Interpretacja 0111-KDIB3-2.4018.7.2025.6.MGO

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w zakresie zasad ewidencji i identyfikacji podatników i płatników jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

10 marca 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 6 marca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. zasad ewidencji i identyfikacji podatników i płatników w zakresie obowiązku posiadania NIP jako elementu składowego faktury. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwania – pismem, które wpłynęło 16 kwietnia 2025 r. oraz pismem, które wpłynęło 5 maja 2025 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca jest wspólnikiem spółki … sp. z o.o. z siedzibą w … prowadzoną pod adresem … posiadającą numer NIP ...

Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie obróbki mechanicznej elementów metalowych (PKD: 25.62.Z), produkcji konstrukcji metalowych i ich części (PKD: 25.11.Z), produkcji metalowych elementów stolarki budowlanej (PKD: 25.12.Z), produkcja pozostałych zbiorników, cystern i pojemników metalowych (PKD: 25.29.Z), obróbka metali i nakładanie powłok na metale
(PKD: 25.61.Z), produkcja pojemników metalowych (PKD: 25.91.Z), produkcja pozostałych gotowych wyrobów metalowych gdzie indziej niesklasyfikowana (PKD: 25.99.Z), transport drogowy towarów (PKD: 49.41.Z), pozostała finansowa działalność usługowa, z wyłączeniem ubezpieczeń i funduszów emerytalnych (PKD: 64.9) oraz wynajem i dzierżawa pozostałych maszyn, urządzeń oraz dóbr materialnych(PKD: 73.2).

Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny. Wspólnikami spółki są cztery osoby fizyczne, posiadające wiedzę i doświadczenie w zakresie technologii obróbki metali oraz zarządzania przedsiębiorstwem.

Zgodnie z wprowadzoną przez wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością modyfikacją umowy Spółki wspólnicy Spółki zobowiązani są do wykonywania następujących powtarzających się świadczeń niepieniężnych:

a) wystawianiu i przyjmowaniu faktur i innych dowodów księgowych oraz rozliczeniowych, przygotowywaniu i opisywaniu dokumentacji rozliczeniowej, faktur, rachunków i innych dowodów księgowych, realizowaniu kontaktów z podmiotami świadczącymi usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych i rozliczeń podatkowych, wykonywanie rozliczeń kasowych i operacji na rachunkach bankowych;

b) czynnościach związanych z administracyjną obsługą biura Spółki, takich jak przyjmowanie klientów Spółki, ustalanie spotkań, prowadzenie harmonogramów, planów i ewidencji, przygotowywanie, edycja, korekta, redakcja, archiwizacja i niszczenie dokumentów, przyjmowanie i nadawanie przesyłek listowych i kurierskich, wykonywanie zdjęć, fotokopii dokumentów, odbieranie telefonów i inne podobne świadczenia;

c) przygotowywaniu i tworzeniu dokumentacji związanej z realizowanymi przez Spółkę usługami, takiej jak umowy wykonawcze, dokumentacja techniczna, zdjęcia;

d) podejmowaniu czynności faktycznych i prawnych mających na celu pozyskiwanie i utrzymanie klientów na rzecz Spółki, w szczególności polegające na przygotowywaniu ofert, utrzymywaniu bieżących kontaktów z klientami, odbywaniu spotkań i rozmów za pomocą środków porozumiewania się na odległość, prowadzeniu korespondencji, w tym także drogą elektroniczną;

e) tworzenie, redagowanie, umieszczanie oraz usuwanie treści na stronach internetowych Spółki, a także na profilach Spółki w mediach społecznościowych, w tym w szczególności tekstów, grafik, zdjęć oraz innych treści wizualnych i dźwiękowych.

Powtarzające się świadczenia niepieniężne realizowane będą co miesiąc w wymiarze do 100 godzin miesięcznie stosownie do potrzeb Spółki.

Świadczenia są odpłatne i ekwiwalentne, tzn. Spółka dokonuje wypłat wynagrodzenia na rzecz wspólników na podstawie wystawionych przez nich rachunków/faktur VAT, według stawek przyjętych w obrocie (rynkowych), których wysokość ustalana jest na podstawie uchwały Zgromadzenia Wspólników Spółki.

Zgodnie z art. 176 § 2 ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych, wynagrodzenie wspólnika za takie świadczenia na rzecz Spółki jest wypłacane niezależnie od tego, czy Spółka wykazuje zysk.

Wspólnicy są jednocześnie członkami organu stanowiącego Spółki, tj. Zgromadzenia Wspólników (jak wszyscy wspólnicy spółek kapitałowych). Wspólnicy są również powołani jako członkowie zarządu.

Czynności, które są wskazane w umowie są wskazane jako czynności stanowiące świadczenia niepieniężne świadczone są przez zobowiązanych do tego wspólników osobiście, a czynności te nie są wykonywane pod niczyim kierownictwem. Zgodnie z umową Spółki organami Spółki są Zarząd i Zgromadzenie Wspólników. Zgromadzenie Wspólników m.in. powołuje i odwołuje członków Zarządu. Członkowie Zarządu są decydentami i osobami zarządzającymi Spółką. Reprezentują ponadto Spółkę na zewnątrz. Zgromadzenie Wspólników decyduje ponadto m.in. o aktualnych stawkach wynagradzania wspólników za omawiane świadczenia biorąc pod uwagę aktualne stawki rynkowe lub ceny za tożsame lub podobne świadczenia przyjęte w obrocie. W tym zakresie i tylko w tym wspólnik zobowiązany do powtarzających się świadczeń niepieniężnych na rzecz … spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest podporządkowany osobie lub osobom pełniącym funkcje członków Zarządu Spółki.

Podmiotem ponoszącym ryzyko gospodarcze za wykonanie powtarzających się świadczeń niepieniężnych na rzecz Spółki jest Spółka. Podmiotem ponoszącym odpowiedzialność za wykonanie powtarzających się świadczeń niepieniężnych na rzecz Spółki, ale wobec osób trzecich i za rezultat tych czynności jest Spółka, a nie wspólnicy wykonujący świadczenia niepieniężne. Wspólnicy zobowiązani do wykonywania świadczeń niepieniężnych na rzecz Spółki uprawnieni są do samodzielnego decydowania o miejscu, czasie i sposobie wykonania czynności, które określone są w umowie spółki jako czynności stanowiące świadczenia niepieniężne.

Ani Spółka, ani żaden inny podmiot nie ma prawa do nakładania kar dyscyplinarnych związanych z wykonywaniem omawianych świadczeń na wspólnika. Umowa Spółki nie przewiduje urlopu lub podobnego rozwiązania.

Wedle przewidywań wynagrodzenie z tytułu powtarzających się świadczeń niepieniężnych przekroczy 200.000,00 złotych rocznie.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego

W ocenie Wnioskodawcy wynagrodzenie, które otrzyma wspólnik od Spółki z tytułu wykonywania powtarzających się świadczeń niepieniężnych na rzecz Spółki nie będzie stanowić:

1) przychodów wymienionych w art. 12 ust. 1-6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;

2) przychodów wymienionych w art. 13 ust. 2-9 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Spółka jest czynnym podatnikiem VAT, a usługi świadczone przez Spółkę na rzecz jej klientów podlegają pod opodatkowanie podatkiem VAT. W ocenie Wnioskodawcy czynności świadczone przez wspólnika Spółki na rzecz Spółki będą związane z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT.

Pytanie w zakresie zasad ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (oznaczone we wniosku nr 4)

Czy Wnioskodawca musi posiadać NIP?

Pana stanowisko w sprawie w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 4

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług art. 106e ust. 1 faktura powinna zawierać co najmniej:

˗ datę wystawienia,

˗ kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje,

˗ imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

˗ numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

˗ numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,

˗ datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła ona przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

˗ nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

˗ miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

˗ cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

˗ kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

˗ wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

˗ stawkę podatku,

˗ sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

˗ kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

˗ kwotę należności ogółem.

Zatem w przypadku, gdy wspólnik spółki zobowiązany do powtarzających się świadczeń niepieniężnych musi posiadać numer NIP jako element składowy faktury.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku w części dotyczącej zasad ewidencji i identyfikacji podatników i płatników jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Przedmiotem interpretacji jest ocena Pana stanowiska jedynie w zakresie zasad ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (pytanie oznaczone we wniosku nr 4). W pozostałym zakresie wniosku zostały/zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 237), zwanej dalej „ustawą o NIP”:

Stosownie do treści art. 2 ust. 1-3 ustawy o NIP:

Na podstawie art. 3 ust. 1 ustawy o NIP:

Jak stanowi art. 5 ust. 1 ustawy o NIP:

W myśl art. 6 ust. 1 ustawy o NIP:

Jak stanowi art. 6 ust. 1a ustawy o NIP:

Na mocy art. 6 ust. 10 ustawy o NIP:

Na mocy przepisu art. 8a ust. 1 ustawy o NIP:

Z ww. przepisów wynika, że podatnicy oraz płatnicy podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu. Podmioty te są zobowiązane do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do właściwego organu. Każdy podmiot, który należy do jednej z ww. kategorii, jest obowiązany do złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego. Należy podkreślić również, że nie jest prawnie dopuszczalna sytuacja nadania jednego NIP dwóm podmiotom, jak również posługiwania się numerem identyfikacji podatkowej nadanym innemu podmiotowi. Numer identyfikacji podatkowej nie może być używany w oderwaniu od nazwy podmiotu, która występuje w decyzji administracyjnej o nadaniu NIP.

W związku z powyższym numer NIP nadany może być wyłącznie podatnikowi lub płatnikowi w przypadku, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, przy czym podatnik może posiadać tylko jeden numer NIP.

Z opisu sprawy wynika, że jest Pan wspólnikiem spółki … sp. z o.o. Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny. Wspólnikami spółki są cztery osoby fizyczne, posiadające wiedzę i doświadczenie w zakresie technologii obróbki metali oraz zarządzania przedsiębiorstwem.

Zgodnie z wprowadzoną przez wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością modyfikacją umowy Spółki wspólnicy Spółki zobowiązani są do wykonywania następujących powtarzających się świadczeń niepieniężnych:

a) wystawianiu i przyjmowaniu faktur i innych dowodów księgowych oraz rozliczeniowych, przygotowywaniu i opisywaniu dokumentacji rozliczeniowej, faktur, rachunków i innych dowodów księgowych, realizowaniu kontaktów z podmiotami świadczącymi usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych i rozliczeń podatkowych, wykonywanie rozliczeń kasowych i operacji na rachunkach bankowych;

b) czynnościach związanych z administracyjną obsługą biura Spółki, takich jak przyjmowanie klientów Spółki, ustalanie spotkań, prowadzenie harmonogramów, planów i ewidencji, przygotowywanie, edycja, korekta, redakcja, archiwizacja i niszczenie dokumentów, przyjmowanie i nadawanie przesyłek listowych i kurierskich, wykonywanie zdjęć, fotokopii dokumentów, odbieranie telefonów i inne podobne świadczenia;

c) przygotowywaniu i tworzeniu dokumentacji związanej z realizowanymi przez Spółkę usługami, takiej jak umowy wykonawcze, dokumentacja techniczna, zdjęcia;

d) podejmowaniu czynności faktycznych i prawnych mających na celu pozyskiwanie i utrzymanie klientów na rzecz Spółki, w szczególności polegające na przygotowywaniu ofert, utrzymywaniu bieżących kontaktów z klientami, odbywaniu spotkań i rozmów za pomocą środków porozumiewania się na odległość, prowadzeniu korespondencji, w tym także drogą elektroniczną;

e) tworzenie, redagowanie, umieszczanie oraz usuwanie treści na stronach internetowych Spółki, a także na profilach Spółki w mediach społecznościowych, w tym w szczególności tekstów, grafik, zdjęć oraz innych treści wizualnych i dźwiękowych.

Powtarzające się świadczenia niepieniężne realizowane będą co miesiąc w wymiarze do 100 godzin miesięcznie stosownie do potrzeb Spółki.

Świadczenia są odpłatne i ekwiwalentne, tzn. Spółka dokonuje wypłat wynagrodzenia na rzecz wspólników na podstawie wystawionych przez nich rachunków/faktur VAT, według stawek przyjętych w obrocie (rynkowych), których wysokość ustalana jest na podstawie uchwały

Wedle przewidywań wynagrodzenie z tytułu powtarzających się świadczeń niepieniężnych przekroczy 200.000,00 złotych rocznie.

Pana wątpliwości w sprawie dotyczą m.in. obowiązku posiadania Numeru Identyfikacji Podatkowej w związku z wykonywaniem powtarzających się świadczeń niepieniężnych na rzecz Spółki.

W tym miejscu należy wskazać, że w zakresie uznania wykonywanych przez Pana na rzecz Spółki powtarzających się świadczeń niepieniężnych za odpłatne świadczenie usług podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT oraz sposobu dokumentowania wykonywanych przez Pana powtarzających się świadczeń niepieniężnych (...) r. wydałem interpretację znak: (...), w której stwierdziłem, że w związku z wykonywaniem na rzecz Spółki opisanych we wniosku powtarzających się świadczeń niepieniężnych działa Pan w charakterze podatnika podatku VAT, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy, a w konsekwencji wykonywane powtarzające się świadczenia niepieniężne na rzecz Spółki należy uznać za odpłatne świadczenie usług, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy.

Ponadto stwierdziłem, że skoro jest Pan podatnikiem podatku VAT i dokonuje czynności podlegającej opodatkowaniu tym podatkiem, to jest Pan zobowiązany do udokumentowania świadczonej usługi poprzez wystawienie na rzecz Spółki faktury, w myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy. Zatem w sytuacji, gdy nie korzysta Pan ze zwolnienia podmiotowego przewidzianego w art. 113 ust. 1 i ust. 9 ustawy, to jest Pan zobowiązany do wystawienia w ramach prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej faktury dokumentującej wykonywane przez siebie czynności na rzecz Spółki.

W tym miejscu należy wskazać, że w myśl art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Z uregulowań zawartych w art. 106e ust. 1 ustawy wynika, że faktura dokumentująca sprzedaż powinna zawierać określone dane, w tym m.in. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług ich adresy a także numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku.

Odnosząc się zatem do Pana wątpliwości dotyczących obowiązku posiadania Numeru Identyfikacji Podatkowej w związku z wykonywaniem powtarzających się świadczeń niepieniężnych na rzecz Spółki, należy wskazać, że zgodnie z powołanymi przepisami obowiązek dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego dotyczy podmiotów, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami lub płatnikami podatków. Obowiązek ewidencyjny obejmuje również co do zasady podmioty korzystające w całości lub w części ze zwolnień podatkowych, bowiem posiadają one status podatników.

Zatem skoro w związku z wykonywaniem powtarzających się świadczeń niepieniężnych na rzecz Spółki działa Pan w charakterze podatnika VAT i jest Pan zobowiązany do udokumentowania świadczonej usługi poprzez wystawienie na rzecz Spółki faktury w myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, to powinien Pan posiadać identyfikator podatkowy NIP i wskazywać go na wystawianej fakturze.

W związku z powyższym Pana stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 4 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie zasad ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. W pozostałym zakresie objętym wnioskiem zostały/zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany z przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. Biorąc pod uwagę powyższe, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.