Spółka zwraca koszty przejazdu członkom Rady Nadzorczej na posiedzenia, które odbywają się poza miejscem ich zamieszkania. Członkowie otrzymują wynagrodzenie za funkcje, a zwroty kosztów dokonywane są do wysokości określonej w przepisach dotyczących podróży służbowych pracowników jednostek budżetowych. Spółka pobiera zaliczki na podatek dochodowy od tych zwrotów, stosując miesięczne koszty uzyskania przychodów, podczas…
Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe w części dotyczącej kwalifikacji należności z tytułu zwrotu kosztów przejazdu członków Rady Nadzorczej na posiedzenia Rady Nadzorczej do odpowiedniego źródła przychodów i nieprawidłowe w części dotyczącej braku możliwości zastosowania do ww. przychodów zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
19 grudnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 11 grudnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika związanych ze zwrotem kosztów przejazdu członków Rady Nadzorczej na posiedzenia Rady Nadzorczej, odbywające się poza miejscem ich zamieszkania. Uzupełnili go Państwo pismem z 22 stycznia 2026 r. (wpływ 23 stycznia 2026 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego
Organem sprawującym nadzór nad działalnością Państwa Spółki jest Rada Nadzorcza, której członkowie otrzymują z tytułu wykonywania powierzonych im funkcji wynagrodzenie. Dodatkowo zgodnie z Regulaminem Rady Nadzorczej (…), pokrywają Państwo koszty przejazdu na posiedzenia Rady. Zwrot kosztów dokonywany jest do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Od wypłaconych należności, za dojazd na posiedzenie Rady Nadzorczej, w myśl art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych, dokonują Państwo poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Obliczając zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, umniejszają Państwo przychód członka Rady Nadzorczej o miesięczne koszty uzyskania przychodu w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 ustawy o pdof.
Uzupełnienie stanu faktycznego
Członkowie Rady Nadzorczej posiadają miejsce zamieszkania dla celów podatkowych w Polsce (nieograniczony obowiązek podatkowy).
Posiedzenia Rady Nadzorczej odbywają się w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania członków Rady Nadzorczej.
Przedmiotowy zwrot wydatków na rzecz członków Rady Nadzorczej, nie zaliczają Państwo do kosztów uzyskania przychodów na gruncie podatku CIT.
Członkowie Rady Nadzorczej nie zaliczają otrzymanego świadczenia do swoich kosztów uzyskania przychodu na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych; obliczając zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, umniejszają Państwo przychód członka Rady Nadzorczej o miesięczne koszty uzyskania przychodu w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. o kwotę 250 zł.
Pytania
1) Czy wypłacane przez Państwo należności z tytułu zwrotu kosztów przejazdu członka Rady Nadzorczej na posiedzenie Rady Nadzorczej, stanowią po stronie członka Rady Nadzorczej powstanie przychodu opodatkowanego z działalności wykonywanej osobiście w myśl art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
2) Czy przychody członków Rady Nadzorczej z tytułu zwracanych przez Państwa kosztów dojazdu na posiedzenia Rady Nadzorczej podlegają zwolnieniu z podatku PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT, a Państwo nie są zobowiązani jako płatnik podatku PIT do pobrania z tego tytułu zaliczek na podatek PIT? (przeformułowane w uzupełnieniu wniosku)
Państwa stanowisko w sprawie
W Państwa ocenie, w odniesieniu do pytania nr 1, zgodnie z art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychód uzyskiwany przez osoby należące do składu rad nadzorczych, niezależnie od sposobu ich powołania, zalicza się do przychodów z działalności wykonywanej osobiście. Są nim otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 11 ust. 1 ustawy o pdof).
W kontekście przedstawionej definicji, zwrot kosztów przejazdu na posiedzenie Rady jest dla członka Rady Nadzorczej przychodem z działalności wykonywanej osobiście.
W Państwa ocenie, w odniesieniu do pytania nr 2, wypłacane świadczenia, przez Państwo, członkom Rady Nadzorczej w związku ze zwrotem kosztów przejazdu na posiedzenie Rady Nadzorczej nie podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w myśl którego wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.
Argumentując swoje stanowisko, uważają Państwo iż należności z tytułu zwrotu kosztów dojazdu członka Rady Nadzorczej na posiedzenie Rady należy opodatkować, gdyż członkowie Rady nie odbywają podróży, o której mowa w przepisach Kodeku pracy. Przyjęli Państwo, iż podróżą jest wykonywane na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Państwa Spółki lub stałe miejsce pracy, mające charakter incydentalny. Dojazd członków Rady Nadzorczej na posiedzenie nie spełnia tych przesłanek – nie ma on incydentalnego charakteru i nie odbywa się na podstawie polecenia pracodawcy. Z uwagi na charakter wykonywanej pracy i konieczność uczestnictwa w posiedzeniach Rady Nadzorczej, przejazdy te winny być uznawane w kategorii dojazdu do pracy.
Biorąc powyższe pod uwagę stoją Państwo na stanowisku, iż zwrot kosztów przejazdu członków Rady Nadzorczej na posiedzenie Rady, nie korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych, a przychód ten należy opodatkować.
W uzupełnieniu wniosku doprecyzowali Państwo swoje stanowisko wskazując, że od zwracanych kosztów przejazdu członka Rady Nadzorczej na posiedzenie Rady Nadzorczej, są Państwo zobowiązani obliczyć i pobrać podatek dochodowy od osób fizycznych. Zwrot kosztów przejazdu na posiedzenie Rady stanowi przychód zgodnie z art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wypłacany zwrot kosztów przejazdu członka Rady Nadzorczej na posiedzenia Rady, w Państwa ocenie, nie jest zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy PIT.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z przepisem art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Z art. 10 ust. 1 pkt 2 tej ustawy wynika, że:
Jednym ze źródeł przychodów jest działalność wykonywana osobiście.
Zgodnie z art. 13 pkt 7 ww. ustawy:
Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych.
W świetle powyższego, za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Tym samym, za przychód członka rady nadzorczej z tytułu pełnionej funkcji uznaje się każde świadczenie – nie tylko wynagrodzenie z tego tytułu – ale także inne świadczenia otrzymywane w związku z pełnieniem obowiązków członka rady nadzorczej, niezależnie od sposobu powołania.
Jednocześnie, na podmiotach dokonujących świadczeń z powyższego źródła ciążą obowiązki płatnika, wynikające z art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem:
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.
Przychody zaliczone do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych przy zastosowaniu skali podatkowej określonej w art. 27 ust. 1 tej ustawy. Jednocześnie niektóre z takich świadczeń korzystać mogą ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 ww. ustawy.
Jak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
a) podróży służbowej pracownika,
b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.
Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).
Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia:
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów,
b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c) noclegów,
d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Z wyżej wymienionych przepisów wynika, że dla skorzystania ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ważnym jest otrzymanie świadczeń w związku z odbywaniem podróży oraz aby podróż odbywana była w celu osiągnięcia przychodów i aby wydatki z tego tytułu nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Dlatego koniecznym jest przede wszystkim ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie „podróży” ujęte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Ustawodawca w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wyodrębnił dwa rodzaje podróży: „podróż służbową” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem”. Według jednej z dyrektyw wykładni językowej, tj. zakazu wykładni synonimicznej, zakłada się, że różnym zwrotom nie należy nadawać tego samego znaczenia. Nie można zatem uznać za poprawną takiej wykładni, która prowadzi do ustalenia, że zwroty „podróż służbowa” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem” będą miały to samo znaczenie.
Należy wskazać, że pojęcie „podróż” zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie zostało zdefiniowane ani w ustawie podatkowej ani w innych przepisach. Zatem właściwą metodą odkodowania jego znaczenia jest sięgnięcie do reguł wykładni językowej. Według internetowego Słownika Języka Polskiego (www.sjp.pl) – podróż to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie. Efektem zastosowania wykładni językowej jest więc ustalenie, że podróż to przebycie drogi do jakiegoś odległego miejsca, bez dookreślenia tego pojęcia przez takie elementy jak czas odbywania, częstotliwość czy też przez zdefiniowanie kierunku podróży. Stąd też przedmiotowe zwolnienie nie obejmuje zwrotu kosztów za jazdy lokalne, bowiem nie spełniają definicji „podróży”.
Biorąc powyższe pod uwagę należy przyjąć, że podróżą, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest dojazd osób należących do składu Rad Nadzorczych na posiedzenia Rady, z miejscowości położonych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba osoby prawnej, jeśli posiedzenia odbywają się w tej miejscowości lub w innej niż siedziba osoby prawnej miejscowości.
Zatem zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ma zastosowanie do przychodu z tytułu zwrotu kosztów podróży członkom Rady Nadzorczej, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, pod warunkiem spełnienia przesłanek wynikających z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Przenosząc powyższe na grunt rozpatrywanej sprawy, mając na uwadze powołane wyżej przepisy wskazać należy, że w sytuacji gdy zwracają Państwo koszty poniesione przez członków Rady Nadzorczej z tytułu przejazdów na posiedzenia Rady Nadzorczej odbywające się poza miejscem (miejscowością) ich zamieszkania, stanowią one dla nich przychód z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Przychód ten korzysta jednak ze zwolnienia, wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, przy spełnieniu warunków wynikających z art. 21 ust. 13 tej ustawy.
Tym samym od kwoty zwracanych przez Państwo kosztów przejazdów, poniesionych przez członków Rady Nadzorczej, na posiedzenia Rady Nadzorczej, które nie przekraczają limitów wynikających z ww. rozporządzenia, nie są Państwo zobowiązani do naliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
QuickMap AI przeszukuje 2,87 mln dokumentów podatkowych i zwraca dopasowane orzeczenia z analizą linii orzeczniczej.
Wypróbuj za darmo