Interpretacja 0112-KDIL1-1.4012.97.2026.2.WK

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualne

31 stycznia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 31 stycznia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie prawa do częściowego odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z zakupem artykułów spożywczych takich jak: woda, kawa, herbata, cukier, mleko jak również części zamienne i eksploatacyjne a także środki do konserwacji ekspresu do kawy. Uzupełnili go Państwo pismem z 9 marca 2026 r. (wpływ 9 marca 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Gmina (...) (dalej Gmina) jest czynnym, zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT). W ramach prowadzonej działalności gospodarczej oraz wykonywanych zadań publicznych Gmina dokonuje zakupów artykułów spożywczych takich jak: woda, kawa, herbata, cukier, mleko, które są udostępniane pracownikom i współpracownikom w czasie pracy oraz w trakcie spotkań i narad organizowanych przez Gminę. Gmina nabywa również części zamienne i eksploatacyjne, a także środki do konserwacji ekspresu do kawy. Gmina realizuje zadania w ramach reżimu publicznoprawnego oraz na podstawie zawieranych umów cywilnoprawnych.

W ramach czynności wykonywanych na podstawie umów cywilnoprawnych Gmina dokonywać może zarówno transakcji opodatkowanych VAT według odpowiednich stawek, np. dokonując sprzedaży działek pod zabudowę, czy dzierżawy lokali użytkowych jak również zwolnionych z opodatkowania VAT, np. w przypadku najmu lokali na cele mieszkaniowe. Gmina realizuje również zadania, które w ogóle nie podlegają ustawie o VAT.

W związku z wykonywaniem wyżej wymienionych zadań na podstawie umów cywilnoprawnych oraz realizacją czynności spoza zakresu VAT, Gmina ponosi wydatki o charakterze ogólnym. Do takich wydatków zalicza się na przykład zakup artykułów spożywczych takich jak: woda, kawa, herbata, cukier, mleko, udostępniane pracownikom i współpracownikom w czasie pracy oraz w trakcie spotkań i narad organizowanych przez Gminę.

Gmina nabywa również części zamienne i eksploatacyjne, a także środki do konserwacji ekspresu do kawy. Ponoszone w związku z funkcjonowaniem Urzędu Gminy wydatki bieżące służą wykonywaniu przez Gminę czynności zarówno opodatkowanych, zwolnionych, jak i niepodlegających ustawie o VAT. Gmina nie jest w stanie przyporządkować ponoszonych wydatków jako wydatków związanych wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi VAT lub wyłącznie z czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu VAT, bowiem wydatki te jednocześnie związane są z czynnościami opodatkowanymi VAT, zwolnionymi z opodatkowania VAT oraz występującymi po jej stronie zdarzeniami spoza zakresu VAT. Faktury dokumentujące ponoszone koszty wystawiane są na Gminę (...).

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu sprawy

1.  Pytanie: W związku z informacją zawartą we wniosku, że:

proszę o wyjaśnienie:

a)    komu dokładnie

Państwa odpowiedź:

Zakupione przez Gminę artykuły spożywcze udostępniane są wszystkim pracownikom Urzędu, Wójtowi oraz Jego gościom – podatnikom, kontrahentom, przedsiębiorcom, inwestorom i innym przedstawicielom organów władzy publicznej.

b)    w jakich konkretnie sytuacjach są udostępniane zakupione artykuły spożywcze (należy opisać)?

Państwa odpowiedź:

Zakupy ww. artykułów spożywczych udostępniane są podczas narad pracowniczych, spotkań z kontrahentami, przedsiębiorcami, inwestorami, przedstawicielami instytucji publicznych oraz innymi podmiotami współpracującymi z Gminą, a także w trakcie przyjmowania gości przez Wójta. Spotkania te dotyczą spraw związanych z działalnością gospodarczą Gminy takich jak na przykład realizacja inwestycji komunalnych, zawieranie umów cywilnoprawnych lub innych czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Zakupione artykuły są w pośrednim związku z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez Gminę.

Ponadto artykuły takie jak woda, kawa, herbata, mleko, cukier są udostępniane pracownikom w pomieszczeniach socjalnych Urzędu w trakcie wykonywania obowiązków służbowych.

2.  Pytanie: W związku z informacją zawartą we wniosku, że:

Proszę o informację:

a)  z jakimi konkretnie czynnościami opodatkowanymi związane są wydatki dotyczące zakupu artykułów spożywczych takich jak: woda, kawa, herbata, cukier, mleko, jak również części zamienne i eksploatacyjne a także środki od konserwacji ekspresu do kawy?

Państwa odpowiedź:

Wydatki te związane są z takimi czynnościami jak spotkania biznesowe z obecnymi kontrahentami, przedsiębiorcami, najemcami, dzierżawcami czy potencjalnymi inwestorami. Wydatki na zakup wskazanych artykułów oraz utrzymanie ekspresu do kawy pozostają w pośrednim związku z czynnościami opodatkowanymi VAT wykonywanymi przez Gminę na podstawcie umów cywilnoprawnych. Do takich czynności opodatkowanych mogą należeć między innymi odpłatne umowy najmu i dzierżawy mienia komunalnego, w tym lokali użytkowych, gruntów, sprzedaż nieruchomości należących do Gminy, odpłatne ustanawianie służebności lub użytkowania, a także odpłatne świadczenie usług komunalnych realizowanych na podstawie umów cywilnoprawnych.

b)  z jakimi konkretnie czynnościami zwolnionymi od podatku VAT związane są wydatki dotyczące zakupu artykułów spożywczych takich jak: woda, kawa, herbata, cukier, mleko, jak również części zamienne i eksploatacyjne a także środki od konserwacji ekspresu do kawy?

Państwa odpowiedź:

Wydatki te mogą również pozostawać w pośrednim związku z czynnościami wykonywanymi przez Gminę, które korzystają ze zwolnienia z podatku VAT takie jak na przykład niektóre usługi w zakresie wynajmu lokali mieszkalnych na cele mieszkaniowe.

c)  z jakimi konkretnie czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu podatkiem VAT związane są wydatki dotyczące zakupu artykułów spożywczych takich jak: woda, kawa, herbata, cukier, mleko, jak również części zamienne i eksploatacyjne a także środki od konserwacji ekspresu do kawy?

Państwa odpowiedź:

Związek wskazanych wydatków z czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu podatkiem VAT dotyczy w szczególności zadań wykonywanych przez Gminę w charakterze organu władzy publicznej. W ramach realizacji tych zadań organizowane są narady pracownicze, spotkania służbowe oraz przyjmowani są interesanci, co również wiąże się z wykorzystaniem zakupionych artykułów spożywczych oraz eksploatacją ekspresu do kawy. Dotyczy to postępowań administracyjnych, wydawania decyzji administracyjnych, obsługi mieszkańców w sprawach podatków lokalnych, ewidencji ludności, gospodarki przestrzennej.

W takich przypadkach artykuły spożywcze oraz utrzymanie ekspresu do kawy służą zapewnieniu prawidłowej organizacji pracy urzędu i pozostają w związku z czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu podatkiem VAT.

3.  Pytanie: Jaki jest związek ponoszonych przez Gminę wydatków związanych z zakupem artykułów spożywczych takich jak: woda, kawa, herbata, cukier, mleko, jak również częściami zamiennymi i eksploatacyjnymi, a także środkami od konserwacji ekspresu do kawy z czynnościami opodatkowanymi, zwolnionymi i niepodlegającymi związanymi z funkcjonowaniem Urzędu Gminy? Proszę uzasadnić.

Państwa odpowiedź:

Związek ponoszonych przez Gmina wydatków dotyczących zakupu artykułów spożywczych takich jak woda, kawa, herbata, cukier i mleko, jak również części zamiennych i eksploatacyjnych oraz środków do konserwacji ekspresu do kawy z czynnościami opodatkowanymi, zwolnionymi oraz niepodlegającymi opodatkowaniu podatkiem VAT polega na kwalifikacji tych wydatków jako kosztów ogólnych funkcjonowania Urzędu. Wydatki te są ponoszone w związku z działalnością prowadzoną przez Gminę w różnych obszarach. Zakup tych artykułów oraz utrzymanie ekspresu do kawy służy zapewnieniu prawidłowej organizacji pracy Urzędu. Służą one do obsługi spotkań służbowych, narad pracowniczych czy spotkań z podmiotami zewnętrznymi. Spotkania te dotyczą zarówno czynności o charakterze cywilnoprawnym wykonywanych przez Gminę, jak i zadań publicznych realizowanych przez Gminę jako organ władzy publicznej. Z tego względu wydatki te nie mogą być przypisane wyłącznie do jednego rodzaju działalności, lecz mają charakter ogólny i pozostają w pośrednim związku z całokształtem działalności Gminy. Wydatki te mają charakter kosztów ogólnych funkcjonowania Urzędu i pozostają w pośrednim związku zarówno z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT, czynnościami zwolnionymi z tego podatku, jak i czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu. Z tego względu nie jest możliwe ich bezpośrednie przyporządkowanie do konkretnego rodzaju czynności.

4.  Pytanie: Jakie argument przemawiają, że zakupione artykuły spożywcze takie jak: woda, kawa, herbata, cukier, mleko, jak również części zamienne i eksploatacyjne, a także środki od konserwacji ekspresu do kawy mają związek z czynnościami opodatkowanym, zwolnionymi i niepodlegającymi związanymi z funkcjonowaniem Urzędu Gminy? Proszę uzasadnić.

Państwa odpowiedź:

Argumenty przemawiające za tym, że zakupione przez Gmina artykuły spożywcze takie jak woda, kawa, herbata, cukier i mleko, a także części zamienne i eksploatacyjne oraz środki do konserwacji ekspresu do kawy mają związek z czynnościami opodatkowanymi, zwolnionymi oraz niepodlegającymi opodatkowaniu podatkiem VAT wynikają przede wszystkim z charakteru tych wydatków jako kosztów ogólnych funkcjonowania Urzędu Gminy. Wydatki te są ponoszone w celu zapewnienia prawidłowej organizacji pracy Urzędu Gminy, który obsługuje wszystkie obszary działalności Gminy, zarówno te o charakterze gospodarczym, jak i te realizowane w ramach władztwa publicznego. Gmina realizuje różnego rodzaju zadania, pracownicy wykonują czynności zarówno opodatkowane podatkiem VAT, czynności korzystające ze zwolnienia z podatku oraz czynności niepodlegające opodatkowaniu. Artykuły spożywcze oraz utrzymanie ekspresu do kawy służą zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania Urzędu, w którym wykonywane są wszystkie wskazane rodzaje czynności, co powoduje że wydatki te mają charakter ogólny i pośredni.

Wskazane artykuły wykorzystywane są podczas spotkań służbowych, narad pracowniczych oraz spotkań z podmiotami zewnętrznymi odbywających się w siedzibie Urzędu. Spotkania te dotyczą spraw związanych z działalnością gospodarczą Gminy, np. zawieraniem lub realizacją umów cywilnoprawnych dotyczących najmu i dzierżawy mienia komunalnego, sprzedaży nieruchomości gminnych lub innych usług wykonywanych przez Gminę na podstawie umów cywilnoprawnych. W takim zakresie wydatki te pozostają w pośrednim związku z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT.

W Urzędzie prowadzone są czynności związane z działalnością Gminy, która korzysta ze zwolnienia od podatku VAT i w takim zakresie wydatki na artykuły spożywcze i utrzymanie ekspresu do kawy pozostają również w pośrednim związku z czynnościami zwolnionymi od podatku.

Występują również zadania publiczne realizowane przez Gminę, która działa jako organ władzy publicznej. W tym zakresie Gmina wykonuje zadania takie jak na przykład prowadzenie postępowań administracyjnych, wydawanie decyzji administracyjnych, obsługa mieszkańców w sprawach podatków lokalnych, ewidencji ludności czy planowania przestrzennego. Czynności te nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Zadania te realizują pracownicy Urzędu, wykonujący również inne zadania zarówno opodatkowane, jak i zwolnione z podatku VAT.

Wskazane wydatki mają charakter kosztów ogólnych związanych z organizacją pracy Urzędu, które nie mogą być przypisane bezpośrednio do konkretnej czynności czy rodzaju działalności. Służą one zapewnieniu odpowiednich warunków pracy pracowników oraz właściwej obsługi spotkań i kontaktów służbowych prowadzonych w ramach działalności Gminy. Z tego względu należy uznać, że pozostają one w pośrednim związku z całokształtem działalności Gminy realizowanej za pośrednictwem Urzędu.

W konsekwencji wydatki na zakup wody, kawy, herbaty, cukru i mleka, a także części zamiennych i eksploatacyjnych oraz środków do konserwacji ekspresu do kawy należy traktować jako koszty ogólne funkcjonowania Urzędu Gminy. Koszty te pozostają w pośrednim związku z czynnościami opodatkowanymi, zwolnionymi oraz niepodlegającymi opodatkowaniu podatkiem VAT wykonywanymi przez Gminę w ramach jej działalności, co wynika z organizacyjnego charakteru tych wydatków i sposobu funkcjonowania Urzędu jako jednostki obsługującej wszystkie obszary działalności Gminy.

5.  Pytanie: Do jakich konkretnie czynności będą Państwo wykorzystywali wydatki związane z zakupem artykułów spożywczych takich jak: woda, kawa, herbata, cukier, mleko, jak również częściami zamiennymi i eksploatacyjnymi a także środkami od konserwacji ekspresu do kawą, tj.:

a)  do czynności opodatkowanych podatkiem VAT (jakich konkretnie?)

Państwa odpowiedź:

Będą to spotkania Wójta a także pracowników Gminy z kontrahentami przedsiębiorcami najemcami, dzierżawcami czy potencjalnymi inwestorami w celu na przykład zawarcia odpłatnej umowy najmu i dzierżawą mienia komunalnego, w tym lokali użytkowych, gruntów czy sprzedażą nieruchomości należącej do Gminy.

b)  do czynności zwolnionych od podatku VAT (jakich konkretnie?)

Państwa odpowiedź:

Będą to spotkania realizowane na przykład w zakresie wynajmu lokali mieszkalnych na cele mieszkaniowe.

c)  do czynności niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT (jakich konkretnie?)

Państwa odpowiedź:

Będą to zadania wykonywane przez Gminę w charakterze organu władzą publicznej. W ramach realizacji tych zadań organizowane są naradą pracownicze, spotkania służbowe oraz przyjmowani są interesanci co również wiąże się z wykorzystaniem zakupionych artykułów spożywczych oraz eksploatacją ekspresu do kawą. Dotyczą to postępowań administracyjnych wydawania decyzji administracyjnych, obsługi mieszkańców w sprawach podatków lokalnych, ewidencji ludności, gospodarki przestrzennej.

d)  do różnych kategorii czynności, proszę wskazać jakich (np. czynności niepodlegające opodatkowaniu oraz czynności opodatkowane podatkiem, albo czynności opodatkowane oraz zwolnione od podatku, itp.).

- proszę wskazać uwzględniając fakt, czy ich wykorzystanie przekłada się na obszar działalności Gminą opodatkowanej podatkiem VAT oraz/lub działalności zwolnionej od podatku VAT, oraz/hub działalności nie pod legającej opodatkowaniu podatkiem VAT. Proszę o szczegółowe wyjaśnienie w jaki sposób poniesienie ww. wydatków wpłynie na wykonywanie przez Gminę czynności opodatkowanych podatkiem VAT i/lub czynności zwolnionych od podatku VAT.

Państwa odpowiedź:

Będą to czynności jak wyżej. Spotkania organizowane w Urzędzie niejednokrotnie dotyczą różnych obszarów działalności Gminy. Spotkanie pracowników z Wójtem i osobami z zewnątrz mogą dotyczyć różnych zagadnień zarówno związanych z czynnościami opodatkowanymi, zwolnionymi jak i niepodlegającymi VAT.

6.  Pytanie: W sytuacji, gdy wydatki związane z zakupem artykułów spożywczych takich jak: woda, kawa, herbata, cukier, mleko, jak również częściami zamiennymi i eksploatacyjnymi a także środkami od konserwacji ekspresu do kawy będą wykorzystywane przez Państwa do celów prowadzonej działalności gospodarczej, w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), jak i do celów innych niż działalność gospodarcza w rozumieniu ww. art. 15 ust. 2 ustawy, to czy będą mieli Państwo możliwość przyporządkowania wydatków w całości do celów działalności gospodarczej?

Państwa odpowiedź:

Nie będzie takiej możliwości.

7.  Pytanie: W przypadku, gdy wydatki związane z zakupem artykułów spożywczych takich jak: woda, kawa, herbata, cukier, mleko, jak również częściami zamiennymi i eksploatacyjnymi a także środkami od konserwacji ekspresu do kawy w ramach działalności gospodarczej będą wykorzystywane przez Państwa zarówno do czynności opodatkowanych podatkiem VAT oraz czynności zwolnionych od podatku VAT, czy będą mieli Państwo obiektywną możliwość odrębnego przyporządkowania kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT i z czynnościami zwolnionymi od podatku VAT. W zakresie pytań nr 2-7 informacji należy udzielić odrębnie dla artykułów spożywczych i ekspresu do kawy.

Państwa odpowiedź:

 Nie będzie takiej możliwości.

8.  Pytanie: Czy są Państwo zobowiązani do zapewnienia pracownikom artykułów spożywczych takich jak: woda, kawa, herbata, cukier, mleko, jak również ekspresu do kawy na podstawie jakichkolwiek przepisów prawa np. przepisów prawa pracy, przepisów z zakresu BHP – jeżeli tak należy wskazać:

a)  przepisy, z których wynika taki obowiązek.

Państwa odpowiedź:

Obowiązek taki wynika z art. 232 Kodeksu Pracy i art. 112 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 sierpnia 2003 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

b)  które z wymienionych we wniosku artykułów spożywczych są Państwo zobowiązani zapewnić na podstawie tych przepisów?

Państwa odpowiedź:

Z powyższych przepisów wynika obowiązek zapewnienia wody.

c)  czy są Państwo w stanie dokładnie przyporządkować jaka część nabytych artykułów spożywczych jest wykorzystywana przez Państwa na potrzeby udostępnienia pracownikom a jaka część nabytych artykułów spożywczych jest udostępniana współpracownikom w czasie pracy oraz w spotkań i narad organizowanych przez Gminę?

Państwa odpowiedź:

Gmina może wyodrębnić kawę, mleko, cukier i inne środki spożywcze (oprócz wody) na potrzeby komisji, sesji i innych spotkań organizowanych przez Radę Gminy (...). Nie ma natomiast możliwości wyodrębnienia kwoty za wodę, kawę, mleko czy cukier zakupionych na potrzeby Urzędu, ponieważ zakupy te realizowane są na potrzeby całego Urzędu.

9.    Gdzie znajduje się ekspres do kawy, komu służy, w jakich okolicznościach i przez kogo jest wykorzystywany?

Państwa odpowiedź:

Ekspres do kawy znajduje się w pomieszczeniu socjalnym i jest wykorzystywany przez wszystkich pracowników Urzędy Gminy (...). Wykorzystywany jest zarówno przez pracowników podczas ich pracy służbowej, jak i w czasie spotkań organizowanych przez Wójta i pracowników z osobami z zewnątrz.

Pytanie

Czy w odniesieniu do ww. wydatków Gminie (...) przysługuje prawo do częściowego odliczenia podatku naliczonego z zastosowaniem sposobu określenia proporcji, o którym mowa w art. 86 ust. 2a ustawy, a następnie proporcji sprzedaży, o której mowa w art. 90 ust. 3 ustawy?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Gminy, przysługuje Jej prawo do odliczenia podatku VAT w przypadku zakupu artykułów spożywczych, takich jak: woda, kawa, herbata, cukier, mleko, które będą udostępniane pracownikom i współpracownikom w czasie pracy, ponieważ towary te są przeznaczone do zużycia w związku z przepisami bhp i mają pośredni związek z wykonywaniem czynności opodatkowanych, a także w przypadku udostępnienia tych towarów w czasie spotkań i narad organizowanych przez Gminę.

Zdaniem Gminy, w odniesieniu do wskazanych wyżej wydatków, Gminie przysługuje prawo do częściowego odliczenia podatku naliczonego przy zastosowaniu preproporcji, o której mowa w art. 86 ust. 2a ustawy o VAT, a następnie proporcji sprzedaży, o której mowa w art. 90 ust. 3 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie natomiast do treści art. 15 ust. 6 ww. ustawy, nie uważa się za podatników organów władzy publicznej oraz urzędów obsługujących te organy w zakresie realizowanych zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji, których zostały one powołane, z wyłączeniem czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych.

Zatem, w przypadku, gdy Gmina wykonuje czynności na podstawie umów cywilnoprawnych, powinna być ona traktowana, jako podatnik VAT.

Stosownie do art. 5 ust. 1 ustawy o VAT, opodatkowaniu VAT podlegają m.in. odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Jednocześnie, w myśl art. 7 ust. 1 ww. ustawy, przez dostawę towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel.

Z kolei zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o VAT, przez świadczenie usług rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W odniesieniu do ponoszonych przez Wnioskodawcę wydatków nie ma możliwości ich jednoznacznego przyporządkowania do czynności dających prawo do odliczenia podatku naliczonego oraz czynności niedających takiego prawa. Jednakże, z uwagi na fakt, iż ponoszone przez Gminę wydatki mają niewątpliwie w części związek także z czynnościami opodatkowanymi VAT, zdaniem Gminy, powinno Jej przysługiwać prawo do odliczenia części VAT naliczonego od tego rodzaju wydatków.

W sytuacji, gdy podatnik wykonuje działalność jednocześnie podlegającą opodatkowaniu VAT i/lub zwolnioną z VAT, a także działalność spoza zakresu regulacji ustawy o VAT, odliczenie podatku naliczonego od wydatków ponoszonych z tego tytułu jest możliwe tylko w takim zakresie, w jakim wydatki te da się przyporządkować działalności podlegającej VAT.

Do sytuacji takiej odnosi się art. 86 ust. 2a ustawy o VAT. Stosownie do treści wymienionego przepisu, w przypadku nabycia towarów i usług wykorzystywanych zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza, z wyjątkiem celów osobistych, do których ma zastosowanie art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 oraz celów, o których mowa w art. 8 ust. 5 – w przypadku, o którym mowa w tym przepisie, gdy przypisanie tych towarów i usług w całości do działalności gospodarczej podatnika nie jest możliwe, kwotę podatku naliczonego oblicza się zgodnie ze sposobem określenia zakresu wykorzystywania nabywanych towarów i usług do celów działalności gospodarczej, zwanym dalej „sposobem określenia proporcji”.

Sposób określenia proporcji powinien najbardziej odpowiadać specyfice wykonywanej przez podatnika działalności i dokonywanych przez niego nabyć. Zdaniem Gminy, będące przedmiotem wniosku wydatki mają w części związek z wykonywaną przez Gminę działalnością gospodarczą i wykonywaniem czynności zarówno opodatkowanych VAT, jak i zwolnionych z opodatkowania.

Ponadto, wskazane powyżej wydatki bieżące są ponoszone w części również w związku z występującymi po stronie Gminy zdarzeniami spoza zakresu VAT. Tego rodzaju wydatki dotyczą towarów i usług wykorzystywanych do celów innych niż działalność gospodarcza.

Zgodnie z art. 90 ust. 1 ustawy o VAT: W stosunku do towarów i usług, które są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jak i czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje, podatnik jest obowiązany do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

W myśl art. 90 ust. 2 ustawy o VAT: Jeżeli nie jest możliwe wyodrębnienie całości lub części kwot, o których mowa w ust. 1, podatnik może pomniejszyć kwotę podatku należnego o taką część kwoty podatku naliczonego, którą można proporcjonalnie przypisać czynnościom, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, z zastrzeżeniem ust. 10.

Zauważyć również należy, że udostępnienie artykułów spożywczych w trakcie spotkań organizowanych przez Gminę ma związek pośredni z wykonywaniem czynności opodatkowanych poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie Urzędu jako całości.

Ponadto, nabywane artykuły wskazane wyżej, nie służą celom osobistym, o których mowa w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2.

Zdaniem Gminy, w związku z ponoszeniem wydatków mieszanych, które w pewnej części są także związane z obszarem działalności Gminy, obejmującym zdarzenia spoza zakresu VAT, nie dochodzi do przekazania towarów lub ich zużycia na cele osobiste Gminy ani jej pracowników, ani też do darowizny.

W związku z powyższym, w sytuacji gdy wskazane wyżej wydatki bieżące, są wykorzystywane zarówno do działalności gospodarczej (czynności opodatkowane i zwolnione od podatku VAT) oraz do celów innych niż działalność gospodarcza (czynności niepodlegające opodatkowaniu) i nie ma możliwości przypisania poniesionych wydatków w całości do działalności gospodarczej, to w celu obliczenia kwoty podatku naliczonego przypisanego do działalności gospodarczej należy zastosować prewspółczynnik, o którym mowa w art. 86 ust. 2a ustawy, a następnie z uwagi na to, że wydatki bieżące służą w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zarówno do czynności opodatkowanych, jak i do czynności zwolnionych od podatku, i nie ma możliwości odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami, w stosunku do których przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, należy również zastosować proporcjonalne odliczenie podatku, zgodnie z art. 90 ust. 2 i 3 ustawy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) – zwanej dalej „ustawą”. W myśl tego przepisu:

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi.

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Należy również podkreślić, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Wyrażoną w cytowanym powyżej art. 86 ust. 1 ustawy generalną zasadę uprawniającą do odliczenia podatku naliczonego, uzupełniają regulacje zawarte w art. 86 ust. 2a-2h tej ustawy.

Na mocy art. 86 ust. 2a ustawy:

Stosownie do treści art. 86 ust. 2b ustawy:

Przepis art. 86 ust. 2c ustawy stanowi, że:

Z postanowień art. 86 ust. 2d ustawy wynika, że:

Na podstawie art. 86 ust. 2g ustawy:

Stosownie do art. 86 ust. 2h ustawy:

Natomiast z art. 86 ust. 22 ustawy wynik, że:

Na podstawie powyższej delegacji, zostało wydane rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2015 r. w sprawie sposobu określania zakresu wykorzystywania nabywanych towarów i usług do celów działalności gospodarczej w przypadku niektórych podatników (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 999), zwane dalej „rozporządzeniem”.

Zgodnie z § 1 i 2 rozporządzenia:

Zakres ww. regulacji obejmuje m.in. jednostki samorządu terytorialnego.

Stosownie do § 2 pkt 8 rozporządzenia:

W myśl § 3 ust. 1 rozporządzenia:

Oznacza to, że w przypadku jednostek samorządu terytorialnego, nie będzie ustalany jeden „całościowy” sposób określenia proporcji dla jednostki samorządu terytorialnego jako osoby prawnej, tylko będą ustalane odrębnie sposoby określenia proporcji dla poszczególnych jednostek organizacyjnych.

Ww. rozporządzenie wprowadza wzory, według których są wyznaczane sposoby określenia proporcji, uznane za najbardziej odpowiadające specyfice wykonywanej przez tych podatników działalności i dokonywanych przez nich nabyć.

Zgodnie z § 3 ust. 2 rozporządzenia:

Na podstawie § 2 pkt 4 rozporządzenia:

Stosownie do § 2 pkt 9 rozporządzenia:

W myśl § 3 ust. 5 rozporządzenia:

Generalną zasadę uprawniającą do odliczenia podatku naliczonego uzupełniają regulacje zawarte w art. 86 ust. 2a i następne oraz art. 90 ustawy.

Przepis art. 86 ust. 2a ustawy odnosi się do sytuacji, gdy podatnik nabywa towary i usługi, przeznaczone do wykorzystywania zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza (z określonymi wyjątkami, które przepis ten wskazuje). Natomiast gdy podatnik w ramach działalności gospodarczej wykonuje czynności opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz zwolnione z opodatkowania, powinien stosować uregulowania zawarte w art. 90 ustawy. Stanowią one uzupełnienie przepisów art. 86 ustawy.

W myśl art. 90 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 90 ust. 2 ustawy:

Stosownie do art. 90 ust. 3 ustawy:

Na podstawie art. 90 ust. 4 ustawy:

Na mocy art. 90 ust. 10 ustawy:

Zgodnie z art. 90 ust. 10a ustawy:

Stosownie do art. 90 ust. 10b ustawy:

Przepisy zawarte w art. 90 ustawy, dotyczące zasad odliczania częściowego, znajdują zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do czynności wykonywanych w ramach działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy. A zatem dotyczą czynności podlegających opodatkowaniu (opodatkowanych i zwolnionych).

Do obowiązków podatnika należy w pierwszej kolejności przypisanie konkretnych wydatków do określonego rodzaju działalności, z którym wydatki te są związane. Podatnik jest zatem zobowiązany do odrębnego określania, z jakim rodzajem działalności będzie związany podatek wynikający z otrzymanych faktur zakupu, czyli dokonania tzw. bezpośredniej alokacji. Każdorazowo zatem, gdy takie wyodrębnienie jest możliwe, podatnikowi przysługuje pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych ze sprzedażą opodatkowaną, przy jednoczesnym braku takiego prawa w stosunku do towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT lub zwolnionych z opodatkowania tym podatkiem.

Powołany wyżej art. 86 ust. 2a ustawy wprost określa, co stanowi kwotę podatku naliczonego w przypadku nabycia towarów i usług, wykorzystywanych zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i do celów innych. Zgodnie z tą normą, w przypadku nabycia towarów i usług, wykorzystywanych zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza (z wyjątkiem wykorzystania na cele osobiste, do których może mieć zastosowanie art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy), w sytuacji gdy przypisanie tych towarów i usług w całości do działalności gospodarczej nie jest możliwe, kwotę podatku naliczonego oblicza się zgodnie ze sposobem określenia zakresu wykorzystywania nabywanych towarów i usług do celów działalności gospodarczej.

Podkreślenia wymaga, że dla stwierdzenia, czy działalność lub transakcja stanowią „cele inne niż związane z działalnością gospodarczą” znaczenie ma, czy mieszczą się one w przedmiocie działalności danej jednostki.

Cele prowadzonej działalności gospodarczej należy rozpatrywać w kontekście definicji działalności gospodarczej, określonej w art. 15 ust. 2 i 3 ustawy. W związku z prowadzeniem działalności gospodarczej u podatnika mogą wystąpić działania czy sytuacje, które nie generują opodatkowania VAT. „Towarzyszą” one działalności gospodarczej i nie stanowią obok niej odrębnego przedmiotu działalności podatnika. Nie podlegają one opodatkowaniu podatkiem VAT, jednakże ich występowanie nie oznacza, że u podatnika występują czynności wykonywane poza działalnością gospodarczą. Za czynności zrównane z czynnościami wykonywanymi w ramach działalności gospodarczej uznaje się także nieodpłatną dostawę towarów lub nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste, w przypadkach o których mowa w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy. Uzasadnia to fakt, że chociaż czynności te z definicji nie mają związku z działalnością gospodarczą, w przypadkach określonych w tych przepisach następuje obowiązek naliczenia VAT. Natomiast przez cele inne, rozumie się sferę działalności danego podmiotu niebędącą działalnością gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 2 i 3 ustawy (przykładowo działalność podmiotu w charakterze organu władzy czy nieodpłatną działalność statutową).

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy:

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 15 ust. 6 ustawy:

Treść powyższych przepisów znajduje odzwierciedlenie w art. 9 ust. 1 Dyrektywy Rady 2006/112/WE z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE.L. Nr 347 z 11 grudnia 2006 r. s. 1 ze zm.), zwanej dalej: Dyrektywą 2006/112/WE Rady, zgodnie z którym:

Natomiast zgodnie z art. 13 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE Rady:

Jak wynika z utrwalonego orzecznictwa TSUE - wyrok w sprawie C-174/14 Saudacor, pkt 51:

Ponadto w wyroku w sprawie C-288/07 Isle of Wight Council, pkt 21, TSUE wskazał:

Podobnie stwierdził TSUE w orzeczeniu w sprawie C-4/89 Comune di Carpaneto Piascentino i inni a Ufficio provinciale imposta sul valore aggiunto di Piacenza:

Oznacza to, że organ władzy publicznej będzie uznany za podatnika podatku od towarów i usług w dwóch przypadkach, tj. gdy wykonuje czynności inne niż te, które mieszczą się w ramach jego zadań oraz gdy wykonuje czynności mieszczące się w ramach jego zadań, ale czyni to na podstawie umów cywilnoprawnych.

Kryterium podziału stanowi charakter wykonywanych czynności: czynności o charakterze publicznoprawnym wyłączają te podmioty z kategorii podatników, natomiast czynności o charakterze cywilnoprawnym skutkują uznaniem tych podmiotów za podatników podatku od towarów i usług, a realizowane przez nie odpłatne dostawy towarów i świadczenie usług podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Z powołanych wyżej przepisów wynika zatem, że jednostki samorządu terytorialnego są podatnikami podatku od towarów i usług jedynie w zakresie wszelkich czynności, które mają charakter cywilnoprawny, tzn. są przez nie realizowane na podstawie umów cywilnoprawnych. Będą to zatem wszystkie realizowane przez te jednostki (urzędy) czynności w sferze ich aktywności cywilnoprawnej, np. czynności sprzedaży, zamiany (nieruchomości i ruchomości), wynajmu, dzierżawy itp., umów prawa cywilnego (nazwanych i nienazwanych).

W świetle wskazanych unormowań jednostki samorządu terytorialnego na gruncie podatku od towarów i usług występować mogą w dwoistym charakterze:

·         podmiotów niebędących podatnikami, gdy realizują zadania nałożone na nich odrębnymi przepisami prawa, oraz

·         podatników podatku od towarów i usług, gdy wykonują czynności na podstawie umów cywilnoprawnych.

Kryterium podziału stanowi charakter wykonywanych czynności: czynności o charakterze publicznoprawnym wyłączają te podmioty z kategorii podatników, natomiast czynności o charakterze cywilnoprawnym skutkują uznaniem tych podmiotów za podatników podatku od towarów i usług, a realizowane przez nie odpłatne dostawy towarów i świadczenie usług podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Zatem Gmina wykonując we własnym imieniu i na własny rachunek czynności spełniające definicję działalności gospodarczej, określonej w art. 15 ust. 2 ustawy, działa w charakterze podatnika.

Należy podkreślić, że z uwagi na swą specyfikę jednostki samorządu terytorialnego nie są podmiotami zrównanymi z komercyjnymi przedsiębiorcami. Powyższe wynika chociażby z racji uprzywilejowania tych jednostek poprzez treść art. 15 ust. 6 ustawy nieuznawania ich za podatnika w określonych okolicznościach, tj. w przypadku działania w charakterze organu władzy publicznej, którego przymiotu komercyjny przedsiębiorca nie posiada i którego działalność, co do zasady, jest opodatkowana w całości. Z tego też względu rozpatrując w zakresie podatku kwestie uprawnień i obowiązków podmiotów, takich jak jednostki samorządu terytorialnego, należy mieć na względzie okoliczność, że podmioty te – co do zasady – w odniesieniu do niektórych czynności występują jako organ władzy publicznej i nie są uznawane za podatników.

Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1153 ze zm.):

Jak stanowi art. 6 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym:

Z powyższych przepisów jednoznacznie wynika, że gmina działa w charakterze podatnika podatku VAT, gdy wykonuje we własnym imieniu i na własny rachunek czynności spełniające definicję działalności gospodarczej, określonej w art. 15 ust. 2 ustawy.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy od wydatków związanych z zakupem artykułów spożywczych takich jak: woda, kawa, herbata, cukier, mleko, jak również części zamiennych i eksploatacyjnych, a także środków do konserwacji ekspresu do kawy przysługuje Państwu prawo do częściowego odliczenia podatku naliczonego z zastosowaniem sposobu określenia proporcji, o którym mowa w art. 86 ust. 2a ustawy, a następnie proporcji sprzedaży, o której mowa w art. 90 ust. 3 ustawy.

Jak wskazano wyżej, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawa o podatku od towarów i usług ustanawia zasadę tzw. niezwłocznego odliczenia podatku naliczonego, która wyraża się tym, że podatnik, aby skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego nie musi czekać aż nabyty towar lub usługa zostaną odsprzedane lub efektywnie wykorzystane na potrzeby działalności opodatkowanej. Istotna jest intencja nabycia – jeśli dany towar (usługa) ma służyć wykonywaniu czynności opodatkowanych wówczas – po spełnieniu wymienionych w art. 86 ustawy wymogów formalnych – odliczenie jest prawnie dozwolone. Natomiast, prawo to nie przysługuje – nawet gdy określone wcześniej warunki są spełnione – w sytuacji wystąpienia przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy.

Biorąc pod uwagę, że prawo do odliczenia powinno być realizowane natychmiast po powstaniu podatku naliczonego, decydujące znaczenie dla oceny istnienia prawa do odliczenia będzie miał zamierzony (deklarowany) związek podatku naliczonego z czynnościami opodatkowanymi. Związek ten może mieć charakter bezpośredni lub pośredni.

O związku bezpośrednim dokonywanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy nabywane towary służą, np. dalszej odsprzedaży (towary handlowe) lub też nabywane towary i usługi są niezbędne do wytworzenia towarów lub usług będących przedmiotem dostawy. Bezpośrednio wiążą się z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika.

Natomiast o pośrednim związku nabywanych towarów i usług z działalnością przedsiębiorcy można mówić wówczas, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa – mają pośredni związek z działalnością gospodarczą, a tym samym z osiąganym przez podatnika obrotem opodatkowanym. Aby jednak można było wskazać, że określone zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością podmiotu, istnieć musi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług a powstaniem obrotu. O pośrednim związku dokonanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania obrotu przez podatnika, np. poprzez ich odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości, przyczynia się do generowania przez podmiot obrotu.

Powyższe regulacje oznaczają, że aby stwierdzić, czy podatnikowi podatku od towarów i usług przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, należy zbadać wyłącznie związek ponoszonych wydatków z wykonywanymi przez podatnika czynnościami opodatkowanymi, przy czym związek ten musi mieć charakter niewątpliwy, lecz niekoniecznie bezpośredni. Podatnik musi jednak wykazać związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Istnienie związku między nabywanymi towarami i usługami a transakcjami opodatkowanymi podatnika jest traktowane jako niezbędny wymóg powstania prawa do odliczenia podatku również w Dyrektywie 2006/112/WE Rady. Stanowisko powyższe znajduje również potwierdzenie w orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

W orzeczeniu z 6 kwietnia 1995 r. (w sprawie C-4/94, BLP Group plc v. Commissioners of Customs & Excise), TSUE stwierdził, że powstanie prawa do odliczenia podatku jest uzależnione od bezpośredniego i niezwłocznego związku z transakcjami opodatkowanymi (ang. direct and immediate link with the taxable transactions). Także w wyroku z 8 czerwca 2000 r. (w sprawie C-98/98, Commissioners of Customs and Excise a Midland Bank plc), TSUE nie miał wątpliwości, że art. 2 Pierwszej Dyrektywy i art. 17 ust. 2, 3 i 5 Szóstej Dyrektywy w sprawie harmonizacji ustawodawstw Państw Członkowskich w odniesieniu do podatków obrotowych należy interpretować w taki sposób, aby warunkiem odliczenia przez podatnika VAT oraz podstawą do ustalenia zakresu tego prawa było zasadniczo istnienie bezpośredniego związku pomiędzy daną transakcją nabycia a daną transakcją (lub transakcjami) sprzedaży, uprawniającymi do dokonania odliczenia. Ponadto Trybunał w wyroku z dnia 13 marca 2008 r. w sprawie C-437/06 Securenta przesądził, że w sytuacji gdy podatnik wykonuje działalność gospodarczą i działalność niemającą charakteru gospodarczego, prawo do odliczenia z tytułu ewentualnych wydatków jest dopuszczalne jedynie w zakresie, w jakim wydatki te można przyporządkować działalności gospodarczej podatnika.

W orzeczeniu z 27 września 2001 r. w sprawie CIBO Participations S.A. (C-16/00) Trybunał doszedł do wniosku, że aby możliwe było odliczenie VAT naliczonego, musi istnieć bezpośredni związek pomiędzy wydatkiem a sprzedażą opodatkowaną VAT, co oznacza, że wydatek musi stanowić element kosztowy sprzedaży opodatkowanej. Niemniej TSUE stwierdził, że wydatki na doradztwo związane z procesem przejmowania spółek zależnych przez CIBO stanowią koszty ogólne, mające związek z działalnością opodatkowaną tej spółki.

W świetle powyższego orzecznictwa TSUE należy stwierdzić, że kierując się wykładnią dokonywaną w zgodzie z zasadami VI Dyrektywy (od 1 stycznia 2007 r. – Dyrektywy 2006/112/WE), na gruncie art. 86 ust. 1 ustawy, podobnie jak i art. 17(2)(3) i (5) VI Dyrektywy (art. 167 i nast. Dyrektywy 2006/112/WE) należy przyjąć – co do zasady – że niezbędnym warunkiem odliczenia VAT jest istnienie bezpośredniego związku pomiędzy zakupami (wydatkami), a konkretną transakcją opodatkowaną. Wydatki te powinny stanowić część składową kosztów świadczenia, uwzględnioną w cenie. Jednak brak takiej konkretnej transakcji opodatkowanej nie musi zawsze prowadzić do utraty prawa do odliczenia VAT.

W przypadku bowiem wydatków zaliczanych do tzw. kosztów ogólnych wprawdzie nie istnieje bezpośredni związek pomiędzy zakupem tych towarów i usług, a sprzedażą opodatkowaną, lecz w sytuacji gdy stanowią one element cenotwórczy produktów podatnika, pozostając w ten sposób w pośrednim związku z jego opodatkowaną działalnością gospodarczą, prawo do odliczenia z tytułu tych zakupów (wydatków) powinno przysługiwać podatnikowi w takim zakresie, w jakim ogólna działalność daje prawo do odliczenia VAT.

Zatem niezbędnym warunkiem prawa do odliczenia VAT jest istnienie związku pomiędzy zakupami a konkretną transakcją opodatkowaną. Prawo do odliczenia podatku naliczonego powinno przysługiwać podatnikowi w takim zakresie, w jakim działalność podatnika daje to prawo. Aby odliczenie podatku było dopuszczalne, transakcja powodująca naliczenie podatku winna pozostawać w ścisłym związku z transakcjami, które rodzą prawo do odliczenia. W ten sposób prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego przy nabyciu towarów i usług zakłada, że poczynione wydatki stanowią element cenotwórczy transakcji obciążonych podatkiem należnym, rodzącym prawo do jego odliczenia.

Jak wskazali Państwo we wniosku:

·    Gmina jest czynnym, zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług;

·    w ramach prowadzonej działalności gospodarczej oraz wykonywanych zadań publicznych Gmina dokonuje zakupów artykułów spożywczych takich jak: woda, kawa, herbata, cukier, mleko;

·    Gmina nabywa również części zamienne i eksploatacyjne, a także środki do konserwacji ekspresu do kawy;

·    ponoszone w związku z funkcjonowaniem Urzędu Gminy wydatki bieżące służą wykonywaniu przez Gminę czynności zarówno opodatkowanych, zwolnionych, jak i niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT;

·    faktury dokumentujące ponoszone koszty wystawiane są na Gminę;

·    ww. artykuły spożywcze udostępniane są podczas narad pracowniczych, spotkań z kontrahentami, przedsiębiorcami, inwestorami, przedstawicielami instytucji publicznych oraz innymi podmiotami współpracującymi z Gminą, a także w trakcie przyjmowania gości przez Wójta;

·    artykuły takie jak woda, kawa, herbata, mleko, cukier są udostępniane pracownikom w pomieszczeniach socjalnych Urzędu w trakcie wykonywania obowiązków służbowych;

·    wydatki na zakup wskazanych artykułów oraz utrzymanie ekspresu do kawy pozostają w pośrednim związku z czynnościami opodatkowanymi VAT wykonywanymi przez Gminę na podstawie umów cywilnoprawnych;

·    wydatki te mogą pozostawać w pośrednim związku z czynnościami wykonywanymi przez Gminę, które korzystają ze zwolnienia z podatku VAT takie jak na przykład niektóre usługi w zakresie wynajmu lokali mieszkalnych na cele mieszkaniowe;

·    związek wskazanych wydatków z czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu podatkiem VAT dotyczy w szczególności zadań wykonywanych przez Gminę w charakterze organu władzy publicznej. W ramach realizacji tych zadań organizowane są narady pracownicze, spotkania służbowe oraz przyjmowani są interesanci, co również wiąże się z wykorzystaniem zakupionych artykułów spożywczych oraz eksploatacją ekspresu do kawy. Dotyczy to postępowań administracyjnych, wydawania decyzji administracyjnych, obsługi mieszkańców w sprawach podatków lokalnych, ewidencji ludności, gospodarki przestrzennej;

·    związek ponoszonych przez Gminę wydatków dotyczących zakupu artykułów spożywczych takich jak woda, kawa, herbata, cukier i mleko, jak również części zamiennych i eksploatacyjnych oraz środków do konserwacji ekspresu do kawy, z czynnościami opodatkowanymi, zwolnionymi oraz niepodlegającymi opodatkowaniu podatkiem VAT polega na kwalifikacji tych wydatków jako kosztów ogólnych funkcjonowania Urzędu. Wydatki te są ponoszone w związku z działalnością prowadzoną przez Gminę w różnych obszarach;

·    zakup tych artykułów oraz utrzymanie ekspresu do kawy służy zapewnieniu prawidłowej organizacji pracy Urzędu. Służą one do obsługi spotkań służbowych, narad pracowniczych czy spotkań z podmiotami zewnętrznymi. Spotkania te dotyczą zarówno czynności o charakterze cywilnoprawnym wykonywanych przez Gminę, jak i zadań publicznych realizowanych przez Gminę jako organ władzy publicznej;

·    artykuły spożywcze oraz utrzymanie ekspresu do kawy służą zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania Urzędu, w którym wykonywane są wszystkie wskazane rodzaje czynności, co powoduje że wydatki te mają charakter ogólny i pośredni;

·    zapewnienie pracownikom wody wynika z art. 232 Kodeksu Pracy i art. 112 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 sierpnia 2003 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy;

·    wskazane wydatki mają charakter kosztów ogólnych związanych z organizacją pracy Urzędu, które nie mogą być przypisane bezpośrednio do konkretnej czynności czy rodzaju działalności. Służą one zapewnieniu odpowiednich warunków pracy pracowników oraz właściwej obsługi spotkań i kontaktów służbowych prowadzonych w ramach działalności Gminy. Z tego względu należy uznać, że pozostają one w pośrednim związku z całokształtem działalności Gminy realizowanej za pośrednictwem Urzędu;

·    Gmina może wyodrębnić kawę, mleko, cukier i inne środki spożywcze (oprócz wody) na potrzeby komisji, sesji i innych spotkań organizowanych przez Radę Gminy. Nie ma natomiast możliwości wyodrębnienia kwoty za wodę, kawę, mleko czy cukier zakupionych na potrzeby Urzędu, ponieważ zakupy te realizowane są na potrzeby całego Urzędu;

·    ekspres do kawy znajduje się w pomieszczeniu socjalnym i jest wykorzystywany przez wszystkich pracowników Urzędy Gminy. Wykorzystywany jest zarówno przez pracowników podczas ich pracy służbowej jak i w czasie spotkań organizowanych przez Wójta i pracowników z osobami z zewnątrz.

W odniesieniu do udostępnianych pracownikom produktów takich, jak: woda, cukier, kawa, herbata, mleko wskazać należy, że jak wynika z art. 232 Kodeksu Pracy z dnia 26 czerwca 1974 r. (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.):

Z kolei na podstawie § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t. j. Dz. U. z 2003 r. Nr 169 poz. 1650 ze zm.):

We wniosku wskazali Państwo, że na podstawie powyższych przepisów są Państwo zobowiązani do zapewnienia pracownikom jedynie wody.

Natomiast z wniosku wynika, że udostępniają Państwo pracownikom artykuły, takie jak: woda, kawa, herbata, mleko, cukier w pomieszczeniach socjalnych Urzędu w trakcie wykonywania ich obowiązków służbowych.

W związku z powyższym należy ustalić, czy udostępniają Państwo powyższe artykuły spożywcze pracownikom na ich cele osobiste. Wskazać należy, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie definiują pojęcia potrzeb osobistych. Za Słownikiem Języka Polskiego uznać należy, że potrzebami osobistymi są takie potrzeby, które dotyczą danej osoby i które są jej potrzebami prywatnymi, tj. potrzebami niezwiązanymi z prowadzoną przez tę osobę działalnością gospodarczą, statusem pracownika czy pełnioną funkcją. Zatem można przyjąć, że potrzebami osobistymi są te, których realizacja nie jest związana ze stosunkiem pracy, a zatem potrzeby osobiste to te, których zaspokojenie wynika z dobrej woli pracodawcy.

Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku z 11 grudnia 2008 r. w sprawie C-371/07 Danfoss i AstraZeneca zaznaczył, że:

Biorąc pod uwagę przytoczone powyżej uregulowania prawne należy stwierdzić, że udostępnienie przez Państwa pracownikom produktów takich, jak: woda, kawa, herbata, mleko, cukier w pomieszczeniach socjalnych Urzędu w opisanej sytuacji, nie jest przekazaniem towarów na cele osobiste pracowników. Konieczność zapewnienia napojów, nie tylko wody, przez Państwa swoim pracownikom w czasie pracy wynika bezpośrednio z przepisów powołanego przez Państwa rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zatem nabywane przez Gminę artykuły spożywcze, tj. woda, kawa, herbata, mleko, cukier, przeznaczone do zużycia przez pracowników w związku z przepisami BHP, mają związek działalnością Gminy, bowiem spożywane są na terenie Urzędu w godzinach pracy przez pracowników, w celu prawidłowego funkcjonowania Urzędu.

Zaznaczenia jednak wymaga, jak już wskazano powyżej, z uwagi na swą specyfikę, jednostki samorządu terytorialnego nie są podmiotami zrównanymi z komercyjnymi przedsiębiorcami. Z tego też względu, rozpatrując w zakresie podatku VAT kwestie uprawnień i obowiązków podmiotów takich, jak jednostki samorządu terytorialnego, należy mieć na względzie okoliczność, że podmioty te – co do zasady – w odniesieniu do większości swych zadań występują jako organ władzy publicznej i nie są uznawane za podatników stosownie do ww. art. 15 ust. 6 ustawy.

W rozpatrywanej sprawie wbrew Państwa stwierdzeniu, że – zakupione artykuły należą do wydatków ogólnych i są w pośrednim związku z czynnościami opodatkowanymi, czy zwolnionymi od podatku wykonywanymi przez Gminę – należy wskazać, że powyższe wydatki stanowią znikomy związek z czynnościami opodatkowanymi i zwolnionymi od podatku, jak również nie mają bezpośredniego wpływu na powodzenie podpisywanych przez Gminę umów cywilnoprawnych zawieranych w związku z prowadzeniem przez Wójta spotkań z potencjalnymi kontrahentami.

Zaznaczenia wymaga, że sami Państwo wskazali:

·     Zakupione artykuły są w pośrednim związku z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez Gminę,

·    Wydatki na zakup wskazanych artykułów oraz utrzymanie ekspresu do kawy pozostają w pośrednim związku z czynnościami opodatkowanymi VAT wykonywanymi przez Gminę na podstawie umów cywilnoprawnych,

·    Wydatki te mogą również pozostawać w pośrednim związku z czynnościami wykonywanymi przez Gminę, które korzystają ze zwolnienia od podatku VAT takie jak na przykład niektóre usługi w zakresie wynajmu lokali mieszkalnych na cele mieszkaniowe.

Co istotne wskazują Państwo, że związek wskazanych wydatków z czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu podatkiem VAT dotyczy w szczególności zadań wykonywanych przez Gminę w charakterze organu władzy publicznej. W ramach realizacji tych zadań organizowane są narady pracownicze, spotkania służbowe oraz przyjmowani są interesanci, co również wiąże się z wykorzystaniem zakupionych artykułów spożywczych oraz eksploatacją ekspresu do kawy. Dotyczy to postępowań administracyjnych, wydawania decyzji administracyjnych, obsługi mieszkańców w sprawach podatków lokalnych, ewidencji ludności, gospodarki przestrzennej. W takich przypadkach artykuły spożywcze oraz utrzymanie ekspresu do kawy służą zapewnieniu prawidłowej organizacji pracy Urzędu i pozostają w związku z czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu podatkiem VAT.

Podkreślenia raz jeszcze wymaga, że nie każdy zaistniały rodzaj powiązania o charakterze pośrednim z dokonywaniem świadczeń opodatkowanych, lecz oczywistość oraz bezpośredniość tego powiązania z dokonywaną przez podatnika sprzedażą opodatkowaną, może dopiero dawać uprawnienie do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy.

Zauważyć bowiem należy, że jeżeli wydatki mają bezpośredni związek z czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu podatkiem VAT, to ewentualne doszukiwanie się pośredniego ich wpływu na działalność opodatkowaną VAT nie może prowadzić do zmiany ich kwalifikacji z punktu widzenia możliwości zastosowania odliczenia. Taki związek jest bowiem zbyt nieuchwytny, mało konkretny w porównaniu do wyraźnego i jednoznacznego związku tych wydatków z czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu podatkiem VAT. Zatem, nie każdy zaistniały rodzaj powiązania o charakterze pośrednim daje uprawnienie do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W omawianej sprawie warunki wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy, uprawniające do odliczenia nie są spełnione, gdyż dokonując wydatków związanych z zakupem przez Gminę artykułów spożywczych takich jak: woda, kawa, herbata cukier i mleko oraz wydatków związanych z zakupem części zamiennych i eksploatacyjnych, a także środków do konserwacji ekspresu do kawy, nie działają Państwo w charakterze podatnika VAT, a powyższe wydatki bezpośrednio nie generują sprzedaży opodatkowanej, czy zwolnionej od podatku. Gmina, w związku z powyższymi wydatkami nie wykonuje żadnych czynności w ramach działalności gospodarczej, w szczególności zakup powyższych artykułów nie ma bezpośredniego wpływu na działalność opodatkowaną, czy zwolnioną od podatku Gminy.

Zaznaczenia bowiem wymaga, że w rozpatrywanej sprawie podstawowa działalność Urzędu Gminy w opisanej we wniosku sytuacji bezsprzecznie związana jest z działalnością Gminy jako organu władzy publicznej, wykonującego czynności o charakterze władczym, które związane są z realizacją zadań nałożonych przepisami prawa, do realizacji których Gmina została powołana.

Nie ulega bowiem wątpliwości, iż istotą funkcjonowania Gminy nie jest prowadzenie działalności gospodarczej w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy, a zatem wydatki o charakterze ogólnym nie mogą być traktowane analogicznie jak koszty ogólne podatnika, stanowiące w jego przypadku element cenotwórczy dostarczanych przez niego towarów i usług. Należy rozróżnić okoliczności odbywania spotkań przez Wójta Gminy oraz różnego typu spotkań typowego przedsiębiorcy, który koszty ponoszone na te działania zalicza do kosztów ogólnych, służących czynnościom opodatkowanym VAT.

Należy zaznaczyć, że w analizowanym przypadku związek powyższych wydatków z prowadzoną przez Gminę działalnością gospodarczą (opodatkowaną, czy zwolnioną od podatku) nie jest bezpośredni i jednoznaczny, a tylko taki pozwalałby na zrealizowanie przez Gminę prawa do odliczenia z faktur dokumentujących ww. wydatki. Fakt że ww. wydatki są udostępniane podczas spotkań Wójta z kontrahentami, przedsiębiorcami, najemcami, dzierżawcami czy potencjalnymi inwestorami nie ma związku z tym czy np. potencjalny inwestor, czy kontrahent zawrze z Gminą umowę cywilnoprawną. W związku z powyższym w omawianej sprawie nie wystąpi związek przyczynowo-skutkowy, który decydowałby o prawie do odliczenia podatku związanego z ww. wydatkami.

W konsekwencji powyższego – w oparciu o przepis art. 86 ust. 1 ustawy – Gminie nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego związanego z wydatkami związanymi z zakupem artykułów spożywczych takich jak: woda, kawa, herbata cukier i mleko oraz zakupem części zamiennych i eksploatacyjnych, a także środków do konserwacji ekspresu do kawy.

Podsumowanie

Gmina nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących zakup artykułów spożywczych takich jak: woda, kawa, herbata cukier i mleko oraz wydatków związanych z zakupem części zamiennych i eksploatacyjnych, a także środków do konserwacji ekspresu do kawy.

Tym samym Państwa stanowisko uznałem za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej:

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem sprawy podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie stanu faktycznego. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

W interpretacji udzielono odpowiedzi w zakresie zadanego pytania. Inne kwestie nieobjęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa – rozpatrzone.

Ta interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy, co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·  Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·         Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·    w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·    w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.