Interpretacja 0112-KDIL1-1.4012.592.2025.1.AB

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 sierpnia 2025 r. wpłynął Pani wniosek z 15 sierpnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Naczelnik Urzędu Skarbowego (...) pismem z 21 sierpnia 2025 r. (wpływ 21 sierpnia 2025 r.) przesłał według właściwości Pani tożsamy wniosek. Uzupełniła go Pani pismem z 29 sierpnia 2025 r. (wpływ 29 sierpnia 2025 r.), kolejnym pismem z 9 września 2025 r. (wpływ 9 września 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą (prawniczą – PKD: 69.10.Z) w ramach indywidualnej kancelarii radcy prawnego, począwszy od 1 października 2013 r. Działalność ta w przeważającej części polega na stałej obsłudze prawnej podmiotów gospodarczych, polegającej na wykonywaniu zlecanych Wnioskodawcy na bieżąco czynności prawnych.

Ponadto, zgodnie z ustaleniami z klientami, Wnioskodawca zobowiązany jest do rejestrowania faktycznego czasu realizacji usług w każdym okresie rozliczeniowym (miesiącu kalendarzowym), które to informacje są przekazywane klientom wraz z fakturą VAT obejmującą wynagrodzenie za świadczone usługi (jest to przy tym wymóg umowny). Klienci ponadto są uprawnieni do żądania niezależnie od ww. informacji także cyklicznych lub dotyczących konkretnych zdarzeń pisemnych raportów lub notatek z wykonywanych czynności. Do tego celu Wnioskodawca prowadzi na bieżąco zestawienie czasu poświęcanego na poszczególne zlecone czynności prawne (z dokładnością odpowiadającą każdorazowym wymaganiom klientów).

Wnioskodawca wskazuje również, że umowy na stałą obsługę prawną zawierane z klientami są umowami, o których mowa w art. 750 Kodeksu cywilnego, a sam Wnioskodawca jest „przyjmującym zlecenie lub świadczącym usługi” w rozumieniu ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę z 10 października 2002 r. (m.in. nie zatrudnia pracowników i nie zawiera umów ze zleceniobiorcami). Tym samym, klienci mają obowiązek zapewnienia, by wysokość wynagrodzenia Wnioskodawcy za każdą godzinę świadczenia usług była nie niższa niż wysokość minimalnej stawki godzinowej, ustalonej zgodnie z ww. ustawą (art. 8a ww. ustawy), co wymaga potwierdzania liczby godzin świadczenia usług według sposobu określonego w umowie (art. 8b ww. ustawy) oraz przechowywania takich potwierdzeń przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne (art. 8c ww. ustawy).

Z wyżej wskazanego względu, niezbędnym narzędziem pracy Wnioskodawcy jest urządzenie, za pomocą którego możliwe jest dokładne odmierzanie czasu poświęcanego na poszczególne zadania (np. z funkcją stopera/chronografu lub w inny sposób umożliwiającego jego odczyt lub obliczenie).

Wnioskodawca, choć posiada inne urządzenia pozwalające dokonywać pomiaru i podsumowywać czas realizacji konkretnego zadania (np. smartfon), to na potrzeby sporządzania wyżej opisanego zestawienia potrzebuje w pracy urządzenia podręcznego i poręcznego, posiadanego zawsze przy (na) sobie i z którego można skorzystać nawet, gdy smartfon jest niedostępny lub nie można skorzystać z jego funkcji pomiarowych (np. w trakcie rozmowy telefonicznej lub uczestnictwa w wideokonferencji z wykorzystaniem smartfonu).

Dodatkowo, z uwagi na świadczenie usług prawnych dla podmiotów wchodzących w skład dużych grup kapitałowych, dla których szczególnie istotne jest zachowanie poufności wymienianych z Wnioskodawcą informacji (w tym ustnie), Wnioskodawca w trakcie spotkań z przedstawicielami tych podmiotów bywa proszony o niekorzystanie z urządzeń pozwalających na rejestrację dźwięku ani obrazu (co wyłącza możliwość korzystania z urządzeń typu smartwatch, telefon, palmtop, czy laptop). Urządzeniem spełniającym wszystkie ww. wymogi jest natomiast naręczny zegarek mechaniczny lub na baterię, odmierzający czas z dokładnością przynajmniej co do sekundy. Wnioskodawca zamierza nabyć zegarek, którego cena netto z pewnością nie przekroczy wartości 10 000 zł netto (przy czym zegarki mechaniczne są zasadniczo droższe od kwarcowych, z uwagi na zastosowanie werku niewymagającego działania baterii, co wpływa na niezawodność zegarka, szczególnie istotną dla osiągnięcia założonego celu i wymaganą w profesjonalnej działalności Wnioskodawcy).

Intencją Wnioskodawcy jest, by cena zakupu nie przekraczała istotnie rynkowego minimum dla zegarków naręcznych adekwatnej jakości. W zależności od statusu podatkowego podmiotu sprzedającego do ceny netto transakcji zostanie lub nie zostanie doliczony podatek VAT.

Jednocześnie Wnioskodawca wskazuje, że:

1) Wnioskodawca zamierza używać przedmiotowego zegarka jedynie w dniach, w których prowadzi działalność gospodarczą, i wyłącznie do celów tej działalności, gdyż tylko wtedy potrzebuje mieć przy sobie bezustannie urządzenie do dokładnego odmierzania czasu poświęcanego poszczególnym zadaniom; zegarek nie będzie używany do celów osobistych (prywatnie Wnioskodawca ustala czas za pomocą telefonu); Wnioskodawca w prowadzonej działalności nie wykorzystywał dotychczas do opisanych celów innego zegarka naręcznego;

2) istnieje związek przyczynowo-skutkowy między kosztem zakupu zegarka a osiąganymi przychodami/obrotami z prowadzonej działalności gospodarczej; przychody osiągane są z umów o współpracy, przy realizacji których niezbędne jest rejestrowanie czasu poświęcanego na realizację poszczególnych usług (wymaganie wynika z treści samych umów, jak i z przepisów powszechnie obowiązującego prawa); brak odpowiedniego urządzenia uniemożliwiałby rejestrowanie i raportowanie czasu świadczenia usług, co byłoby niezgodne z umowami i z obowiązującym prawem, i uniemożliwiałoby realizację zawartych umów, a tym samym osiąganie dochodów z tych umów;

3) wydatki poniesione na zakup zegarka mogą zostać udokumentowane fakturą wystawioną na rzecz Wnioskodawcy (z VAT lub bez VAT, zależnie od statusu podatkowego sprzedającego), ewentualnie będą dokumentowane w inny sposób, np. umową zawartą za pośrednictwem portalu aukcyjnego i bankowym potwierdzeniem przelewu ceny zakupu (zakup od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej – w szczególności w przypadku zakupu zegarka używanego);

4) Wnioskodawca posiada nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w myśl art. 3 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;

5) dochody Wnioskodawcy uzyskane z działalności gospodarczej opodatkowane są na ogólnych zasadach - podatek liniowy (19%);

6) Wnioskodawca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów;

7) Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT (wymagane w przypadku prowadzenia działalności polegającej na świadczeniu usług prawnych (69.10.Z); GTU 12).

Wnioskodawca zamierza dokonać zakupu opisanego we wniosku zegarka w roku kalendarzowym 2025 lub na początku roku 2026, w miarę możliwości jak najszybciej. Dokładnej daty, tygodnia, czy nawet miesiąca nie sposób określić z góry (przed zakupem), gdyż Wnioskodawca nie zna daty wydania interpretacji podatkowej w odpowiedzi na wniosek (której treść w oczywisty sposób będzie miała wpływ na decyzję w przedmiocie zakupu i będzie uwzględniana przy ocenie konkurencyjności ofert).

Wnioskodawca podnosi, że zegarek będzie służył ustalaniu podstawy wynagrodzenia, na podstawie umów z klientami, dla których Wnioskodawca świadczy stałą obsługę prawną – zegarek będzie służyć do ustalenia czasu świadczenia usług w okresach rozliczeniowych. Niezależnie od powyższego, z uwagi na znaczną konkurencyjność rynku usług prawnych, w zakres oferty świadczonych przez Wnioskodawcę usług (poza stałą obsługą prawną) wchodzą jednorazowe spotkania z klientami (np. w celu konsultacji prawnej) rozliczane indywidualnie między innymi (obok np. zwrotu kosztów dojazdu do klienta) w oparciu o poświęcony na nie czas (stawka godzinowa, przeliczana proporcjonalnie na konkretny czas poświęcony na spotkanie z klientem). Dokładne obliczenie czasu świadczenia takiej jednorazowej usługi (przy czym mogą się one powtarzać w razie ciągu konsultacji z danym klientem) wprost wpływa na wysokość otrzymywanego z tego tytułu wynagrodzenia – służąc ustaleniu jego podstawy.

Nadto, w zakres oferty świadczonych przez Wnioskodawcę usług wchodzą jednorazowe czynności w ramach indywidualnych zleceń, jak na przykład sporządzanie/analiza pism procesowych, pism pozasądowych, umów (kontraktów), itp. Typowa usługa tego typu zakłada rozliczenia w oparciu o poświęcony na nie czas (stawka godzinowa, przeliczana proporcjonalnie na konkretny czas poświęcony na usługę, raportowany klientowi), choć oczywiście uzgodnienie z klientem może zakładać, że tak obliczone wynagrodzenie nie przekroczy określonego maksimum (do osiągnięcia tego maksimum rozliczenie następuje jednak w oparciu o dokładny poświęcony czas).

W jaki sposób nalicza Pani opłatę za spotkanie z klientami?

Odpowiedź: Spotkanie z klientem jest jedynie jedną z większej liczby świadczonych usług, dla ustalenia wynagrodzenia za które konieczne jest ustalenie czasu ich świadczenia, o czym szerzej w lit. b powyżej. W zakresie jednorazowych spotkań z klientami (np. w celu konsultacji prawnej) stosuje Pani rozliczenie indywidualne między innymi (obok np. zwrotu kosztów dojazdu do klienta) w oparciu o poświęcony na nie czas (stawka godzinowa, przeliczana proporcjonalnie na konkretny czas poświęcony na spotkanie z klientem). Dokładne obliczenie czasu świadczenia takiej jednorazowej usługi (przy czym mogą się one powtarzać w razie ciągu konsultacji z danym klientem) wprost wpływa na wysokość otrzymywanego z tego tytułu wynagrodzenia – służąc ustaleniu jego podstawy.

Jeśli chodzi o planowane funkcje zegarka, Wnioskodawca zakłada, że wystarczające jest by zegarek umożliwiał ustalenie czasu rozpoczęcia i zakończenia usługi z dokładnością do sekundy. Zależnie od treści najlepszej z ofert (która jest nie do określenia z góry), zegarek może posiadać funkcje dodatkowe typu chronometr/chronograf (ułatwiające i przyspieszające rejestrację czasu świadczenia usługi) lub tzw. automat naciągu (mechanizm wahadłowy powodujący samonakręcanie się zegarka, co zabezpiecza przed ustaniem jego chodu w trakcie usługi). Poza samymi funkcjami charakterystycznymi dla danego modelu zegarka mechanicznego istotne będą cechy wspólne wszystkim zegarkom mechanicznym, tj. ich analogowość (co szczegółowo wyjaśniono we wniosku).

Z uwagi na charakter świadczonych usług, w tym specyfikę zawodu zaufania publicznego, kluczowe jest (i wymagane przez wszystkich klientów) prowadzenie rozmów z zachowaniem najwyższych standardów poufności, w szczególności (wymóg części klientów) w sposób uniemożliwiający rejestrację obrazu lub dźwięku. Zakupiony zegarek będzie się wyróżniał od innych urządzeń posiadanych przez Wnioskodawcę, a służących do odmierzania czasu, tym, że zegarek nie będzie miał możliwości rejestracji dźwięku i obrazu, co jest istotne z punktu widzenia poufności, której klienci wymagają przy świadczeniu usług prawnych. Niejednokrotnie klient wręcz oczekuje, że spotkanie z Wnioskodawcą ma odbywać się bez urządzenia rejestrującego dźwięk i obraz.

Zegarek ma umożliwiać rejestrację czasu świadczenia usług, co z kolei ma służyć ustaleniu wynagrodzenia za te usługi. Ewentualne funkcje dodatkowe typu chronometr/chronograf będą służyły ułatwieniu i przyspieszeniu rejestracji czasu świadczenia usługi, a dodatkowy tzw. automat naciągu zegarka będzie służył zabezpieczeniu przed ustaniem jego chodu w trakcie usługi (co uniemożliwiłoby rejestrację czasu świadczenia usługi). Funkcje dodatkowe zegarka nie są niezbędne. Wnioskodawcy zależy jedynie na możliwości odmierzania czasu na potrzeby świadczonych usług.

Wydatek poniesiony na zakup zegarka nie zostanie Wnioskodawcy w jakikolwiek sposób zwrócony lub zrefundowany?

Wydatek na zakup zegarka ma służyć uzyskaniu przychodów. Wydatek ma być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, przez co należy rozumieć dążenie Wnioskodawcy do osiągnięcia przychodu, które zdecydowanie ma przymiot „celowości”. Wydatek zostanie poniesiony w trakcie dążenia do uzyskania przychodów, z taką chęcią i zamiarem. Wydatek pozostaje przy tym w takim związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną przeze Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, że poniesienie go będzie miało lub będzie mogło mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu w przyszłości. Wnioskodawca zamierza ponieść opisywany wydatek mając za założenie, że może on obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu (w szczególności pozyskiwania nowych klientów, dzięki możliwości świadczenia wyższej jakości usług na ich rzecz, poprzez zachowanie wyższego stopnia poufności i bezpieczeństwa prowadzonych rozmów, co dla części klientów może być warunkiem koniecznym dla skorzystania z usług Wnioskodawcy).

Opisany cel przyświeca Wnioskodawcy na dzień składania wniosku i będzie widoczny również w momencie ponoszenia kosztu. Poniesienie wydatku ma omawiany cel realizować, przy czym planując ten wydatek Wnioskodawca zakłada realność założonego celu.

Wydatek na zakup zegarka ma także służyć zachowaniu i zabezpieczeniu źródła przychodów. Wydatek ma być poniesiony między innymi na zachowanie obecnego źródła przychodu, tj. aby przychody z obecnego źródła przychodów w dalszym ciągu mogły być przez Wnioskodawcę uzyskiwane oraz aby takie źródła w ogóle dalej istniały.

Mając na uwadze, że konieczne jest rejestrowanie przez Wnioskodawcę czasu świadczenia usług, w tym czasu prowadzenia rozmów (spotkań), niezbędne jest dysponowanie przez Wnioskodawcę urządzeniem jednocześnie umożliwiającym rejestrowanie czasu i niepozwalającym na rejestrację dźwięku lub obrazu, które to zadanie ma realizować zakupiony zegarek.

Wydatek ma służyć także zabezpieczeniu źródła przychodów, tzn. ma być poniesiony na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Ma to być wydatek poniesiony w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.

Wydatek będzie pozostawał przy tym w takim związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, że poniesienie go będzie miało lub będzie mogło mieć wpływ na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu w przyszłości.

Zakup zegarka nie ma na celu:

· wykreowania lub utrwalenia pozytywnego wizerunku działalności Wnioskodawcy wobec innych podmiotów,

· uwypuklenia zasobności Wnioskodawcy,

· podkreślenia profesjonalizmu,

· zachęcenie potencjalnych klientów do skorzystania ze świadczonych przez Wnioskodawcę usług.

Pytanie

Czy Wnioskodawca może odliczyć podatek VAT naliczony przy zakupie naręcznego zegarka od podatku VAT należnego w prowadzonej działalności gospodarczej?

Pani stanowisko w sprawie

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że jest uprawniony do odliczenia podatku VAT naliczonego przy zakupie naręcznego zegarka od podatku VAT należnego w prowadzonej działalności gospodarczej (jeżeli sprzedawca podatek taki doliczy), co uzasadnia poniżej.

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”.

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do treści art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Z powyższego wynika, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego). Przedstawiona wyżej zasada wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi. Ponadto, należy podkreślić, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

W świetle art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7. Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Zatem, aby podmiot mógł skorzystać z prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony związany z dokonanym nabyciem towarów i usług, w pierwszej kolejności winien spełnić przesłanki umożliwiające uznanie go dla tej czynności za podatnika podatku od towarów i usług, działającego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Stwierdzić należy, że każde nabycie towarów i usług, przeznaczonych do przyszłego wykorzystania ich do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej bez względu na to jakie faktycznie będą efekty tej działalności należy uznać w momencie jego dokonania za związane z wykonywaniem czynności opodatkowanych. Zatem, jeśli towary i usługi, przy nabyciu których naliczono podatek, są (mają być) wykorzystywane w całości do prowadzenia działalności opodatkowanej, wówczas podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku.

Artykuł 15 ust. 1 ustawy wskazuje, że podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. Należy stwierdzić, że – jak wskazano wyżej – dla realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego niezbędne jest istnienie związku między dokonywanymi zakupami towarów i usług, a prowadzoną działalnością.

Przy czym, związek dokonywanych zakupów z działalnością gospodarczą może mieć charakter pośredni lub bezpośredni.

O bezpośrednim związku dokonywanych zakupów z działalnością gospodarczą można mówić wówczas, gdy nabywane towary służą np. dalszej odsprzedaży – towary handlowe lub też nabywane towary i usługi są niezbędne do wytworzenia towarów będących przedmiotem dostawy, czy też niezbędne do świadczenia usług; bezpośrednio więc wiążą się z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi.

Natomiast o pośrednim związku nabywanych towarów i usług z działalnością można mówić wówczas, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania firmy mają pośredni związek z działalnością gospodarczą, a tym samym osiąganymi przychodami. Aby jednak można było wskazać, iż określone zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością gospodarczą, istnieć musi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług, a powstaniem obrotu.

Oceny istnienia bezpośredniego związku między konkretną transakcją a całością działalności podatnika w celu ustalenia, czy towary i usługi są wykorzystywane „do celów zawieranych transakcji podlegających opodatkowaniu” tego podatnika w rozumieniu art. 17 ust. 2 lit. a szóstej dyrektywy Rady 77/388/EWG z 17 maja 1977 r. w sprawie harmonizacji ustawodawstw państw członkowskich w odniesieniu do podatków obrotowych – wspólny system podatku od wartości dodanej: ujednolicona podstawa wymiaru podatku, zmienionej dyrektywą Rady2001/115/WE z 20 grudnia 2001 r., należy dokonywać na podstawie istoty nabywanych przez podatnika towarów lub usług.

W celu ustalenia związku między konkretną transakcją (nabyciem) a całością działalności opodatkowanej podatnika podatku od towarów i usług, należy brać pod uwagę rzeczywistą charakterystykę nabywanych towarów lub usług.

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT, a działalność obejmuje działalność prawniczą (69.10.Z) – GTU 12, opodatkowaną stawką 23%. Czas realizowania usług, który decyduje o przychodach i dochodach Wnioskodawca rozlicza w sporządzanych do tego celu comiesięcznych zestawieniach (na podstawie codziennych notatek o czasie poświęcanych na konkretne czynności), które są następnie akceptowane i stanowią podstawę do wypłaty honorariów i wystawienia faktury VAT.

Prowadzona praktyka w obszarze prawa powoduje, że Wnioskodawca często zmuszony jest spotykać się z klientami bez urządzeń elektronicznych (względy bezpieczeństwa, poufności). Zdarza się także konieczność analizy materiałów niejawnych w prowadzonych sprawach. Wymaganie nieposiadania przy sobie urządzeń pozwalających na rejestrację dźwięku lub głosu jest też kierowane do Wnioskodawcy bezpośrednio przez przedstawicieli klientów, w trosce o zachowanie w tajemnicy przekazywanych Wnioskodawcy informacji (do których to wymagań Wnioskodawca dla zachowania źródła przychodu faktycznie zobowiązany jest się stosować).

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis zdarzenia przyszłego, należy stwierdzić, że rozliczenie podatku naliczonego na zasadach określonych w art. 86 ust. 1 ustawy, uwarunkowane jest tym, aby nabywane towary i usługi były wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

W okolicznościach niniejszej sprawy działalność gospodarcza Wnioskodawcy w zakresie usług prawniczych jest opodatkowana stawką 23% VAT i zakupiony zegarek będzie używany tylko do potrzeb związanych realizacją ww. usług. Jako że Wnioskodawca jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku VAT, to uznać należy, że warunki, o których mowa w przepisie art. 86 ust. 1 ustawy zostaną spełnione.

W konsekwencji należy stwierdzić, że będzie przysługiwać Wnioskodawcy prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia zegarka, ponieważ przedmiotowy zegarek będzie wykorzystywany wyłącznie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy. Podobne stanowisko zostało wyrażone przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej m.in. w interpretacji indywidualnej z 9 maja 2023 r. (0113-KDIPT1-2.4012.154.2023.4.SM) lub w interpretacji indywidualnej z 20 maja 2024 r. (0114-KDIP1-1.4012.118.2024.5.MKA)

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Na mocy art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ponadto podkreślić należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:

Natomiast zgodnie z art. 88 ust. 4 ustawy:

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy:

Zgodnie z powołanymi przepisami, rozliczenie podatku naliczonego na zasadach określonych w art. 86 ustawy uwarunkowane jest tym, aby nabywane towary i usługi były wykorzystywane przez zarejestrowanego, czynnego podatnika podatku VAT w ramach działalności gospodarczej do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Podstawowym warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Należy zauważyć przy tym, że formułując w art. 86 ust. 1 ustawy warunek związku ze sprzedażą opodatkowaną, ustawodawca nie uzależnia prawa do odliczenia od związku zakupu z obecnie wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Wystarczającym jest, że z okoliczności towarzyszących nabyciu towarów lub usług przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej wynika, że zakupy te dokonane są w celu ich wykorzystania w ramach jego działalności opodatkowanej.

Jak wskazano powyżej, najistotniejszym warunkiem umożliwiającym czynnemu podatnikowi VAT realizację prawa do odliczenia, jest związek dokonanych zakupów z wykonywaniem czynności opodatkowanych. Jednocześnie oceny, czy związek ten istnieje lub będzie istniał w przyszłości, należy dokonać w momencie realizowania zakupów, zgodnie z zasadą niezwłocznego odliczenia podatku naliczonego. Zasada ta wyraża się tym, że podatnik – aby skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego – nie musi czekać aż nabyty towar lub usługa zostaną odsprzedane lub efektywnie wykorzystane na potrzeby działalności opodatkowanej.

W każdym przypadku należy dokonać oceny, czy intencją podatnika wykonującego określone czynności, z którymi łączą się skutki podatkowo-prawne, było wykonywanie czynności opodatkowanych. Zatem niezwykle istotny jest charakter związku występującego między zakupami, a prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Związek ten może mieć charakter bezpośredni lub pośredni.

O związku bezpośrednim dokonywanych zakupów z działalnością gospodarczą można mówić wówczas, gdy nabywane towary lub usługi służą np. dalszej odsprzedaży lub też są niezbędne do wytworzenia towarów lub wykonania usług będących przedmiotem sprzedaży. Bezpośrednio więc wiążą się z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika.

Natomiast o związku pośrednim można mówić wówczas, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania firmy (przedsiębiorstwa) - mają pośredni związek z działalnością gospodarczą, a tym samym z osiąganymi przez podatnika przychodami. Aby jednak można było wskazać, iż określone zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością, istnieć musi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług a powstaniem obrotu.

O pośrednim związku dokonanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do obrotu osiąganego przez podatnika, np. poprzez odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości.

Z informacji, które Pani przedstawiła wynika, że prowadzi Pani działalność gospodarczą (prawniczą – PKD: 69.10.Z) w ramach indywidualnej kancelarii radcy prawnego. Działalność ta w przeważającej części polega na stałej obsłudze prawnej podmiotów gospodarczych, polegającej na wykonywaniu zlecanych Pani na bieżąco czynności prawnych.

1. Jest Pani czynnym podatnikiem podatku VAT.

2. Ustalenia z klientami zobowiązują Panią do rejestrowania faktycznego czasu realizacji usług w każdym okresie rozliczeniowym, które to informacje są przekazywane klientom wraz z fakturą obejmującą wynagrodzenie za świadczone usługi.

3. Klienci są uprawnieni do żądania niezależnie od ww. informacji także cyklicznych lub dotyczących konkretnych zdarzeń pisemnych raportów lub notatek z wykonywanych czynności. W tym celu prowadzi Pani na bieżąco zestawienie czasu poświęcanego na poszczególne zlecone czynności prawne.

4. Klienci mają obowiązek zapewnienia, by wysokość Pani wynagrodzenia za każdą godzinę świadczenia usług była nie niższa niż wysokość minimalnej stawki godzinowej, ustalonej zgodnie z ustawą o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, co wymaga potwierdzenia liczby godzin świadczenia usług według sposobu określonego w umowie oraz przechowywania takich potwierdzeń przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

5. Niezbędnym narzędziem do Pani pracy jest urządzenie, za pomocą którego możliwe jest dokładne odmierzanie czasu poświęconego na poszczególne zadania i na potrzeby.

6. Świadczy Pani usługi prawne dla podmiotów wchodzących w skład dużych grup kapitałowych, dla których szczególnie istotne jest zachowanie poufności wymienianych informacji, w trakcie spotkań z przedstawicielami tych podmiotów bywa Pani proszona o niekorzystanie z urządzeń pozwalających na rejestrację dźwięku ani obrazu.

7. Urządzeniem spełniającym wszystkie ww. wymogi jest, naręczny zegarek mechaniczny lub na baterię, odmierzający czas z dokładnością przynajmniej co do sekundy.

8. W związku z powyższym, zamierza Pani nabyć zegarek, którego cena nie przekroczy 10.000,00 zł. W zależności od statusu podatkowego podmiotu sprzedającego do ceny netto transakcji zostanie, lub nie zostanie doliczony podatek VAT.

9. Przedmiotowy zegarek zamierza Pani używać jedynie w dniach, w których prowadzi Pani działalność gospodarczą i wyłącznie do celów tej działalności, gdyż tylko wtedy potrzebuje Pani mieć przy sobie bezustannie urządzenie do dokładnego odmierzania czasu poświęcanego poszczególnym zadaniom. Zegarek nie będzie używany do celów osobistych.

10. Pani przychody z tytułu prowadzonej działalności osiągane są z umów o współpracy, przy realizacji których, niezbędne jest rejestrowanie czasu poświęconego na realizację poszczególnych usług. Brak odpowiedniego urządzenia uniemożliwiałby rejestrowanie i raportowanie czasu świadczonych usług, co byłoby niezgodne z umowami i z obowiązującym prawem, i uniemożliwiałoby realizację zawartych umów, a tym samym osiąganie dochodów z tych umów.

Pani wątpliwości dotyczą ustalenia, czy może Pani odliczyć podatek naliczony przy zakupie naręcznego zegarka od podatku VAT należnego w prowadzonej działalności gospodarczej.

Odnosząc się do kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury dokumentującej nabycie zegarka, należy stwierdzić, że dla realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego niezbędne jest istnienie związku między dokonywanymi zakupami towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi. Przy czym, tak jak już wskazano, związek dokonywanych zakupów z działalnością gospodarczą może mieć charakter pośredni lub bezpośredni.

Podkreślić przy tym należy, iż ciężar wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług, a powstaniem obrotu spoczywa na podatniku, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Analizując przedmiotową sprawę, należy uznać, że będzie przysługiwało Pani prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupu zegarka naręcznego.

Z okoliczności sprawy wynika, że jest Pani zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku VAT. Zegarek jest niezbędnym narzędziem w Pani pracy i jest urządzeniem spełniającym wszystkie wymogi w zakresie świadczonych usług prawnych dla podmiotów wchodzących w skład dużych grup kapitałowych, dla których szczególnie istotne jest zachowanie bezpieczeństwa i poufności. Ponadto, zamierza Pani używać przedmiotowego zegarka jedynie w dniach, w których prowadzi Pan działalność gospodarczą i wyłącznie do celów tej działalności.

Wydatek związany z zakupem zegarka w Pani przypadku nie ma charakteru reprezentacji, tzn. nie zamierza Pani zakupić zegarka w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku Pani/Pani działalności wobec innych podmiotów, uwypuklenia Pani zasobności oraz podkreślenia Pani profesjonalizmu. Zakup zegarka nie ma na celu zachęcenia potencjalnych klientów do skorzystania ze świadczonych przez Pani usług.

Jak wskazała Pani w opisie sprawy, zegarek nie będzie używany do celów osobistych.

W konsekwencji, biorąc pod uwagę wszystkie podane przez Panią okoliczności, stwierdzam, że przedmiotowy zegarek, który planuje Pani kupić, będzie wykorzystywany tylko i wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej.

Tym samym, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy przysługuje Pani prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury dokumentującej jego nabycie, pod warunkiem wykorzystywania go do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Podsumowanie

Przysługuje Pani prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktury dokumentującej nabycie mechanicznego zegarka w prowadzonej działalności gospodarczej, pod warunkiem wykorzystywania go do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Podkreślenia wymaga, że może Pani zrealizować prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych, wymienionych w art. 88 ustawy.

Zatem Pani stanowisko w powyższym zakresie należy uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Panią w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pani do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.