Interpretacja 0111-KDIB3-3.4012.58.2025.2.JSU

Interpretacja indywidualna
– stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest w części dotyczącej:

- korzystania wyłącznie z elektronicznego archiwum dokumentów, na zasadach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, pozwala spełnić warunki określone w art. 112a ust. 1 pkt 2 i art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, dzięki czemu Spółka mogłaby prowadzić archiwum dokumentów (faktur) zakupowych i sprzedażowych oraz innych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów - jest prawidłowe;

- prawa do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywaniem dokumentów (faktur i dokumentów zrównanych z fakturami) wyłącznie w formie elektronicznej, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, pod warunkiem, że otrzymywane faktury (i dokumenty zrównane z fakturami) nie będą dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy - jest prawidłowe;

- prawa do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywaniem dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, które będą dotyczyły towarów i usług udokumentowanych fakturami i/lub dokumentami zrównanymi z fakturami i/lub innymi dokumentami, dotyczącymi wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, w tym dokumentów związanych z usługami gastronomicznymi i hotelowymi - jest nieprawidłowe;

- prawa do zastosowania stawki 0% podatku VAT, dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów w sytuacji przechowywania dokumentów dających to prawo wyłącznie w formie elektronicznej - jest prawidłowe;

- prawa do zastosowania stawki 0% podatku VAT, dla transakcji eksportu towarów w sytuacji przechowywania opisanych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej - jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek z 23 stycznia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy uznania, że Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku VAT (dotyczącego sprzedaży opodatkowanej) oraz zastosowania stawki 0% VAT (w przypadku sprzedaży poza granice kraju), w sytuacji gdy będzie prowadziła archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów, wpłynął 29 stycznia 2025 r. Uzupełnili go Państwo pismem z 13 marca 2025 r. (wpływ 18 marca 2025 r.) - w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka A. sp. z o.o.(dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, podatnikiem podatku VAT UE w rozumieniu ustawy o VAT oraz jest polskim rezydentem podatkowym i podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w CIT. Spółka zajmuje się pośrednictwem oraz sprzedażą hurtową wyrobów.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa różnego rodzaju towary oraz usługi od różnych dostawców (dalej: „Kontrahenci”). Nabywane przez Spółkę towary oraz usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT a koszty ponoszone przez Spółkę w związku z nabyciem ww. towarów i usług związane są z działalnością gospodarczą Spółki i co do zasady zaliczane do kosztów uzyskania przychodów na gruncie podatku CIT. Transakcje nabywania towarów i usług, o których mowa powyżej, dokumentowane są fakturami VAT wystawianymi przez Kontrahentów w wersji papierowej lub elektronicznej (e-faktury). Faktury elektroniczne otrzymywane są za pomocą poczty elektronicznej na dedykowany adres mailowy spółki lub udostępniane online do pobrania przez Wnioskodawcę za pośrednictwem zewnętrznych systemów informatycznych dostawców służących do wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych.

Przechowywanie faktur - dotychczasowa praktyka Wnioskodawcy: faktury otrzymywane przez Spółkę są obecnie przechowywane równocześnie:

1. w formie papierowej w segregatorach

a) dokumenty papierowe po otrzymaniu oryginału faktury papierowej są opatrywane datą wpływu do spółki, skanowane i rejestrowane w systemie służącym do ewidencji korespondencji przychodzącej a następnie ręcznie opisywane, zatwierdzane i numerowane numer księgowym z systemu księgowego i umieszczane w segregatorach

b) dokumenty udostępnione elektroniczne po ich otrzymaniu lub pobraniu, są drukowane, opatrywane datą wpływu do spółki i rejestrowane w systemie służącym do ewidencji korespondencji przychodzącej, odpowiednio opisywane, zatwierdzane, numerowane i podobnie jak dokumenty papierowe umieszczane w segregatorach

2. Planowane modyfikacje systemu archiwizacji

Spółka zamierza dokonać modyfikacji archiwizacji danych, tj. ich wprowadzania do Systemu poprzez całkowitą rezygnację z przechowywania Dokumentów (faktur papierowych oraz wydruków faktur elektronicznych, wraz z ich załącznikami i innych dokumentów w tym dokumentów przewozowych w szczególności CMR i kwitów wagowych) w fizycznej postaci, w segregatorach. Obecnie Spółka planuje przejście na elektroniczną archiwizację dokumentów, również na inne dokumenty, między innymi dokumenty CMR nie archiwizowane dotychczas za pośrednictwem Systemu. W szczególności Spółka planuje rezygnację z „papierowej” archiwizacji dokumentów zakupowych i sprzedażowych i przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej.

Zgodnie z założeniami modelu archiwizacji i przechowywania dokumentów otrzymywane przez Spółkę od Kontrahentów dokumenty (faktury i inne wymienione powyżej dokumenty) w formie papierowej były:

1. weryfikowane pod względem ich zgodności ręcznie przez uprawnione do tego osoby podczas obsługi procesu akceptacji

2. akceptowane zgodnie z przyjętymi ścieżkami akceptacji

Spółka chce archiwizować elektronicznie dokumenty otrzymane w formie papierowej i:

1. digitalizować je (skanować do nieedytowalnego formatu PDF), a dane z obrazów tych dokumentów będą w pełni czytelne i zgodne z treścią dokumentu papierowego

2. dodać do archiwum elektronicznego faktur wraz z danymi opisowymi, umożliwiającymi wygodne przeszukiwanie archiwum elektronicznego faktur.

Archiwum elektroniczne faktur i innych dokumentów będzie zapewniało:

1. Niezmienność postaci dokumentów. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści.

2. Bezpieczeństwo dokumentów. Dostęp do dokumentów będą miały tylko wskazane osoby - krąg osób mających dostęp do przechowanych faktur w formie elektronicznej będzie zatem ograniczony. Dokumenty będą zapisywane w sposób uniemożliwiający ich usunięcie. Będą tworzone kopie zapasowe archiwizowanych dokumentów w formie elektronicznej.

3. Przechowywanie faktur przez okres co najmniej 6 lat, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli celno-skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej lub celno-skarbowej.

Spółka, w przypadku przechowywania dokumentów zeskanowanych, zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego na równi z zasadami kontroli stosowanymi przy przechowywaniu dokumentów papierowych.

Dokumenty posiadają potwierdzenie przeprowadzenia kontroli merytorycznej, kontroli finansowej oraz kontroli formalno-rachunkowej zgodnie ze ścieżką obiegu i akceptacji dokumentów w spółce. Spółka w zakresie kontroli i nadzoru nie przewiduje różnic pomiędzy przechowywaniem dokumentów „papierowych” a przechowywaniem ich zeskanowanych kopii.

Celem Spółki jest stosowanie wyłącznie elektronicznego archiwum, tj. Spółka po dokonaniu weryfikacji i kontroli faktur VAT (i zrównanych dokumentów), sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności, a następnie ich zaewidencjonowaniu, zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, wraz z dodatkową weryfikacją wersji zarchiwizowanej pod kątem integralności treści i czytelności, planuje niszczenie wersji papierowych. Spółka nie planuje niszczenia papierowych wersji dokumentów przed dokonaniem ich weryfikacji pod kontem spełnia warunków do ujęcia ich w ewidencji VAT.

Dokumenty będą przechowywane wyłącznie na terytorium kraju, przy czym Spółka zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp do tych faktur (oraz dokumentów zrównanych z fakturami) oraz bezzwłoczne przekazanie tych faktur.

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, że:

1. Zastosowanie stawki 0% przy sprzedaży towarów handlowych dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów tzw. WDT oraz eksportu towarów (sprzedaż towaru i jego wywóz z terytorium Polski na terytorium innego państwa pochodzącego z poza Unii Europejskiej).

2. Spółka będzie spełniała warunki formalne i faktyczne do zastosowania stawki 0% dla wskazanych wyżej transakcji.

Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik podatku VAT na terenie kraju oraz jako czynny podatnik podatku VAT UE. Warunki te będą nadal spełnione przez spółkę w momencie dokonywania wskazanych w pkt 1 transakcji.

Przy wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów, na dzień dokonania transakcji spółka będzie dysponować potwierdzeniem czynnego podatnika podatku VAT UE pozyskanego ze strony unijnego internetowego narzędzia VIES (systemu wymiany informacji o VAT) dla nabywcy towaru.

Spółka dla celów eksportu towarów do krajów spoza Unii Europejskiej jest zarejestrowana w systemie usług celnych PUESC - na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych oraz posiada nadany numer EORI, który jest nadawany eksporterowi. Spółka realizując eksport towarów do krajów spoza UE korzysta w usług zewnętrznych Agencji Celnych na podstawie zawartych umów i upoważnień zgodnie z przepisami Kodeksu celnego. Powyższe warunki będą nadal spełnione przez spółkę w momencie realizowania transakcji eksportu towarów.

3. Poniżej przedstawiają Państwo listę dokumentów, które spółka planuje archiwizować tylko w formie elektronicznej:

- zamówienia towarów do dostawców oraz od nabywców

- zlecenia transportowe

- listy przewozowe oraz dokumenty transportowe dotyczące przewozu morskiego, lotniczego i lądowego

- kwity wagowe z załadunku lub rozładunku towarów

- specyfikacje wysyłkowe towarów

- świadectwa przewozowe EUR1

- certyfikaty analizy jakości towarów

- świadectwa pochodzenia towarów wydawane przez Urząd Celny

- oświadczenia nabywcy towarów potwierdzające dostarczenie towarów do kraju Unii europejskiej innego niż Polska

- instrukcje dotyczące bezpieczeństwa towaru w transporcie

- oświadczenia i wyjaśnienia przekazane na piśmie od przewoźników do wystawionych dokumentów przewozowych dotyczących zrealizowanych transakcji przewozu towaru

- dokumenty wydania magazynowego otrzymane od dostawców towarów

- dokumenty magazynowe generowane z systemu magazynowo-handlowego związane z gospodarką magazynową towarów:

a) fakturze zakupu - dokument przyjęcia magazynowego

b) fakturze sprzedaży - dokument wydania magazynowego

c) dokumenty przesunięć towarów między magazynami

d) dokumenty rozchód i przychód wewnętrzny towarów

4. Spółka powołując się we wniosku na „dokumenty zrównane z fakturami” miała na uwadze dokumenty wskazane w pkt 3 niniejszego wyjaśnienia. Dokumenty te są również przedmiotem wniosku.

5. Spółka planuje niszczyć dokumenty otrzymane wcześniej w wersji papierowej dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności, potwierdzenia czytelności stworzonych kopii elektronicznych oraz ich zaewidencjonowaniu.

6. Wprowadzona kontrola biznesowa będzie miała na celu ustalenie czy informacje zawarte na dokumentach odzwierciedlają faktyczną dostawę towarów lub świadczenie usług oraz warunki, na jakich zostały one dokonane i ich zgodność z ustaleniami umownymi. Spółka do tego celu będzie wdrażała w firmie elektroniczny system obiegu dokumentów, dzięki któremu weryfikacja i akceptacja dokumentów będzie wieloetapowa. Pracownicy poszczególnych działów (między innymi administracji, logistyki, księgowości) będą odpowiedzialni za proces weryfikacji dokumentów w ramach swoich uprawnień. Ścieżka audytu będzie obejmowała dokumenty źródłowe i realizowane transakcje oraz odniesienia do powiązań między nimi. Związek między dokumentami oraz realizowanymi transakcjami będzie łatwy do prześledzenia, zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz będzie odzwierciedlał procesy, które faktycznie miały miejsce. Wersje elektroniczne dokumentów będą archiwizowane w sposób zabezpieczający przed ich utratą lub uszkodzeniem oraz umożliwiający ich identyfikację i odszukanie.

Kontrola i weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów będzie realizowana w ramach ustalonej i zabezpieczonej przez system elektronicznego obiegu dokumentów ścieżki akceptacji dokumentu. Przed zdygitalizowaniem dokument będzie weryfikowany pod kątem identyfikacji wystawcy i autentyczności dokutemu (podpisy, pieczęcie, potwierdzenie, że dokument nie jest kopią). System elektronicznego obiegu uniemożliwi wprowadzenie do obiegu dokumentów poza ustaloną ścieżką i ustalonymi miejscami przyjęcia i ewidencji dokumentów.

7. Spółka w ramach stosowanego obiegu i przechowywania dokumentów, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność wobec wszystkich dokumentów otrzymanych przez spółkę. Mimo zastosowania odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania dokumentów, w sytuacji słabej jakości zeskanowanego dokumentu nie pozwalającej odczytać treści dokumentu będzie on przechowywany w formie papierowej.

8. Zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami i/lub dokumentami zrównanymi z fakturami i/lub innymi dokumentami, będą dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Przede wszystkim dokumentów związanych z usługami gastronomicznymi i hotelowymi.

Pytanie

Czy korzystanie wyłącznie z elektronicznego archiwum dokumentów, na zasadach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, pozwala spełnić warunki określone w art. 112a ust. 1 pkt 2 i art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, dzięki czemu Spółka mogłaby prowadzić archiwum dokumentów (faktur) zakupowych i sprzedażowych oraz innych wymienionych wyżej wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów oraz czy taka forma archiwizacji, a więc przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, daje Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej a w przypadku sprzedaży poza granice kraju prawa do zastosowania stawki 0% podatku VAT?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy korzystanie wyłącznie z elektronicznego archiwum dokumentów, na zasadach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, pozwala spełnić warunki określone w art. 112a ust. 1 pkt 2 i art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, dzięki czemu Spółka mogłaby prowadzić archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów oraz taka forma archiwizacji, a więc przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, daje Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej i zastosowania stawki 0% VAT w przypadku sprzedaży poza granice kraju.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy o VAT działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Artykuł 2 pkt 31 ustawy o VAT stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy o VAT - przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT - stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Regulacje w zakresie podatku VAT dotyczące zasad przechowywania faktur zostały zawarte przede wszystkim w art. 106m, art. 112 oraz 112a ustawy o VAT.

Przepis art. 112a ust. 1 ustawy o VAT wymienia warunki dotyczące sposobu przechowywania dokumentów. W myśl tego przepisu podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury w tym faktury wystawione ponownie, otrzymane faktury w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwość ich odszukania oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast, zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przepis art. 106m w dalszej części stanowi, iż przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Z powołanych wyżej przepisów nie wynika zatem, by ustawodawca wskazywał jedną, właściwą formę przechowywania faktur. Przepisy ustawy o VAT precyzują jedynie warunki przechowywania faktur. Oznacza to, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Określone w ustawie warunki ich przechowywania muszą być jednak spełnione w obu przypadkach, a więc dokumenty muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zdaniem Spółki opisana w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym procedura elektronicznego obiegu dokumentów spełnia wskazane powyżej warunki, co zostało szczegółowo opisane poniżej.

1. Przechowywanie dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, wszystkie faktury będą archiwizowane przez okres wymagany przepisami prawa (co najmniej przez okres 6 lat). Należy zatem uznać, że warunek dotyczący okresu przechowywania dokumentów zostanie przez Spółkę spełniony.

Ponadto dokumenty będą przechowywane wyłącznie na terytorium kraju.

2. Przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

W rozważanym modelu faktury przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej, w podziale na okresy rozliczeniowe, których dana faktura dotyczy.

Archiwum umożliwiać będzie wgląd do faktur z poszczególnych okresów rozliczeniowych, w tym np. do dokumentów dotyczących określonego miesiąca.

Tym samym w ocenie Spółki, rozważany model archiwizacji dokumentów spełniał będzie warunek przechowywania dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe.

Ponadto, również warunek przechowywania dokumentów w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie należy uznać za spełniony.

W szczególności, łatwość odszukania i zapoznania się z konkretnymi fakturami lub ich zbiorami gwarantowane będą przez wykorzystanie osobnych folderów i oznaczeń dokumentów, jak również z uwagi na możliwość wyszukiwania danych i dokumentów według żądanego kryterium (np. kryterium dostawcy).

W świetle powyższego należy uznać, iż opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów spełnia warunki przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, oraz w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

3. Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania.

Odnosząc się do warunku zapewnienia autentyczności pochodzenia, Wnioskodawca podkreśla, że planowane rozwiązanie w zakresie archiwizowania faktur zakupowych zapewni pewność co do podmiotu, od którego Wnioskodawca otrzymał daną fakturę.

Wszystkie dokumenty będą weryfikowane przez pracownika dodającego dokument do archiwum elektronicznego faktur. Tym samym, skoro zapewniona będzie każdorazowa weryfikacja faktur zakupowych pod względem merytorycznym, nie będzie zatem możliwe ujęcia w ewidencji VAT i archiwizowanie faktur zakupowych, pochodzących od nieznanych dostawców. Tym samym należy uznać, że w związku z planowanym postępowaniem Wnioskodawcy w zakresie archiwizowania faktur zapewniona będzie autentyczność pochodzenia faktury.

Z kolei, jeśli chodzi o integralność faktury, to Wnioskodawca wskazuje, że ani proces zmiany formy faktury z papierowej na elektroniczną ani też samo przechowywanie faktur elektronicznych oraz skanów faktur papierowych nie będzie skutkowało żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej (skany faktur zakupowych będą bowiem przechowywane w formacie, który nie dopuszcza zmian w treści), co oznacza, że po digitalizacji nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści.

Czytelność faktury zostanie natomiast zapewniona przez Wnioskodawcę poprzez: wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur, proces weryfikacji formalnej, merytorycznej oraz rachunkowej, który, co do zasady, następuje przed wprowadzeniem faktury do systemu księgowego Wnioskodawcy.

Ponadto Spółka, w przypadku przechowywania dokumentów zeskanowanych, zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego na równi z zasadami kontroli stosowanymi przy przechowywaniu dokumentów papierowych. Dokumenty będą posiadały potwierdzenie przeprowadzenia kontroli merytorycznej, kontroli finansowej oraz kontroli formalno-rachunkowej. Spółka w zakresie kontroli i nadzoru nie przewiduje różnic pomiędzy przechowywaniem dokumentów „papierowych” a przechowywaniem ich zeskanowanych kopii.

4. Przechowywanie faktur w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur, w tym ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wnioskodawca wskazuje, że planowany model archiwizacji i przechowywania dokumentów zakłada bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie każdorazowo niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli celno-skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej.

Spółka zaznacza, że dokumenty będą przechowywane wyłącznie na terytorium kraju, przy czym Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp on-line do tych faktur i dokumentów zrównanych z fakturami, pobór i przetwarzanie danych zawartych w fakturach naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, na zasadach tożsamych do dostępu do dokumentów papierowych.

Co istotne, jak wynika z przytoczonych wyżej regulacji, prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione od sposobu przechowywania faktur w formie papierowej lub elektronicznej. W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, sposób późniejszego przechowywania Dokumentów, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego, dokumentujących dokonane zakupy, jeżeli Spółka spełnia wszystkie warunki uprawniające do odliczenia podatku naliczonego, nie ma znaczenia przy ustalaniu prawa Spółki do odliczenia VAT.

Brak regulacji w zakresie przechowywania faktur, należy interpretować w sposób szeroki, tj. skoro ustawodawca nie wskazał na preferowany sposób archiwizacji dokumentów, to podatnik ma dowolność co do wyboru formy przechowywania faktur, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego - tj. może zdecydować się na archiwizację wyłącznie w formie papierowej lub formie elektronicznej lub też w systemie mieszanym (tj. częściowo „w papierze”, a częściowo w formie elektronicznej).

Zauważyć należy, że ustawa o VAT wprost wskazuje na możliwość przechowywania poza terytorium kraju otrzymanych dokumentów zakupowych, w formie elektronicznej (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT).

W konsekwencji, zdaniem Spółki, skoro ustawa o VAT dopuszcza wprost możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej (analogicznie również innych Dokumentów zakupowych), to nie powinno budzić wątpliwości, iż w takiej formie dozwolone jest przechowywanie faktur, dokumentów celnych oraz innych Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego, otrzymanych przez podatnika w formie papierowej lub elektronicznej. Podsumowując, w opinii Wnioskodawcy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie Dokumentów, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego, otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej lub elektronicznej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów w Systemie, na zasadach ogólnych, tj. przy założeniu związku danego wydatku z działalnością opodatkowaną VAT (dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego) oraz braku wystąpienia przesłanek negatywnych, wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.

Podsumowując, w ocenie Wnioskodawcy, przytoczony na początku wniosku oraz powyżej sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów przez Spółkę, spełnia warunki wskazane powyżej w ustawie o VAT, a ponadto Spółka zapewnia autentyczność i integralność treści faktur w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W konsekwencji, wskazane w stanie faktycznym dokumenty, zdaniem Spółki mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur daje Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach (przy założeniu spełnienia innych warunków do odliczenia), gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Podkreślić przy tym należy, że celem Spółki jest stosowanie wyłącznie elektronicznego archiwum, tj. Spółka po dokonaniu weryfikacji i kontroli faktur VAT (i zrównanych dokumentów), sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, zaewidencjonowaniu, po ich zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, wraz z dodatkową weryfikacją wersji zarchiwizowanej pod kątem integralności treści i czytelności, planuje niszczenie wersji papierowych. Spółka nie planuje niszczenia papierowych wersji dokumentów przed dokonaniem weryfikacji czy zeskanowana i umieszczona w archiwum wersja elektroniczna, spełnia wszystkie warunki do ujęcia jej w ewidencji VAT.

Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko znajduje potwierdzenie w aktualnej linii interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wypowiadającego się w podobnych stanach faktycznych. Zgodnie z interpretacjami organu, przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne, a ponadto daje podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Dla przykładu, można posłużyć się następującymi interpretacjami: Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 15 grudnia 2023 r., znak: 0114-KDIP1-3.4012.600.2023.2.PRM, w której organ wskazał, że „Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Podkreślić jednocześnie należy, że prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie, niezależnie od tego, czy serwery, na których przechowywane są faktury znajduje się w Polsce. Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 21 marca 2017 r., znak 1462-IPPP2.4512.147.2017.1.DG, w której organ wskazał, że przechowywanie faktur w sposób elektroniczny jest zgodny z prawem: „Z uwagi na przedstawione okoliczności sprawy należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawionych i otrzymanych w formie elektronicznej oraz faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami”.

W tej samej interpretacji (sygn. 1462-IPPP2.4512.147.2017.1.DG), Organ potwierdził również prawo do obniżania kwoty podatku należnego o podatek naliczony: „W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z zeskanowanych dokumentów oraz faktur otrzymanych w formie elektronicznej dokumentujących zakup towarów i usług, jeżeli będą one przechowywane w formie elektronicznej, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”.

Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 26 czerwca 2018 r., znak: 0113-KDIPT1-3.4012.390. 2018.2.JSO, w której organ przyznał, że: „Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność”, a także dodał, że: „(...) archiwizowanie przez Wnioskodawcę faktur zakupowych w sposób opisany we wniosku nie będzie stanowić przeszkody do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur (...)”.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w części dotyczącej:

- korzystania wyłącznie z elektronicznego archiwum dokumentów, na zasadach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, pozwala spełnić warunki określone w art. 112a ust. 1 pkt 2 i art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, dzięki czemu Spółka mogłaby prowadzić archiwum dokumentów (faktur) zakupowych i sprzedażowych oraz innych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów - jest prawidłowe;

- prawa do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywaniem dokumentów (faktur i dokumentów zrównanych z fakturami) wyłącznie w formie elektronicznej, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, pod warunkiem, że otrzymywane faktury (i dokumenty zrównane z fakturami) nie będą dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy - jest prawidłowe;

- prawa do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywaniem dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, które będą dotyczyły towarów i usług udokumentowanych fakturami i/lub dokumentami zrównanymi z fakturami i/lub innymi dokumentami, dotyczącymi wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, w tym dokumentów związanych z usługami gastronomicznymi i hotelowymi - jest nieprawidłowe;

- prawa do zastosowania stawki 0% podatku VAT, dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów w sytuacji przechowywania dokumentów dających to prawo wyłącznie w formie elektronicznej - jest prawidłowe;

- prawa do zastosowania stawki 0% podatku VAT, dla transakcji eksportu towarów w sytuacji przechowywania opisanych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej - jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

W myśl art. 106n ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Wszelkie dane jakie powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ust. 1 ustawy.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określono przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywane przez Państwa dokumenty zakupowe i sprzedażowe, a także inne dokumenty (opisane we wniosku i jego uzupełnieniu) zawierają dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, są one fakturami w rozumieniu ustawy i stosuje się do nich wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nich podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokumenty nie zawierają ww. danych, to nie mogą zostać uznane za faktury i nie znajdują do nich zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

W świetle art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 2 ustawy:

Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają zatem możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy korzystanie wyłącznie z elektronicznego archiwum dokumentów, pozwala spełnić warunki określone w art. 112a ust. 1 pkt 2 i art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, dzięki czemu Spółka mogłaby prowadzić archiwum dokumentów (faktur) zakupowych i sprzedażowych oraz innych wymienionych wyżej wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów oraz czy taka forma archiwizacji, a więc przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, daje Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej a w przypadku sprzedaży poza granice kraju prawa do zastosowania stawki 0% podatku VAT.

W pierwszej kolejności należy więc przeanalizować czy sposób przechowywania faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami (zakupowych) jest zgodny z przepisami ustawy.

Autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).

W ramach prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej Spółka nabywa różnego rodzaju towary oraz usługi od różnych dostawców, które dokumentowane są fakturami VAT wystawianymi przez Kontrahentów w wersji papierowej lub elektronicznej (e-faktury). Faktury elektroniczne otrzymywane są za pomocą poczty elektronicznej na dedykowany adres mailowy spółki lub udostępniane online do poprania przez Spółkę za pośrednictwem zewnętrznych systemów informatycznych dostawców służących do wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych.

Faktury otrzymywane przez Spółkę (zarówno dokumenty papierowe jak i udostępnione elektroniczne) są obecnie przechowywane w formie papierowej w segregatorach.

Zamierzają Państwo dokonać modyfikacji archiwizacji danych, tj. ich wprowadzania do Systemu poprzez całkowitą rezygnację z przechowywania Dokumentów (faktur papierowych oraz wydruków faktur elektronicznych, wraz z ich załącznikami i innych dokumentów w tym dokumentów przewozowych w szczególności CMR i kwitów wagowych) w fizycznej postaci, w segregatorach.

Obecnie Spółka planuje przejście na elektroniczną archiwizację dokumentów, również na inne dokumenty, między innymi dokumenty CMR nie archiwizowane dotychczas za pośrednictwem Systemu. W szczególności Spółka planuje rezygnację z „papierowej” archiwizacji dokumentów zakupowych i sprzedażowych i przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej.

Archiwum elektroniczne faktur i innych dokumentów będzie zapewniało niezmienność postaci dokumentów (faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, co oznacza, brak możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji), bezpieczeństwo dokumentów (ograniczony dostęp) oraz przechowywanie faktur przez okres co najmniej 6 lat, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli celno-skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej lub celno-skarbowej.

Wskazali Państwo, że Spółka, w przypadku przechowywania dokumentów zeskanowanych, zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego na równi z zasadami kontroli stosowanymi przy przechowywaniu dokumentów papierowych.

Spółka po dokonaniu weryfikacji i kontroli faktur VAT (i zrównanych dokumentów), sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności, a następnie ich zaewidencjonowaniu, zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, wraz z dodatkową weryfikacją wersji zarchiwizowanej pod kątem integralności treści i czytelności, planuje niszczenie wersji papierowych.

Dokumenty będą przechowywane wyłącznie na terytorium kraju, i zgodnie z Państwa wskazaniem, Spółka zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp do tych faktur (oraz dokumentów zrównanych z fakturami) oraz bezzwłoczne przekazanie tych faktur.

Z przedstawionego przez Państwa opisu sprawy wynika, że archiwum elektroniczne faktur i innych dokumentów będzie zapewniało przechowywanie faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

Dokumenty posiadają potwierdzenie przeprowadzenia kontroli merytorycznej, kontroli finansowej oraz kontroli formalno-rachunkowej zgodnie ze ścieżką obiegu i akceptacji dokumentów w spółce. Spółka w zakresie kontroli i nadzoru nie przewiduje różnic pomiędzy przechowywaniem dokumentów „papierowych" a przechowywaniem ich zeskanowanych kopii.

Skoro więc do faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami przechowywanych w archiwum elektronicznym na zasadach opisanych powyżej, Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność oraz umożliwi dostęp do tych faktur (oraz dokumentów zrównanych z fakturami) oraz bezzwłoczne przekazanie tych faktur (oraz dokumentów zrównanych z fakturami), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób ich przechowywania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnośnie natomiast kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego z ww. faktur (oraz dokumentów zrównanych z fakturami) zawartej także w Państwa wątpliwościach, wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Jak stanowi art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy:

W myśl art. 88 ust. 4 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje otrzymane faktury.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest jednak niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4 ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Są Państwo czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. Wskazali Państwo, że nabywane przez Spółkę towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Zatem, co do zasady, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, będą Państwo mieli prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur i innych dokumentów z nimi zrównanych, za wyjątkiem faktur i/lub dokumentów zrównanymi z fakturami i/lub innymi dokumentami, które - jak wskazali Państwo w uzupełnieniu opisu sprawy - będą dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, a przede wszystkim dokumentów związanych z usługami gastronomicznymi i hotelowymi.

Tym samym, mają Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z dokonanymi zakupami towarów i usług, udokumentowanymi fakturami przechowywanymi przez Państwa wyłącznie w formie elektronicznej (korzystając z elektronicznego archiwum faktur), za wyjątkiem faktur, które dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, w tym dokumentów związanych z usługami gastronomicznymi i hotelowymi.

Odnosząc się natomiast do kwestii prawa do zastosowania stawki 0% podatku VAT w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz eksportu towarów, w sytuacji przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, należy zauważyć, że:

Zgodnie z art. 41 ust. 3 ustawy:

Stosownie do art. 42 ust. 1 ustawy

Zgodnie z art. 42 ust. 1a ustawy o VAT:

Warunki te muszą być spełnione łącznie. Spełnienie pierwszego z nich ma zagwarantować, że czynność zostanie potraktowana jako wewnątrzwspólnotowe nabycie w kraju odbiorcy i zostanie tam faktycznie opodatkowana, a drugi wskazuje że istotnie nastąpił wywóz towarów z jednego państwa członkowskiego (z kraju) i jego transport (przemieszczenie) do innego państwa członkowskiego. Istotą transakcji wewnątrzwspólnotowych jest faktyczne opodatkowanie dostawy towaru w państwie przeznaczenia (do którego towar jest docelowo przemieszczany). Dostawa, która następuje na terytorium państwa dostawcy towarów, jest opodatkowana stawką 0%, a w państwie nabywcy następuje opodatkowanie tej dostawy według stawki podatku tam właściwej. Transakcja opodatkowana w ten sposób ma na celu uniknięcie zakłócania konkurencji, powodowanego podwójnym opodatkowaniem lub brakiem opodatkowania. Jednak zastosowanie stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów uzależnione jest także od zarejestrowania podatnika jako podatnika VAT UE, najpóźniej w momencie składania deklaracji uwzględniającej daną dostawę.

Stosownie do art. 42 ust. 3 ustawy:

Art. 42 ust. 11 ustawy stanowi, że:

Dla udokumentowania takiej dostawy podatnik może także posiadać inne dowody w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 111), zgodnie z którym:

Istotne jest zatem to, aby dokumenty, w których posiadaniu jest dokonujący dostawy, zawierały informacje, z których wynika, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego. Ponadto, dokumenty, o których mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, mają łącznie potwierdzać określony fakt – co oznacza, że zebrane razem mają dać jednoznaczną informację, której wymaga ten przepis.

Kluczowe jest to, aby posiadane przez podatnika dokumenty zawierały informacje, z których wynika, że określony towar został wywieziony z terytorium kraju oraz został faktycznie dostarczony do innego państwa członkowskiego. Istotą wskazanych wyżej przepisów dotyczących wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów jest zobowiązanie podatnika do udowodnienia, ze względu na korzystniejsze niż w odniesieniu do dostaw krajowych skutki podatkowe, że towary będące przedmiotem dostawy rzeczywiście opuściły terytorium kraju.

Odnosząc się do powołanych wyżej przepisów zauważyć należy, że prawo podatnika do zastosowania przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawki podatku w wysokości 0% uzależnione jest od posiadania dokumentów potwierdzających jednoznacznie, że doszło do wywozu towarów poza terytorium Polski i dostarczenia ich do nabywcy w innym kraju UE. Istotą przywołanych przepisów jest przede wszystkim zobowiązanie podatnika do udowodnienia, że towary będące przedmiotem dostawy rzeczywiście opuściły terytorium kraju i zostały dostarczone do ich nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego. Zasadniczą kwestią jest zatem, aby posiadane przez Spółkę dokumenty łącznie, jednoznacznie potwierdzały, że towary te były przedmiotem WDT.

Z kolei, jak stanowi art. 41 ust. 4 ustawy:

W myśl art. 41 ust. 6 ustawy:

Stosownie do art. 41 ust. 6a ustawy:

Zgodnie z art. 41 ust. 7 ustawy o VAT:

Jak stanowi art. 41 ust. 8 ustawy:

W art. 41 ust. 9 ustawy wskazane zostało, że:

Stosownie do art. 41 ust. 11 ustawy:

Przepis art. 41 ust. 6 ustawy, dający prawo zastosowania stawki 0% w eksporcie towarów, wymaga, aby podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy otrzymał dokument potwierdzający wywóz towaru poza terytorium Unii Europejskiej. Z kolei w art. 41 ust. 6a ustawy, odwołującym się do art. 41 ust. 6 ustawy, zostały wymienione dokumenty, które w sposób bezsporny potwierdzają, że nastąpił wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej. Zauważyć przy tym należy, że te wymienione dokumenty mają charakter dokumentów urzędowych.

Ponadto, należy wskazać, że przepisy ustawy nie uzależniają zastosowania stawki 0% od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona.

Z przedstawionego opisu sprawy, doprecyzowanego w uzupełnieniu wniosku, wynika, że Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik podatku VAT UE dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, w systemie usług celnych PUESC oraz posiada nadany numer EORI, który jest nadawany eksporterowi. Warunki te będą nadal spełnione przez spółkę w momencie dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz eksportu towarów. Ponadto jak sami Państwo wskazali - Spółka będzie spełniała warunki formalne i faktyczne do zastosowania stawki 0% dla ww. transakcji.

Analiza przedstawionego opisu sprawy pozwala na stwierdzenie, że przy spełnieniu warunków określonych w art. 42 ust. 1 i 1a ustawy (dla zastosowania stawki 0% do transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów) - a posiadane dokumenty będą potwierdzały że doszło do wywozu towarów z kraju do innego państwa członkowskiego - Spółka będzie miała prawo do opodatkowania WDT stawką podatku od towarów i usług w wysokości 0% w sytuacji przechowywania opisanych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej.

Odnosząc się natomiast do prawa dla zastosowania stawki 0% do transakcji eksportu towarów, zauważyć należy, że dokumenty, które Spółka planuje archiwizować tylko w formie elektronicznej, dotyczące zamówienia towarów do dostawców oraz od nabywców, zleceń transportowych, listów przewozowych oraz dokumentów transportowych dotyczących przewozu morskiego, lotniczego i lądowego, kwitów wagowych z załadunku lub rozładunku towarów, specyfikacji wysyłkowych towarów, świadectw przewozowych EUR1, certyfikatów analizy jakości towarów, świadectw pochodzenia towarów wydawane przez Urząd Celny, oświadczeń nabywców towarów potwierdzających dostarczenie towarów do kraju Unii europejskiej innego niż Polska, instrukcji dotyczących bezpieczeństwa towaru w transporcie, oświadczeń i wyjaśnień przekazanych na piśmie od przewoźników do wystawionych dokumentów przewozowych dotyczących zrealizowanych transakcji przewozu towaru, dokumentów wydania magazynowego otrzymanych od dostawców towarów, dokumentów magazynowych generowanych z systemu magazynowo-handlowego związanych z gospodarką magazynową towarów: faktur zakupu - dokument przyjęcia magazynowego, faktur sprzedaży - dokument wydania magazynowego, dokumentów przesunięć towarów między magazynami oraz dokumentów rozchód i przychód wewnętrzny towarów - nie stanowią dokumentów wymienionych w art. 41 ust. 6 w zw. ust. 6a ustawy - które uprawniałyby w eksporcie towarów do zastosowania stawki 0%.

W konsekwencji nie można zgodzić się z Państwem, że Spółka ma prawo do opodatkowania tak udokumentowanego eksportu towarów stawką podatku od towarów i usług w wysokości 0%.

Podsumowując, Państwa stanowisko w części dotyczącej:

- korzystania wyłącznie z elektronicznego archiwum dokumentów, na zasadach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, pozwala spełnić warunki określone w art. 112a ust. 1 pkt 2 i art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, dzięki czemu Spółka mogłaby prowadzić archiwum dokumentów (faktur) zakupowych i sprzedażowych oraz innych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów - jest prawidłowe;

- prawa do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywaniem dokumentów (faktur i dokumentów zrównanych z fakturami) wyłącznie w formie elektronicznej, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, pod warunkiem, że otrzymywane faktury (i dokumenty zrównane z fakturami) nie będą dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy - jest prawidłowe;

- prawa do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywaniem dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, które będą dotyczyły towarów i usług udokumentowanych fakturami i/lub dokumentami zrównanymi z fakturami i/lub innymi dokumentami, dotyczącymi wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, w tym dokumentów związanych z usługami gastronomicznymi i hotelowymi - jest nieprawidłowe;

- prawa do zastosowania stawki 0% podatku VAT, dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów w sytuacji przechowywania dokumentów dających to prawo wyłącznie w formie elektronicznej - jest prawidłowe;

- prawa do zastosowania stawki 0% podatku VAT, dla transakcji eksportu towarów w sytuacji przechowywania opisanych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej - jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

W niniejszym rozstrzygnięciu nie dokonywano weryfikacji jakości dokumentów warunkujących prawo do zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów. Przedmiotem oceny dokonanej przez Organ, była wyłącznie możliwość przechowywania, wymienionych we wniosku dokumentów, w formie elektronicznej.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Informuję, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytań). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego).

Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku.

W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

odstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.