Interpretacja 0111-KDIB3-3.4012.769.2025.3.AK

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

30 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 16 grudnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie m.in. podatku od towarów i usług. Wniosek został uzupełniony pismem z 6 lutego 2026 r. (data wpływu: 12 luty 2026 r.).

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

X. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) należy do międzynarodowej grupy spółek (dalej: Grupa), posiadającej zakłady w wielu krajach. Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT), zarejestrowanym na potrzeby VAT w Polsce oraz podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: CIT). Wnioskodawca posiada siedzibę w (...) oraz oddział zamiejscowy w (...).

Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności otrzymuje od podmiotów zewnętrznych faktury VAT dokumentujące zakup materiałów do produkcji w formie elektronicznej (PDF). Głównym sposobem procesowania otrzymanych faktur Wnioskodawcy jest forma elektroniczna natomiast w przypadku technicznych ograniczeń faktury są procesowane ręcznie przez pracownika Spółki.

1.         Ewidencjonowanie faktur przychodzących do Wnioskodawcy w formie elektronicznej

Sposób ewidencjonowania faktur przychodzących do Wnioskodawcy drogą elektroniczną został szczegółowo opisany w wewnętrznej procedurze Grupy, zatytułowanej w polskiej wersji językowej jako: „(...)” (dalej: Procedura 1) oraz częściowo w treści dokumentu powstałym na potrzeby Grupy (...) pt. „(...)”. (dalej: Procedura 2).

Założenia dotyczące spójności i integralności faktur przedstawione w Procedurze 2, w swojej treści odnoszą się do ram prawnych polskich i niemieckich przepisów o rachunkowości oraz polskich i niemieckich przepisów prawa podatkowego i handlowego. Założenie Procedury 2 jest takie, iż prowadzenie dokumentacji w Grupie powinno być zgodne z powyższymi przepisami. W treści Procedury 1, opisany został proces przetwarzania e-maili wraz załącznikami (fakturami).

Spółka dodatkowo używa do procesowania faktur program służącej do odczytania danych na fakturach za materiały produkcyjne. Jest on zintegrowany z programem (...) za pomocą aplikacji eksportującej dane. W związku z czym, wszystkie otrzymane faktury trafiające do programu odczytującego dane z faktur są eksportowane do systemu (...) w celu ich zaksięgowania przy jednoczesnej weryfikacji zgodności danych na fakturze z danymi przyjętymi na magazyn.

System (...) indeksuje faktury nadając im kolejne numery wewnętrzne, stosowane na potrzeby (...). Każda osoba mająca dostęp do (...) jest w stanie zidentyfikować i mieć podgląd dokumentu. Otrzymanie faktury jest ewidencjonowane w dedykowanej skrzynce e-mail widoczne dla upoważnionych pracowników Wnioskodawcy w (...) i w jego oddziale (...).

Zgodnie z treścią Procedury 1, faktury mają przychodzić na centralny adres e-mail Grupy (...), dedykowany fakturom. Ponadto, uprawnienia w skrzynce pocztowej muszą być ustawione w taki sposób, żeby nie było możliwości zmiany przychodzącej korespondencji. Każdy przychodzący e-mail jest archiwizowany w oparciu o system archiwizacji e-maili oraz zostaje zabezpieczony przed możliwością dokonywania zmian (edycji). Dokumenty księgowe w formie elektronicznej muszą być przesyłane na dedykowany e-mail w formacie PDF. W przypadku otrzymania dokumentu księgowego w innym formacie, Wnioskodawca zawsze dąży do otrzymania dokumentu w formacie PDF – w przypadku nieotrzymania faktury w formie PDF, nie zostaje ona zaakceptowana i zaksięgowana.

W przypadku utraty danych na skutek awarii (...), dokumenty są przechowywane równolegle na serwerach międzynarodowych Grupy (...), co umożliwia ich przeglądanie i odzyskanie.

a)        Aktualny sposób postępowania Wnioskodawcy z fakturami otrzymywanymi w drodze elektronicznej.

Krok 1: Otrzymany e-mail z załączonym plikiem PDF (fakturą) trafia na dedykowany adres e-mail Grupy (...), przeznaczony wyłącznie do otrzymywania faktur. Na tym etapie, po raz pierwszy zlokalizowany i zweryfikowany zostaje plik PDF zawierający fakturę (weryfikacja polega wyłącznie na sprawdzeniu, czy plik PDF zawiera fakturę). Następnie, dana faktura zostaje przyporządkowana danej Spółce z Grupy (...). Po tej weryfikacji, e-mail z załączonym plikiem PDF, będącym plikiem zawierającym fakturę, zostaje przesłany na skrzynkę pocztową Wnioskodawcy, dedykowaną do odbioru faktur.

Krok 2: Osoby wyznaczone przez Wnioskodawcę do procesowania dokumentów przesyłają otrzymane faktury w formie PDF do programu przeznaczonego do czytania danych z faktur. Następnie dane z faktury są sprawdzane pod względem merytorycznym, tj. czy posiadają niezbędne dane wymagane przez przepisy prawa podatkowego.

Krok 3: Zgodność danych umożliwia dalsze procesowanie otrzymanych faktur, czyli następuję eksport danych za pomocą aplikacji służącej do przesyłania danych do systemu (...) w celu zaksięgowania. Wszelkie odstępstwa danych z faktury są skorygowane na bieżąco przed wyeksportowane do (...).

Krok 4: Pracownik działu księgowości księguję fakturę w systemie gdy nastąpiło przyjęcie towaru na magazyn zgodnie z podanym na fakturze numerem dostawy (delivery note). Bez otrzymanej dostawy i braku przyjęcia towaru na magazyn faktura nie zostanie przesłana do (...).

Krok 5: Osoby wyznaczone do księgowania mające dostęp do (...) księgują w systemie fakturę według obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami. Każda zaksięgowana faktura posiada indywidulany numer referencyjny nadawany przez system oraz widnieje faktura jako załącznik w PDF.

Krok 6: Zaksięgowane faktury w (...) nocną sesją zostają przesłane za pomocą interface do systemu (...) gdzie zostają im nadane indywidualne numery referencyjny.

Krok 7: Archiwizacja dokumentów odbywać się tylko w postaci elektronicznej na dyskach Spółki. Po realizacji całego procesu w Systemie można wyświetlić podgląd faktury, który jest dostępny dla osób mających dostęp do systemu.

Wnioskodawca zamierza w przyszłości uprościć obecnie stosowaną procedurę poprzez jej całkowite zdigitalizowanie. Przyszła procedura postępowania ma się odbywać zgodnie z zasadami opisanymi poniżej.

W niektórych przypadkach zakupy materiałów związanych z prowadzoną przez Spółkę działalnością dokumentowane będą wystawianymi przez kontrahentów fakturami elektronicznymi sporządzanymi przy wykorzystaniu elektronicznej wymiany danych (EDI). Przesłane faktury elektroniczne w formacie EDI zostaną automatycznie zapisane w systemie finansowo-księgowym i będą połączone z dokumentami księgowymi utworzonymi na ich podstawie.

W związku z przyjmowaniem faktur w formie elektronicznej w formacie EDI Spółka zamierza stosować następującą procedurę obiegu oraz przechowywania takich faktur:

a)        zgodę na taki sposób fakturowania Wnioskodawca wyrazi w sposób domniemany poprzez przyjmowanie takich faktur i dokonywanie za nie zapłaty,

b)        autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury będą zapewnione poprzez odpowiednią ochronę sygnału elektronicznego, którym odbywa się będzie wymiana danych EDI z dostawcą.

Zastosowane w tym przypadku zabezpieczenia techniczne spowodują, że prawdopodobieństwo ingerencji z zewnątrz w treść przesyłanych informacji jest bardzo niskie.

W konsekwencji

·                stosowana ochrona zapewni pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów i wystawcy faktury, jak również niezmienność danych, które powinna zawierać faktura

·                prowadzone kontrole biznesowe zapewniające każdorazowo ustalenie ścieżki audytu między fakturą a dostawą materiałów (otrzymana przez Spółkę faktura będzie odpowiednio dopasowana w systemie księgowym Spółki do otrzymanej dostawy do magazynu), jak również do późniejszej płatności za dostarczony towar,

·                zapewnienie możliwości odczytania danych zawartych w fakturze elektronicznej przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń.

Spółka nie będzie duplikować na bieżąco komunikatów EDI poprzez generowanie odrębnych plików (np. PDF) z obrazem faktury, jednakże stosowany system umożliwia wygenerowanie takich plików w każdym czasie (szczegóły poniżej):

1)        otrzymane od kontrahentów faktury przechowywane będą elektronicznie w postaci komunikatów EDI,

2)        pliki z fakturami będą przez Wnioskodawcę przechowywane przez okres zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi,

3)        Spółka nie będzie generować na bieżąco odrębnych plików (np. PDF) zawierających wszystkie dane i mające zewnętrzny wygląd faktury, możliwych do odczytu przy użyciu powszechnie dostępnego oprogramowania (…),

4)        w przypadku ewentualnej kontroli Spółka zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych poprzez zapewnienie dostępu i poboru komunikatów EDI,

5)        odrębne pliki (np. PDF) mające wszystkie dane oraz zewnętrzny wygląd faktury Spółka wygeneruje na potrzeby ewentualnej kontroli na osobne życzenie kontrolujących (jak wskazano powyżej takie pliki nie będą generowane na bieżąco i przechowywane odrębnie od faktur elektronicznych zapisywanych w formie komunikatów EDI),

b)        Planowany sposób postępowania Wnioskodawcy z fakturami otrzymywanymi w drodze elektronicznej w przyszłości.

Krok 1: Otrzymanie od dostawcy drogą elektroniczną za pomocą EDI faktur na zakup materiałów, które pojawiając się w systemie następuje sprawdzenie kompletności i poprawności rekordu danych w porównaniu z (...).

Krok 2: Pracownik działu księgowości w przypadku rozbieżności wyjaśnia różnice z dostawcą w przeciwnym wypadku faktura jest w systemie zaksięgowana i zostaje nadany numer systemowy danej transakcji.

Krok 3: Zaksięgowane faktury w (...) nocną sesją zostają przesłane za pomocą interface do systemu (...) gdzie zostają im nadane indywidualne numery referencyjne tego systemu.

Krok 4: Archiwizacja dokumentów będzie odbywać się tylko w postaci elektronicznej otrzymanych za pomocą EDI dokumentów na dyskach Spółki.

Spółka potwierdza, że faktury, o których mowa we wniosku, dotyczą nabycia materiałów przez Wnioskodawcę w związku z działalnością podlegającą VAT. Innymi słowy, są to zakupy, które wykazują związek z czynnościami opodatkowanymi VAT. Tylko takie faktury Spółka ujmuje w deklaracjach VAT i odlicza podatek naliczony.

W uzupełnieniu wniosku (w odpowiedzi na poniższe pytania) podali Państwo:

1.  Czy przechowywanie otrzymywanych faktur w formie komunikatów EDI zapewnia/zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury? Proszę opisać w jaki sposób?

Prowadząc ewidencję w sposób opisany we wniosku, Wnioskodawca będzie przechowywać faktury elektroniczne w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Autentyczność pochodzenia dokumentów będzie spełniona przez fakt, iż faktury przechowywane w formie elektronicznej będą wiernym odzwierciedleniem oryginalnych dokumentów, niezależnie od ich pierwotnej postaci (np. papierowej) czy formatu otrzymania (np. plik PDF, XML), gwarantując tym samym pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, wystawcy faktury. Integralność treści będzie zapewniona poprzez brak możliwości zmiany danych, które zawiera faktura. Czytelność dokumentów zapewniona będzie poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania. Ponadto, zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów będzie weryfikowane poprzez wewnętrzne systemy kontroli.

2.  Czy w każdym przypadku zapewniają/zapewnią Państwo odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, w tym również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych?

Na żądanie ww. organów. Wnioskodawca zapewni bezzwłoczny dostęp do faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach, stosownie do art. 112a ust 4 ustawy o VAT.

Pytania w zakresie podatku od towarów i usług

1. Czy przechowanie otrzymywanych faktur elektronicznych w formie komunikatów EDI, przy jednoczonym zapewnieniu możliwości dodatkowego wygenerowania na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej odrębnych plików (np. PDF) mających wszystkie dane oraz zewnętrzny wygląd faktury spełnia wymogi przechowywania i zapewnienia dostępu do faktur określone w art. 112a ustawy o VAT?

2. Czy dopuszczalne jest postępowanie Wnioskodawcy polegające na otrzymywaniu od dostawców faktur elektronicznych (w formacie PDF lub w formacie EDI), dokumentujących zakup materiałów produkcyjnych (...), oraz ich przetwarzaniu i przechowywaniu w formie elektronicznej, zgodnie z procedurą opisaną we wniosku w charakterze zdarzenia przyszłego, dającego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego?

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku od towarów i usług

Ad. 1) W ocenie Wnioskodawcy, przechowanie faktur elektronicznych w formie komunikatów EDI przy jednoczesnym zapewnieniu możliwości dodatkowego wygenerowania na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej odrębnych plików (np. PDF) mających wszystkie dane oraz zewnętrzny wygląd faktur spełnia wymogi przechowywania i zapewnienia dostępu do faktur określone w art. 112a ustawy o VAT.

Ad. 2) Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania Spółki.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy względem pytania nr 1:

W ocenie Wnioskodawcy, przepisy obowiązujące w polskim systemie podatkowym pozwalają na przechowywanie faktur elektronicznych w formie komunikatów EDI, bez konieczności ich jednoczesnego zapisywania w innych formatach, takich jak PDF. Obowiązujące regulacje prawa podatkowego nie przewidują jednej, określonej formy przechowywania faktur, w szczególności nie uzależniają sposobu ich archiwizacji od formatu, w jakim zostały pierwotnie otrzymane. Co istotne, przepisy te nie wykluczają stosowania rozwiązań, które umożliwiają odtworzenie faktury w formacie czytelnym dla organów podatkowych – na przykład poprzez wygenerowanie pliku PDF zawierającego wszystkie dane i wygląd faktury na ich żądanie. Na potwierdzenie tego stanowiska Wnioskodawca odwołuje się do regulacji art. 112 i art. 112a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 z późn. zm.; dalej: „ustawa o VAT”), które odnoszą się do zasad gromadzenia dokumentacji, w tym faktur zakupowych.

Zgodnie z powyższymi przepisami, podatnicy mają obowiązek przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT do chwili upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ustawodawca określa przy tym zarówno miejsce, jak i sposób przechowywania faktur – zarówno tych wystawionych, jak i otrzymanych. Szczególne znaczenie ma fakt, że przepisy te wyraźnie dopuszczają możliwość gromadzenia faktur w formie elektronicznej, w tym również poza terytorium Polski, o ile zapewniony zostanie organom podatkowym natychmiastowy dostęp on-line do tych dokumentów (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Dodatkowo, przepisy te nakładają na podatników obowiązek zapewnienia organom podatkowym, takim jak naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celno-skarbowego, dyrektor izby administracji skarbowej czy Szef Krajowej Administracji Skarbowej, bezzwłocznego dostępu do faktur. Dotyczy to również dokumentów przechowywanych w postaci elektronicznej, które powinny być możliwe do natychmiastowego pobrania i przetwarzania (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Z powyższego wynika, że ustawodawca uznał przechowywanie faktur w formie elektronicznej za dopuszczalny sposób archiwizacji, niezależny od tego, czy oryginał dokumentu miał postać papierową, czy elektroniczną. Co więcej, z treści przepisów nie wynika, aby podatnik miał obowiązek równoczesnego przechowywania faktur w kilku formatach.

W konsekwencji regulacje prawa podatkowego pozwalają na wybór formatu archiwizacji faktur – mogą być one przechowywane wyłącznie elektronicznie (np. w formacie PDF lub jako komunikaty EDI) w systemie finansowo-księgowym, takim jak (...).

Przyjęty przez Spółkę sposób postępowania zakłada, że wszystkie otrzymywane faktury są zapisywane i archiwizowane w systemie informatycznym, a w razie potrzeby mogą zostać odtworzone w formie plików PDF zawierających wszystkie dane oraz wygląd faktury. Takie rozwiązanie gwarantuje zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur oraz umożliwia szybkie ich udostępnienie organom podatkowym.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie również w dotychczasowej praktyce interpretacyjnej organów podatkowych dotyczącej przechowywania faktur w formie elektronicznej, w tym w formacie EDI.

W interpretacji indywidualnej z dnia 9 maja 2014 r., wydanej przez Izbę Skarbową w Katowicach, nr. IBPP2/443-133/14/ICz uznano, że sposób archiwizacji faktur przyjęty przez podatnika może być dowolny, pod warunkiem, że zapewnia on:

·                autentyczność pochodzenia,

·                integralność treści,

·                czytelność dokumentów,

·                możliwość ich łatwego odszukania w podziale na okresy rozliczeniowe,

·                bezzwłoczny dostęp oraz możliwość poboru i przetwarzania danych przez organy podatkowe.

Jak wskazał Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 6 maja 2013 r., nr. IPPP3/443-269/13-2/RD, „regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (zarówno wystawianych kontrahentom, jak i otrzymywanych od nich) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na nośnikach danych, o ile zapewnione jest spełnienie wymogów art. 112a ustawy o VAT”.

Podobne stanowisko organ podatkowy zajął w interpretacji indywidualnej z dnia 9 maja 2014 r., wydanej przez Izbę Skarbową w Katowicach, nr. IBPP2/443- 133/14/ICz, wskazując, że „przechowywanie faktur elektronicznych w postaci komunikatów EDI przy jednoczesnym zapewnieniu możliwości wygenerowania na żądanie organu podatkowego plików PDF mających wszystkie dane oraz wygląd faktury spełnia wymogi art. 112a ustawy o VAT”.

W kontekście działalności Spółki (...), która otrzymuje faktury elektroniczne w formacie PDF lub EDI, przechowuje je w systemie (...) i zapewnia możliwość ich odtworzenia w formie pliku PDF zawierającego wszystkie dane faktury, przyjęty sposób archiwizacji spełnia wszystkie wymagania określone w art. 112a ustawy o VAT.

W rezultacie należy uznać, że Spółka prawidłowo realizuje obowiązki w zakresie przechowywania faktur oraz zapewnienia dostępu do nich organom podatkowym. W ocenie Spółki, archiwizacja elektroniczna w opisanym modelu wpisuje się w ogólną politykę Ministerstwa Finansów, które od lat wdraża narzędzia bazujące na cyfryzacji procesów podatkowych (m.in. raportowanie JPK czy kontrole elektroniczne).

Wybór tej formy przechowywania faktur umożliwia więc nie tylko optymalizację działań wewnętrznych, ale również może sprzyjać usprawnieniu procedur kontrolnych prowadzonych przez organy podatkowe. Wnioskodawca zwraca również uwagę, że kwestie związane z archiwizacją faktur uregulowane zostały w Dyrektywie 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej: „Dyrektywa VAT”).

Zgodnie z art. 218 Dyrektywy VAT, fakturą może być zarówno dokument papierowy, jak i elektroniczny, o ile spełnia wymogi określone w rozdziale 3 („Fakturowanie”, art. 217–240). Z kolei art. 244 Dyrektywy VAT zobowiązuje podatnika do przechowywania kopii wszystkich faktur (zarówno wystawionych, jak i otrzymanych) niezależnie od tego, czy wystawił je sam, kontrahent, czy osoba trzecia działająca w jego imieniu. W myśl art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy VAT, państwa członkowskie mogą wymagać, aby faktury były przechowywane na ich terytorium wyłącznie wtedy, gdy nie zastosowano elektronicznych środków gwarantujących pełny dostęp on-line. Co istotne, art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT pozwala państwom członkowskim nakładać obowiązek przechowywania faktur w oryginalnej formie – papierowej bądź elektronicznej.

Polski ustawodawca nie zdecydował się jednak na wdrożenie tego rozwiązania, pozostawiając podatnikom swobodę w wyborze sposobu archiwizacji. Ponadto należy wskazać na przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 z późn. zm.; dalej: „Ordynacja podatkowa”). Ogólne regulacje tej ustawy w zakresie postępowania podatkowego (rozdział 11 działu IV) odnoszą się do dowodów w sprawach podatkowych. Ustawodawca nie ogranicza możliwości dowodowych wyłącznie do dokumentów papierowych – dopuszcza różne formy dokumentowania zdarzeń, o ile odpowiadają one wymogom prawnym, także spoza prawa podatkowego. Gdyby przyjąć konieczność zachowania wyłącznie papierowych wersji dokumentów, prowadziłoby to do sprzeczności z zasadami ogólnymi Ordynacji podatkowej.

Wreszcie, przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 z późn. zm.; dalej: „ustawa o CIT”) nakładają na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający prawidłowe ustalenie podstawy opodatkowania, wysokości dochodu (lub straty) oraz podatku należnego. W szczególności chodzi o konieczność uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dla celów amortyzacyjnych (art. 9 ust. 1 ustawy o CIT). Tym samym, przepisy ustawy o CIT odsyłają w zakresie dokumentowania zdarzeń gospodarczych do regulacji ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.; dalej: „ustawa o rachunkowości”). Z ustawy o rachunkowości wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, określane jako „dowody źródłowe” (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Ustawodawca nie zabrania ich przechowywania w formie elektronicznej, a tym samym dowody poniesienia kosztów przechowywane cyfrowo mogą stanowić podstawę do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o CIT. Oznacza to, że planowany przez Spółkę sposób archiwizacji, w którym faktury są otrzymywane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (PDF lub EDI) w systemie (...), z możliwością ich odtworzenia w postaci czytelnego pliku na żądanie organu podatkowego – nie narusza ani ustawy o rachunkowości, ani ustawy o CIT.

Wnioskodawca podkreśla przy tym, że prezentowane stanowisko znajduje oparcie w bogatej praktyce interpretacyjnej organów podatkowych, w tym w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

W szczególności należy wskazać:

·                interpretację indywidualną z dnia 13 lutego 2025 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.733.2024.1.MG,

·                interpretację indywidualną z dnia 21 sierpnia 2020 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.472.2020.1.MC.

Z uwagi na powyższe, w ocenie Wnioskodawcy dopuszczalne jest, aby faktury zakupowe otrzymywane od kontrahentów w formacie PDF lub EDI, zarówno dla celów odliczenia podatku naliczonego (VAT), jak i zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów (CIT), były przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurą opisaną w zdarzeniu przyszłym, tj. poprzez ich zapisanie i archiwizowanie w systemie (...), przy jednoczesnym zapewnieniu możliwości ich bezzwłocznego udostępnienia organom podatkowym w formie czytelnych plików (np. PDF).

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy względem pytania nr 2:

Katalog warunków umożliwiających podatnikom realizację prawa do odliczenia podatku naliczonego od podatku należnego został wskazany w art. 86 ustawy o VAT. Wskazany przepis stanowi, że kwotę podatku naliczonego stanowi w szczególności suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika w związku z nabyciem towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT).

Dodatkowo, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, w sytuacji, gdy podatek naliczony został wykazany w fakturze lub dokumencie celnym, prawo do jego odliczenia powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym faktura bądź dokument celny trafiły do podatnika. Dodatkowo należy podkreślić, że zgodnie z art. 2 pkt 31 i 32 ustawy o VAT, fakturą elektroniczną jest każdy dokument zawierający wymagane przepisami dane, wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym.

W przypadku Wnioskodawcy faktury otrzymywane w formacie EDI zawierają wszystkie elementy wymagane ustawą, co oznacza, iż spełniają ustawową definicję faktury elektronicznej.

Stosownie natomiast do art. 106m ust. 1-4 ustawy o VAT, podatnik zobowiązany jest do zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury, przy czym może to uczynić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych umożliwiających powiązanie faktury z faktyczną transakcją (tzw. wiarygodna ścieżka audytu).

Jak opisano w stanie faktycznym, system EDI stosowany przez Spółkę automatycznie łączy otrzymaną fakturę z odpowiadającą jej dostawą materiałów, co zapewnia zarówno identyfikację wystawcy faktury, jak i niezmienność danych. Ponadto, zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, dla stosowania faktur elektronicznych wystarczająca jest akceptacja odbiorcy - przy czym, jak wskazano w uzasadnieniu do nowelizacji tego przepisu, może mieć ona charakter dorozumiany, np. poprzez przyjęcie faktury i dokonanie zapłaty.

Wnioskodawca, regulując należności wynikające z faktur EDI, jednoznacznie wyraża taką akceptację. Z powołanych regulacji wynika, że warunkiem koniecznym dla skorzystania z prawa do odliczenia jest posiadanie przez podatnika faktury dokumentującej poniesienie wydatku. Jednocześnie ustawodawca nie wskazał wprost, w jakiej formie takie faktury powinny być przechowywane, aby mogły stanowić podstawę do odliczenia. W ocenie Spółki, skoro przepisy nie różnicują prawa do odliczenia w zależności od sposobu archiwizacji dokumentów, to przy zachowaniu pozostałych przesłanek wynikających z art. 86 ustawy o VAT, Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej - zgodnie z opisanym w stanie faktycznym sposobem postępowania - bez względu na formę, w jakiej pierwotnie wystawiono dany dokument.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych. Przykładowo, w interpretacji z dnia 27 lutego 2020 r. (nr 0111-KDIB3-3.4012.536.2019.1.MAZ) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że: „Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Tym samym nie ma przeszkód, aby Wnioskodawca przechowywał i archiwizował faktury i inne dokumenty traktowane na równi z fakturami, wyłącznie w formie elektronicznej, przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego, bez konieczności przechowywania ich papierowych wersji”.

 Analogiczne stanowisko zajął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacjach indywidualnych:

·  z dnia 26 czerwca 2025 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.384.2025.1.SM;

·  z dnia 09 czerwca 2025 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.353.2025.2.JS;

·  z dnia 10 kwietnia 2025 r., nr 0111-KDIB3-3.4012.30.2025.3.MPU;

·  z dnia 16 września 2024 r., nr 0111-KDIB1-2-4010-331-2024-3-EJ;

·  z dnia 25 maja 2023 r., nr 0114-KDIP4-3.4012.103.2023.9.DS;

·  z dnia 19 września 2023 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.392.2023.4.PRM;

·  z dnia 3 lutego 2020 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.839.2019.2.ALN;

·  z dnia 5 czerwca 2020 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.196.2020.2.JG.

Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych otrzymywanych w formie elektronicznej (w formacie EDI), które - zgodnie z opisanym we wniosku sposobem postępowania - są automatycznie zapisywane w systemie finansowo-księgowym oraz przechowywane wyłącznie w postaci komunikatów EDI, bez generowania odrębnych plików w formacie PDF, pod warunkiem spełnienia pozostałych przesłanek określonych w art. 86 ustawy o VAT oraz braku zaistnienia okoliczności wyłączających to prawo, wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług  (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775, ze zm.) zwanej dalej „ustawą”:

Według art. 15 ust. 2 ustawy:

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy:

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywane przez Państwa dokumenty zakupowe zawierają dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, są one fakturami w rozumieniu ustawy i stosuje się do nich wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nich podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokumenty nie zawierają ww. danych, to nie mogą zostać uznane za faktury i nie znajdują do nich zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1a ustawy:

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Stosownie do art. 106m ust. 5 pkt 1 i 2 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

 W świetle art. 112a ust. 1 ustawy:

 Według art. 112a ust. 2 ustawy:

Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają zatem możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie papierowej lub elektronicznej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Państwa wątpliwości w odniesieniu do podatku VAT, dotyczą ustalenia:

1.    czy przechowanie otrzymywanych faktur elektronicznych w formie komunikatów EDI, przy jednoczonym zapewnieniu możliwości dodatkowego wygenerowania na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej odrębnych plików (np. PDF) mających wszystkie dane oraz zewnętrzny wygląd faktury spełnia wymogi przechowywania i zapewnienia dostępu do faktur określone w art. 112a ustawy o VAT,

2.   czy dopuszczalne jest postępowanie Wnioskodawcy polegające na otrzymywaniu od dostawców faktur elektronicznych (w formacie PDF lub w formacie EDI), dokumentujących zakup materiałów produkcyjnych (...), oraz ich przetwarzaniu i przechowywaniu w formie elektronicznej, zgodnie z procedurą opisaną we wniosku w charakterze zdarzenia przyszłego, dającego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Aby móc przechowywać faktury w formie elektronicznej (zarówno w formacie PDF lub w formacie EDI), konieczne jest:

·  zapewnienie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

·  ich przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,

·  w przypadku ich przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej - umożliwienie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur,

·  zapewnienie, ww. organom, bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W opisie sprawy podali Państwo, że w związku z przyjmowaniem faktur w formie elektronicznej w formacie EDI Spółka zamierza stosować następującą procedurę obiegu oraz przechowywania takich faktur:

·  zgodę na taki sposób fakturowania Wnioskodawca wyrazi w sposób domniemany poprzez przyjmowanie takich faktur i dokonywanie za nie zapłaty,

·  autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury będą zapewnione poprzez odpowiednią ochronę sygnału elektronicznego, którym odbywa się będzie wymiana danych EDI z dostawcą.

Podali też państwo, że:

·  stosowana ochrona zapewni pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów i wystawcy faktury, jak również niezmienność danych, które powinna zawierać faktura

·  prowadzone kontrole biznesowe zapewniające każdorazowo ustalenie ścieżki audytu między fakturą a dostawą materiałów (otrzymana przez Spółkę faktura będzie odpowiednio dopasowana w systemie księgowym Spółki do otrzymanej dostawy do magazynu), jak również do późniejszej płatności za dostarczony towar,

·  zapewnienie możliwości odczytania danych zawartych w fakturze elektronicznej przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń.

·  otrzymane od kontrahentów faktury przechowywane będą elektronicznie w postaci komunikatów EDI,

·  pliki z fakturami będą przez Wnioskodawcę przechowywane przez okres zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi,

·  Spółka nie będzie generować na bieżąco odrębnych plików (np. PDF) zawierających wszystkie dane i mające zewnętrzny wygląd faktury, możliwych do odczytu przy użyciu powszechnie dostępnego oprogramowania (…),

·  w przypadku ewentualnej kontroli Spółka zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych poprzez zapewnienie dostępu i poboru komunikatów EDI,

·  odrębne pliki (np. PDF) mające wszystkie dane oraz zewnętrzny wygląd faktury Spółka wygeneruje na potrzeby ewentualnej kontroli na osobne życzenie kontrolujących (jak wskazano powyżej takie pliki nie będą generowane na bieżąco i przechowywane odrębnie od faktur elektronicznych zapisywanych w formie komunikatów EDI).

W przypadku faktur elektronicznych formie elektronicznej (PDF) podali Państwo procedurę przyjęcia i obiegu tych faktur.

Podali państwo również, że prowadząc ewidencję w sposób opisany we wniosku, Wnioskodawca będzie przechowywać faktury elektroniczne w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Autentyczność pochodzenia dokumentów będzie spełniona przez fakt, iż faktury przechowywane w formie elektronicznej będą wiernym odzwierciedleniem oryginalnych dokumentów, niezależnie od ich pierwotnej postaci (np. papierowej) czy formatu otrzymania (np. plik PDF, XML), gwarantując tym samym pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, wystawcy faktury. integralność treści będzie zapewniona poprzez brak możliwości zmiany danych, które zawiera faktura. Czytelność dokumentów zapewniona będzie poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania. Ponadto, zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów będzie weryfikowane poprzez wewnętrzne systemy kontroli.

Na żądanie ww. organów. Wnioskodawca zapewni bezzwłoczny dostęp do faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach, stosownie do art. 112a ust 4 ustawy o VAT.

Zatem archiwizowanie i przechowywanie ww. faktur w sposób opisany przez Państwa zarówno w formacie PDF jak i EDI - czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym wypełnia warunki określone w art. 106m ust. 1a do 5, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Co się zaś tyczy prawa do odliczenia podatku z ww. faktur dokumentujących zakup towarów i usług służących Spółce do wykonywania działalności opodatkowanej, należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Skoro elektroniczna forma przechowywania faktur, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, organom podatkowym wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Wskazali Państwo, że faktury, o których mowa we wniosku, dotyczą nabycia materiałów przez Wnioskodawcę w związku z działalnością podlegającą VAT. Innymi słowy, są to zakupy, które wykazują związek z czynnościami opodatkowanymi VAT.

Zatem opisany sposób obiegu i przechowywania faktur elektronicznych - w sytuacji gdy nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - nie pozbawia Spółki prawa do odliczenia podatku VAT z opisanych we wniosku faktur.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytań oznaczonych nr 1 i 2 uznałem za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

W interpretacji nie oceniano poprawności działania systemów informatycznych używanych przez Spółkę.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·         Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 146; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·         w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·         w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.