Interpretacja 0111-KDIB3-3.4013.12.2026.1.MW

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku akcyzowym jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek z 9 stycznia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej wpłynął 13 stycznia 2026 r. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

X (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) posiada status pośredniczącego podmiotu węglowego (dalej: PPW), o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt 23a ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (dalej: ustawa o podatku akcyzowym).

Spółka prowadzi działalność gospodarczą skoncentrowaną na wydobyciu oraz sprzedaży węgla kamiennego klasyfikowanego pod kodem CN 2701. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku akcyzowym wskazany surowiec stanowi wyrób węglowy w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 1a tej ustawy.

W 2024 r. Spółka dokonała sprzedaży wyrobów węglowych w łącznej ilości przekraczającej 30 milionów kilogramów. Jednocześnie Spółka zakłada, że w roku bieżącym, jak również w kolejnych latach podatkowych, roczna ilość sprzedawanych wyrobów węglowych będzie każdorazowo przekraczała wskazany próg ilościowy.

W ramach prowadzonej działalności Spółka dokonuje m.in. dostaw wyrobów węglowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na rzecz podmiotów posiadających status finalnych nabywców węglowych (dalej: FNW), o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 23c ustawy o podatku akcyzowym. Podmioty te składają stosowne oświadczenia, z których wynika, że nabywane wyroby węglowe są przeznaczane na cele objęte zwolnieniem od podatku akcyzowego, o których mowa w art. 31a ust. 1 ustawy o podatku akcyzowym.

W celu zastosowania zwolnienia od akcyzy w odniesieniu do wyrobów węglowych dostarczanych na rzecz FNW, Spółka realizuje obowiązki ewidencyjne i dokumentacyjne wynikające z ustawy o podatku akcyzowym w następujący sposób:

-        po dokonaniu dostawy wyrobów węglowych na rzecz FNW, Spółka sporządza projekt dokumentu e-DD na podstawie faktury dokumentującej daną transakcję sprzedaży. Następnie przekazuje projekt e-DD do systemu EMCS PL2, o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt 26 lit. c ustawy o podatku akcyzowym, w terminach wskazanych odpowiednio w art. 46na ust. 3, 4 lub 6 tej ustawy. Po przesłaniu projektu Spółka uzyskuje zweryfikowany dokument e-DD z nadanym numerem referencyjnym, potwierdzający kompletność i prawidłowość danych, zgodnie z art. 46na ust. 8 ustawy. Finalnie Spółka wykonuje czynności wymagane do zakończenia monitorowania sprzedaży wyrobów węglowych przy użyciu systemu EMCS PL2 w terminie określonym w art. 46ba ustawy;

-        finalny nabywca węglowy składa oświadczenie, o którym mowa w art. 31a ust. 3 pkt 1 lit. b tiret drugie ustawy o podatku akcyzowym.

W przypadku odbierania oświadczenia w sposób określony w art. 31a ust. 3i tej ustawy, złożenie oświadczenia przez FNW następuje poprzez odbiór faktury dokumentującej sprzedaż wyrobów węglowych, stanowiącej podstawę do sporządzenia projektu dokumentu e-DD, o którym mowa w art. 31a ust. 3 pkt 1 lit. b tiret pierwsze ustawy o podatku akcyzowym.

W związku z wejściem w życie od 1 lutego 2026 roku obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF), na mocy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT), Spółka będzie zobowiązana do wystawiania, przesyłania i odbierania faktur w formie ustrukturyzowanej w ramach transakcji realizowanych z innymi podatnikami.

Spółka dokonując sprzedaży na rzecz podatników zobowiązanych do odbioru faktury ustrukturyzowanej w KSeF (tj. niewymienionych w art. 106 gb ust. 4 ustawy o VAT), będzie traktować odbiór faktury ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF jako spełnienie obowiązku złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 31a ust. 3 pkt 1 lit. b tiret drugie ustawy o podatku akcyzowym. Prawidłowość takiego sposobu postępowania została potwierdzona przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej na rzecz Spółki interpretacji indywidualnej z dnia 20 listopada 2025 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4013.259.2025.2.AM.

Spółka nie wyklucza jednak możliwości wystąpienia incydentalnych przypadków, w których nabywcą wyrobów węglowych będzie podmiot działający w charakterze podatnika, lecz nieposiadający numeru NIP. Przykładowo sytuacja taka może mieć miejsce w przypadku sprzedaży na rzecz rolnika ryczałtowego, który - z uwagi na obowiązujące przepisy - nie ma obowiązku posiadania numeru NIP, bądź na rzecz osoby fizycznej świadczącej usługi najmu, która mimo wykonywania działalności w charakterze podatnika również nie jest zobowiązana do posiadania numeru NIP.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT Spółka jest zobowiązana wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż na rzecz podatnika (bez względu na to czy nabywca towaru posiada numer NIP).

Jednym z kanałów sprzedaży jakie posiada Spółka jest realizacja sprzedaży wyrobów węglowych w sklepie stacjonarnym na „drobnicy”, czyli bezpośrednio z kopalni z formą płatności gotówka lub kartą za pośrednictwem terminala płatniczego (zapłata uiszczana w punkcie kasy kopalni). W aktualnym stanie faktycznym, tj. przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF, FNW jako podatnik dokonujący stacjonarnego nabycia wyrobów węglowych, w momencie zakupu towaru, otrzymuje fakturę dokumentującą transakcję, zawierającą stosowne oświadczenie akcyzowe, którą opłaca w kasie kopalni lub za pośrednictwem terminala płatniczego. Odbiór faktury przez FNW jest potwierdzony poprzez złożenie własnoręcznego podpisu na egzemplarzu faktury, pozostającym w dokumentacji Spółki. W ten sposób Spółka wypełnia obowiązek posiadania oświadczenia w myśl art. 31a ust. 3i ustawy, tj. poprzez odbiór przez FNW faktury dokumentującej sprzedaż wyrobów węglowych, stanowiącej podstawę do sporządzenia projektu e-DD, o którym mowa w art. 3ia ust. 3 pkt 1 lit. b tiret pierwsze ustawy o podatku akcyzowym, z którego wynika, że nabycie następuje na cele objęte zwolnieniem od akcyzy.

Od dnia 1 lutego 2026 roku Spółka będzie zobowiązana do wystawiania i udostępniania innym podatnikom faktur ustrukturyzowanych wyłącznie za pośrednictwem KSeF. Od tej zasady, w zakresie udostępniania faktur - tj. wyłącznie poprzez KSeF - ustawodawca przewidział wyjątki, w tym m.in. wynikający z art. 106gb ust. 4 pkt 5 ustawy o VAT. Analiza wskazanego przepisu prowadzi do wniosku, że w przypadku gdy nabywcą jest podatnik, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, faktura ustrukturyzowana z nadanym numerem KSeF jest udostępniana w sposób uzgodniony z tym nabywcą. Faktury wystawiane w momencie sprzedaży w systemach wewnętrznych Spółki będą przesyłane do KSeF w formie zbiorczych paczek, przekazywanych w określonych odstępach czasowych. W związku z tym Spółka - na moment dokonania sprzedaży - nie będzie miała prawa udostępnienia nabywcy faktury, tj. przed jej przesłaniem do KSeF, zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT. W konsekwencji Spółka nie będzie uzyskiwać w chwili sprzedaży potwierdzenia odbioru faktury przez nabywcę, tak jak ma to miejsce w aktualnym stanie faktycznym opisanym powyżej (tj. poprzez złożenie podpisu na egzemplarzu faktury pozostającym w Spółce).

W przedstawionym zdarzeniu przyszłym Spółka zakłada, że uzgodni z FNW sposób udostępnienia faktury przesłanej do KSeF (z nadanym numerem KSeF) w formie papierowej, elektronicznej lub poprzez KSeF. Faktura ta zawierać będzie oświadczenie o przeznaczeniu wyrobów węglowych na cele uprawniające do zwolnienia, o których mowa w art. 31a ust. 1 ustawy o podatku akcyzowym. Po uzgodnieniu sposobu odbioru faktury z FNW, Spółka wystawi fakturę w systemie wewnętrznym, z nadanym numerem faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, za którą FNW dokona zapłaty w punkcie - kasa kopalni (gotówka/karta). Numer KSeF dla tej faktury zostanie nadany dopiero w momencie przesłania jej do KSeF. W związku z faktem, że Spółka nie może udostępnić wystawionej faktury przed przesłaniem jej do KSeF, FNW dodatkowo otrzyma „Potwierdzenie transakcji” zawierające dwa kody QR, na podstawie którego dokona odbioru zakupionego towaru. Potwierdzenie to będzie obejmowało wewnętrzny numer faktury, która zostanie przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur.

W związku z powyższym Spółka zamierza, w sytuacji gdy FNW (działający w charakterze podatnika, który nie posiada numeru NIP) będzie dokonywał stacjonarnego nabycia wyrobów węglowych, uznawać jako dowód potwierdzający odbiór faktury przez FNW potwierdzenie dokonania zapłaty w postaci gotówkowej albo kartą za pośrednictwem terminala płatniczego, (udokumentowanych Raportem kasowym lub Zestawieniem płatności terminalowych). Dokonanie zapłaty będzie potwierdzało uregulowanie należności wynikającej z faktury wystawionej w systemie wewnętrznym Spółki oraz będzie powiązane z numerem wewnętrznym faktury dokumentującej daną sprzedaż (pole w schemie P2). W przedstawionym zdarzeniu przyszłym Spółka dodatkowo - jak wskazano powyżej - w celu udokumentowania sprzedaży, będzie wydawać FNW dokument o nazwie „Potwierdzenie transakcji”, który w swojej treści będzie zawierał numer wewnętrzny faktury nadany przez system wewnętrzny Spółki, kwotę należności ogółem oraz dwa kody QR, o których mowa w art. 106gb ust. 5 pkt 1 ustawy o VAT. Dzięki zamieszczonym na tym dokumencie kodom QR, FNW będzie miał możliwy dostęp do faktury i weryfikację jej danych w KSeF.

Należy podkreślić, że Potwierdzenie transakcji będzie zawierało wszystkie informacje umożliwiające podatnikowi zapoznanie się z treścią faktury w systemie KSeF, niezależnie od wcześniej zadeklarowanej formy jej doręczenia (papierowej, elektronicznej, odbiór w KSeF). Wydanie nabywcy Potwierdzenia transakcji przez Spółkę jest niezbędne z uwagi na brak możliwości udostępnienia mu faktury przed przesłaniem jej do KSeF.

Nadmieniamy, że na potwierdzenie prawidłowości powyższego stanowiska Spółka posiada interpretację indywidualną z dnia 24 lutego 2022 r. o sygnaturze 0111-KDIB3-3.4013.279.2021.3.MK, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał za prawidłowe stanowisko Spółki, że akceptowalne jest między innymi wykorzystanie (jako dowodu odbioru faktury) zapłaty należności wynikającej z tej faktury, dokumentującej sprzedaż wyrobów węglowych - jeśli w tytule przelewu FNW poda numer tego dokumentu.

Pytanie

Czy opisany sposób potwierdzenia odbioru przez FNW faktury dokumentującej sprzedaż wyrobów węglowych (będących podstawą do sporządzenia projektu e-DD, o którym mowa w art. 31a ust. 3 pkt 1 lit. b tiret pierwsze ustawy o podatku akcyzowym), będzie wystarczającym dowodem potwierdzającym , że doszło do złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 31a ust. 3 pkt 1 lit. b tiret drugie ustawy, w sposób przewidziany w art. 31a ust. 3i ustawy?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy opisany sposób potwierdzenia odbioru przez FNW faktur dokumentujących sprzedaż wyrobów węglowych w sklepie stacjonarnym „na drobnicy” na terenie kopalni, z formą zapłaty gotówką lub kartą płatniczą, (będących podstawą do sporządzenia projektu e-DD, o którym mowa w art. 31a ust. 3 pkt 1 lit. b tiret pierwsze ustawy o podatku akcyzowym) jest wystarczającym dowodem potwierdzającym, że doszło do złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 31a ust. 3 pkt 1 lit. b tiret drugie ustawy, w sposób przewidziany w art. 31a ust. 3i ustawy.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

W myśl art. 31a ust. 3i ustawy o podatku akcyzowym oświadczenie o przeznaczeniu wyrobów węglowych do celów objętych zwolnieniem od akcyzy może zostać złożone poprzez odbiór przez FNW faktury dokumentującej sprzedaż, będącej podstawą do sporządzenia projektu e-DD, o którym mowa w art. 31a ust. 3 pkt 1 lit. b tiret pierwsze (w przypadku gdy sprzedaż nie jest realizowana w ramach wykonywania umów, o których mowa w art. 31a ust. 3e ustawy).

W kontekście powyższego Wnioskodawca pragnie zauważyć, iż:

-        ustawa o podatku akcyzowym jako warunek dla zastosowania zwolnienia od akcyzy w odniesieniu do wyrobów węglowych wskazuje sam wymóg „odbioru faktury” - a więc czynność faktyczną realizowaną przez FNW,

-        ustawa o podatku akcyzowym nie wprowadza jakichkolwiek wymogów co do sposobu udokumentowania faktu odbioru faktury dokumentującej sprzedaż wyrobów węglowych.

Powyższe prowadzi do konkluzji, że jako dowód potwierdzający fakt odbioru przez finalnego nabywcę węglowego (FNW) faktury dokumentującej sprzedaż wyrobów węglowych Spółka może wykorzystać wszystkie dostępne jej środki.

Jak wskazano w opisie zdarzenia będącego przedmiotem niniejszego wniosku, Spółka zamierza dokumentować odbiór wystawianych przez siebie faktur poprzez wykorzystanie dowodu potwierdzającego zapłatę za fakturę dokumentującą sprzedaż stacjonarną na „drobnicy” na terenie kopalni. Zapłata za konkretną fakturę dokumentującą sprzedaż wyrobów węglowych będzie dokonywania w punkcie - kasa kopalni gotówką lub kartą płatniczą za pośrednictwem terminala płatniczego i na tej podstawie nabywca będzie odbierał towar. Dodatkowo Spółka przekaże FNW dokument pn. „Potwierdzenie transakcji”, w którym jednoznacznie wskazany będzie numer faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. W kolejnym etapie Spółka prześle fakturę do KSeF oraz - w przypadku wystąpienia takiego obowiązku - udostępni ją FNW w formie z nim uzgodnionej. Udostępniona faktura będzie opatrzona numerem KSeF oraz kodem QR, umożliwiającym dostęp do faktury w KSeF, a także weryfikację danych zawartych w tej fakturze.

Takie powiązanie zapłaty z konkretną fakturą pozwala w sposób niebudzący wątpliwości zidentyfikować dokument sprzedaży, którego dotyczy zarówno dokonana płatność, jak i złożone przez nabywcę oświadczenie o przeznaczeniu wyrobów węglowych na cele objęte zwolnieniem od akcyzy.

W ocenie Wnioskodawcy dokonanie zapłaty należności wynikającej z faktury, której numer został wskazany na dowodzie potwierdzającym zapłatę, stanowi jednoznaczne potwierdzenie akceptacji przez nabywcę treści tej faktury, w tym zawartego na niej oświadczenia o przeznaczeniu wyrobów węglowych. Zapłata ta, jako czynność faktyczna pozostająca w bezpośrednim związku z odbiorem faktury, potwierdza, że nabywca zapoznał się z jej treścią i przyjął ją jako podstawę rozliczenia transakcji.

Należy przy tym podkreślić, że przepisy ustawy o podatku akcyzowym nie uzależniają możliwości zastosowania zwolnienia od akcyzy od złożenia odręcznego podpisu na fakturze ani od sporządzenia odrębnego dokumentu potwierdzającego odbiór faktury. Ustawodawca posługuje się wyłącznie pojęciem „odbioru faktury”, które - zwłaszcza w realiach obrotu elektronicznego oraz funkcjonowania KSeF - powinno być interpretowane w sposób funkcjonalny i dostosowany do współczesnych form dokumentowania transakcji.

W konsekwencji, w sytuacji gdy:

1. faktura dokumentująca sprzedaż wyrobów węglowych (zawierająca numer, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT) w sklepie stacjonarnym zostaje wystawiona i przesłana do KSeF,

2. faktura ta zawiera treść oświadczenia o przeznaczeniu wyrobów węglowych na cele objęte zwolnieniem od akcyzy,

3. nabywca dokonuje zapłaty należności wynikającej z tej faktury w kasie kopalni (gotówka/karta),

4. Potwierdzenie transakcji wydane nabywcy zawiera numer tej faktury (pkt 1) oraz dwa kody QR, które umożliwią dostęp do faktury i weryfikację jej danych w KSeF

należy uznać, że spełniony zostaje warunek odbioru faktury, o którym mowa w art. 31a ust. 3i ustawy o podatku akcyzowym, a tym samym Spółka jest uprawniona do zastosowania zwolnienia z podatku akcyzowego w odniesieniu do sprzedanych wyrobów węglowych. 

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 126, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o podatku akcyzowym”):

Ustawa określa opodatkowanie podatkiem akcyzowym, zwanym dalej „akcyzą”, wyrobów akcyzowych oraz samochodów osobowych, organizację obrotu wyrobami akcyzowymi, a także oznaczanie znakami akcyzy.

Stosownie do art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy:

Wyroby akcyzowe to wyroby energetyczne, energia elektryczna, napoje alkoholowe, wyroby tytoniowe, susz tytoniowy, płyn do papierosów elektronicznych, wyroby nowatorskie, urządzenia do waporyzacji, zestawy części do urządzeń do waporyzacji, saszetki nikotynowe i inne wyroby nikotynowe, wymienione w załączniku nr 1 do ustawy.

W myśl art. 2 ust. 1 pkt 1a ustawy:

Wyroby węglowe to wyroby energetyczne, określone w poz. 19-21 załącznika nr 1 do ustawy.

W poz. 19 załącznika nr 1 do ustawy, pod kodem CN ex 2701, wymieniono węgiel; brykiety, brykietki i podobne paliwa stałe wytwarzane z węgla - jeżeli są przeznaczone do celów opałowych.

Jak wynika z art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy:

Faktura to faktura w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług zawierająca dane nabywcy i jego adres oraz dane dotyczące ilości (liczby) i miary nabywanych wyrobów akcyzowych lub samochodów osobowych.

W świetle art. 2 ust. 1 pkt 18b lit. b ustawy:

e-DD to elektroniczny dokument, na podstawie którego monitoruje się na terytorium kraju sprzedaż wyrobów węglowych objętych zwolnieniem od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie finalnemu nabywcy węglowemu przez pośredniczący podmiot węglowy, który w poprzednim roku kalendarzowym sprzedał powyżej 30 mln kg wyrobów węglowych.

Jak stanowi art. 2 ust. 1 pkt 21 ustawy:

Sprzedaż to czynność faktyczna lub prawna, w której wyniku dochodzi do przeniesienia posiadania lub własności przedmiotu sprzedaży na inny podmiot.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 23a ustawy:

Pośredniczący podmiot węglowy to podmiot mający siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium kraju:

a)  dokonujący sprzedaży, dostawy wewnątrzwspólnotowej, nabycia wewnątrzwspólnotowego, importu lub eksportu wyrobów węglowych, lub

b)  używający wyrobów węglowych do celów objętych zwolnieniem od akcyzy i do celów nieobjętych zwolnieniem od akcyzy, lub

c)  używający wyrobów węglowych do celów objętych zwolnieniem od akcyzy i do celów niepodlegających opodatkowaniu akcyzą

- który dokonał zgłoszenia rejestracyjnego zgodnie z art. 16.

W myśl art. 2 ust. 1 pkt 23c ustawy:

Finalny nabywca węglowy to podmiot, który:

a) nabywa na terytorium kraju, importuje lub nabywa wewnątrzwspólnotowo wyroby węglowe, lub

b) posiada uzyskane w sposób inny niż w drodze nabycia wyroby węglowe

- niebędący pośredniczącym podmiotem węglowym.

Jak wynika z art. 2 ust. 1 pkt 26 lit. c ustawy:

System to krajowy system teleinformatyczny służący do obsługi monitorowania sprzedaży wyrobów węglowych objętych zwolnieniem od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, w szczególności do przesyłania e-DD.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 31 lit. d ustawy:

Podmiot wysyłający to pośredniczący podmiot węglowy, który w poprzednim roku kalendarzowym sprzedał powyżej 30 mln kg wyrobów węglowych i który sprzedaje finalnemu nabywcy węglowemu wyroby węglowe, o których mowa w art. 31a ust. 1, jeżeli sprzedaż jest monitorowana z użyciem Systemu, przy czym za podmiot wysyłający uznaje się pośredniczący podmiot węglowy również w przypadku, gdy wyroby takie są do niego zwracane przez finalnego nabywcę węglowego.

Jak stanowi art. 2 ust. 1 pkt 32 lit. c ustawy:

Podmiot odbierający to finalny nabywca węglowy, który wyroby węglowe zwolnione od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie nabywa od pośredniczącego podmiotu węglowego, który w poprzednim roku kalendarzowym sprzedał powyżej 30 mln kg wyrobów węglowych.

Stosownie do art. 2 ust. 1 pkt 37 ustawy:

Okresowa umowa to umowa sprzedaży, z której treści wynika ilość sprzedawanych wyrobów akcyzowych w określonym czasie.

W świetle art. 2 ust. 1 pkt 38 ustawy:

Umowa ramowa to umowa o gotowości zlecania usług i ich wykonania, określającą harmonogram dostaw, która nie zawiera postanowień dotyczących okresu, na jaki została zawarta.

Zgodnie z art. 9a ust. 1 ustawy:

W przypadku wyrobów węglowych przedmiotem opodatkowania akcyzą jest:

1) sprzedaż wyrobów węglowych na terytorium kraju finalnemu nabywcy węglowemu;

2) nabycie wewnątrzwspólnotowe wyrobów węglowych przez finalnego nabywcę węglowego;

3) import wyrobów węglowych przez finalnego nabywcę węglowego;

4) użycie wyrobów węglowych przez pośredniczący podmiot węglowy;

5) użycie wyrobów węglowych przez finalnego nabywcę węglowego:

a) nabytych w ramach zwolnienia, o którym mowa w art. 31a ust. 1, do celów innych niż zwolnione na podstawie tego przepisu, przy czym za takie użycie uznaje się również naruszenie warunków, o których mowa w art. 31a ust. 3, a także sprzedaż, eksport lub dostawę wewnątrzwspólnotową wyrobów węglowych przez finalnego nabywcę węglowego zamiast użycia ich do celów, o których mowa w art. 31a ust. 1,

b) uzyskanych w sposób inny niż w drodze nabycia,

c) jeżeli nie można ustalić podmiotu, który dokonał sprzedaży wyrobów węglowych finalnemu nabywcy węglowemu, a w wyniku kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej albo postępowania podatkowego nie ustalono, że podatek został zapłacony w należnej wysokości;

6) użycie lub sprzedaż wyrobów węglowych uzyskanych w drodze czynu zabronionego pod groźbą kary;

7) powstanie ubytków wyrobów węglowych.

W myśl art. 9a ust. 3 ustawy:

Jeżeli w stosunku do wyrobów węglowych powstał obowiązek podatkowy w związku z wykonaniem jednej z czynności podlegającej opodatkowaniu akcyzą, to nie powstaje obowiązek podatkowy na podstawie innej czynności podlegającej opodatkowaniu akcyzą, jeżeli kwota akcyzy została określona lub zadeklarowana w należnej wysokości, chyba że przepisy ustawy stanowią inaczej.

Jak stanowi art. 9 ust. 4 ustawy:

W przypadku sprzedaży wyrobów węglowych sprzedawca jest obowiązany ustalić, czy sprzedaje te wyroby pośredniczącemu podmiotowi węglowemu czy finalnemu nabywcy węglowemu.

Stosownie do art. 10 ust. 1, 1a i 1b ustawy:

1. Obowiązek podatkowy powstaje z dniem wykonania czynności lub zaistnienia stanu faktycznego podlegających opodatkowaniu akcyzą, chyba że przepisy ustawy stanowią inaczej.

1a. Obowiązek podatkowy z tytułu sprzedaży wyrobów węglowych na terytorium kraju powstaje z dniem wydania wyrobów węglowych, w tym także przewoźnikowi, a w przypadkach, o których mowa w art. 9a ust. 2 pkt 2-9, z dniem wykonania tych czynności.

1b.Jeżeli sprzedaż wyrobów węglowych jest potwierdzona fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z dniem wystawienia faktury, nie później niż w 7. dniu od dnia wydania wyrobów węglowych.

Jak wynika z art. 13 ust. 1 pkt 11 ustawy:

Podatnikiem akcyzy jest osoba fizyczna, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, która dokonuje czynności podlegających opodatkowaniu akcyzą lub wobec której zaistniał stan faktyczny podlegający opodatkowaniu akcyzą, w tym podmiot będący finalnym nabywcą węglowym - w przypadku, o którym mowa w art. 9a ust. 1 pkt 5.

Zgodnie z art. 21a ust. 1 ustawy:

W przypadku wyrobów węglowych podatnik jest obowiązany, bez wezwania organu podatkowego:

1) składać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego deklaracje podatkowe według ustalonego wzoru,

2) obliczać i wpłacać akcyzę na rachunek właściwego urzędu skarbowego

- za miesięczne okresy rozliczeniowe, w terminie do 25. dnia przypadającego w drugim miesiącu od miesiąca, w którym powstał obowiązek podatkowy.

W świetle art. 31a ust. 1 ustawy:

Zwalnia się od akcyzy czynności podlegające opodatkowaniu, których przedmiotem są wyroby węglowe przeznaczone do celów opałowych:

1) w procesie produkcji energii elektrycznej;

2) w procesie produkcji wyrobów energetycznych;

3) przez gospodarstwo domowe, organ administracji publicznej, jednostkę Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, podmiot systemu oświaty, o którym mowa w art. 2 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (Dz.U. z 2024 r. poz. 737, 854, 1562 i 1635), żłobek i klub dziecięcy, o których mowa w ustawie z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz.U. z 2024 r. poz. 338, 743 i 858), podmiot leczniczy, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz.U. z 2024 r. poz. 799), jednostkę organizacyjną pomocy społecznej, o której mowa w art. 6 pkt 5 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz.U. z 2024 r. poz. 1283 i 1572), organizacje, o których mowa w art. 3 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2024 r. poz. 1491 i 1761);

4) do przewozu towarów i pasażerów koleją;

5) do łącznego wytwarzania ciepła i energii elektrycznej;

6) w pracach rolniczych, ogrodniczych, w hodowli ryb, oraz w leśnictwie;

7) w procesach mineralogicznych, elektrolitycznych i metalurgicznych oraz do redukcji chemicznej;

8) przez zakład energochłonny wykorzystujący wyroby węglowe, w którym wprowadzony został w życie system prowadzący do osiągania celów dotyczących ochrony środowiska lub do podwyższenia efektywności energetycznej.

9) (uchylony)

Zgodnie z art. 31a ust. 3 pkt 1 ustawy:

Warunkiem zwolnienia, o którym mowa w ust. 1, jest w przypadku sprzedaży wyrobów węglowych na terytorium kraju przez pośredniczący podmiot węglowy:

a) który w poprzednim roku kalendarzowym sprzedał do 30 mln kg wyrobów węglowych - uzyskanie od finalnego nabywcy węglowego oświadczenia, że odebrane przez niego wyroby węglowe są przeznaczone do celów uprawniających do zwolnienia od akcyzy, oraz wystawienie faktury dokumentującej tę sprzedaż,

b) który w poprzednim roku kalendarzowym sprzedał powyżej 30 mln kg wyrobów węglowych:

-        sporządzenie, po dostarczeniu finalnemu nabywcy węglowemu wyrobów węglowych, projektu e-DD na podstawie faktury dokumentującej tę sprzedaż, przesłanie tego projektu e-DD do Systemu w terminach określonych odpowiednio w art. 46na ust. 3, 4 lub 6 i uzyskanie z Systemu e-DD z nadanym numerem referencyjnym, sprawdzonego pod względem kompletności i prawidłowości danych zawartych w tym dokumencie, zgodnie z art. 46na ust. 8, oraz dokonanie czynności wymaganych do zakończenia monitorowania sprzedaży wyrobów węglowych z użyciem Systemu w terminie, o którym mowa w art. 46ba,

-        złożenie oświadczenia przez finalnego nabywcę węglowego, że odebrane przez niego wyroby węglowe zostaną zużyte do celów uprawniających do zwolnienia w ilości wskazanej na fakturze wystawionej przez pośredniczący podmiot węglowy,

c) realizowanej w postaci wydania deputatu węglowego - uzyskanie od finalnego nabywcy węglowego oświadczenia, że odebrane przez niego wyroby węglowe są przeznaczone do celów uprawniających do zwolnienia od akcyzy, oraz sporządzenie listy finalnych nabywców węglowych uprawnionych do odbioru deputatu węglowego.

Jak stanowi art. 31a ust. 3e ustawy:

Oświadczenie, o którym mowa w ust. 3 pkt 1 lit. a oraz lit. b tiret drugie, może być zastąpione oświadczeniem złożonym w okresowej umowie lub umowie ramowej zawartej między pośredniczącym podmiotem węglowym będącym sprzedawcą a finalnym nabywcą węglowym, które wywiera skutek jedynie w stosunku do nabywanych wyrobów węglowych w ilości wynikającej z tych umów, pod warunkiem potwierdzenia każdej sprzedaży tych wyrobów fakturą.

W myśl art. 31a ust. 3h ustawy:

W przypadku, o którym mowa w ust. 3 pkt 1 lit. b tiret pierwsze, przesłanie projektu e-DD do Systemu przez pośredniczący podmiot węglowy, który nie dostarcza sprzedanych wyrobów węglowych bezpośrednio finalnemu nabywcy węglowemu, jest równoznaczne z potwierdzeniem przez ten podmiot dostarczenia finalnemu nabywcy węglowemu tych wyrobów w ilości określonej na fakturze będącej podstawą do sporządzenia e-DD.

Stosownie do art. 31a ust. 3i ustawy:

Odbiór przez finalnego nabywcę węglowego faktury dokumentującej sprzedaż, będącej podstawą do sporządzenia projektu e-DD, o którym mowa w ust. 3 pkt 1 lit. b tiret pierwsze, w przypadku gdy sprzedaż nie jest realizowana w ramach wykonania umów, o których mowa w ust. 3e, stanowi realizację warunku, o którym mowa w ust. 3 pkt 1 lit. b tiret drugie.

Jak wynika z art. 46ba ustawy:

Podmiot wysyłający, o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt 31 lit. d, dokonuje czynności wymaganych do zakończenia monitorowania sprzedaży wyrobów węglowych z użyciem Systemu, o których mowa w art. 46na ust. 8, w terminie 47 dni od dnia dokonania sprzedaży tych wyrobów.

W świetle art. 46na ust. 3 ustawy:

W przypadku sprzedaży objętych zwolnieniem od akcyzy wyrobów węglowych, o których mowa w art. 31a ust. 1, podmiot wysyłający, o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt 31 lit. d, sporządza projekt e-DD na podstawie faktury dokumentującej tę sprzedaż i przesyła go do Systemu niezwłocznie, nie później jednak niż do 16. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym sprzedał objęte zwolnieniem od akcyzy wyroby węglowe finalnemu nabywcy węglowemu.

Jak stanowi art. 46na ust. 8 ustawy:

W przypadkach, o których mowa w ust. 1-7, nie sporządza się w Systemie raportu odbioru, a odpowiednio przemieszczenie albo monitorowanie sprzedaży wyrobów węglowych z użyciem Systemu uznaje się za zakończone z chwilą uzyskania z Systemu przez podmiot wysyłający, o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt 31 lit. b lub d, e-DD z nadanym numerem referencyjnym, sprawdzonego pod względem kompletności i prawidłowości danych zawartych w tym dokumencie. Przepisu art. 46g nie stosuje się.

Jak z kolei wynika z art. 138i ust. 1 i 2 ustawy:

1. Ewidencję wyrobów węglowych prowadzą:

1) pośredniczący podmiot węglowy dokonujący sprzedaży wyrobów węglowych na terytorium kraju finalnemu nabywcy węglowemu;

2) pośredniczący podmiot węglowy używający wyrobów węglowych.

2. Ewidencja prowadzona przez pośredniczący podmiot węglowy, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, powinna zawierać następujące dane:

1) ilość każdorazowo sprzedanych na terytorium kraju finalnemu nabywcy węglowemu wyrobów węglowych, w kilogramach, według nazwy oraz pozycji CN;

2) datę sprzedaży wyrobów węglowych i datę ich wydania finalnemu nabywcy węglowemu;

3) imię i nazwisko lub nazwę oraz adres zamieszkania lub siedziby finalnego nabywcy węglowego;

4) datę wystawienia i numer faktury, z której wynika zapłata należności za wyroby węglowe przeznaczone do celów opałowych, o których mowa w art. 31a ust. 1, sprzedane przez pośredniczący podmiot węglowy, na podstawie której wyroby te zostały sprzedane na terytorium kraju finalnemu nabywcy węglowemu.

W myśl § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 9 lutego 2023 r. w sprawie danych umieszczanych w Systemie oraz trybu postępowania w przypadku przemieszczania wyrobów akcyzowych przy użyciu Systemu (Dz.U. 2023 poz. 276):

W przypadku monitorowania sprzedaży wyrobów węglowych na podstawie e-DD poza procedurą zawieszenia poboru akcyzy z użyciem Systemu w e-DD powinny być zawarte:

1) data i czas sprzedaży;

2) typ, numer identyfikacyjny, nazwa oraz adres podmiotu odbierającego, o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt 32 lit. c ustawy, oraz podmiotu wysyłającego, o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt 31 lit. d ustawy;

3) kod CN, numer pozycji towarowej oraz masa brutto wyrobu akcyzowego.

Zgodnie z art. 2 pkt 31, 32 i 32a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775, ze zm.; dalej jako „ustawa o VAT”):

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

-     fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;

-   fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;

-   fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 , dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak wynika z art. 106gb ustawy o VAT (który obowiązuje od 1 lutego 2026 r.):

1. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

2. Oprogramowanie interfejsowe, o którym mowa w ust. 1, jest dostępne na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

3. Dostęp do faktury ustrukturyzowanej, faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1 , art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 , po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, oraz faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, bez konieczności uwierzytelniania, o którym mowa w art. 106nb , jest możliwy za pośrednictwem kodu, o którym mowa w ust. 5, po podaniu danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury.

4. W przypadku gdy:

1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub

2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub

3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub

4) nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 , lub

5) nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1-3 i 6, lub

6) nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej

- faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

5. Podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:

1) udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub

2) użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

5a.Do oznaczania faktury ustrukturyzowanej kodem, o którym mowa w ust. 5, jest obowiązany również podmiot inny niż podatnik - w przypadku użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

6. W przypadku gdy faktura ustrukturyzowana jest wystawiana na rzecz nabywcy, o którym mowa w ust. 4 pkt 5 i 6, i jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur poprzez podanie kodu, o którym mowa w ust. 5, oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

7. Ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną, o której mowa w ustawie z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2020 r. poz. 1666 oraz z 2023 r. poz. 1598 ), przesłaną przy użyciu platformy w rozumieniu art. 1 pkt 1 tej ustawy lub systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL w rozumieniu art. 2 pkt 2 tej ustawy, spełniającą wymagania określone w normie europejskiej, o której mowa w art. 9 ust. 1 tej ustawy, po przesłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur i przydzieleniu numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, uznaje się za fakturę ustrukturyzowaną.

8. Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.

W świetle art. 106na ust. 1, 3 i 4 ustawy o VAT:

1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 , w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii ustalenia, czy opisany sposób potwierdzenia odbioru przez FNW faktury dokumentującej sprzedaż wyrobów węglowych (będących podstawą do sporządzenia projektu e-DD, o którym mowa w art. 31a ust. 3 pkt 1 lit. b tiret pierwsze ustawy o podatku akcyzowym), będzie wystarczającym dowodem potwierdzającym, że doszło do złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 31a ust. 3 pkt 1 lit. b tiret drugie ustawy, w sposób przewidziany w art. 31a ust. 3i ustawy.

Przechodząc do oceny Państwa stanowiska względem przestawionych we wniosku okoliczności sprawy, na wstępie zaznaczenia wymaga fakt, że w analizowanej sprawie czynnością podlegającą zwolnieniu jest sprzedaż wyrobów węglowych finalnemu nabywcy węglowemu, tj. czynność, w wyniku której dochodzi do przeniesienia posiadania lub własności przedmiotu sprzedaży na inny podmiot. Co więcej, podmiotem korzystającym ze zwolnienia jest pośredniczący podmiot węglowy dokonujący właśnie sprzedaży wyrobów węglowych finalnemu nabywcy węglowemu. Równocześnie co do zasady okresem rozliczeniowym w przypadku wyrobów węglowych, jest okres miesięczny i do tego okresu odnoszą zasadniczo obowiązki związane ze sprzedażą wyrobów węglowych, w tym te związane z monitorowaniem sprzedaży wyrobów węglowych, wprowadzone nowelizacją ustawy obowiązującą od 1 lutego 2021 r. na podstawie ustawy z dnia 10 grudnia 2020 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 72).

W nowelizacji tej, prawodawca ustanowił nowe zasady dotyczące obrotu wyrobami węglowymi z zastosowaniem zwolnień. Nowe zasady dotyczą zarówno ściśle samych warunków uprawniających do zastosowania zwolnień, jak i innych obowiązków towarzyszących obrotowi wyrobami węglowymi w ramach tych zwolnień, które spoczywają na podmiotach uczestniczących w obrocie wyrobami węglowymi i w istocie łącznie umożliwiają realizację zwolnienia od akcyzy.

Wolą ustawodawcy, wynikającą z nowelizacji obowiązującej od 1 lutego 2021 r. oraz nowelizacji obowiązującej od 1 stycznia 2022 r. (ustawa z dnia 9 grudnia 2021 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw, Dz. U. z 2021 r. poz. 2427), warunki stosowania tych zwolnień zostały podzielone na trzy grupy odnoszące się do wolumenu sprzedaży wyrobów węglowych przez pośredniczące podmioty węglowe oraz do sytuacji transakcji sprzedaży realizowanej w postaci wydań deputatu węglowego.

W przypadku będącym przedmiotem niniejszego wniosku, tj. w przypadku sprzedaży wyrobów węglowych finalnemu nabywcy węglowemu przez pośredniczący podmiot węglowy, który w poprzednim roku kalendarzowym sprzedał powyżej 30 mln kg wyrobów węglowych (będącego podmiotem wysyłającym w rozumieniu ustawy), co do zasady warunkiem zwolnienia z akcyzy jest spełnienie wymagań o których mowa w art. 31a ust. 3 pkt 1 lit. b ustawy, które dotyczą:

-        sporządzenia, po dostarczeniu finalnemu nabywcy węglowemu wyrobów węglowych, projektu e‑DD na podstawie faktury dokumentującej tę sprzedaż, przesłanie tego projektu e-DD do Systemu w terminie określonym w art. 46na ust. 3 i uzyskanie z Systemu e-DD z nadanym numerem referencyjnym, sprawdzonego pod względem kompletności i prawidłowości danych zawartych w tym dokumencie, zgodnie z art. 46na ust. 8, oraz dokonanie czynności wymaganych do zakończenia monitorowania sprzedaży wyrobów węglowych z użyciem Systemu w terminie, o którym mowa w art. 46ba;

-        złożenia oświadczenia przez finalnego nabywcę węglowego, że odebrane przez niego wyroby węglowe zostaną zużyte do celów uprawniających do zwolnienia w ilości wskazanej na fakturze wystawionej przez pośredniczący podmiot węglowy.

Wypełnienie pierwszego z ww. warunków polega na niezwłocznym sporządzeniu i przesłaniu projektu e-DD do Systemu przez pośredniczący podmiot węglowy, nie później jednak niż do 16. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym sprzedał objęte zwolnieniem od akcyzy wyroby węglowe finalnemu nabywcy węglowemu, uzyskaniu z Systemu e-DD z nadanym numerem referencyjnym, sprawdzonego pod względem kompletności i prawidłowości danych zawartych w tym dokumencie. Podstawą sporządzenia projektu jest faktura dokumentująca sprzedaż, a więc zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o podatku akcyzowym - faktura w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług.

Z uwagi na specyfikę monitorowania sprzedaży wyrobów węglowych z wykorzystaniem Systemu, nie sporządza się raportu odbioru, a przemieszczenie uznaje się za zakończone z chwilą uzyskania z Systemu e-DD z nadanym numerem referencyjnym, sprawdzonego pod względem kompletności i prawidłowości danych zawartych w tym dokumencie.

Drugi z ww. warunków zastosowania zwolnienia dotyczy złożenia oświadczenia przez finalnego nabywcę węglowego, że odebrane przez niego wyroby węglowe zostaną zużyte do celów uprawniających do zwolnienia w ilości wskazanej na fakturze wystawionej przez pośredniczący podmiot węglowy.

Wskazania dalej wymaga, że obowiązująca od 1 lutego 2021 r. nowelizacja objęła monitorowaniem w Systemie EMCS PL2 - Krajowym Systemie Przemieszczania oraz Nadzoru Wyrobów Akcyzowych sprzedaż zwolnionych od akcyzy wyrobów węglowych, realizowaną przez pośredniczący podmiot węglowy, który w poprzednim roku kalendarzowym sprzedał powyżej 30 mln kg wyrobów węglowych. Przy czym, monitorowanie sprzedaży wyrobów węglowych w ramach zwolnień polega w istocie na dorejestrowaniu tej sprzedaży już po odbiorze wyrobów węglowych przez finalnego nabywcę węglowego.

Oznacza to, że pośredniczący podmiot węglowy poprzez dokonanie określonych czynności w określonych terminach, obowiązany jest „odwzorować” w Systemie daną sprzedaż wyrobów węglowych objętych zwolnieniem do określonego podmiotu. Podstawą tego odwzorowania - sporządzenia projektu e-DD - jest faktura dokumentująca sprzedaż wyrobów węglowych objętych zwolnieniem.

Z uwagi na to, że sporządzenie projektu e-DD następuje po dostarczeniu finalnemu nabywcy węglowemu wyrobów węglowych na podstawie faktury dokumentującej tę sprzedaż, jak również, że faktura w okolicznościach określonych w art. 31a ust. 3i ustawy (gdy sprzedaż nie jest realizowana w ramach wykonania umów, o których mowa w art. 31a ust. 3e ustawy), zastępuje oświadczenie o przeznaczeniu wyrobów węglowych, ustawodawca nadał temu dokumentowi - fakturze dokumentującej sprzedaż wyrobów węglowych objętych zwolnieniem - istotnego znaczenia.

Tym samym co do zasady podstawą do wypełnienia pierwszego z ww. warunków zwolnienia - sporządzenia projektu e-DD, jest faktura (spełniająca ustawowe warunki), która będzie odzwierciedlała ilość faktycznie sprzedanych wyrobów węglowych finalnemu nabywcy węglowemu w ramach zwolnień.

Z kolei wypełnienie drugiego z ww. warunków dotyczącego oświadczenia jest w głównej mierze uzależnione od określonego stanu faktycznego będącego przedmiotem danej transakcji pomiędzy pośredniczącym podmiotem węglowym a finalnym nabywcą węglowym.

W przypadku sprzedaży, która nie jest realizowana w ramach wykonania umów o których mowa w art. 31a ust. 3e ustawy, zgodnie z intencją ustawodawcy przewidzianą w art. 31a ust. 3i ustawy, odbiór przez finalnego nabywcę węglowego faktury dokumentującej sprzedaż, będzie jego oświadczeniem, że odebrane przez niego wyroby węglowe zostaną zużyte do celów uprawniających do zwolnienia w ilości wskazanej na fakturze wystawionej przez pośredniczący podmiot węglowy. Tym samym odbiór faktury (faktury w rozumieniu przepisów ustawy o VAT) dokumentującej sprzedaż wyrobów węglowych będzie równoznaczny ze złożeniem oświadczenia przez finalnego nabywcę węglowego.

Ustawodawca nie precyzuje formy jaką winien przybrać odbiór faktury przez finalnego nabywcę węglowego. Zdaniem Organu analiza całości uregulowań ustawy, w tym cel nowelizacji obowiązującej od 1 lutego 2021 r. pozwala w niebudzący sposób stwierdzić, że pośredniczący podmiot węglowy stosując ułatwienie przewidziane w treści art. 31a ust. 3i ustawy winien jest móc udowodnić fakt odbioru faktury przez finalnego nabywcę węglowego, tj. udowodnić w toku odpowiedniego postępowania fakt spełnienia warunków do realizacji zwolnienia. Przyjąć zatem należy, że w świetle ustawy o podatku akcyzowym dopuszczalna jest każda forma uzyskania potwierdzenia odbioru faktury, która będzie w sposób niebudzący wątpliwości potwierdzała fakt dostarczenia przez pośredniczący podmiot węglowy faktury dokumentującej sprzedaż zwolnionych od akcyzy wyrobów węglowych konkretnemu finalnemu nabywcy węglowemu.

Brak wskazania przez ustawodawcę konkretnej formy potwierdzenia odbioru faktury oznacza, że ustawodawca pozostawił w tym zakresie swobodę wyboru tej formy pośredniczącym podmiotom węglowym, przy czym dopiero wiedza pośredniczego podmiotu węglowego, kiedy faktura została odebrana (odbiór przez finalnego nabywcę węglowego faktury dokumentującej sprzedaż będzie jego oświadczeniem, że odebrane przez niego wyroby węglowe zostaną zużyte do celów uprawniających do zwolnienia w ilości wskazanej na fakturze wystawionej przez pośredniczący podmiot węglowy), oznacza że została spełniona jedna z przesłanek do zastosowania zwolnienia.

Akceptowalna zatem będzie każda forma, która pozwalać będzie bez żadnych wątpliwości ustalić, czy i kiedy faktura została odebrana przez finalnego nabywcę węglowego.

Podkreślić przy tym należy, że w świetle słownikowych definicji „odbiór” oznacza – „odebranie czegoś, co jest dla danej osoby przeznaczone”; „przyjęcie skierowanych do kogoś rzeczy lub osób”; „oficjalne przyjęcie efektu czyjejś pracy po sprawdzeniu sposobu jej wykonania”: „odebranie jakiejś rzeczy, która została przysłana specjalnie dla nas” (vide: sjp.pwn.pl; wsjp.pl; sjp.pl).

Tym samym odbiór faktury o którym mowa w art. 31a ust. 3i ustawy o podatku akcyzowym, oznacza co do zasady faktyczne przyjęcie (odebranie) faktury przez finalnego nabywcę węglowego wyrobów węglowych, co koresponduje z treścią art. 106na ust. 4 ustawy o VAT, w którym wskazano, że przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Z przedstawionego przez Państwa we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że w związku z wejściem w życie od 1 lutego 2026 roku obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) Spółka będzie zobowiązana do wystawiania, przesyłania i odbierania faktur w formie ustrukturyzowanej w ramach transakcji realizowanych z innymi podatnikami. Spółka dokonując sprzedaży na rzecz podatników zobowiązanych do odbioru faktury ustrukturyzowanej w KSeF (tj. niewymienionych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT), będzie traktować odbiór faktury ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF jako spełnienie obowiązku złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 31a ust. 3 pkt 1 lit. b tiret drugie ustawy o podatku akcyzowym.

Spółka nie wyklucza jednak możliwości wystąpienia incydentalnych przypadków, w których nabywcą wyrobów węglowych będzie podmiot działający w charakterze podatnika, lecz nieposiadający numeru NIP.

Wskazali Państwo, że w przypadku gdy nabywcą jest podatnik, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, Spółka zakłada, że uzgodni z FNW sposób udostępnienia faktury przesłanej do KSeF (z nadanym numerem KSeF) w formie papierowej, elektronicznej lub poprzez KSeF. Faktura ta zawierać będzie oświadczenie o przeznaczeniu wyrobów węglowych na cele uprawniające do zwolnienia, o których mowa w art. 31a ust. 1 ustawy o podatku akcyzowym.

Po uzgodnieniu sposobu odbioru faktury z FNW, Spółka wystawi fakturę w systemie wewnętrznym, z nadanym numerem faktury, za którą FNW dokona zapłaty w punkcie - kasa kopalni (gotówka/karta). Numer KSeF dla tej faktury zostanie nadany dopiero w momencie przesłania jej do KSeF. W związku z faktem, że Spółka nie może udostępnić wystawionej faktury przed przesłaniem jej do KSeF, FNW dodatkowo otrzyma „Potwierdzenie transakcji” zawierające dwa kody QR, na podstawie którego dokona odbioru zakupionego towaru. Potwierdzenie to będzie obejmowało wewnętrzny numer faktury, która zostanie przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur. W związku z powyższym Spółka zamierza, w sytuacji gdy FNW (działający w charakterze podatnika, który nie posiada numeru NIP) będzie dokonywał stacjonarnego nabycia wyrobów węglowych, uznawać jako dowód potwierdzający odbiór faktury przez FNW potwierdzenie dokonania zapłaty w postaci gotówkowej albo kartą za pośrednictwem terminala płatniczego, (udokumentowanych Raportem kasowym lub Zestawieniem płatności terminalowych). Dokonanie zapłaty będzie potwierdzało uregulowanie należności wynikającej z faktury wystawionej w systemie wewnętrznym Spółki oraz będzie powiązane z numerem wewnętrznym faktury dokumentującej daną sprzedaż.

Wskazali Państwo również, że Potwierdzenie transakcji będzie zawierało wszystkie informacje umożliwiające podatnikowi zapoznanie się z treścią faktury w systemie KSeF, niezależnie od wcześniej zadeklarowanej formy jej doręczenia (papierowej, elektronicznej, odbiór w KSeF). Wydanie nabywcy Potwierdzenia transakcji przez Spółkę jest niezbędne z uwagi na brak możliwości udostępnienia mu faktury przed przesłaniem jej do KSeF.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości należy ponownie zaznaczyć, że realizacja warunku, o którym mowa w art. 31a ust. 3 pkt 1 lit. b tiret drugie ustawy o podatku akcyzowym, w przypadku określonym w art. 31a ust. 3i tej ustawy, wymaga odebrania faktury dokumentującej sprzedaż przez finalnego nabywcę węglowego. Tym samym aby uznać, że ten warunek został zrealizowany, finalny nabywca węglowy działający w charakterze podatnika, który nie posiada numeru NIP (o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 5 ustawy o VAT), musi odebrać faktycznie fakturę w rozumieniu ustawy o podatku VAT.

Zgodnie z art. 2 pkt 31, 32 i 32a ustawy o VAT, ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

-        fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;

-        fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;

-        fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Jak wynika z powołanego wyżej art. 106na ust. 1 ustawy o podatku VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Natomiast zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o podatku VAT, faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Wyjątkiem są sytuacje, które reguluje art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, z którego wynika, że określonej grupie nabywców faktury ustrukturyzowane są udostępniane w sposób uzgodniony z nabywcą. Powyższa regulacja dotyczy m.in. podmiotów, które nie posługują się numerem NIP, czy osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej (art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT pkt 5 i 6).

Z kolei ze wspomnianego wyżej art. 106na ust. 4 ustawy o podatku VAT wynika, że w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

W opisie zdarzenia przyszłego wskazali Państwo wprost, że po uzgodnieniu sposobu odbioru faktury z FNW, Spółka wystawi fakturę w systemie wewnętrznym, z nadanym numerem faktury, za którą FNW dokona zapłaty w punkcie - kasa kopalni (gotówka/karta). Numer KSeF dla tej faktury zostanie jednak nadany dopiero w momencie przesłania jej do KSeF. W związku z faktem, że Spółka nie może udostępnić wystawionej faktury przed przesłaniem jej do KSeF, FNW dodatkowo otrzyma „Potwierdzenie transakcji” zawierające dwa kody QR, na podstawie którego dokona odbioru zakupionego towaru. Potwierdzenie to będzie obejmowało wewnętrzny numer faktury, która zostanie przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur. W związku z powyższym Spółka zamierza, w sytuacji gdy FNW (działający w charakterze podatnika, który nie posiada numeru NIP) będzie dokonywał stacjonarnego nabycia wyrobów węglowych, uznawać jako dowód potwierdzający odbiór faktury przez FNW potwierdzenie dokonania zapłaty w postaci gotówkowej albo kartą za pośrednictwem terminala płatniczego (udokumentowanych Raportem kasowym lub Zestawieniem płatności terminalowych).

W świetle powyższego, zdaniem Organu opisanego przez Państwa sposobu potwierdzenia odbioru przez FNW nie posługującego się numerem NIP faktury dokumentującej sprzedaż wyrobów węglowych, nie można uznać za zgodny z treścią art. 31a ust. 3i w zw. z art. 31a ust. 3 pkt 1 lit. b tiret drugie ustawy o podatku akcyzowym, a więc uznać, że finalny nabywca faktycznie odebrał fakturę dokumentującą sprzedaż wyrobów węglowych objętych zwolnieniem i tym samym realizowany został warunek, o którym mowa w art. 31a ust. 3 pkt 1 lit. b tiret drugie ustawy.

W takiej sytuacji w ogóle nie można mówić o odebraniu faktury, albowiem na ten moment takiej faktury w istocie jeszcze nie ma. Na ten moment nie dojdzie bowiem - zgodnie z opisem sprawy - do wystawienia faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur zawierającej numer identyfikujący tę fakturę w systemie. Zatem w tej sytuacji, FNW nie posługujący się numerem NIP, nie ma faktycznej możliwości w opisanym przez Państwa schemacie odebrania faktury dokumentującej sprzedaż wyrobów węglowych. W konsekwencji brak jest podstaw aby uznać, że opisana przez Państwa propozycja spełniała przesłanki wynikające z art. 31a ust. 3i ustawy, a więc że doszło do złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 31a ust. 3 pkt 1 lit. b tiret drugie ustawy, w sposób przewidziany w art. 31a ust. 3i ustawy.

Tym samym Państwa stanowisko, względem zadanego we wniosku pytania, należy uznać za nieprawidłowe.

Zaznaczyć należy, że opisana w niniejszej sprawie sytuacja nie jest adekwatna do sytuacji objętej przywołaną przez Państwa interpretacją. Z tego tez względu nie może stanowić podstawy do aprobaty Państwa stanowiska w przedstawionym we wniosku opisie zdarzenia przyszłego. Równocześnie wskazać należy, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych oraz prawnych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie (por. prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 27 marca 2015 r. sygn. akt III SA/Łd 109/15).

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Organ zastrzega, że niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie Państwa sytuacji prawnopodatkowej w ramach przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego oraz zadanego we wniosku pytania.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-        Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111, ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-        Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

-        Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-        w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-        w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.