Interpretacja 0111-KDIB3-3.4012.415.2025.3.AW

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek z 26 czerwca 2025 r., o wydanie interpretacji indywidualanej dotyczący m.in. przechowywania otrzymywanych faktur w wersji elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych w formie elektronicznej, wpłynął 26 czerwca 2025 r. Przedmiotowy wniosek – w odpowiedzi na wezwanie Organu – uzupełnili Państwo pismem z 14 lipca 2025 r. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(…) Sp. z o.o. (dalej: Spółka) świadczy usługi w zakresie pozostałego doradztwa w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania (główny przedmiot działalności).

Podstawowym przedmiotem działalności Spółki jest:

- Pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania,

- Działalność związana z doradztwem w zakresie informatyki,

- Przetwarzanie danych; zarządzanie stronami internetowymi (Hosting) i podobna działalność,

- Wynajem i zarządzanie nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi,

- Działalność rachunkowo-księgowa; doradztwo podatkowe,

- Działalność firm centralnych (Head Offices) i Holdingów, z wyłączeniem Holdingów Finansowych,

- Działalność w zakresie inżynierii i związane z nią doradztwo techniczne.

Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka otrzymuje faktury w formie papierowej albo w formie elektronicznej. Faktury w formie papierowej Spółka otrzymuje bezpośrednio na adres spółki jak i pozyskiwane są przez pracowników Spółki. Faktury w formie elektronicznej wpływają na adresy e-mail Spółki lub pracowników.

Każda faktura uzyskana od dostawców jest wprowadzana do aplikacji (...) i Microsoft Dynamics 365 (dalej: System), w których takie faktury podlegają akceptacji merytorycznej.

Akceptacja merytoryczna polega między innymi na weryfikacji formalnej, rachunkowej, sprawdzeniu zasadności wystawienia faktur, ich zgodności z zamówieniem lub umową oraz na opisaniu zdarzenia gospodarczego oraz akceptacji do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w ustalonym w tym celu procesie (kontrola biznesowa). Akceptacja podlega w Systemie dokumentowaniu, a stosowny dowód tej akceptacji przechowywany jest w Systemie. Spółka posiada certyfikat zaświadczający o zgodności programu Microsoft Dynamics 365 z wymogami stawianymi przez ustawę o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. oraz ustawę o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r.

Spółka posiada ponadto certyfikat zaświadczający o pełnej zgodności programu Microsoft Dynamics 365 z ustawą o rachunkowości.

Wprowadzenie faktur do Systemu wygląda następująco: otrzymane przez Spółkę w formie papierowej faktury wraz załącznikami są skanowane i zapisane w nieedytowalnym formacie w szczególności PDF, TIFF, JPG (dalej: Skany). Faktury dostarczone w formie elektronicznej (w szczególności w nieedytowalnych formatach PDF, TIFF, JPG) pobierane są z adresu e-mail Spółki.

Zdarzają się sytuacje, w których faktura otrzymana w formie elektronicznej jest następnie drukowana i po przystawieniu na niej pieczęci wpływu skanowana i zapisana w Systemie wyłącznie w nieedytowalnym formacie w szczególności PDF, TIFF, JPG (dalej: Skany).

Faktury (w tym Skany) w Systemie są przechowywane na (…) w tym samym regionie co baza danych Systemu, obecnie w regionie (…). Regularnie są sporządzane kopie zapasowe danych. Faktury (w tym Skany) są przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (w tym Skanów).

System umożliwia przechowywanie faktur (w tym Skanów) w podziale na okresy rozliczeniowe oraz ich sprawne wyszukiwanie według poszczególnych danych identyfikujących faktury. Faktury (w tym Skany) są przechowywane przez okres nie krótszy od wymaganego przez przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Po stworzeniu i zapisaniu faktur (w tym Skanów) w archiwum elektronicznym nie ma możliwości jakiejkolwiek ich modyfikacji, rozumianej jako zmiana jakichkolwiek danych zawartych na fakturze.

Jakość faktur (w tym Skanów) nie zakłóca czytelności dokumentów.

Obecnie Spółka rozważa podejmowanie decyzji o niszczeniu faktur otrzymanych w formie papierowej oraz wydruków faktur otrzymanych w formie elektronicznej, po uprzednim zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych.

Spółka wskazuje jednak, że do momentu uzyskania pozytywnej interpretacji podatkowej nadal przechowuje ww. dokumenty w formie papierowej, pomimo iż są one zdigitalizowane w postaci Skanów.

Kontrole biznesowe zapewniają weryfikacje autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności otrzymanych faktur (w tym Skanów). Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie bezzwłoczny pobór faktur (w tym Skanów) oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: VATU). Nabyte przez Spółkę towary i usługi udokumentowane fakturami (w tym Skanami) służą/będą służyć czynnościom opodatkowanym podatkiem od towarów i usług.

Ponadto w uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo:

Zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami dotyczą i będą dotyczyły również wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2025 r., poz. 775; ze zm.), np. usług noclegowych. Wniosek Spółki nie dotyczy zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2025 r., poz. 775; ze zm.).

Wersje elektroniczne faktur (w tym Skany), o których mowa we wniosku będą przechowywane w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Faktury (w tym Skany) są i będą przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium Polski, i są oraz będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, Spółka posiada i będzie posiadała dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez Spółkę zasady (politykę) rachunkowości, dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Pytania w zakresie podatku od towarów i usług

1) Czy zgodnie z opisaną w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym procedurą w świetle VATU w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych dopuszczalne będzie w nowym procesie przechowywanie faktur otrzymywanych przez Spółkę w wersji papierowej oraz wydruków faktur otrzymanych w formie elektronicznej wyłącznie w Systemie w formie Skanu bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej?

2) Czy w przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami dokumentów (Skanami), to zachowa ona prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej oraz w fakturach otrzymanych w formie elektronicznej, które zostały wydrukowane, w przypadku zniszczenia wersji papierowej tych dokumentów, ale przechowywanych w dalszym ciągu w archiwum elektronicznym Systemu w formie Skanu?

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku od towarów i usług

Ad 1)

W ocenie Spółki, zgodnie z opisaną w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym procedurą w świetle VATU w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych dopuszczalne będzie w nowym procesie przechowywanie faktur otrzymywanych przez Spółkę w wersji papierowej oraz wydruków faktur otrzymanych w formie elektronicznej wyłącznie w Systemie w formie Skanu bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Zatem zgodnie z treścią powyższego przepisu, przechowywanie ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów stanowi bezwzględny obowiązek Spółki. Niemniej przepisy Ordynacji podatkowej nie określają sposobu przechowywania dokumentacji, w szczególności nie wskazują, aby dokumentacja miała być przechowywana w formie papierowej.

Zgodnie z brzmieniem art. 112 ust. 1 VATU podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1. VATU podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast stosownie do treści art. 106m ust. 1 VATU – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 VATU).

Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 VATU).

Istotne jest również, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 VATU).

Reasumując należy uznać, że przepisy VATU nie odnoszą się w sposób bezpośredni do kwestii możliwości przechowywania przez podatnika faktur wyłącznie w formie papierowej, czy też elektronicznej w postaci ich cyfrowego zapisu.

Przepisy te nie zawierają również żadnej zastrzeżonej formy, w jakiej dokumenty takie powinny być przechowywane - w szczególności z obowiązujących przepisów nie wynika obowiązek przechowywania faktur w postaci, w której zostały one wystawione i otrzymane (tj. w oryginalnej postaci).

Tym samym, należy uznać, że przepisy nie wykluczają możliwości przechowywania faktur w wersji elektronicznej (w tym w formie skanów oryginalnych faktur) otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej – o ile spełnione zostaną wymogi archiwizowania dokumentów określone w powyżej powołanych przepisach.

W konsekwencji, w oparciu o aktualne brzmienie przepisów VATU w zakresie zasad przechowywania faktur, należy uznać, że dopuszczalny jest każdy sposób przechowywania faktur, o ile spełnione są warunki określone w art. 106m i art. 112a VATU.

Zasada ta dotyczy zarówno przechowania faktur w formie papierowej jak również elektronicznej.

Ad 2)

W ocenie Spółki, w przypadku, gdy będzie ona dysponowała tylko elektronicznymi obrazami dokumentów (Skanami), to zachowa ona prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej oraz otrzymanych w formie elektronicznej, które zostały wydrukowane, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktur, ale przechowywanych w dalszym ciągu w archiwum elektronicznym Systemu w formie Skanu.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 VATU w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 tej ustawy.

W przypadku zakupów udokumentowanych fakturą, w myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a VATU, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Prawo to, zgodnie z art. 86 ust. 10 VATU, powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, a jednocześnie w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 VATU, nie może powstać wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę zakupową.

Żaden przepis VATU nie uzależnia prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury.

Ponadto w uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo:

Spółce nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2025 r., poz. 775; ze zm.).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Przepis art. 15 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775; ze zm.) – zwanej dalej ustawą – stanowi, że:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Według art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Faktura jest dokumentem odzwierciedlającym prawidłowy przebieg zdarzenia gospodarczego zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Co do zasady zatem, faktura musi być wystawiona zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego w tym względzie. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi wówczas, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli w istocie stwierdza np. fakt dostawy określonych towarów i świadczonych usług. Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi, a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

W oparciu o art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Na mocy art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Według z art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu, których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

W oparciu o art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Państwa Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT i świadczy usługi w zakresie pozostałego doradztwa w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania (główny przedmiot działalności).

Rozważają Państwo podejmowanie decyzji o niszczeniu faktur otrzymanych w formie papierowej oraz wydruków faktur otrzymanych w formie elektronicznej, po uprzednim zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych.

Państwa Spółka otrzymuje faktury w formie papierowej albo w formie elektronicznej. Faktury w formie papierowej Spółka otrzymuje bezpośrednio na adres spółki jak i pozyskiwane są one przez pracowników Spółki. Faktury w formie elektronicznej wpływają na adresy e-mail Spółki lub pracowników.

Każda faktura uzyskana od dostawców jest wprowadzana do aplikacji (...) i Microsoft Dynamics 365 (dalej: System), w których takie faktury podlegają akceptacji merytorycznej.

Akceptacja merytoryczna polega między innymi na weryfikacji formalnej, rachunkowej, sprawdzeniu zasadności wystawienia faktur, ich zgodności z zamówieniem lub umową oraz na opisaniu zdarzenia gospodarczego oraz akceptacji do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w ustalonym w tym celu procesie (kontrola biznesowa). Akceptacja podlega w Systemie dokumentowaniu, a stosowny dowód tej akceptacji przechowywany jest w Systemie.

Wprowadzenie faktur do Systemu wygląda następująco: otrzymane przez Spółkę w formie papierowej faktury wraz załącznikami są skanowane i zapisane w nieedytowalnym formacie w szczególności PDF, TIFF, JPG (Skany). Faktury dostarczone w formie elektronicznej (w szczególności w nieedytowalnych formatach PDF, TIFF, JPG) pobierane są z adresu e-mail Spółki.

Regularnie są sporządzane kopie zapasowe danych. Faktury (w tym Skany) są przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (w tym Skanów).

Po stworzeniu i zapisaniu faktur (w tym Skanów) w archiwum elektronicznym nie ma możliwości jakiejkolwiek ich modyfikacji, rozumianej jako zmiana jakichkolwiek danych zawartych na fakturze. Jakość faktur (w tym Skanów) nie zakłóca czytelności dokumentów.

Kontrole biznesowe zapewniają weryfikacje autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności otrzymanych faktur (w tym Skanów). Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie bezzwłoczny pobór faktur (w tym Skanów) oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT. Nabyte przez Spółkę towary i usługi udokumentowane fakturami (w tym Skanami) służą/będą służyć czynnościom opodatkowanym podatkiem od towarów i usług.

Wersje elektroniczne faktur (w tym Skany), o których mowa we wniosku będą przechowywane w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Faktury (w tym Skany) są i będą przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium Polski, i są oraz będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W pierwszej kolejności, Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy zgodnie z opisaną procedurą w świetle ustawy o VAT w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych dopuszczalne będzie w nowym procesie przechowywanie faktur otrzymywanych przez Spółkę w wersji papierowej oraz wydruków faktur otrzymanych w formie elektronicznej wyłącznie w Systemie w formie Skanu bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wynika z opisu, przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający bezzwłoczny pobór faktur oraz przetwarzanie danych w nich zawartych na żądanie uprawnionego organu.

Biorąc pod uwagę powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi dostęp do tych dokumentów, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy należy zgodzić się z Państwem, że zgodnie z opisaną procedurą w świetle ustawy o VAT w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych dopuszczalne będzie w nowym procesie przechowywanie faktur otrzymywanych przez Spółkę w wersji papierowej oraz wydruków faktur otrzymanych w formie elektronicznej wyłącznie w Systemie w formie Skanu bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Tym samym Państwo stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1 jest prawidłowe.

W odniesieniu natomiast do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej oraz w fakturach otrzymanych w formie elektronicznej, które zostały wydrukowane, w przypadku zniszczenia wersji papierowej tych dokumentów, ale przechowywanych w dalszym ciągu w archiwum elektronicznym Systemu w formie Skanu, należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a) (uchylona)

b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,

c) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Skoro elektroniczna forma przechowywania faktur, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, organom podatkowym wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to – jak rozstrzygnięto w zakresie odpowiedzi na postawione przez Państwa pytanie nr 1 – opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Ponadto wskazali Państwo, że nabyte przez Spółkę towary i usługi udokumentowane fakturami (w tym Skanami) służą/będą służyć czynnościom opodatkowanym podatkiem od towarów i usług.

Należy również zaznaczyć, że zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami dotyczą i będą dotyczyły również wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o VAT.

W konsekwencji gdy Spółka będzie dysponowała tylko Skanami faktur, to zachowa ona prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej oraz w fakturach otrzymanych w formie elektronicznej, które zostały wydrukowane, w przypadku zniszczenia wersji papierowej tych dokumentów, ale przechowywanych w dalszym ciągu w archiwum elektronicznym Systemu w formie Skanu, w zakresie tych faktur, które będą dotyczyły zakupów towarów i usług wykorzystywanych przez Państwa do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT w sytuacjach niewymienionych w art. 88 ustawy o VAT.

Tym samym Państwo stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111; ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.