Interpretacja 0111-KDIB3-3.4012.255.2026.3.MW

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek z 25 maja 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, w zakresie ustalenia, czy Wnioskodawcy przysługuje/będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT od wydatków wynikających z Faktur Zakupowych oraz Dokumentów Zakupowych w postaci papierowej, które będą przechowywane wyłącznie w postaci elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, w sytuacji gdy papierowe oryginały Faktur Zakupowych oraz Dokumentów Zakupowych zostaną zniszczone wpłynął 25 maja 2026 r. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 2 lipca 2026 r. (data wpływu 2 lipca 2026 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

(…) Sp. z o.o. (dalej: „Spółka" lub „Wnioskodawca") w zakresie działalności przeważającej zajmuje się (...). W zakresie działalności pozostałej działalność Wnioskodawcy obejmuje: (...).

Spółka jest zarejestrowana w Polsce jako czynny podatnik VAT. Wnioskodawca podlega opodatkowaniu w Polsce od całości osiąganych dochodów (nieograniczony obowiązek podatkowy) i rozlicza podatek CIT na zasadach ogólnych.

Wnioskodawca nabywa różnego rodzaju towary i usługi niezbędne do prowadzenia swojej działalności gospodarczej. W przypadku towarów i usług nabywanych od kontrahentów, które podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, Wnioskodawca otrzymuje faktury dokumentujące nabycie tych towarów lub usług z wykazanym podatkiem VAT (dalej: „Faktury Zakupowe”). Niektóre z Faktur Zakupowych Wnioskodawca otrzymuje wyłącznie w postaci papierowej.

Ponadto, Wnioskodawca otrzymuje od kontrahentów oraz gromadzi wewnętrznie dodatkową dokumentację dotyczącą transakcji ujętych w Fakturach Zakupowych i obejmującą m.in. porozumienia, protokoły, dowody dostawy, potwierdzenia odbioru oraz inne dowody, które potwierdzają dokonanie dostawy towarów lub wykonanie usługi przez kontrahentów (dalej: „Dokumenty Zakupowe”). Występują również sytuacje, w których Dokumenty Zakupowe są tworzone lub otrzymywane wyłącznie w postaci papierowej.

Wnioskodawca korzysta z prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych Faktur Zakupowych, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w przypadkach, w których dostawy towarów i usługi dokumentowane Fakturami Zakupowymi są wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych oraz w stosunku do których nie zachodzą przesłanki wskazane w art. 88 ustawy o VAT. W takich sytuacjach często Wnioskodawca posiada również Dokumenty Zakupowe, które potwierdzają prawo Spółki do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z Faktur Zakupowych.

Ponadto, wydatki udokumentowane Fakturami Zakupowymi i spełniające warunki określone w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, są zaliczane przez Wnioskodawcę do kosztów uzyskania przychodów. W takich przypadkach Wnioskodawca często również posiada Dokumenty Zakupowe, która potwierdzają prawo Spółki do zaklasyfikowania wydatków z Faktur Zakupowych do kosztów uzyskania przychodów.

Wnioskodawca Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe, które są otrzymywane wyłącznie w postaci papierowej, przechowuje zarówno w postaci oryginalnej (papierowej), jak również w postaci elektronicznej - w takich przypadkach zasadniczo Faktury Zakupowe oraz otrzymane lub gromadzone Dokumenty Zakupowe są skanowane, a następnie wprowadzane do wewnętrznego systemu informatycznego Spółki.

Powyższy proces skanowania zapewnia wysoką jakość obrazu (w tym odpowiednią rozdzielczość, czytelność wszystkich elementów dokumentu), zapisanie dokumentu w nieedytowalnym formacie (np. PDF lub innym formacie uniemożliwiającym późniejszą modyfikację treści), a także wierność elektronicznej kopii w stosunku do oryginału papierowego (elektroniczny obraz dokumentu jest dokładnym odzwierciedleniem dokumentu papierowego, bez żadnych zmian w treści).

W systemie informatycznym Spółki natomiast zeskanowany dokument jest powiązany z odpowiednim zdarzeniem gospodarczym, opisany odpowiednimi metadanymi (np. data otrzymania, data wystawienia, kontrahent, kwota, rodzaj transakcji, centrum kosztów itp.) oraz zarchiwizowany w sposób umożliwiający szybkie wyszukiwanie i odczyt w każdym momencie. System informatyczny Wnioskodawcy zapewnia:

• przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe,

• ochronę przed utratą danych (regularne kopie zapasowe),

• ochronę przed nieautoryzowanym dostępem (system uprawnień, logowanie dostępu),

• szybkie udostępnienie dokumentów organom podatkowym (możliwość natychmiastowego wydruku lub przesłania elektronicznego),

• przechowywanie dokumentów przez okres wymagany przepisami prawa.

Wnioskodawca stosuje również kontrole biznesowe, tj. procesy, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między Fakturą Zakupową i Dokumentem Zakupowym w formie zeskanowanej a dostawą towarów albo świadczeniem usług. Kontrole biznesowe obejmują porównanie danych z Fakturą Zakupową i Dokumentem Zakupowym z umową lub zamówieniem, potwierdzenie odbioru towarów lub usług, weryfikację kontrahenta, weryfikację zgodności kwot i stawek VAT oraz autoryzację Faktur Zakupowych i Dokumentów Zakupowych przez osoby upoważnione.

W związku z powyższym, w celu optymalizacji procesów wewnętrznych, zwiększenia efektywności obiegu dokumentów oraz redukcji kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji papierowej (w tym kosztów powierzchni, zarządzania archiwum, zabezpieczenia przed zniszczeniem itp.), Wnioskodawca planuje wdrożyć system wyłącznie elektronicznej formy przechowywania Faktur Zakupowych i Dokumentów Zakupowych oraz zniszczyć ich papierowe oryginały.

Mając powyższe na uwadze, wątpliwości Spółki dotyczą zachowania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego oraz prawa do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów dotyczących zeskanowanych Faktur Zakupowych oraz Dokumentów Zakupowych w sytuacji, gdy ich papierowe oryginały zostaną zniszczone.

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, że:

1. Jakie konkretnie umowy oraz inne dokumenty stanowiące podstawę zaliczenia w koszty uzyskania przychodu są przedmiotem Państwa wątpliwości sformułowanych we wniosku? Proszę je wymienić.

Odpowiedź:

Przedmiotem wątpliwości Spółki sformułowanych we wniosku są następujące dokumenty:

• Faktury Zakupowe - faktury VAT otrzymywane przez Spółkę od kontrahentów, dokumentujące nabycie towarów lub usług z wykazanym podatkiem VAT, które podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług w Polsce.

• Dokumenty Zakupowe - dodatkowa dokumentacja otrzymywana od kontrahentów oraz gromadzona wewnętrznie przez Spółkę, dotycząca transakcji ujętych w Fakturach Zakupowych, obejmująca między innymi:

o porozumienia,

o protokoły,

o dowody dostawy towarów,

o potwierdzenia realizacji usług,

o inne dokumenty potwierdzające dokonanie dostawy towarów lub wykonanie usługi przez kontrahentów.

Umowy natomiast dotyczą przykładowo świadczenia usług marketingowych, doradczych, IT, zakupu składników potrzebnych do wytworzenia produkowanych towarów, czy zakupu opakowań.

2. Czy wydatki udokumentowane w sposób opisany we wniosku, będą spełniać warunki z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. czy zostały/zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie zostały wymienione w katalogu wydatków wskazanych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy?

Odpowiedź:

Tak, wydatki udokumentowane Fakturami Zakupowymi i Dokumentami Zakupowymi, które są przedmiotem wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, spełniają/będą spełniać warunki określone w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Wydatki te zostały/zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, które stanowi prowadzona przez Spółkę działalność gospodarcza polegająca przede wszystkim na produkcji i dystrybucji (...).

Wydatki te nie zostały wymienione w katalogu wydatków wskazanych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

3. Czy wszystkie opisane we wniosku Dokumenty Zakupowe (poza fakturami) stanowią dokumenty, które na mocy przepisów VAT tj. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 1979) są zrównane z fakturami?

Odpowiedź:

Nie, Dokumenty Zakupowe nie stanowią dokumentów zrównanych z fakturami na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 1979; dalej: „Rozporządzenie”).

Dokumenty Zakupowe mają charakter dokumentacji uzupełniającej, dodatkowo potwierdzającej wykonanie dostawy towarów lub świadczenia usług przez kontrahentów, natomiast podstawą rozliczeń podatkowych w zakresie podatku VAT i CIT są przede wszystkim Faktury Zakupowe.

W związku z powyższym, w przypadku, gdy Spółka otrzyma dokument zrównany z fakturą na podstawie przepisów Rozporządzenia, to będzie on stanowił Fakturę Zakupową, a nie Dokument Zakupowy.

4. Czy wszystkie Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe będą dotyczyły towarów i usług, które będą służyły Państwa Spółce wyłącznie do czynności opodatkowanych? Jeśli nie, to proszę wskazać, które z opisanych Faktur Zakupowych i Dokumentów Zakupowych, będą dotyczyły towarów i usług, wykorzystywanych do czynności zwolnionych lub niepodlegających opodatkowaniu.

Odpowiedź:

Przedmiotem wniosku są wyłącznie te Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe, które dotyczą/będą dotyczyły towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Zgodnie z opisem zawartym we wniosku, Spółka korzysta/będzie korzystać z prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych Faktur Zakupowych, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w przypadkach, w których dostawy towarów i usługi dokumentowane Fakturami Zakupowymi są/będą wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych oraz w stosunku do których nie zachodzą / nie będą zachodzić przesłanki wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe, które dotyczą towarów i usług wykorzystywanych do czynności zwolnionych lub niepodlegających opodatkowaniu, nie są przedmiotem niniejszego wniosku.

5. Czy zakupione towary i usługi udokumentowane opisanymi Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe, będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2025 r., poz. 775, ze zm.)?

Odpowiedź:

W zakresie wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku VAT:

Zakupione towary i usługi udokumentowane Fakturami Zakupowymi i Dokumentami Zakupowymi, które są przedmiotem wniosku w zakresie podatku VAT, nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.

Zgodnie z opisem zawartym we wniosku, Spółka korzysta/będzie korzystać z prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych Faktur Zakupowych w przypadkach, w których nie zachodzą/nie będą zachodzić przesłanki wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Przedmiotem wniosku w zakresie podatku VAT są zatem wyłącznie te Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe, w stosunku do których nie występują/nie będą występować przesłanki negatywne wykluczające prawo do odliczenia określone w art. 88 ustawy o VAT.

W zakresie wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku CIT:

Natomiast w zakresie wniosku dotyczącego podatku CIT, przedmiot niniejszego wniosku może obejmować również wydatki wymienione w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Mając powyższe na uwadze, zakupione towary i usługi udokumentowane Fakturami Zakupowymi i Dokumentami Zakupowymi, które są przedmiotem wniosku w zakresie podatku CIT, mogą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.

6. Czy umożliwią/będą Państwo umożliwiać naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT?

Odpowiedź:

Tak, Spółka umożliwia i będzie umożliwiać naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT.

System informatyczny Spółki zapewnia możliwość szybkiego udostępnienia dokumentów organom podatkowym poprzez możliwość natychmiastowego wydruku lub przesłania elektronicznego.

Na żądanie organów podatkowych Spółka udostępni dokumenty przechowywane w formie elektronicznej poprzez przesłanie elektroniczne dokumentów lub udostępnienie do wglądu w siedzibie Spółki, z możliwością wydruku.

7. Czy wskazane we wniosku dokumenty przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, są/będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego?

Odpowiedź:

Tak, dokumenty przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej są i będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

8. Czy ww. dokumenty przechowywane są/będą na terytorium kraju, czy też poza jego terytorium, a jeżeli poza terytorium kraju - to czy będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur?

Odpowiedź:

Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe są obecnie przechowywane na terytorium kraju.

Jednocześnie Spółka nie wyklucza, że w przyszłości ww. dokumenty mogą być przechowywane poza terytorium Polski. W takim przypadku będą one przechowywane w sposób zapewniający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp do tych faktur za pomocą środków elektronicznych, w tym dostęp on-line, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Niezależnie od miejsca przechowywania dokumentów, Spółka zapewni spełnienie wszystkich wymogów dotyczących przechowywania i udostępniania dokumentacji, w szczególności w zakresie ich dostępności dla organów podatkowych.

9. Czy wszystkie otrzymane przez Państwa Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe w wersji papierowej planują Państwo niszczyć dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu?

Odpowiedź:

Tak, wszystkie otrzymane przez Spółkę Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe w wersji papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Pytanie w zakresie podatku od towarów i usług (oznaczone we wniosku nr 1)

1. Czy Wnioskodawcy przysługuje/będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT od wydatków wynikających z Faktur Zakupowych oraz Dokumentów Zakupowych w postaci papierowej, które będą przechowywane wyłącznie w postaci elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, w sytuacji gdy papierowe oryginały Faktur Zakupowych oraz Dokumentów Zakupowych zostaną zniszczone?

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku od towarów i usług

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Spółce przysługuje/będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków wynikających z Faktur Zakupowych i Dokumentów Zakupowych otrzymanych w postaci papierowej, które będą przechowywane wyłącznie w postaci elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, w sytuacji gdy papierowe oryginały Faktur Zakupowych oraz Dokumentów Zakupowych zostaną zniszczone.

Uzasadnienie

I. Podstawa prawna prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie natomiast z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, bądź dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Art. 88 ustawy o VAT wymienia natomiast w sposób enumeratywny katalog wyłączeń prawa do odliczenia podatku VAT. Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy o VAT nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne m.in. w przypadkach, gdy:

- sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi wystawionymi przez podmiot nieistniejący,

-  transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

-  wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

o stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

o podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

o potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego przysługuje, jeżeli łącznie spełnione są następujące przesłanki: po pierwsze, podmiot nabywający towary lub usługi jest podatnikiem VAT w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT; po drugie, nabycie towarów lub usług jest udokumentowane fakturą VAT; po trzecie, towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych; po czwarte, nie zachodzą przesłanki negatywne wykluczające prawo do odliczenia określone w art. 88 ustawy o VAT.

Mając na uwadze powyższe, kluczowe dla niniejszej sprawy jest ustalenie, czy warunek dotyczący udokumentowania nabycia towarów lub usług fakturą VAT może być spełniony w sytuacji, gdy faktura jest przechowywana wyłącznie w formie elektronicznej, a jej papierowy oryginał został zniszczony. Dotyczy to również sytuacji, gdy dowody potwierdzające dokonanie danych transakcji są przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, a ich papierowe oryginały także zostały zniszczone.

II. Przepisy dotyczące przechowywania faktur

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Odnosząc się natomiast do treści art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują faktury:

1. w podziale na okresy rozliczeniowe,

2. w sposób zapewniający:

a. łatwe ich odszukanie,

b. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur,

3. od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dostawcy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Ponadto, odnosząc się do treści art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Przepisy ustawy o VAT nie odnoszą się natomiast do sposobu przechowywania dowodów dotyczących faktur w zakresie których podatnik VAT korzysta z prawa do odliczenia podatku naliczonego. Niemniej, powyższe reguły dotyczące faktur, zdaniem Wnioskodawcy, powinny być stosowane również do przechowywania dowodów potwierdzających prawo podatnika VAT do odliczenia.

Mając na uwadze powyższe, przepisy ustawy o VAT nie nakładają zatem na podatników obowiązku przechowywania faktur (oraz dowodów dotyczących faktur) wyłącznie w formie papierowej. Art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT nie wyklucza przechowywania faktur w formie elektronicznej, pod warunkiem, że są one przechowywane - jak to już wyżej zostało wspomniane - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur. A także, takie faktury i dowody dotyczące faktur powinny być przechowywane od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zatem zarówno faktury otrzymane pierwotnie w formie papierowej, jak i dowody dotyczące faktur, mogą być przechowywane w formie innej niż papierowa, pod warunkiem spełnienia wymogów określonych w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT.

III. Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności Faktur Zakupowych i Dokumentów Zakupowych

W opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe w formie papierowej skanuje, a następnie wprowadza do wewnętrznego systemu Spółki, co zapewnia:

•   Autentyczność pochodzenia: Każda Faktura Zakupowa i Dokument Zakupowy jest weryfikowany pod kątem tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Weryfikacja autentyczności następuje na etapie otrzymania Faktury Zakupowej i Dokumentu Zakupowego, przed ich zeskanowaniem. Proces skanowania nie wpływa na autentyczność pochodzenia faktury, gdyż tożsamość dostawcy lub wystawcy jest weryfikowana na podstawie dokumentu papierowego i następnie utrwalana w formie elektronicznej.

•   Integralność treści: Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe są skanowane i zapisywane w nieedytowalnym formacie (np. PDF), który uniemożliwia późniejszą modyfikację treści tych dokumentów. System informatyczny zapewnia ochronę przed nieautoryzowanym dostępem oraz logowanie wszelkich operacji na dokumentach. Treść Faktury Zakupowej i Dokumentu Zakupowego w formie elektronicznej jest wiernym odzwierciedleniem ich treści w formie papierowej - nie są wprowadzane żadne zmiany w treści podczas procesu skanowania.

•   Czytelność: Proces skanowania zapewnia wysoką jakość obrazu (odpowiednią rozdzielczość), co gwarantuje czytelność wszystkich elementów Faktury Zakupowej i Dokumentu Zakupowego w formie elektronicznej. Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe są przechowywane w sposób umożliwiający ich odczyt i wydruk w każdym czasie.

Ponadto, jak zostało wskazane w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, Spółka przechowuje zeskanowane Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe w podziale na okresy rozliczeniowe, od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

Dodatkowo, Wnioskodawca stosuje kontrole biznesowe, tj. procesy, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między zeskanowaną Fakturą Zakupową i Dokumentem Zakupowym a dostawą towarów albo świadczeniem usług. Kontrole biznesowe obejmują porównanie danych z zeskanowaną Fakturą Zakupową i Dokumentem Zakupowym z umową lub zamówieniem, potwierdzenie odbioru towarów lub usług, weryfikację kontrahenta, weryfikację zgodności kwot i stawek VAT oraz autoryzację zeskanowanych Faktur Zakupowych i Dokumentów Zakupowych przez osoby upoważnione.

W świetle powyższego, sposób przechowywania oryginalnie papierowych Faktur Zakupowych i Dokumentów Zakupowych przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej (po zeskanowaniu i zniszczeniu papierowych oryginałów) spełnia wymogi określone w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT.

IV. Prawo do odliczenia VAT a forma przechowywania faktur i dowodów wykonania usług/dostawy towarów

Istotne dla niniejszej sprawy jest zatem jeszcze ustalenie, czy forma przechowywania faktur (papierowa czy elektroniczna), a także dotyczących ich dowodów dostawy towarów lub wykonania usługi, ma wpływ na prawo do odliczenia VAT naliczonego.

Przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa do odliczenia podatku naliczonego od formy, w jakiej podatnik przechowuje dokumenty, które potwierdzają ww. prawo. Art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT stanowi, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, bądź dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi. Przepis ten nie wskazuje natomiast w jakiej formie faktury oraz dotyczące tych faktur dowody mają być przechowywane, aby podatnik mógł skorzystać z prawa do odliczenia.

Co więcej, art. 112a ust. 1 ustawy o VAT dopuszcza przechowywanie faktur w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur. Także pod warunkiem, że są one przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepis ten nie zawiera żadnych ograniczeń dotyczących prawa do odliczenia VAT naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej.

W konsekwencji, zmiana sposobu przechowywania faktur i dowodów wykonania usług/dostawy towarów z formy papierowej na formę elektroniczną (w tym zniszczenie papierowych oryginałów po ich zeskanowaniu) nie wpływa na prawo do odliczenia VAT naliczonego, pod warunkiem że:

• Faktury i dowody w formie elektronicznej spełniają przesłanki z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT (co ma miejsce w przypadku zeskanowanych Faktur Zakupowych i Dokumentów Zakupowych Wnioskodawcy),

• Spełnione są pozostałe przesłanki prawa do odliczenia określone w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz nie występują przesłanki negatywne z art. 88 ustawy o VAT.

V. Stanowisko organów podatkowych

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: „Dyrektor KIS”), w których organ podatkowy konsekwentnie potwierdza, że podatnicy mają prawo do przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej (po zeskanowaniu papierowych oryginałów) i niszczenia ich papierowych oryginałów, bez utraty prawa do odliczenia VAT naliczonego.

W interpretacji indywidualnej z dnia 18 czerwca 2025 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.232.2025.2.EB, Dyrektor KIS stwierdził, że podatnik ma prawo przechowywać faktury wyłącznie w formie elektronicznej i niszczyć papierowe oryginały, jeśli zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur oraz umożliwi dostęp organom podatkowym, co nie pozbawia go prawa do odliczenia podatku VAT.

W interpretacji indywidualnej z dnia 26 lutego 2025 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.940.2024.2.JS, Dyrektor KIS uznał za prawidłowe stanowisko podatnika, zgodnie z którym składowanie dokumentów zeskanowanych, których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona, jest zgodne z przepisami ustawy o VAT, a prawo do odliczenia VAT naliczonego zostaje zachowane przy spełnieniu normatywnych przesłanek odliczenia.

W interpretacji indywidualnej z dnia 29 maja 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.317.2025.1.MPA, Dyrektor KIS potwierdził, że zmiana sposobu przechowywania otrzymanych faktur, tj. przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji, w żaden sposób nie wpłynie na zakres prawa do odliczenia podatku VAT w nich wykazanego w porównaniu do systemu papierowego. Przepisy nie uzależniają bowiem prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa czy elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury.

W interpretacji indywidualnej z dnia 1 czerwca 2022 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.155.2022.2.MAZ, Dyrektor KIS stwierdził, że dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych w formie papierowej dokumentów zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie ich papierowych oryginałów.

Potwierdzają powyższe również interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 17 stycznia 2024 r., sygn. 0111- KDIB3-3.4012.432.2023.2.JSU oraz interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 25 października 2022 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.372.2022.4.MW.

Przywołane interpretacje indywidualne wskazują jednolite stanowisko organów podatkowych, zgodnie z którym zmiana sposobu przechowywania faktur z formy papierowej na formę elektroniczną (po skanowaniu i zniszczeniu papierowych oryginałów) nie wpływa na prawo do odliczenia VAT naliczonego, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur oraz dostępu do nich dla organów podatkowych (co również ma miejsce, zgodnie z opisanym stanem faktycznym/zdarzeniu przyszłym, w przypadku zeskanowanych Faktur Zakupowych i Dokumentów Zakupowych).

Powyższe interpretacje zasadniczo odnoszą się do sposobu przechowywania faktur. Jednakże zdaniem Wnioskodawcy nie ma przeciwwskazań do przechowywania pozostałych dokumentów, w tym dowodów potwierdzających dostawę towarów lub wykonanie usługi, w tożsamy sposób jak faktury.

VI. Cel regulacji dotyczących przechowywania faktur oraz dowodów potwierdzających dostawę towarów/wykonanie usługi

Przepisy dotyczące przechowywania faktur mają na celu zapewnienie organom podatkowym możliwość weryfikacji prawidłowości rozliczeń podatku VAT przez podatników. Kluczowe znaczenie ma sposobność dotarcia do dokumentów źródłowych, w tym faktur dokumentujących daną transakcję oraz dowodów potwierdzających dokonanie danej dostawy towarów lub wykonania usługi.

Forma przechowywania faktur oraz dotyczących ich dowodów (papierowa czy elektroniczna) nie ma znaczenia dla realizacji powyższego celu, o ile zapewniony jest dostęp do faktur, ich czytelność oraz możliwość weryfikacji autentyczności i integralności. Co więcej, przechowywanie faktur w formie elektronicznej może być bardziej efektywne dla organów podatkowych, gdyż umożliwia szybszy dostęp do dokumentów bez konieczności fizycznego dotarcia do archiwum papierowego, a także możliwość wyszukiwania elektronicznego oraz łatwiejsze przetwarzanie danych.

W związku z powyższym, zmiana sposobu przechowywania faktur i związanych z nimi dowodów z formy papierowej na formę elektroniczną (przy zachowaniu powyższych wymogów wskazanych w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT) jest zgodna z celem regulacji dotyczących przechowywania faktur i nie narusza interesów organów podatkowych.

Podsumowując, w ocenie Wnioskodawcy, w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Spółce przysługuje/będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków wynikających z Faktur Zakupowych i Dokumentów Zakupowych otrzymanych w postaci papierowej, które będą przechowywane wyłącznie w postaci elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, w sytuacji gdy papierowe oryginały Faktur Zakupowych oraz Dokumentów Zakupowych zostaną zniszczone.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku dotyczący podatku od towarów i usług (pytanie nr 1 we wniosku) – jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Stosownie do art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”):

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają:

1) odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;

2) eksport towarów;

3) import towarów na terytorium kraju;

4) wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;

5) wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Jak wynika z art. 2 pkt 22 ustawy:

Sprzedaż to odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Jak wskazano w art. 2 pkt 32 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 2 pkt 32a ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Stosownie do art. 7 ust. 1 ustawy:

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (...).

Jak wynika z art. 8 ust. 1 ustawy o VAT:

Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 […].

Zgodnie z do art. 86 ust. 1 ustawy:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 , przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114 , art. 119 ust. 4 , art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Jak stanowi art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

W świetle art. 86 ust. 10 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

W myśl art. 88 ust. 1 i 1a ustawy:

1. Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika:

1) (uchylony)

2) (uchylony)

3) (uchylony)

4) usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a) (uchylona)

b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,

c) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a

5) (uchylony)

1a. Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do wydatków, o których mowa w art. 29a ust. 7 pkt 3 .

Jak wskazano w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 , dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

W świetle art. 106e ust. 1 pkt 1–15 ustawy:

Faktura powinna zawierać:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b, pkt 26 i 27;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 , o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12) stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15) kwotę należności ogółem.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Faktura może nie zawierać, w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Na podstawie art. 106o-106q ustawy o VAT wydane zostało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. (Dz.U. z 2021 r. poz. 1979, ze zm.). W § 3 tego rozporządzenia wymieniono elementy jakie powinna zawierać faktura dokumentująca czynności wskazane w tym przepisie.

Jak stanowi art. 106ga ustawy o VAT:

1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

Stosownie do art. 106gb ust. 1 i 5 ustawy:

1. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

5. Podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:

1) udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub

2) użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Zgodnie z art. 106gc ust. 1 i 5 ustawy:

1. W przypadku faktur elektronicznych podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy w sposób z nim uzgodniony, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

5. Faktury w postaci papierowej wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ustawy o VAT:

1. Krajowy System e-Faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury ustrukturyzowanej.

1a. W przypadku faktury innej niż faktura ustrukturyzowana podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności tej faktury.

2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury, o której mowa w ust. 1a, można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

5. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

3) (uchylony).

Przepis art. 106m ust. 1 ustawy wskazuje jednoznacznie, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury ustrukturyzowanej zapewnia Krajowy System e–Faktur. Natomiast w przypadku faktur innych niż ustrukturyzowanej to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności tej faktury, o czym stanowi art. 106m ust. 1 ustawy.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie co do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z kolei art. 106m ust. 5 ustawy określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod, podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Jak wynika z art. 106na ustawy:

1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

2. (uchylony)

3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 , w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Zgodnie z art. 106nda ust. 1 ustawy:

Podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.

W myśl art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3 , art. 134 ust. 3 , art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Jak wynika z art. 112a ustawy:

1. Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w postaci elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

4. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w postaci elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wskazano w art. 112aa ustawy:

1. Faktury ustrukturyzowane oraz faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1 , art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 , po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

2. Jeżeli okres przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, upłynie przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnik przechowuje faktury, o których mowa w ust. 1, poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych/otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Wątpliwości wyrażone przez Państwa dotyczą ustalenia, czy Wnioskodawcy przysługuje/będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT od wydatków wynikających z Faktur Zakupowych oraz Dokumentów Zakupowych w postaci papierowej, które będą przechowywane wyłącznie w postaci elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, w sytuacji gdy papierowe oryginały Faktur Zakupowych oraz Dokumentów Zakupowych zostaną zniszczone.

Wskazali Państwo, że Wnioskodawca nabywa różnego rodzaju towary i usługi niezbędne do prowadzenia swojej działalności gospodarczej. W przypadku towarów i usług nabywanych od kontrahentów, które podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, Wnioskodawca otrzymuje faktury dokumentujące nabycie tych towarów lub usług z wykazanym podatkiem VAT. Niektóre z Faktur Zakupowych Wnioskodawca otrzymuje wyłącznie w postaci papierowej. Ponadto, Wnioskodawca otrzymuje od kontrahentów oraz gromadzi wewnętrznie dodatkową dokumentację dotyczącą transakcji ujętych w Fakturach Zakupowych i obejmującą m.in. porozumienia, protokoły, dowody dostawy, potwierdzenia odbioru oraz inne dowody, które potwierdzają dokonanie dostawy towarów lub wykonanie usługi przez kontrahentów tzw. Dokumenty Zakupowe. Występują również sytuacje, w których Dokumenty Zakupowe są tworzone lub otrzymywane wyłącznie w postaci papierowej.

Wnioskodawca Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe, które są otrzymywane wyłącznie w postaci papierowej, przechowuje zarówno w postaci oryginalnej (papierowej), jak również w postaci elektronicznej - w takich przypadkach zasadniczo Faktury Zakupowe oraz otrzymane lub gromadzone Dokumenty Zakupowe są skanowane, a następnie wprowadzane do wewnętrznego systemu informatycznego Spółki. Powyższy proces skanowania zapewnia wysoką jakość obrazu (w tym odpowiednią rozdzielczość, czytelność wszystkich elementów dokumentu), zapisanie dokumentu w nieedytowalnym formacie (np. PDF lub innym formacie uniemożliwiającym późniejszą modyfikację treści), a także wierność elektronicznej kopii w stosunku do oryginału papierowego (elektroniczny obraz dokumentu jest dokładnym odzwierciedleniem dokumentu papierowego, bez żadnych zmian w treści).

W systemie informatycznym Spółki natomiast zeskanowany dokument jest powiązany z odpowiednim zdarzeniem gospodarczym, opisany odpowiednimi metadanymi (np. data otrzymania, data wystawienia, kontrahent, kwota, rodzaj transakcji, centrum kosztów itp.) oraz zarchiwizowany w sposób umożliwiający szybkie wyszukiwanie i odczyt w każdym momencie. System informatyczny Wnioskodawcy zapewnia:

• przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe,

• ochronę przed utratą danych (regularne kopie zapasowe),

• ochronę przed nieautoryzowanym dostępem (system uprawnień, logowanie dostępu),

• szybkie udostępnienie dokumentów organom podatkowym (możliwość natychmiastowego wydruku lub przesłania elektronicznego),

• przechowywanie dokumentów przez okres wymagany przepisami prawa.

Wnioskodawca stosuje również kontrole biznesowe, tj. procesy, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między Fakturą Zakupową i Dokumentem Zakupowym w formie zeskanowanej a dostawą towarów albo świadczeniem usług. Kontrole biznesowe obejmują porównanie danych z Fakturą Zakupową i Dokumentem Zakupowym z umową lub zamówieniem, potwierdzenie odbioru towarów lub usług, weryfikację kontrahenta, weryfikację zgodności kwot i stawek VAT oraz autoryzację Faktur Zakupowych i Dokumentów Zakupowych przez osoby upoważnione.

Wnioskodawca planuje wdrożyć system wyłącznie elektronicznej formy przechowywania Faktur Zakupowych i Dokumentów Zakupowych oraz zniszczyć ich papierowe oryginały.

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo natomiast, że:

-   Dokumenty Zakupowe nie stanowią dokumentów zrównanych z fakturami na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 1979; dalej: „Rozporządzenie”).

Dokumenty Zakupowe mają charakter dokumentacji uzupełniającej, dodatkowo potwierdzającej wykonanie dostawy towarów lub świadczenia usług przez kontrahentów, natomiast podstawą rozliczeń podatkowych w zakresie podatku VAT i CIT są przede wszystkim Faktury Zakupowe.

W związku z powyższym, w przypadku, gdy Spółka otrzyma dokument zrównany z fakturą na podstawie przepisów Rozporządzenia, to będzie on stanowił Fakturę Zakupową, a nie Dokument Zakupowy.

-   Przedmiotem wniosku są wyłącznie te Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe, które dotyczą/będą dotyczyły towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

-   Zgodnie z opisem zawartym we wniosku, Spółka korzysta/będzie korzystać z prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych Faktur Zakupowych, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w przypadkach, w których dostawy towarów i usługi dokumentowane Fakturami Zakupowymi są/będą wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych oraz w stosunku do których nie zachodzą/nie będą zachodzić przesłanki wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe, które dotyczą towarów i usług wykorzystywanych do czynności zwolnionych lub niepodlegających opodatkowaniu, nie są przedmiotem niniejszego wniosku.

-   Zakupione towary i usługi udokumentowane Fakturami Zakupowymi i Dokumentami Zakupowymi, które są przedmiotem wniosku w zakresie podatku VAT, nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.

Zgodnie z opisem zawartym we wniosku, Spółka korzysta/będzie korzystać z prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych Faktur Zakupowych w przypadkach, w których nie zachodzą/nie będą zachodzić przesłanki wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Przedmiotem wniosku w zakresie podatku VAT są zatem wyłącznie te Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe, w stosunku do których nie występują/nie będą występować przesłanki negatywne wykluczające prawo do odliczenia określone w art. 88 ustawy o VAT.

-   Spółka umożliwia i będzie umożliwiać naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT.

System informatyczny Spółki zapewnia możliwość szybkiego udostępnienia dokumentów organom podatkowym poprzez możliwość natychmiastowego wydruku lub przesłania elektronicznego.

Na żądanie organów podatkowych Spółka udostępni dokumenty przechowywane w formie elektronicznej poprzez przesłanie elektroniczne dokumentów lub udostępnienie do wglądu w siedzibie Spółki, z możliwością wydruku.

-   Dokumenty przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej są i będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

-   Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe są obecnie przechowywane na terytorium kraju.

Jednocześnie Spółka nie wyklucza, że w przyszłości ww. dokumenty mogą być przechowywane poza terytorium Polski. W takim przypadku będą one przechowywane w sposób zapewniający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp do tych faktur za pomocą środków elektronicznych, w tym dostęp on-line, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Niezależnie od miejsca przechowywania dokumentów, Spółka zapewni spełnienie wszystkich wymogów dotyczących przechowywania i udostępniania dokumentacji, w szczególności w zakresie ich dostępności dla organów podatkowych.

Wszystkie otrzymane przez Spółkę Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe w wersji papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, w pierwszej kolejności należy wskazać, że definiując w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego pojęcie Dokumenty Zakupowe, Wnioskodawca wskazał, że są to porozumienia, protokoły, dowody dostawy towarów, potwierdzenia realizacji usług, inne dokumenty potwierdzające dokonanie dostawy towarów lub wykonanie usługi przez kontrahentów. Natomiast w uzupełnieniu wniosku Spółka podała, że Dokumenty Zakupowe nie stanowią dokumentów zrównanych z fakturami na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur.

Odnosząc się do archiwizacji i przechowywania w formie elektronicznej Dokumentów Zakupowych, które nie są zrównane z fakturami, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Zatem w opisanym przypadku należy przeanalizować, czy sposób przechowywania Faktur Zakupowych, jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.

Należy wskazać, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury.

Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).

Przedstawiony opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego oraz informacje podane przez państwa w uzupełnieniu wniosku wskazują, że Wnioskodawca wypełni, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych Faktur Zakupowych. Spółka wypełni również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności Faktur Zakupowych, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, a ich papierowe oryginały będą niszczone.

Przechodząc do kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego należy wskazać, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie faktur jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT, w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika faktur oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w związku z nabywanymi towarami i usługami.

W opisanym we wniosku stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca wskazał, że jest czynnym podatnikiem VAT. Faktury Zakupowe dokumentują zakup towarów i usług. Przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej – otrzymanych oryginalnie w formie papierowej – w ramach przedstawionej w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne z przepisami ustawy. Przy tym fakt przechowywania tych dokumentów w formie elektronicznej (zgodnie z uregulowaniami zawartymi w ustawie) pozostaje bez wpływu na prawa Spółki wynikające z przepisów ustawy o VAT, tj. prawa w zakresie odliczenia podatku naliczonego. Również okoliczność zniszczenia przez Spółkę faktur otrzymanych w wersji papierowej nie ma wpływu na prawo do odliczenia podatku. Możliwość obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy, będzie uzależniona od faktu, czy nabywane towary i usługi były wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Przy czym istotne jest, aby te faktury, nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie. Wówczas Wnioskodawca, przechowując Faktury Zakupowe w formie elektronicznej, będzie miał prawo do odliczenia podatku naliczonego.

W tym zakresie stanowisko Spółki w odniesieniu do zadanego pytania należy uznać za prawidłowe.

Natomiast w sytuacji, gdy - jak wykazano wyżej - Dokumenty Zakupowe nie stanowią faktur oraz innych dokumentów spełniających definicję faktury, a kwota podatku naliczonego nie została określona w oparciu o dokumenty wynikające z regulacji art. 86 ust. 2 ustawy, w takim wypadku Wnioskodawca nie będzie miał prawa do odliczenia podatku naliczonego. W tym zakresie stanowisko Spółki w odniesieniu do zadanego pytania należy uznać za nieprawidłowe.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie zadanego pytania oceniane całościowo w odniesieniu do wszystkich rodzajów Dokumentów (Faktur Zakupowych oraz Dokumentów Zakupowych), należy uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

W zakresie objętym we wniosku pytaniem nr 2, dotyczącym podatku dochodowego od osób prawnych, wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zadanych pytań) Wnioskodawcy, w odniesieniu do opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Zauważyć bowiem należy, że to wyłącznie Wnioskodawca, w treści składanego wniosku, kształtuje jego zakres przedmiotowy. Zatem kwestie, które nie zostały objęte pytaniami wskazanymi we wniosku, nie mogą być rozpatrzone – zgodnie z art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622, ze zm.; dalej jako: „Ordynacja podatkowa”).

Odnosząc się do faktu, że na poparcie własnej argumentacji Wnioskodawca powołał się na funkcjonujące w obrocie prawnym interpretacje indywidualne, Organ pragnie zauważyć, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i odnoszą się wyłącznie do okoliczności przedstawionych w inicjujących te sprawy wnioskach. Podkreślenia w tym miejscu bowiem wymaga, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podmiotów w wyniku rozstrzygnięć, dotyczących konkretnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych. Interpretacje indywidualne nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego, co oznacza, że należy je traktować indywidualnie (por. prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 27 marca 2015 r., sygn. akt III SA/Łd 109/15).

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-    Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb Ordynacji podatkowej. Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-    Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

-   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143, ze zm.; dalej jako: „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.