Interpretacja 0111-KDWB.4010.161.2025.2.AZE

Interpretacja indywidualna

– stanowisko jest prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

13 października 2025 r wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 16 listopada 2025 r. – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie transportu, spedycji i logistyki.

W celu zapewnienia ciągłości obsługi operacyjnej i administracyjnej Spółka współpracuje z osobami fizycznymi posiadającymi obywatelstwo ukraińskie i rezydencję podatkową na terytorium Ukrainy, potwierdzoną certyfikatami rezydencji podatkowej. Osoby te wykonują na rzecz Spółki usługi w zakresie:

-     spedycji i organizacji przewozów międzynarodowych,

-     nadzorowania i monitorowania pracy pojazdów oraz kierowców,

-     obsługi administracyjnej i biurowej, w tym raportowania,

-     wprowadzania danych i archiwizacji dokumentów.

Usługi są wykonywane zdalnie z terytorium Ukrainy, przy użyciu własnych komputerów, prywatnych telefonów komórkowych oraz własnych kart SIM i numerów telefonicznych, a także prywatnego dostępu do Internetu.

Spółka nie udostępnia tym osobom żadnego sprzętu, oprogramowania ani infrastruktury technicznej.

Z każdą z tych osób Spółka zawarła umowę cywilnoprawną o świadczenie usług (umowę nienazwaną) w rozumieniu art. 750 Kodeksu cywilnego. Umowy te: nie mają charakteru umowy o pracę, umowy zlecenia ani umowy o dzieło, nie przewidują podporządkowania, stałego miejsca lub czasu wykonywania czynności, określają jedynie zakres usług i zasady rozliczenia wynagrodzenia w zależności od efektów pracy.

Osoby te nie prowadzą działalności gospodarczej, nie są zarejestrowane jako przedsiębiorcy i nie wystawiają faktur VAT.

Wynagrodzenie wypłacane jest przelewem na rachunek bankowy na Ukrainie, na podstawie miesięcznego zestawienia wykonanych usług lub oświadczenia o wykonaniu zadań, zgodnie z umową.

Spółce nie jest znane dokładne miejsce pobytu tych osób na terytorium Ukrainy, jak również nie posiada informacji, czy osoby te świadczą podobne usługi dla innych podmiotów i w jakim zakresie.

Spółka nie kontroluje sposobu, miejsca ani czasu wykonywania czynności – istotny jest jedynie rezultat usług.

Uzupełnienie wniosku

W odpowiedzi na pytania organu Wnioskodawca udzielił następujących odpowiedzi:

1)  Przez jaki okres Państwa Spółka zamierza realizować opisaną we wniosku działalność na terytorium Ukrainy? (proszę wskazać przybliżone ramy czasowe)

Odp. Spółka planuje korzystać z usług osób fizycznych na terytorium Ukrainy w sposób stały i o charakterze ciągłym, bez określonego terminu końcowego. Nie planuje prowadzenia tam własnej działalności ani tworzenia infrastruktury.

2)  Czy na terytorium Ukrainy Spółka posiada miejsce zarządu, biuro, filię, biuro, fabrykę, warsztat, kopalnie, źródło ropy naftowej lub gazu ziemnego, kamieniołom albo inne miejsce wydobywania zasobów naturalnych?

Odp. Nie. Spółka nie posiada na terytorium Ukrainy: miejsca zarządu, biura, filii, warsztatu, zakładu ani innej placówki, magazynu, zakładów wydobywczych ani podobnych obiektów. Spółka nie posiada tam żadnej infrastruktury ani fizycznego miejsca prowadzenia działalności.

3)  Czy Spółka wynajmuje w Ukrainie pomieszczenia, lokale albo jest właścicielem nieruchomości w Ukrainie?

Odp. Nie. Spółka nie wynajmuje, nie dzierżawi i nie posiada żadnych pomieszczeń, lokali ani nieruchomości na terytorium Ukrainy.

4)  Czy osoby współpracujące z Państwem na terenie Ukrainy są umocowane do zawierania jakichkolwiek umów w Państwa imieniu (w tym wystawiania faktur)? Jeśli tak, prosimy o wskazanie czego dotyczą te umowy?

Odp. Osoby współpracujące nie są umocowane do zawierania umów w imieniu Spółki w sensie prawnym. W bardzo ograniczonym zakresie mogą: przedstawić klientowi dostępne sloty czasowe, potwierdzić akceptację prostych warunków operacyjnych, ale nie mogą podpisywać umów, udzielać pełnomocnictw, wiążąco reprezentować Spółki ani podejmować decyzji o charakterze prawnym. Nie mogą wystawiać faktur, deklaracji ani zobowiązań.

5)  Czy ww. osoby współpracujące będą miały możliwość np. oferowania i udzielania rabatów w przypadku jakichkolwiek zamówień bądź ustalania terminów płatności?

Odp. Nie. Osoby te nie mają żadnych uprawnień decyzyjnych dotyczących: rabatów, warunków handlowych, terminów płatności, zawierania umów.

6)  Na czym dokładnie polegają usługi świadczone przez osoby współpracujące z Państwem na terenie Ukrainy, jakie dokładnie czynności są realizowane przez te osoby?

Odp. Zakres usług obejmuje czynności niewiążące i o charakterze techniczno-operacyjnym, takie jak:

-     przygotowywanie kalkulacji frachtu na rynku spotowym,

-     budowa tras na podstawie zleceń otrzymanych od klientów,

-     komunikacja robocza i koordynacyjna z kierowcami,

-     wprowadzanie danych o przewozach (dane klienta, przebieg trasy, parametry ładunku),

-     archiwizacja informacji o przewozach (CMR, numer zlecenia, cena),

-     bieżące przekazywanie informacji do systemu (…).

Usługi te nie obejmują reprezentowania Spółki ani podejmowania decyzji biznesowych.

7)  Czy czynności wykonywane przez osoby współpracujące są przeprowadzane w sposób regularny, stały?

Odp. Tak. Czynności są wykonywane regularnie i stale, zgodnie z zapotrzebowaniem wynikającym z bieżących transportów.

8)  Czy czynności wykonywane przez osoby współpracujące są nadzorowane przez Państwa Spółkę, tj.;

a)  czy świadczona praca przez osoby współpracujące na terytorium Ukrainy jest realizowana zgodnie z wytycznymi i oczekiwaniami wskazanymi przez Państwa Spółkę;

b)  czy Państwa Spółka monitoruje ilość i jakość świadczonej przez te osoby pracy?

Odp.

a)  Spółka określa ogólny standard wykonania usług, natomiast osoby współpracujące samodzielnie decydują o metodzie realizacji zadań, używanych narzędziach i sposobie organizacji pracy.

b)  Monitorowanie ma charakter ograniczony i retrospektywny — polega na: weryfikacji rezultatów (np. poprawności danych w systemie), potwierdzeniu wykonania zadań przed wypłatą wynagrodzenia. Nie ma bieżącego nadzoru, stałego kierownictwa ani kontroli czasu lub miejsca pracy.

9)  Czy Państwa Spółka sprawuje kontrolę nad wskazanymi we wniosku osobami współpracującymi, jeśli tak proszę opisać na czym kontrola ta polega i w jaki sposób jest realizowana.

Odp. Spółka nie sprawuje kontroli w sensie pracowniczym. Osoby współpracujące: nie mają narzuconego miejsca, godzin ani sposobu pracy, korzystają z własnych telefonów, komputerów i kart SIM, nie podlegają bezpośredniemu kierownictwu, nie reprezentują Spółki na zewnątrz. Kontrola Spółki ogranicza się jedynie do akceptacji efektów (czyli rezultatów pracy), co jest typowe dla umów cywilnoprawnych.

10)  Na terytorium którego państwa podejmowane są w sposób zorganizowany i ciągły decyzje dotyczące Państwa bieżącej działalności?

Odp. Wszystkie istotne decyzje dotyczące działalności Spółki są podejmowane w Polsce — w miejscu zarządu Spółki.

11)  Jakie dokładnie wydatki mają Państwo na myśli wskazując w pytaniu „wydatki ponoszone przez Spółkę na rzecz osób fizycznych (…)”?

Odp. Spółka ma na myśli wyłącznie wynagrodzenia wypłacane osobom fizycznym z Ukrainy na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych o świadczenie usług. Nie obejmuje to żadnych innych świadczeń (np. narzędzi, telefonów, sprzętu, szkoleń).

12)  Czy z zawartych umów wynika, że Spółka jest zobowiązana do ponoszenia wymienionych wydatków?

Odp. Tak. Z umów cywilnoprawnych wynika, że Spółka jest zobowiązana do wypłaty wynagrodzenia za wykonane usługi.

13)  Jaki dokładnie jest związek wskazanych we wniosku wydatków z osiąganymi przez Państwa przychodami lub zabezpieczeniem, czy też zachowaniem źródła przychodu?

Odp. Wynagrodzenia dotyczą usług bezpośrednio związanych z: obsługą zleceń transportowych, koordynacją kierowców, przygotowaniem i dokumentacją przewozów. Czynności te mają bezpośredni i niezbędny związek z osiąganiem przychodów i zachowaniem źródła przychodu.

14)  Czy wskazane we wniosku wydatki mają charakter definitywny, tj. nie zostały Państwu zwrócone w jakikolwiek sposób?

Odp. Tak. Wynagrodzenia mają charakter definitywny — Spółce nie są w żaden sposób refundowane ani zwracane.

15)  Czy wydatki, o których mowa we wniosku nie obejmują wydatków o charakterze reprezentacyjnym?

Odp. Nie. Wydatki nie mają charakteru reprezentacyjnego.

Pytanie

Czy wydatki ponoszone przez Spółkę na rzecz osób fizycznych posiadających rezydencję podatkową na Ukrainie, nieprowadzących działalności gospodarczej i świadczących zdalnie usługi spedycji, nadzorowania pojazdów i administracji, przy wykorzystaniu własnego sprzętu i numerów telefonicznych, mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT)?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy wydatki te stanowią koszty uzyskania przychodów, ponieważ:

1.  Są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów oraz zabezpieczenia źródła przychodów Spółki. Usługi spedycyjne, nadzorcze i administracyjne stanowią kluczowy element działalności transportowej.

2.  Świadczenia te są faktycznie wykonywane i należycie udokumentowane (umowy, raporty, zestawienia, przelewy, certyfikaty rezydencji).

3.  Umowy mają charakter cywilnoprawny – brak podporządkowania, ustalonego miejsca i czasu pracy oraz korzystanie z własnych narzędzi potwierdza niezależność wykonawców.

4.  Wydatki te nie są wymienione w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).

Osoby posiadają rezydencję podatkową na Ukrainie i wykonują usługi z terytorium Ukrainy, co przy posiadaniu certyfikatów rezydencji wyłącza obowiązek poboru podatku u źródła (WHT) w Polsce.

W konsekwencji, wydatki te mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem ich prawidłowego udokumentowania i rzeczywistego wykonania usług.

Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wynagrodzenia wypłacane osobom fizycznym z Ukrainy (nieprowadzącym działalności gospodarczej), wykonującym zdalnie usługi spedycji, nadzorowania pojazdów i administracji, przy użyciu własnych urządzeń i numerów telefonicznych, niezależnie od miejsca ich pobytu na Ukrainie, pod warunkiem faktycznego wykonania usług oraz posiadania certyfikatów rezydencji podatkowej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa zapytania). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

O możliwości obciążenia podatkowych kosztów uzyskania przychodów wydatkami ponoszonymi przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych decydują przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT:

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Kosztem uzyskania przychodów będzie taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

-     został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

-     jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-     pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-     poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

-     został właściwie udokumentowany,

-     nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zatem należy stwierdzić, że wydatki pozostające w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, służące uzyskaniu, zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów, po wyłączeniu enumeratywnie wykazanych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów.

Przedmiotem Państwa wątpliwości jest kwestia ustalenia, czy wydatki ponoszone przez Spółkę na rzecz osób fizycznych posiadających rezydencję podatkową na terytorium Ukrainy, nieprowadzących działalności gospodarczej i świadczących zdalnie usługi spedycji, nadzorowania pojazdów i administracji, przy wykorzystaniu własnego sprzętu i numerów telefonicznych, mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Odnosząc się do powyższego zagadnienia w pierwszej kolejności należy przeanalizować czy czynności opisane we wniosku wykonywane na terenie Ukrainy nie prowadzą do powstania zakładu zagranicznego, w rozumieniu ustawy o CIT oraz Konwencji między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Ukrainy w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku, sporządzonej w Kijowie dnia 12 stycznia 1993 r. (Dz. U. z 1994 r. nr 63, poz. 269 ze zm., dalej: „UPO PL-UA”, „umowa polsko-ukraińska”).

Stosowanie bowiem do art. 7 ust. 1 UPO PL-U:

Z powyższych zapisów umowy polsko-ukraińskiej wynika, że w państwie źródła opodatkowaniu podlegają wyłącznie zyski powstałe w związku z działalnością wykonywaną poprzez zakład, opodatkowaniu nie podlegają natomiast zyski osiągnięte bezpośrednio przez centralę (jednostkę macierzystą) lub inną jednostkę tego przedsiębiorstwa.

Przypisanie zysków przedsiębiorstwa do zakładu zagranicznego wiąże się również z przypisaniem do tego zakładu kosztów.

Jak stanowi art. 3 ust. 1 ustawy o CIT:

Zgodnie z definicją zagranicznego zakładu zawartą w art. 4a pkt 11 ustawy CIT:

Definicja ta ma zastosowanie tylko w przypadku, gdy właściwa umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania, której stroną jest Polska, nie stanowi inaczej.

Analiza, czy Spółka posiada zakład na terytorium Ukrainy, powinna zostać zatem przeprowadzona na gruncie postanowień umowy polsko-ukraińskiej.

W myśl art. 5 ust. 1 UPO PL-UA:

Z art. 5 ust. 2 UPO PL-UA wynika, że:

Natomiast, zgodnie z art. 5 ust. 3 UPO PL-UA:

Jednakże od ogólnej zasady istnienia zakładu, istnieje szereg wyłączeń. Jak bowiem stanowi art. 5 ust. 4 polsko-ukraińskiej umowy w sprawie unikania podwójnego opodatkowania:

Ustęp 4 art. 5 umowy polsko-ukraińskiej, wylicza różne rodzaje działalności, które uważa się za wyjątki od ogólnej definicji zakładu zawartej w ust. 1, i które nie stanowią zakładu, nawet gdy taka działalność jest wykonywana za pośrednictwem stałej placówki. Wspólną cechą takich rodzajów działalności jest ich przygotowawczy i pomocniczy charakter. Katalog ten jest katalogiem zamkniętym, którego nie należy interpretować rozszerzająco. Dlatego działalność, która nie może zostać zaliczona do żadnego z ww. przypadków będzie uznawana za zakład, w rozumieniu ww. umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania

Jednocześnie zgodnie z art. 5 ust. 5 UPO PL-UA:

W myśl natomiast art. 5 ust. 6 i 7 UPO PL-UA:

Fakt, że spółka mająca siedzibę w Umawiającym się Państwie kontroluje lub jest kontrolowana przez spółkę, która ma siedzibę w drugim Umawiającym się Państwie albo która prowadzi działalność w tym drugim Państwie (przez posiadany tam zakład albo w inny sposób), nie wystarcza, aby jakąkolwiek z tych spółek uważać za zakład drugiej spółki.

Przy czym w myśl art. 3 ust. 2 UPO PL-UA:

Reasumując, z ogólnej regulacji zawartej w art. 5 umowy polsko-ukraińskiej wynika, że dla uznania, że Spółka prowadzi swoją działalność w formie „zakładu” zagranicznego na terytorium Ukrainy winny wystąpić łącznie trzy następujące przesłanki:

-     istnienie miejsca gdzie działalność jest prowadzona (placówka),

-     stały charakter takiej placówki,

-     wykonywanie za pośrednictwem placówki działalności gospodarczej, która nie ma przygotowawczego lub pomocniczego charakteru.

„Zakład” powstanie również wówczas gdy Spółka będzie działać na terytorium Ukrainy poprzez „osobę” uprawnioną do działania w Państwa imieniu.

Dokonując interpretacji postanowień umowy polsko-ukraińskiej należy również zwrócić uwagę na tekst Modelowej Konwencji stanowiącej wzór umów w sprawie unikania podwójnego opodatkowania zawieranych przez Polskę, jak również brzmienie Komentarza do niej. Zostały one wypracowane w drodze konsensusu przez wszystkie państwa członkowskie OECD, które zobowiązały się tym samym do stosowania zawartych w nich postanowień. Modelowa Konwencja, jak i Komentarz do niej, nie są źródłem powszechnie obowiązującego prawa, natomiast stanowią wskazówkę, jak należy interpretować zapisy umów w sprawie unikania podwójnego opodatkowania. Zatem, obowiązki podatkowe podmiotów z siedzibą w odrębnych państwach należy rozpatrywać z uwzględnieniem postanowień umowy w sprawie unikania podwójnego opodatkowania oraz Modelowej Konwencji OECD wraz z Komentarzem.

Zgodnie z Komentarzem do Modelowej Konwencji w sprawie podatku od dochodu i majątku oraz poglądami doktryny prawa określenie „placówka” obejmuje każde pomieszczenie, środki lub urządzenia wykorzystywane do prowadzenia działalności przedsiębiorstwa, niezależnie od tego, czy są wykorzystywane wyłącznie w tym celu. Sam fakt, że przedsiębiorstwo ma do dyspozycji pewną przestrzeń służącą jego działalności gospodarczej, wystarczy do zaistnienia stałej placówki gospodarczej (placówka może istnieć również wtedy, gdy nie ma żadnych pomieszczeń). Placówka może być także usytuowana w pomieszczeniach innego przedsiębiorstwa. Nie ma znaczenia, czy przedsiębiorstwo jest właścicielem czy najemcą lokalu, środków lub urządzeń, czy dysponuje nimi w inny sposób. Nie wymaga się aby przedsiębiorstwo posiadało formalne prawo do dysponowania taką placówką. Dysponowania nie należy zatem rozumieć w sensie prawnym, ale czysto faktycznym.

Aby placówka stała się zagranicznym zakładem przedsiębiorstwo musi prowadzić działalność całkowicie lub częściowo za pośrednictwem tej (stałej) placówki. Słowo „przez którą” należy rozumieć szeroko i odnosić je do działalności gospodarczej wykonywanej w określonej lokalizacji, będącej do dyspozycji przedsiębiorstwa. Zgodnie z Komentarzem, prowadzenie działalności poprzez placówkę oznacza, że osoby w określony sposób zależne od przedsiębiorstwa, prowadzą działalność gospodarczą w państwie, w którym stała placówka jest położona (pkt 2, Komentarz do art. 5). Działalność przedsiębiorstwa może być prowadzona przez samego przedsiębiorcę lub osoby zatrudnione przez przedsiębiorstwo na podstawie płatnego stosunku pracy. Personel obejmuje pracowników i inne osoby otrzymujące instrukcje z przedsiębiorstwa, tzw. osoby zależne (pkt 10, Komentarz do art. 5). Z powyższego wynika, że kryterium prowadzenia działalności poprzez placówkę będzie spełnione, jeśli zostaną zrealizowane dwie przesłanki:

-     podejmowane przez przedsiębiorcę czynności stanowią działalność gospodarczą,

-     przedsiębiorca dysponuje personelem, który prowadzi tę działalność, przy czym mogą być to bądź osoby zatrudnione przez przedsiębiorcę, bądź pozostające z przedsiębiorcą w stosunku zależności.

Zgodnie z definicją placówka musi być „stała”; musi zatem istnieć więź między placówką a określonym punktem geograficznym.

Ponieważ placówka musi być stała, zakład może istnieć tylko wówczas, gdy placówka ma określony stopień trwałości, tzn. nie ma charakteru tymczasowego. Stałość nie oznacza jednakże, że placówka musi funkcjonować długotrwale, choć tak jest zazwyczaj. Placówka może stanowić zakład nawet wówczas, gdy w rzeczywistości istnieje przez krótki okres, jeśli ze względu na szczególny rodzaj działalności jest prowadzona tylko przez bardzo krótki okres (pkt 6, Komentarz do art. 5).

Zgodnie z Komentarzem do Modelowej Konwencji w przypadku, gdy stała placówka jest wykorzystywana zarówno dla działalności w ramach wyłączeń, jak i dla innej działalności, uznaje się ją za zakład, który podlega opodatkowaniu z tytułu obu rodzajów działalności. Innymi słowy, zakład powstanie, jeżeli oprócz czynności przygotowawczych lub pomocniczych wykonywana jest działalność zasadnicza, nawet w relatywnie niewielkim zakresie.

Zgodnie z opisem sprawy Spółka nie posiada na terytorium Ukrainy: miejsca zarządu, biura, filii, warsztatu, zakładu ani innej placówki, magazynu, zakładów wydobywczych ani podobnych obiektów.

Spółka nie posiada tam żadnej infrastruktury ani fizycznego miejsca prowadzenia działalności.

Spółka nie wynajmuje, nie dzierżawi i nie posiada żadnych pomieszczeń, lokali ani nieruchomości na terytorium Ukrainy. Nie planuje prowadzenia tam własnej działalności ani tworzenia infrastruktury.

Spółka współpracuje z osobami fizycznymi posiadającymi rezydencję podatkową na terytorium Ukrainy na podstawie umów cywilnoprawnych o świadczenie usług w rozumieniu art. 750 kc. Umowy te nie mają charakteru umowy o pracę, umowy zlecenia ani umowy o dzieło, nie przewidują podporządkowania, stałego miejsca lub czasu wykonywania czynności, określają jedynie zakres usług i zasady rozliczenia wynagrodzenia w zależności od efektów pracy.

Osoby współpracujące wykonują na rzecz Spółki usługi w zakresie: spedycji i organizacji przewozów międzynarodowych, nadzorowania i monitorowania pracy pojazdów oraz kierowców, obsługi administracyjnej i biurowej, w tym raportowania, wprowadzania danych i archiwizacji dokumentów.

Usługi są wykonywane zdalnie z terytorium Ukrainy, przy użyciu własnych komputerów, prywatnych telefonów komórkowych oraz własnych kart SIM i numerów telefonicznych, a także prywatnego dostępu do Internetu.

Spółka nie udostępnia tym osobom żadnego sprzętu, oprogramowania ani infrastruktury technicznej. Spółce nie jest znane dokładne miejsce pobytu tych osób na terytorium Ukrainy, jak również nie posiada informacji, czy osoby te świadczą podobne usługi dla innych podmiotów i w jakim zakresie. Spółka nie kontroluje sposobu, miejsca ani czasu wykonywania czynności – istotny jest jedynie rezultat usług.

Osoby współpracujące tylko w bardzo ograniczonym zakresie mogą: przedstawić klientowi dostępne sloty czasowe, potwierdzić akceptację prostych warunków operacyjnych, ale nie mogą podpisywać umów, udzielać pełnomocnictw, wiążąco reprezentować Spółki ani podejmować decyzji o charakterze prawnym. Nie mogą wystawiać faktur, deklaracji ani zobowiązań. Nie mają żadnych uprawnień decyzyjnych dotyczących: rabatów, warunków handlowych, terminów płatności, zawierania umów. Wszystkie istotne decyzje dotyczące działalności Spółki są podejmowane w Polsce — w miejscu zarządu Spółki.

Ponadto wskazali Państwo, że zakres usług świadczonych przez osoby współpracujące obejmuje czynności niewiążące i o charakterze techniczno-operacyjnym, takie jak: przygotowywanie kalkulacji frachtu na rynku spotowym, budowa tras na podstawie zleceń otrzymanych od klientów, komunikacja robocza i koordynacyjna z kierowcami, wprowadzanie danych o przewozach (dane klienta, przebieg trasy, parametry ładunku), archiwizacja informacji o przewozach (CMR, numer zlecenia, cena), bieżące przekazywanie informacji do systemu (…).

Biorąc pod uwagę powyższe należy uznać, że czynności podejmowane przez osoby fizyczne współpracujące ze Spółką na terytorium Ukrainy powinny być kwalifikowane do czynności o charakterze pomocniczym. Odnosząc się zatem do postanowień umownych zawartych w art. 5 umowy polsko-ukraińskiej należy stwierdzić, że Państwa współpraca z osobami fizycznymi na terytorium Ukrainy nie spełnia warunków niezbędnych do uznania jej za zakład w rozumieniu tej umowy, bowiem działalność wykonywana przez współpracujące ze Spółką osoby fizyczne na terytorium Ukrainy ma charakter pomocniczy w stosunku do działalności gospodarczej prowadzonej przez Państwa Spółkę.

Jak wskazano we wniosku wydatki ponoszone przez Spółkę na rzecz osób fizycznych to wyłącznie wynagrodzenia wynikające z zawartych umów cywilnoprawnych o świadczenie usług zgodnie z którymi Spółka jest zobowiązana do wypłaty wynagrodzenia za wykonane usługi. Czynności wykonywane przez osoby fizyczne na terenie Ukrainy mają bezpośredni i niezbędny związek z osiąganiem przychodów i zachowaniem źródła przychodu. Wynagrodzenie nie obejmuje to żadnych innych świadczeń (np. narzędzi, telefonów, sprzętu, szkoleń).

W konsekwencji wydatki ponoszone przez Spółkę na rzecz osób fizycznych posiadających rezydencję podatkową na terytorium Ukrainy, nieprowadzących działalności gospodarczej i świadczących zdalnie usługi spedycji, nadzorowania pojazdów i administracji, przy wykorzystaniu własnego sprzętu i numerów telefonicznych, mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zatem, Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

-   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.