Interpretacja 0111-KDIB3-3.4012.699.2025.3.MW

Interpretacja indywidualna
- stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek z 19 listopada 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. podatku od towarów i usług wpłynął 19 listopada 2025 r.

Wniosek uzupełnili Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 7 stycznia 2026 r.
(wpływ 9 stycznia 2026 r.)

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego (ostatecznie sformułowany w uzupełnieniu wniosku ujętym w piśmie z 7 stycznia 2026 r.)

ABC z siedzibą w (...) (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji (...), które dystrybuowane są na rynku krajowym oraz eksportowane do (...) państw.

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT), zarejestrowanym na potrzeby VAT w Polsce oraz podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: CIT). Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności otrzymuje od podmiotów zewnętrznych dokumenty księgowe, w tym faktury VAT dokumentujące zakup towarów lub usług oraz inne dokumenty zrównane z fakturami, otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej oraz elektronicznej.

Spółka zamierza wdrożyć procedurę wewnętrzną pod nazwą „(...)”.

Procedura ta przewiduje następujące etapy:

Etap 0 - Otrzymanie dokumentów w formie papierowej i ich digitalizacja.

Pracownicy, przedstawiciele lub współpracownicy Spółki mogą w toku wykonywania czynności służbowych pozyskiwać dokumenty księgowe (w tym faktury oraz inne dokumenty zrównane z fakturami) w formie papierowej, m.in. podczas podróży służbowych, spotkań z kontrahentami, przy odbiorze towarów lub usług. W przypadku otrzymania dokumentu w wersji papierowej, osoba otrzymująca dokument zobowiązana jest do zapewnienia jego niezwłocznego przetworzenia w formę elektroniczną, poprzez wykonanie:

- skanu dokumentu przy użyciu skanera lub aplikacji mobilnej,

- fotografii dokumentu, przy zachowaniu wymaganej czytelności danych.

Osoby otrzymujące dokument, po zakończonych czynnościach służbowych, przekazują do systemu Spółki skany lub fotografie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki.

Przesyłanie zdigitalizowanych dokumentów następuje za pośrednictwem poczty mailowej na dedykowany adres: (...) lub poprzez system rejestracji i monitorowania statusów dokumentów generowanych przez pracowników terenowych obejmujących.in.: faktury, paragony, rachunki (dalej: „Intranet”).

Przesłanie dokumentów w ramach rozliczenia podróży/czynności służbowej, jest jednoznaczne ze złożeniem oświadczenia przez pracownika, że załączone dokumenty są zgodne z oryginałami i potwierdzają rzeczywiście poniesione wydatki.

Osoby odpowiedzialne w punktach skanujących rejestrują dokumenty przesłane na adres mailowy: (...) lub portal Intranet w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów, będącym systemem zarządzania dokumentami, umożliwiającym przechowywanie, organizowanie, wyszukiwanie i kontrolę dostępu do dokumentów w formie elektronicznej otrzymanych od kontrahentów (dalej: „EOD”).

System EOD kontroluje kompletność danych - dokument nie zostaje zaakceptowany do dalszego przetwarzania bez wprowadzenia wszystkich wymaganych informacji niezbędnych do jego zaksięgowania (takich, jak: daty, kwoty, Numer Identyfikacji Podatkowej (dalej: NIP) wystawcy, nr dokumentu nadany przez sprzedawcę itp.). Następnie zarejestrowane dokumenty w systemie EOD są przesyłane do osoby odpowiedzialnej merytorycznie w celu jej opisania i dalszej akceptacji zgodnie z procedurą szczegółowo opisującą uprawnienia, odpowiedzialności i proces akceptacji dokumentów finansowo-księgowych w ABC, nr procedury (...) (dalej: „(...)”).

Zaakceptowane dokumenty zgodnie z procedurą Akceptacji wydatków zostają przesłane w systemie EOD do weryfikacji przez zespół księgowy Spółki. Szczegółowy opis weryfikacji merytorycznej dokumentów zdigitalizowanych został opisany w Etapie 4.

Po zatwierdzeniu merytorycznym dokumentu pracownik traci możliwość dokonywania jakichkolwiek zmian w danych objętych tym procesem w systemie EOD. Jednocześnie, dla uniknięcia wątpliwości, Spółka zaznacza, że pracownik na żadnym etapie nie ma możliwości modyfikacji skanów lub zdjęć dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków zarejestrowanych w EOD. Spółka nie wymaga dostarczenia oryginału papierowego dokumentu do siedziby Spółki. Pracownicy przekazują dokumenty zakupowe - w szczególności faktury lub paragony z NIP wyłącznie w postaci skanów lub zdjęć, przesyłanych na adres mailowy: (...) lub portal Intranet. Dokumenty w wersji papierowej mogą zostać zniszczone po digitalizacji, jednak moment ich zniszczenia nie jest określany ani monitorowany w procedurze. Wszelkie dalsze kontrole i przetwarzanie odbywają się wyłącznie na podstawie wersji elektronicznej dokumentu.

Etap 1 - Odbiór dokumentów w formie elektronicznej.

Faktury oraz dokumenty zrównane z fakturami wpływają do Spółki w formie elektronicznej:

- na adres mailowy (...) - bezpośrednio od kontrahentów (np. w formacie Portable Document Format (dalej: „PDF”), od pracowników centrali jako dokument zdigitalizowany,

- poprzez portal Intranet - od pracowników terenowych jako dokument zdigitalizowany przez osobę otrzymującą przedmiotowy dokument (zgodnie z Etapem 0).

Odbiór dokumentów odbywa się za pośrednictwem dedykowanej skrzynki mailowej: (...), przeznaczonej wyłącznie do przyjmowania dokumentów księgowych lub poprzez portal Intranet.

Na etapie odbioru dokumenty są:

  - ręcznie weryfikowane przez upoważnionego pracownika pod kątem formalnym (czy załącznik jest kompletny, czy zawiera dane niezbędne do księgowania),

  - automatycznie przetwarzane i klasyfikowane przez system np. z wykorzystaniem Optical Character Recognition (dalej: „OCR”), narzędzi workflow, silników AI do rozpoznawania typów dokumentów i danych.

 

Spółka, w zależności od wdrożonego rozwiązania, stosuje systemy automatyzacji umożliwiające:

- odczyt danych fakturowych bez udziału człowieka,

- weryfikację zgodności z danymi kontrahenta, zamówienia,

- przypisanie dokumentu do osoby odpowiedzialnej lub jednostki organizacyjnej.

Etap 2 - Rejestracja dokumentów w systemie EOD

Proces rejestracji dokumentu obejmuje przypisanie do niego szeregu informacji identyfikujących i umożliwiających dalsze przetwarzanie w systemie.

W szczególności rejestracja obejmuje:

  - automatyczne nadanie indywidualnego numeru dokumentu nadawanego w systemie EOD (dalej: „numer ID EOD”),

  - przypisanie rodzaju dokumentu np. faktura, faktura korygująca, faktura zaliczkowa czy duplikat faktury,

  - przypisanie rodzaju faktury: np. faktura przelewowa - zakup kosztowy, faktura gotówkowa - centrala,  zakup magazynowy - surowce itd.,

  - oznaczenie daty wpływu dokumentu - na podstawie daty przesłania lub zarejestrowania w systemie EOD,

  - automatyczne powiązanie wystawcy faktury z bazą kontrahentów w zintegrowanym systemie informatycznym wspomagającym zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa, w tym finansami, zakupami, logistyką, sprzedażą, produkcją

  - system finansowo-księgowy(dalej: „system SAP ERP”),

  - przypisanie osoby weryfikującej i opisującej merytorycznie dokument potwierdzający wydatek.

Spółka nie prowadzi tradycyjnej papierowej książki korespondencyjnej ani nie stosuje fizycznych oznaczeń dokumentów (np. pieczątek wpływu). Wszelkie informacje identyfikujące dokument są rejestrowane i przechowywane wyłącznie w systemie informatycznym, co zapewnia transparentność oraz łatwość w dostępie i analizie danych.

Rejestracja dokumentu odbywa się w sposób kontrolowany - tylko osoby posiadające odpowiednie uprawnienia systemowe mogą wprowadzać, edytować lub zatwierdzać dane rejestrowe. Zapewniona jest także możliwość śledzenia historii operacji na dokumencie (log operacji), co umożliwia pełny audyt procesu rejestracji i obiegu.

W przypadku:

- nieczytelności dokumentu,

- braku wymaganych danych,

- wątpliwości co do zasadności wydatku,

Osoba rejestrująca w punkcie skanującym kontaktuje się niezwłocznie z osobą, która przesłała zdigitalizowaną wersję dokumentu na adres mailowy (...) lub portal Intranet, w celu wyjaśnienia lub ponownego przesłania skanu.

Rejestracja dokumentów w systemie EOD odbywa się wyłącznie na podstawie dokumentów elektronicznych.

Etap 3 - Weryfikacja merytoryczna dokumentów

Weryfikacja merytoryczna odbywa się na podstawie dokumentów wcześniej zdigitalizowanych, i zarejestrowanych w systemie EOD w wersji elektronicznej (skanów lub zdjęć).

Autentyczność pochodzenia oraz integralność treści dokumentów została zapewniona na wcześniejszym etapie, tj. w momencie ich przesłania za pośrednictwem poczty mailowej na dedykowany adres: (...) zgodnie z Etapem 1 lub do dedykowanego dla pracowników terenowych portalu Intranet.

Osoby odpowiedzialne w punktach skanujących przeprowadzają dalszą analizę dokumentu w zakresie poprawności danych wystawienia faktury tj. danych sprzedawcy i Spółki (nabywca).

Następnie dokumenty przesyłane są w systemie EOD do osoby odpowiedzialnej za merytoryczną akceptację i opisanie faktury. Na tym etapie następuje szczegółowa analiza w zakresie poprawności danych, zasadności wydatku, jego zgodności z przepisami prawa oraz przypisaniem do odpowiedniej jednostki organizacyjnej, zamówienia lub projektu oraz opisem wydatku. W procesie opisu merytorycznego uzupełniane są dane w systemie EOD umożliwiające automatyczne powiązanie dokumentu księgowego z m.in.:

  - istniejącym zamówieniem zakupu,

  - projektem, dla którego realizowany był wydatek,

  - odpowiednim kosztem przypisanym do jednostki organizacyjnej lub jednostki organizacyjna w strukturze firmy, do której przypisuje się koszty dla celów ewidencyjnych i analitycznych - Miejsce Powstawania Kosztów (dalej: „MPK”).

W systemie EOD do danego dokumentu istnieje także możliwość załączenia dokumentów potwierdzających zasadność poniesionych wydatków np. skany umów, protokoły, wnioski kosztowe czy kosztorysy. Tego typu automatyzacja pozwala na przyspieszenie akceptacji dokumentów, jednocześnie zmniejszając ryzyko błędów ludzkich. Dalsze etapy akceptacji i odpowiedzialności zostały opisane w procedurze Akceptacji wydatków.

Poszczególne etapy weryfikacji dokumentów w systemie EOD zgodnie z Procedurą Akceptacji wydatków obejmują:

- kontrolę formalną - czy dokument zawiera wszystkie elementy wymagane przepisami prawa podatkowego,

- kontrolę biznesową - czy dokument odpowiada rzeczywiście zrealizowanej dostawie/usłudze, czy nie występują duplikaty, czy dane są spójne.

Spółka dokonuje weryfikacji merytorycznej na podstawie wersji elektronicznej dokumentów (skanów, fotografii, plików PDF), zgodnie z obowiązującą interpretacją organów podatkowych - brak obowiązku przechowywania oryginału papierowego. Dokument zostaje zaakceptowany lub odrzucony wyłącznie na podstawie jego elektronicznej wersji - wersje papierowe nie są przekazywane do Spółki ani dalej przetwarzane. Po zakończeniu procesu akceptacji dokumentów w systemie EOD wszystkie prawidłowe dokumenty są automatycznie księgowane w systemie finansowo-księgowym Spółki (SAP ERP). Poza księgowaniu dokumentu w systemie finansowo-księgowym system EOD uniemożliwia modyfikowanie danych wprowadzonych do systemu.

Etap 4 - Kontrola danych i przetwarzanie w systemie.

Dane zawarte w dokumencie księgowym (w tym na fakturach, paragonach z NIP oraz innych dokumentach zrównanych) są przetwarzane w systemie EOD w oparciu o jeden z dwóch modeli:

  - automatyczne rozpoznanie i odczyt danych

  - przy wykorzystaniu technologii OCR (Optical Character Recognition) lub zintegrowanych narzędzi przetwarzających pliki w formacie PDF/JPG,

  - weryfikacja manualna - wykonywana przez upoważnionych pracowników Spółki, w sytuacjach, gdy automatyczne rozpoznanie jest niemożliwe lub dane wymagają dodatkowego sprawdzenia.

Po zidentyfikowaniu i zarejestrowaniu danych, system EOD dokonuje ich automatycznego zestawienia z istniejącymi źródłami referencyjnymi np. bazą danych kontrahentów z sytemu SAP ERP - weryfikacja numerów NIP, nazw, adresów i kont bankowych.

Przekazanie dokumentu do systemu finansowo-księgowego jest uzależnione od spełnienia określonych warunków formalnych i merytorycznych określonych w procedurze Akceptacji wydatków, takich jak np.:

- potwierdzenie fizycznego przyjęcia towaru przez magazyn lub innego pracownika odpowiedzialnego,

- zatwierdzenie zasadności kosztu przez uprawnioną osobę (np. kierownika projektu, dział zakupów),

- przypisanie dokumentu do poprawnego centrum kosztowego lub źródła finansowania.

Dopiero po spełnieniu wszystkich wymogów kontrolnych dokument jest przekazywany do systemu finansowo-księgowego celem jego formalnego zaksięgowania. Na tym etapie, podobnie jak w poprzednich, dokument funkcjonuje wyłącznie w wersji elektronicznej. Nie ma możliwości jego edycji lub modyfikacji poza wyznaczonym zakresem (np. danych pomocniczych w opisie księgowym). Ostateczna wersja dokumentu przed zaksięgowaniem pozostaje niezmienna i trafia do systemu z przypisanym numerem referencyjnym, umożliwiającym jej późniejszą identyfikację oraz audyt.

Etap 5 - Księgowanie i nadawanie identyfikatora.

Po pełnej akceptacji dokumentów zgodnie z procedurą Akceptacji wydatków, obejmującą m.in. weryfikację formalną i merytoryczną, dokument zostaje skierowany do księgowania. Proces ten realizowany jest wyłącznie przez osoby posiadające stosowne uprawnienia w systemie finansowo księgowym Spółki.

Księgowanie następuje w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zasadami rachunkowości oraz wewnętrznymi procedurami rozliczeniowymi. W momencie księgowania dokument otrzymuje unikalny numer referencyjny (tj. numer dokumentu SAP), nadawany automatycznie przez system finansowo-księgowy. Ponadto w systemie finansowo-księgowym zapisywany jest indywidualny numer dokumentu nadany przez system EOD (numer IDEOD). Pozwala to na jego jednoznaczną identyfikację oraz odtworzenie pełnej ścieżki przetwarzania, od momentu wpływu aż po archiwizację.

Oba numery tj. numer dokumentu SAP i numer ID EOD są wykorzystywane w raportach, audytach wewnętrznych, analizach kosztów oraz w dokumentacji towarzyszącej (np. przy przygotowywaniu pliku JPK_VDEK czy rozliczeń wewnętrznych).

System EOD umożliwia konfigurację wielopoziomowych ścieżek akceptacji, które uwzględniają:

- typ dokumentu (np. faktura kosztowa, dokument wewnętrzny, nota księgowa),

- wartość dokumentu - np. wyższy poziom akceptacji dla dokumentów przekraczających określony próg kwotowy,

- rodzaj kosztu - np. różne procedury akceptacji dla kosztów operacyjnych, inwestycyjnych, reprezentacyjnych,

- jednostkę organizacyjną lub MPK,

- różne poziomy zatwierdzeń w zależności od struktury organizacyjnej i budżetowej Spółki.

Akceptacja dokumentów w systemie EOD odbywa się w oparciu o zasady określone w procedurze Akceptacji wydatków. Dzięki temu możliwe jest zachowanie przejrzystości oraz pełnej zgodności z polityką wydatkową Spółki. Każda decyzja zatwierdzająca jest rejestrowana w systemie wraz z identyfikacją osoby zatwierdzającej oraz datą zatwierdzenia.

Proces księgowania objęty jest kontrolą dostępu - tylko wyznaczeni pracownicy mogą księgować dokumenty w przypisanych im obszarach. Wszelkie działania użytkowników są rejestrowane w systemie (logi zmian), co umożliwia przeprowadzenie audytu wewnętrznego i zapewnia transparentność.

Etap 6 - Integracja systemowa

W ramach przyjętego systemu, dokumenty podlegające procedurze, w tym faktury oraz inne dokumenty zrównane z fakturami, są przesyłane pomiędzy systemami informatycznymi Spółki w sposób automatyczny lub półautomatyczny.

Przykładowo, po zeskanowaniu dokumentu i jego przetworzeniu za pomocą oprogramowania OCR, dane są przesyłane do systemu EOD, a następnie synchronizowane z systemem finansowo-księgowym ERP.

Dzięki temu proces przetwarzania dokumentów przebiega płynnie, bez konieczności ręcznego przenoszenia informacji pomiędzy platformami. W toku integracji systemowej zapewnione jest zachowanie integralności danych tj. brak możliwości ich przypadkowego lub nieuprawnionego modyfikowania podczas przesyłu między systemami.

Kluczowe dane dokumentu, takie jak:

- numer referencyjny,

- data wystawienia i wpływu,

- dane kontrahenta (w tym NIP),

- kwoty i waluty,

powiązanie z zamówieniem, projektem lub MPK są synchronizowane między systemami w czasie rzeczywistym lub cyklicznym (np. w ramach zaplanowanych sesji synchronizacyjnych), co gwarantuje spójność danych w całym środowisku operacyjnym Spółki.

Każda operacja związana z integracją dokumentu (np. przekazanie, aktualizacja, synchronizacja) jest rejestrowana w systemach logujących, co umożliwia przeprowadzenie audytu informatycznego. Dostęp do systemów integrujących dokumenty jest przyznawany wyłącznie upoważnionym pracownikom zgodnie z zasadą minimalnych uprawnień.

Etap 7 - Archiwizacja elektroniczna

Spółka archiwizuje wszystkie dokumenty objęte niniejszą procedurą - tj. faktury VAT, faktury uproszczone (np. paragony z NIP), noty księgowe, rachunki oraz inne dokumenty zrównane z fakturami - wyłącznie w formie elektronicznej.

Archiwizacja w formie papierowej została całkowicie wyeliminowana. Oznacza to, że zarówno dokumenty pierwotnie przesłane w formie elektronicznej (np. PDF, e-faktura), jak i dokumenty, które zostały zdigitalizowane (np. poprzez zeskanowanie lub sfotografowanie), są zapisywane i przechowywane wyłącznie w postaci plików elektronicznych.

Wszystkie dokumenty archiwizowane są:

- na zabezpieczonych serwerach lokalnych Spółki,

- w środowiskach chmurowych spełniających standardy bezpieczeństwa, lub w

- dedykowanym systemie EOD, zintegrowanym z pozostałymi systemami operacyjnymi Spółki.

Każdy dokument zostaje przypisany do logicznej i spójnej struktury katalogowej (np. wg daty wystawienia dokumentu, daty wpływu, nr NIP oraz nazwy kontrahenta, numeru MPK), która umożliwia jego późniejsze wyszukiwanie i klasyfikację.

Dla każdego dokumentu system automatycznie przypisuje lub wymaga ręcznego uzupełnienia zestawu kluczowych danych identyfikacyjnych(tzw. metadanych), w tym m.in.:

- numer faktury lub dokumentu,

- NIP i nazwa wystawcy dokumentu,

- data wystawienia, data sprzedaży i data wpływu dokumentu do Spółki,

- wartość brutto/netto oraz stawki VAT,

- numer referencyjny w systemie księgowym,

- indywidualny numer w systemie EOD,

- powiązania z jednostką organizacyjną, projektem, MPK lub zamówieniem.

Takie oznaczenie umożliwia precyzyjną identyfikację dokumentu w systemie oraz jego pełne powiązanie z innymi etapami procesu finansowo-księgowego.

Zastosowany system EOD zapewnia:

  - szybkie i intuicyjne wyszukiwanie dokumentów,

  - możliwe jest filtrowanie lub wyszukiwanie po dowolnym z atrybutów dokumentu, jak również po opisie wydatku,

  - możliwość eksportu danych,

  - system umożliwia wygenerowanie zestawu dokumentów lub danych na potrzeby audytów, kontroli podatkowych, przeglądów projektowych czy raportów wewnętrznych (np. do plików XML, PDF, CSV); -zgodność z przepisami prawa,

  - przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej odbywa się zgodnie zobowiązującymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi, w szczególności w zakresie: zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów oraz obowiązku przechowywania dokumentów przez co najmniej 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku wynikający z danego dokumentu (lub dłużej, jeśli wymaga tego specyfika projektu lub finansowania).

W przedstawionym zdarzeniu przyszłym należy wskazać, iż Spółka stosować będzie wdrożone procedury weryfikacji oraz archiwizacji dokumentów w sposób zapewniający zachowanie ich czytelności, rozumianej jako możliwość jednoznacznej identyfikacji wszystkich istotnych elementów transakcji, w tym daty i przedmiotu transakcji, daty wystawienia i numeru dokumentu, podstawy opodatkowania, stawki VAT oraz danych nabywcy i sprzedawcy wymaganych przepisami ustawy.

Dostęp do dokumentów archiwalnych będzie ściśle ograniczony i regulowany przez system uprawnień w ramach polityki bezpieczeństwa Spółki. Tylko upoważnieni pracownicy posiadający stosowne uprawnienia nadane przez administratora systemu będą mieli możliwość przeglądania, eksportowania lub pobierania dokumentów.

Logi systemowe umożliwiać będą śledzenie każdej operacji wykonanej na danym dokumencie (np. otwarcie, pobranie, modyfikacja danych), co zapewni pełną przejrzystość i audytowalność procesu archiwizacji.

W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych, Spółka stosować będzie wdrożony zestaw rozwiązań technicznych oraz organizacyjnych, obejmujących w szczególności:

  - Regularne tworzenie kopii zapasowych (backup) - dane systemowe oraz krytyczne informacje biznesowe będą objęte cyklem tworzenia kopii zapasowych zgodnie z przyjętym harmonogramem. Kopie przechowywane będą w bezpiecznym środowisku, a ich odtwarzalność będzie okresowo testowana.

  - Szyfrowanie danych wrażliwych - wszelkie informacje uznawane za poufne, w tym dane osobowe i dane o znaczeniu biznesowym, podlegać będą szyfrowaniu zarówno w trakcie przesyłu (np. poprzez protokoły Secure Sockets Layer / Transport Layer Security - protokoły kryptograficzne zapewniające bezpieczną transmisję danych przez Internet poprzez szyfrowanie komunikacji między klientem a serwerem, VPN), jak i podczas przechowywania w systemach informatycznych.

  - Wykorzystanie systemów klasy Data Loss Prevention (DLP) - systemy i mechanizmy służące do monitorowania, wykrywania i blokowania prób nieautoryzowanego przesyłania, kopiowania lub utraty danych poufnych. Chronić będą informacje przed przypadkowym wyciekiem lub celowym działaniem osób nieuprawnionych -w celu minimalizacji ryzyka nieautoryzowanego ujawnienia informacji stosowane będą narzędzia monitorujące i kontrolujące przepływ danych w środowisku IT Spółki.

  - Wykorzystanie systemów klasy Privileged Access Management - rozwiązania zapewniające kontrolę i monitorowanie dostępu do kont uprzywilejowanych (np. administratorów systemów). Umożliwią one m.in. rejestrowanie aktywności, ograniczanie czasu dostępu oraz stosowanie zasad najmniejszych uprawnień - dostęp do kont uprzywilejowanych będzie kontrolowany i monitorowany, a wszelkie działania administratorów będą rejestrowane, co pozwali ograniczać ryzyko nadużyć i zwiększy rozliczalność działań.

  - Ochrona przed nieautoryzowanym dostępem - Spółka stosować będzie zapory sieciowe nowej generacji - zaporę sieciową nowej generacji (NGFW, Next-Generation Firewall) firmy (...) i zapewniająca ochronę przed zagrożeniami sieciowymi poprzez filtrowanie ruchu, wykrywanie ataków i egzekwowanie polityk bezpieczeństwa, bezpieczne kanały komunikacji (Virtual Private Network), a także mechanizmy uwierzytelniania wieloskładnikowego Multi-Factor Authentication (MFA) - mechanizm logowania, który wymaga użycia co najmniej dwóch różnych czynników uwierzytelniających (np. hasło + kod SMS lub aplikacja mobilna + token sprzętowy). Zwiększa poziom bezpieczeństwa dostępu do systemów, w celu podniesienia poziomu bezpieczeństwa logowania i ochrony zasobów przed nieuprawnionym użyciem.

  - Procedury odtwarzania danych w przypadku awarii lub incydentu - opracowano i wdrożono procedury, które przywracać będą ciągłość działania, obejmujące zarówno działania techniczne, jak i organizacyjne. Procedury te będą okresowo testowane, aby zapewnić ich skuteczność i gotowość do użycia w przypadku zaistnienia sytuacji kryzysowej.

 

W uzupełnieniu wniosku ujętym w piśmie z 7 stycznia 2026 r. Wnioskodawca przedstawia poniżej odpowiedzi na pytania przedstawione w wezwaniu:

 1. Na żądanie ww. organów (tj. naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej i Szefa Krajowej Administracji Skarbowej) Wnioskodawca zapewni bezzwłoczny dostęp do faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT.

 2. Wersje elektroniczne przedmiotowych faktur będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Dokumenty będą skatalogowane w okresach rocznych według daty wpływu, natomiast Spółka będzie miała dowolność ich grupowania poprzez wykorzystanie filtrów w programie elektronicznym (przykładowo: wg. daty sprzedaży, daty płatności, numerów NIP). Taka praktyka umożliwi zachowanie pełnej przejrzystości i zgodności z obowiązującymi przepisami dotyczącymi archiwizacji dokumentów oraz zapewni łatwy dostęp do faktur w przypadku ewentualnych kontroli.

 3. Przedmiotowe dokumenty będą przechowywane na terytorium kraju.

 4. Wydatki, o których mowa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, będą spełniać pozostałe warunki pozwalające na zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów. W szczególności wydatki te będą pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, będą ponoszone w celu osiągnięcia, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz nie będą objęte wyłączeniami z kosztów uzyskania przychodów przewidzianymi w obowiązujących przepisach prawa podatkowego. Przedmiotem niniejszego wniosku jest wyłącznie kwestia prawidłowego udokumentowania wskazanych wydatków.

 

Pytania w zakresie podatku od towarów i usług (oznaczone nr 1 i 2, pytanie nr 1 ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

 

 1. Czy dopuszczalne będzie postępowanie Wnioskodawcy polegające na przechowywaniu otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT) oraz do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów
(w podatku CIT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób przedstawiony powyżej), poprzez ich digitalizację i zapis w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów oraz niszczenie ich papierowych oryginałów po dokonaniu digitalizacji?

 2. Czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania Spółki?

 

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku od towarów i usług (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

Ad. 1

Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne będzie przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych oraz innych dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej, po ich digitalizacji i zapisaniu w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów oraz niszczenie papierowych oryginałów po dokonaniu digitalizacji, zgodnie z opisaną procedurą.

Ad 2

Zdaniem Wnioskodawcy, Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania Spółki.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy względem pytania nr 1:

W ocenie Wnioskodawcy, przepisy obowiązujące w polskim systemie podatkowym pozwalają na przechowywanie faktur zakupowych wyłącznie w wersji elektronicznej, bez konieczności jednoczesnego gromadzenia ich papierowych odpowiedników. Obowiązujące regulacje prawa podatkowego nie przewidują jednej formy przechowywania wskazanych dokumentów (faktur zakupowych), w szczególności nie uzależniają sposobu ich archiwizacji od formatu, w jakim podatnik otrzymał oryginał faktury. Co istotne, przepisy te nie zawierają zakazu wyłącznie elektronicznej archiwizacji.

Na potwierdzenie tego stanowiska Wnioskodawca odwołuje się do regulacji art. 112 i art. 112a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 z późn. zm.; dalej: „ustawa o VAT”) które odnoszą się do zasad gromadzenia dokumentacji, w tym faktur zakupowych. Zgodnie z powyższymi przepisami podatnicy mają obowiązek przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT do chwili upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ustawodawca określa przy tym zarówno miejsce, jak i sposób przechowywania faktur - zarówno tych wystawionych, jak i otrzymanych. Szczególne znaczenie ma fakt, że przepisy te wyraźnie dopuszczają możliwość gromadzenia faktur w formie elektronicznej, w tym również poza terytorium Polski, o ile zapewniony zostanie organom podatkowym natychmiastowy dostęp on-line do tych dokumentów (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT).

Dodatkowo, przepisy te nakładają na podatników obowiązek zapewnienia organom podatkowym takim jak: naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celno-skarbowego, dyrektor izby administracji skarbowej czy Szef Krajowej Administracji Skarbowej, bezzwłocznego dostępu do faktur. Dotyczy to również dokumentów przechowywanych w postaci elektronicznej, które powinny być możliwe do natychmiastowego pobrania i przetwarzania (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Z powyższego wynika, że ustawodawca uznał przechowywanie faktur w formie elektronicznej za dopuszczalny sposób archiwizacji, niezależny od tego, czy oryginał dokumentu miał postać papierową, czy elektroniczną. Co więcej, z treści przepisów nie wynika, aby w sytuacji, gdy faktura pierwotnie występuje w postaci papierowej, podatnik miał obowiązek zachowywania jej w tej formie równolegle z wersją elektroniczną. W konsekwencji regulacje prawa podatkowego pozwalają na wybór formatu archiwizacji faktur - mogą być one przechowywane zarówno papierowo, jak i elektronicznie
(np. na nośnikach danych). Rozwiązanie to daje podatnikom możliwość usprawnienia procesów gospodarczych oraz zwiększa efektywność organizacyjną.

W ocenie Spółki, archiwizacja elektroniczna wpisuje się także w ogólną politykę Ministerstwa Finansów, które od lat wdraża narzędzia bazujące na cyfryzacji procesów podatkowych (m.in. raportowanie JPK czy kontrole elektroniczne). Wybór tej formy przechowywania faktur umożliwia więc nie tylko optymalizację działań wewnętrznych, ale również może sprzyjać usprawnieniu procedur kontrolnych prowadzonych przez organy podatkowe.

Wnioskodawca zwraca również uwagę, że kwestie związane z archiwizacją faktur uregulowane zostały w Dyrektywie 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej: „Dyrektywa VAT). Zgodnie z art. 218 Dyrektywy VAT, fakturą może być zarówno dokument papierowy, jak i elektroniczny, o ile spełnia wymogi określone w rozdziale 3 („Fakturowanie”, art. 217-240). Z kolei art. 244 Dyrektywy VAT zobowiązuje podatnika do przechowywania kopii wszystkich faktur (zarówno wystawionych, jak i otrzymanych) niezależnie od tego, czy wystawił je sam, kontrahent, czy osoba trzecia działająca w jego imieniu.

W myśl art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy VAT, państwa członkowskie mogą wymagać, aby faktury były przechowywane na ich terytorium wyłącznie wtedy, gdy nie zastosowano elektronicznych środków gwarantujących pełny dostęp on-line. Co istotne, art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT pozwala państwom członkowskim nakładać obowiązek przechowywania faktur w oryginalnej formie - papierowej bądź elektronicznej. Polski ustawodawca nie zdecydował się jednak na wdrożenie tego rozwiązania, pozostawiając podatnikom swobodę w wyborze sposobu archiwizacji.

Ponadto należy wskazać na przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 z późn. zm.; dalej: „Ordynacja podatkowa”).

Ogólne regulacje tej ustawy w zakresie postępowania podatkowego (rozdział 11 działu IV) odnoszą się do dowodów w sprawach podatkowych. Ustawodawca nie ogranicza możliwości dowodowych wyłącznie do dokumentów papierowych - dopuszcza różne formy dokumentowania zdarzeń, o ile odpowiadają one wymogom prawnym, także spoza prawa podatkowego. Gdyby przyjąć konieczność zachowania wyłącznie papierowych wersji dokumentów, prowadziłoby to do sprzeczności z zasadami ogólnymi Ordynacji podatkowej.

Wreszcie, przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 z późn. zm.; dalej: „ustawa o CIT”) nakładają na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający prawidłowe ustalenie podstawy opodatkowania, wysokości dochodu (lub straty) oraz podatku należnego. W szczególności chodzi o konieczność uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dla celów amortyzacyjnych (art. 9 ust. 1 ustawy o CIT).

Tym samym, przepisy ustawy o CIT odsyłają w zakresie dokumentowania zdarzeń gospodarczych dozm.; dalej: „ustawa o rachunkowości”). Z ustawy o rachunkowości wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, określane jako „dowody źródłowe” (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Ustawodawca nie zabrania ich przechowywania w formie elektronicznej, a tym samym dowody poniesienia kosztów przechowywane cyfrowo mogą stanowić podstawę do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o CIT. Oznacza to, że planowany przez Spółkę sposób archiwizacji, w którym dokumenty papierowe po digitalizacji są niszczone, nie narusza ani ustawy o rachunkowości, ani ustawy o CIT.

Wnioskodawca podkreśla przy tym, że prezentowane stanowisko znajduje oparcie w bogatej praktyce interpretacyjnej organów podatkowych, w tym w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

W szczególności należy wskazać:

- Interpretacja indywidualna z dnia 26.05.2025 r., wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.349.2025.2.PRP;

- Interpretacja indywidualna z dnia 19.05.2025 r., wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-3.4012.58.2025.2.JSU;

- Interpretacja indywidualna z dnia 26.04.2024 r., wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL1-2.4012.116.2024.1.PM.

Digitalizacja faktur i ich przechowywanie w formie elektronicznej wpisuje się w model „paperless”, ograniczający zużycie papieru i emisje związane z logistyką dokumentów. Rozwiązanie to wspiera politykę zrównoważonego rozwoju oraz działania w ramach ESG (ang. Environmental, Social, Governance), obejmujące aspekty środowiskowe, społeczne i zarządcze. ESG stanowi kluczowy element dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2464 w sprawie sprawozdawczości przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju (CSRD). Jednocześnie digitalizacja faktur sprzyja realizacji celów ESG oraz wewnętrznej polityki zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstwa, zachowując pełną zgodność z wymogami podatkowymi, w tym art. 112 i 112a ustawy o VAT.

Z uwagi na powyższe, w ocenie Wnioskodawcy dopuszczalne jest, aby faktury zakupowe otrzymywane w formie papierowej - zarówno dla celów odliczenia podatku naliczonego (VAT), jak i zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów (CIT) - były przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, poprzez ich zeskanowanie i zapisanie w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) zgodnie z procedurą opisaną w zdarzeniu przyszłym, przy jednoczesnym zniszczeniu ich papierowych oryginałów po prawidłowym zdigitalizowaniu.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy względem pytania nr 2:

Katalog warunków umożliwiających podatnikom realizację prawa do odliczenia podatku naliczonego od podatku należnego został wskazany w art. 86 ustawy o VAT. Wskazany przepis stanowi, że kwotę podatku naliczonego stanowi w szczególności suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika w związku z nabyciem towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT).

Dodatkowo, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, w sytuacji, gdy podatek naliczony został wykazany w fakturze lub dokumencie celnym, prawo do jego odliczenia powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym faktura bądź dokument celny trafiły do podatnika. Z powołanych regulacji wynika, że warunkiem koniecznym dla skorzystania z prawa do odliczenia jest posiadanie przez podatnika faktury dokumentującej poniesienie wydatku. Jednocześnie ustawodawca nie wskazał wprost, w jakiej formie takie faktury powinny być przechowywane, aby mogły stanowić podstawę do odliczenia. W ocenie Spółki, skoro przepisy nie różnicują prawa do odliczenia w zależności od sposobu archiwizacji dokumentów, to przy zachowaniu pozostałych przesłanek wynikających z art. 86 ustawy o VAT, Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej - zgodnie z opisanym w stanie faktycznym sposobem postępowania - bez względu na formę, w jakiej pierwotnie wystawiono dany dokument.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych. Przykładowo, w interpretacji z dnia 27 lutego 2020 r. (nr 0111-KDIB3-3.4012.536.2019.1.MAZ) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że: „Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Tym samym nie ma przeszkód, aby Wnioskodawca przechowywał i archiwizował faktury i inne dokumenty traktowane na równi z fakturami, wyłącznie w formie elektronicznej, przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego, bez konieczności przechowywania ich papierowych wersji”.

Analogiczne stanowisko zajął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacjach indywidualnych:

- z dnia 19.02.2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.43.2025.1.MPA;

- z dnia 26.04.2024 r., sygn. 0112-KDIL1-2.4012.116.2024.1.PM;

- z dnia 18.01.2024 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.674.2023.1.LM;

- z dnia 16.09.2024 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010-331- 2024-3-EJ;

- z dnia 25.05.2023 r., sygn. 0114-KDIP4-3.4012.103.2023.9.DS;

- z dnia 19.09.2023 r., sygn. 0114- KDIP1-3.4012.392.2023.4.PRM;

- z dnia 3.02.2020 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.839.2019.2.ALN;

- z dnia 20 01.2020 r., sygn. 0112-KDSL2-2.4012.31.2019.2.AW.

Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych wystawionych w formie papierowej, które po zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym we wniosku sposobem postępowania, pod warunkiem spełnienia pozostałych przesłanek określonych w art. 86 ustawy o VAT oraz braku zaistnienia okoliczności wyłączających to prawo, wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku od towarów i usług (pytania nr 1 i 2) jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775, ze zm.) zwanej dalej „ustawą”:

Według art. 15 ust. 2 ustawy:

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

 1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 , dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

 2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

 3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

 4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b .

 

Zgodnie z art. 106h

  1. W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę zostawia w dokumentacji:

1) numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym lub

2) paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży.

  2. (uchylony)

  3. (uchylony)

  4. (uchylony)

Wszelkie dane jakie powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ust. 1 ustawy.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e , oraz zakres tych danych, uwzględniając:

 1) konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;

 2) niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywane przez Państwa dokumenty zakupowe zawierają dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, są one fakturami w rozumieniu ustawy i stosuje się do nich wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nich podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokumenty nie zawierają ww. danych, to nie mogą zostać uznane za faktury i nie znajdują do nich zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1a ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

 

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

 1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

 2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

 3) (uchylony)

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

 W świetle art. 112a ust. 1 ustawy:

1. Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

    - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

 Według art. 112a ust. 2 ustawy:

Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają zatem możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie papierowej lub elektronicznej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii ustalenia, czy dopuszczalne będzie przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób przedstawiony we wniosku), poprzez ich digitalizację i zapis w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów oraz niszczenie ich papierowych oryginałów po dokonaniu digitalizacji jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (pytanie nr 1) oraz również, czy zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, o których mowa we wniosku, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym we wniosku sposobem (pytanie nr 2).

Wskazali Państwo w opisie zdarzenia przyszłego, że w ramach prowadzonej działalności otrzymują Państwo od podmiotów zewnętrznych dokumenty księgowe, w tym faktury VAT dokumentujące zakup towarów lub usług oraz inne dokumenty zrównane z fakturami, otrzymywane przez Państwa w  formie papierowej oraz elektronicznej.

Spółka zamierza wdrożyć procedurę wewnętrzną pod nazwą „(...)”.

Procedura ta przewiduje następujące etapy:

Etap 0 - Otrzymanie dokumentów w formie papierowej i ich digitalizacja;

Etap 1 - Odbiór dokumentów w formie elektronicznej;

Etap 2 - Rejestracja dokumentów w systemie EOD;

Etap 3 - Weryfikacja merytoryczna dokumentów;

Etap 4 - Kontrola danych i przetwarzanie w systemie;

Etap 5 - Księgowanie i nadawanie identyfikatora;

Etap 6 - Integracja systemowa ;

Etap 7 - Archiwizacja elektroniczna

 

Z podanych przez Państwa w opisie zdarzenia przyszłego i uzupełnieniu wniosku informacji wynika, że:

  - Spółka dysponuje systemem, w którym ewidencjonowane będą wszystkie otrzymywane dokumenty księgowo-podatkowe.

  - W Spółce będą funkcjonowały mechanizmy kontroli biznesowych zapewniające autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Procesy te gwarantują zgodność z obowiązującymi przepisami oraz zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

  - Na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej i Szefa Krajowej Administracji Skarbowej) Wnioskodawca zapewni bezzwłoczny dostęp do faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT.

  - Wersje elektroniczne przedmiotowych faktur będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Dokumenty będą skatalogowane w okresach rocznych według daty wpływu, natomiast Spółka będzie miała dowolność ich grupowania poprzez wykorzystanie filtrów w programie elektronicznym (przykładowo: wg. daty sprzedaży, daty płatności, numerów NIP). Taka praktyka umożliwi zachowanie pełnej przejrzystości i zgodności z obowiązującymi przepisami dotyczącymi archiwizacji dokumentów oraz zapewni łatwy dostęp do faktur w przypadku ewentualnych kontroli.

  - Przedmiotowe dokumenty będą przechowywane na terytorium kraju.

  - Wydatki, o których mowa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, będą spełniać pozostałe warunki pozwalające na zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów. W szczególności wydatki te będą pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, będą ponoszone w celu osiągnięcia, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz nie będą objęte wyłączeniami z kosztów uzyskania przychodów przewidzianymi w obowiązujących przepisach prawa podatkowego.

Zatem archiwizowanie i przechowywanie ww. faktur w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym wypełnia warunki określone w art. 106m ust. 1a do 5, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Zatem należy się z Państwem zgodzić, że wskazany w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur jest zgodny z przepisami ustawy, w szczególności, faktury zakupowe otrzymane w formie papierowej, po ich digitalizacji mogą być niszczone.

Odnośnie natomiast kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego z ww. faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik te faktury przechowuje.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest jednak niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4 ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Jak wynika z opisu sprawy, są Państwo czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji (...).

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że otrzymane faktury (papierowe/elektroniczne) przechowywane przez Państwa wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą będą potwierdzały Państwa prawo do odliczenia podatku naliczonego w nich wykazanego. Warunkami, które muszą być spełnione, aby to odliczenie było dopuszczalne jest po pierwsze - zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, po drugie - nabyte towary i usługi będą wykorzystywane - przez czynnego zarejestrowanego podatnika podatku VAT - do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Zatem jeśli Spółka, czynny podatnik podatku od towarów i usług, będzie wykorzystywała nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Przy czym istotne jest, aby otrzymywane przez Państwa faktury nie dotyczyły kategorii wydatków oraz wyjątków wymienionych w art. 88 ustawy, co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.

W konsekwencji wskazać należy, że zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z otrzymanymi fakturami, w tym - odpowiadając wprost na pytanie nr 2 - zachowają Państwo to prawo, gdy będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, pod warunkiem wykorzystywania zakupów do czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytań oznaczonych nr 1 i 2 uznałem za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zadanych pytań) tj. przechowywania w formie elektronicznej faktur dokumentujących zakupy towarów i usług otrzymanych oryginalnie w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi (papierowe/elektroniczne) wyłącznie w formie elektronicznej.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

  - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

  - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

   - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935, ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

   - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

   - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.