Interpretacja 0112-KDIL2-1.4011.1001.2025.1.DJ

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

11 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 1 grudnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

1.

Wnioskodawca posiada siedzibę i miejsce efektywnego zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w związku z czym podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce.

2.

Wnioskodawca - w ramach prowadzonej działalności - świadczy usługi obejmujące m.in. (…).

3.

Przedmiotowe usługi są przez Wnioskodawcę realizowane zarówno w Polsce, jak i w innych państwach należących do Unii Europejskiej (w tym przede wszystkim na terytorium Niemiec, Belgii oraz Holandii). Wnioskodawca nie dysponuje na terytorium Niemiec, Belgii lub Holandii zakładem ani stałą placówką w rozumieniu odpowiednio art. 5 Umowy w sprawie UPO z Niemcami, art. 5 Konwencji w sprawie UPO z Belgią, czy też art. 5 Konwencji w sprawie UPO z Holandią.

4.

Usługi, o których mowa w Nb 2 i 3 powyżej, są przez Wnioskodawcę realizowane zazwyczaj w formule podwykonawstwa, tzn. Wnioskodawca wykonując je działa samodzielnie, we własnym imieniu, lecz jako podwykonawca innego podmiotu. Wnioskodawca powierzone mu usługi wykonuje przy pomocy swoich współpracowników (dalej jako „Współpracownicy”), tj. osób fizycznych, z którymi współpracuje na podstawie umów cywilnoprawnych, do których w oparciu o art. 750 Kodeksu Cywilnego stosuje się przepisy dotyczące umowy zlecenia. Umowy cywilnoprawne, o których mowa w zdaniu poprzednim, zawierane są zwyczajowo na czas określony.

5.

Współpracownicy to obywatele polscy bądź cudzoziemcy (tj. obywatele państw trzecich nienależących do Unii Europejskiej, w tym w szczególności obywatele Ukrainy), którzy jednak - ze względu na posiadanie w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych - podlegają tu nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Współpracownicy nie dysponują również na terytorium Niemiec, Belgii czy Holandii stałymi placówkami, które umożliwiałyby im wykonywanie działalności w tych państwach. W konsekwencji nie ma podstaw, aby dochód uzyskiwany przez Współpracowników był opodatkowany w innych państwach aniżeli Polska.

6.

Współpracownicy są osobami nieprowadzącymi działalności gospodarczej.

7.

Usługi na rzecz Wnioskodawcy są przez Współpracowników wykonywane naprzemiennie, tzn. przez pewien okres w Polsce, następnie w innym państwie Unii Europejskiej (np. Niemczech, Belgii albo Holandii), a potem znowu w Polsce. Okresy pobytu Współpracowników w innych państwach Unii Europejskiej są zmienne. Zwyczajowo jednak Współpracownicy na przestrzeni danego miesiąca przez część tego miesiąca świadczą usługi w danym kraju Unii Europejskiej, a następnie powracają do Polski. W kolejnym okresie, zgodnie z ustaleniami dokonanymi pomiędzy Współpracownikami a Wnioskodawcą, Współpracownicy świadczą usługi w Polsce (czas świadczenia przez Współpracowników usług na terytorium Polski jest zróżnicowany i obejmuje od kilku dni do kilkunastu tygodni), by następnie znów rozpocząć świadczenie usług w innym państwie Unii Europejskiej (jak zaznaczono wcześniej czas świadczenia usług na terytorium innego państwa Unii Europejskiej obejmuje od kilku do kilkudziesięciu dni w skali danego miesiąca). Schemat ten ma charakter powtarzalny. Zdarzają się sytuacje, w których łączne okresy pobytu Współpracowników na terytorium innych państw Unii Europejskiej przekraczają 183 dni w ciągu roku. W tym miejscu należy jednak zaznaczyć, że wynagrodzenia Współpracowników - także tych, którzy świadczą usługi na terytorium innych państw członkowskich Unii Europejskiej w wymiarze przekraczającym 183 dni w roku - są rozliczane przez Wnioskodawcę w Polsce. Takie działanie Wnioskodawcy jest uzasadnione okolicznością, że osoby świadczące usługi na podstawie umów cywilnoprawnych, do których w oparciu o art. 750 Kodeksu Cywilnego stosuje się przepisy dotyczące umowy zlecenia, wykonują działalność o samodzielnym charakterze, a w konsekwencji okresy ich pobytów na terytorium innych państw członkowskich Unii Europejskiej nie mają znaczenia dla ustalenia miejsca opodatkowania przychodów osiąganych z tytułu współpracy z Wnioskodawcą.

8.

Współpracownicy z tytułu wykonywania usług na rzecz Wnioskodawcy pozostają uprawnieni do wynagrodzenia stanowiącego iloczyn godzin, w ciągu których dany Współpracownik świadczył usługi na rzecz Wnioskodawcy oraz uzgodnionej w umowie stawki godzinowej. Wynagrodzenie jest płatne miesięcznie, na podstawie wystawianego przez Współpracownika dokumentu rozliczeniowego.

9.

Z uwagi na fakt, że niejednokrotnie, zarówno na terytorium Polski, jak i innych krajów Unii Europejskiej, usługi są wykonywane przez Współpracowników na rzecz Wnioskodawcy poza miejscem zamieszkania zleceniobiorcy (tj. Współpracownika) oraz poza miejscem siedziby zleceniodawcy (tj. Wnioskodawcy), ustalenia dokonywane ze Współpracownikami przewidują również, że będą oni - z tytułu pozostawania w podróży - otrzymywać od Wnioskodawcy świadczenia, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży (tj. z dnia 2 października 2023 roku, Dz. U. z 2023 roku, poz. 2190, dalej jako „Rozporządzenie MPiPS”). Jednocześnie Wnioskodawca nie zapewnia Współpracownikom - w przypadku wykonywania przez nich usług w podróży - nieodpłatnego wyżywienia czy zakwaterowania.

10.

W wykonaniu uzgodnienia, o którym mowa w Nb 9 powyżej, Wnioskodawca - oprócz wynagrodzenia - uiszcza na rzecz Współpracowników diety oraz zwraca koszty noclegu w wysokościach określonych w Rozporządzeniu MPiPS. Wysokość świadczeń, o których mowa w zdaniu poprzednim, jest każdorazowo określana w tzw. rachunkach kosztów podróży przedstawianych Wnioskodawcy do zapłaty wraz z rachunkami dotyczącymi wynagrodzenia, o którym mowa w Nb 8 powyżej.

11.

Świadczenia uiszczane na podstawie Rozporządzenia MPiPS nie są ani przez Wnioskodawcę, ani przez Współpracowników zaliczane do kosztów uzyskania przychodu. Dodatkowo, Wnioskodawca - jako płatnik podatku - zwalnia z podatku dochodowego należności wypłacane Współpracownikom na podstawie Rozporządzenia MPiPS.

Pytanie

W takim stanie faktycznym Wnioskodawca powziął wątpliwość, czy należności, to jest diety oraz zwrot kosztów za nocleg, wypłacane Współpracownikom w związku z wykonywaniem przez nich usług poza ich miejscem zamieszkania oraz poza miejscem siedziby Wnioskodawcy, które to należności są wypłacane w wysokościach określonych w Rozporządzeniu MPiPS, będą zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a tym samym Wnioskodawca - jako płatnik - nie jest obowiązany pobierać od tych kwot zaliczki na podatek dochodowy?

Państwa stanowisko w sprawie

12.

W opinii Wnioskodawcy należności, to jest diety oraz zwrot kosztów za nocleg, wypłacane Współpracownikom w związku z wykonywaniem przez nich usług poza ich miejscem zamieszkania oraz poza miejscem siedziby Wnioskodawcy, które to należności są wypłacane na zasadach i w wysokościach określonych w Rozporządzeniu MPiPS, są zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a tym samym Wnioskodawca - jako płatnik - nie jest obowiązany pobierać od tych kwot zaliczki na podatek dochodowy. W przekonaniu Wnioskodawcy w przedmiotowej sprawie aktualizują się bowiem przesłanki umożliwiające zastosowanie zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) Ustawy o PIT.

13.

Uzasadniając powyższe stanowisko należy wskazać, że zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o PIT, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 2 tej ustawy źródłem przychodów jest działalność wykonywana osobiście.

14.

Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2 - w myśl art. 13 pkt 8 lit. a ww. ustawy - uważa się przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od: a) osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, b) właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora - jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością, c) przedsiębiorstwa w spadku - z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów, o których mowa w pkt 9.

15.

Zgodnie natomiast z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

16.

Na podstawie art. 41 ust. 1 ustawy o PIT, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

17.

Zgodnie zaś z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

18.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy Rozporządzenia MPiPS.

19.

Jednocześnie, zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o PIT, przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1)  w celu osiągnięcia przychodów lub

2)  w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3)  przez organy (urzędy) władzy administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4)  przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

20.

W powołanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT, ustawodawca posłużył się terminem „podróż” bez określenia „służbowa”, dlatego też zakres tego zwolnienia jest szerszy, ponieważ nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami, pod warunkiem, że wypłacone diety i inne należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów świadczeniobiorców oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

21.

Ustawa o PIT, jak również inne regulacje nie definiują pojęcia podróży usługobiorcy/zleceniobiorcy, w związku z tym należy pojęcie to rozumieć mając na uwadze jego potoczną (słownikową) definicję. Zgodnie zaś z internetowym Słownikiem Języka Polskiego (www.sjp.pwn.pl), podróż to przebywanie drogi do jakiegoś odległego miejsca.

22.

Ponadto, pojęcie podróży usługobiorcy/zleceniobiorcy należy odróżnić od pojęcia podróży służbowej. Podróż służbowa jest bowiem pojęciem zdefiniowanym na gruncie Kodeksu pracy, zgodnie z którym podróż służbowa to wykonywanie określonego zadania na polecenie pracodawcy poza miejscem stałego zatrudnienia. Z uwagi na fakt, że umowa zlecenia/umowa o świadczenie usług jest odrębną od umowy o pracę instytucją prawną, do której stosuje się całkowicie inne regulacje (czyli Kodeks cywilny, a nie Kodeks pracy), nie można utożsamiać tych dwóch pojęć, czyli zrównywać podróży usługobiorcy/zleceniobiorcy i podróży służbowej pracownika. W tym kontekście podróż usługobiorcy/zleceniobiorcy jest pojęciem szerszym od podróży służbowej i w praktyce obejmuje każdy wyjazd osoby wykonującej umowę zlecenia poza miejsce jej zamieszkania i miejsce siedziby usługodawcy/zleceniodawcy, który to wyjazd wiąże się z wykonaniem przez usługobiorcę/zleceniobiorcę zleconych mu przez usługodawcę/zleceniodawcę czynności.

23.

Stanowisko takie potwierdza także wykładnia systemowa ustawy o PIT. Gdyby bowiem, ustawodawca utożsamiał podróż odbywaną przez osobę niebędącą pracownikiem z podróżą służbową pracowników, to nie wyodrębniałby dwóch zwolnień od opodatkowania diet i innych należności, w tym kosztów ich podróży - odrębnie przewidując zwolnienie od opodatkowania diet i innych należności, w tym kosztów podróży służbowej pracowników i odrębnie regulując kwestie zwolnienia diet i kosztów podróży osób innych niż pracownicy (w tym także usługobiorców/zleceniobiorców).

24.

W doktrynie i orzecznictwie zapadłym w postępowaniach podatkowych przyjęło się uważać, że podróż usługobiorcy/zleceniobiorcy ma inny charakter - przyjmuje się, że wyjazd nie jest dodatkowym obowiązkiem usługobiorcy/zleceniobiorcy, ale obowiązkiem bezpośrednio wynikającym z zakresu i rodzaju wykonywanych w ramach zlecenia czynności. Obowiązek taki wynika zwykle z konieczności prawidłowego wykonania zlecenia.

25.

Podobne stanowisko zajął Minister Finansów w piśmie z dnia 28 września 2004 roku, w którym stwierdził, że „(...) dla osób niebędących pracownikami podróż, w związku którą otrzymują diety i inne należności, nie musi wiązać się z wykonywaniem zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba podmiotu wypłacającego te świadczenia. W przypadku tych osób „podróży” nie należy bowiem utożsamiać z podróżą służbową - pojęciem zdefiniowanym w Kodeksie pracy odnoszącym się do pracowników [Podróż służbowa zleceniobiorcy, Ewelina Kumor-Jezierska, MoPod 2013, Nr 4].

26.

Powyższe stanowisko potwierdzają interpretacje prawa podatkowego wydane przez Dyrektorów poszczególnych Izb Skarbowych w imieniu Ministerstwa Finansów. Tytułem przykładu można wskazać na następujące interpretacje przepisów prawa podatkowego, tj.: interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 29 października 2019 roku znak: 0114-KDIP3-3.4011.366.2019.1.JM, interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 7 kwietnia 2015 roku znak: ILPB1/4511-42/15-4/AMN, interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 28 kwietnia 2015 roku znak IBPBII/1/4511-18/15/MCZ, interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 27 listopada 2015 roku znak IPTPB1/4511-540/15-2/MD, interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej z dnia 7 stycznia 2011 r. znak IBPBII/1/415-842/10/HK, interpretacja indywidualna z dnia 17 listopada 2009 r. znak: IBPBII/1/415-682/09/BD.

27.

Z powyższych względów należy uznać, że wyjazdy Współpracowników — zarówno krajowe, jak i zagraniczne - w celu świadczenia usług na rzecz Wnioskodawcy, które to wyjazdy „dotyczą” miejscowości poza miejscem zamieszkania Współpracowników oraz poza miejscem siedziby Wnioskodawcy, będą stanowić podróż, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT.

28.

Dodatkowo podkreślenia wymaga, że należności wypłacane przez Wnioskodawcę w związku z podróżami, o których mowa w Nb 27 powyżej, są wypłacane na zasadach i w wysokości określonej w Rozporządzeniu MPiPS, które w § 2 precyzuje, iż z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują.

1.  diety;

2.  zwrot kosztów;

a)  przejazdów;

b)  dojazdów środkami komunikacji miejscowej;

c)  noclegów;

d)  innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

29.

Podsumowując powyższe rozważania, należności to jest diety oraz zwrot kosztów za nocleg, wypłacane Współpracownikom przez Wnioskodawcę w związku z wykonywaniem przez nich usług poza ich miejscem zamieszkania oraz poza miejscem siedziby Wnioskodawcy, które to należności są wypłacane na zasadach i w wysokościach określonych w Rozporządzeniu MPiPS, są zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a tym samym Wnioskodawca - jako płatnik - nie jest obowiązany pobierać od tych kwot zaliczki na podatek dochodowy.

Zasadność tego stanowiska potwierdza także orzecznictwo, tytułem czego można przywołać wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 30 maja 2018 roku wydany w sprawie o sygn. akt II FSK 1446/16, czy też wyroki Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dni: 7 maja 2019 roku w sprawie o sygn. akt III SA/Wa 1788/18 oraz 16 maja 2019 roku w sprawie o sygn. akt III SA/Wa 1842/18.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania. W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ww. ustawy:

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ww. ustawy:

Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 2 tej ustawy:

W myśl art. 13 pkt 8 ww. ustawy:

Z kolei zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Jednakże w myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy:

Jednocześnie zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Natomiast w myśl art. 21 ust. 15c ww. ustawy:

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Dla prawidłowego rozstrzygnięcia niniejszej sprawy koniecznym jest przede wszystkim ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie „podróży” ujęte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ustawodawca w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wyodrębnił dwa rodzaje podróży: „podróż służbową” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem”. Według jednej z dyrektyw wykładni językowej, tj. zakazu wykładni synonimicznej, zakłada się, że różnym zwrotom nie należy nadawać tego samego znaczenia. Nie można zatem uznać za poprawną takiej wykładni, która prowadzi do ustalenia, że zwroty „podróż służbowa” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem” będą miały to samo znaczenie.

Należy rozważyć zakres pojęcia „podróż” zawartego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przy czym zwrot ten nie został zdefiniowany ani w ustawie podatkowej ani w innych przepisach. Zatem właściwą metodą odkodowania jego znaczenia jest sięgnięcie do reguł wykładni językowej. Według internetowego Słownika Języka Polskiego (www.sjp.pl) – podróż to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie. Efektem zastosowania wykładni językowej jest więc ustalenie, że podróż to przebycie drogi do jakiegoś odległego miejsca, bez dookreślenia tego pojęcia przez takie elementy jak czas odbywania, częstotliwość czy też przez zdefiniowanie kierunku podróży.

W połączeniu z art. 21 ust. 13 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, istotne staje się, aby podróż odbywana była w celu uzyskania przychodów i aby wydatki z tego tytułu nie zostały ujęte w kosztach uzyskania przychodu.

Stosując reguły wykładni systemowej zewnętrznej, należy przyjąć, że pojęcie „podróży służbowej” zostało zdefiniowane w art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1976 r. – Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), który stanowi, że:

Niemniej jednak jest to definicja, która może być odnoszona tylko do „podróży służbowej” pracowników, a nie do „podróży osoby niebędącej pracownikiem”.

Należy też zauważyć, że podróż służbowa realizowana jest w ramach stosunku pracy, którego definicję zawiera art. 22 Kodeksu pracy. Przepis ten w § 1 stanowi, że:

Umówione miejsce świadczenia pracy jest więc istotnym elementem stosunku pracy, zaś jej wykonywanie poza wyznaczonym miejscem odbywa się na polecenie pracodawcy. Warto podkreślić, że ustawa podatkowa dla zastosowania analizowanego zwolnienia nie wprowadza warunku, że podróż służbowa musi być dokonana w celu osiągnięcia przychodów.

W zakresie umów zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do wykonania określonej czynności; miejsce wykonania tej czynności nie jest elementem istotnym umowy na warunkach zlecenia, nawet jeżeli w umowie takie miejsce wskazano [art. 734 w zw. z art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1071 ze zm.)].

Przedstawione we wniosku okoliczności prowadzą do konkluzji, że istotą tych umów jest świadczenie usług obejmujących m.in. (…). Nie sposób wykluczyć, że przyjmujący zlecenie wykonania usług poza miejscem zamieszkania zleceniobiorcy (tj. Współpracownika) oraz poza miejscem siedziby zleceniodawcy (tj. Państwa) odbędzie podróż w celu należytego wykonania zlecenia. Wskazane różnice między stosunkiem pracy a stosunkiem prawnym na warunkach zlecenia prowadzą do wniosku, że wskazanie w umowie zlecenia miejsca, w którym czynność ma być dokonana, nie może być utożsamiane z miejscem wykonywania pracy określonym w umowie o pracę.

Trzeba zauważyć, że analizowany art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b w zw. z art. 21 ust. 13 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie poprzestaje na wskazaniu podmiotów uprawnionych do zwolnienia, ale także odmiennie zakreśla warunki zwolnienia dla tych podmiotów, wskazując, że w przypadku osób niebędących pracownikami podróż musi odbywać się w celu osiągnięcia przychodów, a otrzymane świadczenie nie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Połączenie dwóch różnych grup podmiotów uprawnionych do zwolnienia w ramach jednej jednostki redakcyjnej wynika z przyjęcia przez ustawodawcę jednorodnego limitu, w ramach którego świadczenia za czas podróży podlegają zwolnieniu.

W świetle powyższego należy przyjąć, że aby osoba niebędąca pracownikiem mogła skorzystać ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b w zw. z ust. 13 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, konieczne jest odbycie przez nią podróży oraz ustalenie, że celem tej podróży jest osiągnięcie przychodu. Nadto otrzymane świadczenie nie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Przy czym podróż, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ww. ustawy, nie może być utożsamiana z podróżą służbową.

Przenosząc powyższe na grunt niniejszej sprawy uznać zatem należy, że w sytuacji gdy wysyłają Państwo Współpracowników (zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia) do wykonywania usług poza ich miejscem zamieszkania oraz poza miejscem Państwa siedziby (w Polsce jak i za granicę), to wyjazdy te spełniają definicję podróży, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Powyższe potwierdza Państwa wskazanie w opisie sprawy, o brzmieniu: Z uwagi na fakt, że niejednokrotnie, zarówno na terytorium Polski, jak i innych krajów Unii Europejskiej, usługi są wykonywane przez Współpracowników na rzecz Wnioskodawcy poza miejscem zamieszkania zleceniobiorcy (tj. Współpracownika) oraz poza miejscem siedziby zleceniodawcy (tj. Wnioskodawcy), ustalenia dokonywane ze Współpracownikami przewidują również, że będą oni - z tytułu pozostawania w podróży - otrzymywać od Wnioskodawcy świadczenia, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży (tj. z dnia 2 października 2023 roku, Dz. U. z 2023 roku, poz. 2190, dalej jako „Rozporządzenie MPiPS”). Jednocześnie Wnioskodawca nie zapewnia Współpracownikom - w przypadku wykonywania przez nich usług w podróży - nieodpłatnego wyżywienia czy zakwaterowania.

Zasady rozliczania ww. podróży reguluje wskazane wyżej rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Stosownie natomiast do § 7 ww. rozporządzenia:

Zgodnie z § 8 tegoż rozporządzenia:

W myśl § 13 ww. rozporządzenia:

Stosownie do treści § 14 powołanego rozporządzenia:

Zgodnie z § 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Wobec powyższego, skoro należności, to jest diety oraz zwrot kosztów za nocleg, wypłacane przez Państwa (jako zleceniodawcę) Współpracownikom (zleceniobiorcom) w związku z wykonywaniem przez nich usług poza ich miejscem zamieszkania oraz poza miejscem Państwa siedziby (z tytułu pozostawania zleceniobiorców w podróży), są wypłacane w wysokościach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży i nie będą przekraczać kwot tam określonych, to należy uznać, że korzystają one ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym, na Państwu, jako płatniku, nie ciąży obowiązek poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy z tego tytułu.

Zaznaczyć bowiem należy, że omawiane zwolnienie jest limitowane do wysokości określonej w powołanym wyżej rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Jeżeli jednak należności wypłacane przez Państwa są wyższe od limitów określonych w przepisach ww. rozporządzenia, to nadwyżki ponad te limity podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym i w takiej sytuacji z tytułu ich wypłaty mają Państwo obowiązek obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

W odniesieniu do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych i wyroków sądów informuję, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania, ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego, czy też zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.