Interpretacja 0112-KDIL1-2.4012.289.2025.2.SN

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 maja 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 15 maja 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy opodatkowania podatkiem VAT i udokumentowania fakturą czynności wykonywanych przez pracowników zatrudnionych przez Gminę do obsługi nieruchomości na rzecz poszczególnych współwłaścicieli i użytkowników tej nieruchomości.

Uzupełnili go Państwo pismem z 20 czerwca 2025 r. (wpływ 20 czerwca 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Gmina (dalej: Gmina lub Wnioskodawca) jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku VAT i jako jednostka samorządu terytorialnego wykonuje zadania nałożone na nią odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których została powołana. Zdecydowana większość z tych zadań jest realizowana przez Gminę w ramach reżimu publicznoprawnego, niemniej wybrane czynności są wykonywane na podstawie zawieranych umów cywilnoprawnych, w związku z czym zaliczane są do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Urząd Miejski w (…) (dalej: Urząd) jest jednostką budżetową Gminy, nie posiadającą osobowości prawnej. Siedziba Urzędu znajduje się w budynku na nieruchomości stanowiącej współwłasność:

· Powiatu (…) – udział (…),

· Gminy – udział (…),

· Skarbu Państwa – udział (…), oddany w trwały zarząd A.,

· osób fizycznych – (…).

Budynek użytkowany jest przez Starostwo Powiatowe w (…) (jednostka budżetowa Powiatu (…)), Urząd, A., B. oraz osoby fizyczne, będące współwłaścicielami budynku.

W roku 2002 użytkownicy budynku zawarli umowy, których przedmiotem było określenie zasad rozliczania pomiędzy Gminą, a nimi kosztów ponoszonych z tytułu utrzymania budynku.

Gmina:

1. zatrudnia na podstawie umowy o pracę pracowników gospodarczych i administracyjnych zajmujących się utrzymaniem całego obiektu, tj. np. bieżącymi naprawami, utrzymaniem i porządkowaniem terenu, rozliczeniami i sprawami administracyjnymi;

2. dokonuje zakupu mediów: woda, prąd, ciepło, dla całego obiektu – zawiera umowy z dostawcami i w całości opłaca faktury otrzymane od dostawców,

3. dokonuje zakupu usług niezbędnych do funkcjonowania obiektu: usługi odprowadzania ścieków, wód opadowych i roztopowych, odbioru i zagospodarowania odpadów, usługi remontowe i konserwacyjne oraz zakupu materiałów niezbędnych do utrzymania obiektu.

Pozostali współwłaściciele nie zatrudniają pracowników do obsługi nieruchomości, a całość prac związanych z administrowaniem i utrzymaniem budynku wykonują pracownicy Urzędu.

Nabywcą towarów i usług wymienionych w pkt 2 i 3 jest Gmina, a pracodawcą pracowników, o których mowa w pkt 1 jest Urząd.

Koszty wynagrodzeń ponoszone są na podstawie list płac wynagrodzeń pracowników, a koszty zakupu mediów, towarów i usług dokumentowane są fakturami VAT, wystawionymi na Gminę przez dostawców.

Na podstawie zawartych umów, do (…) 2025 r. współwłaściciele nieruchomości ponosili przypadające na nich:

1. Koszty administracyjne ustalone ryczałtowo w stałej wartości miesięcznej, obliczone jako suma poniesionych przez Gminę w roku poprzednim kosztów wynagrodzeń pracowników zatrudnionych do utrzymania obiektu oraz poniesionych kosztów zakupu towarów i usług (poza kosztami mediów, odbioru ścieków i wywozu nieczystości stałych), pomnożonymi przez odpowiedni wskaźnik odpowiadający procentowemu udziałowi w całkowitej powierzchni użytkowej budynku i podzielonymi przez 12 miesięcy. Współwłaściciele byli obciążani kosztami administracyjnymi na podstawie faktur VAT, wystawianych co miesiąc przez Gminę ze stawką VAT 23%.

2. Część kosztów zakupu mediów (woda, energia elektryczna, ciepło, odbiór ścieków, wywóz nieczystości stałych) w wysokości odpowiadającej procentowemu udziałowi w całkowitej powierzchni użytkowej budynku powierzchni na podstawie refaktur wystawianych przez Gminę w oparciu o otrzymane od dostawców faktury za zakup mediów z zachowaniem obowiązujących stawek VAT wskazanych na fakturach.

Udział procentowy poszczególnych użytkowników w całkowitej powierzchni użytkowej budynku, wg którego ponoszą oni koszty utrzymania budynku przedstawia się następująco:

· Powiat (…) – (…)%,

· Gmina – (…)%,

· A. – (…)%,

· B. – (…)%,

· osoby fizyczne – (…)%.

Od (…) 2025 r. współwłaściciele nieruchomości zdecydowali o zmianie sposobu rozliczeń kosztów dotyczących utrzymania nieruchomości.

Gmina dalej administruje budynkiem i ponosi koszty zatrudnienia pracowników, dokonuje zakupu mediów: woda, prąd, ciepło oraz dokonuje zakupu towarów i usług niezbędnych do funkcjonowania obiektu: usługi odprowadzania ścieków, wód opadowych i roztopowych, odbioru i zagospodarowania odpadów, usługi remontowe i konserwacyjne.

Jednak, z uwagi na dynamikę wzrostu kosztów wynagrodzeń pracowników odstąpiono od rozliczania kosztów administracyjnych ryczałtowo, w oparciu o koszty roku poprzedniego, ale zdecydowano o bieżącym obciążaniu współwłaścicieli przypadającą na nich (wg procentowego udziału w powierzchni użytkowej budynku) częścią wynagrodzeń pracowników.

Pozostałe koszty ponoszone przez Gminę na podstawie otrzymywanych od dostawców faktur będą refakturowane na bieżąco na rzecz poszczególnych współwłaścicieli, zgodnie z ich udziałem, z zachowaniem stawki VAT wskazanej na fakturach.

Uzupełnienie opisu stanu faktycznego

1. Symbol Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych (PKOB) dla nieruchomości położonej przy ul. (…) to: grupa 122, klasa – 1220 (klasa obejmuje budynki wykorzystywane jako miejsce pracy dla działalności biura, sekretariatu lub innych o charakterze administracyjnym, np. budynki banków, urzędów, urzędów miejskich, gminnych, ministerstw, itp. lokali administracyjnych).

2. Gmina zatrudnia na podstawie umowy o pracę pracowników, którzy wykonują czynności w ramach obsługi nieruchomości. Rozliczeniu z poszczególnymi użytkownikami wspólnie użytkowanego budynku przy ul. (…) podlegają koszty zatrudnienia pracownika administracyjnego ((…) etatu), a także składające się na wynagrodzenie (…) robotników ((…) x 1 etat).

Czynności wykonywane przez pracowników zatrudnionych przez Gminę do obsługi nieruchomości, których koszty zatrudnienia ponoszą użytkownicy nieruchomości:

1) Wykonywanie zadań porządkowych wokół budynku Urzędu przy ul. (…) w szczególności:

a) w okresie zimowym odśnieżanie i posypywanie piaskiem oraz dbałość o właściwy stan nawierzchni ciągów komunikacyjnych i parkingu,

b) w okresie letnim:

· pielęgnacja zieleni: trawników, rabat kwiatowych i krzewów,

· sprzątanie liści, koszenie trawy, zamiatanie,

c) utrzymanie w czystości schodów zewnętrznych budynku.

2) Konserwacja i wykonywanie nieskomplikowanych prac naprawczych w budynku i wokół budynku Urzędu w częściach wspólnych oraz utrzymywanie podstawowego sprzętu gospodarczego w należytym stanie technicznym.

3) Zadania administracyjno-gospodarcze w budynku Urzędu przy ul. (…):

a) realizacja zadań z zakresu prawidłowej eksploatacji budynku administracyjnego m.in. zabezpieczenie ogrzewania, dostaw wody, odbioru odpadów komunalnych, konserwacja wyposażenia, odprowadzania wód opadowych lub roztopowych, przeglądy okresowe instalacji, świadectwa energetyczne budynku, prowadzenie książek obiektów budowlanych,

b) rozliczania kosztów ponoszonych z tytułu dostaw następujących towarów: energii elektrycznej, wody, energii cieplnej i wynikających ze świadczenia następujących usług: odprowadzania ścieków i wywozu nieczystości stałych, odprowadzania wód opadowych lub roztopowych, monitorowania i ochrony obiektu oraz inne koszty utrzymania budynku oraz rozliczenia kosztów zatrudnienia pracowników zatrudnionych do obsługi nieruchomości,

c) prowadzenie spraw zabezpieczenia mienia Urzędu,

d) koordynowanie prac remontowych części wspólnych w Urzędzie,

e) prowadzenie rejestru faktur w zakresie prowadzonych zadań, opisywanie ich, rozliczanie i ewidencjonowanie w systemie księgowym.

4) Przeprowadzanie procedur przetargowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

5) Świadczenie pomocy prawnej w ramach zadań objętych umową.

6) Księgowanie dowodów księgowych (faktury dochodowe i wydatkowe), sporządzanie sprawozdawczości.

7) Dokonywanie przelewów bankowych.

8) Rozliczanie wynagrodzeń pracowników związanych z administrowaniem i utrzymaniem budynku, składek ZUS oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.

9) Nadzór nad pracownikami wykonującymi zadania w ramach zawartej umowy.

Czynności wykonywane przez zatrudnionych robotników dotyczą utrzymania części wspólnych nieruchomości (hole, korytarze, ciągi komunikacyjne, teren wokół budynku).

3. W odpowiedzi na pytanie oznaczone w wezwaniu nr 3 o treści „Z jakiej umowy wynika świadczenie ww. czynności związanych z obsługą nieruchomości?” Gmina wskazała, że zawarła z użytkownikami nieruchomości umowy określające zasady rozliczania pomiędzy Gminą, a użytkownikami kosztów ponoszonych z tytułu utrzymania budynku administracyjnego:

1) Umowa zawarta (…) 2002 r. dotycząca zasad rozliczania kosztów ponoszonych z tytułu utrzymania budynku administracyjnego w (…) przy ulicy (…) wraz ze zm. pomiędzy Powiatem (…) a Gminą wraz z aneksami.

2) Umowa zawarta (…) 2020 r. dotycząca zasad rozliczania kosztów ponoszonych z tytułu utrzymania budynku administracyjnego w (…) przy ulicy (…) ze zm. pomiędzy Z.W. zam. (…), nr NIP (…) a Gminą wraz z aneksami.

3) Umowa zawarta (…) 2002 r. dotycząca zasad rozliczania kosztów ponoszonych z tytułu utrzymania budynku administracyjnego w (…) przy ulicy (…) ze zm. pomiędzy A. a Gminą wraz z aneksami.

4) Umowa zawarta (…) 2002 r. dotycząca zasad rozliczania kosztów ponoszonych z tytułu utrzymania budynku administracyjnego w (…) przy ulicy (…) ze zm. pomiędzy B. w związku z umową użyczenia pomieszczeń biurowych zawartą (…) 1999 r. ze zm. pomiędzy B. a Urzędem wraz z aneksami.

Zawarte umowy regulują:

· sposób rozliczania kosztów ponoszonych z tytułu energii elektrycznej, wody, gazu, odprowadzania ścieków, wywozu nieczystości stałych, odprowadzania wód opadowych i roztopowych, monitorowania i ochrony obiektu oraz innych kosztów utrzymania budynku (wg udziału procentowego w powierzchni użytkowej budynku),

· sposób rozliczenia kosztów zatrudnienia pracowników wykonujących czynności w ramach obsługi nieruchomości wspólnie użytkowanego budynku przy ul. (…),

· tryb i sposób informowania o ponoszonych kosztach,

· zasady płatności kosztów ponoszonych przez poszczególnych użytkowników.

4. Działania Gminy wynikające z umów opisanych w punkcie 3 ograniczają się do czynności służących rozliczaniu kosztów ponoszonych z tytułu utrzymania budynku administracyjnego i obejmują zadania służące do realizacji przedmiotowych umów.

Gmina jest stroną umów zawieranych z dostawcami na zakup energii elektrycznej, wody, energii cieplnej i wynikających ze świadczenia następujących usług: odprowadzania ścieków i wywozu nieczystości stałych, odprowadzania wód opadowych lub roztopowych, monitorowania i ochrony obiektu dla całego budynku przy ul. (…).

Jednak każdy ze współwłaścicieli ma prawo do zarządzania swoją częścią nieruchomości w sposób niezależny. Współwłaściciele mogą podejmować decyzje dotyczące remontów i modernizacji swojej części nieruchomości, a koszty takich działań ponoszą indywidualnie. Każdy ze współwłaścicieli może podejmować prace remontowe, konserwatorskie itp. na swojej części odrębnie.

Gmina nie jest zarządcą nieruchomości w rozumieniu art. 184a ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Ponieważ Gmina jest podmiotem posiadającym największy udział w powierzchni użytkowej budynku przyjęto, że to Gmina dokonuje zakupu mediów i usług dla całego budynku. Taka sytuacja wynika również z uwarunkowań historycznych, gdzie przed powstaniem gmin w roku 1990 Urząd administrował budynkiem, a po reformie samorządowej z roku 1998 i powstaniu Powiatu (…) dalej wykonywał czynności administrowania budynkiem.

Obecnie zawarte umowy opisane w punkcie 3 nie wskazują wprost obowiązków Gminy w zakresie zawarcia umów na dostawy mediów i usług dla budynku, a wskazują jedynie na sposób rozliczeń kosztów i zakres czynności wykonywanych przez zatrudnionych pracowników na rzecz obsługi nieruchomości.

5. Osoby fizyczne, będące współwłaścicielami nieruchomości są podatnikami podatku od towarów i usług.

6. Pozostałe podmioty będące użytkownikami nieruchomości:

· Powiat (…) – współwłaściciel posiadający udział (…) jest podatnikiem podatku od towarów i usług,

· A., który otrzymał w trwały zarząd udział w nieruchomości (…) stanowiący własność Skarbu Państwa – Gmina nie posiada informacji o statusie podatnika jednostki, z informacji zamieszczonej na Wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT jest zawarta informacja, że podmiot figuruje w rejestrze VAT, posiadając status podatnika zwolniony,

· B. – użytkownik niebędący współwłaścicielem nieruchomości, który korzysta z budynku na podstawie umowy użyczenia zawartej w roku 1999 z Urzędem jest podatnikiem podatku od towarów i usług.

Pytanie

Czy obciążając poszczególnych współwłaścicieli i użytkowników nieruchomości przypadającą na nich częścią wynagrodzeń pracowników zatrudnionych przez Gminę do obsługi nieruchomości realizuje na rzecz współwłaścicieli sprzedaż usług opodatkowaną podatkiem VAT (podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT, niekorzystającą ze zwolnienia od tego podatku) wymagającą wystawienia faktury VAT, czy też obciążenie kosztami wynagrodzeń pracowników stanowi czynność niepodlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT i może być udokumentowane notą księgową?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Gminy, obciążając współwłaścicieli i użytkowników nieruchomości częścią przypadających na nich rzeczywistych kosztów pracy pracowników zatrudnionych przez Gminę na podstawie umowy o pracę, nie działa ona w charakterze podatnika VAT, a realizowana czynność nie podlega opodatkowaniu.

Czynność przerzucenia na współwłaścicieli części kosztów pracy zatrudnionych pracowników, w ocenie Gminy nie stanowi odpłatnego świadczenia usług w rozumieniu art. 5 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Stanowi jedynie realizację ustalonego przez współwłaścicieli sposobu podziału kosztów. Zatrudnieni pracownicy faktycznie wykonują pracę na rzecz wszystkich współwłaścicieli nieruchomości, a wysokość obciążenia współwłaścicieli odpowiada rzeczywistym kosztom zatrudnienia ponoszonym przez Gminę.

W odróżnieniu od wcześniejszego (do (…) 2025 r.) ryczałtowego obciążenia współwłaścicieli kosztami administracyjnymi (wyliczonymi na podstawie historycznych kosztów wynagrodzeń i kosztów zakupu towarów i usług innych niż media) realizowane obecnie obciążenie dotyczy rzeczywistych ponoszonych na bieżąco kosztów wynagrodzeń i nie będzie obejmowało kosztów zakupu towarów i usług. Stanowi zatem wyłącznie przerzucenie na współwłaścicieli części przypadających na nich kosztów pracy pracowników. Zatem nie będzie stanowiło sprzedaży opodatkowanej w rozumieniu ustawy o VAT.

Zdaniem Gminy, obciążając współwłaścicieli kosztami wynagrodzeń pracowników, nie jest ona zobowiązana do wystawienia dla współwłaścicieli faktur VAT, a obciążenie może zostać udokumentowane innym dowodem księgowym np. notą księgową.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775), zwanej dalej ustawą:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 8 ust. 1 ustawy:

Przez świadczenie usług należy zatem rozumieć każde zachowanie niebędące dostawą towarów i świadczone na rzecz innego podmiotu. Powołane przepisy wskazują, że pojęcie świadczenia usług ma bardzo szeroki zakres, gdyż nie obejmuje wyłącznie działań podatnika, lecz również zobowiązanie do powstrzymania się od dokonywania czynności lub do tolerowania czynności bądź sytuacji. Pod pojęciem usługi (świadczenia) należy rozumieć każde zachowanie, na które składać się może zarówno działanie (uczynienie, wykonanie czegoś), jak i zaniechanie (nieczynienie bądź też tolerowanie, znoszenie określonych stanów rzeczy). Należy jednak zaznaczyć, że nie każde powstrzymanie się od działania czy tolerowanie czynności lub sytuacji może zostać uznane za usługę, w rozumieniu przepisów ustawy.

Z treści powołanego wyżej art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy jednoznacznie wynika, że dostawa towarów i świadczenie usług co do zasady podlegają opodatkowaniu VAT wówczas, gdy są wykonywane odpłatnie. Aby dane świadczenie uznać za odpłatne, musi istnieć stosunek prawny pomiędzy świadczącym usługę a odbiorcą, a w zamian za wykonanie usługi powinno zostać wypłacone wynagrodzenie. Przy czym przepisy ustawy nie określają postaci wynagrodzenia.

Czynność można uznać za dokonaną odpłatnie, gdy istnieje bezpośrednia i jasno zindywidualizowana korzyść po stronie dostawcy towaru lub świadczącego usługę. Przy czym, związek pomiędzy otrzymywaną płatnością a świadczeniem na rzecz dokonującego płatności musi mieć charakter bezpośredni i na tyle wyraźny, aby można powiedzieć, że płatność następuje w zamian za to świadczenie. Pod pojęciem odpłatności dostawy towarów lub odpłatności świadczenia usług rozumieć należy prawo podmiotu dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługę do żądania od nabywcy towaru, odbiorcy usługi lub osoby trzeciej zapłaty ceny lub ekwiwalentu (np. w postaci świadczenia wzajemnego).

Przy określeniu, czy miała miejsce czynność podlegająca opodatkowaniu istotne jest zatem określenie, czy wykonywano świadczenie i czy wynagrodzenie z tytułu wykonania tego świadczenia miało być wypłacone. Muszą być zatem spełnione następujące warunki:

· w następstwie zobowiązania, w wykonaniu którego usługa jest świadczona, druga strona (nabywca) jest bezpośrednim beneficjentem świadczenia,

· świadczonej usłudze odpowiada świadczenie wzajemne ze strony nabywcy (wynagrodzenie).

Należy podkreślić, że ww. warunki powinny być spełnione łącznie, aby świadczenie – jako usługa – podlegało opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Dana usługa podlega więc opodatkowaniu podatkiem VAT wówczas, gdy istnieje bezpośredni związek pomiędzy świadczoną usługą, a otrzymanym świadczeniem wzajemnym, w ten sposób, że zapłacone kwoty stanowią rzeczywiste wynagrodzenie za wyodrębnioną usługę świadczoną w ramach stosunku prawnego lub dochodzi do wymiany świadczeń wzajemnych.

Warto w tym miejscu wskazać, że kwestia „odpłatności” była wielokrotnie przedmiotem rozstrzygnięć Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (np. w sprawach C-16/93, C-213/99, C-404/99) podkreślając, że o dostawie towarów i usług za wynagrodzeniem można mówić jedynie w sytuacji, gdy istnieje ścisły związek pomiędzy wykonywanymi czynnościami i wysokością otrzymanego wynagrodzenia, oparty na relacjach cywilnoprawnych pomiędzy podmiotami. Związek, o którym mowa musi mieć charakter bezpośredni i na tyle wyraźny, aby można było powiedzieć, że odpłatność następuje za to świadczenie.

Ponadto, aby dana czynność (świadczenie) podlegała opodatkowaniu podatkiem VAT, musi istnieć bezpośredni związek o charakterze przyczynowym pomiędzy świadczoną usługą a świadczeniem wzajemnym. Odpłatność określana jest przez strony umowy i jeśli strony ustalą zapłatę, wówczas wykonane świadczenie staje się odpłatne. W przypadku istnienia świadczenia wzajemnego otrzymanego przez świadczącego usługę, należy uznać czynności wykonywane w ramach zawartej umowy za odpłatne świadczenie usług określone w art. 8 ust. 1 ustawy, podlegające opodatkowaniu na zasadach ogólnych.

Wobec powyższych rozważań, dostawa towarów lub świadczenie usług podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług wtedy, gdy są wykonane odpłatnie, oraz gdy pomiędzy dostawcą towaru lub świadczącym usługę i ich beneficjentem (odbiorcą) istnieje jawny lub dorozumiany stosunek prawny (umowa), w ramach którego spełniane są świadczenia wzajemne.

Taki szeroki charakter świadczenia usługi potwierdzają także zapisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.). W świetle art. 353 § 2 tej ustawy:

Tak więc, na świadczenie może składać się zachowanie polegające na działaniu (dokonanie czynności na rzecz innego podmiotu) albo na zaniechaniu (zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji). Na świadczenie mogą się również składać jednocześnie zachowania polegające na działaniu oraz na zaniechaniu.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy:

Stosownie do treści art. 15 ust. 2 ustawy:

W myśl art. 15 ust. 6 ustawy:

Z powołanych przepisów wynika, że organy władzy publicznej nie będą podatnikami podatku od towarów i usług w związku z realizacją zadań, które podejmują jako podmioty prawa publicznego, nawet jeśli pobierają należności, opłaty lub składki. Organy te, będą natomiast podatnikami podatku od towarów i usług, w przypadku wykonywanych przez nie czynności na podstawie umów cywilnoprawnych. Kryterium podziału stanowi charakter wykonywanych czynności: czynności o charakterze publicznoprawnym wyłączają te podmioty z kategorii podatników, natomiast czynności o charakterze cywilnoprawnym skutkują uznaniem tych podmiotów za podatników podatku od towarów i usług, a realizowane przez nie odpłatne dostawy towarów i świadczenie usług podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Oznacza to, że organ będzie uznany za podatnika podatku od towarów i usług w dwóch przypadkach, tj. gdy wykonuje czynności inne niż te, które mieszczą się w ramach jego zadań oraz, gdy wykonuje czynności mieszczące się w ramach jego zadań, ale czyni to na podstawie umów cywilnoprawnych.

W świetle art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1465 ze zm.):

Jak stanowi art. 6 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym:

Na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym:

Z powołanych przepisów wynika, że jednostki samorządu terytorialnego są podatnikami podatku od towarów i usług jedynie w zakresie czynności o charakterze cywilnoprawnym, tzn. są przez nie realizowane na podstawie umów cywilnoprawnych. Będą to zatem wszystkie realizowane przez te jednostki czynności w sferze ich aktywności cywilnoprawnej, np. czynności sprzedaży, zamiany (nieruchomości i ruchomości), wynajmu, dzierżawy itd., umów prawa cywilnego (nazwanych i nienazwanych). Oznacza to, że w pozostałym zakresie np. w zakresie zadań własnych nałożonych na gminę na podstawie odrębnych przepisów, jednostki samorządu terytorialnego nie występują jako podatnicy podatku VAT. Zatem, zadania realizowane przez gminę, wskazane w art. 7 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, tj. zadania własne nałożone na gminę na podstawie odrębnych przepisów, nie stanowią działalności gospodarczej, w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy.

Z opisu sprawy wynika, że Gmina jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku VAT i jako jednostka samorządu terytorialnego wykonuje zadania nałożone na nią odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których została powołana. Zdecydowana większość z tych zadań jest realizowana przez Gminę w ramach reżimu publicznoprawnego, niemniej wybrane czynności są wykonywane na podstawie zawieranych umów cywilnoprawnych, w związku z czym zaliczane są do czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Urząd jest jednostką budżetową Gminy, nie posiadającą osobowości prawnej. Siedziba Urzędu znajduje się w budynku na nieruchomości stanowiącej współwłasność: Powiatu (…), Gminy, Skarbu Państwa – udział oddany w trwały zarząd A., osób fizycznych. Budynek użytkowany jest przez Starostwo Powiatowe w (…) (jednostka budżetowa Powiatu (…)), Urząd, A., B. (na podstawie umowy użyczenia zawartej z Urzędem) oraz osoby fizyczne, będące współwłaścicielami budynku. W roku 2002 użytkownicy budynku zawarli umowy, których przedmiotem było określenie zasad rozliczania pomiędzy Gminą, a nimi kosztów ponoszonych z tytułu utrzymania budynku. Działania Gminy wynikające z umów ograniczają się do czynności służących rozliczaniu kosztów ponoszonych z tytułu utrzymania budynku administracyjnego i obejmują zadania służące do realizacji przedmiotowych umów. Gmina:

1. zatrudnia na podstawie umowy o pracę pracowników gospodarczych i administracyjnych zajmujących się utrzymaniem całego obiektu, tj. np. bieżącymi naprawami, utrzymaniem i porządkowaniem terenu, rozliczeniami i sprawami administracyjnymi;

2. dokonuje zakupu mediów: woda, prąd, ciepło, dla całego obiektu – zawiera umowy z dostawcami i w całości opłaca faktury otrzymane od dostawców,

3. dokonuje zakupu usług niezbędnych do funkcjonowania obiektu: usługi odprowadzania ścieków, wód opadowych i roztopowych, odbioru i zagospodarowania odpadów, usługi remontowe i konserwacyjne oraz zakupu materiałów niezbędnych do utrzymania obiektu.

Pozostali współwłaściciele nie zatrudniają pracowników do obsługi nieruchomości, a całość prac związanych z administrowaniem i utrzymaniem budynku wykonują pracownicy Urzędu.

Nabywcą towarów i usług wymienionych w pkt 2 i 3 jest Gmina, a pracodawcą pracowników, o których mowa w pkt 1 jest Urząd. Rozliczeniu z poszczególnymi użytkownikami wspólnie użytkowanego budynku podlegają koszty zatrudnienia pracownika administracyjnego ((…) etatu) oraz (…) robotników ((…) x 1 etat).

Koszty wynagrodzeń ponoszone są na podstawie list płac wynagrodzeń pracowników, a koszty zakupu mediów, towarów i usług dokumentowane są fakturami VAT, wystawionymi na Gminę przez dostawców.

Od (…) 2025 r. współwłaściciele nieruchomości zdecydowali o zmianie sposobu rozliczeń kosztów dotyczących utrzymania nieruchomości. Gmina dalej administruje budynkiem i ponosi koszty zatrudnienia pracowników, dokonuje zakupu mediów: woda, prąd, ciepło oraz dokonuje zakupu towarów i usług niezbędnych do funkcjonowania obiektu: usługi odprowadzania ścieków, wód opadowych i roztopowych, odbioru i zagospodarowania odpadów, usługi remontowe i konserwacyjne. Jednak, z uwagi na dynamikę wzrostu kosztów wynagrodzeń pracowników odstąpiono od rozliczania kosztów administracyjnych ryczałtowo, w oparciu o koszty roku poprzedniego, ale zdecydowano o bieżącym obciążaniu współwłaścicieli przypadającą na nich (wg procentowego udziału w powierzchni użytkowej budynku) częścią wynagrodzeń pracowników. Pozostałe koszty ponoszone przez Gminę na podstawie otrzymywanych od dostawców faktur będą refakturowane na bieżąco na rzecz poszczególnych współwłaścicieli, zgodnie z ich udziałem, z zachowaniem stawki VAT wskazanej na fakturach.

Gmina nie jest zarządcą nieruchomości w rozumieniu art. 184a ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Czynności wykonywane przez pracowników zatrudnionych przez Gminę do obsługi nieruchomości, których koszty zatrudnienia ponoszą użytkownicy nieruchomości:

1) Wykonywanie zadań porządkowych wokół budynku Urzędu.

2) Konserwacja i wykonywanie nieskomplikowanych prac naprawczych w budynku i wokół budynku Urzędu w częściach wspólnych oraz utrzymywanie podstawowego sprzętu gospodarczego w należytym stanie technicznym.

3) Zadania administracyjno-gospodarcze w budynku Urzędu:

a) realizacja zadań z zakresu prawidłowej eksploatacji budynku administracyjnego m.in. zabezpieczenie ogrzewania, dostaw wody, odbioru odpadów komunalnych, konserwacja wyposażenia, odprowadzania wód opadowych lub roztopowych, przeglądy okresowe instalacji, świadectwa energetyczne budynku, prowadzenie książek obiektów budowlanych,

b) rozliczania kosztów ponoszonych z tytułu dostaw następujących towarów: energii elektrycznej, wody, energii cieplnej i wynikających ze świadczenia następujących usług: odprowadzania ścieków i wywozu nieczystości stałych, odprowadzania wód opadowych lub roztopowych, monitorowania i ochrony obiektu oraz inne koszty utrzymania budynku oraz rozliczenia kosztów zatrudnienia pracowników zatrudnionych do obsługi nieruchomości,

c) prowadzenie spraw zabezpieczenia mienia Urzędu,

d) koordynowanie prac remontowych części wspólnych w Urzędzie,

e) prowadzenie rejestru faktur w zakresie prowadzonych zadań, opisywanie ich, rozliczanie i ewidencjonowanie w systemie księgowym.

4) Przeprowadzanie procedur przetargowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

5) Świadczenie pomocy prawnej w ramach zadań objętych umową.

6) Księgowanie dowodów księgowych (faktury dochodowe i wydatkowe), sporządzanie sprawozdawczości.

7) Dokonywanie przelewów bankowych.

8) Rozliczanie wynagrodzeń pracowników związanych z administrowaniem i utrzymaniem budynku, składek ZUS oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.

9) Nadzór nad pracownikami wykonującymi zadania w ramach zawartej umowy.

Czynności wykonywane przez zatrudnionych robotników dotyczą utrzymania części wspólnych nieruchomości (hole, korytarze, ciągi komunikacyjne, teren wokół budynku).

Przy tak przedstawionym opisie sprawy powzięli Państwo wątpliwość czy obciążając poszczególnych współwłaścicieli i użytkowników nieruchomości przypadającą na nich częścią wynagrodzeń pracowników zatrudnionych przez Państwa do obsługi nieruchomości realizują Państwo na rzecz współwłaścicieli sprzedaż usług opodatkowaną podatkiem VAT (podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT, niekorzystającą ze zwolnienia od tego podatku) wymagającą wystawienia faktury VAT, czy też obciążenie kosztami wynagrodzeń pracowników stanowi czynność niepodlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT i może być udokumentowane notą księgową.

W pierwszej kolejności należy wskazać, że opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega konkretna czynność (dostawa towaru lub usługa), a nie zapłata (opłata, płatność), co wynika wprost z art. 5 ust. 1 ustawy.

Rozpatrując Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że w przedstawionej sytuacji nie działają Państwo jako podmiot prawa publicznego. Zawarli Państwo umowy cywilnoprawne dotyczące zasad rozliczania kosztów ponoszonych z tytułu utrzymania budynku administracyjnego z poszczególnymi współwłaścicielami i użytkownikami nieruchomości. Przy czym niektórzy użytkownicy są także współwłaścicielami tej nieruchomości. Z umów tych wynika świadczenie przez Państwa czynności związanych z obsługą nieruchomości na rzecz pozostałych jej użytkowników. Faktycznie ww. czynności wykonują zatrudnieni przez Państwa pracownicy, których koszty zatrudnienia ponoszą Państwo. Na bieżąco obciążają Państwo poszczególnych współwłaścicieli i użytkowników nieruchomości przypadającą na nich częścią wynagrodzeń pracowników zajmujących się utrzymaniem całego obiektu.

Odnosząc powyższe rozważania do przedstawionego stanu faktycznego należy stwierdzić, że pokrywanie przez ww. podmioty części wynagrodzeń Państwa pracowników zatrudnionych do obsługi nieruchomości powinno być rozumiane jako zapłata za odpłatne świadczenie usług.

Jak wynika z opisu sprawy – zatrudniają Państwo pracowników zajmujących się utrzymaniem całego obiektu, tj. np. bieżącymi naprawami, utrzymaniem i porządkowaniem terenu, rozliczeniami i sprawami administracyjnymi. Analizując przedstawioną sytuację dostrzec można, że poszczególni współwłaściciele i użytkownicy nieruchomości, z którymi zawarli Państwo umowy są beneficjentami realizowanych przez Państwa czynności. Bowiem jak sami Państwo zauważyli – nie zatrudniają oni pracowników do obsługi nieruchomości, a całość prac związanych z administrowaniem i utrzymaniem budynku wykonują pracownicy Urzędu. Z powyższego wskazania wynika, że gdyby nie wykonywali Państwo przedmiotowych czynności – to poszczególni współwłaściciele i użytkownicy nieruchomości, z którymi zawarli Państwo umowy musieliby wykonywać je we własnym zakresie. W analizowanej sytuacji wykonywane przez Państwa czynności przynoszą zatem ich odbiorcom korzyści, mamy więc do czynienia ze świadczeniami wzajemnymi – bowiem z tytułu ich wykonywania otrzymują Państwo płatność w wysokości części wynagrodzeń pracowników, przypadającej na poszczególnego współwłaściciela/użytkownika nieruchomości.

Zatem dokonywanie przez Państwa na rzecz poszczególnych współwłaścicieli i użytkowników nieruchomości czynności wymienionych w opisie sprawy stanowi odpłatne świadczenie usług, w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy.

Tym samym, wykonywanie ww. czynności podlega opodatkowaniu podatkiem VAT.

Odnosząc się natomiast do opodatkowania ich podatkiem VAT wskazać należy, że przepisy ustawy oraz rozporządzeń wykonawczych do ustawy nie przewidują dla tych czynności zwolnienia od podatku. Zatem świadczenie przez Państwa przedmiotowych usług, wykonywanych w ramach wymienionych umów jest opodatkowane podatkiem VAT.

W tym miejscu wskazać należy, że zasady wystawiania faktur zostały uregulowane w Rozdziale 1 Działu XI ustawy.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106b ust. 2 ustawy:

W myśl 106b ust. 3 ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że Gmina jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku VAT. Osoby fizyczne, będące współwłaścicielami nieruchomości; Powiat (…) oraz B. są podatnikami podatku od towarów i usług. Natomiast odnośnie A., który otrzymał w trwały zarząd udział w nieruchomości stanowiący własność Skarbu Państwa – nie posiadają Państwo informacji o statusie podatnika jednostki, jednak w Wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT jest zawarta informacja, że podmiot figuruje w rejestrze VAT, posiadając status podatnika zwolniony.

Z powyższych wskazań wynika, że świadczą Państwo czynności opodatkowane podatkiem VAT na rzecz innych podatników podatku od towarów i usług – zatem są Państwo zobowiązani do udokumentowania ich fakturami, zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy.

Podsumowując, stwierdzam, że obciążając poszczególnych współwłaścicieli i użytkowników nieruchomości przypadającą na nich częścią wynagrodzeń pracowników zatrudnionych przez Państwa do obsługi nieruchomości realizują Państwo na ich rzecz sprzedaż usług opodatkowaną podatkiem VAT, wymagającą wystawienia faktury VAT.

Zatem Państwa stanowisko uznałem za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa:

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym, Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym jego przedstawieniem. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie stanu faktycznego. Zatem, należy zaznaczyć, że wydając przedmiotową interpretację oparłem się na Państwa wskazaniu, że Gmina nie jest zarządcą nieruchomości w rozumieniu art. 184a ustawy o gospodarce nieruchomościami. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej:

W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (pytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być, zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej, rozpatrzone.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.