Interpretacja 0111-KDIB3-3.4012.681.2025.3.AW

Interpretacja indywidualna
- stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

27 października 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 21 października 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie m.in. podatku od towarów i usług. Przedmiotowy wniosek - w odpowiedzi na wezwanie Organu - uzupełnili Państwo pismem 5 grudnia 2025 r., które wpłynęło tego samego dnia. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(...) (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest osoba prawną mającą siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej i podlega w Polsce opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych (dalej: CIT) od całości swoich dochodów bez względu na miejsce ich osiągania (nieograniczony obowiązek podatkowy), jest również czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT).

Spółka należy do międzynarodowej grupy (...) (dalej: Grupa (...)) prowadzącej działalność w obszarze (…). Grupa (...) zaopatruje w (…).

Grupa (...) działa na zasadzie synergii, łącząc wiedzę i zasoby poszczególnych jednostek -przedsiębiorstw wchodzących w jej skład, aby móc działać kompleksowo w całym łańcuchu wartości (...).

Wnioskodawca jest spółką celową umieszczoną w strukturze Grupy (...), która zajmuje się obsługą (...). Spółka zajmuje się również sprzedażą (...).

W związku z dokonywanymi dostawami usług, po stronie Spółki zachodzi obowiązek zaewidencjonowania transakcji dla potrzeb VAT i CIT oraz wystawienia i przesłania nabywcy towarów lub usług świadczonych przez Spółkę faktur potwierdzających dokonane transakcje. Również z tytułu nabywanych towarów i usług Spółka otrzymuje od swoich dostawców szereg faktur w formie papierowej oraz elektronicznej. Faktury te są podstawą do odliczenia VAT oraz rozpoznania kosztów uzyskania przychodów.

Zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami służą wyłącznie czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT. Spółka otrzymuje faktury zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, w każdym przypadku dokonując ich archiwizacji, z tym, że faktury w formie elektronicznej są celem archiwizacji dodatkowo drukowane.

Rozliczaniem i archiwizacją faktur zajmuje się na zlecenie Spółki profesjonalny usługodawca, przy czym faktury za okres do końca czerwca 2025 roku przechowywane są w zewnętrznym archiwum prowadzonym przez profesjonalnego usługodawcę, natomiast faktury za okres od lipca 2025 roku włącznie przechowywane są w biurze Wnioskodawcy. Z racji tego, że faktury dotyczą często środków trwałych, są wówczas przechowywane przez okres przekraczający pięć lat podatkowych.

Kierując się chęcią obniżenia kosztów działalności, zapewnienia większego bezpieczeństwa archiwizowanym dokumentom, chęcią podjęcia bardziej proekologicznych zachowań również w zakresie działań administracyjnych Spółki oraz biorąc pod uwagę spodziewane wejście w życie regulacji o Krajowym Systemie e-Faktur, Spółka chciałaby dokonywać archiwizacji faktur jedynie w formie scyfryzowanej.

Spółka zamierza zrezygnować zatem z przechowywania faktur w formie papierowej dokonując ich zniszczenia po wcześniejszym zeskanowaniu lub innym utrwaleniu w nieedytowalnej formie elektronicznej. Faktury papierowe będą niszczone dopiero po dokonaniu pełnej kontroli poprawności dokumentu, zapewnieniu autentyczności pochodzenia i integralności ich treści oraz zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku.

Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli faktur od momentu ich otrzymania (faktury zakupowe) lub wystawienia (faktury sprzedażowe) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków/sprzedaży dokumentowanych tymi fakturami potwierdzającymi zakup lub sprzedaż towarów i usług.

Kontrola i weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów będzie polegać na weryfikacji poprawności danych przez osobę, której koszt dotyczy, osobę przyjmującą dokumenty w księgowości, osobę księgującą i osobę kontrolującą poprawność rozliczeń danych kosztów.

Pliki elektroniczne zawierające skany faktur będą przez Spółkę przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe udostępnienie, ale bez możliwości edycji. Zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur. Również otrzymywane faktury w formie elektronicznej nie będą przez Spółkę drukowane, ale będą podlegały archiwizacji w formie elektronicznej.

Zgodnie z opisanym powyżej sposobem postępowania Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu dokumentów kosztowych od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - w odniesieniu do dokumentów zakupowych, które są przedmiotem złożonego wniosku. Zaznaczyć należy przy tym. iż opisany sposób postępowania zakłada, iż dokumenty w oryginalnej papierowej postaci będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Spółka wskazuje jednocześnie, iż opisany powyżej sposób działania obejmujący zniszczenie faktur po wcześniejszym zeskanowaniu lub innym utrwaleniu w nieedytowalnej formie elektronicznej będzie przez nią stosowany zarówno wobec faktur wystawianych/ otrzymywanych w przyszłości, jak również wystawionych/ otrzymanych dotychczas faktur dotyczących nieprzedawnionych okresów.

W związku z zamiarem archiwizowania faktur wyłącznie w formie elektronicznej po dokonaniu zniszczenia ich formy papierowej po stronie Spółki pojawiły się jednak wątpliwości co do zgodności takiego przechowywania dokumentów z przepisami ustawy CIT i ustawy VAT, w szczególności w zakresie możliwości zachowania prawa do obniżania VAT należnego o VAT naliczony wynikający z faktur zakupowych oraz w zakresie możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodów w zakresie CIT.

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, że:

Spółka potwierdza możliwość udostępnienia faktur naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług.

Spółka planuje przechowywać faktury w formie elektronicznej również poza terytorium Polski. W takim przypadku, faktury te będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zakupione przez Spółkę towary i usługi udokumentowane fakturami nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2025 r., poz. 775; ze zm.).

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, polityka rachunkowości Spółki zostanie zaktualizowana i uzupełniona o informacje dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych w formie elektronicznej, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Pytania w zakresie podatku od towarów i usług

1)    Czy Spółka będzie uprawniona do przechowywania faktur dokumentujących sprzedaż i zakupy towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych? (Pytanie oznaczone we wniosku nr 1)

2)    Czy przy założeniu przechowywania faktur jedynie w formie elektronicznej, po zniszczeniu ich formy papierowej Spółce będzie nadal przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o  wartość VAT naliczonego wynikającą z tych faktur dokumentujących zakup towarów i usług służących Spółce do wykonywania działalności opodatkowanej, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy VAT? (Pytanie oznaczone we wniosku nr 2)

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku od towarów i usług

Ad 1)

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka będzie uprawniona do przechowywania faktur dokumentujących sprzedaż i zakupy towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie do niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych.

Ad 2)

Zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie faktur zakupowych jedynie w formie elektronicznej, po uprzednim ich zeskanowaniu (lub innej formie ich scyfryzowania) i zniszczeniu faktur w formie papierowej, nie pozbawi Spółki działającej w oparciu o faktury elektroniczne prawa do obniżania VAT należnego o VAT naliczony w każdym przypadku, kiedy faktury te dotyczą zakupu towarów bądź usług związanych z działalnością opodatkowaną Spółki.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy.

Ad 1)

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy VAT:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy VAT:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust 1 ustawy VAT:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W świetle art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy VAT:

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy - zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Stosownie do art 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy VAT:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

(Por. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 czerwca 2025 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.325.2025.2.JS z 26 sierpnia 2025 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.391.2025.2.AW).

Stosownie do art. 112 ustawy VAT:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7. art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art 112a ust. 1 ustawy VAT podatnicy obowiązani są do przechowywania wystawionych przez siebie lub w swoim imieniu faktur, w tym faktur wystawionych ponownie oraz faktur otrzymanych, w tym faktur wystawionych ponownie. Faktury powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy VAT:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Treść art. 112a ust. 3 ustawy VAT wskazuje jednak że:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Na podstawie art. 112a ust 4 ustawy VAT:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust 1 a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przytoczonych przepisów wynika, że aktualne regulacje prawne pozwalają na przechowywanie faktur - zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej - w dowolny sposób. Istotne jest jednak, aby wybrana metoda umożliwiała ich uporządkowanie według okresów rozliczeniowych oraz zapewniała łatwy dostęp, autentyczność źródła, integralność treści i czytelność dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dodatkowo, podatnik ma obowiązek zapewnić organom podatkowym niezwłoczny dostęp do faktur na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami. W przypadku faktur elektronicznych musi być również możliwe ich szybkie pobranie i przetwarzanie danych. Jeśli faktury są przechowywane poza granicami kraju w formie elektronicznej, podatnik powinien umożliwić odpowiednim organom skarbowym dostęp do nich online za pomocą środków elektronicznych.

Ustawa VAT nie wprowadza szczegółowych wytycznych co do sposobu realizacji powyższych wymogów, podatnik ma swobodę w doborze metod przechowywania faktur, o ile spełnione są wymienione powyżej ustawowe przesłanki.

Zdaniem Spółki przesłanki te zostaną spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym przedstawionym we wniosku, ponieważ faktury papierowe przed ich zniszczeniem zostaną zeskanowane w wysokiej rozdzielczości i zapisane w formacie, który uniemożliwi jakąkolwiek edycję pliku. Jednocześnie Spółka wdroży procedurę obiegu dokumentów powodującą, iż zapewniona będzie pewność co do tożsamości podmiotu wystawiającego i przekazującego fakturę, jak również pewność, iż zakupione towary i usługi zostały w rzeczywistości nabyte lub wykonane. Ponadto, wszystkie faktury przechowywane elektronicznie będą pogrupowane miesiącami i latami, co umożliwi ich łatwe odszukanie, kontrolę oraz w razie potrzeby ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zdaniem Spółki przechowywanie faktur w wersji elektronicznej i zniszczenie ich wersji papierowej nie spowoduje uszczerbku w zakresie możliwości sprawdzania ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz nie zakłóci porządku ich ewidencjonowania. Wręcz przeciwnie, kontrola i autoryzowany dostęp do faktur zostanie ułatwiony i rozwiązanie to nie będzie stało w sprzeczności z przepisami ustawy VAT.

Ad 2)

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy VAT:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114. art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy VAT:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jak wynika z treści art. 88 ust. 3a ustawy VAT:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

b) (uchylony);

2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3) (uchylony;)

4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5)  faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6)  (uchylony);

7)  wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

Z powołanych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest niewątpliwy i bezsporny związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest, jednakże, niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4 ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego, Spółka jest czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. Zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami, o których mowa we wniosku służą wyłącznie czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT. Ponadto, w ocenie Spółki, w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie elektronicznej spełnione zostaną przesłanki określone w art. 106m. art. 112 oraz art. 112a ustawy VAT.

Wobec powyższego, w opinii Spółki zachowa ona prawo do obniżania VAT należnego o VAT naliczony wynikający z faktur przechowywanych w formie elektronicznej, na tej samej zasadzie, co w przypadku faktur w wersji papierowej czyli Spółka będzie mogła odliczyć VAT naliczony od wartości zakupionych towarów i usług przeznaczonych do prowadzenia przez Spółkę działalności opodatkowanej.

Prawidłowość takiego rozumowania znajduje swoje odzwierciedlenie w aktualnych interpretacjach Dyrektora Krajowej Administracji Skarbowej, np. z dnia 30 czerwca 2025 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.325.2025.2.JS czy z dnia z dnia 30 lipca 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.347.2025.1.EP.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Przepis art. 15 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) - zwanej dalej ustawą - stanowi, że:

Według art. 15 ust. 2 ustawy:

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

W oparciu o art. 106m ust. 2 ustawy:

Na mocy art. 106m ust. 3 ustawy:

Według z art. 106m ust. 4 ustawy:

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu, których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

W oparciu o art. 112a ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który - jak tego wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Państwa wątpliwości w odniesieniu do podatku VAT, w pierwszej kolejności dotyczą ustalenia czy Spółka będzie uprawniona do przechowywania faktur dokumentujących sprzedaż i zakupy towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych.

Z opisu sprawy wynika, że (...) jest osobą prawną mającą siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Spółka jest również czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

W związku z dokonywanymi dostawami usług, po stronie Spółki zachodzi obowiązek zaewidencjonowania transakcji dla potrzeb VAT i CIT oraz wystawienia i przesłania nabywcy towarów lub usług świadczonych przez Spółkę faktur potwierdzających dokonane transakcje. Również z tytułu nabywanych towarów i usług Spółka otrzymuje od swoich dostawców szereg faktur w formie papierowej oraz elektronicznej. Faktury te są podstawą do odliczenia VAT oraz rozpoznania kosztów uzyskania przychodów.

Rozliczaniem i archiwizacją faktur zajmuje się na zlecenie Spółki profesjonalny usługodawca, przy czym faktury za okres do końca czerwca 2025 roku przechowywane są w zewnętrznym archiwum prowadzonym przez profesjonalnego usługodawcę, natomiast faktury za okres od lipca 2025 roku włącznie przechowywane są w biurze Wnioskodawcy. Z racji tego, że faktury dotyczą często środków trwałych, są wówczas przechowywane przez okres przekraczający pięć lat podatkowych.

Kierując się chęcią obniżenia kosztów działalności, zapewnienia większego bezpieczeństwa archiwizowanym dokumentom, chęcią podjęcia bardziej proekologicznych zachowań również w zakresie działań administracyjnych Spółki oraz biorąc pod uwagę spodziewane wejście w życie regulacji o Krajowym Systemie e-Faktur, Spółka chciałaby dokonywać archiwizacji faktur jedynie w formie scyfryzowanej.

Spółka zamierza zrezygnować zatem z przechowywania faktur w formie papierowej dokonując ich zniszczenia po wcześniejszym zeskanowaniu lub innym utrwaleniu w nieedytowalnej formie elektronicznej. Faktury papierowe będą niszczone dopiero po dokonaniu pełnej kontroli poprawności dokumentu, zapewnieniu autentyczności pochodzenia i integralności ich treści oraz zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku.

Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli faktur od momentu ich otrzymania (faktury zakupowe) lub wystawienia (faktury sprzedażowe) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków/sprzedaży dokumentowanych tymi fakturami potwierdzającymi zakup lub sprzedaż towarów i usług.

Kontrola i weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów będzie polegać na weryfikacji poprawności danych przez osobę, której koszt dotyczy, osobę przyjmującą dokumenty w księgowości, osobę księgującą i osobę kontrolującą poprawność rozliczeń danych kosztów.

Pliki elektroniczne zawierające skany faktur będą przez Spółkę przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe udostępnienie, ale bez możliwości edycji. Zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur. Również otrzymywane faktury w formie elektronicznej nie będą przez Spółkę drukowane, ale będą podlegały archiwizacji w formie elektronicznej.

Zgodnie z opisanym powyżej sposobem postępowania Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu dokumentów kosztowych od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - w odniesieniu do dokumentów zakupowych, które są przedmiotem złożonego wniosku. Zaznaczyć należy przy tym. iż opisany sposób postępowania zakłada, iż dokumenty w oryginalnej papierowej postaci będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Spółka wskazuje jednocześnie, iż opisany powyżej sposób działania obejmujący zniszczenie faktur po wcześniejszym zeskanowaniu lub innym utrwaleniu w nieedytowalnej formie elektronicznej będzie przez nią stosowany zarówno wobec faktur wystawianych/otrzymywanych w przyszłości, jak również wystawionych/otrzymanych dotychczas faktur dotyczących nieprzedawnionych okresów.

Ponadto, w uzupełnieniu wniosku, Spółka potwierdziła możliwość udostępnienia faktur naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług.

Powyższe dotyczy również przypadku, w którym Spółka planuje przechowywać faktury w formie elektronicznej poza terytorium Polski. W takim przypadku Spółka udostępni właściwym organom dostęp online do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wynika z opisu, przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający bezzwłoczny pobór faktur oraz przetwarzanie danych w nich zawartych na żądanie uprawnionego organu.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi dostęp do tych dokumentów, na żądanie, organom podatkowym wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy należy zgodzić się z Państwem, że w opisanej sytuacji Spółka będzie uprawniona do przechowywania faktur dokumentujących sprzedaż i zakupy towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie do niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych.

Tym samym Państwo stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1 jest prawidłowe.

W odniesieniu natomiast do kwestii dotyczącej tego czy przy założeniu przechowywania faktur jedynie w formie elektronicznej, po zniszczeniu ich formy papierowej Spółce będzie nadal przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o wartość VAT naliczonego wynikającą z tych faktur dokumentujących zakup towarów i usług służących Spółce do wykonywania działalności opodatkowanej, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy VAT,  należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Skoro elektroniczna forma przechowywania faktur, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, organom podatkowym wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to - jak rozstrzygnięto w zakresie odpowiedzi na postawione przez Państwa pytanie nr 1 - opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Ponadto wskazali Państwo, że Zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami służą wyłącznie czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT.

Należy również zaznaczyć, że przez Spółkę towary i usługi udokumentowane fakturami nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

W konsekwencji przechowywanie faktur zakupowych jedynie w formie elektronicznej, po uprzednim ich zeskanowaniu (lub innej formie ich scyfryzowania) i zniszczeniu faktur w formie papierowej, nie pozbawi Spółki działającej w oparciu o faktury elektroniczne prawa do obniżania VAT należnego o VAT naliczony w każdym przypadku, kiedy faktury te dotyczą zakupu towarów bądź usług związanych z działalnością opodatkowaną Spółki.

Tym samym Państwo stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

  - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

  - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

  - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

   - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

   - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.