust. 1 ustawy:
Podatnicy podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego są obowiązani dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu jednym z tych podatków, z tym że osoby fizyczne są obowiązane dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego tylko w przypadku dokonywania zgłoszenia rejestracyjnego, o którym mowa w art. 96 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz w art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (Dz.U. z 2025 r. poz. 126). Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się niezależnie od zgłoszenia rejestracyjnego.
Na mocy art. 6 ust. 1a ustawy:
Podatnicy, z wyłączeniem podatników, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1, oraz płatnicy podatków podlegający obowiązkowi ewidencyjnemu są obowiązani dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie przewidzianym do złożenia pierwszej deklaracji, zeznania, informacji bądź oświadczenia albo wraz z dokonaniem pierwszej wpłaty podatku lub zaliczki na podatek.
Stosownie do art. 6 ust. 10 ustawy:
Płatnicy składek ubezpieczeniowych, niepodlegający obowiązkowi ewidencyjnemu jako podatnicy ani jako płatnicy podatków, dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminach przewidzianych w odrębnych przepisach dotyczących terminów zgłaszania do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego.
Na mocy przepisu art. 8a ust. 1 ustawy:
Nadanie NIP następuje przy użyciu Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników, zwanego dalej „CRP KEP”, po dokonaniu zgłoszenia identyfikacyjnego.
Jak stanowi art. 8a ust. 2 ustawy:
Nadanie NIP podmiotom wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego następuje automatycznie, bezpośrednio po zamieszczeniu w CRP KEP za pośrednictwem systemu teleinformatycznego danych przekazanych z Krajowego Rejestru Sądowego, a w przypadku oddziału przedsiębiorcy zagranicznego – po zamieszczeniu w CRP KEP danych uzupełniających potwierdzających status płatnika składek ubezpieczeniowych.
Na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy:
Podmioty, o których mowa w art. 6 ust. 1, 1a i 10, oraz zarządca sukcesyjny mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego, nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. W okresie od dnia śmierci przedsiębiorcy do dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego albo wygaśnięcia uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego, a także w okresie od dnia, w którym zarządca sukcesyjny przestał pełnić tę funkcję, do dnia powołania kolejnego zarządcy sukcesyjnego albo wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego obowiązek aktualizowania danych za przedsiębiorstwo w spadku wykonują osoby, o których mowa w art. 14 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (Dz. U. z 2021 r. poz. 170), dokonujące czynności, o których mowa w art. 13 tej ustawy. Podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego dokonują zgłoszenia aktualizacyjnego wyłącznie w zakresie danych uzupełniających wskazanych w art. 5 ust. 2b pkt 2.
Na mocy art. 9 ust. 6 ustawy:
Do aktualizacji danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym stosuje się:
1) odpowiednio przepisy art. 5 ust. 4a;
2) wzory formularzy zgłoszeń aktualizacyjnych określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 5 ust. 5 albo formularz wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
W świetle art. 12 ust. 1 ustawy:
NIP nadany podatnikowi nie przechodzi na następcę prawnego, z wyjątkiem:
1) przekształcenia przedsiębiorstwa państwowego w jednoosobową spółkę Skarbu Państwa lub przedsiębiorstwa komunalnego w jednoosobową spółkę gminy;
2) przekształcenia spółki cywilnej w spółkę handlową lub spółki handlowej w inną spółkę handlową;
3) przekształcenia stowarzyszenia zwykłego w stowarzyszenie.
Z ww. przepisów wynika, że podatnicy oraz płatnicy podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu. Podmioty te są zobowiązane do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do właściwego organu. Każdy podmiot, który należy do jednej z ww. kategorii, jest obowiązany do złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego. Należy podkreślić również, że nie jest prawnie dopuszczalna sytuacja nadania jednego NIP dwóm podmiotom, jak również posługiwania się numerem identyfikacji podatkowej nadanym innemu podmiotowi. Numer identyfikacji podatkowej nie może być używany w oderwaniu od nazwy podmiotu, która występuje w decyzji administracyjnej o nadaniu NIP.
W związku z powyższym numer NIP nadany może być wyłącznie podatnikowi lub płatnikowi w przypadku, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, przy czym podatnik może posiadać tylko jeden numer NIP.
Ponadto w art. 12 ust. 1 ustawy jako zasadę ustawodawca przyjął, że NIP nie przechodzi na następcę prawnego, określając przy tym w pkt 1-3 tego artykułu wyjątki od tej zasady. Poza wymienionymi wyjątkami, na każdym nowopowstałym podmiocie, który na podstawie odrębnych ustaw posiada status podatnika lub płatnika podatków, ciąży obowiązek ewidencyjny, tj. obowiązek dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego, na podstawie którego zostanie nadany NIP.
Przekształcenia spółek handlowych regulowane są przez ustawę z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 18 ze zm.).
Zgodnie z art. 551 § 5 Kodeksu spółek handlowych:
Przedsiębiorca będący osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221, 641, 803, 1414 i 2029) – (przedsiębiorca przekształcany) może przekształcić formę prowadzonej działalności w jednoosobową spółkę kapitałową (spółkę przekształconą) (przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę kapitałową).
Stosownie do art. 5841 Kodeksu spółek handlowych:
Przedsiębiorca przekształcany staje się spółką przekształconą z chwilą wpisu do rejestru (dzień przekształcenia).
Zgodnie z art. 5842 § 1, § 2 i § 3 Kodeksu spółek handlowych:
Spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego.
Spółka przekształcona pozostaje podmiotem w szczególności zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane przedsiębiorcy przed jego przekształceniem, chyba że ustawa lub decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji albo ulgi stanowi inaczej.
Osoba fizyczna, o której mowa w art. 551 § 5, staje się z dniem przekształcenia wspólnikiem albo akcjonariuszem spółki przekształconej.
Stosownie do art. 58413 Kodeksu spółek handlowych:
Osoba fizyczna, o której mowa w art. 551 § 5, odpowiada solidarnie ze spółką przekształconą za zobowiązania przedsiębiorcy przekształcanego związane z prowadzoną działalnością gospodarczą powstałe przed dniem przekształcenia, przez okres trzech lat, licząc od dnia przekształcenia.
Z powyższego wynika, iż spółka przekształcona staje się następcą prawnym przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą w drodze sukcesji uniwersalnej.
Zgodnie z art. 93a § 4 z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.):
Jednoosobowa spółka kapitałowa powstała w wyniku przekształcenia przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną wstępuje w przewidziane w przepisach prawa podatkowego prawa przekształcanego przedsiębiorcy związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, z wyjątkiem tych praw, które nie mogą być kontynuowane na podstawie przepisów regulujących opodatkowanie spółek kapitałowych.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością powstała w wyniku przewidzianego przez przepisy prawa trybu przekształcenia przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną staje się sukcesorem jej praw w zakresie prawa podatkowego.
Należy również wskazać, że stosownie do art. 37 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1071):
Jednostka organizacyjna uzyskuje osobowość prawną z chwilą jej wpisu do właściwego rejestru, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
Wpis do rejestru przedsiębiorstw jest bowiem czynnością o określonych skutkach prawnych. Jego podstawą jest orzeczenie sądowe. Chwilę wpisu należy odróżnić od wydania postanowienia bądź uprawomocnienia się postanowienia sądu. Skutek konstytutywny w postaci uzyskania osobowości prawnej następuje w dniu dokonania czynności wpisu. Konstytutywność wpisu oznacza, że wraz z nim wiąże się powstanie określonego stosunku prawnego. Artykuł 37 § 1 Kodeksu cywilnego przewiduje tylko jeden skutek wpisu do rejestru, jakim jest uzyskanie osobowości prawnej.
W świetle powyższego, chwilą przekształcenia przedsiębiorstwa osoby fizycznej w jednoosobową spółkę kapitałową, jest dokonanie wpisu nowopowstałej spółki do Krajowego Rejestru Sądowego, która z tym dniem uzyskuje osobowość prawną.
Z powyższego wynika, że wraz z przekształceniem przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną w jednoosobową spółkę kapitałową – spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, dochodzi do zmiany podatnika. Zatem do dnia przekształcenia (do dnia wpisu do KRS) podatnikiem był przedsiębiorca (osoba fizyczna), a od tego dnia podatnikiem jest spółka kapitałowa (osoba prawna).
Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą, obejmującą następujące obszary:
1) produkcja i sprzedaż (…),
2) produkcja (…),
3) produkcja (…),
4) sprzedaż (…):
- w modelu B2C – sprzedaż internetowa dla klientów indywidualnych (przychody w walutach obcych),
- w modelu B2B – sprzedaż hurtowa dla zagranicznych kontrahentów (przychody w walutach obcych).
Planuje Pan w I kwartale 2026 r. przekształcenie dotychczas prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.
Spółka przejmie obszary wskazane w punktach 1-3, tj.:
- produkcja i sprzedaż (…),
- produkcja (…) (model B2B),
- produkcja (…) (model B2C).
Spółka przejmie również pracowników oraz część zleceniobiorców związanych z działalnością produkcyjną.
Natomiast obszar wskazany w punkcie 4, tj. sprzedaż (…):
- w modelu B2C – sprzedaż internetowa dla klientów indywidualnych,
- w modelu B2B – sprzedaż hurtowa dla kontrahentów zagranicznych,
przejmie inny członek rodziny w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej.
Ma Pan wątpliwości czy w związku z planowanym zakończeniem prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej oraz rozpoczęciem działalności w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, na Panu jako podatniku ciążą określone obowiązki wynikające z przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie zasad ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (w tym obowiązek aktualizacji danych identyfikacyjnych (NIP)), a jeżeli tak – w jakich terminach powinien Pan je zrealizować.
Jak wynika z powołanych wyżej przepisów ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, nadanie NIP podmiotom wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego następuje automatycznie, bezpośrednio po zamieszczeniu w CRP KEP za pośrednictwem systemu teleinformatycznego danych przekazanych z Krajowego Rejestru Sądowego.
Podmiot wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego powinien natomiast złożyć do urzędu skarbowego dane uzupełniające na formularzu NIP-8.
Zgodnie z powołanymi przepisami ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, podmioty, dla których przeznaczony jest ww. formularz NIP-8 dokonują zgłoszenia i aktualizacji danych uzupełniających, o których mowa w ustawie o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz określonych w ustawie z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1799) oraz ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 350 ze zm.).
Obowiązek wskazania danych uzupełniających, o których mowa w ustawie o statystyce publicznej oraz ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, wynika z konieczności przekazywania danych uzupełniających do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej oraz Centralnego Rejestru Płatników Składek.
Z kolei terminy składania zgłoszenia identyfikacyjnego w zakresie danych uzupełniających reguluje art. 5 ust. 2c ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz art. 43 ust. 5c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i art. 42 ust. 6a ustawy o statystyce publicznej. Natomiast termin zgłoszenia aktualizacyjnego w zakresie danych uzupełniających wynika z art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.
Na mocy art. 43 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 350 ze zm.):
Płatnicy składek, z zastrzeżeniem ust. 5a-5d, są zobowiązani do złożenia druku – zgłoszenie płatnika składek w Zakładzie w terminie 7 dni od:
1) daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby;
2) daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla ubezpieczonych wyłącznie zobowiązanych do płacenia składek na własne ubezpieczenia, albo na ubezpieczenia osób z nimi współpracujących.
Zgodnie z art. 43 ust. 5c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych:
Płatnicy składek wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego dokonują zgłoszenia wyłącznie w zakresie danych uzupełniających określonych w ust. 5b pkt 2 do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w terminie określonym w ust. 1.
Z kolei na podstawie art. 42 ust. 6a ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1799):
Podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego, z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych oraz podmiotów, o których mowa w art. 49a ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, dokonują zgłoszenia wyłącznie w zakresie danych uzupełniających określonych w ust. 3a pkt 2 – w terminie 21 dni od dnia wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, a zgłoszenia aktualizacyjnego – w terminie 7 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających zmianę lub skreślenie danych z rejestru podmiotów, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Zatem podmiot wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego powinien złożyć do urzędu skarbowego zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających na formularzu NIP-8 w ciągu 21 dni od zarejestrowania w KRS. Natomiast jeśli ww. podmiot zamierza odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających na formularzu NIP-8 powinno zostać złożone w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności.
W przypadku zmiany danych formularz musi być złożony w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany (na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników).
Przenosząc powyższe na grunt analizowanej sprawy należy stwierdzić, że w związku z przekształceniem jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, która przejmie Pana dotychczasowych pracowników, przekształcona spółka po zarejestrowaniu w KRS, powinna złożyć zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających na formularzu NIP-8 w ciągu 7 dni od dnia wpisu do KRS.
Oceniając Pana stanowisko w sprawie, należy zauważyć, że wraz z przekształceniem Pana jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, dojdzie do zmiany podatnika. Do dnia przekształcenia (do dnia wpisu do KRS) podatnikiem jest Pan, a od tego dnia podatnikiem jest spółka.
Zatem w związku z przekształceniem jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, przekształcona spółka będzie miała obowiązek złożenia we wskazanym wyżej terminie zgłoszenia identyfikacyjnego w zakresie danych uzupełniających, a nie zgłoszenia aktualizacyjnego.
Obowiązek zgłoszenia aktualizacyjnego w zakresie danych uzupełniających wystąpi dopiero w przypadku zmiany zgłoszonych przez przekształconą spółkę danych.
Zatem oceniając całościowo Pana stanowisko, należało uznać je za nieprawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku dochodowego od osób fizycznych zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Niniejsza interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego podanego przez Pana. Z powyższych przepisów wynika, że organ rozpatrując wniosek o wydanie interpretacji nie podejmuje wyjaśnienia stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, tj. nie przeprowadza dowodów, lecz dokonuje oceny prawnej przedstawionych we wniosku okoliczności w kontekście zadanego pytania przyporządkowanego do danego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. W tym miejscu organ interpretacyjny zastrzega jednak, że gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan faktyczny interpretacja nie wywoła skutków prawnych.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do
interpretacji.
- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo