Interpretacja 0111-KDIB3-3.4012.364.2025.1.MW

Interpretacja indywidualna
- stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek z 4 czerwca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczący możliwości zastosowania na podstawie posiadanych dokumentów stawki 0% VAT właściwej dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, wpłynął 4 czerwca 2025 r. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

(…) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) z siedzibą w (…) jest polskim producentem części i akcesoriów wykorzystywanych do produkcji pojazdów. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”), zarejestrowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych w Polsce (podatnik VAT UE).

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka współpracuje z podatnikami posiadającymi siedzibę w innych krajach Unii Europejskiej (dalej: „UE”), zarejestrowanymi do celów rozliczania podatku od wartości dodanej (dalej: „Kontrahenci”). Spółka dokonuje wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (dalej: „WDT”), o których mowa w art. 13 ust. 1 ustawy o VAT. Transakcje te dokonywane są z Kontrahentami, którzy posiadają właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych i podali go Spółce.

W każdym z niżej opisanych przypadków będących przedmiotem wniosku, miejscem rozpoczęcia transportu towarów są magazyny Spółki zlokalizowane na terytorium Polski, a miejscem ich przeznaczenia i zakończenia transportu towarów jest terytorium innego państwa członkowskiego UE. Podmiotami odpowiedzialnymi za organizację transportu są zarówno Kontrahenci, jak i Spółka. Towary są i będą transportowane za pośrednictwem spedytorów (przewoźników lub kurierów).

W niektórych przypadkach towar będący przedmiotem dostawy jest transportowany do centrum logistycznego podmiotu trzeciego, który działa na rzecz kontrahenta (dalej: „Magazyn”). Niemniej, w każdym z przypadków będących przedmiotem wniosku miejscem rozpoczęcia transportu towarów jest terytorium Polski, a miejscem ich przeznaczenia (tj. zakończenia transportu) jest terytorium innego państwa członkowskiego UE.

Informacje o dokonywanych WDT Spółka co do zasady wykazuje prawidłowo i terminowo w wysyłanych informacjach podsumowujących VAT-UE. Ewentualne nieprawidłowości w tym zakresie są i będą należycie wyjaśniane właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego na piśmie (w trybie art. 42 ust. 1a ustawy o VAT).

Spółka w celu zastosowania 0% stawki VAT z tytułu WDT, gromadzi/będzie gromadzić dokumenty potwierdzające, że towary zostały wywiezione z terytorium Polski i dostarczone do odbiorcy na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium Polski.

Spółki [winno być Spółka - przypis Organu], dokumenty uprawniające do zastosowania stawki VAT 0% z tytułu WDT gromadzi/ będzie gromadziła w formie papierowej oraz w formie elektronicznej (skan dokumentu).

Dodatkowo, Spółka pragnie zaznaczyć, iż w wielu przypadkach otrzymuje dokumenty potwierdzające dokonaną dostawę - zawierające m.in. podpis odbiorcy, datę i miejsce doręczenia przesyłki - które są automatycznie lub ręcznie wgrywane przez przewoźników do systemu informatycznego służącego do zarządzania/kontrolą transportu, z którego korzysta Spółka. System ten umożliwia jednoznaczną identyfikację dokumentów z konkretną dostawą (na podstawie numeru zlecenia, daty wysyłki, danych odbiorcy, faktury itp.), a same dokumenty mogą być archiwizowane w formacie PDF lub graficznym.

Przedmiotem wniosku jest potwierdzenie prawidłowości stanowiska Spółki, zgodnie z którym gromadzone przez Spółkę warianty dokumentacji uprawniają lub będą uprawniać Spółkę do stosowania stawki VAT 0% przy WDT.

Warianty gromadzonej dokumentacji

U Spółki występują i mogą wystąpić w przyszłości następujące warianty dokumentowania WDT:

Wariant I

Spółka jest/będzie w posiadaniu następujących dokumentów:

- faktura (lub jej kopia) dokumentująca dokonaną dostawę, zawierająca specyfikację poszczególnych sztuk ładunku;

- międzynarodowy list przewozowy CMR (lub jego kopia) sporządzony przez Spółkę lub przewoźnika, z podpisem nadawcy, przewoźnika i odbiorcy towaru (ew. przedstawiciela Magazynu).

Wariant II

Spółka jest/będzie w posiadaniu następujących dokumentów:

- faktura (lub jej kopia) dokumentująca dokonaną dostawę, zawierająca specyfikację poszczególnych sztuk ładunku.

W tym wariancie Spółka nie posiada/nie będzie posiadała dokumentu wskazanego w Wariancie I lub też posiada go/będzie posiadała, ale nie jest/nie będzie on podpisany przed odbiorcę towaru. W związku z tym Spółka gromadzi/zamierza gromadzić dodatkową dokumentację potwierdzającą dokonanie WDT w postaci potwierdzenia odbioru towarów otrzymywanego od Kontrahenta. Potwierdzenie to może być złożone w formie:

- oświadczenia, zawierającego m.in. numery faktur i daty ich wystawienia oraz wartość i/lub numery dokumentów przewozowych (np. Delivery Note) podpisane przez odbiorcę towaru jako potwierdzenie dostarczenia towarów do innego kraju UE. Spółka przesyła Kontrahentowi wiadomość e-mail z oświadczeniem zawierającym szczegóły danych dostaw, a Kontrahent odsyła odpowiedź mailową zawierającą podpisane oświadczenie, potwierdzając tym samym, że dostawy te zostały otrzymane. Potwierdzenie to może być zawarte w treści wiadomości e-mail lub stanowić załącznik do takiej wiadomości.

Wariant III

Spółka jest/będzie w posiadaniu następujących dokumentów:

- faktura (lub jej kopia) dokumentująca dokonaną dostawę, zawierająca specyfikację poszczególnych sztuk ładunku.

W tym wariancie Spółka nie posiada/nie będzie posiadała dokumentu wskazanego w Wariancie I lub też posiada go/będzie posiadała, ale nie jest/nie będzie on podpisany przez odbiorcę towaru. W związku z tym Spółka gromadzi/zamierza gromadzić dodatkową dokumentację potwierdzającą dokonanie WDT w postaci potwierdzenia odbioru towarów otrzymywanego od Kontrahenta. Potwierdzenie to może być złożone w formie:

- dokumentu transportowego, np. Delivery Note który zawiera m.in. adres dostawy, ilość sztuk towaru oraz podpis odbiorcy towaru jako potwierdzenie dostarczenie towaru do innego kraju UE. Do przedmiotowego dokumentu jest/będzie dołączony dokument (tzw. Packing List) zawierający specyfikację dostarczonych towarów, m.in. numer zamówienia, opis/kod towaru, jego ilość/waga oraz miejsce dostawy, o ile informacje takie nie znajdują/ nie będą się znajdowały na dokumencie transportowym.

Wariant IV

Spółka jest/będzie w posiadaniu następujących dokumentów:

- faktura (lub jej kopia) dokumentująca dokonaną dostawę, zawierająca specyfikację poszczególnych sztuk ładunku;

W tym wariancie Spółka nie posiada/nie będzie posiadała dokumentu wskazanego w Wariancie I lub też posiada go/będzie posiadała, ale nie jest/nie będzie on podpisany przez odbiorcę towaru. W związku z tym Spółka gromadzi/zamierza gromadzić dodatkową dokumentację potwierdzającą dokonanie WDT w postaci:

- zrzutu ekranu z systemu finansowo-księgowego/magazynowego lub przez portal Kontrahenta, do którego dostęp ma/będzie mieć zarówno Spółka, jak i Kontrahent. Zgodnie z zasadami funkcjonowania tego systemu, po przyjęciu towaru będącego przedmiotem danej dostawy w swoim magazynie, Kontrahent wprowadza/ wprowadzi dane dotyczące danej dostawy do systemu. Dane znajdujące się w systemie pozwalają/będą pozwalały na jednoznaczną identyfikację danych dostaw, tj. będą to np. numery dokumentów towarzyszących dostawie znajdujące się również na fakturach. Po wprowadzeniu przez Kontrahenta do systemu informatycznego danych danej dostawy, Spółka jest/będzie w stanie wyszukać tę dostawę w systemie oraz potwierdzić jej wywóz z terytorium kraju oraz dostarczenie do Kontrahenta na terytorium innego państwa członkowskiego UE.

Wariant V

U Spółki może wystąpić w przyszłości następujący wariant dokumentowania WDT:

- faktura (lub jej kopia) dokumentująca dokonaną dostawę, zawierająca specyfikację poszczególnych sztuk ładunku;

- zbiorcze zestawienie faktur dokumentujących dostawy dokonane na rzecz Kontrahenta w danym okresie - zestawienie to będzie przesyłane Kontrahentowi drogą elektroniczną po zakończeniu okresu, którego dotyczy, z prośbą o potwierdzenie dokonania (otrzymania) dostaw. Zgodnie z informacją, która będzie zawarta w przedmiotowym zestawieniu, w przypadku braku dokonania potwierdzenia w wyznaczonym terminie (np. do 10. dnia miesiąca następującego po okresie, którego dotyczy przesłane zestawienie), Spółka będzie uznawała, że towary zostały dostarczone do danego miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego UE innego niż Polska. Ponadto, w przypadku niepowodzenia dostarczenia wiadomości ze zbiorczym zestawieniem faktur dokumentujących dostawy na rzecz Kontrahenta Spółka będzie otrzymywała informację zwrotną wysyłaną automatycznie (tzw. powiadomienie lub zwrotka). Spółka będzie archiwizować wysłaną wiadomość elektroniczną zawierającą informację o zbiorczym zestawieniu wysłanym do Kontrahenta oraz otrzymaną od Kontrahenta odpowiedź, jeśli Kontrahent do wskazanego terminu potwierdzi, że towary ujęte w zestawieniu zostały do niego dostarczone. Możliwa będzie zatem sytuacja, w której wiadomość zostanie dostarczona do Kontrahenta (Spółka nie otrzyma automatycznej informacji zwrotnej o niepowodzeniu dostarczenia wiadomości), Kontrahent nie zgłosi zastrzeżeń do otrzymanego zestawienia i tym samym nie odeśle do Spółki potwierdzenia w tym zakresie.

Wariant VI

Spółka jest/będzie w posiadaniu następujących dokumentów:

- faktura (lub jej kopia) dokumentująca dokonaną dostawę, zawierająca specyfikację poszczególnych sztuk ładunku;

- potwierdzenia otrzymania zapłaty przez Kontrahenta za dostarczony towar - w formie informacji z systemu bankowego z którego korzysta Spółka, lub w formie odrębnego dokumentu przesłanego przez Kontrahenta.

W kontekście tego wariantu należy dodać, że terminy płatności są każdorazowo ustalane z Kontrahentami przed rozpoczęciem współpracy, a płatność za towar dokonywana jest zasadniczo po otrzymaniu towaru przez Kontrahenta. Szczegółowe warunki dotyczące płatności wynikają z ustaleń dokonanych pomiędzy Spółką z wybranym Kontrahentem. Ustalenia te mogę mieć formę m.in. umowy handlowej, zamówienia bądź korespondencji handlowej dotyczącej danej dostawy. Dokonanie płatności Spółka utożsamia z akceptacją dokonanej dostawy przez Kontrahenta. Dodatkowo, Spółka jest w stanie powiązać daną płatność z konkretną dostawą w oparciu o dane zawarte na potwierdzeniu płatności, kwotę płatności, datę płatności lub ew. dodatkową korespondencję handlową, w której Kontrahent wskazuje zakres dostaw objętych poszczególnymi płatnościami (np. w wypadku płatności zbiorczych za szereg dostaw).

Spółka zaznacza również, że we wszystkich przedstawionych powyżej wariantach (I-VI) dokumenty mogą być otrzymywane pocztą tradycyjną lub drogą elektroniczną (np. w formie skanów) bądź wgrywane na platformę internetową służącą monitorowaniu transportu towarów.

Pytania

1. Czy dostawy udokumentowane przy pomocy dokumentów, opisanych w Wariancie I powyżej w świetle art. 42 ust. 1 w zw. z art. 42 ust. 3 oraz ust. 11 ustawy o VAT są/powinny być opodatkowane 0% stawką VAT (stan faktyczny i zdarzenie przyszłe)?

2. Czy dostawy udokumentowane przy pomocy dokumentów opisanych w Wariancie II powyżej w świetle art. 42 ust. 1 w zw. z art. 42 ust. 3 oraz ust. 11 ustawy o VAT są/powinny być opodatkowane 0% stawką VAT (stan faktyczny i zdarzenie przyszłe)?

3. Czy dostawy udokumentowane przy pomocy dokumentów opisanych w Wariancie III powyżej w świetle art. 42 ust. 1 w zw. z art. 42 ust. 3 oraz ust. 11 ustawy o VAT są/powinny być opodatkowane 0% stawką VAT (stan faktyczny i zdarzenie przyszłe)?

4. Czy dostawy udokumentowane przy pomocy dokumentów opisanych w Wariancie IV powyżej w świetle art. 42 ust. 1 w zw. z art. 42 ust. 3 oraz ust. 11 ustawy o VAT są/powinny być opodatkowane 0% stawką VAT (stan faktyczny i zdarzenie przyszłe)?

5. Czy dostawy udokumentowane przy pomocy dokumentów opisanych w Wariancie V powyżej w świetle art. 42 ust. 1 w zw. z art. 42 ust. 3 oraz ust. 11 ustawy o VAT powinny być opodatkowane 0% stawką VAT (zdarzenie przyszłe)?

6. Czy dostawy udokumentowane przy pomocy dokumentów opisanych w Wariancie VI powyżej w świetle art. 42 ust. 1 w zw. z art. 42 ust. 3 oraz ust. 11 ustawy o VAT są/powinny być opodatkowane 0% stawką VAT (stan faktyczny i zdarzenie przyszłe)?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Spółki:

1. Dostawy udokumentowane przy pomocy dokumentów opisanych w Wariancie I powyżej w świetle art. 42 ust. 1 w zw. z art. 42 ust. 3 oraz ust. 11 ustawy o VAT są/powinny być opodatkowane 0% stawką VAT.

2. Dostawy udokumentowane przy pomocy dokumentów opisanych w Wariancie II powyżej w świetle art. 42 ust. 1 w zw. z art. 42 ust. 3 oraz ust. 11 ustawy o VAT są/powinny być opodatkowane 0% stawką VAT.

3. Dostawy udokumentowane przy pomocy dokumentów opisanych w Wariancie III powyżej w świetle art. 42 ust. 1 w zw. z art. 42 ust. 3 oraz ust. 11 ustawy o VAT są/powinny być opodatkowane 0% stawką VAT.

4. Dostawy udokumentowane przy pomocy dokumentów opisanych w Wariancie IV powyżej w świetle art. 42 ust. 1 w zw. z art. 42 ust. 3 oraz ust. 11 ustawy o VAT są/powinny być opodatkowane 0% stawką VAT.

5. Dostawy udokumentowane przy pomocy dokumentów opisanych w Wariancie V powyżej w świetle art. 42 ust. 1 w zw. z art. 42 ust. 3 oraz ust. 11 ustawy o VAT powinny być opodatkowane 0% stawką VAT.

6. Dostawy udokumentowane przy pomocy dokumentów opisanych w Wariancie VI powyżej w świetle art. 42 ust. 1 w zw. z art. 42 ust. 3 oraz ust. 11 ustawy o VAT są/powinny być opodatkowane 0% stawką VAT.

Uzasadnienie stanowiska Spółki

1. Uwagi Ogólne

Warunki zastosowania stawki 0% VAT dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów

Spółka pragnie wskazać, iż transakcje WDT zasadniczo podlegają opodatkowaniu według 0% stawki VAT.

Zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o VAT, aby podatnik był uprawniony do zastosowania 0% VAT, muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki tj.: (...)

1) podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca podał podatnikowi;

2) podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;

3) podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

Należy przy tym zaznaczyć, iż stosowanie 0% stawki VAT z tytułu WDT nie powinno być postrzegane jako wyjątek od zasady, lecz jako zasada, od której wyjątkiem jest stosowanie stawki krajowej. Jak bowiem zauważył Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 16 stycznia 2012 r.
(sygn. III SA/Wa 1220/11) „dokonanie dostaw skutkować powinno stawką podatkową 0%, która - wbrew stanowisku Organów - w ramach WDT nie jest żadną stawką preferencyjną, lecz jedyną i podstawową”.

Jak wskazano w opisie stanowiska, zarówno warunek wskazany w pkt 1 jak i warunek wskazany w pkt 3 zacytowanego powyżej przepisu, są i będą przez Spółkę spełnione. Spółka dokonuje bowiem dostaw na rzecz Kontrahentów posiadających właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych (nadany przez właściwe państwo członkowskie; ta przesłanka jest każdorazowo weryfikowana przez Spółkę), a także jest zarejestrowana jako podatnik VAT UE.

Spółka spełnia i będzie spełniać również warunek, o którym mowa w dodanym z dniem 1 lipca 2020 r. do ustawy o VAT art. 42 ust. 1a, tj. składa i będzie składać prawidłowo i terminowo informacje podsumowujące VAT-UE. Ewentualne nieprawidłowości w tym zakresie są i będą należycie wyjaśniane właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego na piśmie (w trybie art. 42 ust. 1a ustawy o VAT).

Tym samym, warunkiem jaki powinien podlegać analizie w celu stwierdzenia czy Spółce przysługuje prawo do zastosowania 0% stawki VAT w przypadku realizowanych dostaw, jest ten, dotyczący posiadania dokumentacji potwierdzającej, że towary zostały wywiezione z terytorium Polski i dostarczone do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego (stosownie do treści art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT).

Dowody dokumentujące wywóz towarów z terytorium kraju i dostarczenie ich na terytorium innego kraju członkowskiego

Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, wskazanymi powyżej dowodami, są:

1) dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju - w przypadku, gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),

2) specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku,

- jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem WDT.

Spółka zaznacza, że zgodnie z dominującym w orzecznictwie podejściem, posiadanie specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku w postaci odrębnego od faktury dokumentu nie jest konieczne do zastosowania stawki 0% VAT z tytułu WDT. Jeżeli na fakturze wskazano dane, które powinna zawierać specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku (m.in. nazwa i ilość towarów), to faktura taka stanowi w istocie również specyfikację poszczególnych sztuk ładunku. Przedstawioną tezę potwierdził, przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 9 czerwca 2014 r., znak: ILPP4/443-117/14-2/BA, w której organ wskazał, że „w związku z tym, że faktura jaką Spółka posiada w swojej dokumentacji zawiera treść wypełniającą znamiona specyfikacji, to dokument, o którym mowa w art. 42 ust. 3 pkt 3 ustawy (specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku) nie musi być przez nią sporządzony oddzielnie”.

Ponadto, zgodnie z treścią przepisu art. 42 ust. 11 ustawy o VAT w przypadku, gdy dokumenty wymienione w ust. 3 nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

1) korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie,

2) dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu,

3) dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku - inny dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania,

4) dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Jednocześnie, Spółka podkreśla, iż wymieniony powyżej katalog tzw. dokumentów pomocniczych ma charakter otwarty, co oznacza, iż podatnik ma prawo potwierdzać fakt dokonania dostawy na rzecz podatnika w innym państwie członkowskim również innymi niż wymienione w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT dokumentami.

Jak wskazują bowiem przedstawiciele doktryny prawa podatkowego, w celu udokumentowania WDT podatnik może posłużyć się zupełnie dowolnymi dokumentami. Takie stanowisko zostało również potwierdzone w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego (dalej: „NSA”), w uchwale wydanej przez poszerzony skład siedmiu sędziów, z dnia 11 października 2010 r., sygn. akt I FPS 1/10, w której stwierdzono m.in., że przepisy wskazane w art. 42 powinny być stosowane z uwzględnieniem normy określonej w art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.), w świetle której „jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem”. Co więcej, NSA wskazał wyraźnie, iż dowody określone w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT nie mają charakteru bezwzględnie obligatoryjnych. Dlatego też w przypadku, gdy podatnik nie dysponuje kompletem dokumentów wskazanych w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, bądź posiadane dokumenty zawierają pewne braki formalne, może on posłużyć się innymi dowodami potwierdzającymi dokonanie dostawy wewnątrzwspólnotowej.

W tej samej uchwale stwierdzono także, że „dla zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów wystarczającym jest, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, uzupełnione dokumentami wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy lub innymi dowodami w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, z późn. zm.), o ile łącznie potwierdzają fakt wywiezienia i dostarczenia towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju”.

W związku z powyższym Spółka stoi na stanowisku, że dla zastosowania stawki 0% VAT z tytułu WDT nie jest konieczne posiadanie wszystkich dokumentów wymienionych w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, a jedynie posiadanie jednego z dowodów wskazanych w tym przepisie razem z innymi dokumentami wymienionymi w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT (bądź też innymi dowodami, niewymienionymi w tym przepisie), które łącznie, jednoznacznie potwierdzają dostawę towarów do ostatecznego nabywcy na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego.

Dokumenty otrzymywane drogą elektroniczną

W opinii Spółki, przepisy art. 42 ust. 3 i ust. 11 ustawy o VAT nie zawierają wymogu, by dokumentacja potwierdzająca dokonanie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów gromadzona była wyłącznie w formie papierowej. Tym samym, zdaniem Spółki dopuszczalne jest, aby niektóre dokumenty przyjęły formę elektroniczną, bądź też były przesłane w formie elektronicznej (skan dokumentu). Dodatkowo, Spółka pragnie zaznaczyć, iż w wielu przypadkach otrzymuje dokumenty potwierdzające dokonaną dostawę - zawierające m.in. podpis odbiorcy, datę i miejsce doręczenia przesyłki - które są automatycznie lub ręcznie wgrywane przez przewoźników do systemu informatycznego służącego do zarządzania/kontrolą transportu, z którego korzysta Spółka. System ten umożliwia jednoznaczną identyfikację dokumentów z konkretną dostawą (na podstawie numeru zlecenia, daty wysyłki, danych odbiorcy, faktury itp.), a same dokumenty mogą być archiwizowane w formacie PDF lub graficznym.

W opinii Spółki, taka forma dokumentacji elektronicznej, zgodnie z przywołanym orzecznictwem i stanowiskiem organów podatkowych, spełnia wymogi dokumentów potwierdzających dokonanie WDT, o których mowa w art. 42 ust. 3 oraz ust. 11 ustawy o VAT. Tym samym, Spółka stoi na stanowisku, że otrzymywane tą drogą dokumenty POD również uprawniają ją do zastosowania stawki 0% VAT.

Spółka pragnie zwrócić uwagę, iż do takiego wniosku prowadzi m.in. analiza wyroku WSA w Warszawie z dnia 12 lutego 2009 r. (sygn. akt III SA/Wa 1909/08), w którym Sąd stwierdził, iż: „z przywołanych przepisów nie wynika wymóg, aby dokumenty potwierdzające wewnątrzwspólnotowy charakter transakcji miały formę papierową. Biorąc pod uwagę, że nigdzie nie stanowi się o formie dokumentów, zasadniczo dopuszczalna będzie każda forma, byle uprawdopodobniona była autentyczność tych dokumentów. Zgodzić się zatem należy z twierdzeniem, że dowodem może być także dokument w formie elektronicznej lub przesłany faksem”.

Powyżej wskazane podejście prezentowane jest również przez organy podatkowe.

Przykładowo:

- Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 4 stycznia 2023 r., znak: 0114-KDIP1-2.4012.480.2022.2.RST, stwierdził, że: „Przepisy ustawy nie uzależniają zastosowania dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów stawki podatku w wysokości 0% od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona. (...) Dokumenty zeskanowane przez Spółkę i przechowywane tylko w postaci elektronicznej nadal będą stanowiły dowody dokonania dostaw wewnątrzwspólnotowych, które zgodnie z art. 43 ust. 3 i ust. 11 ustawy upoważniają Spółkę do zastosowania stawki 0% dla zrealizowanych dostaw. CMR lub inne dokumenty potwierdzające wywóz towarów gromadzone i przechowywane w formie elektronicznej, będą dokumentami, o których mowa w art. 42 ust. 3 i art. 42 ust. 11 ustawy”.

- Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 12 listopada 2020 r., znak: 0114-KDIP1-1.4012.480.2020.1.IZ podkreślił, że: „Należy wskazać, że przepisy ustawy nie uzależniają zastosowania stawki 0% od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona. W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentowi sporządzonemu i przesłanemu w formie elektronicznej. Jeżeli zatem jest to dokument udostępniony w formie elektronicznej, e-mail, ksero, skan lub faks dokumentu, niebudzący wątpliwości co do jego autentyczności, może on stanowić dowód, o którym mowa w powołanych przepisach ustawy”.

- Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 1 sierpnia 2019 r., znak: 0112-KDIL1-3.4012.293.2019.2.PR stwierdził, że „Przepisy ustawy nie uzależniają zastosowania dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów stawki podatku w wysokości 0% od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona. (...) dokumenty przewozowe (listy przewozowe CMR) gromadzone i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej bez jednoczesnego przechowywania ich w formie papierowej będą miały moc dowodową dokumentów, o których mowa w art. 42 ust. 3 pkt 1 ustawy”.

- Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 2 lutego 2018 r., znak: 0112-KDIL1-3.4012.614.2017.3.IT stwierdził, że „Dla zastosowania stawki w wysokości 0% dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów nie jest konieczne zatem posiadanie oryginałów dokumentów w formie papierowej, wystarczy ich wersja elektroniczna. Jeżeli są to dokumenty przesyłane w formie elektronicznej, niebudzące wątpliwości co do ich autentyczności, mogą one stanowić dowody (dokumenty) potwierdzające, że towary będące przedmiotem danej wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały dostarczone na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju”.

Mając na względzie powyższe uwagi, w ocenie Spółki otrzymywane drogą elektroniczną bądź też przesyłane w formie elektronicznej będą stanowić dowody, o których mowa w art. 42 ust. 3 oraz ust. 11 ustawy o VAT.

2. Analiza dokumentacji posiadanej przez Spółkę

Dokumentacja gromadzona przez Spółkę - uwagi ogólne

Jak wynika z przedstawionych przez Spółkę wariantów dokumentacji WDT, Spółka posiada/będzie posiadała:

- fakturę (lub jej kopię) dokumentującą dokonaną WDT, zawierającą specyfikację poszczególnych sztuk ładunku;

- w niektórych przypadkach także międzynarodowy list przewozowy CMR (lub jego kopię) z podpisem nadawcy, przewoźnika oraz odbiorcy towaru. W niektórych przypadkach dokument ten nie będzie jednak zawierać podpisu odbiorcy towaru.

Ponadto, w przypadkach, gdy Spółka takim CMR nie dysponuje/nie będzie dysponować (lub dokument ten nie zawiera wszystkich podpisów), gromadzi i zamierza gromadzić dodatkową dokumentację potwierdzającą wywóz i dostawę towarów na terytorium innego państwa członkowskiego - zarówno dowody wymienione wprost w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, jak i takie które nie są niewymienione wprost w przepisach - w zależności od danego wariantu opisanego powyżej - takie jak:

- oświadczenia, zawierającego m.in. numery faktur i daty ich wystawienia oraz wartość i/lub numery dokumentów przewozowych (np. Delivery Note) podpisane przez odbiorcę towaru jako potwierdzenie dostarczenia towarów do innego kraju UE.

Spółka przesyła Kontrahentowi wiadomość e-mail z oświadczeniem zawierającym szczegóły danych dostaw, a Kontrahent odsyła odpowiedź mailową zawierającą podpisane oświadczenie, potwierdzając tym samym, że dostawy te zostały otrzymane. Potwierdzenie to może być zawarte w treści wiadomości e-mail lub stanowić załącznik do takiej wiadomości.

- dokumentu transportowego, np. Delivery Note który zawiera m.in. adres dostawy, ilość sztuk towaru oraz podpis odbiorcy towaru jako potwierdzenie dostarczenie towaru do innego kraju UE. Do przedmiotowego dokumentu jest/ będzie dołączony dokument (tzw. Packing List) zawierający specyfikację dostarczonych towarów, m.in. numer zamówienia, opis/kod towaru, jego ilość/waga oraz miejsce dostawy, o ile informacje takie nie znajdują/ nie będą się znajdowały na dokumencie transportowym.

- zrzutu ekranu z systemu finansowo-księgowego/magazynowego lub przez portal Kontrahenta, do którego dostęp ma/będzie mieć zarówno Spółka, jak i Kontrahent. Zgodnie z zasadami funkcjonowania tego systemu, po przyjęciu towaru będącego przedmiotem danej dostawy w swoim magazynie, Kontrahent wprowadza/ wprowadzi dane dotyczące danej dostawy do systemu. Dane znajdujące się w systemie pozwalają/będą pozwalały na jednoznaczną identyfikację danych dostaw, tj. będą to np. numery dokumentów towarzyszących dostawie znajdujące się również na fakturach. Po wprowadzeniu przez Kontrahenta do systemu informatycznego danych danej dostawy, Spółka jest/będzie w stanie wyszukać tę dostawę w systemie oraz potwierdzić jej wywóz z terytorium kraju oraz dostarczenie do Kontrahenta na terytorium innego państwa członkowskiego UE

- zbiorcze zestawieniem faktur dokumentujących dostawy dokonane na rzecz Kontrahenta w danym okresie - zestawienie to będzie przesyłane Kontrahentowi drogą elekt

W ocenie Spółki, posiadane przez nią dokumenty, w przypadku każdego z przedstawionych Wariantów, potwierdzają / będą potwierdzać jednoznacznie dokonanie dostawy towarów do nabywcy na terytorium innego państwa UE.

Mając natomiast na uwadze przywołaną powyżej uchwałę NSA z dnia 11 października 2010 r., sygn. I FPS 1/10, Spółka stoi na stanowisku, że dla zastosowania stawki 0% VAT w przypadku WDT nie jest konieczne posiadanie wszystkich dokumentów wymienionych w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, a jedynie posiadanie jednego z dowodów wskazanych w tym przepisie (np. specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku) razem z innymi dokumentami (mogą to być dokumenty wymienione w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT lub też inne dowody), które łącznie, jednoznacznie potwierdzają dostawę towarów do nabywcy na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego.

Wobec powyższego, Spółka pragnie podkreślić, że w jej opinii, w niektórych z przedstawionych wariantów, brak podpisanego przez odbiorcę listu przewozowego, o którym mowa w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, nie pozbawia Spółki prawa do zastosowania 0% stawki VAT. Dotyczy to sytuacji, gdy Spółka dysponuje inną, dodatkową dokumentacją, która łącznie jednoznacznie potwierdza dostawę towarów do Kontrahenta na terytorium innego państwa członkowskiego UE. Ponadto, Spółka uważa, że prawo do zastosowania 0% stawki VAT przysługuje jej również w tych wariantach, w których list przewozowy CMR będzie zawierać jedynie podpis nadawcy i przewoźnika oraz gdy nie będzie posiadać listu przewozowego CMR, ale będzie w stanie udowodnić, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju za pomocą innych dokumentów.

Wariant I

W tym wariancie Spółka posiada i będzie posiadać:

- fakturę (lub jej kopię) dokumentującą dokonaną dostawę, zawierającą specyfikację poszczególnych sztuk ładunku;

- międzynarodowy list przewozowym CMR (lub jego kopię) sporządzony przez Spółkę lub przewoźnika, z podpisem nadawcy, przewoźnika i odbiorcy towaru.

W ocenie Spółki podpisany przez nadawcę, przewoźnika i odbiorcę CMR jednoznacznie dowodzi, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju. Tym samym w ocenie Spółki posiadany przez niego CMR będzie stanowił dowód, o którym mowa w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT. Brak zgromadzonych dokumentów uzupełniających nie jest tym przypadku konieczny, ponieważ zarówno faktura, jak i CMR potwierdzają jednoznacznie, że towar jest dostarczony do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów.

Powyższe stanowisko zostało potwierdzone przykładowo przez DKIS w interpretacji indywidualnej z dnia 5.11.2020 r., znak: 0113-KDIPT1-2.4012.542.2020.2.MC:

„(...) Mając na uwadze powołane przepisy oraz okoliczności sprawy należy stwierdzić, że dokumenty, na które składają się opisane w:

Wariancie I: - faktura (lub jej kopia), wystawiona przez Spółkę z tytułu dokonanej WDT, zawierająca specyfikację poszczególnych sztuk ładunku, - międzynarodowy list przewozowy CMR, podpisanego przez nadawcę, przewoźnika i odbiorcę towaru, stanowić będą dowody dokonania dostawy wewnątrzwspólnotowej, które zgodnie z art. 42 ust. 3 i ust. 11 ustawy, łącznie dla każdego z Wariantów I, (...) będą potwierdzały dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, a w konsekwencji będą upoważniały Wnioskodawcę (przy spełnieniu pozostałych warunków z art. 42 ust. 1 ustawy) do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% w odniesieniu do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (...)”.

W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, dostawy udokumentowane przy pomocy dokumentów wskazanych w Wariancie I są/powinny być opodatkowane stawką 0% VAT.

Wariant II

W tym wariancie Spółka posiada i będzie posiadać:

- fakturę (lub jej kopię) dokumentującą dokonaną dostawę, zawierającą specyfikację poszczególnych sztuk ładunku;

- oświadczenia, zawierającego m.in. numery faktur i daty ich wystawienia oraz wartość i/lub numery dokumentów przewozowych (np. Delivery Note) podpisane przez odbiorcę towaru jako potwierdzenie dostarczenia towarów do innego kraju UE. Spółka przesyła Kontrahentowi wiadomość e-mail z oświadczeniem zawierającym szczegóły danych dostaw, a Kontrahent odsyła odpowiedź mailową zawierającą podpisane oświadczenie, potwierdzając tym samym, że dostawy te zostały otrzymane. Potwierdzenie to może być zawarte w treści wiadomości e-mail lub stanowić załącznik do takiej wiadomości.

W ocenie Spółki zarówno faktura zawierająca specyfikację poszczególnych sztuk ładunku, jak i podpisane przez odbiorcę oświadczenie, potwierdzające otrzymanie towaru, jednoznacznie dowodzą, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska.

Podpis odbiorcy zamieszczony na oświadczeniu stanowi potwierdzenie faktycznego przyjęcia towaru przez kontrahenta. Co więcej, dokument ten zawiera również szczegółowe dane identyfikujące transakcję (m.in. numery faktur, dokumentów przewozowych, wartości, dane dostawy), co umożliwia jednoznaczne powiązanie potwierdzenia z konkretną dostawą.

Tym samym w ocenie Spółki podpisany przez odbiorcę oświadczenie stanowi dowód, o którym mowa w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT., tj. dowód potwierdzający, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju.

Powyższe stanowisko zostało potwierdzone przykładowo przez DKIS w interpretacji indywidualnej z dnia 29.03.2019 r., znak: 0114-KDIP1-2.4012.119.2019.1.WH:

„(...) Z okoliczności sprawy wynika, że Spółka będzie posiadała Dokumenty podstawowe, tj. fakturę stanowiącą specyfikację poszczególnych sztuk ładunku, potwierdzenie zapłaty za Towar a także co najmniej jeden z Dokumentów dodatkowych: dokument CMR lub/i Oświadczenie Nabywcy lub/i dokument dostawy Delivery note lub/i Oświadczenie Spedytora (...) skoro Spółka przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy będzie posiadać dokumenty potwierdzające łącznie, iż towary zostały wywiezione z Polski i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium Polski, przy spełnieniu pozostałych warunków, o których mowa w art. 42 ust. 1 ustawy, ma prawo stosować do dokonanych dostaw stawkę VAT w wysokości 0% na podstawie art. 41 ust. 3 w zw. z art. 42 ustawy (...)”.

W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, dostawy udokumentowane przy pomocy dokumentów wskazanych w Wariancie II są/powinny być opodatkowane stawką 0% VAT.

Wariant III

W tym wariancie Spółka posiada i będzie posiadać:

- fakturę (lub jej kopię) dokumentującą dokonaną dostawę, zawierającą specyfikację poszczególnych sztuk ładunku;

- dokumentu transportowego, np. Delivery Note który zawiera m.in. adres dostawy, ilość sztuk towaru oraz podpis odbiorcy towaru jako potwierdzenie dostarczenie towaru do innego kraju UE. Do przedmiotowego dokumentu jest/ będzie dołączony dokument (tzw. Packing List) zawierający specyfikację dostarczonych towarów, m.in. numer zamówienia, opis/kod towaru, jego ilość/waga oraz miejsce dostawy, o ile informacje takie nie znajdują/ nie będą się znajdowały na dokumencie transportowym.

W ocenie Spółki, dokument transportowy wygenerowany przez Spółkę, zawierający dane dotyczące dostawy, opatrzony podpisem Kontrahenta stanowi potwierdzenie, że towary zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do miejsca przeznaczenia w innym państwie członkowskim UE. Posiadana dokumentacja pozwala w sposób jednoznaczny i wiarygodny zidentyfikować każdą dostawę, co spełnia wymogi przewidziane w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT.

Spółka pragnie podkreślić, że jej stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach organów podatkowych, w tym m.in. w:

Interpretacji indywidualnej z dnia 13 grudnia 2024 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.594.2024.1.GK, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał za prawidłowe stanowisko podatnika, który dokumentował WDT za pomocą faktury oraz dokumentu przewozowego zawierającego podpis odbiorcy towaru, potwierdzającego dostarczenie towaru do innego kraju UE:

„(...) (i) faktury (lub jej kopii) zawierającej specyfikację poszczególnych sztuk ładunku oraz (ii) potwierdzenia odbioru określonych towarów przez Kontrahenta, które może przybrać formę: (...) dowodu dostawy pn. „Fóljesedel” lub „Delivery Note” zawierającego m.in. dane Spółki, dane odbiorcy oraz specyfikację towarów będących przedmiotem dostawy (dokument ten Spółka będzie dostarczała Kontrahentowi, który - po odebraniu towarów - opatrzy go pieczątką i podpisem oraz odeśle Spółce w formie skanu załączonego do wiadomości e-mail) (...) stanowią/będą stanowić dowody dokonania dostawy wewnątrzwspólnotowej, które łącznie potwierdzają/ będą potwierdzały dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do Kontrahenta na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju i tym samym (przy spełnieniu pozostałych warunków z art. 42 ust. 1 ustawy) upoważniają/będą upoważniały Wnioskodawcę do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% w odniesieniu do tych wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów”.

W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, dostawy udokumentowane przy pomocy dokumentów wskazanych w Wariancie III są/powinny być opodatkowane stawką 0% VAT.

Wariant IV

W tym wariancie Spółka posiada i będzie posiadać:

- fakturę (lub jej kopię) dokumentującą dokonaną dostawę, zawierającą specyfikację poszczególnych sztuk ładunku;

- zrzut ekranu z systemu finansowo-księgowego/magazynowego lub komunikat z portalu Kontrahenta, do którego dostęp ma/będzie mieć zarówno Spółka, jak i Kontrahent. Zgodnie z zasadami funkcjonowania tego systemu, po przyjęciu towaru będącego przedmiotem danej dostawy w swoim magazynie, Kontrahent wprowadza/ wprowadzi dane dotyczące danej dostawy do systemu. Dane znajdujące się w systemie pozwalają/będą pozwalały na jednoznaczną identyfikację danych dostaw, tj. będą to np. numery dokumentów towarzyszących dostawie znajdujące się również na fakturach. Po wprowadzeniu przez Kontrahenta do systemu informatycznego danych danej dostawy, Spółka jest/będzie w stanie wyszukać tę dostawę w systemie oraz potwierdzić jej wywóz z terytorium kraju oraz dostarczenie do Kontrahenta na terytorium innego państwa członkowskiego UE.

W ocenie Spółki, taka forma potwierdzenia, tzn. zrzut ekranu z systemu finansowo-księgowego/ magazynowego lub komunikat z portalu Kontrahenta, stanowi / będzie stanowić dowód, o którym mowa w art. 42 ust. 11 pkt 1 ustawy o VAT.

Zrzuty ekranu z systemu finansowo-księgowego/magazynowego lub komunikat z portalu Kontrahenta, do którego dostęp ma/będzie mieć zarówno Spółka jak i Kontrahent pozwalają/będą pozwalały na jednoznaczną identyfikację danych dostaw, tj. będą to w szczególności numery dokumentów towarzyszących dostawie np. Delivery Note, WZ znajdujące się również na fakturach. Dodatkowo, warunki funkcjonowania systemu wskazują, że wprowadzenie danych dotyczących danej dostawy do systemu informatycznego jest jednoznaczne z przyjęciem towarów do magazynu Kontrahenta, co stanowi niepodważalny dowód dostarczenia do nabywcy towarów będących przedmiotem danej WDT.

W interpretacji indywidualnej z dnia 26 marca 2024 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.47.2024.1.AW, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał za prawidłowe stanowisko podatnika, który dokumentował WDT za pomocą faktury oraz potwierdzenie odbioru towaru poprzez komunikaty/zrzut ekranu komunikatów generowanych w systemie SAP lub przez portal Kontrahenta, do którego dostęp ma/będzie mieć zarówno Spółka, jak i Kontrahent.

(...) Zgodnie z zasadami funkcjonowania systemu SAP, po przyjęciu towaru będącego przedmiotem danej dostawy w magazynie, Kontrahent wprowadza/wprowadzi dane dotyczące danej dostawy do systemu. Dane znajdujące się w systemie SAP pozwalają/będą pozwalały na jednoznaczną identyfikację danych dostaw. Po wprowadzeniu przez Kontrahenta do systemu SAP danych danej dostawy. Jesteście/będziecie Państwo w stanie wyszukać tę dostawę w systemie oraz potwierdzić jej wywóz z terytorium kraju oraz dostarczenie do Kontrahenta. W przypadku komunikatów generowanych przez portal Kontrahenta, uzyskujecie Państwo dostęp do wydzielonej części sieciowej infrastruktury logistycznej Kontrahenta. Tego rodzaju dostęp pozwala Państwu na monitorowanie statusu realizowanych z perspektywy logistycznej Kontrahenta bez możliwości ingerencji w treść dokumentów. Zamierzacie Państwo pozyskiwać z ww. systemów oraz portali komunikaty, w tym także generowane automatycznie przez system, lub zrzuty ekranu, które potwierdzać będą fakt otrzymania przez Kontrahenta towarów. Zaznaczacie Państwo przy tym, iż w przypadku niektórych komunikatów tego rodzaju możliwa jest konwersja zawartych w nich danych do postaci pliku z tabelarycznym zestawieniem transakcji zrealizowanych przez Państwa na rzecz Kontrahenta - w trakcie takiej konwersji nie dochodzi jednak w żaden sposób do zmiany danych źródłowych, a wyłącznie do zmiany sposobu prezentacji danych (...).

Odnosząc się do tych wątpliwości należy uznać, że dokumentacja zgromadzona przez Państwa w związku z dokonywanymi wewnątrzwspólnotowymi dostawami towarów do Kontrahentów zidentyfikowanych na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych w innych niż Polska państwach Unii Europejskiej i posługujących się dla potrzeb ww. transakcji numerami VAT UE nadanymi im w tych państwach, tj. dowody (opisane w Wariantach I-III) w postaci: (...)

III. Faktury (lub jej kopii) zawierającej specyfikację poszczególnych sztuk ładunku oraz potwierdzenia odbioru towaru przez Kontrahenta, a w przypadku braku międzynarodowego listu przewozowego CMR lub braku podpisu na tym liście przez odbiorcę, gromadzicie/zamierzacie Państwo gromadzić dodatkową dokumentację potwierdzającą dokonanie WDT w postaci potwierdzenia odbioru towarów otrzymywanego od Kontrahenta, będzie uprawniała Państwa do zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0% w odniesieniu do tych wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (przy spełnieniu pozostałych warunków z art. 42 ust. 1 ustawy) (...).

W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, dostawy udokumentowane przy pomocy dokumentów wskazanych w Wariancie IV są/powinny być opodatkowane stawką 0% VAT.

Wariant V

W tym wariancie Spółka będzie posiadać:

- fakturę (lub jej kopię) dokumentującą dokonaną dostawę, zawierającą specyfikację poszczególnych sztuk ładunku oraz

- zbiorcze zestawienie faktur dokumentujących dostawy dokonane na rzecz Kontrahenta w danym okresie - zestawienie to będzie przesyłane Kontrahentowi drogą elektroniczną po zakończeniu okresu, którego dotyczy, z prośbą o potwierdzenie dokonania (otrzymania) dostaw. Zgodnie z informacją, która będzie zawarta w przedmiotowym zestawieniu, w przypadku braku dokonania potwierdzenia do 10. dnia miesiąca następującego po okresie, którego dotyczy przesłane zestawienie, Spółka będzie uznawała, że towary zostały dostarczone do danego miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego UE innego niż Polska Ponadto, w przypadku niepowodzenia dostarczenia wiadomości ze zbiorczym zestawieniem faktur dokumentujących dostawy na rzecz Kontrahenta Spółka będzie otrzymywała informację zwrotną wysyłaną automatycznie (tzw. powiadomienie lub zwrotka). Spółka będzie archiwizować wysłaną wiadomość elektroniczną zawierającą informację o zbiorczym zestawieniu wysłanym do Kontrahenta oraz otrzymaną od Kontrahenta odpowiedź, jeśli Kontrahent do wskazanego terminu potwierdzi, że towary ujęte w zestawieniu zostały do niego dostarczone. Możliwa będzie zatem sytuacja, w której wiadomość zostanie dostarczona do Kontrahenta (Spółka nie otrzyma automatycznej informacji zwrotnej o niepowodzeniu dostarczenia wiadomości), Kontrahent nie zgłosi zastrzeżeń do otrzymanego zestawienia i tym samym nie odeśle do Spółki potwierdzenia w tym zakresie.

Zdaniem Spółki zbiorcze zestawienie faktur dokumentujących dostawy dokonane na rzecz Kontrahenta (przesyłane do Kontrahentowi i niezakwestionowane przez niego) łącznie z fakturą (lub jej kopią) zawierającą specyfikację poszczególnych sztuk ładunku będą potwierdzały jednoznacznie, iż towary będące przedmiotem dostawy zostały (i) wywiezione z terytorium Polski, a następnie (ii) dostarczone do Kontrahenta na terytorium innego państwa członkowskiego.

Brak odpowiedzi na zbiorcze zestawienie faktur będzie miało taki sam skutek jak odesłanie do Spółki potwierdzenia otrzymania towarów z otrzymanego zestawienia faktur. Należy bowiem wskazać, iż termin na potwierdzenie otrzymania towarów każdorazowo daje Kontrahentowi możliwość dokonania szczegółowej weryfikacji danych zawartych w tym zestawieniu oraz przedstawienie ewentualnych uwag co do jego treści. Nie ulega natomiast wątpliwości, iż każdy racjonalny przedsiębiorca zgłosiłby Spółce wszelkie zauważone braki w towarach mających być przedmiotem dostaw dokonywanych na jego rzecz (udokumentowanych fakturami dostarczonymi Kontrahentom).

Warto zaznaczyć, iż niezgłoszenie przez Kontrahenta zastrzeżeń może być w ocenie Spółki postrzegane jako jego oświadczenie woli zgodne z ustaleniami stron oraz z informacją zawartą na przedmiotowym zestawieniu (która stanowi, iż brak przekazania informacji zwrotnej oznacza w istocie potwierdzenie otrzymania towarów udokumentowanych fakturami, których numery wymienione zostały w zestawieniu). Jak wskazują bowiem przedstawiciele doktryny prawa cywilnego „bierne zachowanie podmiotu prawa cywilnego, brak jego aktywności (nazywany w doktrynie milczeniem) może być sposobem złożenia oświadczenia woli, jeżeli istnieją reguły znaczeniowe wiążące z nim sens w postaci woli wywołania skutku prawnego” (Gniewek E., Kodeks Cywilny. Komentarz, Legalis 2014). Przykładowo, taką formę złożenia oświadczenia woli dopuszcza uregulowanie przepisu art. 682 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks Cywilny, zgodnie z którym „jeżeli przedsiębiorca otrzymał od osoby, z którą pozostaje w stałych stosunkach gospodarczych, ofertę zawarcia umowy w ramach swej działalności, brak niezwłocznej odpowiedzi poczytuje się za przyjęcie oferty.” W związku z powyższym w ocenie Spółki, dokumentacja przedstawiona w Wariancie VI spełnia warunki dokumentacji WDT wymienione w art. 42 ust. 3 oraz w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT.

W interpretacji indywidualnej z dnia 11 czerwca 2024 r., znak: 0114-KDIP1-2.4012.238.2024.1.GK, DKIS uznał, że:

„(...) gromadzona przez Spółkę w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym dokumentacja (...), tj. dokumenty (opisane w Wariantach I-VI) w postaci: (...) IV. fakturą (lub jej kopią) zawierającą dane Kontrahenta oraz specyfikację poszczególnych sztuk ładunku, oraz zbiorcze zestawieniem faktur dokumentujących dostawy dokonane na rzecz Kontrahenta w danym okresie, w stosunku do których Kontrahent uregulował należność, które będzie przesyłane Kontrahentowi drogą elektroniczną po zakończeniu okresu którego dotyczy. Zgodnie z porozumieniem, które jest/będzie zawierane z Kontrahentem, lub informacją, która jest/będzie zawarta w przedmiotowym zestawieniu, w przypadku braku dokonania potwierdzenia do uzgodnionego przez strony dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy przesłane zestawienie, Spółka będzie uznawała, że towary udokumentowane opłaconymi i wymienionymi w zestawieniu fakturami zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego UE innego niż Polska. Ponadto, otrzymanie wiadomości ze zbiorczym zestawieniem faktur dokumentujących dostawy na rzecz Kontrahenta jest/będzie potwierdzane informacją zwrotną wysyłaną automatycznie (tzw. funkcja „informuj o statusie dostarczenia”) przez serwer Kontrahenta. Otrzymane potwierdzenia są/będą archiwizowane jako załącznik wraz z wiadomością elektroniczną zawierającą informację o zbiorczym zestawieniu wysłanym do Kontrahenta. Możliwa jest zatem sytuacja, w której Kontrahent nie zgłosi zastrzeżeń do otrzymanego zestawienia i tym samym nie odeśle do Spółki informacji zwrotnej w tym zakresie (...).

- stanowią/stanowić będą dowody dokonania dostawy wewnątrzwspólnotowej, które zgodnie z art. 42 ust. 3 i ust. 11 ustawy, łącznie potwierdzają/będą potwierdzały dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. Tym samym, ww. dokumenty wskazane przez Państwa we wniosku w wariantach I-VI, przy spełnieniu pozostałych warunków z art. 42 ust. 1 ustawy upoważniają/będą upoważniały Państwa do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% w odniesieniu do tych wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (WDT).”

DKIS w interpretacji indywidualnej z dnia 16 marca 2022 r., znak: 0111-KDIB3-3.4012.634.2021.3.PJ stwierdził, że:

„(...) W świetle zatem przedstawionego przez Wnioskodawcę w odniesieniu do Modelu III posiadane przez Wnioskodawcę ww. dokumenty stanowią dowody z art. 42 ust. 3 i ust. 11 ustawy o VAT, które (jak wynika z opisu sprawy) są gromadzone jako dokumenty potwierdzające, że towary zostały wywiezione z kraju i dostarczone do odbiorcy na terytorium innego państwa członkowskiego UE niż Polska uprawniają do zastosowania stawki 0%”.

Autor powyższego wniosku o interpretację opisał w stanie faktycznym, iż w ramach Modelu III gromadzi: kopię faktury wraz ze specyfikacją poszczególnych sztuk ładunku oraz zbiorcze zestawienie faktur dokumentujących dostawy dokonane na rzecz Kontrahenta w danym okresie, do którego nie zostały wniesione zastrzeżenia przez Kontrahenta w ustalonym terminie, przez co dany Kontrahent w sposób milczący potwierdził otrzymanie danych towarów w kraju UE innym niż Polska (akceptacja dorozumiana). DKIS w interpretacji indywidualnej z dnia 31 sierpnia 2021 r., znak: 0114-KDIP1-2.4012.304.2021.1.PC zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawcy, który uważał, że:

„Sposób dokumentowania WDT dokonywanych w transakcjach realizowanych w ramach Modelu G (w przypadku uznania przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, że transakcje te stanowią WDT, o których mowa w art. 13 ust. 1 ustawy o VAT), przedstawiony w Przypadku 2, w ramach opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego niniejszego wniosku, uprawnia Spółkę do stosowania stawki 0% VAT na podstawie art. 42 ust. 1 w zw. z ust. 3 i ust. 11 ustawy o VAT”.

Autor wniosku o interpretację w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w Przypadku 2 jest w posiadaniu przed terminem złożenia deklaracji VAT za dany okres rozliczeniowy kopii faktury oraz zbiorczego Zestawienia faktur (wraz z przewodnią wiadomością e-mail wysłaną do Kontrahenta), przy pomocy którego Nabywca potwierdził fakt dostarczenia towarów do miejsca przeznaczenia znajdującego się na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego UE w drodze tzw. milczącej akceptacji.

DKIS w interpretacji indywidualnej z dnia 24 września 2020 r., znak: 0112-KDIL1-3.4012.298.2020.1.TKU wskazał, że:

„(...) Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz okoliczności sprawy należy stwierdzić, że dokumenty, na które składają się opisane w: (...)

Wariancie V, tj. kopie faktur zawierające dane Kontrahenta oraz specyfikacje poszczególnych sztuk załadunku, wraz ze zbiorczym zestawieniem faktur dokumentujących dostawy dokonane na rzecz Kontrahenta w danym okresie stanowić będą dowody dokonania dostawy wewnątrzwspólnotowej, które zgodnie z art. 42 ust. 3 i ust. 11 ustawy, łącznie dla każdego z Wariantów będą potwierdzały dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, a w konsekwencji będą upoważniały Wnioskodawcę (przy spełnieniu pozostałych warunków z art. 42 ust. 1 ustawy) do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% w odniesieniu do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów”.

Podobnie wskazano w m.in.: interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 25 kwietnia 2018 r. (znak: 0114-KDIP1-2.4012.251.2018.1.WH), z dnia 13 czerwca 2017 r. (znak: 0112-KDIL1-3.4012.94.2017.1.AP) oraz interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 7 czerwca 2017 r. (znak: 0112-KDIL1-3.4012.117.2017.1.KB); oraz interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 24 marca 2016 r. (znak: ILPP4/4512-1-38/16-2/PR) oraz interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 14 września 2015 r. (znak: ILPP4/4512-1-208/15-2/HW); a także interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 10 marca 2015 r. (znak: ILPP4/443-646/14-2/BA).

W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, dostawy udokumentowane przy pomocy dokumentów wskazanych w Wariancie V powinny być opodatkowane stawką 0% VAT.

Wariant VI

W tym wariancie Spółka posiada i będzie posiadać:

- faktura (lub jej kopia) dokumentująca dokonaną dostawę, zawierająca specyfikację poszczególnych sztuk ładunku oraz

- potwierdzenia otrzymania zapłaty przez Kontrahenta za dostarczony towar - w formie informacji z systemu bankowego, z którego korzysta Spółka, lub w formie odrębnego dokumentu przesłanego przez Kontrahenta.

Zdaniem Spółki samo potwierdzenie otrzymania zapłaty przez Kontrahenta za dostarczony towar stanowi dokumentację, która łącznie z kopią faktury oraz specyfikacją poszczególnych sztuk ładunku - potwierdzają/ będą potwierdzały jednoznacznie, iż towary będące przedmiotem dostawy zostały (i) wywiezione z terytorium Polski, a następnie (ii) dostarczone do Kontrahenta na terytorium innego państwa członkowskiego.

Powyższe stanowisko zostało potwierdzone przykładowo przez DKIS w interpretacji indywidualnej z dnia 24 kwietnia 2024 r., znak: 0114-KDIP1-2.4012.35.2024.3.GK:

„(...) kopii faktury oraz specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku (zawartej w fakturze lub stanowiącej osobny dokument, tzn. załącznik do faktury) oraz potwierdzenia otrzymania zapłaty przez Kontrahenta za dostarczony towar. Przy czym jak Państwo wskazali, terminy płatności są ustalane z Kontrahentami przed rozpoczęciem współpracy, a płatność za towar dokonywana jest zasadniczo po otrzymaniu towaru przez Kontrahenta. Szczegółowe warunki dotyczące płatności wynikają z ustaleń dokonanych pomiędzy Spółką z wybranym Kontrahentem. Ustalenia te mogę mieć formę m.in. umowy handlowej, zamówienia bądź korespondencji handlowej dotyczącej danej dostawy. Dokonanie płatności Spółka utożsamia z akceptacją dokonanej dostawy przez Kontrahenta. Dodatkowo, Spółka jest w stanie powiązać daną płatność z konkretną dostawą w oparciu o dane takie jak m.in. numer referencyjny zawarty na potwierdzeniu płatności, kwotę płatności, datę płatności lub - o ile jest to koniecznie - dodatkową korespondencję handlową, w której Kontrahent wskazuje zakres dostaw objętych poszczególnymi płatnościami; (...) stanowią/stanowić będą dowody dokonania dostawy wewnątrzwspólnotowej, które zgodnie z art. 42 ust. 3 i ust. 11 ustawy, łącznie potwierdzają/będą potwierdzały dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, a w konsekwencji upoważniają/będą upoważniały Państwa (przy spełnieniu pozostałych warunków z art. 42 ust. 1 ustawy) do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% w odniesieniu do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) (...)”.

W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, dostawy udokumentowane przy pomocy dokumentów wskazanych w Wariancie VI są/powinny być opodatkowane stawką 0% VAT.

Mając na względzie przedstawioną argumentację, Spółka wnosi o potwierdzenie, iż transakcje udokumentowane w sposób wskazany w Wariantach I - VI powinny być opodatkowane stawką 0% VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775), zwanej dalej „ustawą”:

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają:

1) odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;

2) eksport towarów;

3) import towarów na terytorium kraju;

4) wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;

5) wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Z regulacji tej wynika tzw. zasada terytorialności, zgodnie z którą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają wymienione czynności, ale tylko w sytuacji, gdy miejscem ich świadczenia jest terytorium kraju.

Według art. 2 pkt 1 ustawy:

Przez terytorium kraju rozumie się terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, z zastrzeżeniem art. 2a.

Na mocy art. 2 pkt 4 ustawy:

Przez terytorium państwa członkowskiego rozumie się terytorium państwa wchodzące w skład terytorium Unii Europejskiej, z zastrzeżeniem art. 2a.

Na mocy art. 7 ust. 1 ustawy:

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).

Jak stanowi art. 2 pkt 6 ustawy:

Przez towary rozumie się rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.

Stosownie do art. 13 ust. 1 ustawy:

Przez wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 5, rozumie się wywóz towarów z terytorium kraju w wykonaniu czynności określonych w art. 7 na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, z zastrzeżeniem ust. 2-8.

Zgodnie z art. 13 ust. 2 ustawy:

Przepis ust. 1 stosuje się pod warunkiem, że nabywca towarów jest:

1) podatnikiem podatku od wartości dodanej zidentyfikowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;

2) osobą prawną niebędącą podatnikiem podatku od wartości dodanej, która jest zidentyfikowana na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;

3) podatnikiem podatku od wartości dodanej lub osobą prawną niebędącą podatnikiem podatku od wartości dodanej, działającymi w takim charakterze na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, niewymienionymi w pkt 1 i 2, jeżeli przedmiotem dostawy są wyroby akcyzowe, które, zgodnie z przepisami o podatku akcyzowym, są objęte procedurą zawieszenia poboru akcyzy lub procedurą przemieszczania wyrobów akcyzowych z zapłaconą akcyzą;

4) podmiotem innym niż wymienione w pkt 1 i 2, działającym (zamieszkującym) w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim, jeżeli przedmiotem dostawy są nowe środki transportu.

Na podstawie art. 13 ust. 6 ustawy:

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów występuje, jeżeli dokonującym dostawy jest podatnik, o którym mowa w art. 15, u którego sprzedaż nie jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 albo art. 113a ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 7.

Dla uznania danej czynności za wewnątrzwspólnotową dostawę towarów musi zaistnieć wywóz towarów z terytorium kraju na terytorium innego państwa członkowskiego, w wyniku dokonania dostawy tych towarów (przeniesienia prawa do rozporządzania towarami jak właściciel).

Wskazać należy, że w kwestii dokumentacji uprawniającej do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów od 1 stycznia 2020 r. zastosowanie mają przepisy rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) 2018/1912 z 4 grudnia 2018 r. zmieniającego rozporządzenie wykonawcze (UE) nr 282/2011 w odniesieniu do niektórych zwolnień związanych z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi (Dz. Urz. UE L Nr 311 z 7.12.2018, s. 10), zwanego dalej rozporządzeniem 2018/1912. Rozporządzenie 2018/1912 ma zasięg ogólny, wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich. Rozporządzenie 2018/1912 wprowadza m.in. domniemania wzruszalne odnoszące się do dowodów wymaganych do zastosowania zwolnienia z prawem do odliczenia (stawki 0%) z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Zgodnie z treścią art. 45a wprowadzonego rozporządzeniem 2018/1912:

1. Do celów stosowania zwolnień ustanowionych w art. 138 dyrektywy 2006/112/WE domniemywa się, że towary zostały wysłane lub przetransportowane z państwa członkowskiego do miejsca przeznaczenia znajdującego się poza jego terytorium, ale na terytorium Wspólnoty, w którymkolwiek z następujących przypadków:

a) sprzedawca wskazuje, że towary zostały wysłane lub przetransportowane przez niego lub przez osobę trzecią działającą na jego rzecz, oraz sprzedawca jest w posiadaniu co najmniej dwóch niebędących ze sobą w sprzeczności dowodów, o których mowa w ust. 3 lit. a), które zostały wydane przez dwie różne strony, które są niezależne od siebie nawzajem, od sprzedawcy i od nabywcy, albo sprzedawca jest w posiadaniu jakichkolwiek pojedynczych dowodów, o których mowa w ust. 3 lit. a), wraz z jakimikolwiek pojedynczymi niebędącymi ze sobą w sprzeczności dowodami, o których mowa w ust. 3 lit. b), potwierdzających wysyłkę lub transport, które zostały wydane przez dwie różne strony, które są niezależne od siebie nawzajem, od sprzedawcy i od nabywcy;

b) sprzedawca jest w posiadaniu następujących dokumentów:

i. pisemnego oświadczenia nabywcy potwierdzającego, że towary zostały wysłane lub przetransportowane przez nabywcę lub przez osobę trzecią działającą na rzecz nabywcy, oraz wskazującego państwo członkowskie przeznaczenia towarów; takie pisemne oświadczenie określa: datę wystawienia; nazwę lub imię i nazwisko oraz adres nabywcy; ilość i rodzaj towarów; datę i miejsce przybycia towarów; w przypadku dostawy środków transportu, numer identyfikacyjny środków transportu; oraz identyfikację osoby przyjmującej towary na rzecz nabywcy; oraz

ii. co najmniej dwóch niebędących ze sobą w sprzeczności dowodów, o których mowa w ust. 3 lit. a), które zostały wydane przez dwie różne strony, które są niezależne od siebie nawzajem, od sprzedawcy i nabywcy, lub jakichkolwiek pojedynczych dowodów, o których mowa w ust. 3 lit. a), wraz z jakimikolwiek pojedynczymi niebędącymi ze sobą w sprzeczności dowodami, o których mowa w ust. 3 lit. b), potwierdzających transport lub wysyłkę, które zostały wydane przez dwie różne strony, które są niezależne od siebie nawzajem, od sprzedawcy i od nabywcy.

Nabywca dostarcza sprzedawcy pisemne oświadczenie, o którym mowa w lit. b) pkt (i), do dziesiątego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa.

2. Organ podatkowy może obalić domniemanie przyjęte na podstawie ust. 1.

3. Do celów ust. 1 następujące dokumenty są akceptowane jako dowód wysyłki lub transportu:

a) dokumenty odnoszące się do wysyłki lub transportu towarów, takie jak podpisany list przewozowy CMR, konosament, faktura za towarowy przewóz lotniczy lub faktura od przewoźnika towarów;

b) następujące dokumenty:

i. polisa ubezpieczeniowa w odniesieniu do wysyłki lub transportu towarów lub dokumenty bankowe potwierdzające zapłatę za wysyłkę lub transport towarów;

ii. dokumenty urzędowe wydane przez organ władzy publicznej, na przykład notariusza, potwierdzające przybycie towarów do państwa członkowskiego przeznaczenia;

iii. poświadczenie odbioru wystawione przez prowadzącego magazyn w państwie członkowskim przeznaczenia, potwierdzające składowanie towarów w tym państwie członkowskim.

Jednakże wskazać należy, że niespełnienie warunków wprowadzonych ww. rozporządzeniem nie oznacza, że stawka 0% nie będzie miała zastosowania. W takiej sytuacji dostawca będzie musiał udowodnić w inny sposób, zgodnie z dotychczasowymi przepisami ustawy, że warunki zastosowania stawki 0% zostały spełnione.

W myśl art. 41 ust. 3 ustawy:

W wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawka podatku wynosi 0%, z zastrzeżeniem art. 42.

Stosownie do art. 42 ust. 1 ustawy:

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem że:

1) podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca podał podatnikowi;

2) podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;

3) podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

Warunki te muszą być spełnione łącznie. Spełnienie pierwszego z nich ma zagwarantować, że czynność zostanie potraktowana jako wewnątrzwspólnotowe nabycie w kraju odbiorcy i zostanie tam faktycznie opodatkowana, a drugi wskazuje, że istotnie nastąpił wywóz towarów z jednego państwa członkowskiego (z kraju) i jego transport przemieszczenie) do innego państwa członkowskiego. Istotą transakcji wewnątrzwspólnotowych jest faktyczne opodatkowanie dostawy towaru w państwie przeznaczenia (do którego towar jest docelowo przemieszczany). Dostawa, która następuje na terytorium państwa dostawcy towarów, jest opodatkowana stawką 0%, a w państwie nabywcy następuje opodatkowanie tej dostawy według stawki podatku tam właściwej. Transakcja opodatkowana w ten sposób ma na celu uniknięcie zakłócania konkurencji, powodowanego podwójnym opodatkowaniem lub brakiem opodatkowania. Jednak zastosowanie stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów uzależnione jest także od zarejestrowania podatnika jako podatnika VAT UE, najpóźniej w momencie składania deklaracji uwzględniającej daną dostawę.

W myśl art. 42 ust. 1a ustawy:

Stawka podatku, o której mowa w ust. 1, nie ma zastosowania, jeżeli:

1) podatnik nie dopełnił obowiązku, o którym mowa w art. 100 ust. 1 pkt 1 lub ust. 3 pkt 1, lub

2) złożona informacja podsumowująca nie zawiera prawidłowych danych dotyczących wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów zgodnie z wymogami, o których mowa w art. 100 ust. 8

- chyba że podatnik należycie na piśmie wyjaśnił uchybienie naczelnikowi urzędu skarbowego.

Podstawowe znaczenie dla udokumentowania wywozu towarów w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, realizowanej z udziałem przewoźnika lub spedytora odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, mają dokumenty wymienione w art. 42 ust. 3 ustawy.

Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy:

Dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju:

1) dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju - w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),

2) (uchylony)

3) specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku

4) (uchylony)

- z zastrzeżeniem ust. 4 i 5.

Jednak w myśl art. 42 ust. 11 ustawy:

W przypadku gdy dokumenty, o których mowa w ust. 3-5, nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

1) korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;

2) dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;

3) dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny - dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;

4) dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Należy wskazać, że jeżeli wywóz towarów następuje w wyniku dokonania transakcji z ustalonym nabywcą, w celu dostawy, tj. przeniesienia na konkretny podmiot prawa do rozporządzania wywożonym towarem jak właściciel, zachodzi wówczas wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, której po stronie nabywcy odpowiada wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów w zakupie. Podkreślić należy, że zakwalifikowanie danej transakcji jako dostawy wewnątrzwspólnotowej, na podstawie art. 13 ust. 1 ustawy, wymaga czasowego i materialnego związku pomiędzy dostawą danego towaru i jego transportem.

W związku z tym istotne jest to, aby ww. dokumenty zawierały informacje, z których wynika, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego. Ponadto, dokumenty, o których mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, mają łącznie potwierdzać określony fakt, co oznacza, że zebrane razem mają dać jednoznaczną informację, której wymaga ten przepis.

Brzmienie art. 42 ust. 3 ustawy wskazuje na podstawowy katalog dokumentów, potwierdzających dokonanie wywozu towarów i ich dostawę do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego, który może być uzupełniony dodatkowymi dokumentami określonymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Nie oznacza to jednak, że dla potwierdzenia tej okoliczności wymagane jest „łączne” posiadanie wszystkich typów dokumentów wymienionych w powyższych przepisach, o ile posiadane dokumenty jednoznacznie potwierdzają dostarczenie nabywcy towarów na terytorium innego państwa członkowskiego. Przepisy te określają rodzaje dokumentów, których posiadanie gwarantuje podatnikom bezpieczne stosowanie stawki preferencyjnej w dostawach wewnątrzwspólnotowych. Przepisy te określają rodzaje dokumentów, których posiadanie gwarantuje podatnikom bezpieczne stosowanie stawki preferencyjnej w dostawach wewnątrzwspólnotowych. Istotne jest aby dokumenty zawierały informacje, z których wynika, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju. Dokumenty mają łącznie potwierdzać określony fakt, co oznacza, że zebrane razem mają dać jednoznaczną informację, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju.

Powyższe rozważania potwierdza uchwała Naczelnego Sądu Administracyjnego z 11 października 2010 r., sygn. akt I FPS 1/10, w której Sąd podkreślił, że wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów jest przede wszystkim jedną z czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, o czym stanowi art. 5 ust. 1 pkt 5 ustawy. Co do zasady, polega ona na wywozie towarów z terytorium kraju (Polski), w wykonaniu czynności określonych w art. 7, czyli dostawy towarów, na terytorium innego państwa członkowskiego, w określonych w ustawie warunkach. Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, przy spełnieniu określonych w ustawie przesłanek, podlega opodatkowaniu według stawki 0% (tzw. wspólnotowe zwolnienie z prawem do odliczenia), co z jednej strony powoduje, że transakcja wywozu towaru z Polski do innego kraju członkowskiego nie jest obciążana podatkiem, a jednocześnie dostawcy pozwala na odzyskanie podatku uiszczonego przy nabyciu tego towaru, co zapewnia realizację zasady neutralności podatku od towarów i usług. Zasada ta obowiązuje jednak tylko wówczas, gdy w wyniku tej transakcji (wywozu) obowiązek naliczenia podatku ciąży na nabywcy towaru (w innym państwie członkowskim), w wyniku wewnątrzwspólnotowego nabycia towaru (WNT) na terenie jego kraju (zasada opodatkowania w kraju przeznaczenia, konsumpcji). NSA stwierdził, że samo brzmienie art. 42 ust. 3 i 4 ustawy wskazuje na podstawowy katalog dokumentów potwierdzających dokonanie wywozu towarów i ich dostawę na terytorium innego państwa członkowskiego, który może być uzupełniony dodatkowymi dokumentami określonymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Tym samym, zdaniem Sądu, w świetle art. 42 ust. 1, 3 i 11 ustawy dla zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów wystarczającym jest, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, uzupełnione dokumentami, wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy lub innymi dowodami w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, o ile łącznie potwierdzają fakt dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Zatem mając na uwadze powołane powyżej przepisy oraz uchwałę Naczelnego Sądu Administracyjnego, należy stwierdzić, że dla zastosowania stawki 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów wystarczającym jest na gruncie polskich przepisów, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, uzupełnione dokumentami wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy.

Dla udokumentowania takiej dostawy podatnik może także posiadać inne dowody w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.), zgodnie z którym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Podsumowując, dla zastosowania stawki podatku w wysokości 0% podatnik musi posiadać w swojej dokumentacji dowody, które łącznie potwierdzą fakt wywiezienia z terytorium kraju i dostarczenia towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Przy czym przepisy regulujące prawo do zastosowania preferencyjnej stawki podatku nie określają formy dokumentów potwierdzających wywiezienie i dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy. Obowiązujące w tym zakresie przepisy nie uzależniają zastosowania stawki 0% od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona. W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentowi sporządzonemu i przesłanemu w formie elektronicznej. Jeżeli zatem jest to dokument udostępniony w formie elektronicznej, e-mail, lub jako skan dokumentu załączony do wiadomości e-mail otrzymanej od przewoźnika lub kontrahenta, niebudzący wątpliwości co do jego autentyczności, może on stanowić dowód, o którym mowa w powołanych przepisach ustawy. Należy zatem przyjąć, że każda forma dokumentu jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność i integralność z dokumentami źródłowymi została wystarczająco uprawdopodobniona. Dokumenty powinny jednoznacznie dowodzić dostarczenie towarów do ich odbiorcy na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Ponadto wskazać należy, że faktura sprzedaży wypełnia znamiona specyfikacji, tj. zawiera dane dotyczące w szczególności nazwy i ilości towarów będącego przedmiotem dostawy, umożliwiając jego identyfikację.

Za możliwością uznania, iż faktura stanowi specyfikację poszczególnych sztuk ładunku, przemawia ugruntowana w tym zakresie praktyka organów podatkowych oraz sądów administracyjnych.
Dla przykładu, w wyroku z 9 grudnia 2009 r. o sygn. akt I FSK 1388/08, Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, iż: „(...) nie wydaje się, by podatnik był zmuszony do posiadania w swej dokumentacji odrębnej specyfikacji dostarczanych w ramach VAT towarów, jeśli specyfikacja taka została zawarta w fakturze VAT. (...). Jeżeli na fakturze wskazano dane, jakie powinna zawierać specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku (tj. m.in. nazwę i ilość towarów), faktura taka w istocie stanowi specyfikację poszczególnych sztuk ładunku. (...) posiadanie w takim przypadku odrębnej od faktury specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku nie jest konieczne do zastosowania 0% VAT w przypadku WDT (...)”.

Państwa wątpliwości w analizowanej sprawie dotyczą wskazania, czy dostawy, udokumentowane przy pomocy dokumentów opisanych w Wariantach I-VI, powinny być opodatkowane stawką VAT 0%.

Z opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego wynika, że ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka współpracuje z podatnikami posiadającymi siedzibę w innych krajach Unii Europejskiej - zarejestrowanymi do celów rozliczania podatku od wartości dodanej. Spółka dokonuje wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów o których mowa w art. 13 ust. 1 ustawy o VAT. Transakcje te dokonywane są z Kontrahentami, którzy posiadają właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych i podali go Spółce. Informacje o dokonywanych WDT Spółka co do zasady wykazuje prawidłowo i terminowo w wysyłanych informacjach podsumowujących VAT-UE. Ewentualne nieprawidłowości w tym zakresie są i będą należycie wyjaśniane właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego na piśmie (w trybie art. 42 ust. 1a ustawy o VAT).

Spółka w celu zastosowania 0% stawki VAT z tytułu WDT, gromadzi/będzie gromadzić dokumenty potwierdzające, że towary zostały wywiezione z terytorium Polski i dostarczone do odbiorcy na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium Polski. Dokumenty uprawniające do zastosowania stawki VAT 0% z tytułu WDT Spółka gromadzi/będzie gromadziła w formie papierowej oraz w formie elektronicznej (skan dokumentu).

Wskazali Państwo, że Spółka w wielu przypadkach otrzymuje dokumenty potwierdzające dokonaną dostawę - zawierające m.in. podpis odbiorcy, datę i miejsce doręczenia przesyłki - które są automatycznie lub ręcznie wgrywane przez przewoźników do systemu informatycznego służącego do zarządzania/kontrolą transportu, z którego korzysta Spółka. System ten umożliwia jednoznaczną identyfikację dokumentów z konkretną dostawą (na podstawie numeru zlecenia, daty wysyłki, danych odbiorcy, faktury itp.), a same dokumenty mogą być archiwizowane w formacie PDF lub graficznym.

Wskazali Państwo również, że w każdym z opisanych przypadków będących przedmiotem wniosku, miejscem rozpoczęcia transportu towarów są magazyny Spółki zlokalizowane na terytorium Polski, a miejscem ich przeznaczenia i zakończenia transportu towarów jest terytorium innego państwa członkowskiego UE. Podmiotami odpowiedzialnymi za organizację transportu są zarówno Kontrahenci, jak i Spółka. Towary są i będą transportowane za pośrednictwem spedytorów (przewoźników lub kurierów).

W niektórych przypadkach towar będący przedmiotem dostawy jest transportowany do centrum logistycznego podmiotu trzeciego, który działa na rzecz kontrahenta. Niemniej, w każdym z przypadków będących przedmiotem wniosku miejscem rozpoczęcia transportu towarów jest terytorium Polski, a miejscem ich przeznaczenia (tj. zakończenia transportu) jest terytorium innego państwa członkowskiego UE.

W związku z powyższym występują i mogą wystąpić w przyszłości różne warianty dokumentowania przez Spółkę WDT (Warianty I-VI).

Wskazali Państwo, że we wszystkich przedstawionych Wariantach (I-VI) dokumenty mogą być otrzymywane pocztą tradycyjną lub drogą elektroniczną (np. w formie skanów) bądź wgrywane na platformę internetową służącą monitorowaniu transportu towarów.

Warianty gromadzonej dokumentacji:

Wariant I

- faktura (lub jej kopia) dokumentująca dokonaną dostawę, zawierająca specyfikację poszczególnych sztuk ładunku;

- międzynarodowy list przewozowy CMR (lub jego kopia) sporządzony przez Spółkę lub przewoźnika, z podpisem nadawcy, przewoźnika i odbiorcy towaru (ew. przedstawiciela Magazynu).

Wariant II

- faktura (lub jej kopia) dokumentująca dokonaną dostawę, zawierająca specyfikację poszczególnych sztuk ładunku.

W tym wariancie Spółka nie posiada/nie będzie posiadała dokumentu wskazanego w Wariancie I lub też posiada go/będzie posiadała, ale nie jest/nie będzie on podpisany przed odbiorcę towaru. W związku z tym Spółka gromadzi/zamierza gromadzić dodatkową dokumentację potwierdzającą dokonanie WDT w postaci potwierdzenia odbioru towarów otrzymywanego od Kontrahenta. Potwierdzenie to może być złożone w formie:

- oświadczenia, zawierającego m.in. numery faktur i daty ich wystawienia oraz wartość i/lub numery dokumentów przewozowych (np. Delivery Note) podpisane przez odbiorcę towaru jako potwierdzenie dostarczenia towarów do innego kraju UE. Spółka przesyła Kontrahentowi wiadomość e-mail z oświadczeniem zawierającym szczegóły danych dostaw, a Kontrahent odsyła odpowiedź mailową zawierającą podpisane oświadczenie, potwierdzając tym samym, że dostawy te zostały otrzymane. Potwierdzenie to może być zawarte w treści wiadomości e-mail lub stanowić załącznik do takiej wiadomości.

Wariant III

- faktura (lub jej kopia) dokumentująca dokonaną dostawę, zawierająca specyfikację poszczególnych sztuk ładunku.

W tym wariancie Spółka nie posiada/nie będzie posiadała dokumentu wskazanego w Wariancie I lub też posiada go/będzie posiadała, ale nie jest/nie będzie on podpisany przez odbiorcę towaru. W związku z tym Spółka gromadzi/zamierza gromadzić dodatkową dokumentację potwierdzającą dokonanie WDT w postaci potwierdzenia odbioru towarów otrzymywanego od Kontrahenta. Potwierdzenie to może być złożone w formie:

- dokumentu transportowego, np. Delivery Note który zawiera m.in. adres dostawy, ilość sztuk towaru oraz podpis odbiorcy towaru jako potwierdzenie dostarczenie towaru do innego kraju UE. Do przedmiotowego dokumentu jest/będzie dołączony dokument (tzw. Packing List) zawierający specyfikację dostarczonych towarów, m.in. numer zamówienia, opis/kod towaru, jego ilość/waga oraz miejsce dostawy, o ile informacje takie nie znajdują/ nie będą się znajdowały na dokumencie transportowym.

Wariant IV

- faktura (lub jej kopia) dokumentująca dokonaną dostawę, zawierająca specyfikację poszczególnych sztuk ładunku;

W tym wariancie Spółka nie posiada/nie będzie posiadała dokumentu wskazanego w Wariancie I lub też posiada go/będzie posiadała, ale nie jest/nie będzie on podpisany przez odbiorcę towaru. W związku z tym Spółka gromadzi/zamierza gromadzić dodatkową dokumentację potwierdzającą dokonanie WDT w postaci:

- zrzutu ekranu z systemu finansowo-księgowego/magazynowego lub przez portal Kontrahenta, do którego dostęp ma/będzie mieć zarówno Spółka, jak i Kontrahent. Zgodnie z zasadami funkcjonowania tego systemu, po przyjęciu towaru będącego przedmiotem danej dostawy w swoim magazynie, Kontrahent wprowadza/ wprowadzi dane dotyczące danej dostawy do systemu. Dane znajdujące się w systemie pozwalają/będą pozwalały na jednoznaczną identyfikację danych dostaw, tj. będą to np. numery dokumentów towarzyszących dostawie znajdujące się również na fakturach. Po wprowadzeniu przez Kontrahenta do systemu informatycznego danych danej dostawy, Spółka jest/będzie w stanie wyszukać tę dostawę w systemie oraz potwierdzić jej wywóz z terytorium kraju oraz dostarczenie do Kontrahenta na terytorium innego państwa członkowskiego UE.

Wariant V

- faktura (lub jej kopia) dokumentująca dokonaną dostawę, zawierająca specyfikację poszczególnych sztuk ładunku;

- zbiorcze zestawienie faktur dokumentujących dostawy dokonane na rzecz Kontrahenta w danym okresie - zestawienie to będzie przesyłane Kontrahentowi drogą elektroniczną po zakończeniu okresu, którego dotyczy, z prośbą o potwierdzenie dokonania (otrzymania) dostaw. Zgodnie z informacją, która będzie zawarta w przedmiotowym zestawieniu, w przypadku braku dokonania potwierdzenia w wyznaczonym terminie (np. do 10. dnia miesiąca następującego po okresie, którego dotyczy przesłane zestawienie), Spółka będzie uznawała, że towary zostały dostarczone do danego miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego UE innego niż Polska. Ponadto, w przypadku niepowodzenia dostarczenia wiadomości ze zbiorczym zestawieniem faktur dokumentujących dostawy na rzecz Kontrahenta Spółka będzie otrzymywała informację zwrotną wysyłaną automatycznie (tzw. powiadomienie lub zwrotka). Spółka będzie archiwizować wysłaną wiadomość elektroniczną zawierającą informację o zbiorczym zestawieniu wysłanym do Kontrahenta oraz otrzymaną od Kontrahenta odpowiedź, jeśli Kontrahent do wskazanego terminu potwierdzi, że towary ujęte w zestawieniu zostały do niego dostarczone. Możliwa będzie zatem sytuacja, w której wiadomość zostanie dostarczona do Kontrahenta (Spółka nie otrzyma automatycznej informacji zwrotnej o niepowodzeniu dostarczenia wiadomości), Kontrahent nie zgłosi zastrzeżeń do otrzymanego zestawienia i tym samym nie odeśle do Spółki potwierdzenia w tym zakresie.

Wariant VI

- faktura (lub jej kopia) dokumentująca dokonaną dostawę, zawierająca specyfikację poszczególnych sztuk ładunku;

- potwierdzenia otrzymania zapłaty przez Kontrahenta za dostarczony towar - w formie informacji z systemu bankowego z którego korzysta Spółka, lub w formie odrębnego dokumentu przesłanego przez Kontrahenta.

W opisanych przez Państwa warunkach, w odniesieniu do Wariantów I i III dysponują Państwo dokumentami wymienionymi w art. 42 ust. 3 ustawy, tj. specyfikacją towarów i dokumentem transportowym.

W pozostałych wariantach posiadacie Państwo dokumenty wymienione w art. 43 ust. 3 tj. specyfikację towarów i w art. 42 ust. 11 tj. dokumenty, które zgodnie z opisem sprawy potwierdzają odebranie towarów przez nabywcę w innym niż Polska państwie członkowskim.

Tym samym, odnosząc się do Państwa wątpliwości należy uznać, że dokumentacja zgromadzona przez Państwa w związku z dokonywanymi wewnątrzwspólnotowymi dostawami towarów do Kontrahentów zidentyfikowanych na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych w innych niż Polska państwach Unii Europejskiej i posługujących się dla potrzeb ww. transakcji nadanymi im numerami VAT UE, tj. dowody opisane w Wariantach I-VI, stanowią/stanowić będą dowody dokonania dostawy wewnątrzwspólnotowej, które zgodnie z art. 42 ust. 3 lub ust. 11 ustawy, łącznie potwierdzają/będą potwierdzały dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, a w konsekwencji upoważniają/będą upoważniały Państwa (przy spełnieniu pozostałych warunków z art. 42 ust. 1 ustawy) do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% w odniesieniu do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT).

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Organ zastrzega, że rozstrzygnięcie, czy dokumenty, którymi będzie dysponować podatnik, rzeczywiście potwierdzają dokonanie wywozu towarów na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej, może być stwierdzone ostatecznie jedynie w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej, przeprowadzonej przez właściwy organ podatkowy, a nie w postępowaniu dotyczącym wydania interpretacji indywidualnej.

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zadanych pytań) Wnioskodawcy, w odniesieniu do opisanego zdarzenia przyszłego. Zauważyć bowiem należy, że to wyłącznie Wnioskodawca, w treści składanego wniosku, kształtuje jego zakres przedmiotowy. Zatem kwestie, które nie zostały objęte pytaniami wskazanymi we wniosku, nie mogą być rozpatrzone - zgodnie z art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa
(t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111, ze zm.; dalej jako: „Ordynacja podatkowa”).

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa interpretacji wskazać należy, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie (por. prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 27 marca 2015 r., sygn. akt III SA/Łd 109/15).

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb Ordynacji podatkowej. Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935, ze zm.; dalej jako: „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).

Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.