Interpretacja 0111-KDIB3-3.4012.181.2026.1.MAZ

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest:

-     prawidłowe w zakresie objętym pytaniami nr 1, 2 i 4;

-     nieprawidłowe w zakresie objętym pytaniem nr 3.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek z 22 kwietnia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, wpłynął 23 kwietnia 2026 r. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

… spółka z o. o. (dalej jako: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest osobą prawną, polskim rezydentem podatkowym dla celów podatku dochodowego od osób prawnych (dalej jako: „CIT”) i czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej jako: „VAT”).

Działalność gospodarcza Spółki obejmuje przede wszystkim świadczenie usług leasingu, w ramach których Spółka oddaje do odpłatnego korzystania Klientom (korzystającym) przedmioty leasingu. Spółka świadczy również usługi … . Przedmiotowe czynności podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT według zasad ogólnych, przy czym w przypadku usług leasingu operacyjnego, o których mowa w art. 17b ustawy o CIT, świadczonych przez Spółkę na rzecz jej klientów, w związku z oddaniem im przedmiotu umowy do używania, Spółce należne są comiesięczne raty leasingowe, dokumentowane za pomocą faktur. W praktyce zdarza się, że klienci Spółki nie regulują należności wobec Spółki w terminie, w efekcie czego Spółka korzysta z ulgi na złe długi, na podstawie art. 89a ustawy o VAT, tj. stosownie pomniejsza podstawę opodatkowania i należny podatek VAT za okres rozliczeniowy, w którym mija 90 dzień od upływu terminu płatności. Z chwilą otrzymania zapłaty od Klienta Spółka stosownie koryguje podstawę opodatkowania i należny VAT i wykazuje tę korektę w JPK za okres, w którym wpłynęła zapłata.

Wnioskodawca dokonuje odpłatnych dostaw towarów oraz odpłatnego świadczenia usług na terytorium Polski, przy czym świadczenia te dokonywane są przede wszystkim na rzecz podatników w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT, prowadzących działalność gospodarczą. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi, które są następnie wykorzystywane do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT, w szczególności do oddawania ich do używania korzystającym na podstawie umów leasingu, ale też na potrzeby prowadzenia działalności ogółem. Zakupy te dokonywane są zarówno od podmiotów polskich, jak i zagranicznych, w tym mających siedzibę w ramach UE, jak i z krajów trzecich. Zakupy te – w zależności od ich natury – wykazywane przez Spółkę w JPK jako import usług, nabycie wewnątrzwspólnotowe bądź dostawę towarów, z tytułu której podatnikiem jest Spółka jako nabywca.

W związku z wejściem w życie przepisów wprowadzających obowiązkowe stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur (dalej jako: „KSeF”), Spółka od 1.02.2026 r. wystawia faktury ustrukturyzowane. Od tego momentu Spółka otrzymuje od części dostawców faktury ustrukturyzowane, wystawiane i odbierane przez Spółkę poprzez KSeF, zaś od części – faktury w formie tradycyjnej. W tym zakresie może wystąpić sytuacja, w ramach której Spółka otrzymuje fakturę wystawioną przez dostawcę w formie tradycyjnej, tj. jako dokument pdf lub dokument papierowy. Dokument ten nie zawiera żadnych oznaczeń wskazujących, by stanowił on wizualizację faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF. Nie jest natomiast wykluczone, że po kilku, kilkunastu dniach analogiczny, zawierający identyczne dane dokument nie zostanie przez dostawcę wprowadzony do KSeF i otrzymany przez Spółkę również za pośrednictwem tego Systemu. W odniesieniu do tego zagadnienia, na wniosek Spółki 27.01.2026 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację nr 0114-KDIP4-2.4012.876.2025.1.WH, w której potwierdził prawo Spółki do odliczenia VAT w odniesieniu do pierwszego z otrzymanych dokumentów, tj. faktury wystawionej w sposób tradycyjny, nie zaś za pośrednictwem KSeF.

W związku z dokonywaniem zakupów od dealerów samochodowych oraz dealerów innych maszyn i urządzeń, od importerów tych przedmiotów, Spółka otrzymuje bonusy, których kwota zależna jest od ilości i wartości przedmiotów nabytych od dealerów. Bonusy te, stanowiące na gruncie podatku VAT tzw. rabaty pośrednie, dokumentowane są przez Spółkę notami księgowymi (obciążeniowymi) bądź przez danego importera dokonującego wypłaty rabatu (notą księgową uznaniową). Kwoty otrzymywanych przez Spółkę rabatów pośrednich obejmują kwotę podatku VAT, zaś na podstawie otrzymywanych kwot Spółka dokonuje w JPK obniżenia wartości dokonanych zakupów oraz podatku naliczonego VAT za okres, w którym wpłynęła kwota rabatu.

W związku z wejściem w życie od 1.02.2026 r. zmiany rozporządzenia JPK i wprowadzeniem na mocy tej zmiany dodatkowych oznaczeń dla dokumentów ujmowanych w JPK, Spółka powzięła wątpliwości odnośnie do prawidłowości stosowanych oznaczeń dla opisanych transakcji i dokumentów.

Pytania

1.      Czy w przypadku faktur wystawionych przez podmioty zagraniczne dla udokumentowania transakcji skutkujących po stronie Spółki wykazaniem należnego podatku VAT z tytułu importu usług, nabycia wewnątrzwspólnotowego bądź dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca, zastosowanie znajdzie oznaczenie BFK?

2.      Czy w sytuacji, gdy Spółka otrzymuje od dostawcy fakturę w formacie pdf, a następnie dokument ten zostaje wprowadzony przez dostawcę do KSeF i otrzymuje numer identyfikacyjny KSeF, dokonując odliczenia podatku VAT naliczonego na podstawie pierwotnie otrzymanego dokumentu (w formacie pdf) Spółka powinna zastosować oznaczenie BFK, przy czym w składanych późniejszych korektach JPK Spółka nie jest zobowiązana by uzupełniać dane tej faktury o numer KSeF?

3.      Czy w przypadku otrzymywanych przez Spółkę rabatów pośrednich, dokumentowanych za pomocą not księgowych, ujmowanych w JPK, zastosowanie znajduje wyłącznie oznaczenie DI?

4.      Czy w przypadku korekty podatku należnego VAT w ramach ulgi na złe długi, zarówno w przypadku pomniejszenia podstawy opodatkowania i należnego VAT, jak i w przypadku korekty zwiększającej, po otrzymaniu zapłaty od Klienta, stosując oznaczenia faktur, Spółka powinna się kierować tym, czy faktura pierwotna wystawiona była w sposób tradycyjny, czy też za pośrednictwem KSeF, i stosować odpowiednio oznaczenie BFK lub numer KSeF?

Państwa stanowisko w sprawie

Odnosząc się do poszczególnych pytań zawartych we wniosku, Spółka stoi na stanowisku, iż:

1.      W przypadku faktur wystawionych przez podmioty zagraniczne dla udokumentowania transakcji skutkujących po stronie Spółki wykazaniem należnego podatku VAT z tytułu importu usług, nabycia wewnątrzwspólnotowego bądź dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca, zastosowanie znajdzie oznaczenie BFK. Oznaczenie to zastosowanie znajduje zarówno w przypadku ujęcia faktury od podmiotu zagranicznego po stronie podatku należnego VAT, jak i ujęcia tej faktury w ewidencji zakupów.

2.      W sytuacji, gdy Spółka otrzymuje od dostawcy fakturę w formacie pdf, a następnie dokument ten zostaje wprowadzony przez dostawcę do KSeF i otrzymuje numer identyfikacyjny KSeF, dokonując odliczenia podatku VAT naliczonego na podstawie pierwotnie otrzymanego dokumentu (w formacie pdf) zastosowanie znajdzie oznaczenie BFK. Co do zasady, biorąc pod uwagę, że odliczenie VAT realizowane jest w tym przypadku na podstawie dokumentu wystawionego w sposób tradycyjny, w formacie pdf, w potencjalnie składanych późniejszych korektach JPK Spółka powinna zachować dla tej faktury oznaczenie BFK. W szczególności, w potencjalnych późniejszych korektach JPK Spółka nie powinna uzupełniać danych tej faktury o numer KSeF.

3.      W przypadku otrzymywanych przez Spółkę rabatów pośrednich, dokumentowanych za pomocą not księgowych wystawianych przez Spółkę bądź przez importera wypłacającego rabat, ujmowanych przez Spółkę w JPK w celu pomniejszenia wartości zakupów oraz naliczonego VAT, zastosowanie znajdzie wyłącznie oznaczenie DI.

4.      W przypadku korekty podatku należnego VAT w ramach ulgi na złe długi, zarówno w przypadku pomniejszenia podstawy opodatkowania i należnego VAT, jak i w przypadku korekty zwiększającej podstawę opodatkowania i należny podatek VAT (po otrzymaniu zapłaty od klienta), stosując oznaczenia faktur Spółka powinna się kierować tym, czy faktura pierwotna wystawiona była w sposób tradycyjny, czy też za pośrednictwem KSeF. W szczególności, w przypadku obu korekt i zmniejszającej VAT należny, i zwiększającej VAT należny, w przypadku gdy pierwotna faktura wystawiona została w sposób tradycyjny, tj. w formacie pdf, Spółka powinna stosować oznaczenie BFK. Natomiast w przypadku faktur wystawionych przez Spółkę już za pośrednictwem KSeF – zastosowanie znajdzie każdorazowo numer KSeF nadany fakturze objętej ulgą na złe długi.

Na podstawie art. 99 ust. 7c ustawy o VAT, deklaracje składane na potrzeby podatku VAT zawierają dane niezbędne do rozliczenia podatku, obliczenia jego wysokości, w tym wysokości podstawy opodatkowania, podatku należnego i podatku naliczonego, a także dane dotyczące podatnika. Jednocześnie zgodnie z art. 99 ust. 13b ustawy o VAT, minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowy zakres danych, o których mowa w ust. 7c, wraz z objaśnieniami co do sposobu wypełniania i miejsca składania deklaracji podatkowych, o których mowa w ust. 1-3, oraz niezbędnymi pouczeniami, uwzględniając konieczność prawidłowego rozliczenia podatku oraz kontroli tego obowiązku przez organ podatkowy. Na podstawie przedmiotowej delegacji wydane zostało rozporządzenie JPK, które od 1.02.2026 r. przewiduje, że:

·      § 10 ust. 2 pkt 1 lit. g – ewidencja zawiera dane dotyczące faktur dokumentujących dokonane przez podatnika czynności opodatkowane, w tym również numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF);

·      § 10 ust. 5 pkt 1 i pkt 2 – ewidencja zawiera następujące oznaczenia dla:

o      faktur:

a)  „OFF” - faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,

b)  „BFK” - faktura elektroniczna oraz faktura w postaci papierowej,

c)  (…);

o  innych dowodów sprzedaży:

a)  „DI” - dowód inny niż faktura,

b)  (…),

c)  „WEW” - dowód wewnętrzny.

·      § 11 ust. 4a – ewidencja w zakresie podatku naliczonego VAT zawiera również numer identyfikujący fakturę w KSeF.

·      § 11 ust. 8 pkt 1 i 2 – ewidencja zawiera następujące oznaczenia dla:

o      faktur:

a)  „OFF” - faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,

b)  „BFK” - faktura elektroniczna oraz faktura w postaci papierowej,

c)  (…);

o      innych dowodów nabycia:

a)    „DI” - dowód inny niż faktura,

b)    (…)

c)    „WEW” - dowód wewnętrzny.

Ad pytania nr 1

Odnosząc się do pierwszego z postawionych pytań, w ocenie Spółki, w przypadku faktur wystawionych przez podmioty zagraniczne dla udokumentowania transakcji skutkujących po stronie Spółki wykazaniem należnego podatku VAT z tytułu importu usług, nabycia wewnątrzwspólnotowego bądź dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca, zastosowanie znajdzie oznaczenie BFK. Oznaczenie to zastosowanie znajduje zarówno w przypadku ujęcia faktury od podmiotu zagranicznego po stronie podatku należnego VAT, jak i ujęcia tej faktury w ewidencji zakupów.

Jak wynika z przepisów rozporządzenia JPK, oznaczenie BFK znajduje zastosowanie w ewidencji sprzedaży i zakupów w odniesieniu do faktur elektronicznych bądź faktur w postaci papierowej. Zgodnie natomiast z art. 2 ustawy o VAT:

i)        pkt 31 - fakturą jest dokument w formie papierowej lub elektronicznej, zawierający dane wymagane przepisami ustawy oraz aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie,

ii)      pkt 32 - fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym,

iii)    pkt 32a – fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu KSeF, której został nadany numer identyfikujący w tym systemie.

Jednocześnie, w ocenie Spółki nie należy pomijać tego, że w odniesieniu do faktur wystawianych przez podmioty zagraniczne, ustawa o VAT posługuje się wprost sformułowaniem „faktura”. Przykładowo, jeśli chodzi o zasady powstawania obowiązku podatkowego z tytułu WNT, przepis art. 20 ust. 5 i 9 ustawy o VAT przewiduje, że:

·      5. W wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury przez podatnika podatku od wartości dodanej, nie później jednak niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru będącego przedmiotem wewnątrzwspólnotowego nabycia, z zastrzeżeniem ust. 8 i 9. Przepis ust. 1a stosuje się odpowiednio.

·      9. W przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia nowych środków transportu obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania tych towarów, nie później jednak niż z chwilą wystawienia faktury przez podatnika podatku od wartości dodanej.

Nie ulega więc wątpliwości, że pod pojęciem faktury mieszczą się również dokumenty wystawiane przez podmioty zagraniczne, kreujące po stronie Spółki obowiązek podatkowy w podatku VAT z tytułu WNT, importu usług bądź z tytułu dostawy, o której mowa w art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT, dla której podatnikiem jest Spółka jako nabywca. Stąd też, jako że przedmiotowe faktury wystawiane są poza KSeF, zastosowanie do nich winno mieć oznaczenie BFK. Analogicznie, w związku z realizacją prawa do odliczenia VAT, wykazanego z tytułu tych transakcji, ujmując w ewidencji zakupów fakturę otrzymaną od podmiotu zagranicznego, Spółka zobowiązana jest zastosować oznaczenie BFK. Takie też stanowisko prezentowane jest konsekwentnie przez Ministra Finansów, jak przykładowo wynika z publikacji prasowych, w tym artykule opublikowanym w Dzienniku Gazeta Prawna 20.03.2026 r.:

https://edgp.gazetaprawna.pl/podatki/vat/artykuly/11221749,jak-stosowac-nowe-znaczniki-w-jpk- vat-mamy-wyjasnienia-ministerstwa-f.html.

Ponadto w celu wyeliminowania istniejących w tym zakresie wątpliwości, Minister Finansów na swojej stronie internetowej opublikował instrukcję (https://ksef.podatki.gov.pl/pliki-do-pobrania-ksef-20/), w której wskazał, że oznaczenie BFK po stronie ewidencji sprzedaży znajduje zastosowanie m.in. do [faktur]:

-  wystawionych przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów (WNT) oraz imporcie usług,

-  wystawionych przy imporcie towarów rozliczanym zgodnie z art. 33a ustawy o VAT,

-  wystawionych dla dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy.

Analogicznie, w odniesieniu do oznaczeń mających zastosowanie do faktur ewidencjonowanych po stronie zakupów, Minister Finansów w instrukcji wskazał, iż oznaczenie BFK stosuje się do wszystkich powyżej wskazanych transakcji.

Podsumowując, w ocenie Spółki, w odniesieniu do transakcji ewidencjonowanych w JPK na podstawie faktur wystawionych przez podmioty zagraniczne, stanowiących import usług, WNT bądź dostawę towarów, dla której podatnikiem jest nabywca, zarówno po stronie sprzedaży jak i zakupów, zastosowanie winno znaleźć oznaczenie BFK.

Ad pytania nr 2

Odnosząc się do drugiego z zawartych we wniosku pytań, w ocenie Spółki, w sytuacji, gdy Spółka otrzymuje od dostawcy fakturę w formacie pdf, na podstawie której realizuje swoje prawo do odliczenia VAT (zgodnie z uzyskaną interpretacją Dyrektora KIS), faktura taka winna zostać w sposób trwały oznaczona w JPK znacznikiem BFK. Bez znaczenia jest to, że dostawca po wysłaniu Spółce faktury wystawionej w sposób tradycyjny może ten sam dokument wprowadzić następnie do KSeF, w efekcie czego dokument ten otrzyma numer identyfikacyjny KSeF. Biorąc bowiem pod uwagę, że odliczenie VAT realizowane jest w tym przypadku na podstawie dokumentu wystawionego w sposób tradycyjny, w formacie pdf, w potencjalnie składanych późniejszych korektach JPK Spółka powinna zachować dla tej faktury oznaczenie BFK. W szczególności, w potencjalnych późniejszych korektach JPK Spółka nie powinna uzupełniać danych tej faktury o numer KSeF.

Jak wynika z uzyskanej przez Spółkę interpretacji z 27.01.2026 r., nr 0114-KDIP4-2.4012.876. 2025.1.WH: „Skoro więc podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy o VAT), to konsekwentnie należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia pozostawać będzie natomiast jej ewentualne (późniejsze) wprowadzenie do systemu KSeF”.

Z powyższego, ale też z samej interpretacji, wynika, że faktura wystawiona i doręczona Spółce z pominięciem KSeF zachowuje swój walor faktury, której momentem otrzymania jest data faktycznego wpływu do Spółki. Z dokumentem tym, przy założeniu, że pozostałe warunki są spełnione, wiąże się prawo Spółki do odliczenia VAT naliczonego, bez względu na przyszłe, potencjalne wprowadzenie przez dostawcę takiego dokumentu do KSeF. Podkreślić przy tym należy, że faktura jako taka nie kreuje prawa do odliczenia VAT – prawo to kreuje dokonanie zakupu towarów bądź usług i wykorzystanie ich w działalności opodatkowanej VAT. Niemniej, prawo do odliczenia VAT niejako uruchamia się m.in. w chwili otrzymania faktury, przy czym nie uruchamia się ono ponownie jeśli podatnik otrzyma po raz drugi fakturę wystawioną w celu udokumentowania danej czynności. A skoro tak, to w opisanej sytuacji prawo Spółki do odliczenia VAT ulega uruchomieniu pod wpływem otrzymania faktury wystawionej w sposób tradycyjny, w formacie pdf.

Konsekwentnie, realizując swoje prawo do odliczenia VAT w oparciu o otrzymany dokument, Spółka powinna zastosować oznaczenie BFK, właściwe dla faktur wystawionych w sposób tradycyjny (elektronicznych bądź w wersji papierowej). Oznaczenie to będzie mieć przy tym trwały charakter, niezależnie od tego, że faktura taka mogła być przez dostawcę w okresie późniejszym wprowadzona do KSeF. Jak bowiem Spółka zauważyła, jej prawo do odliczenia VAT nie uruchamia się ponownie w związku z otrzymaniem tej faktury, ale innym kanałem komunikacji niż tradycyjny. Tym samym, nawet jeśli w okresach późniejszych deklaracja i ewidencja JPK za dany okres, w którym Spółka zrealizowała swoje prawo do odliczenia VAT na podstawie faktury oznaczonej BFK, będą podlegać korektom (z innych względów), Spółka nie powinna korygować oznaczenia BKF dla takiej faktury poprzez wprowadzenie numeru KSeF nadanego temu dokumentowi. Co do zasady bowiem, odliczenie VAT po stronie Spółki zrealizowane zostało w oparciu o dokument pierwotny, a więc fakturę wystawioną poza KSeF.

Stanowisko Spółki w tym zakresie potwierdza również Ministerstwo Finansów – jak wynika z odpowiedzi udzielonych na rzecz Dziennika Gazeta Prawna, zawartych w przywołanym już artykule z 20.03.2026 r.: „Podatnik, który odliczył VAT na podstawie faktury elektronicznej otrzymanej poza KSeF, nie ma obowiązku dokonywania korekty historycznej w celu usunięcia znacznika BFK ani uzupełnienia numeru KSeF, ponieważ pierwotny wpis był poprawny w momencie jego dokonania. JPK_V7 ma odzwierciedlać stan faktyczny z dnia składania JPK_VAT z deklaracją, a późniejsze nadanie fakturze numeru ustrukturyzowanego nie unieważnia poprawności wcześniejszego zapisu, o ile dane merytoryczne (kwoty, daty, kontrahent) pozostają tożsame”.

Ad pytania nr 3

Jak Spółka wskazała w opisie stanu faktycznego, w związku z dokonywanymi od dealerów (dystrybutorów) zakupami towarów na potrzeby zawieranych umów leasingu, Spółka jest uprawniona do otrzymania rabatów pośrednich, wypłacanych przez importerów (dostawców towarów na rzecz dealerów). Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem, otrzymując rabat pośredni Spółka obniża w składanych ewidencjach i deklaracjach JPK wartość dokonanych zakupów i podatku naliczonego VAT – o kwotę podatku VAT zawartego w wypłacanym rabacie.

Rabaty te mogą być dokumentowane:

·         przez Spółkę – za pomocą not obciążeniowych wysyłanych do danego importera,

·         bądź przez importera – za pomocą not uznaniowych, otrzymywanych przez Spółkę.

Co do zasady, bez względu na to czy nota księgowa jest wystawiana przez Spółkę, czy przez importera, dokument taki wysyłany jest każdorazowo do kontrahenta przez jego wystawcę – nie jest to więc dokument o charakterze wewnętrznym. Jest on też przez stronę otrzymującą taką notę ujmowany w księgach rachunkowych. Nie jest to jednak faktura, mimo iż wywołuje analogiczne skutki do otrzymania faktury korygującej, zmniejszającej wartość zakupów i naliczonego podatku VAT, uprzednio odliczonego przez Spółkę.

Z tego względu, jako że otrzymanie rabatu pośredniego wymaga po stronie Spółki ujęcia stosownego pomniejszenia wartości zakupów i naliczonego VAT, a ujęcie to dokonywane jest w oparciu o notę księgową, albo wystawioną przez Spółkę, albo otrzymaną od importera, w ocenie Spółki do oznaczenia takiej noty zastosowanie znajdzie wyłącznie oznaczenie DI.

Jak bowiem wynika z przywołanych przepisów rozporządzenia JPK, oznaczenie to znajduje zastosowanie do dokumentów ujmowanych w JPK, ale innych niż faktura. Jednocześnie jednak, biorąc pod uwagę, że nota księgowa albo otrzymywana przez Spółkę, albo przez nią wystawiana, jest dokumentem wysyłanym do kontrahenta, nie można uznać, by był to dokument wewnętrzny. Nie byłoby więc zasadne, w ocenie Spółki, by dodatkowo stosować w tym zakresie oznaczenie WEW.

Jeśli chodzi o oznaczenie DI, jak wynika z instrukcji opublikowanej na stronie Ministra Finansów: Oznaczenie dotyczy dowodu innego niż faktura w szczególności wszystkich innych przypadków dokumentów, które nie będą posiadały numeru KSeF i nie zostały przesłane do KSeF, ani nie będzie można ich oznaczyć BFK i OFF, ale pojawia się konieczność wykazania ich w ewidencji dla podatku od towarów i usług.

Niewątpliwie więc, skoro nota księgowa (czy to obciążeniowa, czy uznaniowa) nie jest fakturą, a pojawia się konieczność ujęcia jej w JPK, zastosowanie do niej znajdzie oznaczenie DI. Dla odróżnienia, zgodnie z opublikowaną na stronie Ministra Finansów „Broszurą informacyjną dot. struktury JPK_VAT z deklaracją” (str. 42 broszury), oznaczenie WEW znajduje zastosowanie:

WEW - w przypadku dowodu wewnętrznego, przykład: dokonanie rocznej korekty podatku naliczonego w związku ze zmianą współczynnika odliczenia podatku naliczonego.

Noty księgowe wysyłane przez Spółkę do importerów bądź przez importerów do Spółki nie są dowodami wewnętrznymi – są bowiem wprowadzane do obrotu prawnego. Stąd też, w ocenie Spółki, niezasadne byłoby w tym przypadku zastosowanie znacznika WEW.

Ad pytania nr 4

Jak wynika z opisanego stanu faktycznego, w przypadku braku otrzymania zapłaty od swoich klientów w terminie przekraczającym 90 dni od upływu terminu zapłaty, Spółka korzysta z ulgi na złe długi, tj. dokonuje obniżenia podstawy opodatkowania oraz należnego podatku VAT na podstawie art. 89a ustawy o VAT. Każdorazowo korzystając z ulgi na złe długi Spółka w JPK odwołuje się do konkretnej faktury dokumentującej wykonane przez Spółkę usługi.

Analogicznie, w chwili otrzymania płatności od klienta za fakturę, w odniesieniu do której Spółka skorzystała z ulgi na złe długi, za okres wpływu środków pieniężnych na rachunek Wnioskodawcy, Spółka dokonuje stosownej korekty podstawy opodatkowania i należnego VAT. Również w tym przypadku, w JPK Wnioskodawca odwołuje się do konkretnej faktury dokumentującej sprzedaż dokonaną przez Spółkę.

W związku z wejściem w życie przepisów rozporządzenia JPK, po stronie Spółki powstały wątpliwości co do znaczników, które powinny mieć zastosowanie w odniesieniu do faktur objętych ulgą na złe długi. Jak wynika z przywołanej już „Broszury informacyjnej dot. struktury JPK_VAT z deklaracją” (str. 26 Broszury), w polu KorektaPodstawyOpodt ujmuje się:

„Korekta podstawy opodatkowania oraz podatku należnego, o której mowa w art. 89a ust. 1 i 4 ustawy (pole opcjonalne). Podaje się „1” w przypadku dokonania odpowiednio korekt, o których mowa w art. 89a ust. 1 lub ust. 4 ustawy, w pozycjach od K_15 do K_20. W przeciwnym przypadku pole KorektaPodstawyOpodt pozostaje puste.

W przypadku korekty dokonanej zgodnie z art. 89a ust. 1 ustawy, obowiązkowo należy wskazać również datę upływu terminu płatności (pole TerminPlatnosci), a w przypadku korekty dokonanej zgodnie z art. 89a ust. 4 ustawy, obowiązkowo należy wskazać datę uregulowania lub zbycia należności (pole DataZaplaty).

WAŻNE

Korekty podstawy opodatkowania oraz podatku należnego, o których mowa w art. 89a ust. 1 i 4 ustawy (zarówno zmniejszające, jak i zwiększające) ewidencjonuje się pojedynczo, podając wszystkie elementy wymagane dla faktur dokumentujących dostawy towarów lub świadczenia usług.

Korekty zmniejszające podstawę opodatkowania i podatek należny na podstawie art. 89a ust. 1 ustawy wprowadza się ze znakiem „in minus”.

Powyższe znajduje pełne odzwierciedlenie w przepisach rozporządzenia JPK – jak bowiem wynika z § 10 ust. 1 pkt 2 tego rozporządzenia: „Ewidencja zawiera następujące dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku należnego: (…)

2) wysokość podstawy opodatkowania i wysokość podatku należnego wynikające z następujących czynności podlegających opodatkowaniu, w odniesieniu do których istnieje obowiązek wystawienia przez podatnika faktury na podstawie przepisów ustawy, z uwzględnieniem oraz oznaczeniem korekt dokonanych zgodnie z art. 89a ust. 1 i 4 ustawy, z wyłączeniem faktur ujętych w ewidencji zgodnie z pkt 8 i pkt 9 lit. a (…)”.

W ocenie Spółki, biorąc pod uwagę, że w przypadku ujęcia korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego VAT w ramach ulgi na złe długi, należy podać wszystkie elementy faktury, zastosowanie znajdą tu również nowo wprowadzone znaczniki. Konsekwentnie, w ocenie Wnioskodawcy, zarówno w przypadku pomniejszenia podstawy opodatkowania i należnego VAT, jak i w przypadku korekty zwiększającej podstawę opodatkowania i należny podatek VAT (po otrzymaniu zapłaty od klienta), stosując oznaczenia faktur Spółka powinna się kierować tym, czy faktura pierwotna wystawiona była w sposób tradycyjny (tj. poza KSeF), czy też za pośrednictwem KSeF. W szczególności:

·         w przypadku gdy faktura wystawiona została przez Spółkę w sposób tradycyjny, tj. w formacie pdf lub w wersji papierowej (poza KSeF) – Spółka powinna stosować oznaczenie BFK. Jest to bowiem oznaczenie właściwe dla faktur wystawionych poza systemem KSeF.

·         w przypadku faktur wystawionych przez Spółkę za pośrednictwem KSeF – Spółka korzystając z ulgi na złe długi zobowiązana jest podawać każdorazowo numer KSeF nadany fakturze objętej ulgą na złe długi.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku dotyczący podatku od towarów i usług, jest:

-     prawidłowe w zakresie objętym pytaniami nr 1, 2 i 4;

-     nieprawidłowe w zakresie objętym pytaniem nr 3.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Stosownie do art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”):

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają:

1) odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;

2) eksport towarów;

3) import towarów na terytorium kraju;

4) wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;

5) wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy o VAT:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o terytorium kraju - rozumie się przez to terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, z zastrzeżeniem art. 2a.

W rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o państwie członkowskim - rozumie się przez to państwo członkowskie Unii Europejskiej, a także Irlandię Północną w zakresie określonym w Protokole w sprawie Irlandii/Irlandii Północnej do Umowy o wystąpieniu Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej z Unii Europejskiej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (Dz.Urz. UE L 29 z 31.01.2020, str. 7, z późn. zm.).

W myśl art. 2 pkt 3 ustawy:

Przez terytorium Unii Europejskiej rozumie się terytoria państw członkowskich Unii Europejskiej […].

Jak wskazano w art. 2 pkt 4 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o terytorium państwa członkowskiego - rozumie się przez to terytorium państwa wchodzące w skład terytorium Unii Europejskiej, z zastrzeżeniem art. 2a.

Jak stanowi art. 2 pkt 6 ustawy o VAT:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o towarach - rozumie się przez to rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.

Stosownie do art. 2 pkt 9 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o imporcie usług - rozumie się przez to świadczenie usług, z tytułu wykonania których podatnikiem jest usługobiorca, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4.

Jak wynika z art. 2 pkt 22 ustawy:

Sprzedaż to odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Jak wskazano w art. 2 pkt 32 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 2 pkt 32a ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Stosownie do art. 7 ust. 1 ustawy:

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (...).

Jak wynika z art. 8 ust. 1 ustawy o VAT:

Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 […].

Stosownie do art. 9 ust. 1 ustawy:

Przez wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 4, rozumie się nabycie prawa do rozporządzania jak właściciel towarami, które w wyniku dokonanej dostawy są wysyłane lub transportowane na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium państwa członkowskiego rozpoczęcia wysyłki lub transportu przez dokonującego dostawy, nabywcę towarów lub na ich rzecz.

Jak wskazano w art. 15 ust. 1 ustawy:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy:

Podatnikami są również osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne nabywające usługi, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:

a) usługodawcą jest podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, a w przypadku usług, do których stosuje się art. 28e, podatnik ten nie jest zarejestrowany zgodnie z art. 96 ust. 4,

b) usługobiorcą jest:

- w przypadku usług, do których stosuje się art. 28b - podatnik, o którym mowa w art. 15, lub osoba prawna niebędąca podatnikiem, o którym mowa w art. 15, zarejestrowana lub obowiązana do zarejestrowania zgodnie z art. 97 ust. 4,

- w przypadku transferu bonów jednego przeznaczenia, w przypadku których miejscem świadczenia usług, których te bony dotyczą, jest terytorium kraju - podatnik, o którym mowa w art. 15, lub osoba prawna niebędąca podatnikiem, o którym mowa w art. 15,

- w pozostałych przypadkach - podatnik, o którym mowa w art. 15, posiadający siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju lub osoba prawna niebędąca podatnikiem, o którym mowa w art. 15, posiadająca siedzibę na terytorium kraju i zarejestrowana lub obowiązana do zarejestrowania zgodnie z art. 97 ust. 4.

Zgodnie z art. 20 ust. 5 i 9 ustawy:

5. W wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury przez podatnika podatku od wartości dodanej, nie później jednak niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru będącego przedmiotem wewnątrzwspólnotowego nabycia, z zastrzeżeniem ust. 8 i 9. Przepis ust. 1a stosuje się odpowiednio.

9. W przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia nowych środków transportu obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania tych towarów, nie później jednak niż z chwilą wystawienia faktury przez podatnika podatku od wartości dodanej.

W świetle art. 89a ustawy:

1.  Podatnik może skorygować podstawę opodatkowania oraz podatek należny z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium kraju w przypadku wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona. Korekta dotyczy również podstawy opodatkowania i kwoty podatku przypadającej na część kwoty wierzytelności, której nieściągalność została uprawdopodobniona.

1a. Nieściągalność wierzytelności uważa się za uprawdopodobnioną, w przypadku gdy wierzytelność nie została uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze.

2. Przepis ust. 1 stosuje się w przypadku gdy spełnione są następujące warunki:

1) (uchylony)

2) (uchylony)

3) na dzień poprzedzający dzień złożenia deklaracji podatkowej, w której dokonuje się korekty, o której mowa w ust. 1:

a) wierzyciel jest podatnikiem zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny,

b) (uchylona);

4) (uchylony)

5) od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie upłynęły 3 lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona.

6) (uchylony)

2a. W przypadku dostawy towaru lub świadczenia usług dokonanych na rzecz podmiotu innego niż podatnik, o którym mowa w art. 15 ust. 1, zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, korekta, o której mowa w ust. 1, może zostać dokonana, jeżeli:

1) wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego lub

2) wierzytelność została wpisana do rejestru długów prowadzonego na poziomie krajowym, lub

3) wobec dłużnika ogłoszono upadłość konsumencką na podstawie odrębnych przepisów.

3. Korekta, o której mowa w ust. 1, może nastąpić w rozliczeniu za okres, w którym nieściągalność wierzytelności uznaje się za uprawdopodobnioną, pod warunkiem że do dnia złożenia przez wierzyciela deklaracji podatkowej za ten okres wierzytelność nie została uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie.

4. W przypadku gdy po złożeniu deklaracji podatkowej, w której dokonano korekty, o której mowa w ust. 1, należność została uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie, wierzyciel obowiązany jest do zwiększenia podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego w rozliczeniu za okres, w którym należność została uregulowana lub zbyta. W przypadku częściowego uregulowania należności, podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku należnego zwiększa się w odniesieniu do tej części.

5. Wierzyciel informuje o korekcie, o której mowa w ust. 1, właściwego dla niego naczelnika urzędu skarbowego w deklaracji podatkowej, w której dokonuje tej korekty.

6. (uchylony)

7. (uchylony)

8. (uchylony)

Jak stanowi art. 99 ust. 1 ustawy:

Podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani składać w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, z zastrzeżeniem ust. 2-10, art. 130c, art. 133 i art. 138g ust. 2.

Zgodnie z art. 99 ust. 7c ustawy:

Deklaracje podatkowe, o których mowa w ust. 1-3, zawierają dane niezbędne do rozliczenia podatku, obliczenia jego wysokości, w tym wysokości podstawy opodatkowania, podatku należnego i podatku naliczonego, a także dane dotyczące podatnika.

W świetle art. 99 ust. 13b ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowy zakres danych, o których mowa w ust. 7c, wraz z objaśnieniami co do sposobu wypełniania i miejsca składania deklaracji podatkowych, o których mowa w ust. 1-3, oraz niezbędnymi pouczeniami, uwzględniając konieczność prawidłowego rozliczenia podatku oraz kontroli tego obowiązku przez organ podatkowy.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 99 ust. 13b ustawy wydane zostało rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2019 r. poz. 1988, ze zm.; dalej jako: „rozporządzenie” lub „rozporządzenie w sprawie zakresu danych”).

W § 10 rozporządzenia w sprawie zakresu danych wymienione zostały dane jakie zawiera ewidencja, pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku należnego.

Stosownie do § 10 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia:

Ewidencja zawiera następujące dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku należnego:

1) wysokość podstawy opodatkowania wynikającą z następujących czynności podlegających opodatkowaniu, w odniesieniu do których istnieje obowiązek lub możliwość wystawienia przez podatnika faktury na podstawie przepisów ustawy, z wyłączeniem faktur ujętych w ewidencji zgodnie z pkt 8 i pkt 9 lit. a:

a) dostawy towarów oraz świadczenia usług na terytorium kraju, zwolnionych od podatku,

b) dostawy towarów oraz świadczenia usług na terytorium kraju, objętych stawką podatku 0%, w tym odrębnie z tytułu dostawy towarów, o której mowa w art. 129 ustawy,

c) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, o której mowa w art. 13 ust. 1 ustawy,

d) eksportu towarów;

2) wysokość podstawy opodatkowania i wysokość podatku należnego wynikające z następujących czynności podlegających opodatkowaniu, w odniesieniu do których istnieje obowiązek wystawienia przez podatnika faktury na podstawie przepisów ustawy, z uwzględnieniem oraz oznaczeniem korekt dokonanych zgodnie z art. 89a ust. 1 i 4 ustawy, z wyłączeniem faktur ujętych w ewidencji zgodnie z pkt 8 i pkt 9 lit. a:

a) dostawy towarów oraz świadczenia usług na terytorium kraju, objętych stawką podatku 5%,

b) dostawy towarów oraz świadczenia usług na terytorium kraju, objętych stawką podatku 7% albo 8%,

c) dostawy towarów oraz świadczenia usług na terytorium kraju, objętych stawką podatku 22% albo 23%.

Jak wskazano w § 10 ust. 2 pkt 1 lit. g rozporządzenia:

Poza danymi, o których mowa w ust. 1, ewidencja zawiera następujące dane:

- numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.

W rozumieniu § 10 ust. 5 rozporządzenia:

Ewidencja zawiera następujące oznaczenia dla:

1) faktur:

a) „OFF” – faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,

b) „BFK” – faktura elektroniczna oraz faktura w postaci papierowej,

c) „FP” – faktura, o której mowa w art. 106h ust. 1 ustawy;

2) innych dowodów sprzedaży:

a) „DI” – dowód inny niż faktura,

b) „RO” – zbiorczy dowód sprzedaży z kas rejestrujących,

c) „WEW” – dowód wewnętrzny”.

Natomiast w § 11 rozporządzenia w sprawie zakresu danych wymienione zostały dane jakie zawiera ewidencja, pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku naliczonego.

Zgodnie z § 11 ust. 4a rozporządzenia w sprawie danych:

Dane dotyczące faktur, o których mowa w ust. 3 pkt 1 i 5, obejmują numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.

W myśl § 11 ust. 8 rozporządzenia:

Ewidencja zawiera następujące oznaczenia dla:

1) faktur:

a) „OFF” – faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,

b) „BFK” – faktura elektroniczna oraz faktura w postaci papierowej,

c) „MK” – faktura wystawiona przez podatnika będącego dostawcą lub usługodawcą, który wybrał metodę kasową rozliczeń określoną w art. 21 ustawy;

2) innych dowodów nabycia:

a) „DI” – dowód inny niż faktura,

b) „VAT RR” – faktura VAT RR potwierdzająca nabycie produktów rolnych lub usług rolniczych i faktura VAT RR KOREKTA,

c) „WEW” – dowód wewnętrzny.

Jak stanowi art. 106ga ustawy o VAT:

1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

Stosownie do art. 106gb ust. 1 i 8 ustawy:

1. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

8. Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.

Jak wynika z art. 106na ustawy:

1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

2. (uchylony)

3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 , w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Zgodnie z art. 106nda ust. 1 ustawy:

Podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.

W myśl art. 109 ust. 3 ustawy:

Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 albo art. 113a ust. 1, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:

1) rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;

2) kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;

3) kontrahentów;

4) dowodów sprzedaży i zakupów.

Jak wynika z art. 109 ust. 3b ustawy:

Podatnicy, o których mowa w art. 99 ust. 1, są obowiązani przesyłać, na zasadach określonych w art. 99 ust. 11c, za każdy miesiąc do urzędu skarbowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ewidencję, o której mowa w ust. 3, łącznie z deklaracją podatkową, w terminie do złożenia tej deklaracji.

Jak wskazano w art. 109 ust. 14 ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowy zakres danych, o których mowa w ust. 3, oraz sposób wykazywania danych w ewidencji przesyłanej zgodnie z ust. 3b i 3c, uwzględniając konieczność zapewnienia prawidłowości rozliczeń podatników oraz kontroli obowiązków podatników przez organ podatkowy, identyfikowania obszarów, w których występują nadużycia w podatku lub narażonych na te nadużycia, oraz możliwości techniczno-organizacyjne prowadzenia przez podatników ewidencji.

Wątpliwości wyrażone przez Spółkę w zadanych pytaniach dotyczą stosowania odpowiednich oznaczeń w prowadzonej ewidencji.

Przepis art. 109 ust. 3 ustawy o VAT nakłada na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji zawierającej dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej (wyłączenie zawarte w tym przepisie nie dotyczy sytuacji prawnopodatkowej Wnioskodawcy). Ewidencje te przesyłają za każdy miesiąc do urzędu skarbowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ewidencję, łącznie z deklaracją podatkową, w terminie do złożenia tej deklaracji, podatnicy wskazani w art. 99 ust. 1, co wynika z art. 109 ust. 3b ustawy.

Na podstawie delegacji ustawowej, wynikającej z art. 99 ust. 13b oraz art. 109 ust. 14 ustawy, wydane zostało rozporządzenie w sprawie zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i ewidencji. Regulacje wskazane w rozdziale 3 rozporządzenia zawierają przepisy dotyczące szczegółowego zakresu danych zawartych w ewidencji. Jak wynika z § 10 ust. 2 pkt 1 lit. g rozporządzenia, ewidencja zawiera numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. Natomiast w § 10 ust. 5 rozporządzenia wprowadzone zostały dla faktur i innych dowodów sprzedaży oznaczenia jakie powinna zawierać ewidencja. Jednym z tych oznaczeń jest „BFK” dla faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej (§ 10 ust. 5 pkt 1 lit. b rozporządzenia).

Państwa wątpliwość wyrażona w pytaniu nr 1 dotyczy stosowania oznaczeń BFK w przypadku faktur wystawionych przez podmioty zagraniczne dla udokumentowania transakcji skutkujących po stronie Spółki wykazaniem należnego podatku VAT z tytułu importu usług, nabycia wewnątrzwspólnotowego bądź dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca.

Oznaczenie BFK dotyczy faktury elektronicznej oraz faktury w postaci papierowej wystawionych poza Krajowym Systemem e-Faktur. W przypadku ewidencji tak sprzedaży, jak i zakupu oznaczenie to należy stosować do faktur m.in. wystawionych przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów (WNT) oraz imporcie usług, a także wystawionych dla dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy.

Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że w przypadku faktur wystawionych przez podmioty zagraniczne dla udokumentowania transakcji skutkujących po stronie Spółki wykazaniem należnego podatku VAT z tytułu importu usług, nabycia wewnątrzwspólnotowego bądź dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca, zastosowanie znajdzie oznaczenie BFK.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należy uznać za prawidłowe.

Państwa pytanie nr 2 dotyczy sytuacji, gdy Spółka otrzymuje od dostawcy fakturę w formacie pdf, a następnie dokument ten zostaje wprowadzony przez dostawcę do KSeF i otrzymuje numer identyfikacyjny KSeF. Wątpliwość Spółki związana jest z dokonywanym odliczeniem podatku VAT naliczonego na podstawie pierwotnie otrzymanego dokumentu (w formacie pdf) i powinnością zastosowania oznaczenie BFK, przy braku obowiązku, aby w składanych później korektach JPK Spółka uzupełniała dane tej faktury o numer KSeF.

Otrzymując od dostawcy fakturę w formacie pdf Spółka jest zobowiązana do prawidłowego i terminowego uwzględnienia tego faktu w ewidencji podatku naliczonego. Faktura otrzymana w wersji pdf i wykazywana w ewidencji powinna więc zawierać oznaczenie BFK, zgodnie z § 11 ust. 8 pkt 1 lit. b rozporządzenia.

Rozporządzenie w sprawie zakresu danych zawiera załącznik „Objaśnienia co do sposobu wypełniania i miejsca składania deklaracji oraz sposób wykazywania danych w ewidencji przesyłanej zgodnie z art. 109 ust. 3b i 3c ustawy”. Jak wskazano w pkt 13 części II „Sposób wykazywania danych w ewidencji” załącznika do rozporządzenia:

Podatnicy ujmują w ewidencji faktury i inne dowody według daty powstania obowiązku podatkowego. W przypadku zdarzeń wykazywanych w ewidencji na podstawie zbiorczych dowodów podatnicy ujmują je według daty ostatniego zdarzenia objętego tym dowodem. Dotyczy to także podatników, o których mowa w art. 99 ust. 2 i 3 ustawy, którzy przesyłają ewidencję zgodnie z art. 109 ust. 3c ustawy za pierwszy i drugi miesiąc kwartału - podatnicy ci ujmują w ewidencji za każdy z tych miesięcy zdarzenia zgodnie z datą powstania obowiązku podatkowego, niezależnie od faktu, że rozliczenie kwartału nastąpi w deklaracji składanej razem z ewidencją w trzecim miesiącu kwartału.

Z powyższego objaśnienia w zakresie sposobu wykazywania danych w ewidencji wynika, że Spółka jest obowiązana do ujęcia w ewidencji faktury otrzymanej w formacie pdf według daty powstania obowiązku podatkowego. Ujęcie w ewidencji faktury otrzymanej w formacie pdf, oznaczonej jako BFK, stanowić więc będzie o prawidłowym wypełnieniu obowiązków w tym zakresie w sytuacji, gdy faktura została wystawiona poza Krajowym Systemem e-Faktur.

W ewidencji w zakresie podatku naliczonego należy wprowadzić numer identyfikujący fakturę w KSeF lub wybrać oznaczenie wskazujące na powód braku numeru KSeF. Jednym z tych oznaczeń jest BFK, informujące o wystawionej fakturze elektronicznej lub w wersji papierowej. Zatem wpis z adnotacją BFK będzie w sposób prawidłowy odzwierciedlał stan faktyczny z dnia składania JPK_VAT. Późniejsze wprowadzenie przez Państwa dostawcę faktury do KSeF, nie będzie więc pociągało za sobą obowiązku korekty JPK_VAT i zastąpienia danych oznaczenia BFK numerek KSeF.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należy uznać za prawidłowe.

Wątpliwość Spółki wyrażona w pytaniu nr 3 dotyczy zastosowania w JPK oznaczenia DI w przypadku otrzymywanych przez Spółkę rabatów pośrednich, dokumentowanych za pomocą not księgowych.

W związku z dokonywaniem zakupów od dealerów samochodowych oraz dealerów innych maszyn i urządzeń, od importerów tych przedmiotów, Spółka otrzymuje bonusy, których kwota zależna jest od ilości i wartości przedmiotów nabytych od dealerów. Bonusy te, stanowiące na gruncie podatku VAT tzw. rabaty pośrednie, dokumentowane są przez Spółkę notami księgowymi (obciążeniowymi) bądź przez danego importera dokonującego wypłaty rabatu (notą księgową uznaniową). Kwoty otrzymywanych przez Spółkę rabatów pośrednich obejmują kwotę podatku VAT, zaś na podstawie otrzymywanych kwot Spółka dokonuje w JPK obniżenia wartości dokonanych zakupów oraz podatku naliczonego VAT za okres, w którym wpłynęła kwota rabatu.

Zgodnie z § 11 ust. 8 pkt 2 lit. a rozporządzenia, oznaczenie DI dotyczy innych dowodów nabycia niż faktura. Oznaczenie DI stosuje się w przypadku dowodu innego niż faktura, w szczególności dla wszystkich innych przypadków dokumentów, które nie będą posiadały numeru KSeF i nie zostały przesłane do KSeF, ani nie będzie można ich oznaczyć BFK i OFF, ale pojawia się konieczność wykazania ich w ewidencji dla podatku od towarów i usług. Skoro więc udzielenie rabatów pośrednich wynika z ilości i wartości przedmiotów nabytych od dealera, to rabaty nie są związane z konkretnymi fakturami, tylko są następstwem skali wzajemnych transakcji. W takim wypadku nota księgowa nie odnosi się bezpośrednio do pojedynczej transakcji dokumentowanej fakturą. Przy tym Państwo wskazali na dwa rodzaje not występujących w przypadku wystąpienia rabatów – noty księgowe wystawiane przez Spółkę (noty obciążeniowe) lub wystawiane przez danego importera dokonującego wypłaty rabatu (noty uznaniowe). Noty takie są więc wyrazem wzajemnych rozliczeń wewnętrznych między Wnioskodawcą a importerem, odnoszą się do skali dokonanych transakcji nabycia, co oznacza, że takie noty księgowe należy ujmować zarówno jako dowody oznaczone WEW, jak również oznaczone jako DI.

Zatem w takiej sytuacji, skoro Wnioskodawca wskazał na stosowanie dla tych not wyłącznie oznaczenia DI, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 3 należy uznać za nieprawidłowe.

Wątpliwość wyrażona przez Państwa w pytaniu nr 4 odnosi się do korekty podatku należnego VAT w ramach ulgi na złe długi, zarówno w sytuacji pomniejszenia podstawy opodatkowania i należnego VAT, jak i w przypadku korekty zwiększającej, po otrzymaniu zapłaty od Klienta i dotyczy prawidłowości stosowanych oznaczeń – czy Spółka powinna się kierować sposobem oznaczenia faktury pierwotnej jako BFK (gdy faktura pierwotna wystawiona była w sposób tradycyjny) lub numerem KSeF (gdy faktura pierwotna wystawiona była za pośrednictwem KSeF)?

Możliwość skorzystania z ulgi na złe długi na podstawie art. 89a ust. 1 i 4 ustawy dotyczy wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona. Oznacza to, że złe długi odnoszą się do wierzytelności nieuregulowanych w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze.

Swoje wątpliwości co do stosowania oznaczeń w przypadku korzystania z ulgi na złe długi Spółka odniosła do sytuacji, gdy faktury były wystawiane w sposób tradycyjny lub za pośrednictwem KSeF. Oznacza to więc, że te faktury zostały odpowiednio oznaczone – BFK w przypadku faktur tradycyjnych oraz numerem KSeF w przypadku faktur wystawionych za pośrednictwem KSeF. Korzystanie z ulgi na złe długi nie pociąga więc za sobą wystawienia innych faktur niż te, w przypadku których wierzytelności nie zostały uregulowane w terminie wskazanym w art. 89a ust. 1a ustawy.

Fakt skorzystania z ulgi na złe długi wymaga prawidłowego wykazania tego w ewidencji pozwalającej na prawidłowe rozliczenie podatku należnego, co wskazane zostało w § 10 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zakresu danych. W przepisie tym wskazano na konieczność uwzględnienia oraz oznaczenia korekt dokonanych zgodnie z art. 89a ust. 1 i 4 ustawy.

Mając powyższe na uwadze należy zauważyć, że w przypadku korekt podatku należnego w ramach ulgi na złe długi, Spółka jest zobowiązana do stosowania oznaczeń jakie zostały wskazane w ewidencji dla rozliczenia podatku należnego w związku z wystawieniem faktur. Tak więc w przypadku faktur wystawionych w sposób tradycyjny oznaczone one będę BFK i takie oznaczenie Spółka powinna stosować w przypadku ulgi na złe długi, zmniejszając podstawę opodatkowania lub zwiększając tę podstawę w przypadku zapłaty przez klienta. Potwierdzeniem tego są Objaśnienia podatkowe, w myśl których oznaczenie BFK stosuje się do faktur ujętych w ewidencji sprzedaży, które zostały wystawione poza KSeF i wykazywane w związku z korektą z tytułu tzw. ulgi za złe długi

Z kolei w przypadku faktur wystawionych za pośrednictwem KSeF i na dzień złożenia JPK_VAT ma nadany nr KSeF, stosować należy oznaczenie NrKSeF.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 4 należy uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zadanych pytań) Wnioskodawcy, w odniesieniu do opisanego stanu faktycznego. Zauważyć bowiem należy, że to wyłącznie Wnioskodawca, w treści składanego wniosku, kształtuje jego zakres przedmiotowy. Zatem kwestie, które nie zostały objęte pytaniami wskazanymi we wniosku, nie mogą być rozpatrzone – zgodnie z art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622, ze zm.; dalej jako: „Ordynacja podatkowa”).

Odnosząc się do faktu, że na poparcie własnej argumentacji Wnioskodawca powołał się na funkcjonującą w obrocie prawnym interpretację indywidualna, Organ pragnie zauważyć, że została ona wydana w indywidualnej sprawie i odnosi się wyłącznie do okoliczności przedstawionych w inicjujących tę sprawę wnioskach. Podkreślenia w tym miejscu bowiem wymaga, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podmiotów w wyniku rozstrzygnięć, dotyczących konkretnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych. Interpretacje indywidulane nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego, co oznacza, że należy je traktować indywidualnie (por. prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 27 marca 2015 r. sygn. akt III SA/Łd 109/15).

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb Ordynacji podatkowej. Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143, ze zm.; dalej jako: „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.