Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych przez kontrahentów poza KSeF pomimo obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF – w stanie prawnym obowiązującym od 1 lutego 2026 r.
Wnioskodawca to osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą jako czynny podatnik VAT. Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Wnioskodawca przewiduje, że niektórzy kontrahenci, pomimo tego obowiązku, mogą wystawiać faktury w formie papierowej lub elektronicznej…
Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
Szanowny Panie,
stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
5 stycznia 2026 r. wpłynął Pana wniosek z 30 grudnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych przez kontrahentów poza KSeF pomimo obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF – w stanie prawnym obowiązującym od 1 lutego 2026 r.
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Wnioskodawca jest osobą fizyczną prowadzącą od 1 czerwca 1989 r. jednoosobową działalność gospodarczą w oparciu o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą na terenie Polski, a także jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca zajmuje się przede wszystkim produkcją (…).
Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca nabywa od podmiotów będących czynnymi podatnikami VAT różnego rodzaju towary i usługi, które są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. W związku z powyższym, Wnioskodawca otrzymuje faktury VAT dokumentujące dostarczenie towarów, czy też wykonanie usługi, na których wykazane są kwoty podatku VAT (gdy sprzedaż podlega opodatkowaniu podatkiem VAT), które są wyrażone w złotych.
W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), od 1 lutego 2026 r., Wnioskodawca, z uwagi na różną wielkość kontrahentów z którymi współpracuje, przewiduje, że będzie otrzymywał dokumenty zakupowe w trzech formach, tj.: faktury papierowe, faktury elektroniczne, a także faktury ustrukturyzowane.
Jednocześnie pomimo obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem systemu KSeF, który od 1 lutego 2026 r. obejmie podatników VAT, którzy w roku 2024 osiągnęli wartość sprzedaży brutto powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. obejmie pozostałych podatników VAT (zarówno czynnych, jak i zwolnionych), może dojść do sytuacji, w której kontrahent Wnioskodawcy, pomimo obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF, wystawi i przekaże ją Wnioskodawcy w formie papierowej lub też elektronicznej.
Powyższe może wystąpić np. w sytuacji, w której kontrahent, realizując postanowienia zawartej umowy, wystawi dokument księgowy, który odzwierciedla rzeczywistą transakcję gospodarczą, poprawny pod względem merytorycznym, natomiast pominie obowiązkową formę przewidzianą prawem, tj. fakturę ustrukturyzowaną, błędnie uznając, że nie dotyczą go przepisy dotyczące KSeF.
W konsekwencji, Wnioskodawca może otrzymać fakturę w formie papierowej bądź też elektronicznej, w sytuacji, gdy kontrahent był zobligowany do wystawienia faktury ustrukturyzowanej, gdyż nie spełniał przesłanek do zwolnienia z tego obowiązku. Ryzyko błędnej kwalifikacji jest szczególnie istotne w okresie przejściowym, tj. od 1 lutego do 1 kwietnia 2026 r., kiedy to uprawnienie do zwolnienia z obowiązku fakturowania w KSeF uzależnione będzie od spełnienia określonego kryterium przychodowego.
Wnioskodawca nie może również wykluczyć sytuacji, w której kontrahent nie wystawi faktury ustrukturyzowanej, powołując się na przyczyny techniczne, takie jak awaria czy niedostępność systemu KSeF, i przekaże Wnioskodawcy dokument poprawny merytorycznie, lecz w innej formie. Należy przy tym podkreślić, że rezygnacja ze współpracy z kontrahentami nie jest możliwa, gdyż nabywane towary i usługi są niezbędne dla zapewnienia ciągłości działalności gospodarczej Wnioskodawcy.
Wątpliwości Wnioskodawcy wynikają z faktu, iż otrzymał już stosowne pisma, w których kontrahenci informują, że z różnych powodów, w tym przyczyn techniczno-systemowych, na dzień wejścia w życie obowiązku wystawiania faktury ustrukturyzowanej, nie będą dysponować rozwiązaniami umożliwiającymi przesyłanie faktur w tej formie, dlatego też do czasu pełnego wdrożenia odpowiednich rozwiązań technicznych faktury będą przekazywane w przyjętej, dotychczasowej formie.
Wnioskodawca jednocześnie podkreśla, że w stosunku do otrzymanych faktur, nie wystąpią negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego wynikające z art. 88 ustawy o VAT.
Pytanie
Czy, w stanie prawnym obowiązującym od 1 lutego 2026 r., Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikającego z otrzymanych faktur zakupowych wystawionych przez kontrahentów, w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi ustawowemu faktura zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona poza KSeF?
Pana stanowisko w sprawie
W ocenie Wnioskodawcy, w stanie prawnym obowiązującym od 1 lutego 2026 r., będzie przysługiwało mu prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikającego z otrzymanych faktur zakupowych wystawionych przez kontrahentów, w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi ustawowemu faktura zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona poza KSeF.
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
W świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
W myśl art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Natomiast zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.
Należy również wskazać, że art. 88 ustawy o VAT zawiera zamknięty katalog tzw. negatywnych przesłanek, których wystąpienie pozbawia podatnika prawa do obniżenia podatku należnego. Natomiast jak zostało to wskazane w opisie stanu faktycznego, żadna z okoliczności wymienionych we wskazanym przepisie nie będzie miała miejsca.
Ponadto, ustawodawca w dyspozycji przepisu art. 88 ustawy o VAT nie zdecydował się na określenie jako przesłanki wyłączającej prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego, sytuacji, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Jednocześnie od 1 lutego 2026 r. zgodnie z art. 106ga ust. 1, na podatnikach podatku od towaru i usług będzie ciążył obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Natomiast art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT przewiduje zamknięty katalog wyjątków, zgodnie z którym obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF nie będą objęci m.in. podatnicy nieposiadający działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, czy też podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, lecz posiadający na nim stałe miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.
W sytuacji, gdy podatnik, pomimo ciążącego na nim obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, o którym mowa powyżej, nie wystawi jej przy użyciu tego systemu to zgodnie z dyspozycją art. 106ni naczelnik urzędu skarbowego nakłada na podatnika, w drodze decyzji, karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza tym systemem, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku, karą pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF.
Podkreślenia wymaga, że żaden z przepisów ustawy o VAT, nie przewiduje sankcji w stosunku do nabywcy, który otrzymuje fakturę wystawioną przez kontrahenta wbrew obowiązkowi poza KSeF. Konsekwencje niezastosowania się do takiego obowiązku dotyczą jedynie wystawcy faktury.
Co więcej, obowiązujące przepisy nie nakładają na nabywcę obowiązku weryfikacji czy kontrahent zasadnie zastosował daną formę fakturowania. W szczególności nabywca nie jest zobligowany do badania, czy zaistniały przesłanki umożliwiające wystawienie faktury poza KSeF, takie jak brak stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce czy wystąpienie awarii systemu. Ponadto na nabywcy nie ciąży obowiązek ustalania, czy nabywca spełnia kryterium przychodowe uprawniające do okresowego zwolnienia z obowiązku korzystania z KSeF.
Potwierdzenie swojego stanowiska Wnioskodawca znajduje m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 października 2025 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.833.2025.2.ALN, w której zostało wskazane, że: „(...) prawo do odliczenia przysługuje również, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego”.
Analogiczne stanowisko Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zajął w interpretacji indywidualnej z dnia 18 listopada 2025 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.722.2025.1.MR, w której stwierdził, że: „(...) w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego”.
Jak wskazano w opisie stanu faktycznego, Wnioskodawca otrzymał już stosowne pisma, w których kontrahenci informują, że z różnych powodów, w tym przyczyn techniczno-systemowych, na dzień wejścia w życie obowiązku wystawiania faktury ustrukturyzowanej, nie będą dysponować rozwiązaniami umożliwiającymi przesyłanie faktur w tej formie, dlatego też do czasu pełnego wdrożenia odpowiednich rozwiązań technicznych faktury będą przekazywane w przyjętej, dotychczasowej formie. Zatem, w sytuacji, gdy nie zaistnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego wynikające z art. 88 ustawy o VAT, to w świetle przytoczonych przepisów, a także wydanych interpretacji indywidualnych, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT od otrzymanych faktur, które zostały wystawione poza KSeF.
Mając na względzie powyższe, w stanie prawnym obowiązującym od 1 lutego 2026 r., w ocenie Wnioskodawcy, będzie przysługiwało mu prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikającego z otrzymanych faktur zakupowych wystawionych przez kontrahentów, w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi ustawowemu faktura zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona poza KSeF.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.
Według art. 86 ust. 10 ustawy:
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.
Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:
Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.
Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:
Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:
1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:
a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący;
b) (uchylona)
2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;
3) (uchylony)
4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,
b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;
5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;
6) (uchylony)
7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.
W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:
Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.
Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.
Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:
Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:
Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Według art. 2 pkt 32a ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy:
Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
Jak wynika z treści art. 106g ust. 3a ustawy:
Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1.
Wskazać należy, że ustawą z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1598 ze zm.), wprowadzono zmiany w zakresie KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” – termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.
Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy, który wszedł w życie 1 lutego 2026 r.:
1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.
W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy, który wszedł w życie 1 lutego 2026 r.:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Według art. 106na ustawy, który wszedł w życie od 1 lutego 2026 r.:
1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
2. (uchylony)
3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
W świetle art. 106na ust. 4 ustawy, który wszedł w życie 1 lutego 2026 r.:
W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Wskazał Pan, że:
· jest Pan zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług;
· dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej, nabywa Pan od podmiotów będących czynnymi podatnikami VAT różnego rodzaju towary i usługi, które są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT – otrzymuje Pan faktury zakupowe, na których wykazane są kwoty podatku VAT;
· z uwagi na różną wielkość kontrahentów z którymi Pan współpracuje, przewiduje Pan, że będzie otrzymywał dokumenty zakupowe w trzech formach, tj.: faktury papierowe, faktury elektroniczne, a także faktury ustrukturyzowane;
· może dojść do sytuacji, w której Pana kontrahent, pomimo obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF, wystawi i przekaże ją Panu w formie papierowej lub też elektronicznej;
· w stosunku do otrzymanych faktur, nie wystąpią negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego wynikające z art. 88 ustawy.
Pana wątpliwości dotyczą kwestii, czy w stanie prawnym obowiązującym od 1 lutego 2026 r., będzie Panu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych od kontrahentów faktur, w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi ustawowemu faktura, z której będzie wynikał podatek naliczony, zostanie wystawiona poza KSeF.
Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.
Należy podkreślić, że jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą. Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.
Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).
Celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Zatem o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.
W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).
Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Panu przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych – wbrew obowiązkowi ustawowemu – bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Pana w ramach prowadzonej działalności gospodarczej do czynności opodatkowanych, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie faktur zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Pana prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.
Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej, czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Podsumowanie
W stanie prawnym obowiązującym od 1 lutego 2026 r., będzie Panu przysługiwało prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikającego z otrzymanych faktur zakupowych wystawionych przez kontrahentów, w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi ustawowemu faktura zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona poza KSeF.
Tym samym Pana stanowisko jest prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym albo opisem zdarzenia przyszłego. Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Pana w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.
Zwrócić należy uwagę, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Pana wniosku (zapytania). Inne kwestie wynikające z opisu sprawy, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – w wydanej interpretacji rozpatrzone.
Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo