Interpretacja 0112-KDIL1-1.4012.38.2026.1.EK

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

16 stycznia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 16 stycznia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców i otrzymanych przez Państwa Faktur Zakupowych, również w przypadku, gdy zostaną one udostępnione Państwu poza Krajowym Systemem e-Faktur. Uzupełnili go Państwo pismem z 29 stycznia 2026 r. (wpływ 29 stycznia 2026 r.), w którym sprostowali Państwo nazwę i formę prawną Spółki.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT zarejestrowanym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Prowadzi działalność gospodarczą obejmującą dystrybucję (…). Wnioskodawca prowadzi szeroko zakrojone działania marketingowe, obejmujące zarówno media tradycyjne, jak i cyfrowe. Kampanie marketingowe kierowane są do różnych grup odbiorców, w tym do młodych konsumentów (…), z wykorzystaniem nowoczesnych kanałów komunikacji, takich jak platformy streamingowe, media społecznościowe oraz współpraca z influencerami.

Ze względu na specyfikę prowadzonej działalności Wnioskodawca współpracuje z rozbudowaną i zróżnicowaną siecią dostawców, obejmującą zarówno większe podmioty działające na rynku krajowym i zagranicznym, jak również małych i średnich przedsiębiorców (dalej: „Dostawcy”).

Spółka otrzymuje faktury dokumentujące nabycie towarów i usług, które stanowią podstawę do odliczenia podatku naliczonego VAT. W sytuacjach, w których Dostawcy są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT w Polsce i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, zakupy nabywane przez Wnioskodawcę są dokumentowane fakturami (dalej: „Faktury Zakupowe”).

W odniesieniu do wskazanych powyżej Faktur Zakupowych:

1.  Nabywane towary i usługi nie korzystają ze zwolnienia z opodatkowania VAT oraz

2.  Są wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności:

·      opodatkowanych VAT na terytorium Polski lub

·      wykonywanych poza terytorium Polski, w odniesieniu do których przysługiwałoby prawo do odliczenia VAT naliczonego, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium Polski, przy czym Wnioskodawca posiada dokumenty potwierdzające związek odliczonego podatku z tymi czynnościami;

3.  Nie występują przesłanki negatywne do odliczenia VAT naliczonego, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Z dniem 1 lutego 2026 r. oraz (w zależności od poziomu obrotu realizowanego przez podatnika) 1 kwietnia 2026 r. wejdą w życie przepisy dotyczące obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (dalej również: „KSeF”). Zgodnie z nimi faktury dokumentujące transakcje podlegające opodatkowaniu VAT, wystawiane przez podatników objętych obowiązkiem stosowania KSeF, powinny być wystawiane w formie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem tego systemu.

Wnioskodawca nie może jednak wykluczyć, że w toku prowadzonej działalności gospodarczej otrzyma faktury dokumentujące nabycie towarów lub usług, które – mimo że zgodnie z obowiązującymi przepisami powinny zostać wystawione w formie faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF – zostaną wystawione i udostępnione Wnioskodawcy poza tym systemem.

Wnioskodawca przewiduje, że może dojść do takich przypadków w szczególności z następujących przyczyn:

·      Błędna kwalifikacja obowiązku korzystania z KSeF po stronie Dostawcy

Możliwa jest sytuacja, w której Dostawca – mimo ciążącego na nim obowiązku wystawienia faktury w KSeF – wystawi ją w tradycyjnej formie (papierowej lub elektronicznej np. w formacie PDF). Tego rodzaju przypadek może wynikać zarówno z błędu organizacyjnego lub technicznego (np. nieprawidłowej konfiguracji systemu księgowego, braku integracji oprogramowania z KSeF, czy też niewiedzy pracownika co do obowiązujących przepisów), jak i z błędnej oceny statusu prawnego Dostawcy w kontekście obowiązku korzystania z KSeF.

Nie można wykluczyć, że Dostawca błędnie uzna, iż nie jest objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Taka nieprawidłowa ocena może wynikać m.in. z niewłaściwego zastosowania przepisów przejściowych dotyczących odroczenia obowiązku korzystania z KSeF – przykładowo Dostawca może błędnie przyjąć, że spełnia przesłanki do uznania go za mikroprzedsiębiorcę, dla którego przewidziano czasowe wyłączenie z obowiązku stosowania KSeF, mimo że faktycznie takiego statusu nie posiada.

Analogicznie, może się zdarzyć, że Dostawca uzna, iż nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski i w związku z tym nie podlega obowiązkowi wynikającemu z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, podczas gdy w rzeczywistości prowadzi działalność spełniającą przesłanki stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.

W konsekwencji, w opisanych wyżej przypadkach faktura, mimo że formalnie nie spełnia wymogu faktury ustrukturyzowanej, dokumentuje rzeczywistą transakcję gospodarczą pomiędzy Wnioskodawcą a Dostawcą.

·      Powołanie się przez Dostawcę na rzekomą awarię lub niedostępność KSeF

Wnioskodawca nie może również wykluczyć, że Dostawca wystawi fakturę poza KSeF, powołując się na wystąpienie awarii lub niedostępności systemu, które w rzeczywistości nie miały miejsca, bądź też nie udostępni w KSeF faktur wystawionych w ramach trybów awaryjnych po ustaniu tych okoliczności.

W takiej sytuacji faktura zostanie przekazana Wnioskodawcy w formie papierowej lub elektronicznej (np. PDF), mimo że formalnie powinna zostać wystawiona i udostępniona w KSeF.

Może również dojść do sytuacji, w której kontrahent – powołując się na awarię własnych systemów – wystawi fakturę w tzw. trybie offline24 (zgodnie z mechanizmem określonym w art. 106nda ustawy o VAT) oraz mimo braku takiego uprawnienia udostępni ją Wnioskodawcy poza KSeF. Następnie zaś może on wprowadzić fakturę do KSeF z opóźnieniem – np. w kolejnym okresie rozliczeniowym – lub w ogóle jej tam nie udostępnić.

·      Świadome opóźnianie wdrożenia obowiązkowego KSeF po stronie Dostawcy

Wnioskodawca dopuszcza również możliwość, że niektórzy Dostawcy – pomimo formalnego obowiązku stosowania KSeF – będą celowo opóźniać jego wdrożenie w swojej organizacji, kierując się względami technicznymi, organizacyjnymi lub ekonomicznymi. Tego rodzaju zachowanie może być motywowane przekonaniem, że w okresie przejściowym (np. w 2026 r., w związku z brakiem obowiązywania przepisów sankcyjnych) brak pełnej zgodności z przepisami o KSeF nie spowoduje dla nich negatywnych konsekwencji administracyjnych. W konsekwencji mogą oni nadal wystawiać faktury w dotychczasowej formie – papierowej lub elektronicznej (PDF) – zamiast w formacie ustrukturyzowanym.

·      Wystawienie faktury poza KSeF w wyniku błędnej kwalifikacji transakcji

Zdarzyć się może, że Dostawca uzna transakcję błędnie za czynność niepodlegającą obowiązkowi fakturowania w KSeF (np. uzna, że jest to sprzedaż na rzecz konsumenta, a faktycznie nabywcą będzie podatnik lub ma do czynienia z transakcją wyłączoną z KSeF). W rezultacie wystawi fakturę poza systemem (np. z systemu kasowego lub POS), mimo że powinien to zrobić w KSeF.

·      Wystawienie faktury korygującej poza KSeF

Wnioskodawca może otrzymać od Dostawcy fakturę korygującą wystawioną poza KSeF – np. w sytuacji, gdy pierwotna faktura została prawidłowo wystawiona w KSeF, ale kontrahent błędnie przygotował korektę w tradycyjny sposób (np. w systemie fakturowym, który nie został jeszcze połączony z KSeF).

Pomimo obowiązku wystawienia korekty w KSeF, dokument zostanie przekazany Wnioskodawcy poza systemem.

W konsekwencji może dojść do sytuacji, w której Faktura Zakupowa zostanie wystawiona poza KSeF, mimo że zgodnie z obowiązującymi przepisami – w szczególności art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT – powinna zostać wystawiona w formie faktury ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF.

Pytanie

Czy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z wystawionych przez Dostawców i otrzymanych przez Wnioskodawcę Faktur Zakupowych, również w przypadku, gdy zostaną one udostępnione Wnioskodawcy poza Krajowym Systemem e-Faktur?

Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy, będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców i otrzymanych przez Wnioskodawcę, również w przypadku, gdy zostaną one udostępnione Wnioskodawcy poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur

Na mocy ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), wprowadzono istotne zmiany dotyczące funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur, w tym obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez podatników VAT. Zgodnie z pierwotnym harmonogramem, przepisy te miały wejść w życie z dniem 1 lipca 2024 r. Jednakże ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), termin wejścia w życie obowiązkowego stosowania KSeF został przesunięty na dzień 1 lutego 2026 r.

W świetle art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, od dnia 1 lutego 2026 r. podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Przepisy przewidują jednak wyjątki od tego obowiązku, określone w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT. W szczególności, obowiązek ten nie będzie dotyczył podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, jak również podatników posiadających na terytorium kraju wyłącznie stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług dokumentowanych fakturą.

Ustawa reguluje również szczególne przypadki wystawiania faktur, takie jak awaria lub niedostępność KSeF. W takich okolicznościach podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury elektronicznej zgodnie ze wzorem określonym w art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT oraz jej udostępnienia nabywcy zgodnie z odpowiednio art. 106nf ust. 2 oraz art. 106nh ust. 4 ustawy o VAT.

Należy podkreślić, że przepisy ustawy nie nakładają na nabywcę obowiązku weryfikowania zasadności wystawienia przez sprzedawcę faktury w określonej formie. W szczególności, nabywca nie jest zobowiązany do badania, czy sprzedawca posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, ani do ustalania, czy wystąpiły okoliczności uniemożliwiające wystawienie faktury przy użyciu KSeF.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, podatnik będący osobą, o której mowa w art. 15 tej ustawy, ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w zakresie, w jakim nabywane przez niego towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ponadto, zgodnie z art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do odliczenia przysługuje również w przypadku, gdy nabywane lub importowane towary i usługi są związane z czynnościami wykonywanymi poza terytorium kraju, pod warunkiem, że podatnik posiada dokumenty potwierdzające związek tych wydatków z działalnością opodatkowaną, a kwoty podatku naliczonego mogłyby zostać odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium Polski.

Z kolei art. 86 ust. 2 ustawy o VAT definiuje kwotę podatku naliczonego jako sumę kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika w związku z:

1)  nabyciem towarów i usług,

2)  dokonaniem całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jednocześnie, zgodnie z art. 88 ustawy o VAT, prawo do odliczenia podatku naliczonego nie przysługuje w przypadkach wskazanych w tym przepisie, w szczególności gdy faktura została wystawiona przez podmiot nieistniejący, dokumentuje czynność niewykonaną, podaje kwoty niezgodne z rzeczywistością, dokumentuje czynności niepodlegające opodatkowaniu lub zwolnione od podatku, albo gdy podatnik nie jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT.

Z powyższych przepisów wynika, że warunkiem skorzystania z prawa do odliczenia VAT naliczonego jest posiadanie faktury dokumentującej nabycia związane z działalnością opodatkowaną oraz posiadanie dokumentów potwierdzających ten związek, przy jednoczesnym braku przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Brak wpływu formy wystawienia faktury na prawo do odliczenia podatku naliczonego

Jednym z fundamentalnych założeń konstrukcji VAT jest zapewnienie podatnikom prawa do odliczenia podatku naliczonego, który został uiszczony w związku z nabyciem towarów i usług wykorzystywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Mechanizm ten stanowi kluczowy element funkcjonowania systemu VAT, umożliwiając przedsiębiorcom neutralizację obciążeń podatkowych powstałych na wcześniejszych etapach obrotu gospodarczego. W praktyce oznacza to, że VAT obciąża każdą fazę obrotu, lecz jednocześnie podatnik ma możliwość pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony, który został zapłacony w związku z nabyciem towarów lub usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Zasada neutralności VAT, będąca jednym z filarów wspólnotowego systemu podatkowego, gwarantuje, że podatek ten nie powinien stanowić ostatecznego kosztu dla przedsiębiorcy, lecz powinien być przenoszony na kolejne ogniwa łańcucha dostaw aż do konsumenta końcowego. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego mogą być wprowadzane wyłącznie na podstawie jednoznacznych i precyzyjnych regulacji ustawowych. Każda ingerencja ustawodawcy w zakres tego prawa musi być uzasadniona i wyraźnie wskazana w przepisach, gdyż naruszenie zasady neutralności VAT prowadziłoby do zakłócenia funkcjonowania systemu podatkowego oraz do nieuzasadnionego obciążenia podatników.

W tym kontekście należy podkreślić, że podstawową funkcją faktury jest udokumentowanie rzeczywistego przebiegu transakcji gospodarczej, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów uczestniczących w tej transakcji. Faktura powinna odzwierciedlać faktyczny stan rzeczy, potwierdzając, że doszło do nabycia towarów lub usług pomiędzy określonymi podmiotami. Z tego względu, ocena prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinna, zdaniem Wnioskodawcy, koncentrować się przede wszystkim na potwierdzeniu rzeczywistego zdarzenia gospodarczego, a nie wyłącznie na spełnieniu wymogów formalnych dotyczących formy dokumentu.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest więc od spełnienia warunków określonych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, tj. wykorzystania nabytych towarów i usług do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz od braku wystąpienia przesłanek negatywnych wskazanych w art. 88 tej ustawy. Przepis art. 88 ustawy w sposób wyczerpujący określa sytuacje, w których podatnik traci prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. Wśród przesłanek negatywnych wymienionych w tym artykule nie znajduje się sytuacja, w której podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących rzeczywiste nabycie towarów lub usług, wystawionych poza KSeF, pomimo istniejącego obowiązku ich wystawienia w tej formie. Oznacza to, że ustawodawca nie przewidział pozbawienia podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego wyłącznie z powodu naruszenia obowiązku formalnego dotyczącego sposobu wystawienia faktury, o ile faktura ta dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe. Przykładowo w interpretacji indywidualnej z 12 sierpnia 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG) wskazano, że:

·      „(...) celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział”;

·      „(...) o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami”;

·      „Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Spółce (czynnemu podatnikowi VAT) będzie przysługiwało – na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 1 pkt 8 ustawy – prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy”.

Tożsame wnioski wynikają również z innych interpretacji indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, w których potwierdzono, że samo uchybienie formalne w postaci niewystawienia faktury przy użyciu KSeF nie przekreśla prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli dokument ten odzwierciedla rzeczywistą transakcję gospodarczą.

Takie stanowisko zaprezentowano m.in. w interpretacjach:

·      z 19 marca 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK,

·      z 21 marca 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK,

·      z 17 października 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.751.2025.1.KAB,

·      z 13 października 2025 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.833.2025.2.ALN.

Podobne podejście wynika także z utrwalonego orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej („TSUE”). Trybunał konsekwentnie rozróżnia przesłanki materialne i przesłanki formalne prawa do odliczenia podatku VAT wskazując, że istotne znaczenie mają wyłącznie te pierwsze. O ile warunkiem zasadniczym jest faktyczne dokonanie dostawy towarów lub wykonanie usług między podatnikami działającymi w tym charakterze (przesłanka materialna), o tyle uchybienia w zakresie formy faktury stanowią jedynie nieprawidłowości o charakterze technicznym, które same w sobie nie mogą pozbawiać podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W wyroku z 1 marca 2012 r. w sprawie C-280/10 Kopalnia Odkrywkowa Polski Trawertyn P. Granatowicz, M. Wąsiewicz sp.j. przeciwko Dyrektorowi Izby Skarbowej w Poznaniu, TSUE wskazał, że:

·      „(…) podstawowa zasada neutralności podatku VAT wymaga, by prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT zostało przyznane w razie spełnienia podstawowych wymagań, nawet jeśli podatnicy nie spełnili niektórych wymagań formalnych. W konsekwencji, jeżeli organy podatkowe posiadają informacje niezbędne do ustalenia, że podatnik, jako odbiorca danych transakcji, jest zobowiązany z tytułu podatku VAT, to nie mogą one wprowadzać dodatkowych warunków w zakresie przysługującego podatnikowi prawa do odliczenia tego podatku, które to warunki mogłyby w efekcie praktycznie uniemożliwić wykonanie tego prawa (…)”.

Analogiczne stanowisko zostało potwierdzone w innych orzeczeniach Trybunału, w szczególności w sprawie C-235/21 Raiffeisen Leasing, w których TSUE podkreślił, że naruszenia wymogów formalnych nie mogą same w sobie skutkować utratą prawa do odliczenia VAT, o ile organy podatkowe dysponują informacjami pozwalającymi ustalić rzeczywisty charakter transakcji.

W świetle powyższego Wnioskodawca stoi na stanowisku, że przysługuje mu prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców i otrzymanych przez Wnioskodawcę poza KSeF, o ile faktury te dokumentują rzeczywiste nabycie towarów lub usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przyjęcie odmiennego stanowiska prowadziłoby, zdaniem Wnioskodawcy, do naruszenia zasady neutralności podatku VAT, która stanowi fundament systemu VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

W świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Jak wynika z powyższych przepisów prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Stosownie do art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy:

Według art. 86 ust. 10 ustawy:

Na podstawie art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

·      powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,

·      doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,

·      podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentującej tę transakcję.

Zgodnie z art. 86 ust. 10c ustawy:

W myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

Podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Ten ostatni przepis określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Na podstawie art. 88 ust. 3a ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r. stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1598) wprowadzono zmiany w zakresie KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. Jednak, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 852), zwanej dalej „ustawą zmieniającą” – termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy, który obowiązuje od 1 lutego 2026 r.:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy, który obowiązuje od 1 lutego 2026 r.:

Według art. 106na ust. 1-3 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:

W świetle art. 106na ust. 4 ustawy, który obowiązuje od 1 lutego 2026 r.:

Z opisu sprawy wynika, że:

·      Są Państwo czynnym podatnikiem VAT zarejestrowanym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

·      Ze względu na specyfikę prowadzonej działalności współpracują Państwo z rozbudowaną i zróżnicowaną siecią dostawców, obejmującą zarówno większe podmioty działające na rynku krajowym i zagranicznym, jak również małych i średnich przedsiębiorców (dalej: „Dostawcy”).

·      Otrzymują Państwo faktury dokumentujące nabycie towarów i usług, które stanowią podstawę do odliczenia podatku naliczonego VAT. W sytuacjach, w których Dostawcy są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT w Polsce i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, zakupy nabywane przez Państwa są dokumentowane fakturami (dalej: „Faktury Zakupowe”).

·      W odniesieniu do wskazanych powyżej Faktur Zakupowych:

1.  Nabywane towary i usługi nie korzystają ze zwolnienia z opodatkowania VAT oraz

2.  Są wykorzystywane przez Państwa do wykonywania czynności:

-     opodatkowanych VAT na terytorium Polski lub

-     wykonywanych poza terytorium Polski, w odniesieniu do których przysługiwałoby prawo do odliczenia VAT naliczonego, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium Polski, przy czym Wnioskodawca posiada dokumenty potwierdzające związek odliczonego podatku z tymi czynnościami;

3.  Nie występują przesłanki negatywne do odliczenia VAT naliczonego, o których mowa w art. 88 ustawy.

Na tle tak opisanego zdarzenia przyszłego Państwa wątpliwości dotyczą określenia, czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców i otrzymanych przez Państwa Faktur Zakupowych, również w przypadku, gdy zostaną one udostępnione Państwu poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Należy podkreślić, że jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą opodatkowaną podatkiem VAT. Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.

Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że jako czynnemu podatnikowi podatku VAT będzie Państwu przysługiwało – na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy – prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa odpowiednio do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej bądź do czynności wykonywanych poza terytorium Polski, w odniesieniu do których kwoty VAT naliczonego mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium Polski, a Państwo będą posiadali dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

Podsumowując stwierdzam, że w opisanej sytuacji będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców i otrzymanych przez Państwa Faktur Zakupowych, również w przypadku, gdy zostaną one udostępnione Państwu poza Krajowym Systemem e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia.

Tym samym Państwa stanowisko oceniłem jako prawidłowe.

Należy dodatkowo podkreślić, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zauważam, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zapytania). Inne kwestie wynikające z opisu sprawy, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – w wydanej interpretacji rozpatrzone.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym albo opisem zdarzenia przyszłego. Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Jednocześnie podkreślam, że ta interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·         Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·         w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·         w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.